Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng

Địa điểm thực tập

Được sự giới thiệu của Học viện Hành chính, tôi đã liên hệ thực tập tại Văn phòng UBND quận Hải Châu như quy định của Học viện. Theo dự kiến nội dung báo cáo, tôi đã được cơ quan hướng dẫn và phân công thực tập tại bộ phận Tổng hợp thuộc Văn phòng UBND quận Hải Châu.

Quá trình thực tập

Qua đó, tôi đã học hỏi và đúc kết nhiều kinh nghiệm cho bản thân về các kỹ năng thực tế xử lí, giải quyết các vấn đề cơ bản trong công tác văn phòng, rèn luyện về tác phong làm việc, ý thức kỷ luật của người cán bộ, công chức. Được sự quan tâm của thầy cô hướng dẫn, cơ quan thực tập cùng với những kiến thức tìm hiểu thực tế tại Văn phòng UBND quận Hải Châu, các kiến thức cập nhật mới nhất về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan nhà nước, tôi xin chọn và thực hiện báo cáo thực tập với chủ đề: “ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHềNG, CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ TẠI VĂN PHềNG UBND QUẬN HẢI CHÂU”.

Nhận xét về công tác tổ chức thực tập của trường, nơi địa phương thực tập, những vấn đề đề xuất

Để thời gian thực tập diễn ra hiệu quả, Học viện cần tổ chức hướng dẫn cho sinh viên lập đề cương báo cáo thực tập và lập kế hoạch thực tập (có thể bắt buộc) để sinh viên dễ dàng trong việc thống nhất với cơ quan các nội dung công việc, lịch trình thực tập như: tìm hiểu, thực hiện kỹ năng thực tế; về nghiên cứu tài liệu thực hiện báo cáo thực tập. Trong những năm gần đây, Đảng, Nhà nước đã có sự quan tâm lớn trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác cải cách hành chính Nhà nước nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lí Nhà nước đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội, cải thiện môi trường làm việc hiện đại hóa, nhanh chóng đáp ứng yêu cầu ngày càng phát triển của đất nước đang phát triển trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.

LÍ LUẬN CHUNG VỀ CễNG TÁC VĂN PHềNG

TIN HỌC - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Thông tin trong hoạt động quản lí hành chính nhà nước là một tập hợp nhất định các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lí và trong môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lí đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lí và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức, các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian đối với các đối tượng quản lí. Tin học hóa: Giải pháp nhằm đạt tới mục tiêu "tối ưu hoá" thông qua việc tiến hành đồng thời "công nghiệp hoá" và "hiện đại hoá" từ phương pháp, thủ tục cho đến việc trang bị, sử dụng và khai thác mọi nguồn lực có khả năng làm gia tăng không ngừng giá trị vật chất và tinh thần trong kết quả ở mọi hoạt động của con người - dựa trên nền tảng khoa học là Tin học.

SỰ CẦN THIẾT ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CễNG TÁC VĂN PHềNG, TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ

Tuy nhiên, một trong những yếu kèm, bất cập phổ biến hiện nay của bộ máy hành chính nhà nước là tình trạng lạm dụng quá nhiều văn bản, giấy tờ hành chính trong quan hệ giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nước: in ấn, sao chụp và gửi văn bản, tài liệu tùy tiện, lãng phí gây nhiều khó khăn, phức tạp, phiền hà về thủ tục hành chính, tác động tiêu cực đến hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nước. “Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hành chính ở các cấp, các ngành có trách nhiệm sử dụng mạng tin học nội bộ để cập nhật đầy đủ các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cấp trên phục vụ cho việc tra cứu của cán bộ, công chức thừa hành công vụ, nhằm hạn chế dần và đi đến chấm dứt tình trạng các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp sao chụp văn bản nhận được từ các cơ quan cấp trên để gửi cho cơ quan, tổ chức trực thuộc”.

CÁC NGUYÊN TẮC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN XỬ LÍ CễNG TÁC, GIẢI QUYẾT CễNG VIỆC VĂN PHềNG

Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng, trong các hoạt động của cơ quan nhà nước là sự cần thiết tất yếu trong cải cách hành chính, thực hiện nền hành chính công khai, minh bạch hướng tới điều hành bằng chính phủ điện tử. Văn phòng là trung tâm của cơ quan, hoạt động công tác văn phòng trong cơ quan nhà nước là hoạt động thường xuyên và phổ biến của cơ quan Nhà nước, do vậy trong các nguyên tắc ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên bao hàm nội dung nguyên tắc trong ứng dụng CNTT xử lí công tác, giải quyết công việc văn phòng.

NỘI DUNG QUẢN LÍ NHÀ NƯỚC VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THễNG TIN TRONG CễNG TÁC VĂN PHềNG, HOẠT ĐỘNG CỦA

Các nội dung này là tiêu chí để cơ quan Nhà nước căn cứ thực hiện và tự quản lí ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, trong đó hàm chứa văn phòng cơ quan Nhà nước. Cũng cần chú ý đây là những nội dung định hướng chung của văn bản Luật, do đó trong cách hiểu nội dung ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng chỉ là một bộ phận, một phần nhỏ trong thực hiện các nội dung nói trên.

CÁC NGHIỆP VỤ CHỦ YẾU ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN GIẢI QUYẾT CễNG VIỆC VĂN PHềNG

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hành chính, tổ chức bảo đảm quản lí chặt chẽ công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ; bảo đảm hệ thống văn bản ban hành đáp ứng đầy đủ yêu cầu về thể thức và các yêu cầu về văn bản theo quy định của Nhà nước một cách thống nhất (sử dụng các biểu mẫu văn bản, tiết kiệm được chi phí phát hành và thời gian triển khai). Công nghệ thông tin là giải pháp hỗ trợ đắc lực cho công tác văn phòng vì văn phòng là nơi tập trung của thông tin đầu vào, đầu ra, xử lí thông tin với lượng rất lớn mà điều này chỉ có máy vi tính và các giải pháp phần mềm máy tính - là hai bộ phận của công nghệ thông tin - mới có thể đáp ứng xử lí lượng lớn thông tin một cách hiệu quả, chính xác, kịp thời nhất.

BAN HÀNH CÁC VĂN BẢN CHỈ ĐẠO CÔNG TÁC ỨNG DỤNG CễNG NGHỆ THễNG TIN TRONG CễNG TÁC VĂN PHềNG, CƠ

THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CễNG TÁC VĂN PHềNG TẠI VĂN PHềNG UBND QUẬN HẢI CHÂU. Trong những năm qua, UBND quận Hải Châu đã phối hợp chặt chẽ với Trung tâm Tin học Văn phòng UBND thành phố và Trung tâm công nghệ phần mềm Sở Khoa học - Công nghệ (nay thuộc Sở Thông tin - Truyền thông) trong việc khảo sát cơ sở hạ tầng kĩ thuật tin học, tổng hợp thông tin hiện trạng về nghiệp vụ, chức năng của từng phòng ngành chuyên môn thuộc quận để phục vụ lắp đặt trang thiết bị tin học cho quận.

TỔ CHỨC BỘ MÁY - CÁN BỘ

Nhìn chung, 90 % đội ngũ cán bộ công chức đã có trình độ cơ bản để sử dụng máy vi tính, các phần mềm thông dụng trong công tác văn phòng: sử dụng Internet, Microsoft Office (chủ yếu là Microsoft Word, Microsoft Excel), các phần mềm dùng chung,. Đối với các cán bộ lớn tuổi chưa sử dụng thành thạo máy vi tính, UBND quận sẽ có kế hoạch đào tạo và đào tạo lại tin học cơ bản để nâng cao trình độ sử dụng các phần mềm sẵn có của hệ điều hành và đảm bảo được yêu cầu khi tham gia sử dụng các phần mềm ủang trieồn khai.

HOẠT ĐỘNG KIỂM TRA, HƯỚNG DẪN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THễNG TIN TRONG CễNG TÁC VĂN PHềNG, TRONG HOẠT ĐỘNG

Các cán bộ, chuyên viên đều đã được bồi dưỡng chuyên đề theo Đề án tin học hóa quản lí hành chính nhà nước.

THỰC TRẠNG CÁC KHÂU CHỦ YẾU ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THễNG TIN TRONG CễNG TÁC VĂN PHềNG

Qua website của quận, bước đầu cũng đã tiếp nhận các ý kiến thắc mắc về các chương trình, thủ tục hành chính của người dân, người dân cũng đã có bước đầu tiếp cận sử dụng công nghệ thông tin để giao tiếp với cơ quan nhà nước nhưng chưa thật sự phổ biến, chủ yếu là đến UBND quận để được hướng dẫn trực tiếp. Trang thông tin điện tử phục vụ điều hành của UBND quận Hải Châu được xây dựng theo hình thức mạng trục (mạng nội bộ) bước đầu đã đạt được những hiệu quả nhất định trong kiểm soỏt cụng việc và thụng tin cỏc văn bản đến, văn bản đi, theo dừi, đụn đốc cán bộ chuyên viên phụ trách thực hiện.

HỆ THỐNG CƠ SỞ VẬT CHẤT

Bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng tại Văn phòng UBND quận Hải Châu đã đạt những hiệu quả nhất định, việc xử lí thông tin nhanh chóng hơn, nhất là việc tra cứu các văn bản quy phạm pháp luật cũng như văn bản của các bộ ngành ban hành đăng tải trên Internet tại website Chính phủ, các bộ ngành, phục vụ cho việc ban hành các văn bản chỉ đạo thực hiện quản lí nhà nước trên địa bàn quận. Các phần mềm dùng chung được cài đặt nhưng Trung tâm Công nghệ phần mềm Sở Bưu chính - Viễn Thông (nay là Sở Thông tin - Truyền thông) thành phố chưa chuyển giao kĩ thuật và hướng dẫn sửa chữa một số trục trặc nhỏ cho quận, để quận chủ động khắc phục mỗi khi sự cố xảy ra mà không phải chờ đợi Trung tâm Công nghệ phần mềm cử chuyên viên đến sửa chữa rất mất thời gian và hiệu quả sử dụng chưa cao.

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN NÂNG CAO HIỆU QUẢ

• Một số giải pháp cho công tác văn thư, lưu trữ

Bảo đảm an toàn thông tin trên môi trường mạng: các thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nước phải được phân loại, lưu trữ, bảo vệ theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, xây dựng nội quy bảo đảm an toàn thông tin, cử cán bộ phụ trách quản lí an toàn thông tin; áp dụng, hướng dẫn, kiểm tra định kỳ việc thực hiện các biện pháp bảo đảm cho hệ thống thông. Đối với nguồn lực lượng chuẩn bị tuyển vào cơ quan: cần có yêu cầu về trình độ tin học ứng dụng, ít nhất là tin học văn phòng và phải có hình thức kiểm tra để tránh tình trạng lệch giữa khả năng và bằng cấp, nếu có sai lệch có thể yêu cầu tự bồi dưỡng để đạt yêu cầu vì khi làm việc trong cơ quan sẽ rất khó khăn trong cử cán bộ đi học, bồi dưỡng do số lượng biên chế và phân công công việc là vừa đủ.