Công tác văn phòng tại trường đại học Lao động và Xã hội – Cơ sở Sơn Tây

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Lịch sử nghiên cứu 2 6. Đóng góp đề tài 2 7. Cấu trúc đề tài 3 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI – CƠ SỞ SƠN TÂY. 4 1.1. Những vấn đề lý luận về Công tác văn phòng 4 1.1.1. Một số khái niệm 4 1.1.1.1. Khái niệm về văn phòng 4 1.1.1.2. Khái niệm về công tác văn phòng 5 1.1.2. Nội dung của công tác văn phòng 6 1.1.2.1.Tham mưu trong việc tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ 6 1.1.2.2. Tổng hợp thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo 6 1.1.2.3. Thực hiện công tác tham mưu tổng hợp 7 1.1.2.4. Thực hiện công tác đảm bảo hậu cần 8 1.1.3. Vai trò của công tác văn phòng 9 1.2. Khái quát về trường Đại học Lao động Xã hội – Cơ sở Sơn Tây 9 1.2.1. Lịch sử hình thành trường Đại học Lao động Xã hội – Cơ sở Sơn Tây 10 1.2.2. Cơ cấu tổ chức, Chức năng, Nhiệm vụ của trường Đại học Lao động Xã hội – Cơ sở Sơn Tây. 11 1.2.2.1. Cơ cấu tổ chức: 11 1.2.2.2. Chức năng, Nhiệm vụ của nhà trường 11 TIỂU KẾT 12 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI – CƠ SỞ SƠN TÂY 13 2.1. Công tác Tham mưu Tổng hợp 13 2.1.1. Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy hoạt động, chương trình, kế hoạch công tác cho nhà trường. 13 2.1.2. Thực hiện công tác văn thư lưu trữ, thẩm định và ban hành văn bản. 14 2.1.3. Thu thập phân tích xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho lãnh đạo, Phòng Tổ chức Hành chính – Quản trị đại diện cho cơ quan tiến hành hoạt động đối nội đối ngoại trong nhà trường. 15 2.2. Công tác Hậu cần 16 2.2.1. Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp ,phục vụ cho các chuyến đi công tác của lãnh đạo và các phòng ban trong nhà trường. 16 2.2.2. Giúp cơ quan mua sắm trang thiết bị, quản lý và sử dụng trang thiết bị, đảm bảo công tác vệ sinh môi trường và cảnh quan trong nhà trường. 17 2.2.3. Thực hiện công tác quản lý: bảo vệ, y tế, lễ tân, lái xe và phục vụ nghi lễ khánh tiết trong nhà trường. 17 TIỂU KẾT 19 Chương 3. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI – CƠ SỞ SƠN TÂY 20 3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại trường Đại học Lao động Xã hội – Cơ sở Sơn Tây 20 3.1.1. Ưu điểm 20 3.1.2. Nhược điểm 22 3.2. Giải pháp 22 3.2.1. Nâng cao trình độ chuyên môn của Giảng viên, Cán bộ và nhân viên trong nhà trường. 22 3.2.2. Trang bị đầy đủ điều kiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác giảng dạy trong nhà trường. 24 3.2.3. Tích cực tham mưu đóng góp những ý tưởng tích cực cho lãnh đạo để phát triển trường Đại học Lao động Xã hội – Cơ sở Sơn Tây. 25 TIỂU KẾT 27 KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Đóng góp đề tài .2 Cấu trúc đề tài Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI – CƠ SỞ SƠN TÂY 1.1 Những vấn đề lý luận Cơng tác văn phòng .4 1.1.1 Một số khái niệm .4 1.1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.1.2 Khái niệm cơng tác văn phòng 1.1.2 Nội dung cơng tác văn phòng .6 1.1.2.1.Tham mưu việc tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ 1.1.2.2 Tổng hợp thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành lãnh đạo 1.1.2.3 Thực công tác tham mưu tổng hợp 1.1.2.4 Thực công tác đảm bảo hậu cần .8 1.1.3 Vai trò cơng tác văn phòng 1.2 Khái quát trường Đại học Lao động Xã hội – Cơ sở Sơn Tây 1.2.1 Lịch sử hình thành trường Đại học Lao động Xã hội – Cơ sở Sơn Tây 10 1.2.2 Cơ cấu tổ chức, Chức năng, Nhiệm vụ trường Đại học Lao động Xã hội – Cơ sở Sơn Tây .11 1.2.2.1 Cơ cấu tổ chức: .11 1.2.2.2 Chức năng, Nhiệm vụ nhà trường 11 TIỂU KẾT 12 Chương THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI – CƠ SỞ SƠN TÂY 13 2.1 Công tác Tham mưu - Tổng hợp 13 2.1.1 Xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy hoạt động, chương trình, kế hoạch cơng tác cho nhà trường 13 2.1.2 Thực công tác văn thư lưu trữ, thẩm định ban hành văn 14 2.1.3 Thu thập phân tích xử lý cung cấp thơng tin phục vụ cho lãnh đạo, Phòng Tổ chức Hành – Quản trị đại diện cho quan tiến hành hoạt động đối nội đối ngoại nhà trường 15 2.2 Công tác Hậu cần .16 2.2.1 Tổ chức phục vụ hội họp ,phục vụ cho chuyến công tác lãnh đạo phòng ban nhà trường 16 2.2.2 Giúp quan mua sắm trang thiết bị, quản lý sử dụng trang thiết bị, đảm bảo công tác vệ sinh môi trường cảnh quan nhà trường 17 2.2.3 Thực công tác quản lý: bảo vệ, y tế, lễ tân, lái xe phục vụ nghi lễ khánh tiết nhà trường 17 TIỂU KẾT 19 Chương GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI – CƠ SỞ SƠN TÂY 20 3.1 Đánh giá thực trạng cơng tác văn phòng trường Đại học Lao động Xã hội – Cơ sở Sơn Tây 20 3.1.1 Ưu điểm 20 3.1.2 Nhược điểm .22 3.2 Giải pháp 22 3.2.1 Nâng cao trình độ chun mơn Giảng viên, Cán nhân viên nhà trường 22 3.2.2 Trang bị đầy đủ điều kiện, sở vật chất phục vụ công tác giảng dạy nhà trường 24 3.2.3 Tích cực tham mưu đóng góp ý tưởng tích cực cho lãnh đạo để phát triển trường Đại học Lao động Xã hội – Cơ sở Sơn Tây 25 TIỂU KẾT 27 KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phòng nói chung phận cấu thành quan, tổ chức mà diễn hoạt động công tác văn thư lưu trữ, đảm bảo thơng tin phục vụ hậu cần có liên quan đến quan, tổ chức Văn phòng bao gồm hai chức chính: Tham mưu tổng hợp, truyền tải thông tin người lãnh đạo tới cấp phục vụ nhu cầu tập thể Lãnh đạo đơn vị trực thuộc cấp có thẩm quyền phê duyệt Nó có vai trò quan trọng ln phận cấu thành quan, đơn vị, tổ chức Tại trường đại học Lao động Xã hội – Cơ sở Sơn Tây, văn phòng gọi phòng Tổ chức hành - Quản trị (bao gồm cơng tác tổ chức hành quản trị văn phòng) đơn vị trực thuộc máy quan tổ chức có trách nhiệm thu thập xử lý thơng tin nhằm cung cấp thông tin tham mưu cho lãnh đạo Từ giúp cho cơng tác đạo sát thực tế hiệu cao lĩnh vực tổ chức nhân sự, quản trị hành đảm bảo sở vật chất khu vực hành thể hóa theo quy định quản lý, ban hành lưu trữ hệ thống văn qua nhận thấy quan trọng cần thiết phải có phận Đồng thời khẳng định tồn ngày phát triển, đặc biệt bối cảnh Đảng Nhà nước có chủ trương xếp lại vị trí việc làm nhằm phát huy tài trí tuệ, lực cơng tác cải cách hành công, nâng cao hiệu từ nguồn nhân sách nhà nước việc chi trả Bên cạnh cơng tác văn phòng thực tốt đem lại phương thức quản lý khoa học, hiệu quả, tạo điều kiện để đơn vị tiếp cận dần hoàn thiện theo chủ trương số hóa phủ điện tử, mặt khác khoa học quản lý giúp lãnh đạo dùng người, việc phát huy hết lực cá nhân, quan vận hành thông thoáng hiệu hơn, tạo động lực thúc đẩy phát triển đơn vị Nhận thấy tầm quan trọng cơng tác văn phòng tơi chọn nghiên cứu đề tài: Cơng tác văn phòng trường đại học Lao động Xã hội – Cơ sở Sơn Tây để thấy tầm quan trọng tính cấp thiết Văn phòng nói chung phòng Tổ chức hành – Quản trị trường đại học Lao động Xã hội – Cơ sở Sơn Tây nói riêng Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng mà chọn nghiên cứu công tác văn phòng phạm vi trường đại học Lao động Xã hội – Cơ sở Sơn Tây Mục tiêu nghiên cứu Nhằm làm rõ vai trò nhiệm vụ cụ thể tổ chức văn phòng cơng tác văn phòng quan, đơn vị qua để thấy tầm quan trọng văn phòng cơng tác văn phòng, kết khảo sát tình hình thực trạng điều tra cơng tác văn phòng có sở vững để từ đưa giải pháp nhằm giúp công tác văn phòng hồn thiện Phương pháp nghiên cứu Để phục vụ cho việc nghiên cứu hoàn thiện đề tài này, sử dụng phương pháp nghiên cứu : khảo sát thực tế, nghiên cứu tài liệu nhà trường vấn cán chuyên trách cơng tác văn phòng để tận dụng kinh nghiệm tổ chức thực nhiệm vụ Lịch sử nghiên cứu Đề tài nghiên cứu khoa học cơng tác văn phòng ln vấn đề nhiều người quan tâm Có nhiều đơn vị, quan hay địa phương có cơng trình nghiên cứu hay tổ chức hội thảo hay hội nghị tổ chức để bàn cơng tác văn phòng nói chung nhằm mục đích phát triển nâng cao nghiệp vụ cơng tác văn phòng Tại trường đại học Lao động Xã hội – Cơ sở Sơn Tây chưa có cơng trình cụ thể để nghiên cứu đề tài này, nhiên có nhiều buổi tọa đàm để bàn cơng tác văn phòng nói chung phát triển phòng Tổ chức hành – quản trị nói riêng Từ thấy quan tâm ban lãnh đạo nhà trường tới cơng tác văn phòng trường Đóng góp đề tài Từ việc nghiên cứu đề tài cơng tác văn phòng nhà trường coi cơng trình nghiên cứu mang tính khoa học trở thành tư liệu tham khảo lưu nội nhà trường Trong có đề xuất giải pháp ứng dụng vào thực tiễn công việc Cấu trúc đề tài Đề tài bao gồm chương mục sau: Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI – CƠ SỞ SƠN TÂY 1.1 Những vấn đề lý luận Cơng tác văn phòng 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.1.1 Khái niệm văn phòng Để tìm hiểu sâu cơng tác văn phòng, trước hết cần phải hiểu khái niệm văn phòng Vậy văn phòng gì? Có nhiều cách hiểu quan niệm khác “ văn phòng” cụ thể như: Văn phòng phận cấu thành, đơn vị tổ chức thiếu quan Văn phòng đời tồn với đời tồn quan Đây đầu mối đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho lãnh đạo, đơn vị quan Để giúp lãnh đạo quan công tác quản lý, điều hành phận văn phòng thành lập để giúp việc cho lãnh đạo Từ khái niệm Văn phòng đời Khái niệm Văn phòng hiểu theo nhiều cách khác nhau: Văn phòng máy giúp việc cho thủ trưởng quan công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành Ví dụ: Văn phòng phủ, văn phòng Quốc hội, văn phòng UBND cấp… Trong Từ điển Tiếng Việt tác giả Văn Tân biên soạn Nxb Khoa học Xã hội năm 1977, tr.847 có viết “Văn phòng phận phụ trách cơng việc văn thư hành quan” Theo cách hiểu văn phòng phận công việc liên quan đến hồ sơ, văn số công tác khác quan Cuốn Cẩm nang tổ chức hành văn phòng lại đưa cách lý giải khái niệm Văn phòng sau: Văn phòng trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm mà cán cơng chức hàng ngày đến để thực thi cơng vụ Ví dụ: Văn phòng Bộ, Văn phòng UBND… Văn phòng nơi làm việc người có chức vụ Ví dụ: Phòng Giám đốc, phòng Chánh văn phòng Bộ, văn phòng Chủ tịch nước… Văn phòng dạng hoạt động Theo cách hiểu văn phòng thiên việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ loại công văn giấy tờ quan Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan Tất cách hiểu có khía cạnh xét cách tồn diện, phản ánh khía cạnh thuật ngữ Văn phòng Để đưa định nghĩa xác Văn phòng cần xem xét đầy đủ, toàn diện hoạt động diễn phận quan, đơn vị, tổ chức Hay hiểu văn phòng có tính khái qt sau: Nó chứa nhiều nội hàm với ý nghĩa khơng hồn tồn giống nhau: Một “trụ sở”, đơn nơi diễn hoạt động đơn vị chủ quản nó; Hai “cơng tác văn phòng” mà thực chất thực nhiệm vụ phận giúp việc công tác hành quan; Ba “văn phòng” có đầy đủ hai khái niệm thêm chức tham mưu, tư vấn truyền tải thông tin theo ý chí lãnh đạo tổ chức mà phục vụ… Để đảm bảo tính thống khái niệm văn phòng, hiểu khái niệm văn phòng ngắn gọn đầy đủ sau: Văn phòng nói chung phận cấu thành giúp việc quan, tổ chức mà diễn hoạt động công tác văn thư lưu trữ, đảm bảo truyền tải thông tin phục vụ hậu cần có liên quan đến quan, tổ chức Chức văn phòng bao gồm hai chức Tham mưu tổng hợp chức Hậu cần 1.1.1.2 Khái niệm cơng tác văn phòng Từ khái niệm văn phòng, hiểu cơng tác văn phòng hoạt động, cơng việc văn phòng nói chung diễn trụ sở nhằm đảm bảo công việc cho quan tổ chức lĩnh vực hoạt động như: công tác văn thư lưu trữ, đảm bảo thông tin, tham mưu tổng hợp công tác phục vụ hậu cần… 1.1.2 Nội dung cơng tác văn phòng Căn vào khái niệm cơng tác văn phòng để từ sâu tìm hiểu nội dung cơng tác văn phòng 1.1.2.1.Tham mưu việc tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ Trong công tác văn thư văn phòng có nhiệm vụ: Xây dựng ban hành văn bản: Quy chế quản lý sử dụng dấu, quy chế soạn thảo ban hành văn bản, quy định việc giải văn đến… Đồng thời, phổ biến tổ chức thực quy định nhà nước công tác văn thư quan Chỉ đạo, hướng dẫn ban hành, sử dụng văn bản: Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho phòng ban, đơn vị quan công tác văn thư, nguyên tắc ban hành văn Đôn đốc, nhắc nhở giám sát phòng ban việc giải văn đến đảm bảo nội dung, tiến độ; thẩm định lại văn phòng ban quan soạn thảo trước ban hành Chỉ đạo, giám sát xử lý văn bản: Giúp cán bộ, nhân viên văn phòng tồn quan việc tiếp nhận, xử lý thơng tin (điện thoại, fax, thư tín, email…) đến quan từ quan bên Xây dựng chế tài việc vi phạm nội dung liên quan đến công tác văn thư gây ảnh hưởng đến hoạt động quan Lưu trữ hồ sơ: Nghiên cứu, xây dựng quy chế, quy định công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động quan: Quy định lưu trữ hồ sơ, lập hồ sơ, danh mục hồ sơ cần nộp lưu, quy chế khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, quy chế bảo quản tài liệu lưu trữ, bảo mật thông tin… Chỉ đạo, hướng dẫn phòng ban quan thực quy định Nhà nước công tác lưu trữ: Luật Lưu trữ, Thông tư, Nghị định… Tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng ngắn hạn cho cán công tác lưu trữ 1.1.2.2 Tổng hợp thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành lãnh đạo Trong cơng tác văn thư văn phòng có nhiệm vụ: Tiếp nhận văn đến, trình lãnh đạo để giao cho đơn vị cụ thể thực độc lập theo nội dung văn phối hợp đơn vị thực Tiếp nhận ý kiến đạo lãnh đạo để truyền thông tin đến hữu quan cách trung thực kịp thời Tiếp nhận ý kiến đạo lãnh để xây dựng thành văn đạo, điều hành như: định, thông báo, hướng dẫn hay quy định… Trình ký văn phận văn phòng soạn đơn vị chun mộn soạn trình ký Tập hợp thơng tin phản ánh từ tập thể cá nhân, nghiên cứu để trả lời phạm vi quyền hạn xin ý kiến đạo nhằm đảm bảo trì hoạt động đơn vị theo định hướng lãnh đạo Khai thác thơng tin có liên quan đến đơn vị thơng qua thơng tin đại chúng (Nguồn thức cấp có thẩm quyền) để nghiên cứu, đề xuất giải pháp hiệu lên lãnh đạo… Chủ động bước dịch chuyển số hóa để quản lý khoa học hơn, hiệu cơng tác văn phòng Tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng ngắn hạn cho cán công tác lưu trữ Tuy nhiên, trình thu thập xử lý thơng tin, văn phòng cần ý yêu cầu sau: Thu thập thông tin phải đầy đủ, xác kịp thời nguồn thông tin, tư liệu đầy đủ, cần thiết phục vụ công tác quản lý điều hành lãnh đạo hoạt động khác quan Thông tin phải thu thập từ tất nguồn: thông tin lưu trữ hồ sơ; thông tin dư luận, phản hồi; thơng tin hình thành bên ngồi quan; chương trình, kế hoạch cơng tác… Thơng tin thu thập phải đảm bảo có tính hệ thống, đơn giản, dễ hiểu 1.1.2.3 Thực công tác tham mưu tổng hợp Tham mưu – tổng hợp hoạt động cần thiết hoạt động quản lý Người lãnh đạo muốn qn xuyến cơng việc quan phải nắm rõ sát chức năng, nhiệm vụ đạo công việc, lựa chọn công việc trọng tâm đảm bảo triển khai đồng chương trình cơng tác Ngồi lãnh đạo phòng ý tới cơng tác kiểm tra, kiểm sốt cơng việc phòng để kịp thời phát sai sót có phương án, giải pháp điều chỉnh, bổ sung Bên cạnh đó, lãnh đạo phòng tham mưu phối hợp với lãnh đạo cấp để ban hành quy chế tích cực nhà trường để đưa cơng tác quản lý vào khuôn khổ Công tác quản trị thơng tin phòng quan tâm mức Phòng thực tốt cơng tác tiếp nhận xử lý thông tin văn bản, soạn thảo văn theo quy định Bên cạnh việc thích nghi đại hóa cơng tác văn phòng phòng Tổ chức Hành - Quản trị tiếp nhận hưởng ứng Điều thể loại thiết bị máy móc văn phòng nâng cao đổi thích nghi tạo điều kiện thuận lợi cho cán cơng nhân viên phòng hồn thành cơng việc Các loại máy móc phương tiện kỹ thuật áp dụng cơng tác văn phòng phòng ngày phong phú đa dạng: máy vi tính, máy fax, máy photo copy, máy hủy tài liệu Bàn ghế làm việc cải thiện rõ nét tạo điều kiện thuận lợi cho cán nhân viên phòng làm việc Chính việc đổi tăng cường phương tiện thiết bị đại phù hợp với cơng việc góp phần quan trọng việc nâng cao suất hiệu cơng việc Phòng Tổ chức Hành - Quản trị có quan tâm lớn tới việc xây dựng đào tạo nguồn nhân lực có trình độ, có tư cách đạo đức nghề nghiệp Sự quan tâm thể cách: liên tục bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho cán bộ, chuyên viên, giáo viên, cho lực trình độ nâng cao, trau dồi thêm vốn kiến thức Bên cạnh nhân viên phận lái xe, bảo thường xuyên bổ sung để nâng cao tay nghề cung cấp thông tin để nhân viên tổ, phận hiểu rõ thực công việc cho hồn thành tốt cơng việc giao Mỗi phận, tổ thành viên quan trọng phòng Tổ chức Hành Quản trị góp phần xây dựng tích cực để cơng tác văn phòng phòng ln hồn thành tốt cơng việc giao, góp phần khơng nhỏ cơng tác Tổ chức 21 quản lý hành nhà trường Mỗi cá nhân góp phần làm nên thành cơng cho tập thể Đó ưu điểm cần trì phát huy phòng Tổ chứcHành trường Đại học Lao động-Xã hội 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm mơ hình tổ chức máy phòng Tổ chức Hành – Quản trị tồn sau: Cơng tác văn phòng có phần bị đơn giản hóa Trong hoạt động phòng tình trạng chưa có phân tích kỹ đặc điểm loại thông tin văn Thường thấy loại thông tin văn khơng ảnh hưởng trực tiếp tới phòng ban hay nhà trường khơng có quan tâm sát Đội ngũ nhân viên số tổ, phận phòng chưa qua đào tạo kiến thức hành chính, pháp luật thiếu kiến thức tin học, ngoại ngữ Mơ hình tổ chức phòng chưa phù hợp thống nhất, chừng mực định ảnh hưởng tới chất lượng hiệu cơng tác quản lý phòng Trên số ý kiến đóng góp nhỏ em mang tính chất xây dựng tích cực Rất mong quan tâm lãnh đạo anh chị cán nhân viên phòng Tổ chức - Hành nói riêng lãnh đạo nhà trường nói chung để góp phần đưa trường Đại học Lao động- Xã hội sở Sơn Tây không ngừng phát triển vững mạnh lên, thực theo lời dặn dò Bác: “ Vì lợi ích mười năm trồng Vì lợi ích trăm năm trồng người” 3.2 Giải pháp 3.2.1 Nâng cao trình độ chun mơn Giảng viên, Cán nhân viên nhà trường Thực phân công công việc cho cán bộ, cơng chức văn phòng nhà trường phải người, việc Khi bố trí cơng việc cho cán bộ, cơng chức viên chức phải vào trình độ chuyên môn lực thực tế cán bộ, cơng chức, viên chức 22 Những người có chun mơn thấp, lực hạn chế mà bố trí cơng việc đòi hỏi trình độ cao có tính phức tạp tham mưu, tổng hợp khả thành công không cao, ngược lại dễ bị hỏng việc Ngược lại người có lực, có trình độ cao mà lại bị bố trí cơng việc không phù hợp với khả chắn lãng phí tài năng, tạo chán nản cơng việc, tâm lý không thoải mái không muốn làm việc cán cơng chức Ngồi bố trí cơng việc cho cán bộ, cơng chức viên chức phải vào mức độ phức tạp loại công việc kết hợp với định mức công việc Bên cạnh đó, đơi với việc bố trí người việc, cần phải không ngừng đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ lực đội ngũ cán Tiếp tục xây dựng hoàn thiện đề án vị trí việc làm theo đạo Thủ tướng Chính phủ nhằm tạo máy tinh, gọn hiệu quả, giảm chi phí từ ngân sách nhà nước, đặc biệt tạo điều kiện để cán giảng viên phát huy lực cá nhân qua tạo nên tập thể sư phạm vững mạnh, giúp cho chất lượng đào tạo ngày cao cung cấp cho thị trường lao động người giỏi chuyên môn, có tác phong lao động đáp ứng nhu cầu sử dụng lao động chất lượng ngày khắt khe, đủ sức hòa nhập kinh tế thị trường nước khu vực Người làm cơng tác văn phòng khơng ngừng hoàn thiện phong cách làm việc phong cách lãnh đạo Việc bổ nhiệm hay phân cơng vị trí cơng tác ngồi việc vào lực trình độ người bổ nhiệm phải người có tư cách đạo đức tốt, có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp môi trường sư phạm đòi hỏi tố chất cao Bên cạnh đó, cán cơng chức cần có hình thức khen thưởng động viên, khen thưởng kịp thời vật chất để động viên cán công chức viên chức hăng say công tác giảng dạy, cống hiến cho cơng việc văn phòng cho nghiệp trồng người Nâng cao trình độ cơng nghệ thơng tin để giúp cho q trình số hóa quản lý khai thác thơng tin từ hồ sơ, băn bản; Tạo cho Cơ sở trở thành mắt xích hệ thống thơng tin đa chiều 23 nội trường Đại học Lao Động Xã Hội lớn phủ điện tử tương lai gần 3.2.2 Trang bị đầy đủ điều kiện, sở vật chất phục vụ công tác giảng dạy nhà trường Để đảm bảo điều kiện cho cán cơng chức văn phòng làm việc có hiệu quả, cần phải cải thiện điều kiện làm việc cho phù hợp với lao động người cán bộ, công chức viên chức Bố trí nơi làm việc nơi làm việc điều kiện nghỉ ngơi tốt mang lại tình trạng sức khỏe tâm lý cán bộ, công chức viên chức từ hiệu suất cơng việc cao Chính việc xếp, bố trí nơi làm việc có điều kiện tốt việc làm cần thiết quan trọng Những yếu tố góp phần tạo nên văn phòng làm việc tiện nghi sau: -Có diện tích phù hợp với cơng việc, phòng làm việc bố trí hợp lý - Mơi trường làm việc phải không bị ô nhiễm để đảm bảo sức khỏe cho tất cán bộ, công chức Và quan trọng phải yên tĩnh, đủ ánh sáng, bụi phòng làm việc, phương tiện làm việc đầy đủ phù hợp với yêu cầu công việc Cách bố trí xếp phòng làm việc cần phải dựa yêu cầu công việc sau: -Phù hợp với chức nhiệm vụ nhà trường -Tận dụng diện tích sở định mức hợp lý -Giảm thiểu thời gian di chuyển phận có liên quan, tạo hỗ trợ thuận lợi phận phòng ban nhà trường -Duy trì chất lượng cơng việc kiểm sốt tốt -Tạo tâm lý phấn khởi làm việc để cán bộ, cơng chức sẵn lòng với cơng việc gắn bó với cơng việc -Tiết kiệm kinh phí cho việc sử dụng loại hình dịch vụ -Việc sử dụng trang thiết bị văn phòng phải an tồn, thuận tiện có tính thẩm mĩ cao 24 Để xây dựng trí văn phòng khoa học có tính thẩm mĩ cao nhà trường cần phải dựa vào tiêu chí Có vậy, nhà trường có phòng làm việc vừa khoa học vừa thuận lợi vừa có tính thẩm mĩ cao Đảm bảo cho cán cơng chức có phương tiện làm việc đầy đủ, đại thích hợp Phương tiện làm việc ln yếu tố quan trọng giúp cho nhà lãnh đạo quản lý hồn thành tốt cơng tác quản lý mình, giúp cho cán cơng chức nói chung cán bộ, cơng chức viên chức nói chung nâng cao suất lao động tạo hiệu cơng việc cách tối đa Bên cạnh đó, phương tiện làm việc đại, tốt giúp cho công việc cán thuận lợi, tiết kiệm thời gian giữ gìn sức khỏe cho cán bộ, cơng chức viên chức Vì u cầu chung đặt cho vấn đề sau: -Một phương tiện làm việc văn phòng nhà trường phải thích hợp với loại cơng việc -Hai góp phần tạo mơi trường văn hóa cho văn phòng Thực yêu cầu phương tiện phải thuận lợi mà phải có tính thẩm mỹ cao bố trí cách hài hòa -Ba phải thực sách tiết kiệm nhà trường Vì khơng phải có thiết bị nhiều cơng việc văn phòng nhà trường ln tốt Cần tránh xu phơ trương, lãng phí khơng cần thiết - Bốn phải không ngừng đổi thiết bị đại hóa nhà trường Các thiết bị lạc hậu cần nâng cấp thay kịp thời Trên số đóng góp việc nâng cao trang thiết bị cải thiện môi trường làm việc để mang lại hiệu cao công việc 3.2.3 Tích cực tham mưu đóng góp ý tưởng tích cực cho lãnh đạo để phát triển trường Đại học Lao động Xã hội – Cơ sở Sơn Tây Phòng Tổ chức Hành – Quản trị ln nghiên cứu để tìm ý tưởng gắn liền với mục đích định hướng phát triển nhà trường Căn vào nhu cầu thực tế việc đào tạo nhà trường nguyện vọng học 25 tập sinh viên để từ đó, phòng đưa sách, chế độ để đảm bảo quyền lợi ích sinh viên học tập rèn luyện trường Bên cạnh phòng Tổ chức Hành – Quản trị ln phối hợp với phòng ban khác nhà trường để tham gia đóng góp ý tưởng đưa kế hoạch để trường Đại học Lao động Xã hội – Cơ sở Sơn Tây ngày phát triển bền vững 26 TIỂU KẾT Từ thực trạng cơng tác văn phòng trường Đại học Lao động Xã hội – Cơ sở Sơn Tây đồng thời vào ưu nhược điểm cơng tác văn phòng, thấy cần ghi nhận phát triển ưu điểm mà phòng Tổ chức Hành – Quản trị nhà trường làm Bên cạnh cần khắc phục nhược điểm nhìn nhận để từ củng cố cơng tác văn phòng phòng Tổ chức Hành – Quản trị nói riêng cơng tác văn phòng nhà trường nói chung 27 KẾT LUẬN Trường Đại học Lao động xã hội – Cơ sở Sơn Tây trường giàu truyền thống mảnh đất Xứ Đoài Sơn Tây Với cố gắng nỗ lực toàn thể Cán bộ, Nhân viên, Đội ngũ giảng viên sức trẻ bạn sinh viên trường đưa nghiệp đào tạo trồng người nhà trường phát triển vững mạnh Ngày đất nước đà phát triển, trường đại học mở nhiều, ngành đào tạo phong phú đa dạng khiến cho bạn trẻ có nhiều lựa chọn Tuy nhiên khơng lẽ mà cơng tác tuyển sinh hàng năm trường trở nên giảm so với thời Ngành nghề đào tạo ngày mở rộng phát triển, chất lượng giảng dạy luôn đặt lên hàng đầu với nhiệt tình tận tụy giảng viên hứa hẹn trường tốt cho lựa chọn bạn sinh viên Cơng tác Văn phòng nói chung ln đóng vai trò quan trọng quan, tổ chức Đối với trường Đại học Lao động Xã hội – Cơ sở Sơn Tây vậy, phòng Tổ chức Hành – Quản trị ln cánh tay phải đắc lực Ban Giám hiệu nhà trường Phòng nơi tham mưu cố vấn thường xuyên cho Ban giám hiệu nhà trường gần vấn đề Phòng nơi triển khai đạo Lãnh đạo trường, nguồn nơi kết nối phòng ban trường với Đối với sinh viên phòng Tổ chức Hành – Quản trị ln nơi triển phối hợp với Đoàn trường để triển khai chương trình hoạt động ngoại khóa để bạn trẻ có dịp thể trẻ khao khát cháy bỏng tuổi xuân Cũng thông qua hoạt động chương trình gắn kết hệ sinh viên lại gần Phòng Tổ chức Hành – Quản trị thực tốt chức nhiệm vụ quyền hạn phòng cơng tác hành văn phòng nhà trường Qua hiểu ưu điểm nhược điểm cơng tác văn phòng nhà trường, để từ thấu hiểu chia sẻ với nghề “ Văn phòng nói chung cơng việc phòng Tổ chức Hành – Quản trị nói riêng 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ kỉ yếu nhà trường Vũ Cao Đàm, Giáo trình Phương pháp Luận nghiên cứu khoa học Giảng viên Phùng Tất Thắng – Trưởng phòng Đào tạo , Hỗ trợ thơng tin liên quan tới Cơng tác văn phòng http://ulsasontay.edu.vn/ 29 PHỤ LỤC (Phụ lục 01) – Hình ảnh giới thiệu trường Đại học Lao động Xã hội – Cơ sở Sơn Tây giới thiệu đội ngũ Cán bộ, Giảng viên nhà trường ( Phụ lục 02) – Sơ đồ cấu tổ chức trường Đại học Lao động Xã hội – sở Sơn Tây (Phụ lục 03) – Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kì nhà trường Xác định mục tiêu chương trình cơng tác Lựa chọn thời gian Địa điểm Đối tượng thực Yêu cầu khách quan Lựa chọn cách thức Xây dựng kế hoạch chương trình Trình ký Ban hành Yếu tố đảm bảo (Phụ lục số 04) – Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức Hội nghị (Hội thảo, họp) nhà trường Xác định mục tiêu hội nghị Dự thảo nội dung hội nghị Thành phần Thời gian địa điểm Yếu tố đảm bảo Tiến hành hội nghị Hình thức mời triệu tập Dự kiến đối tượng tham luận ( Phụ lục 05) – Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo nhà trường Xác định mục tiêu Chuẩn bị nội dung công tác Thành phần Thời gian địa điểm Chuẩn bị tham luận (nếu có) Thực nội dung chuyến công tác Trao đổi thống sơ chương trình cơng tác với đối tác Các thủ tục cần có cho chuyến (Yếu tố đảm bảo) ... Xác định nội dung trọng tâm, trọng điểm cần tập trung giải quyết, thứ tự thời gian thực Phân công cho đơn vị, cá nhân chủ trì thưc hiên, đơn vị cá nhân phối hợp thực hiện, điều kiện Dự kiến nguồn... quy định… Trình ký văn phận văn phòng soạn đơn vị chuyên mộn soạn trình ký Tập hợp thơng tin phản ánh từ tập thể cá nhân, nghiên cứu để trả lời phạm vi quyền hạn xin ý kiến đạo nhằm đảm bảo trì... việc cho cán bộ, nhân viên Lập kế hoạch, dự trù cấp phát trang thiết bị (máy tính, điện thoại, máy fax, bàn ghế, tủ, giá…), văn phòng phẩm (giấy, bút, mực, cặp đựng tài liệu…) cho cán bộ, nhân viên