BÁO cáo THỰC tập CHUYÊN NGÀNH HÀNH CHÍNH ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG tác văn PHÒNG NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG tại văn PHÒNG văn PHÒNG UBND QUẬN hải CHÂU

Do vậy trong thời gian tới cần có những bước đi, giải pháp chuyểnđổi phù hợp để nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng, đặc biệt là việcứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn

LỜI NÓI ĐẦU

Văn phòng có vai trò, nhiệm vụ quan trọng trong hỗ trợ cho cơ quan, tổchức thực hiện các nhiệm vụ của mình Văn phòng thực hiện hai chức năng

cơ bản là tham mưu tổng hợp và đáp ứng hậu cần cho cơ quan, tổ chức Đểthực hiện tốt nhiệm vụ của mình, các cơ quan, tổ chức cần có văn phòngmạnh, công tác văn phòng phải đủ khả năng đáp ứng giải quyết công việcmột cách nhanh chóng, chính xác, hiệu quả

Đầu tư cho văn phòng nói chung và công tác văn phòng nói riêng làđẩy nhanh sự thông suốt trong hoạt động quản lí Đẩy mạnh ứng dụng côngnghệ thông tin trong công tác văn phòng cũng như trong hoạt động cơ quannhà nước là yêu cầu cấp thiết hiện nay Trong những năm qua, ứng dụngcông nghệ thông tin vào công tác văn phòng cũng như hoạt động của cơ quannhà nước còn nhiều bất cập và hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu quả côngviệc Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ đầu tư chưa phù hợp, trình độ một sốcán bộ công chức làm công tác văn phòng chưa tương xứng với các yêu cầuthực tiễn Do vậy trong thời gian tới cần có những bước đi, giải pháp chuyểnđổi phù hợp để nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng, đặc biệt là việcứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng và nâng cao hiệuquả hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, góp phần nâng cao hiệu lực,hiệu quả quản lí, và đẩy nhanh tiến trình cải cách nền hành chính nhà nướctheo hướng hiện đại

Với yêu cầu của đợt thực tập: tìm hiểu cơ cấu tổ chức, hoạt động củabộ máy hành chính Nhà nước, nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, công chứctrong cơ quan hành chính; vận dụng các kiến thức đã học vào thực tế, bước

đầu rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ quản lí hành chính Nhà nước trong thờigian hai tháng (15/3 - 15/5/2009); lựa chọn, tìm hiểu về một nội dung để thựchiện báo cáo thực tập cuối khóa là ứng dụng tin học và tin học hóa công tácVăn phòng nhằm đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công việc, thựchiện cải cách hành chính Nhà nước hướng đến mục tiêu Chính phủ điện tử.

Do thời gian thực tập có hạn, đồng thời theo yêu cầu của báo cáo thực tập,nội dung chính sẽ đề cập đến các vấn đề sau đây:

1 TÌNH HÌNH THỰC TẬP TẠI VĂN PHÒNG UBND QUẬN HẢI CHÂU:

1 1 Giới thiệu chung về nơi thực tập

1.2 Khái quát về quá trình thực tập

2 NỘI DUNG ĐỀ TÀI BÁO CÁO:

2.1 Một số vấn đề cơ bản về công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

2.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn

phòng tại văn phòng UBND quận Hải Châu

2.3 Nhận xét, kiến nghị giải pháp

Do còn hạn chế về kinh nghiệm nên báo cáo không thể tránh khỏinhững thiếu sót Rất mong nhận được ý kiến đóng góp quý báu của quý thầycô, các cô chú, anh chị trong cơ quan thực tập

PHẦN I TÌNH HÌNH THỰC TẬP TẠI VĂN PHÒNG UBND QUẬN HẢI CHÂU

1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NƠI THỰC TẬP:

1.1 Tổng quan về quận Hải Châu:

Quận Hải Châu nằm ở 10802’ kinh độ Đông, 16003’ vĩ độ Bắc, có diệntích tự nhiên 21,1363 km2 chiếm 1,7% diện tích của thành phố; Bắc giáp VịnhĐà Nẵng, Tây giáp quận Thanh Khê và quận Cẩm Lệ, Đông giáp quận SơnTrà và quận Ngũ Hành Sơn, Nam giáp quận Cẩm Lệ Có vị trí trung tâmthành phố Đà Nẵng nằm sát trên trục giao thông Bắc – Nam, nhà ga, cảngbiển; có sân bay quốc tế; có quốc lộ 14B đi ngang qua; có các cảng sông tạo

ra ưu thế về địa lí kinh tế so với các quận, huyện khác

Các trung tâm hành chính, văn hóa, thương mại, dịch vụ, du lịch củathành phố Đà Nẵng đều nằm trên địa bàn quận Hải Châu rất thuận lợi trongviệc thúc đẩy sự phát triển kinh tế xã hội của quận

Cũng như thành phố Đà Nẵng, quận Hải Châu nằm trong vùng khí hậunhiệt đới gió mùa, nhiệt độ cao và biên độ dao động không lớn Nhiệt độtrung bình khoảng 26,3oC (cao nhất là 30,2oC và thấp nhất là 21,6oC); thỉnhthoảng có các đợt rét mùa đông ngắn Mùa mưa trùng với mùa bão thườnggây ngập úng nhiều nơi nhưng không kéo dài Các sông trên địa bàn chịu ảnhhưởng của thuỷ triều theo chế độ bán nhật triều; mùa hè toàn bộ sông Hànvà sông Cẩm Lệ trên địa bàn quận bị nhiễm mặn

Nguồn nước cung cấp cho quận Hải Châu chủ yếu lấy từ sông Cẩm Lệ,sông Yên, Vĩnh Điện, nhìn chung đáp ứng được nhu cầu phát triển kinh tế và

sinh hoạt của người dân (trừ các tháng 5 và tháng 6 là các thàng cao điểmcủa mùa khô và bị ảnh hưởng của thủy triều) Nguồn nước ngầm hạn chế vàphần lớn bị nhiễm bẩn.

Với diện tích 2.113,63 ha quận Hải Châu có các loại đất khác nhau:cồn cát sông và đất cát ven biển, đất nhiễm mặn, đất phèn, đất xám bạcmàu,

Với tốc độ đô thị hoá nhanh từ năm 2004 nên quận Hải Châu khôngcòn đất nông nghiệp tập trung

Việc quy hoạch phát triển quận thành một trung tâm hành chính –chính trị - văn hóa - thương mại dịch vụ của thành phố Đà Nẵng hiện đại gặpnhiều khó khăn do mật độ dân cư đông đúc và việc xây dựng không theo quyhoạch trước đây

Quận Hải Châu có bờ biển ngắn trên Vịnh Đà Nẵng Trên địa bànquận hiện chỉ có các cảng sông nằm ở khu vực Bắc sông Hàn tiếp nhận đượctàu 5.000 tấn và cảng cá chuyên dùng nằm ngay cửa sông giáp Vịnh ĐàNẵng, thuận lợi cho việc khai thác tài nguyên hải sản phong phú của BiểnĐông

Trên địa bàn quận Hải Châu có các di tích thời mới hình thành vùngđất Quảng (Đình làng Hải Châu, Đình Đại Nam, ), các di tích lịch sử cáchmạng chống thực dân xâm lược (Nghĩa trũng Phước Ninh, Thành Điện Hải,các bia di tích, ), Bảo tàng điêu khắc Chàm, Bảo tàng Quân khu 5, Bảo tàngthành phố

Quận có vị trí cách 3 di sản văn hóa thế giới (Thánh địa Mỹ Sơn, Đôthị cổ Hội An, Cố đô Huế ) với bán kính dưới 100 km, đây là điều kiện thuậnlợi để thu hút du khách trong và ngoài nước

Quận Hải Châu là nơi tập trung tương đối nhiều di tích văn hóa của cácdân tộc, các tôn giáo do nhiều thế hệ để lại (Bảo tàng Chăm, nhà thờ Chí sĩPhan Chu Trinh, nhà thờ Chư Phái Tộc, ) các luồng văn hóa đặc trưng cósức thu hút lkhách du lịch đến thăm quan

Truyền thống cần cù, hiếu học, tinh thần dũng cảm trong đấu tranhchống thực dân xâm lược, tinh thần chịu khó và sáng tạo trong xây dựng của người dân đất Quảng, của nhân dân thành phố là tài nguyên vô cùng quýgiá, là nội lực quan trọng để thúc đẩy phát triển kinh tế, văn hoá-xã hội củaquận, của thành phố

Dân số quận Hải Châu tính đến thời điểm điều tra ngày 01.4.1999 là187.282 người Dân số trung bình năm 2006 của quận Hải Châu là 194.072người (tăng so với năm 1999 là 6.790 người), mật độ dân số trung bình là9.182 người/km2 có đặc điểm phân bố không đều, tập trung ở các phườngtrung tâm quận, mật độ dân số cao nhất là ở phường Nam Dương (46.055người/km2) và thấp nhất là phường Hòa Cường Nam (5.764 người/km2) Dânsố của quận là dân số tương đối trẻ, số người làm nông nghiệp không đángkể

Theo kết quả tổng điều tra dân số ngày 01.4.1999, dân số trong độ tuổilao động của quận là 109.375 người chiếm 58,4% dân số, chủ yếu là lao độngtrẻ dưới 50 tuổi chiếm gần 87% Đến cuối năm 2006, dân số trong độ tuổi laođộng là 122.562 người, chiếm 63,15% dân số; lực lượng lao động là 92.040

người chiếm 75,09% nguồn lao động, trong đó lao động đang làm việc ổnđịnh trong các ngành kinh tế quốc dân là 88.632 người, số người thất nghiệplà 3.408 người chiếm 3,7% lực lượng lao động, phần lớn rơi vào độ tuổi thanhniên

Lực lượng lao động xã hội có trình độ văn hóa tương đối cao (trình độtốt nghiệp trung học cơ sở chiếm: 23,27% và tốt nghiệp trung học phổ thôngchiếm 62,32% lực lượng lao động); lao động có trình độ chuyên môn kỹ thuậtlà 56.300 người chiếm 61,17% lực lượng lao động, trong đó lao động có trìnhđộ cao đẳng, đại học và trên đại học là 25.740 người, trình độ trung cấp là11.640 người, công nhân kỹ thuật là 18.920 người, Chất lượng lao độngđang làm việc có trình độ chuyên môn kỹ thuật tuy có cao hơn các quận,huyện khác trong thành phố nhưng cơ cấu, trình độ chưa phù hợp, chưa đápứng được yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội

Lao động nông nghiệp thủy sản chiếm 1,83%, lao động công nghiệp xây dựng chiếm 47,72% và lao động thương mại - dịch vụ chiếm 50,44% tổng số lao động đang làm việc trong nền kinh tế quốc dân

-Thu nhập bình quân đầu người nhân dân quận Hải Châu liên tục tăngqua các năm, từ 7,369 triệu đồng/người/năm (năm 1997) lên 11,055 triệuđồng/người/năm (năm 2000) tăng gấp 1,5 lần, năm 2005 là 26,42 triệu đồng/người/năm tăng gấp 2,38 lần và năm 2006 đạt 31,313 triệu đồng tăng gấp1,18 lần Tốc độ tăng trưởng bình quân thu nhập đầu người (theo giá thực tế)quận Hải Châu giai đoạn 1997 - 2006 là 17,39%/năm

Năm VNĐ (Ngàn đồng) USD

Bảng tổng hợp thu nhập bình quân đầu người từ năm 1997 đến 2006

1.2 Vị trí, chức năng, quy chế làm việc và các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận Hải Châu:

Ủy ban nhân dân quận Hải Châu do Hội đồng nhân dân quận Hải Châubầu ra, là cơ quan quản lí hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu tráchnhiệm trước Hội đồng nhân dân quận và cơ quan Nhà nước cấp trên về việctổ chức thực hiện các Nghị quyết của Hội đồng nhân dân quận đề ra và Ủyban nhân dân thành phố Đà Nẵng giao

Ủy ban nhân dân quận hoạt động theo Hiến pháp, pháp luật, các vănbản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dânquận nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp kinh tế, xã hội, củng cốquốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Ủy ban nhân dân quận Hải Châu thực hiện chức năng quản lí Nhà nước

ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lí thống nhất trong bộ máyhành chính nhà nước từ Trung ương đến cơ sở

Tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận Hải Châu:

1 Theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ:

- Văn phòng UBND quận Hải Châu;

- Phòng Nội vụ;

- Phòng Tư pháp;

- Phòng Tài chính - kế hoạch;

- Phòng Tài nguyên và Môi trường;

- Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội;

- Phòng Văn hóa và Thông tin;

- Phòng Giáo dục và Đào tạo;

- Phòng Y tế;

- Thanh tra quận;

- Phòng Kinh tế;

- Phòng Quản lí đô thị

2 Các cơ quan theo đặc thù của quận:

- Ban quản lí công trình, xây dựng cơ bản quận;

- Trung tâm dân số và kế hoạch hóa gia đình.

3 Các cơ quan do ngành dọc quản lí:

- Công an quận;

- Bộ chỉ huy quân sự quận;

- Chi cục thuế;

- Phòng thống kê;

- Kho bạc nhà nước

1.3 Vị trí, chức năng và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND quận Hải Châu:

Theo Đề án số 01/ĐA-UBND ngày 01 tháng 4 năm 2008 của UBNDquận Hải Châu về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận HảiChâu thành phố Đà Nẵng thì Văn phòng UBND quận Hải Châu có các chứcnăng, nhiệm vụ sau:

- Tham mưu, tổng hợp cho UBND về hoạt động quản lí hành chính nhànước của UBND quận;

- Tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của UBND;

- Đôn đốc các đơn vị thực hiện công việc được giao;

- Cung cấp thông tin phục vụ quản lí và hoạt động của HĐND, UBNDvà các cơ quan nhà nước ở địa phương;

- Đảm bảo cơ sở vật chất, kĩ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND.Về cơ cấu tổ chức:

Ban lãnh đạo gồm có 01 Chánh văn phòng và 02 Phó văn phòng Trongđó:

- Chánh văn phòng phụ trách chung, trực tiếp điều hành công tác tổnghợp (trừ lĩnh vực văn xã và vi tính)

- 01 Phó văn phòng phụ trách quản trị hậu cần, văn thư;

- 01 Phó văn phòng phụ trách văn xã, vi tính, tổ một cửa

Các bộ phận trực thuộc:

2 KHÁI QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP:

2.1 Thời gian thực tập:

Thực hiện theo kế hoạch thực tập của Học viện, thời gian thực tập là 02tháng (từ 15/3/2009 đến 15/5/2009)

2.2 Địa điểm thực tập:

Được sự giới thiệu của Học viện Hành chính, tôi đã liên hệ thực tập tạiVăn phòng UBND quận Hải Châu như quy định của Học viện Theo dự kiếnnội dung báo cáo, tôi đã được cơ quan hướng dẫn và phân công thực tập tạibộ phận Tổng hợp thuộc Văn phòng UBND quận Hải Châu

2.3 Nội dung thực tập:

- Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, hoạt động của bộ máy hành chính Nhà nước;

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cũng như nhiệm vụ, quyền hạn củacán bộ, công chức tại cơ quan hành chính Nhà nước;

- Vận dụng các kiến thức đã học và thực tế, bước đầu rèn luyện kỹnăng, nghiệp vụ quản lí hành chính Nhà nước;

- Học hỏi các kỹ năng thực tế để bổ sung và nâng cao kiến thức đã họcdưới sự giúp đỡ của cán bộ, công chức đang làm việc tại cơ quan hành chínhNhà nước;

- Lựa chọn, tìm hiểu kỹ về một nội dung để thực hiện báo cáo thực tậpcuối khóa

2.4 Quá trình thực tập:

Dựa trên đề cương báo cáo thực tập, Văn phòng UBND quận đã giớithiệu, hướng dẫn thực tập tại Phòng Tổng hợp thuộc Văn phòng UBND quậntheo lịch trình như sau:

Trong thời gian thực tập, đã tiếp thu được nhiều kiến thực thực tế, quađó cũng phát hiện và củng cố được nhiều vấn đề mà môi trường lí thuyếtchưa trang bị được

Quá trình thực tập cũng là khoảng thời gian giúp cho tôi làm quen vớimôi trường làm việc của cơ quan hành chính nhà nước, làm quen với côngviệc Qua đó, tôi đã học hỏi và đúc kết nhiều kinh nghiệm cho bản thân vềcác kỹ năng thực tế xử lí, giải quyết các vấn đề cơ bản trong công tác văn

phòng, rèn luyện về tác phong làm việc, ý thức kỷ luật của người cán bộ,công chức

Được sự quan tâm của thầy cô hướng dẫn, cơ quan thực tập cùng vớinhững kiến thức tìm hiểu thực tế tại Văn phòng UBND quận Hải Châu, cáckiến thức cập nhật mới nhất về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạtđộng cơ quan nhà nước, tôi xin chọn và thực hiện báo cáo thực tập với chủđề: “ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂNPHÒNG, CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢTẠI VĂN PHÒNG UBND QUẬN HẢI CHÂU”

2.5 Nhận xét về công tác tổ chức thực tập của trường, nơi địa phương thực tập, những vấn đề đề xuất:

Về công tác tổ chức thực tập, Học viện đã chuẩn bị chu đáo, cử giảngviên nhiệt tình, trách nhiệm hướng dẫn nên đã tạo thuận lợi cho sinh viênthực tập Cơ quan tiếp nhận thực tập – Văn phòng UBND quận Hải Châu –cũng đã tận tình hướng dẫn, tạo điều kiện cho sinh viên tham gia thực hiệncác công việc của cơ quan để nâng cao kỹ năng thực tế, cung cấp tài liệu đểhoàn thành báo cáo thực tập Quá trình thực tập diễn ra ở cơ quan nghiêmtúc, hiệu quả cao

Thời gian phát hành công văn để sinh viên liên hệ thực tập trước TếtNguyên đán là hợp lý, nên duy trì cho các khóa sau để thuận lợi cho sinhviên thực tập ở địa phương (chiếm đa số)

Thời gian thực tập 02 tháng là hợp lý Để thời gian thực tập diễn ra hiệuquả, Học viện cần tổ chức hướng dẫn cho sinh viên lập đề cương báo cáo

thực tập và lập kế hoạch thực tập (có thể bắt buộc) để sinh viên dễ dàng

trong việc thống nhất với cơ quan các nội dung công việc, lịch trình thực tậpnhư: tìm hiểu, thực hiện kỹ năng thực tế; về nghiên cứu tài liệu thực hiệnbáo cáo thực tập Như vậy quá trình thực tập sẽ thuận lợi và chủ động chosinh viên cũng như cơ quan trong bố trí công việc một cách khoa học, sắpxếp thời gian, cung cấp tài liệu nghiên cứu hợp lý để nâng cao chất lượngbáo cáo thực tập.

Học viện cũng cần đưa ra yêu cầu, tiêu chuẩn báo cáo thực tập để sinhviên dễ dàng định hướng thực hiện, đạt hiệu quả cao

PHẦN II NỘI DUNG ĐỀ TÀI BÁO CÁO

Trong những năm gần đây, Đảng, Nhà nước đã có sự quan tâm lớntrong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác cải cách hành chínhNhà nước nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lí Nhà nước đối với cáclĩnh vực của đời sống xã hội, cải thiện môi trường làm việc hiện đại hóa,nhanh chóng đáp ứng yêu cầu ngày càng phát triển của đất nước đang pháttriển trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Ứng dụng công

nghệ thông tin ngày càng sâu rộng trong công tác văn phòng cũng như tronghoạt động của cơ quan hành chính nhà nước là thực hiện chủ trương củaĐảng và Nhà nước về cải cách nền hành chính theo hướng tinh gọn, hiện đại.

Tuy đã có sự quan tâm đầu tư lớn nhưng việc ứng dụng công nghệthông tin trong công tác văn phòng nói riêng và trong cơ quan nhà nước nóichung vẫn còn tồn tại nhiều bất cập, hạn chế Cần có sự nghiên cứu đầu tưđồng bộ về cơ sở vật chất, kỹ thuật, công nghệ, cùng với đào tạo, bồi dưỡnglực lượng cán bộ có trình độ tương xứng, đáp ứng nhu cầu ứng dụng côngnghệ thông tin trong công tác để nâng cao hiệu quả

Từ những kiến thức về hành chính văn phòng, tin học ứng dụng trongquản lí hành chính, cùng với thực tế qua thực tập tại Văn phòng UBND quậnHải Châu, tôi chọn đề tài báo cáo về ứng dụng công nghệ thông tin trongcông tác văn phòng nhằm đánh giá, phân tích thực trạng và đề xuất giải pháphoàn thiện, nâng cao hiệu quả

Nội dung đề tài báo cáo đề cập các vấn đề sau:

1 Một số vấn đề cơ bản về công tác văn phòng và ứng dụng công nghệthông tin trong công tác văn phòng;

2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòngtại Văn phòng UBND quận Hải Châu;

3 Phân tích thực trạng, đề xuất giải pháp

Phương pháp thực hiện báo cáo: tìm hiểu thực tế tại nơi thực tập, thamkhảo tài liệu, thu thập và phân tích các số liệu nội dung liên quan nhằm làmsáng tỏ thực trạng và đề xuất các kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệuquả

Quá trình thực hiện báo cáo thực tập còn gặp những khó khăn nhấtđịnh như thời gian nghiên cứu chưa nhiều, năng lực thực tập sinh còn nhiềuhạn chế, còn thiếu kinh nghiệm thực tế trong quá trình nghiên cứu Vì vậynội dung chắc chắn sẽ còn nhiều khiếm khuyết nhất định; rất mong nhânđược sự đánh giá, góp ý của quý cơ quan, quý thầy cô để nội dung đượchoàn thiện hơn.

Đề tài là kết quả của các kiến thức lí luận tiếp thu trên ghế nhà trường,quá trình thực tập và tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu liên quan ứng dụng côngnghệ thông tin trong cơ quan hành chính nhà nước Đề tài góp phần đánh giáthực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng nói riêngvà trong hoạt động cơ quan nhà nước nói chung tại Văn phòng UBND quậnHải Châu, tổng kết những thành tựu, hạn chế, kiến nghị, đề xuất một số giảipháp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả trong hoạt động trong thời gian tới

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG

CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1 LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG:

1.1 Văn phòng: Theo nghĩa rộng, văn phòng là bộ máy giúp việc của

cơ quan, thủ trưởng cơ quan Những cơ quan lớn thì có văn phòng, những cơ

quan nhỏ có phòng hành chính Theo nghĩa hẹp, văn phòng là trụ sở của cơ

quan nơi cán bộ, công chức, viên chức làm việc, là địa điểm giao tiếp đốinội, đối ngoại và các hoạt động khác của cơ quan, thủ trưởng cơ quan

Văn phòng là bộ máy (hoặc bộ phận) thực hiện chức năng giúp việc,phục vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan đảm bảo cho công tác lãnh đạo vàquản lí được tập trung thống nhất, hoạt động được thường xuyên, liên tục, cóhiệu quả

1.2 Công tác văn phòng: là các công việc cần thực hiện để hoàn

thành chức năng được nhà nước quy định, nhiệm vụ được giao

Hai chức năng chính của văn phòng là: Tham mưu, tổng hợp, là công

việc nghiên cứu, phát hiện, đề xuất (tầm chính sách, biện pháp) để giúp lãnh

đạo đề ra các quyết định chỉ đạo, điều hành công việc; Bảo đảm các điều kiện vật chất kỹ thuật cho mọi hoạt động của lãnh đạo và cán bộ, công chức

của cơ quan để làm việc thuận lợi, hiệu quả được nâng cao Trong công táccủa văn phòng, hai chức năng trên được đặt ngang nhau, nhưng trong chỉ đạocủa thủ trưởng cơ quan, công tác tham mưu, tổng hợp được thực hiện thường

xuyên hơn, có ý nghĩa quyết định hơn đối với sự chỉ đạo điều hành củaUBND.

Nhiệm vụ của văn phòng thể hiện tập trung vào ba nhóm công việcsau:

Công tác tham mưu, tổng hợp:

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan bao gồm: chương trìnhnăm, quý, tháng; sắp xếp lịch làm việc tuần cho lãnh đạo cơ quan và theo dõithực hiện thật tốt chương trình đó;

- Biên tập các đề án, báo cáo của cơ quan; theo dõi, đôn đốc, tham gia ýkiến về nội dung, thẩm tra thủ tục, quy trình chuẩn bị đề án, báo cáo của cơquan chuyên môn khác được phân công soạn thảo để trình lãnh đạo cơ quanquyết định;

- Bảo đảm thu thập, xử lí thông tin, cung cấp thông tin cho lãnh đạo đượcthường xuyên, kịp thời, chính xác và giúp lãnh đạo thực hiện chế độ thông tinbáo cáo lên cơ quan cấp trên theo quy định;

- Phối hợp với các cơ quan chức năng, phổ biến và triển khai thực hiệncác văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên; tổ chứctruyền đạt nghị quyết, quyết định, chỉ thị của lãnh đạo cơ quan cho cácngành, các cấp trực thuộc và cơ quan thông tin đại chúng;

- Biên tập và quản lí hồ sơ, tài liệu các phiên họp của cơ quan; nghiêncứu đề xuất xử lí các vấn đề thuộc cơ quan, tiếp nhận những đề nghị của cấpdưới để trình lãnh đạo cơ quan xem xét, giải quyết

Công tác hành chính tổ chức:

- Tổ chức quản lí công tác văn thư và lưu trữ hồ sơ của cơ quan theo quyđịnh của Nhà nước;

- Quản lí tổ chức nhân sự, biên chế, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, côngchức, viên chức trong nội bộ cơ quan;

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơquan, tổ chức mình với nhân dân, với các cơ quan, tổ chức khác

- Ứng dụng công nghệ thông tin và các công việc hành chính khác

Công tác quản trị, tài vụ:

- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc cholãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức trong nội bộ cơ quan làm việcthuận lợi và có hiệu quả;

- Quản lí tài sản công, ngân sách của cơ quan theo chế độ tài chính củaNhà nước;

- Thực hiện các dịch vụ: lễ tân, y tế, nhà khách, ô tô, điện thoại, theoyêu cầu công tác

1.3 Vai trò của văn phòng với công cuộc cải cách hành chính nhà nước:

- Đóng góp rất quan trọng đối với xây dựng thể chế hành chính (đặc biệttrong việc xây dựng và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật);

- Là đầu mối chính cung cấp, rà soát, thực hiện các thủ tục hành chínhcho công dân, tổ chức;

- Là đầu mối chính quản lí cơ sở dữ liệu, tài liệu văn thư, lưu trữ và quản

lí chương trình tin học hóa trong quản lí hành chính nhà nước;

- Chủ trì xây dựng, quản lí và tổ chức thực hiện quy chế làm việc,chương trình công tác;

- Là đầu mối chính theo dõi, tổ chức thực hiện cải cách hành chính của

cơ quan, tổ chức;

2 TIN HỌC - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN:

2.1 Thông tin: được sử dụng rộng rãi và có những cách diễn đạt khác

nhau về nội dung thông tin

Từ góc độ quản lí, thông tin thường được hiểu là sự phản ánh của đốitượng có quan hệ đến chủ thể nhận phản ánh Chủ thể phải nhận thức được,phải nâng nhận thức lên để có thêm hiểu biết về đối tượng Từ đó cũng cóđịnh nghĩa thông tin là tri thức Thông tin càng nhiều và càng tăng thì sự hiểubiết cũng càng tăng Ngày nay, công nghệ thông tin đã phát triển đến mức độcao, việc tổ chức và xử lí thông tin được tiến hành nhanh hơn, chính xác hơn,

do đó con người ngày càng nhận được nhiều thông tin hơn

2.2 Thông tin trong quản lí hành chính nhà nước:

Thông tin có vai trò vô cùng quan trọng và to lớn trong việc đảm bảosự thống nhất hoạt động của các cơ quan, đơn vị Thông tin trong hoạt độngquản lí thực chất là quá trình trao đổi thông tin giữa chủ thể quản lí với cácđối tượng quản lí Khi đó chủ thể quản lí nhận các thông tin báo cáo phảnánh tình hình hoạt động của các đối tượng bị quản lí Ngược lại các đối tượng

bị quản lí được nhận các tài liệu, thông tin của các chủ thể quản lí trong đóchứa đựng những nội dung là các quyết định quản lí

Thông tin quản lí hành chính nhà nước thường được hiểu là thông tin docác cơ quan hành chính nhà nước phát ra Thật ra nó cũng bao gồm thông tin

được tổ chức thu thập, xử lí nhằm phục vụ quản lí nhà nước Vì vậy có thểđưa ra khái niệm về thông tin trong quản lí hành chính nhà nước như sau:

Thông tin trong hoạt động quản lí hành chính nhà nước là một tập hợpnhất định các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt độngquản lí và trong môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lí đó,về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lí và môi trường xung quanh,nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức, các yếu tố vật chất, nguồn lực, khônggian và thời gian đối với các đối tượng quản lí

2.3 Tin học hóa: Giải pháp nhằm đạt tới mục tiêu "tối ưu hoá" thông

qua việc tiến hành đồng thời "công nghiệp hoá" và "hiện đại hoá" từ phươngpháp, thủ tục cho đến việc trang bị, sử dụng và khai thác mọi nguồn lực cókhả năng làm gia tăng không ngừng giá trị vật chất và tinh thần trong kết quả

ở mọi hoạt động của con người - dựa trên nền tảng khoa học là Tin học

2.4 Công nghệ thông tin: là ngành sử dụng máy tính và phần mềm

máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lí, truyền và thu thập thông tin.Thành tựu của công nghệ trong việc liên kết máy tính điện tử và thôngtin viễn thông đã làm cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức thay đổi Côngnghệ thông tin đã có tác động mạnh đến chiến lược hoạt động, cơ cấu cũngnhư hoạt động quản lí của một cơ quan, tổ chức

2.5 Hệ thống thông tin quản lí:

Hệ thống thông tin quản lí được hiểu như là một hệ thống dùng để tiếnhành quản lí cùng với những thông tin cần thiết được cung cấp thường xuyênđể hỗ trợ cho việc hoạch định, kiểm soát và ra quyết định của các cấp quảnlí

Hệ thống thông tin quản lí có thể hiểu như là một tập hợp của nhiều hệthống thông tin con trong tổ chức như:

- Các hệ thống thông tin văn phòng: bao gồm thư điện tử, bộ phận xử lídữ liệu, mạng máy tính…Các hệ thống cung cấp những dịch vụ hỗ trợ chonhững công việc văn phòng hằng ngày như thảo các văn bản, phục vụ hộinghị, viễn thông, tính toán và xử lí đơn đặt hàng…

- Hệ thống xử lí dữ liệu: bao gồm hệ thống xử lí dữ liệu kế toán, lươngbổng, kiểm soát sản xuất, tồn kho, ghi chép, xử lí và lập báo cáo tình hìnhkinh doanh hàng ngày trong doanh nghiệp

- Hệ thống hỗ trợ ra quyết định: bao gồm các báo biểu, kỹ thuật dựbáo, các mô hình ra quyết định, các chương trình tuyến tính, phân tích thốngkê….người sử dụng có thể liên kết các hệ thống nầy với nhau để triển khaicác hoạt động, tuy nhiên chúng không thể thay thế óc suy xét của con người

Các hệ thống này hỗ trợ các hoạt động xây dựng kế hoạch và ra quyếtđịnh Người sử dụng có thể liên kết các hệ thống này với nhau để triển khaicác hoạt động

Trong thời đại ngày nay, xây dựng hệ thống thông tin quản lí được xemnhư đồng nghĩa với việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của

cơ quan nhà nước nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong các hoạt độngnội bộ của cơ quan nhà nước và giữa cơ quan nhà nước, trong giao dịch của

cơ quan nhà nước với tổ chức và cá nhân; hỗ trợ đẩy mạnh cải cách hànhchính và đảm bảo công khai, minh bạch

Tuy nhiên, về mặt bản chất, hệ thống thông tin quản lí vẫn chỉ là mộthệ thống các công cụ hỗ trợ, chúng không thể thay thế óc suy xét của người

ra quyết định

2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng: là việc

sử dụng công nghệ thông tin mà trung tâm là máy tính điện tử và các giảipháp, sản phẩm phần mềm trong thực hiện công tác văn phòng một cách phùhợp, tối ưu nhất nhằm nâng cao hiệu quả công việc, hoàn thành tốt nhất cácnhiệm vụ được giao của văn phòng

3 SỰ CẦN THIẾT ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC:

Trong công tác văn phòng có nhiều loại công việc, các công việc đó cầnphải được giải quyết nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đảm bảo chức năngtham mưu giúp việc một cách hiệu quả nhất Do đó, việc ứng dụng côngnghệ thông tin (hay còn gọi là ứng dụng công nghệ tin học) vào công tác vănphòng là một đòi hỏi cấp thiết của công cuộc cải cách hành chính hiện nay

Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 23 tháng 3năm 2006 về việc “Giảm văn bản giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơquan hành chính nhà nước” đã nhận định: “Trong những năm qua, cùng với

quá trình đẩy mạnh cải cách hành chính, nhất là việc ứng dụng công nghệ

thông tin vào quản lí, công tác văn thư và quản lí văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành đã từng bước được cải tiến, có nhiều tiến bộ, có thêm nhiều công cụ và hình thức để chỉ đạo và điều hành, trao đổi thông tin với chất lượng, hiệu

quả ngày càng được nâng cao Tuy nhiên, một trong những yếu kèm, bất cập

phổ biến hiện nay của bộ máy hành chính nhà nước là tình trạng lạm dụngquá nhiều văn bản, giấy tờ hành chính trong quan hệ giải quyết công việccủa các cơ quan hành chính nhà nước: in ấn, sao chụp và gửi văn bản, tài liệutùy tiện, lãng phí gây nhiều khó khăn, phức tạp, phiền hà về thủ tục hànhchính, tác động tiêu cực đến hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hànhvà giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nước

Tình trạng trên có nguyên nhân chủ yếu là do bệnh quan liêu hìnhthức, sính văn bản, giấy tờ còn nặêng trong thói quen, cách làm việc của bộ

máy hành chính còn rườm rà; chậm ứng dụng và sử dụng có hiệu quả công

nghệ thông tin vào công tác quản lí; chậm sửa đổi, bổ sung những quy định

của pháp luật về công tác văn thư, về quản lí văn bản, giấy tờ hành chínhtrong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước”

Thủ tướng Chính phủ đã chỉ thị một số nội dung cần thực hiện: “Ứng

dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin để giảm văn bản, giấy tờ hành chính:

Thủ trưởng các cơ quan hành chính ở các cấp, các ngành có trách nhiệm chỉđạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ, nhất là công nghệthông tin vào xử lí công việc, từng bước thay thế cho việc dùng văn bản, giấytờ hành chính trong truyền đạt thông tin, giải quyết công việc có liên quan

Những cơ quan đã có mạng tin học nội bộ (mạng LAN) thì nhanhchóng thực hiện việc gửi, trao đổi và xử lí văn bản, giấy tờ hành chính trong

cơ quan và với các cơ quan, tổ chức khác thông qua mạng tin học, tiến tới chủyếu thực hiện qua mạng tin học Những cơ quan chưa xây dựng được mạngtin học nội bộ cần khẩn trương xây dựng để nhanh chóng thực hiện được việc

Phát huy vai trò mạng tin học diện rộng của Chính phủ trong công tácthông tin, gửi nhận và xử lí văn bản giữa các cơ quan hành chính nhà nước;ban hành Quy chế quản lí, sử dụng mạng tin học diện rộng của Chính phủ,quy định cụ thể việc các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủyban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gửi các thông tin báocáo Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thông qua mạng tin học diện rộng củaChính phủ, không gửi văn bản qua bưu điện hoặc bằng fax như hiện nay.

Các bộ, ngành, chính quyền địa phương xây dựng và ban hành Quy chếsử dụng mạng tin học nội bộ theo hướng dẫn thống nhất của cơ quan có thẩmquyền; tập huấn cho cán bộ, công chức kiến thức, kỹ năng sử dụng công cụtin học trong khi thực thi công vụ

“Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hành chính ở các cấp, các ngành có tráchnhiệm sử dụng mạng tin học nội bộ để cập nhật đầy đủ các văn bản quyphạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cấp trên phục vụ cho việc tra cứu củacán bộ, công chức thừa hành công vụ, nhằm hạn chế dần và đi đến chấm dứttình trạng các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhândân các cấp sao chụp văn bản nhận được từ các cơ quan cấp trên để gửi cho

cơ quan, tổ chức trực thuộc”

Như vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòngcũng như trong các hoạt động của cơ quan nhà nước là nhằm mục tiêu nhanhchóng, chính xác, hiệu quả và tiết kiệm Ứng dụng công nghệ thông tin vàocông tác văn phòng, trong các hoạt động của cơ quan nhà nước là sự cần thiếttất yếu trong cải cách hành chính, thực hiện nền hành chính công khai, minhbạch hướng tới điều hành bằng chính phủ điện tử

4 CÁC NGUYÊN TẮC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN XỬ LÍ CÔNG TÁC, GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG:

Điều 24 Luật Công nghệ thông tin quy định nguyên tắc ứng dụng côngnghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động của cơ quan nhà nước:

1 Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan Nhà nước phảiđược ưu tiên, bảo đảm tính công khai, minh bạch nhằm nâng cao hiệu lực,hiệu quả hoạt động của cơ quan Nhà nước; tạo điều kiện để nhân dân thựchiện tốt quyền và nghĩa vụ công dân

2 Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan Nhà nước phảithúc đẩy chương trình đổi mới hoạt động của cơ quan Nhà nước và chươngtrình cải cách hành chính

3 Việc cung cấp thông tin phải bảo đảm chính xác và phù hợp với mụcđích sử dụng

4 Quy trình, thủ tục hoạt động phải công khai, minh bạch

5 Sử dụng thống nhất tiêu chuẩn, bảo đảm tính tương thích về côngnghệ trong toàn bộ hệ thống thông tin của các cơ quan Nhà nước

6 Bảo đảm an ninh, an toàn, tiết kiệm và có hiệu quả

7 Người đứng đầu cơ quan Nhà nước phải chịu trách nhiệm về việcứng dụng công nghệ thông tin thuộc thẩm quyền quản lí của mình

Văn phòng là trung tâm của cơ quan, hoạt động công tác văn phòngtrong cơ quan nhà nước là hoạt động thường xuyên và phổ biến của cơ quanNhà nước, do vậy trong các nguyên tắc ứng dụng CNTT trong hoạt động của

cơ quan nhà nước trên bao hàm nội dung nguyên tắc trong ứng dụng CNTTxử lí công tác, giải quyết công việc văn phòng.

5 NỘI DUNG QUẢN LÍ NHÀ NƯỚC VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, HOẠT ĐỘNG CỦA

CƠ QUAN NHÀ NƯỚC:

Điều 25 Luật Công nghệ thông tin quy định các nội dung ứng dụng côngnghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước:

1 Xây dựng, tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chínhsách ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin (CNTT)

2 Xây dựng, ban hành, tuyên truyền, phổ biến, tổ chức thực hiện vănbản quy phạm pháp luật, tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật trong lĩnhvực CNTT

3 Quản lí an toàn, an ninh thông tin trong hoạt động ứng dụng CNTT

4 Tổ chức quản lí và sử dụng tài nguyên thông tin, cơ sở dữ liệu quốcgia

5 Quản lí và tạo điều kiện thúc đẩy công tác hợp tác quốc tế về CNTT

6 Quản lí, đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực CNTT

7 Xây dựng cơ chế, chính sách và các quy định liên quan đến sản phẩm,dịch vụ công ích trong lĩnh vực công nghệ thông tin

8 Xây dựng cơ chế, chính sách và các quy định về việc huy động nguồnlực CNTT phục vụ quốc phòng, an ninh và các trường hợp khẩn cấp

9 Quản lí thống kê về công nghệ thông tin