Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng

Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng.

LỜI NÓI ĐẦU

Văn phòng có vai trò, nhiệm vụ quan trọng trong hỗ trợ cho cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của mình Văn phòng thực hiện hai chức năng cơ bản là tham mưu tổng hợp và đáp ứng hậu cần cho cơ quan, tổ chức Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, các cơ quan, tổ chức cần có văn phòng mạnh, công tác văn phòng phải đủ khả năng đáp ứng giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác, hiệu quả

Đầu tư cho văn phòng nói chung và công tác văn phòng nói riêng là đẩy nhanh sự thông suốt trong hoạt động quản lí Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng cũng như trong hoạt động cơ quan nhà nước là yêu cầu cấp thiết hiện nay Trong những năm qua, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng cũng như hoạt động của cơ quan nhà nước còn nhiều bất cập và hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ đầu tư chưa phù hợp, trình độ một số cán bộ công chức làm công tác văn phòng chưa tương xứng với các yêu cầu thực tiễn Do vậy trong thời gian tới cần có những bước đi, giải pháp chuyển đổi phù hợp để nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng, đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng và nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lí, và đẩy nhanh tiến trình cải cách nền hành chính nhà nước theo hướng hiện đại

Với yêu cầu của đợt thực tập: tìm hiểu cơ cấu tổ chức, hoạt động của bộ máy hành chính Nhà nước, nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, công chức trong cơ quan hành chính; vận dụng các kiến thức đã học vào thực tế, bước

đầu rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ quản lí hành chính Nhà nước trong thời gian hai tháng (15/3 - 15/5/2009); lựa chọn, tìm hiểu về một nội dung để thực hiện báo cáo thực tập cuối khóa là ứng dụng tin học và tin học hóa công tác Văn phòng nhằm đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công việc, thực hiện cải cách hành chính Nhà nước hướng đến mục tiêu Chính phủ điện tử Do thời gian thực tập có hạn, đồng thời theo yêu cầu của báo cáo thực tập, nội dung chính sẽ đề cập đến các vấn đề sau đây:

1 TÌNH HÌNH THỰC TẬP TẠI VĂN PHÒNG UBND QUẬN HẢI CHÂU:

1 1 Giới thiệu chung về nơi thực tập 1.2 Khái quát về quá trình thực tập

2 NỘI DUNG ĐỀ TÀI BÁO CÁO:

2.1 Một số vấn đề cơ bản về công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

2.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn phòng UBND quận Hải Châu

2.3 Nhận xét, kiến nghị giải pháp

Do còn hạn chế về kinh nghiệm nên báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót Rất mong nhận được ý kiến đóng góp quý báu của quý thầy cô, các cô chú, anh chị trong cơ quan thực tập

PHẦN I

TÌNH HÌNH THỰC TẬP TẠI VĂN PHÒNG UBND QUẬN HẢI CHÂU

1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NƠI THỰC TẬP: 1.1 Tổng quan về quận Hải Châu:

Quận Hải Châu nằm ở 10802’ kinh độ Đông, 16003’ vĩ độ Bắc, có diện tích tự nhiên 21,1363 km2 chiếm 1,7% diện tích của thành phố; Bắc giáp Vịnh Đà Nẵng, Tây giáp quận Thanh Khê và quận Cẩm Lệ, Đông giáp quận Sơn Trà và quận Ngũ Hành Sơn, Nam giáp quận Cẩm Lệ Có vị trí trung tâm thành phố Đà Nẵng nằm sát trên trục giao thông Bắc – Nam, nhà ga, cảng biển; có sân bay quốc tế; có quốc lộ 14B đi ngang qua; có các cảng sông tạo ra ưu thế về địa lí kinh tế so với các quận, huyện khác

Các trung tâm hành chính, văn hóa, thương mại, dịch vụ, du lịch của thành phố Đà Nẵng đều nằm trên địa bàn quận Hải Châu rất thuận lợi trong việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế xã hội của quận

Cũng như thành phố Đà Nẵng, quận Hải Châu nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, nhiệt độ cao và biên độ dao động không lớn Nhiệt độ trung bình khoảng 26,3oC (cao nhất là 30,2oC và thấp nhất là 21,6oC); thỉnh thoảng có các đợt rét mùa đông ngắn Mùa mưa trùng với mùa bão thường gây ngập úng nhiều nơi nhưng không kéo dài Các sông trên địa bàn chịu ảnh hưởng của thuỷ triều theo chế độ bán nhật triều; mùa hè toàn bộ sông Hàn và sông Cẩm Lệ trên địa bàn quận bị nhiễm mặn

Nguồn nước cung cấp cho quận Hải Châu chủ yếu lấy từ sông Cẩm Lệ,

sông Yên, Vĩnh Điện, nhìn chung đáp ứng được nhu cầu phát triển kinh tế và sinh hoạt của người dân (trừ các tháng 5 và tháng 6 là các thàng cao điểm của mùa khô và bị ảnh hưởng của thủy triều) Nguồn nước ngầm hạn chế và phần lớn bị nhiễm bẩn

Với diện tích 2.113,63 ha quận Hải Châu có các loại đất khác nhau: cồn cát sông và đất cát ven biển, đất nhiễm mặn, đất phèn, đất xám bạc màu,

Với tốc độ đô thị hoá nhanh từ năm 2004 nên quận Hải Châu không còn đất nông nghiệp tập trung

Việc quy hoạch phát triển quận thành một trung tâm hành chính – chính trị - văn hóa - thương mại dịch vụ của thành phố Đà Nẵng hiện đại gặp nhiều khó khăn do mật độ dân cư đông đúc và việc xây dựng không theo quy hoạch trước đây

Quận Hải Châu có bờ biển ngắn trên Vịnh Đà Nẵng Trên địa bàn quận hiện chỉ có các cảng sông nằm ở khu vực Bắc sông Hàn tiếp nhận được tàu 5.000 tấn và cảng cá chuyên dùng nằm ngay cửa sông giáp Vịnh Đà Nẵng, thuận lợi cho việc khai thác tài nguyên hải sản phong phú của Biển Đông

Trên địa bàn quận Hải Châu có các di tích thời mới hình thành vùng đất Quảng (Đình làng Hải Châu, Đình Đại Nam, ), các di tích lịch sử cách mạng chống thực dân xâm lược (Nghĩa trũng Phước Ninh, Thành Điện Hải, các bia di tích, ), Bảo tàng điêu khắc Chàm, Bảo tàng Quân khu 5, Bảo tàng thành phố

Quận có vị trí cách 3 di sản văn hóa thế giới (Thánh địa Mỹ Sơn, Đô thị cổ Hội An, Cố đô Huế ) với bán kính dưới 100 km, đây là điều kiện thuận lợi để thu hút du khách trong và ngoài nước

Quận Hải Châu là nơi tập trung tương đối nhiều di tích văn hóa của các dân tộc, các tôn giáo do nhiều thế hệ để lại (Bảo tàng Chăm, nhà thờ Chí sĩ Phan Chu Trinh, nhà thờ Chư Phái Tộc, ) các luồng văn hóa đặc trưng có sức thu hút lkhách du lịch đến thăm quan

Truyền thống cần cù, hiếu học, tinh thần dũng cảm trong đấu tranh chống thực dân xâm lược, tinh thần chịu khó và sáng tạo trong xây dựng của người dân đất Quảng, của nhân dân thành phố là tài nguyên vô cùng quý giá, là nội lực quan trọng để thúc đẩy phát triển kinh tế, văn hoá-xã hội của quận, của thành phố

Dân số quận Hải Châu tính đến thời điểm điều tra ngày 01.4.1999 là 187.282 người Dân số trung bình năm 2006 của quận Hải Châu là 194.072 người (tăng so với năm 1999 là 6.790 người), mật độ dân số trung bình là 9.182 người/km2 có đặc điểm phân bố không đều, tập trung ở các phường trung tâm quận, mật độ dân số cao nhất là ở phường Nam Dương (46.055 người/km2) và thấp nhất là phường Hòa Cường Nam (5.764 người/km2) Dân số của quận là dân số tương đối trẻ, số người làm nông nghiệp không đáng kể

Theo kết quả tổng điều tra dân số ngày 01.4.1999, dân số trong độ tuổi lao động của quận là 109.375 người chiếm 58,4% dân số, chủ yếu là lao động trẻ dưới 50 tuổi chiếm gần 87% Đến cuối năm 2006, dân số trong độ tuổi lao động là 122.562 người, chiếm 63,15% dân số; lực lượng lao động là 92.040

người chiếm 75,09% nguồn lao động, trong đó lao động đang làm việc ổn định trong các ngành kinh tế quốc dân là 88.632 người, số người thất nghiệp là 3.408 người chiếm 3,7% lực lượng lao động, phần lớn rơi vào độ tuổi thanh niên

Lực lượng lao động xã hội có trình độ văn hóa tương đối cao (trình độ tốt nghiệp trung học cơ sở chiếm: 23,27% và tốt nghiệp trung học phổ thông chiếm 62,32% lực lượng lao động); lao động có trình độ chuyên môn kỹ thuật là 56.300 người chiếm 61,17% lực lượng lao động, trong đó lao động có trình độ cao đẳng, đại học và trên đại học là 25.740 người, trình độ trung cấp là 11.640 người, công nhân kỹ thuật là 18.920 người, Chất lượng lao động đang làm việc có trình độ chuyên môn kỹ thuật tuy có cao hơn các quận, huyện khác trong thành phố nhưng cơ cấu, trình độ chưa phù hợp, chưa đáp ứng được yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội

Lao động nông nghiệp - thủy sản chiếm 1,83%, lao động công nghiệp - xây dựng chiếm 47,72% và lao động thương mại - dịch vụ chiếm 50,44% tổng số lao động đang làm việc trong nền kinh tế quốc dân

Thu nhập bình quân đầu người nhân dân quận Hải Châu liên tục tăng qua các năm, từ 7,369 triệu đồng/người/năm (năm 1997) lên 11,055 triệu đồng/người/năm (năm 2000) tăng gấp 1,5 lần, năm 2005 là 26,42 triệu đồng/người/năm tăng gấp 2,38 lần và năm 2006 đạt 31,313 triệu đồng tăng gấp 1,18 lần Tốc độ tăng trưởng bình quân thu nhập đầu người (theo giá thực tế) quận Hải Châu giai đoạn 1997 - 2006 là 17,39%/năm

Năm VNĐ (Ngàn đồng) USD

Bảng tổng hợp thu nhập bình quân đầu người từ năm 1997 đến 2006

1.2 Vị trí, chức năng, quy chế làm việc và các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận Hải Châu:

Ủy ban nhân dân quận Hải Châu do Hội đồng nhân dân quận Hải Châu bầu ra, là cơ quan quản lí hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân quận và cơ quan Nhà nước cấp trên về việc

ban nhân dân thành phố Đà Nẵng giao

Ủy ban nhân dân quận hoạt động theo Hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân quận nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp kinh tế, xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Ủy ban nhân dân quận Hải Châu thực hiện chức năng quản lí Nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lí thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương đến cơ sở

Tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận Hải Châu:

1 Theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ:

- Văn phòng UBND quận Hải Châu; - Phòng Nội vụ;

- Phòng Tư pháp;

- Phòng Tài chính - kế hoạch;

- Phòng Tài nguyên và Môi trường;

- Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội; - Phòng Văn hóa và Thông tin;

- Phòng Giáo dục và Đào tạo; - Phòng Y tế;

- Thanh tra quận; - Phòng Kinh tế;

- Phòng Quản lí đô thị

2 Các cơ quan theo đặc thù của quận:

- Ban quản lí công trình, xây dựng cơ bản quận; - Đội kiểm tra quy tắc đô thị quận;

- Trung tâm dân số và kế hoạch hóa gia đình 3 Các cơ quan do ngành dọc quản lí:

- Tham mưu, tổng hợp cho UBND về hoạt động quản lí hành chính nhà nước của UBND quận;

- Tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của UBND; - Đôn đốc các đơn vị thực hiện công việc được giao;

- Cung cấp thông tin phục vụ quản lí và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương;

- Đảm bảo cơ sở vật chất, kĩ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND Về cơ cấu tổ chức:

Ban lãnh đạo gồm có 01 Chánh văn phòng và 02 Phó văn phòng Trong đó:

- Chánh văn phòng phụ trách chung, trực tiếp điều hành công tác tổng hợp (trừ lĩnh vực văn xã và vi tính)

- 01 Phó văn phòng phụ trách quản trị hậu cần, văn thư; - 01 Phó văn phòng phụ trách văn xã, vi tính, tổ một cửa Các bộ phận trực thuộc:

- Tổng hợp; - Vi tính; - Văn thư; - Tổ một cửa; - Tài vụ; - Bảo vệ

2 KHÁI QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP: 2.1 Thời gian thực tập:

Thực hiện theo kế hoạch thực tập của Học viện, thời gian thực tập là 02 tháng (từ 15/3/2009 đến 15/5/2009)

2.2 Địa điểm thực tập:

Được sự giới thiệu của Học viện Hành chính, tôi đã liên hệ thực tập tại Văn phòng UBND quận Hải Châu như quy định của Học viện Theo dự kiến nội dung báo cáo, tôi đã được cơ quan hướng dẫn và phân công thực tập tại bộ phận Tổng hợp thuộc Văn phòng UBND quận Hải Châu

2.3 Nội dung thực tập:

- Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, hoạt động của bộ máy hành chính Nhà nước;

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cũng như nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, công chức tại cơ quan hành chính Nhà nước;

- Vận dụng các kiến thức đã học và thực tế, bước đầu rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ quản lí hành chính Nhà nước;

- Học hỏi các kỹ năng thực tế để bổ sung và nâng cao kiến thức đã học dưới sự giúp đỡ của cán bộ, công chức đang làm việc tại cơ quan hành chính Nhà nước;

- Lựa chọn, tìm hiểu kỹ về một nội dung để thực hiện báo cáo thực tập cuối khóa

2.4 Quá trình thực tập:

Dựa trên đề cương báo cáo thực tập, Văn phòng UBND quận đã giới thiệu, hướng dẫn thực tập tại Phòng Tổng hợp thuộc Văn phòng UBND quận

theo lịch trình như sau:

Trong thời gian thực tập, đã tiếp thu được nhiều kiến thực thực tế, qua đó cũng phát hiện và củng cố được nhiều vấn đề mà môi trường lí thuyết chưa trang bị được

Quá trình thực tập cũng là khoảng thời gian giúp cho tôi làm quen với môi trường làm việc của cơ quan hành chính nhà nước, làm quen với công việc Qua đó, tôi đã học hỏi và đúc kết nhiều kinh nghiệm cho bản thân về các kỹ năng thực tế xử lí, giải quyết các vấn đề cơ bản trong công tác văn phòng, rèn luyện về tác phong làm việc, ý thức kỷ luật của người cán bộ, công chức

Được sự quan tâm của thầy cô hướng dẫn, cơ quan thực tập cùng với những kiến thức tìm hiểu thực tế tại Văn phòng UBND quận Hải Châu, các kiến thức cập nhật mới nhất về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan nhà nước, tôi xin chọn và thực hiện báo cáo thực tập với chủ đề: “ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ TẠI VĂN PHÒNG UBND QUẬN HẢI CHÂU”

2.5 Nhận xét về công tác tổ chức thực tập của trường, nơi địa phương thực tập, những vấn đề đề xuất:

Về công tác tổ chức thực tập, Học viện đã chuẩn bị chu đáo, cử giảng viên nhiệt tình, trách nhiệm hướng dẫn nên đã tạo thuận lợi cho sinh viên thực tập Cơ quan tiếp nhận thực tập – Văn phòng UBND quận Hải Châu – cũng đã tận tình hướng dẫn, tạo điều kiện cho sinh viên tham gia thực hiện các công việc của cơ quan để nâng cao kỹ năng thực tế, cung cấp tài liệu để hoàn thành báo cáo thực tập Quá trình thực tập diễn ra ở cơ quan nghiêm

túc, hiệu quả cao

Thời gian phát hành công văn để sinh viên liên hệ thực tập trước Tết Nguyên đán là hợp lý, nên duy trì cho các khóa sau để thuận lợi cho sinh viên thực tập ở địa phương (chiếm đa số)

Thời gian thực tập 02 tháng là hợp lý Để thời gian thực tập diễn ra hiệu quả, Học viện cần tổ chức hướng dẫn cho sinh viên lập đề cương báo cáo

thực tập và lập kế hoạch thực tập (có thể bắt buộc) để sinh viên dễ dàng

trong việc thống nhất với cơ quan các nội dung công việc, lịch trình thực tập như: tìm hiểu, thực hiện kỹ năng thực tế; về nghiên cứu tài liệu thực hiện báo cáo thực tập Như vậy quá trình thực tập sẽ thuận lợi và chủ động cho sinh viên cũng như cơ quan trong bố trí công việc một cách khoa học, sắp xếp thời gian, cung cấp tài liệu nghiên cứu hợp lý để nâng cao chất lượng báo cáo thực tập

Học viện cũng cần đưa ra yêu cầu, tiêu chuẩn báo cáo thực tập để sinh viên dễ dàng định hướng thực hiện, đạt hiệu quả cao

Công việc quản lí nói chung và quản lí hành chính nhà nước nói riêng ngày càng phức tạp Để quản lí có hiệu quả các công việc, giải quyết tốt các nhiệm vụ đặt ra trong tình hình mới đòi hỏi cần có công cụ hỗ trợ hiệu quả Không thể không thừa nhận những thành tựu của tin học và công nghệ thông tin đã hỗ trợ con người trong xử lí, giải quyết các công việc Tin học, công nghệ thông tin đã trở thành công cụ đắc lực cho con người Trong công tác văn phòng, tin học, công nghệ thông tin đã cải thiện rõ rệt hiệu quả công việc, thể hiện trong việc nhanh chóng truyền nhận thông tin một cách đầy đủ, chính xác, xử lí và giải quyết một cách có khoa học, thống nhất

Trong những năm gần đây, Đảng, Nhà nước đã có sự quan tâm lớn trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác cải cách hành chính Nhà nước nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lí Nhà nước đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội, cải thiện môi trường làm việc hiện đại hóa, nhanh chóng đáp ứng yêu cầu ngày càng phát triển của đất nước đang phát triển trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Ứng dụng công

nghệ thông tin ngày càng sâu rộng trong công tác văn phòng cũng như trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước là thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước về cải cách nền hành chính theo hướng tinh gọn, hiện đại

Tuy đã có sự quan tâm đầu tư lớn nhưng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng nói riêng và trong cơ quan nhà nước nói chung vẫn còn tồn tại nhiều bất cập, hạn chế Cần có sự nghiên cứu đầu tư đồng bộ về cơ sở vật chất, kỹ thuật, công nghệ, cùng với đào tạo, bồi dưỡng lực lượng cán bộ có trình độ tương xứng, đáp ứng nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác để nâng cao hiệu quả

Từ những kiến thức về hành chính văn phòng, tin học ứng dụng trong quản lí hành chính, cùng với thực tế qua thực tập tại Văn phòng UBND quận Hải Châu, tôi chọn đề tài báo cáo về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng nhằm đánh giá, phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện, nâng cao hiệu quả

Nội dung đề tài báo cáo đề cập các vấn đề sau:

1 Một số vấn đề cơ bản về công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng;

2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng UBND quận Hải Châu;

3 Phân tích thực trạng, đề xuất giải pháp

Phương pháp thực hiện báo cáo: tìm hiểu thực tế tại nơi thực tập, tham khảo tài liệu, thu thập và phân tích các số liệu nội dung liên quan nhằm làm sáng tỏ thực trạng và đề xuất các kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu

quả

Quá trình thực hiện báo cáo thực tập còn gặp những khó khăn nhất định như thời gian nghiên cứu chưa nhiều, năng lực thực tập sinh còn nhiều hạn chế, còn thiếu kinh nghiệm thực tế trong quá trình nghiên cứu Vì vậy nội dung chắc chắn sẽ còn nhiều khiếm khuyết nhất định; rất mong nhân được sự đánh giá, góp ý của quý cơ quan, quý thầy cô để nội dung được hoàn thiện hơn

Đề tài là kết quả của các kiến thức lí luận tiếp thu trên ghế nhà trường, quá trình thực tập và tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu liên quan ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan hành chính nhà nước Đề tài góp phần đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng nói riêng và trong hoạt động cơ quan nhà nước nói chung tại Văn phòng UBND quận Hải Châu, tổng kết những thành tựu, hạn chế, kiến nghị, đề xuất một số giải pháp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả trong hoạt động trong thời gian tới

CHƯƠNG 1

MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG

CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1 LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG:

1.1 Văn phòng: Theo nghĩa rộng, văn phòng là bộ máy giúp việc của

cơ quan, thủ trưởng cơ quan Những cơ quan lớn thì có văn phòng, những cơ

quan nhỏ có phòng hành chính Theo nghĩa hẹp, văn phòng là trụ sở của cơ

quan nơi cán bộ, công chức, viên chức làm việc, là địa điểm giao tiếp đối nội,

đối ngoại và các hoạt động khác của cơ quan, thủ trưởng cơ quan

Văn phòng là bộ máy (hoặc bộ phận) thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lí được tập trung thống nhất, hoạt động được thường xuyên, liên tục, có

hiệu quả

1.2 Công tác văn phòng: là các công việc cần thực hiện để hoàn thành chức năng được nhà nước quy định, nhiệm vụ được giao

Hai chức năng chính của văn phòng là: Tham mưu, tổng hợp, là công

việc nghiên cứu, phát hiện, đề xuất (tầm chính sách, biện pháp) để giúp lãnh

đạo đề ra các quyết định chỉ đạo, điều hành công việc; Bảo đảm các điều

kiện vật chất kỹ thuật cho mọi hoạt động của lãnh đạo và cán bộ, công chức

của cơ quan để làm việc thuận lợi, hiệu quả được nâng cao Trong công tác của văn phòng, hai chức năng trên được đặt ngang nhau, nhưng trong chỉ đạo

của thủ trưởng cơ quan, công tác tham mưu, tổng hợp được thực hiện thường xuyên hơn, có ý nghĩa quyết định hơn đối với sự chỉ đạo điều hành của UBND

Nhiệm vụ của văn phòng thể hiện tập trung vào ba nhóm công việc sau:

Công tác tham mưu, tổng hợp:

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan bao gồm: chương trình năm, quý, tháng; sắp xếp lịch làm việc tuần cho lãnh đạo cơ quan và theo dõi thực hiện thật tốt chương trình đó;

- Biên tập các đề án, báo cáo của cơ quan; theo dõi, đôn đốc, tham gia ý kiến về nội dung, thẩm tra thủ tục, quy trình chuẩn bị đề án, báo cáo của cơ quan chuyên môn khác được phân công soạn thảo để trình lãnh đạo cơ quan quyết định;

- Bảo đảm thu thập, xử lí thông tin, cung cấp thông tin cho lãnh đạo được thường xuyên, kịp thời, chính xác và giúp lãnh đạo thực hiện chế độ thông tin báo cáo lên cơ quan cấp trên theo quy định;

- Phối hợp với các cơ quan chức năng, phổ biến và triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên; tổ chức truyền đạt nghị quyết, quyết định, chỉ thị của lãnh đạo cơ quan cho các ngành, các cấp trực thuộc và cơ quan thông tin đại chúng;

- Biên tập và quản lí hồ sơ, tài liệu các phiên họp của cơ quan; nghiên cứu đề xuất xử lí các vấn đề thuộc cơ quan, tiếp nhận những đề nghị của cấp dưới để trình lãnh đạo cơ quan xem xét, giải quyết

Công tác hành chính tổ chức:

- Tổ chức quản lí công tác văn thư và lưu trữ hồ sơ của cơ quan theo quy định của Nhà nước;

- Quản lí tổ chức nhân sự, biên chế, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức trong nội bộ cơ quan;

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với nhân dân, với các cơ quan, tổ chức khác

- Ứng dụng công nghệ thông tin và các công việc hành chính khác

Công tác quản trị, tài vụ:

- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc cho lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức trong nội bộ cơ quan làm việc thuận lợi và có hiệu quả;

- Quản lí tài sản công, ngân sách của cơ quan theo chế độ tài chính của Nhà nước;

- Thực hiện các dịch vụ: lễ tân, y tế, nhà khách, ô tô, điện thoại, theo yêu cầu công tác

1.3 Vai trò của văn phòng với công cuộc cải cách hành chính nhà nước:

- Đóng góp rất quan trọng đối với xây dựng thể chế hành chính (đặc biệt trong việc xây dựng và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật);

- Là đầu mối chính cung cấp, rà soát, thực hiện các thủ tục hành chính cho công dân, tổ chức;

- Là đầu mối chính quản lí cơ sở dữ liệu, tài liệu văn thư, lưu trữ và quản lí chương trình tin học hóa trong quản lí hành chính nhà nước;

- Chủ trì xây dựng, quản lí và tổ chức thực hiện quy chế làm việc, chương trình công tác;

- Là đầu mối chính theo dõi, tổ chức thực hiện cải cách hành chính của cơ quan, tổ chức;

2 TIN HỌC - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN:

2.1 Thông tin: được sử dụng rộng rãi và có những cách diễn đạt khác nhau về nội dung thông tin

Từ góc độ quản lí, thông tin thường được hiểu là sự phản ánh của đối tượng có quan hệ đến chủ thể nhận phản ánh Chủ thể phải nhận thức được, phải nâng nhận thức lên để có thêm hiểu biết về đối tượng Từ đó cũng có định nghĩa thông tin là tri thức Thông tin càng nhiều và càng tăng thì sự hiểu biết cũng càng tăng Ngày nay, công nghệ thông tin đã phát triển đến mức độ cao, việc tổ chức và xử lí thông tin được tiến hành nhanh hơn, chính xác hơn, do đó con người ngày càng nhận được nhiều thông tin hơn

2.2 Thông tin trong quản lí hành chính nhà nước:

Thông tin có vai trò vô cùng quan trọng và to lớn trong việc đảm bảo sự thống nhất hoạt động của các cơ quan, đơn vị Thông tin trong hoạt động quản lí thực chất là quá trình trao đổi thông tin giữa chủ thể quản lí với các đối tượng quản lí Khi đó chủ thể quản lí nhận các thông tin báo cáo phản ánh tình hình hoạt động của các đối tượng bị quản lí Ngược lại các đối tượng bị quản lí được nhận các tài liệu, thông tin của các chủ thể quản lí trong đó

chứa đựng những nội dung là các quyết định quản lí

Thông tin quản lí hành chính nhà nước thường được hiểu là thông tin do các cơ quan hành chính nhà nước phát ra Thật ra nó cũng bao gồm thông tin được tổ chức thu thập, xử lí nhằm phục vụ quản lí nhà nước Vì vậy có thể đưa ra khái niệm về thông tin trong quản lí hành chính nhà nước như sau:

Thông tin trong hoạt động quản lí hành chính nhà nước là một tập hợp nhất định các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lí và trong môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lí đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lí và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức, các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian đối với các đối tượng quản lí

2.3 Tin học hóa: Giải pháp nhằm đạt tới mục tiêu "tối ưu hoá" thông

qua việc tiến hành đồng thời "công nghiệp hoá" và "hiện đại hoá" từ phương pháp, thủ tục cho đến việc trang bị, sử dụng và khai thác mọi nguồn lực có khả năng làm gia tăng không ngừng giá trị vật chất và tinh thần trong kết quả ở mọi hoạt động của con người - dựa trên nền tảng khoa học là Tin học

2.4 Công nghệ thông tin: là ngành sử dụng máy tính và phần mềm

máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lí, truyền và thu thập thông tin Thành tựu của công nghệ trong việc liên kết máy tính điện tử và thông tin viễn thông đã làm cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức thay đổi Công nghệ thông tin đã có tác động mạnh đến chiến lược hoạt động, cơ cấu cũng như hoạt động quản lí của một cơ quan, tổ chức

2.5 Hệ thống thông tin quản lí:

Hệ thống thông tin quản lí được hiểu như là một hệ thống dùng để tiến hành quản lí cùng với những thông tin cần thiết được cung cấp thường xuyên để hỗ trợ cho việc hoạch định, kiểm soát và ra quyết định của các cấp quản lí

Hệ thống thông tin quản lí có thể hiểu như là một tập hợp của nhiều hệ thống thông tin con trong tổ chức như:

- Các hệ thống thông tin văn phòng: bao gồm thư điện tử, bộ phận xử lí dữ liệu, mạng máy tính…Các hệ thống cung cấp những dịch vụ hỗ trợ cho những công việc văn phòng hằng ngày như thảo các văn bản, phục vụ hội nghị, viễn thông, tính toán và xử lí đơn đặt hàng…

- Hệ thống xử lí dữ liệu: bao gồm hệ thống xử lí dữ liệu kế toán, lương bổng, kiểm soát sản xuất, tồn kho, ghi chép, xử lí và lập báo cáo tình hình kinh doanh hàng ngày trong doanh nghiệp

- Hệ thống hỗ trợ ra quyết định: bao gồm các báo biểu, kỹ thuật dự báo, các mô hình ra quyết định, các chương trình tuyến tính, phân tích thống kê….người sử dụng có thể liên kết các hệ thống nầy với nhau để triển khai các hoạt động, tuy nhiên chúng không thể thay thế óc suy xét của con người

Các hệ thống này hỗ trợ các hoạt động xây dựng kế hoạch và ra quyết định Người sử dụng có thể liên kết các hệ thống này với nhau để triển khai các hoạt động

Trong thời đại ngày nay, xây dựng hệ thống thông tin quản lí được xem như đồng nghĩa với việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của cơ quan nhà nước nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong các hoạt động

nội bộ của cơ quan nhà nước và giữa cơ quan nhà nước, trong giao dịch của cơ quan nhà nước với tổ chức và cá nhân; hỗ trợ đẩy mạnh cải cách hành chính và đảm bảo công khai, minh bạch

Tuy nhiên, về mặt bản chất, hệ thống thông tin quản lí vẫn chỉ là một hệ thống các công cụ hỗ trợ, chúng không thể thay thế óc suy xét của người ra quyết định

2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng: là việc

sử dụng công nghệ thông tin mà trung tâm là máy tính điện tử và các giải pháp, sản phẩm phần mềm trong thực hiện công tác văn phòng một cách phù hợp, tối ưu nhất nhằm nâng cao hiệu quả công việc, hoàn thành tốt nhất các nhiệm vụ được giao của văn phòng

3 SỰ CẦN THIẾT ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC:

Trong công tác văn phòng có nhiều loại công việc, các công việc đó cần phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đảm bảo chức năng tham mưu giúp việc một cách hiệu quả nhất Do đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin (hay còn gọi là ứng dụng công nghệ tin học) vào công tác văn phòng là một đòi hỏi cấp thiết của công cuộc cải cách hành chính hiện nay

Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 23 tháng 3 năm 2006 về việc “Giảm văn bản giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước” đã nhận định: “Trong những năm qua, cùng với

quá trình đẩy mạnh cải cách hành chính, nhất là việc ứng dụng công nghệ

thông tin vào quản lí, công tác văn thư và quản lí văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành đã từng bước được cải tiến, có nhiều tiến bộ, có thêm nhiều công cụ và hình thức để chỉ đạo và điều hành, trao đổi thông tin với chất lượng, hiệu quả ngày càng được nâng cao Tuy nhiên, một trong những yếu kèm, bất cập

phổ biến hiện nay của bộ máy hành chính nhà nước là tình trạng lạm dụng quá nhiều văn bản, giấy tờ hành chính trong quan hệ giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nước: in ấn, sao chụp và gửi văn bản, tài liệu tùy tiện, lãng phí gây nhiều khó khăn, phức tạp, phiền hà về thủ tục hành chính, tác động tiêu cực đến hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nước

Tình trạng trên có nguyên nhân chủ yếu là do bệnh quan liêu hình thức, sính văn bản, giấy tờ còn nặêng trong thói quen, cách làm việc của bộ

máy hành chính còn rườm rà; chậm ứng dụng và sử dụng có hiệu quả công nghệ thông tin vào công tác quản lí; chậm sửa đổi, bổ sung những quy định

của pháp luật về công tác văn thư, về quản lí văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước”

Thủ tướng Chính phủ đã chỉ thị một số nội dung cần thực hiện: “Ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin để giảm văn bản, giấy tờ hành chính:

Thủ trưởng các cơ quan hành chính ở các cấp, các ngành có trách nhiệm chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ, nhất là công nghệ thông tin vào xử lí công việc, từng bước thay thế cho việc dùng văn bản, giấy tờ hành chính trong truyền đạt thông tin, giải quyết công việc có liên quan

Những cơ quan đã có mạng tin học nội bộ (mạng LAN) thì nhanh

chóng thực hiện việc gửi, trao đổi và xử lí văn bản, giấy tờ hành chính trong cơ quan và với các cơ quan, tổ chức khác thông qua mạng tin học, tiến tới chủ yếu thực hiện qua mạng tin học Những cơ quan chưa xây dựng được mạng tin học nội bộ cần khẩn trương xây dựng để nhanh chóng thực hiện được việc nêu trên

Phát huy vai trò mạng tin học diện rộng của Chính phủ trong công tác thông tin, gửi nhận và xử lí văn bản giữa các cơ quan hành chính nhà nước; ban hành Quy chế quản lí, sử dụng mạng tin học diện rộng của Chính phủ, quy định cụ thể việc các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gửi các thông tin báo cáo Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thông qua mạng tin học diện rộng của Chính phủ, không gửi văn bản qua bưu điện hoặc bằng fax như hiện nay

Các bộ, ngành, chính quyền địa phương xây dựng và ban hành Quy chế sử dụng mạng tin học nội bộ theo hướng dẫn thống nhất của cơ quan có thẩm quyền; tập huấn cho cán bộ, công chức kiến thức, kỹ năng sử dụng công cụ tin học trong khi thực thi công vụ

“Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hành chính ở các cấp, các ngành có trách nhiệm sử dụng mạng tin học nội bộ để cập nhật đầy đủ các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cấp trên phục vụ cho việc tra cứu của cán bộ, công chức thừa hành công vụ, nhằm hạn chế dần và đi đến chấm dứt tình trạng các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp sao chụp văn bản nhận được từ các cơ quan cấp trên để gửi cho

cơ quan, tổ chức trực thuộc”

Như vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng

cũng như trong các hoạt động của cơ quan nhà nước là nhằm mục tiêu nhanh chóng, chính xác, hiệu quả và tiết kiệm Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng, trong các hoạt động của cơ quan nhà nước là sự cần thiết tất yếu trong cải cách hành chính, thực hiện nền hành chính công khai, minh

bạch hướng tới điều hành bằng chính phủ điện tử

4 CÁC NGUYÊN TẮC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN XỬ LÍ CÔNG TÁC, GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG:

Điều 24 Luật Công nghệ thông tin quy định nguyên tắc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động của cơ quan nhà nước:

1 Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan Nhà nước phải được ưu tiên, bảo đảm tính công khai, minh bạch nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của cơ quan Nhà nước; tạo điều kiện để nhân dân thực hiện tốt quyền và nghĩa vụ công dân

2 Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan Nhà nước phải thúc đẩy chương trình đổi mới hoạt động của cơ quan Nhà nước và chương trình cải cách hành chính

3 Việc cung cấp thông tin phải bảo đảm chính xác và phù hợp với mục đích sử dụng

4 Quy trình, thủ tục hoạt động phải công khai, minh bạch

5 Sử dụng thống nhất tiêu chuẩn, bảo đảm tính tương thích về công nghệ trong toàn bộ hệ thống thông tin của các cơ quan Nhà nước

6 Bảo đảm an ninh, an toàn, tiết kiệm và có hiệu quả

7 Người đứng đầu cơ quan Nhà nước phải chịu trách nhiệm về việc

ứng dụng công nghệ thông tin thuộc thẩm quyền quản lí của mình

Văn phòng là trung tâm của cơ quan, hoạt động công tác văn phòng trong cơ quan nhà nước là hoạt động thường xuyên và phổ biến của cơ quan Nhà nước, do vậy trong các nguyên tắc ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên bao hàm nội dung nguyên tắc trong ứng dụng CNTT xử lí công tác, giải quyết công việc văn phòng

5 NỘI DUNG QUẢN LÍ NHÀ NƯỚC VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC:

Điều 25 Luật Công nghệ thông tin quy định các nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước:

1 Xây dựng, tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin (CNTT)

2 Xây dựng, ban hành, tuyên truyền, phổ biến, tổ chức thực hiện văn bản quy phạm pháp luật, tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật trong lĩnh vực CNTT

3 Quản lí an toàn, an ninh thông tin trong hoạt động ứng dụng CNTT 4 Tổ chức quản lí và sử dụng tài nguyên thông tin, cơ sở dữ liệu quốc gia

5 Quản lí và tạo điều kiện thúc đẩy công tác hợp tác quốc tế về CNTT 6 Quản lí, đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực CNTT

7 Xây dựng cơ chế, chính sách và các quy định liên quan đến sản phẩm,

dịch vụ công ích trong lĩnh vực công nghệ thông tin

8 Xây dựng cơ chế, chính sách và các quy định về việc huy động nguồn lực CNTT phục vụ quốc phòng, an ninh và các trường hợp khẩn cấp

9 Quản lí thống kê về công nghệ thông tin

10 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lí vi phạm trong lĩnh vực công nghệ thông tin

Các nội dung này là tiêu chí để cơ quan Nhà nước căn cứ thực hiện và tự quản lí ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, trong đó hàm chứa văn phòng cơ quan Nhà nước Cũng cần chú ý đây là những nội dung định hướng chung của văn bản Luật, do đó trong cách hiểu nội dung ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng chỉ là một bộ phận, một phần nhỏ trong thực hiện các nội dung nói trên

6 CÁC NGHIỆP VỤ CHỦ YẾU ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG:

Như đã nói ở trên, văn phòng có ba nhiệm vụ chính: công tác tham mưu tổng hợp; công tác hành chính, tổ chức; công tác quản trị, tài vụ Cả ba mảng công tác đều có thể ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết các công việc đề ra rất có hiệu quả So với trước khi có máy tính điện tử và ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức thực hiện công việc văn phòng, khối lượng sổ sách quản lí, giấy tờ rất nhiều, xử lí chậm và khó khăn, sai sót Khi áp dụng sẽ làm công việc đơn giản hơn, chính xác hơn:

- Công tác tham mưu tổng hợp: ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực công tác này có nhiều thuận lợi và phù hợp Việc ứng dụng sẽ nâng cao