Ứng dụng tin học trong công tác quản lý LĐ tiền lương tại Công ty xây dựng số 2 VINACONEX

Ứng dụng tin học trong công tác quản lý LĐ tiền lương tại Công ty xây dựng số 2 VINACONEX.

Lời cảm ơn

Em xin chân thành cảm ơn sâu sắc về sự hớng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình của

thầy Đoàn Quốc Tuấn – Giảng viên khoa tin học kinh tế – Trờng đại học kinh tế

quốc dân hà nội đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập này

Em cũng xin bầy lỏ lòng biết ơn tới các thầy các cô giáo trong khoa tin họckinh tế đã truyền đạt cho em những kiến thức trong suốt quá trình học tập tại trờng.

Tôi cũng chân thành cảm ơn ban lãnh đạo cùng toàn thể các cô các chú trongphòng Tổ chức lao động tiền lơng – công ty xây dựng số 2 – Vinaconex đã quantâm giúp đỡ, cung cấp tài liệu cho việc hoàn thành chuyên đề này Đặc biệt tôi xintỏ lòng biết ơn sâu sắc tới bác Đào Minh Chiến – trởng phòng tổ chức lao độngtiền lơng – ngời đã tận tình chỉ bảo , hớng dẫn cho tôi từ kiến thức lý thuyết đếnáp dụng thực tế trong đề tài.

Cuối cùng tôi xin đợc cảm ơn tất cả các bạn bè đã giúp tôi thực hiện đề tàinày Chuyên đề này đợc viết với thời gian và kinh nghiệm có hạn, tất cả không thểtránh khỏi những thiếu sót , những hạn chế về mặt kỹ thuật cũng nh trình bày Vìvậy tôi rất mong nhận đợc những ý kiến đóng góp , phê bình từ các thầy cô và bạnbè với mong muốn rút ra những kinh nghiệm cho quá trình công tác của bản thânsau này và chuyên đề đợc hoàn thiện hơn.

Hà nội 5 / 2002 Sinh viên

Lê Văn Hùng

Lời nói đầu

Ngày nay tin học đã và đang phục vụ cho cuộc sống của con ngời rất nhiềulĩnh vực, đặc biệt là trong công tác quản lý , điều hành và ra quyết định của các nhàlảnh đạo Vì vậy ứng dụng của tin học là rất quan trọng , cụ thể là nó làm giảm tớimức tối thiểu sự tham gia của việc thực hiện thủ công bằng sức ngời, tiết kiệm thờigian tìm kiếm , làm hẹp không gian lu trữ , hệ thống hoá và cụ thể hoá lợng thôngtin theo yêu cầu của ngời sử dụng Cho nên hiệu quả của nó đã đợc nhiều cơquan , xí nghiệp ứng dụng vào toàn bộ quá trình quản lý của mình , đặc biệt làtrong hệ thống quản lao động tiền lơng với sự trợ giúp của máy tính.

Trong quá trình thực tập tại phòng Tổ chức lao động tiền lơng – Công ty

xây dựng số 2 – Vinaconex , đợc sự chỉ bảo giúp đỡ tận tình của thầy giáo ĐoànQuốc Tuấn , Bác Đào Mạnh Chiến – trởng phòng tổ chức lao động tiền lơng

cùng các cô chú trong cơ quan đã giúp tôi hoàn thiện đề tài :

“ ứng dụng tin học trong công tác quản lý Lao động tiền lơng tại công tyxây dựng số 2 – Vinaconex ”

Chơng I

Tổng quan chung

1 Tổng quan chung về Công ty Xây dựng số 2 Tổng công ty Xuất– Tổng công ty Xuất

nhập khẩu Xây dựng Việt Nam(vinaconex)

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

- Tên đơn vị thực tập: công ty xây dựng số 2 – Vinaconco – Tổng công tyXNKXDVN – Bộ xây dựng.

- Công ty xây dựng số 2 – Vinaconex từ khi thành lập đến nay đã có rất nhiềutên gọi khác nhau nh : Xí nghiệp liên hợp xây dựng số 2 … cho đến ngày cho đến ngày9/6/1995 Bộ trởng bộ xây dựng có QĐ số 618 / BXD - TCLĐ về việc đổi tên Xínghiệp liên hợp xây dựng số 2 thuộc tổng công ty XNKXD Việt nam thànhcông ty xây dựng số 2 ngày nay

- Trụ sở chính của công ty: 22 Lạc Long Quân - Tây Hồ - Hà Nội- Công ty hiện có : 3 Xí nghiệp thành viên

+ Xí nghiệp XD số trụ sở tại Đông Ngạc- Từ liêm - Hà nội

+ XNXD và SXVLXD tại thị trấn Xuân Hoà - Mê Linh - Vĩnh Phúc.+ Xí nghiệp bê tông và xây dựng Đạo Tú tại huyện Tam Đảo - Vĩnh Phúc.- Ba chi nhánh tại các tỉnh

+ Cao Bằng - Bắc Cạn + Sơn La

+ Lào Cai

Ngoài ra còn có 10 đội xây dựng trực thuộc, do công ty quản lý và điềuhành Công ty xây dựng số 2 - Vinaconco2 , là Doanh nghiệp nhà nớc hạng I theoQĐ số 2929/BXD - TCLĐ ngày 26 tháng 11 năm 1994 , với giấy phép kinh doanhxây dựng số 26 / BXD - CSXD đợc phép hoạt động trong các lĩnh vực sau :

- Xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng ở mọi quy mô tới cấp I ,trang trí nội thất cao

- Thi công các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp - Xây lắp đờng dây và trạm biến thế tới 35KV

- Thi công mặt đờng thâm nhập nhựa

- Thi công hệ thống mơng máng thuỷ nông và kè đá công trình thuỷ lợi - Các công tác lắp đặt , hoàn thiện trong xây dựng

- Sản xuất các cấu kiện bê và kim loại - Đầu t phát triển và kinh doanh nhà ở.- Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng

Với quy mô hoạt động trong cả nớc và liên doanh với nớc ngoài

1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty

Đứng đầu lãnh đạo của công ty là giám đốc và phó giám đốc , dới ban lãnhđạo là một hệ thống phong ban chức năng bao gồm :

Hình 1 :Sơ đồ tổ chức công ty xây dựng số 21.2.1 Văn phòng công ty

Nhiệm vụ chung của văn phòng là tổ chức thực hiện công tác hành chínhquản trị , bảo vệ , quân sự , y tế, tiếp tân, tiếp khách trong công ty : Chuẩn bị vàthẩm tra , kiểm tra các thủ tục pháp chế hành chính về các phơng án quyết định… cho đến ngàytrớc khi trình giám đốc quyết định hoặc giám đốc công ty trình cấp trên phê chuẩn,tổ chức thực hiện công tác văn th lu trữ giữ gìn bảo quản … cho đến ngày

1.2.2 Phòng kế hoạch - kỹ thuật thi công

Phòng kế hoạch - kỹ thuật thi công là cơ quan chuyên môn có nhiệm vụ tổnghợp và tham mu giúp cho giám đốc công ty Để đáp ứng với vai trò là phòng thammu cho ban lãnh đạo công ty nắm bắt và chỉ đạo kịp thời với cơ chế thị tr ờng , lậpkế hoạch sản xuất hàng năm theo nhiệm vụ kế hoạch đợc tổng công ty giao cho ,lập hồ sơ , dự án tham gia đấu thầu các công trình , tổ chức thi công có hiệu quảcác công trình do công ty quản lý , quản lý tốt các phơng tiện xe máy phục vụ chocông tác thi công

1.2.3 Phòng đấu thầu và quản lý dự án xây dựng

Phòng đấu thầu và quản lý dự án xây dựng là đầu mối của công ty trongcông tác khai thác và tìm kiếm việc làm cho công ty , tổ chức mạng lới cán bộchuyên viên và cộng tác viên nắm bắt những thông tin về các dự án đầu t để từ đócùng với ban lãnh đạo công ty tham gia đấu thầu Tổ chức thực hiện công tác tổchức SXKD trong lĩnh vực xây lắp đối với các công trình công ty trúng thầu giaocho các đơn vị thành viên thực hiện Tổ chức theo dõi nắm bắt cập nhật thông tinvề các dự án xây dựng từ giai đoạn hình thành dự án đến giai đoạn khả thi Thựchiện hồ sơ đấu thầu công trình , qua thực tế đấu thầu thắng thầu lập ra hệ thống giáxây dựng để sử dụng cho công tác đấu thầu và quản lý dự án Tổ chức thanh toáncông trình Lập và chỉ đạo các biện pháp công đặc biệt Phối hợp các phòng banchức năng khác của công ty lập kế hoạch , thanh tra kỹ thuật an toàn lao động.

1.2.4 Phòng tổ chức lao động tiền lơng

Nhiệm vụ chủ yếu của phòng tổ chức lao động tiền lơng là lập phơng án tổchức sản xuất , lập tờ trình để báo cáo giám đốc công ty quyết định việc thành lập ,sát nhập , giải thể bổ xung sửa đổi cơ cấu tổ chức của công ty theo phân cấp đợctổng công ty duyệt Thực hiện quản lý tốt đội ngũ cán bộ về số lợng và chất lợngtheo phân cấp quản lý giữa tổng công ty – công ty và các đơn vị trực thuộc Hớngdẫn và thực hiện các văn bản pháp quy của nhà nớc về công tác lao động tiền lơng ,xây dựng quỹ tiền lơng và báo cáo thực hiện kế hoạch quỹ tiền lơng theo yêu cầucủa công ty Giải quyết thanh tra việc thực hiện chế độ chính sách , giải quyết cácthủ tục về công tác hợp tác lao động nớc ngoài … cho đến ngày

1.2.5 Phòng kế toán tài chính

Nhiệm vụ cơ bản của phòng là thực hiện nghiêm túc chế độ quản lý kinh tế ,kế toán ghi chép ban đầu và đảm chính sác của số liệu, tổ chức công tác hạch toánkế toán theo điều lệ tổ chức kế toán nhà nớc Quản lý tập trung nguồn vốn vàphân giao cho các đơn vị trực thuộc theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Quan hệvới các cơ quan tín dụng ngân hàng để vay , trả nợ theo nhiệm vụ thi công đợc kýkết hợp đồng kinh tế Hớng dẫn kiểm tra đôn đốc toàn bộ hoạt động tài chính củacác xí nghiệp , tổ chức kiểm tra xét duyệt các báo cáo kế toán thống kê , quyếttoán của các đơn vị trực thuộc … cho đến ngày

Quá trình tin học hoá tại Công ty vào trong quá trình quản lý đã đạt đợcnhững bớc tiến nhất định góp phần không nhỏ vào sự phát triển của công ty , tuynhiên quá trình tin học hoá mới diễn ra nhằm đáp ứng yêu cầu khách quan của từngphòng ban trong công ty , cha mang tính đồng bộ và mang tính hệ thống giữa côngty và tổng công ty , giữa lãnh đạo và các phòng ban , giữa các phòng ban với nhau Quá trình tin học hoá tại công ty đang còn là một tiềm năng lớn nhằm phục vụ choquá trình quản lý , quá trình lao động sản xuất và tất vả các vấn đề cần xúc tiếnkhác

2 Tổng quan chung về công tác lao động tiền lơng

2.1.Tổng quan chung về phòng tổ chức lao động tiền lơng

Phòng tổ chức lao động tiền lơng là phòng chuyên giúp việc cho giám đốccông ty

Nhiệm vụ chủ yếu của phòng tổ chức lao động tiền lơng là

+ Lập phơng án tổ chức sản xuất , lập tờ trình để báo cáo giám đốc công tyquyết định việc thành lập , giải thể , bổ sung , sửa đổi cơ cấu tổ chức của công tytheo phân cấp đợc tổng công ty duyệt Tổ chức triển khai thực hiện các quyết địnhcủa tổng công ty và giám đốc công ty Chủ trì phối hợp với các đơn vị chức năngvà các đơn vị trực thuộc xây dựng chức năng nhiệm vụ chế độ trách nhiệm , mốiquan hệ công tác theo hoạt động của tổ chức Công ty Quản lý biên chế cán bộgián tiếp bộ máy hoạt động của công ty trên nguyên tắc gọn nhẹ phát huy hiệu quảquản lý

+ Thực hiện quản lý thống nhất đội ngũ cán bộ về số lợng , chất lợng theophân cấp giữa Tổng công ty- Công ty và các đơn vị trực thuộc Giải quyết cácnghiệp vụ về quản lý bao gồm : bồi dỡng , đề bạt , phân công công tác , xếp lơng ,nâng lơng , khen thởng , kỷ luật v.v.v Chủ trì phối hợp các bộ phận có liên quanlập quy hoạch và kế hoạch cán bộ Nghiên cứu thực hiện và hớng dẫn thực hiệntiêu chuẩn chính sách cán bộ , bố trí và sử dụng cán bộ Thực hiện việc thống kênhân sự , báo cáo định kỳ , đột xuất với Tổng công ty- công ty với cơ quan đảngnhà nớc có liên quan Tham gia với các phòng , đơn vị trong công tác giải quyếtkhen thởng , thi đua đơn vị tập thể , cá nhân có thành tích trong sản xuất kinhdoanh Tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên chức trong công ty

+ Hớng dẫn và thực hiện các văn bản pháp quy của nhà nớc về công táclao đông tiền lơng Xây dựng kế hoạch quỹ tiền lơng và báo cáo kế hoạch quỹ tiềnlơng theo từng yêu cầu của công ty Tổ chức đào tạo đội ngũ công nhân hợp đồngngắn hạn , dài hạn , thời vụ hoặc theo công việc Tổ chức sát hạch thi tay nghềnâng bậc lơng theo cấp bậc do giám đốc công ty duyệt Giải quyết thực hiện cácchính sách đối với công nhân nh : khen thởng , kỷ luật , hu trí , mất sức,thôi việc ,thuyên chuyển , tiếp nhận , điều động v.v Giúp giám đốc thực hiện áp dụng hìnhthức tổ chức lao động thích hợp theo cơ chế sản xuất để phù hợp với nhiệm vụ sảnxuất kinh doanh.

+ Giải quyết thanh tra việc thực hiện các khâu trong chế độ chính sách ,tổ chức quản lý nội dung quy định của pháp lệnh thanh tra Thanh tra

và giải quyết đơn th khiếu tố theo pháp lệnh thuộc thẩm quyền và phạm vi

công ty giải quyết Tổ chức thanh tra việc chấp hành bộ luật lao động , chế độchính sách đối với ngời lao động ở các đơn vị và đội xây dựng trực thuộc Thựchiện báo cáo thanh tra theo quy định của Tổng công ty và Bộ xây dựng

+ Giải quyết thủ tục về công tác hợp tác lao động nớc ngoài.

2.2.Tổng quan chung về công tác lao động tiền lơng

2.2.1 Khái niệm :

Công tác lao động tiền lơng là một phần trong công tác tổ chức lao độngtiền lơng do phòng tổ chức đảm nhận nhằm quản lý hệ thống lơng và cơ cấu laođộng của đơn vị cho phù hợp với thực tiễn khách quan, với tình hình thực tế của tổchức và với quy định của hiến pháp và pháp luật của nhà nớc

3 Hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lơng :

3.1 áp dụng hệ thống thông tin quản lý nói chung tại Công ty xây dựng số 2

Công nghệ thông tin với sự phát triển mạnh mẽ đã thực sự tác động đếnmọi lĩnh vực của đời sống xã hội Đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý kinh tế , côngnghệ thông tin đã trở thành mục tiêu then chốt , là phơng tiện để tất cả các nghànhcác lĩnh vực tạo đợc sự ổn định và tạo bớc nhảy vọt Công ty xây dựng số 2-Tổng công ty Xuất nhập khẩu Xây dựng Việt Nam ( Vinaconex ) sớm ứng dụng tinhọc vào quá trình sản xuất kinh doanh của mình đặc biệt là trong quá trình quản lýkinh tế Việc ứng dụng hệ thống tin học vào quá trình thu thập , lu trữ , xử lý vàphân phối thông tin nhằm phục vụ cho mục tiêu quản lý đã đóng góp một vai tròkhông nhỏ trong quá trình phát triển của công ty

3.2 Hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lơng :

Cũng nh các bộ phận phòng ban khác trong Công ty , việc đa tin học trựctiếp vào quá trình thu thập , lu trữ , xử lý và phân phối dữ liệu vào trong quá trìnhxử lý nghiệp vụ của phòng tổ chức lao động tiền lơng đã đợc triển khai từ rất sớmtrong đó có hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lơng

3.2.1 Tính tất yếu của hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lơng đối vớiCông ty xây dựng số 2 :

Nền kinh tế đất nớc đang bớc vào một thời kỳ mới , thời kỳ công nghệ

thông tin đóng vai trò chủ đạo trong nền kinh tế , nó trở thành phơng tiện để ta cóthể “ chạy tắt , đón đầu “ hoà mình cùng với nhịp thở kinh tế của toàn nhân loại Đồng thời với nó là sự phát triển lớn mạnh của Công ty xây dựng số 2 đòi hỏi cầnxây dựng hệ thống thu thập , lu trữ , xử lý và phân phối dữ liệu đủ sức đáp ứng yêucầu phát triển của doanh nghiệp Bởi vậy , việc áp dụng hệ thống thông tin quản lývào trong quá trình quản lý doanh nghiệp là một yêu cầu mang tính khách quan từthực tiễn và từ nội tại hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Quản lý một cách có hiệu quả và khoa học vấn đề lao động tiền lơng có tầmquan trong không chỉ với hoạt động lao động tiền lơng mà nó còn liên quan trựctiếp đến các hoạt động khác trong doanh nghiệp Có hệ thống thông tin quản lýlao động tiền lơng ngày càng tốt hơn : tin cậy , đầy đủ , thích hợp , dễ hiểu , đợcbảo vệ và đúng thời điểm nhằm góp phần điều hành hoạt động sản xuất kinh doanhhiệu quả nhất

b Bố trí bộ phận chuyên trách

Vẫn dựa trên nguyên tắc theo dõi và quản lý thủ công nh hiện tại , nhng sẽbố trí một nhân lực chuyên biệt cho công tác này Điều đó sẽ tạo một cơ cấu cồngkềnh cho bộ phận tổ chức lao động tiền lơng Bên cạnh đó khối lợng thông tin laođộng tiền lơng phát sinh ngày càng tăng thì khó có thể giaỉ quyết đợc vấn đề Ph-ơng án này khó có khả năng thực hiện đợc do lãnh đạo đơn vị khó chấp nhận thêmlao động cho phòng tổ chức

c Chuyển xử lý toàn bộ trên máy

Đây là phơng án mà doanh nghiệp đang bớc đầu áp dụng , nó đòi hỏi mộtkhoản đầu t cao , xét về mặt tổng quát là đem lại hiệu quả lớn nhất cho dài hạn Tuy nhiên , vốn lớn , yêu cầu đào tạo lại toàn bộ đội ngũ cán bộ trong bộ phận tổchức lao động tiền lơng khi đội ngũ cán bộ hầu hết là những ngời có tuổi là hết sứckhó khăn đối với công ty Bên cạnh đó vốn lớn và nếu áp dụng sẽ dôi ra nhiều lao

động cần giải quyết công ăn việc làm nên phơng án này rất khó cho quá trình thựcthi

d Tự viết và thực hiện chơng trình

Tự viết và thực hiện chơng trình cho riêng công tác quản lý lao động tiền

l-ơng tại doanh nghiệp là phl-ơng án có tính phù hợp cao nhất xét trong điều kiện hiệntại cuả doanh nghiệp :

- Quy mô đầu t là thích hợp chỉ chi bồi dỡng cho cán bộ lập chơng trình , khôngcần đầu t chi phí cho phần cứng và phần mềm

- Nhân lực không tăng phù hợp với khả năng hiện có của lao động , nhất là tậndụng đợc khả năng lập trình và hiểu biết về tin học của đội ngũ cán bộ côngnhân viên

- Khả năng ứng dụng cao ; chơng trình viết ra phù hợp với điều kiện thực tế củađơn vị , giải quyết đợc khó khăn đặt ra với quản lý lao động tiền lơng

- Nâng cao từng bớc trình độ lao động , là bớc đệm khi có điều kiện để chuyểnđổi sang xử lý toàn bộ trên máy

Vậy , từ các phân tích nhận thấy đây là phơng án tối u nhất đối với điều hiện tại

của doanh nghiệp

Chơng II

cơ sở Phơng pháp luận

cơ bản cho quá trình phát triển hệ thống

1 Xuất phát từ thực tiễn khách quan Từ Hệ thống thông tin phụcvụ quản lý

1 Khái niệm hệ thống thông tin

1.1 Khai niệm

Hệ thống thông tin là tập hợp những con ngời , các thiết bị phần cứng , phầnmềm , dữ liệu có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập xử lý , l u trữ vàphân phát thông tin để hổ trợ cho việc ra quyết định , phân tích tình hình, lập kếhoạch , điều phối và kiểm soát các hoạt động trong một tổ chức

Đầu vào của hệ thống thông tin ( Inputs ) đợc lấy từ các nguồn ( Sources )và đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó có cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc Kết quả xử lý (Outputs) đợc chuyển đến các đích ( Destination) hoặc cập nhật vàokho lu trữ (Storage) Ta có thể mô tả các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin nhhình vẽ sau:

Hình 2 : Mô hình hệ thống thông tin1.2 Phân loại một hệ thống thông tin trong một tổ chức

Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong các tổ chức Một cách lấymục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấy nghiệp vụ mànó phục vụ làm cơ sở để phân loại

1.2.1 Theo tính chất phục vụ của thông tin đầu ra

Thì hệ thống thông tin đợc chia làm năm loại.

- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch ( Transactional Information System ) : Đâylà hệ thống chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động sản xuất phù hợp với đầura của doanh nghiệp Vì thế hệ thống còn có tên gọi là hệ thống tác nghiệp.

Nguồn thông tin

Thu thập thông tin

Xử lý - l u trữ thông tin

Phân phát thông tinNơi nhận thông tin

Kho dữ liệu

- Hệ thống thông tin quản lý ( Management Information System ) : Là hệ thốngthông tin phục vụ cho công tác quản lý

- Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định quản lý ( Managerial DecisionSupport System ) : Hệ thống này đợc thiết kế để đáp ứng nhu cầu thông tin củacác giám đốc Một hệ thống trợ giúp ra quyết định sẽ phải trợ giúp cho mọi giaiđoạn của quá trình ra quyết định bao gồm các thiết bị trợ giúp hiệu quả và giúpcho việc truy nhập dữ liệu đồng thời làm mới chúng cũng nh trợ giúp mối liênhệ giữa những ngời ra quyết định

- Hệ thống chuyên gia ( Expert System ): hay còn gọi là hệ thống cơ sở trí tuệ cónguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo

- Hệ thống thông tin tạo lập cạnh tranh ISCA : Ngoài việc trợ giúp các hoạt độngquản lý bên trong các tổ chức hệ thống này còn có thể đợc sử dụng nh một trợgiúp chiến lợc

1.2.2 Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ

Gồm có các loại hệ thống sau:

- Hệ thống thông tin tài chính - Hệ thống thông tin Marketing

- Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực - Hệ thống thông tin quản lý sản xuất

- Hệ thống thông tin văn phòng

1.3 Các mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Để mô tả hệ thống thông tin ngời ta dùng các mô hình sau:

1.3.1 Mô hình logic

Mô hình logíc thể hiện hệ thống ở những quan điểm nh : Hệ thống làm gì ?Dữ liệu mà nó thu thập , xử lý cần phải thực hiện ? các kho chứa kết quả hoặc đểlấy ra từ đó các dữ liệu cho các xử lý , thông tin mà hệ thống sản sinh ra … cho đến ngày Tóm lạimô hình này không quan tâm tới phơng tiện đợc sử dụng cũng nh địa điểm hay thờiđiểm dữ liệu đợc xử lý mà những cái cần quan tâm lại xuất phát từ góc độ quản lý.

1.3.2 Mô hình vật lý ngoài

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thốngnh các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng nh hình thức của đầu vào và đầura , phơng tiện để thao tác với hệ thống , phần cứng đợc sử dụng

1.3.3 Mô hình vật lý trong

Mô hình vật lý trong liên quan đến khía cạnh vật lý của hệ thống song khácvới mô hình vật lý ngoài là nó không phải là cái nhìn mà ng ời sử dụng có thể nhìnra đợc Cấu trúc chơng trình và ngôn ngữ thể hiện đều là những cái mà ngời sử

dụng không có quyền lựa chọn mà kết quả của sự lựa chọn chủ yếu là từ góc độ kỹthuật , nghĩa là câu trả lời là từ phía các chuyên viên kỹ thuật Với mô hình vật lýtồn tại nhiều khả năng có thể của mô hình vật lý trong Tuy nhiên các mô hình đókhông tơng đơng nhau Một số có chi phí lớn hơn , một số hoạt động có hiệu quảhơn Do đó quyết định lựa chọn mô hình nào là phụ thuộc vào sự cân nhắc kỹ thuật, chi phí và hiệu quả

Tóm lại, mỗi mô hình đem lại kết quả của mỗi góc nhìn khác nhau Mô hìnhlogíc là kết quả của góc nhìn quản lý Mô hình vật lý ngoài là kết quả của góc nhìnngời sử dụng Mô hình vật lý trong là kết quả của góc nhìn kỹ thuật Cả ba môhình trên đều có những mức độ ổn định khác nhau, mô hình logíc là ổn định nhấtvà mô hình vật lý trong hay biến đổi nhất.

2 Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý

2.1 Phơng pháp Top Down Design

Đây là phơng pháp thiết kế hệ thống thông tin dựa trên qua điểm từ tổngquát tới tổng thể Nội dung của phơng pháp này trớc hết ngời ta xác định tổng quátviệc thiết kế phần mềm Sau đó mỗi mục tiêu lại lại phân chia nhỏ hơn ngày càngchi tiết và mục tiêu cuối cùng thờng đợc tơng đơng với một Modul chơng trình.

- u điểm : của phơng pháp này cho phép đa dần hệ thống vào làm việc theo từng

giai đoạn và nhanh chóng thu đợc kết quả.

- Nhợc điểm: các thông tin dễ bị trùng lặp, sinh ra các thao tác không cần thiết 2.2 Phơng pháp Bootom Up Design

Trong phơng pháp này , nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng đảm bảo logíctoán học cho hệ thống sau đó xây dựng các chơng trình làm việc và thiết lập cácmảng làm việc cho chơng trình

- u điểm : Phơng pháp này cho phép tránh đợc thiết lập các mảng làm việc một

3 Các bớc xây dựng hệ thống thông tin quản lý.

Để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý phục vụ quản lý cần phải trảiqua bốn bớc sau:

Bớc 1 : Nghiên cứu và đặt vấn đề xây dựng hệ thống giai đoạn này chiếm khoảng

10% lợng công việc ở bớc này cần làm những công việc sau :

- Tiến hành khảo sát hệ thống hiện tại , phát hiện các nhợc điểm của nó để đa racác biện pháp khắc phục.

- Xác định tính khả thi của đề án , từ đó định hớng cho các giai đoạn sau.

Bớc 2 : Phân tích hệ thống , giai đoạn này chiếm khoảng 25% công việc và cần làm

những công việc sau

- Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại đang sử dụng

- Dựa trên các công cụ xây dựng lợc đồ khái niệm , trên cơ sở đó tiến hành xâydựng lợc đồ khái niệm cho hệ thống mới

Bớc 3 : Thiết kế xây dựng hệ thống , chiếm khoản 50 % công việc Công việc cụ

thể cần làm

- Thiết kế tổng thể :

+ Xác định rõ các khâu phải xử lý bằng máy hay xử lý bằng thủ công.+ Xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới.

- Thiết kế chi tiết :

+ thiết kế các khâu xử lý thông tin thủ công trớc khi đa vào xử lý bằng máytính

+ Xác định và phân phối các thông tin đầu ra

+ Thiết kế các phơng thức thu thập , xử lý thông tin cho máy.

Bớc 4 : Cài đặt hệ thống mới Chiếm 15 % khối lợng công việc,bớc này cần làm

ở giai đoạn này, những câu hỏi quan trọng sẽ đợc đặt ra là:

- Xác định những gì cần thực hiện để giải quyết vấn đềphù hợp với tổ chức, ngờisử duịng và hệ thống thông tin?

- Xác định phạm vi của bài toán.

- Xác định tập thể ngời sử dụng – những ngời sẽ bị chi phối bởi sự phát triển củahệ thống.

- Viết báo cáo dựa trên những phát hiện của khảo sát ban đầu , có đợc cái nhìnbao quát , đầy đủ dới góc độ quản lý của các dự án để tiếp tục chuyển sang giaiđoạn sau.

4.1.2 Khảo sát chi tiết

Giai đoạn này nhằm xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợiích cần đạt đợc.

ở giai đoạn này, chúng ta cần xác định rõ những gì chúng ta quan tâm để bảnthân chúng ta và những ngời khác đều có khái niệm rõ ràng về giới hạn công việc(những gì làm đợc, những gì cha làm đợc và những gì đã vợt ra ngoài phạm vi vấnđề) Điều này thể hiện ở hai khía cạnh: Thứ nhất là chức năng công việc Thứ hai làcác đơn vị tổ chức điều hành các chức năng đó hoặc sử dụng những thông tin đợccung cấp bởi các chức năng đó.

4.1.3 Một số phơng pháp thờng dùng để khảo sát hiện trạng:a Phơng pháp phỏng vấn

Phỏng vấn từng bộ phận trong hệ thống để từ đó có đợc sự hiểu biết toàn bộvề hệ thống.

- Ưu điểm: Nhanh chóng đem lại sự hiểu biết đầy đủ về hệ thống đang khảo sát.- Nhợc điểm: Đem lại ít hiệu quả nếu nh không chuẩn bị kỹ nội dung phỏng vấn

cũng nh dễ bị thất bại, lạc hớng nếu nh không có quan hệ tốt với ngời phỏngvấn.

b Phơng pháp mẫu bản ghi

Phơng pháp này dựa trên các bảng tờng thuật và theo kinh nghiệm của mình,các nhà phân tích có thể chuẩn bị đa ra quyết định trực tiếp.

- Ưu điểm: Quyết định đợc đa ra nhanh chóng.

- Nhợc điểm: Quá thiên về nhận xét chủ quan của nhà phân tích.c Phơng pháp bảng hỏi

Là lập một bảng câu hỏi sẵn để đa cho mọi ngời điền vào những thông tinthích hợp

- Ưu điểm: Dễ thu đợc thông tin một cách chính xác về hệ thống.

- Nhợc điểm: Việc tạo ra một bảng câu hỏi đầy đủ không phải là một công việc

đơn giản và hiệu quả của nó khó có thể đạt đợc đối với những ngời thiếu kinhnghiệm.

- Ưu điểm: Dễ thực hiện.

- Nhợc điểm: Mất thời gian, gây ra khó chịu cho ngời bị quan sát, nhiều khi

nhiễu do chủ quan cũng nh khác quan.

4.2 Phân tích nghiệp vụ

4.2.1 Phân tích sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD (Business Function Diagram):

Bớc đầu tiên trong việc phân tích một hệ thống dự định xây dựng Chức năngnghiệp vụ là một khái niệm logic chứ không phải là một khái niệm vật lý, nó mô tảđiều cần thực hiện để nghiệp vụ đợc thực hiện chứ không phải là nghiệp vụ đợcthực hiện ở đâu, nh thế nào hoặc do ai làm.

 Định nghĩa sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD: Là việc phân rã có thứ bậc đơngiản các chức năng của hệ thống trong miền khảo cứu Mỗi chức năng đợc ghitrong một khung và nếu cần có thể phân rã thành các chức năng con, số mứcphân rã phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống

 Mục đích của sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD.

- Các mô tả có tính chất tờng thuật- Đầu vào của các chức năng ( Dữ liệu )- Các sự kiện gây ra sự thay đổi.

4.2.2 Phân tích sơ đồ dòng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram ).

Bớc tiếp theo trong quá trình phân tích là xem xét chi tiết hơn về thông tincần cho việc thực hiện các chức năng đã đợc nêu và những thông tin cung cấp đểthực hiện chúng Công cụ mô hình đợc sử dụng cho mục đích này là sơ đồ dòng dữliệu DFD

 Định nghĩa sơ đồ DFD : Đây là mô hình về hệ thống có sự thể hiện bằng sơ đồ

các kho dữ liệu , các luồng thông tin, các xử lý ở mức logíc.

Điều đáng lu ý ở mô hình này là nó chỉ ra cách mà thông tin vận chuyển từ chứcnăng này trong hệ thống sang một chức năng khác đồng thời cũng chỉ ra nhữngthông tin nào cần phải có trớc khi cho thực hiện một hàm hay quá trình

 Mục đích của sơ đồ DFD : Sơ đồ DFD là một công cụ trợ giúp cho bốn hoạtđộng chính của nhà phân tích.

- Phân tích: DFD đợc dùng để xác định yêu cầu của ngời sử dụng

- Thiết kế : Nó đợc dùng để vạch kế hoạch , minh hoạ các phơng án cho nhà phântích và ngời dùng xem xét khi thiết kế hệ thống mới

- Liên lạc : Một trong những sức mạnh của DFD là tính đơn giản, tính dễ hiểu củanó đối với ngời phân tích và ngời dùng

- Tài liệu : Việc dùng DFD trong đặc tả yêu cầu hình thức , đặc tả thiết kế hệthống là một nhân tố làm đơn giản hoá chính trong việc tạo ra và chấp nhậnnhững tài liệu nh vậy

 Một số ký pháp thờng dùng trong DFD - Nguồn hay đích tới của dữ liệu :

- Tác nhân trong : Là một chức năng hoặc một tiến trình bên trong hệ thống đợcmô tả ở dạng khác của mô hình.

 Các phơng pháp tạo ra sơ đồ dòng dữ liệu

- Dùng sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD : Việc phân rã chức năng trong sơ đồBFD đợc dùng để chỉ ra mức độ mà từng tiến trình xử lý hoặc tiến trình con phảixuất hiện trong sơ đồ DFD

- Dùng sơ đồ ngữ cảnh : Trong một số phơng pháp không dùng sơ đồ chức năngnghiệp vụ, ngời ta đã tạo ra một dạng sơ đồ dùng cho việc khởi đầu quá trìnhxây dựng một DFD Nó có tên là sơ đồ ngữ cảnh , thờng đợc bố trí trên mộttrang bao gồm một vòng tròn các quá trình trung tâm ( Biểu thị cho toàn bộ hệthống đang nghiên cứu ) , đợc bao quanh bởi các tác nhân ngoài của hệ thống Các liên kết chỉ ra thông tin đợc truyền vào và ra khỏi hệ thống Sơ đồ ngữ cảnhthờng đợc xây dựng ở giai đoạn đầu của quá trình phân tích và đợc dùng đểvạch danh giới hệ thống , buộc ngời phân tích phải xem xét mọi ràng buộc bênngoài của hệ thống Có thể dùng sơ đồ này nh DFD ở mức cao nhất , trong đó cóthể đạt tới mc 0 bằng cách phân rã chức năng của quá trình trung tâm trong sơđồ ngữ cảnh

Tên xử lý

Tên của dòng thông tin

Tên kho dữ liệu

cho một loại thông tin chứ không phải bản thân thông tin Để ghi chép dữ liệuvề một nhóm thực thể nào đấy ngời ta sử dụng các bảng

- Lần xuất của thực thể : Chính là biểu hiện cụ thể của một thực thể

- Thuộc tính : Mỗi thực thể đều có những đặc điểm riêng của nó mà ta sẽ gọi làthuộc tính Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu hay một phần tử thông tin táchbiệt và không chia nhỏ đợc nữa Các thuộc tính góp phần mô tả về thực thể vàlà những dữ liệu mà chúng ta cần lu trữ Thông thờng , thuộc tính đợc thể hiệnra là các trờng hay các cột của bảng

Có ba kiểu thuộc tính khác nhau mà bất ký một thực thể nào cũng đều có thể cóthuộc tính trong ba kiểu này Các kiểu đó là:

- Thuộc tính định danh : Là một hay nhiều thuộc tính trong kiểu thực thể chophép xác định một cách duy nhất về một cá thể trong một thực thể

- Thuộc tính mô tả : Hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thực thể đều có thể làmô tả Đây là thông tin mô tả cho thực thể đợc tham trỏ tới Thông tin này làmtăng hiểu biết của ta về thực thể Đối với thuộc tính mô tả cần lu ý là mỗi thuộctính nh vậy chỉ xuất hiện trong một và chỉ một bảng mà thôi

- Thuộc tính kết nối : Là những thuộc tính đợc dùng để chỉ ra mối quan hệ giữamột thực thể đã có với một thực thể khác trong bảng khác Thuộc tính kết nối rấtgiống với thuộc tính mô tả , thông thờng trong bản thân thực thể chứa nó nh ngở một thực thể khác thì nó lại là khoá

- Các quan hệ : Mối quan hệ tự nhiên xuất hiện giữa các thực thể thuộc các kiểukhác nhau Bản chất của mối quan hệ là tổ chức và tạo nên cách sử dụng trongviệc điều khiển hoạt động nghiệp vụ Có ba kiểu quan hệ sau đây.

+ Quan hệ một – một : Với mỗi dòng trong bảng thực thể A thì tơng ứng ( Có liên

quan ) với một dòng của bảng thực thể B và ngợc lại + Quan hệ một - Nhiều : Với

mỗi dòng trong bảng thực thể A thì tơng ứng với nhiều dòng trong bảng thực thể Bnhng ngựơc lại mỗi dòng trong bảng thực thể B chỉ tơng ứng với một dòng duy nhấttrong nhất trong bảng A

+ Quan hệ nhiều-nhiều: Với mỗi dòng trong bảng thực thể A tơng ứng với nhiều

dòng trong bảng thực thể B và ngợc lại với mỗi dòng trong bảng thực thể B sẽ tơngứng với nhiều dòng trong bảng thực thể A.

 Các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu:- Xác định các kiểu thực thể

- Đa ra các bảng thực thể chính giữ thông tin về hệ thống trong nlĩnh vực nghiêncứu để xem xét và mở rộng về sau

- Xác định các mối quan hệ chính giữa các kiểu thực thể Nghĩa là phải tìm racác liên kết tự nhiên giữa chúng và phải ghi lại các liên kết này dới dạng quanhệ một – nhiều.

 Các căn cứ để xác định các quan hệ

- Một quan hệ tồn tại giữa hai thực thể nếu cần phải giữ thông tin trong thực thểnày về thực thể kia Lý do cho việc giữ thông tin kết nối này là bản chất củaquan hệ.

- Trong mối quan hệ một – nhiều, thực thể giữ thông tin kết nối theo định nghĩanằm ở phía nhiều.

- Các quan hệ gián tiếp thì nên bỏ qua.

- Xác định tất cả các thuộc tính cần dùng tới trong hệ thống xây dựng

- Xác định kiểu thực thể để đặt từng thuộc tính nhằm giảm thiểu việc sao chép vàtránh d thừa (Quá trình chuẩn hoá )

- Xác định quan hệ vốn tiềm ẩn bên trong các danh sách thuộc tính đã đợc thiếtlập cho từng kiểu thực thể Điều này đợc thực hiện bằng cách ghi ra nhữngthuộc tính nào trong từng bảng là thuộc tính kết nối.

Tóm lại , với các thuộc tính và kiểu thực thể cũng nh quan hệ đã biết có thể xâydựng nên một sơ đồ cùng kiểu nh mô hình dữ liệu trực giác Khi đó ta có thể đánhgiá , so sánh các mô hình và chích ra đợc từ việc so sánh đó một mô hình duy nhấtcó chứa các đặc trng tốt nhất của cả hai Tuy nhiên việc ớc lợng về khối lợng thựcthể cho từng bảng cũng cần phải đợc ghi lại trong mô hình

5 Thiết kế hệ thống

5.1 Xác định hệ thống máy tính

- Mục đích của việc xác định hệ thống máy tính : Nhằm xác định xem bộ phậnnào của hệ thống cần có sẽ đợc xử lý bằng máy tính, phần nào do ngời dùng xửlý.

- Công cụ đợc sử dụng để xác định hệ thống máy tính : Dùng sơ đồ DFD , ngời tachia các tiến trình logíc của DFD thành các tiến trình vật lý Một số trong

chúng có thể đợc đảm nhiệm bằng máy tính và một số khác do ngời dùng đảmnhiệm

5.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Trong khi triển khai một ứng dụng , việc thiết kế ngay từ đầu một cơ sở dữliệu tốt là hết sức quan trọng, làm thể nào để hệ thống không bị cứng nhắc mà cóthể thay đổi một cách dễ dàng uyển chuyển Đồng thời ta phải làm thế nào để việcduy trì bảo dỡng chơng trình đỡ gây tốn kém cho ngời sử dụng Phần sau đây sẽtrình bầy khái quát các bớc thiết kế cơ sở dữ liệu :

Bớc 1 : Phân tích toàn bộ những yêu cầu

Đây là bớc khởi đầu khó khăn nhất bởi vì nó đòi hỏi phải phân tích chọn vẹnnhững yêu cầu trong việc hình thành cơ sở dữ liệu cho một đơn vị , Trong giai đoạnnày ngời thiết kế phải tìm hiểu và hỏi ngời dùng cơ sở dữ liệu trong tơng lai xem họcần trích, rút những dữ liệu nào, dới dạng báo cáo nh thế nào và sử dụng những dữliệu ấy vào việc gì để từ đó có một cái nhìn tổng quát trớc khi chính thức bắt tayvào thiết kế cơ sở dữ liệu

Bớc 2 : Nhận diện những thực thể

Sau khi đã tìm hiểu đợc các tiến trình xử lý thì lúc này ngời thiết kế cần phải nhậndiện đợc những thực thể nào sẽ làm việc Nghĩa là phải phác hoạ hình thành bêntrong đầu mô hình dữ liệu cần có những bảng nào , thuộc tính , để cơ sở dữ liệu đạtđợc mục đích đề ra ở đây mỗi thực thể phải đợc xem nh là một đối tợng xử lý rõràng, riêng biệt Những thực thể này có thể đợc biểu diễn bởi những bảng dữ liệutrong cơ sở bảng dữ liệu Khi cần thiết có thể thêm thông tin vào những bảng nàyhoặc có thể tách rời thực thể ra làm nhiều bảng dữ liệu khác

Bớc 3 : Nhận diện các mối tơng quan giữa các thực thể

Sau khi đã tiến hành phân chia các thông tin dữ liệu vào bảng thì công việctiếp theo là phải tìm ra tất cả những mối quan hệ giữa các thực thể , để sau này dựavào mối quan đấy nhằm liên kết các bảng dữ liệu lại với nhau , trích , rút , kết hợpdữ liệu từ đó sẽ đáp ứng đợc nhanh chóng nhu cầu của ngời sử dụng.

Bớc 4 : Xác định khoá chính

Để tránh sự nhập nhằng về thông tin dữ liệu giữa các bản ghi trong một bảngđòi hỏi ta phải nhận diện một trờng hay thuộc tính làm yếu tố phân biệt , tức làkhoá chính của bảng Trong trờng hợp nếu có nhiều lựa chọn thì phải chọn ra trờngnào có ý nghĩa nhất đối với ứng dụng để làm khoá định danh Đôi khi ta cũng phảibiết kết hợp một vài các thuộc tính để tạo mục khoá chính

Bớc 5 : Nhận diện mục khoá ngoại lai.

Khoá này yêu cầu là một trờng trên bảng dữ liệu này nhng giá trị của nó phảikhớp với giá trị của mục khoá chính trên bảng dữ liệu cần liên kết kia Xong khoánày chỉ mang tính kết nối chứ không xác định tính duy nhất của các bản ghi trongbảng dữ liệu.

Bớc 6 : Thêm vào các trờng không phải là khoá.

Yêu cầu của bớc này là làm sao tìm ra những tên để đặt cho các trờng trongbảng sao cho gợi nhớ và thuận tiện khi xử lý các dữ liệu trên bảng Sau đó cần tiếnhành chuẩn hoá các bảng dữ liệu nhằm trách sự trùng lặp về dữ liệu , giữ cho cácdữ liệu có thể liên kết một cách chặt chẽ với nhau đảm bảo không mất thông tin

Bớc 7 : Xây dựng mạng sơ đồ dữ liệu

Công việc giai đoạn này là vẽ ra những cái gì đã khai báo định nghĩa để cóthể nhìn cơ sở dữ liệu một cách tổng quát hơn Từ đó có thể phát hiện ra các sai sótđể kịp thời sữa chửa

Bớc 8 : Khai báo phạm vi của mỗi trờng

Đây là bớc cuối cùng của quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu Trong bớc nàyphải xác định đợc kiểu dữ liệu thích hợp , phạm vị (Độ rộng ) của các trờng

5.3 Thiết kế giao diện ngời - máy

 Mục đích của việc thiết kế giao diện ngời- máy : Nhằm tạo ra giao diện làmcông cụ cho việc giao tiếp giữa ngời với máy đợc thuận lợi hơn

 các chỉ tiêu quan trọng cần có khi đánh giá một giao diện ngời - máy là :- Phải dễ sử dụng và dễ học ngay cả đối với những ngời thiếu kinh nghiệm.

- về tốc độ thao tác , giao diện phải mang lại hiệu quả trong hạn định của các bớcthao tác , nhấn phím cũng nh thời gian trả lời.

- Phải kiểm soát đợc chơng trình nghĩa là đảm bảo cho ngời sử dụng thực hiệnhoặc bắt đầu kiểm soát đàm thoại.

- Dễ phát triển các yêu cầu và đem lại kết quả

 Các tính chất cần thoả mãn khi thiết kế giao diện : Một là phải phù hợp vớinhững ngời sử dụng, ngời sẽ tham gia đối thoại với máy Hai là phải phù hợp vớinhiệm vụ đợc giao

 Một số loại giao diện cơ bản.

- Máy hỏi - ngời đáp : Với cách thiết kế này chỉ phù hợp đối với ngời mới sửdụng và ít kinh nghiệm Các câu hỏi và đáp thờng là ngắn và lợng thông tin th-ờng là tơng đối nhỏ

- Ngôn ngữ lệnh : Thờng là ngôn ngữ lệnh bao gồm từ những câu lệnh đơn giảnnhất cho đến những câu lệnh khá phức tạp về mặt ngữ pháp Đối với kiểu giaodiện này chỉ phù hợp với ngời sử dụng ở mức chuyên gia còn đối với ngời sửdụng bình thờng thì rất khó nhớ ,hay mắc lỗi khi viết câu lệnh

- Điền theo mẫu : Đây là dạng đối thoại hay đợc dùng nhất đối với xử lý dữ liệucũng nh sử dụng trong việc khôi phục dữ liệu và soạn thảo Kiểu giao diện nh vậyrất gần gũi với ngời sử dụng và việc thao tác trên chúng lại đợc tự giải nghĩa chođến khi mẫu đã đợc nạp đầy đủ thông tin

Tóm lại, có rất nhiều công cụ trong giai đoạn thiết kế song không phải cái nào cũngsử dụng đợc trong mọi hệ thống Nhà phân tích phải dùng cách đánh giá của mìnhđể giải quyết chính xác xem nên dùng những kỹ thuật nào và áp dụng chúng ở mứcđộ nào để làm cân bằng giữa nguy cơ hoặc hệ thống quá nghèo nàn hoặt ngợc lạinguy cơ hệ thống quá rắc rối

Yêu cầu khách quan :

Nền kinh tế Việt Nam đang hoà mình cùng dòng chảy kinh tế thế giới vớinhững bớc phát triển vợt bậc trong những năm gần đây chúng ta đã và đang khẳngđịnh mình trên trờng quốc tế Cũng nh toàn nhân loại , nớc ta đã và đang đa Côngnghệ thông tin là mục tiêu nóng bỏng hàng đầu Sự phát triển của công nghệ thôngtin đợc xem là kim chỉ nam cho những bớc phát triển mới , cho những mục tiêu mới

, đã trở thành một trong những phơng tiện để đất nớc ta có thể đi tắt ,“ đón đầu “

theo kịp các nớc phát triển , hoà nhịp cùng cơn lốc phát triển đi lên của toàn nhânloại Việc đa tin học vào mục tiêu quản lý của các doanh nghiệp và trong toàn bộnền kinh tế tuy muộn màng nhng đã và đang đạt đợc những thành tựu đáng kể Cùng với quá trình mở cửa nền kinh tế , nền kinh tế đất nớc theo cơ chế thị trờng ,với nhiều thành phần kinh tế , có sự quản lý của nhà nớc theo định hớng xã hội chủnghĩa đã ngày càng đợc kiểm nghiệm sự đúng đắn với hiện thực khách quan thôngqua cơ sở lý thuyết cũng nh thực tiễn sự đổi thay từng ngày của đất nớc Sự pháttriển nhanh chóng của tổ quốc không thể không nhắc tới sự đóng góp trực tiếp vàgián tiếp của công nghệ thông tin Hơn bao giờ hết , trong giai đoạn này hiệu quảquản lý của các doanh nghiệp phụ thuộc vào hệ thống thông tin dựa trên máy tính Quản lý có hiệu quả cơ sở dữ liệu về các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp là một trong những mục tiêu sống còn của doanh nghiệp , nó quyết định đếnsự thành bại của doanh nghiệp trong cơ chế mới Để đạt đợc điều đó , các doanhnghiệp cần xây dựng hệ thống thông tin và liên lạc đủ mạnh , chính xác , kịp thờilàm cơ sở cho những quyết định quản trị Một trong những nguồn thông tin quantrọng phục vụ cho quản trị doanh nghiệp là xuất phát từ hệ thống thông tin quản lý Công ty xây dựng số 2- Tổng công ty Xuất nhập khẩu Xây dựng Việt Nam (Vinaconex) cũng nh các tổ chức doanh nghiệp khác trong cả nớc đang dẫn từng b-ớc tiếp cận , đa tin học vào trong quá trinh sản xuất kinh doanh đặc biệt là trongmục tiêu quản lý kinh tế Trong quá trình phát triển đi lên của doanh nghiệp khôngthể phủ nhận sự đóng góp trực tiếp cũng nh gián tiếp của một hệ thống thông tinquản lý đủ mạnh Song song với hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng mởrộng , thì đòi hỏi một hệ thống thông tin tốt là cần thiết hơn bao giờ hết đối vớidoanh nghiệp Bởi vậy , việc nguyên cứu phát triển hệ thống thông tin quản lý laođộng tiền lơng nói riêng và hệ thống thông tin quản lý nói chung là yêu cầu phùhợp với yêu cầu nội tại của doanh nghiệp

Chơng III

Phân tích hệ thống

thông tin quản lý Lao động tiền lơng

Mục đích cuối cùng của việc phát triển một hệ thống thông tin là cung cấpcho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Phát triển một hệthống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống thông tin đang tồn tại , thiết kếmột hệ thống mới và thực hiện việc cài đặt nó Phân tích một hệ thống bắt đầu từviệc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đa ra một chuẩn đoán về tình hình thựctế nhằm đa ra một sự đánh giá chính xác nhất về tình hình hiện tại của hệ thốn Việc phân tích một hệ thống thông tin nhằm tìm ra các nguyên nhân nội tại dẫnđến sự trì trệ của hệ thống đó là các vấn đề về quản lý , các bộ luật mới đợc banhành , việc ký kết một hiệp tác mới , đa dạng hoá hoạt động của doanh nghiệp ,những yêu cầu mới của nhà quản lý , Sự thay đổi của công nghệ , sự thay đổi sáchlợc chính trị v.v.v để xác định chính xác các vấn đề tồn tại của hệ thống để có thểphát triển bổ sung vào một hệ thống mới u việt hơn , có khả năng đáp ứng đợc yêucầu nội tại của hệ thống

I Các thông tin đầu vào và đầu ra của hệ thống

1 Các thông tin đầu vào của hệ thống

1.1.Thông tin phục vụ cho việc nhập hồ sơ ban đầu bao gồm các thông tin cơbản sau :

- Mã cán bộ - Họ và tên - Giới tính - Ngày sinh - Quê quán - Địa chỉ - Dân tộc - Tôn giáo - Trình độ - Chức vụ - Biên chế

- Năm vào làm việc - Bậc lơng

- Phụ cấp - Hệ số lơng - Ngày lên lơng - Đảng / đoàn - Tên bố - Tuổi bố - Nghề bố

- Tên mẹ - Tuổi mẹ - Nghề mẹ - Vợ chồng - Nghề nghiệp

1.2.Các thông tin về chức vụ bao gồm :

- Mã chức vụ - Chức vụ

1.3.Các thông tin về học hàm bao gồm :

- Mã học hàm - Học hàm

1.4.Các thông tin về Trình độ bao gồm :

- Mã trình độ - Trình độ

1.5 Các thông tin về đơn vị bao gồm :

- Mã đơn vị - Tên đơn vị

1.6.Các thông tin về dân tộc bao gồm :

- Mã dân tộc - Tên dân tộc

1.7.Các thông tin về ngày công bao gồm :

- Mã cán bộ - Họ và tên - Tháng - Ngày công - Số ngày nghỉ - Nghỉ bảo hiểm - Tạm ứng - BHYT- BHXH

2 Các thông tin đầu ra của hệ thống :

Các thông tin đầu ra đợc trình bày dới dạng các báo cáo bao gồm các loại :- Báo cáo chấm công

- Báo cáo hồ sơ từng đơn vị - Báo cáo lơng chi tiết - Báo cáo lơng

- Báo cáo tạm ứng - Báo cáo phụ cấp

3 Bảng tổng quan về đầu vào và đầu ra của hệ thống :

Mô hình hoá dữ liệu ( ERD )

Các chứng từ , hoá đơn

Hồ sơ gốc Chức vụ Trình độ Đơn vị Học hàm Dân tộc Ngày công

Các báo cáo :

Báo cáo chấm côngBáo cáo hồ sơ từng đơn vị Báo cáo l ơng chi tiết Báo cáo tạm ứng Báo cáo phụ cấp Báo cáo l ơng

Các chứng từ ,

quan khácQuản lý lao

động tiền l ơng

Ra

Sơ đồ luồng thông tin ( Bfd ) :

Thời điểm Phòng tổ chức lao động Hệ thống xử lý Lãnh đạo và các bộ phận khác

Phát sinhhoá đơnchứng từ

Yêu cầucủa lãnhđạo phòngvà đơn vị

Sơ đồ luồng dữ liệu ( dfd ) :

Nhân viênPhòng Ban

Lao động tiền l ơngLãnh đạo

Cập nhập chứng từ vào file dữ

liệu

Tiền l ơng

In ra các báo

Các hoá đơn chứng từ

1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh :

Nhìn vào sơ đồ ngữ cảnh ta thấy mỗi cơ quan thành lập đều phải có đủ cácthành viên từ lãnh đạo đến nhân viên tạo thành một hệ thống xuyên suốt Mỗi cánbộ công nhân viên trong doanh nghiệp cần phải có đầy đủ các thông tin về cá nhâncũng nh các thông tin về tiền lơng

Bộ phận quản lý lao đông tiền lơng sẽ cập nhập các thông tin về lao độngtiền lơng một cách đầy đủ chính xác Ngợc lại sẽ huỷ bỏ thống tin về lao động tiềnlơng của một cá nhân hoặc đơn vị khi có yêu cầu Khi lãnh đạo hoặc các bộ phậnkhác yêu cầu đợc biết thông tin về một thành viên nào đó hay bản báo cáo tổng hợpchung của toàn doanh nghiệp trong lĩnh vực lao động tiền lơng hoặc một thông tingì khác liên quan thì cán bộ phòng tổ chức cần tra cứu xem xét và gửi báo cáo chocấp trên

Sơ đồ luồng ngữ cảnh ng trên chỉ là tổng quát , khi có các vấn đề khácphát sinh đặt ra thì sơ đồ ngữ cảnh nh trên cha vạch ra đợc chi tiết vấn đề Bởi vậy ,yêu cầu đặt ra cần phải có một sơ đồ ngữ cảnh mức 1 và dới 1

2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1:

Sơ đồ ngữ cảnh mức 1 gồm các chức năng :

- Chức năng cập nhập thông tin về hồ sơ cán bộ công nhân viên về nhận công táchoặc thiên chuyển công tác , nhập hồ sơ mới hoặc huỷ hồ sơ

- Chức năng cập nhập thông tin về tiền lơng , tiền tạm ứng , nâng lơng , hệ số ơng , ngày công , BHYT, BHXH và các vấn đề khác liên quan đến tiền lơng - Chức năng tìm kiếm thông tin liên quan đến một cá nhân trong lĩnh vực lao

l-động tiền lơng

- Chức năng tổng hợp , thống kê và báo cáo để đảm bảo tính đầy đủ chính xác

Ban l nh đạoãnh đạo

Quản lý l ơngNhập hồ sơ

Nhân viên

Xử lý hồ sơ

Báo cáo

Yêu cầu

Sơ đồ cấu trúc dữ liệu ( DSD )

1 Tiến hành xác định các kiểu thực thể và các thuộc tính của thực thể :

Căn cứ vào các thông tin đầu vào và đầu ra của hệ thống ta xét tạm thời cáckiểu thực thể sau :

* Kiểu thực thể Hồ sơ gốc bao gồm các thuộc tính :

- Mã cán bộ - Họ và tên

Nhân viên

1.0Cập nhập

hồ sơ

2.0Cập nhập thông tin

Các file dữ liệu

Dữ liệu qua xử lý

thống kê

Lãnh đạo

- Giới tính - Ngày sinh - Quê quán - Địa chỉ - Dân tộc - Tôn giáo - Trình độ - Chức vụ - Biên chế

- Năm vào làm việc - Bậc lơng

- Phụ cấp - Hệ số lơng - Ngày lên lơng - Đảng / đoàn - Tên bố - Tuổi bố - Nghề bố - Tên mẹ - Tuổi mẹ - Nghề mẹ - Vợ chồng - Nghề nghiệp

* Kiểu thực thể chức vụ bao gồm các thuộc tính :

- Mã chức vụ - Chức vụ

* Kiểu thực thể Học hàm bao gồm các thuộc tính :

- Mã học hàm - Học hàm

* Kiểu thực thể trình độ bao gồm các thuộc tính :

- Mã trình độ - Trình độ

* Kiểu thực thể đơn vị bao gồm các thuộc tính :

- Mã đơn vị - Tên đơn vị

*Kiểu thực thể dân tộc bao gồm các thuộc tính :

- Mã dân tộc - Tên dân tộc

* Kiểu thực thể ngày công bao gồm các thuộc tính :

- Mã cán bộ - Họ và tên - Tháng - Ngày công - Số ngày nghỉ - Nghỉ bảo hiểm - Tạm ứng - BHYT- BHXH

2 Sơ đồ cấu trúc dữ liệu ( DSD ) :

Tôn giáo

# Mã cán bộ #Mã tôn giáo Đơn vị

A Khái niệm về phơng pháp thiết kế top down design

Là một phơng pháp thiết kế giải thuật dựa trên nguyên tắc module hoá Trớchết ngời ta xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toán yêu cầu ,bao quát đợc toàn bộ bài toán Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành cácnhiệm vụ cụ thể hơn , tức là chuyển dần từ module chính đến các module con từtrên xuống dới

B Giới thiệu chung về thiết kế giao diện trong hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lơng

Giai đoạn thiết kế là giai đoạn xác định một cách chi tiết và chính xác nhữnggì mà hệ thống mới phải làm để đạt đợc mục tiêu thiết lập từ giai đoạn phân tíchchi tiết mà vẫn luôn tuân thủ những ràng buộc của môi trờng

Có nhiều kiểu thiết kế đã đợc tạo ra nhằm phục vụ cho giao diện ngời máy Mỗikiểu đều có những tính năng và khả năng khác nhau Song điều quan trọng nhất làphải phù hợp với nhiệm vụ đợc giao và với ngời sử dụng – ngời sẽ trực tiếp đốithoại với máy Các chỉ tiêu quan trọng để đánh giá trong khi thiết kế giao diện ng-ời máy là :

- Dễ đọc : các giao diện và các chức năng phải dễ đọc Tức là các lệnh và cácchức năng phải chặt chẽ với thuật ngữ , quy trình thủ tục và dạng thức mà ngờita đã quen dùng

- Dễ sử dụng : Giao diện đó phải có khả năng phù hợp , dễ sử dụng ngay cả đốivới những ngời thiếu kinh nghiệm

- Tốc độ thao tác ; Giao diện phải có có đợc hiệu quả hạn định của các bớc thaotác , ấn nút và thời gian trả lời

- Mức độ tinh vi : Phạm vi của chức năng đợc hạn định

- Kiểm soát : Ngời sử dụng phải luôn luôn kiểm soát đợc hoạt động của hệthống Tức là phải biết và can thiệp đợc vào hệ thống đang làm , có thể ra lệnh - Dễ phát triển : Phải đạt đợc kết quả nh mong muốn khi phát triển các yêu cầu - Kỹ thuật : Phải đảm bảo hệ thống đợc che khuất phần kỹ thuật ở bên trong - Mức độ hiển thị thông tin : Phải cung cấp đợc những thông tin , t liệu trơn giúp

đợc trên màn hình song cũng cần phải giảm thiểu đợc khối lợng thông tin ngờidùng cần phải ghi nhớ khi sử dụng hệ thống

- Các quy ớc đồ hoạ : Cần phải tuân thủ các quy ớc , quy định về đồ hoạ , đối ợng trên màn hình , trên giấy

t-Đối với ngời sử dụng chơng trình thông thờng giao tiếp với máy tính thông quathiết bị vào ra nh sau :

- Thiết bị vào : Bàn phím , chuột- Thiết bị ra : Màn hình , máy in

Trong đó , phần giao tiếp quan trọng nhất đối với các thiết bị vào ra đó chính làmàn hình và bàn phím

1 Thiết kế màn hình :

Thiết kế màn hình nhằm đảm bảo các yêu cầu :- Phải kiểm soát đợc các thông tin ra màn hình - Hạn chế hoặc mở rộng các thông tin trên màn hình

- Khi thiết kế nên đa ra các danh sách một cách chi tiết giúp cho ngời dùng có ợc sự lựa chọn dễ dàng

đ-Màn hình chính của chơng trình này đáp ứng đợc các yêu cầu cơ bản đặt ra khithiết kế màn hình Giao diện màn hình thiết kế gồm các màn hình sau :

- Màn hình Logo giới thiệu chơng trình với các nút lệnh đăng nhập hay huỷ bỏ- Màn hình chính chính của chơng trình , đây là cửa sổ lớn để chứa toàn bộ màn

hình dùng để chứa các màn hình con về nhập liệu , tìm kiếm , sửa đổi số liệu Việc sử dụng màn hình chính của chơng trình có thuận lợi là giúp cho ngời sửdụng có thể lựa chọn hoặc mở nhiều cửa sổ con một cách đồng thời Các cửasổ con đều hiện bên trong cửa sổ chính và chỉ mất đi khi ngời dùng thối kíchhoạt nó hạc đóng màn hình chính điều đó cho phép ngời sử dụng có thể lựachọn cửa sổ làm việc một cách linh hoạt và nhanh chóng

- Các cửa sổ con đợc sử dụng để giải quyết các vấn đề chính theo từng chức năngnhỏ của hệ thống Các màn hình con đợc sử dụng với các chức năng khác nhaunhng lại có cách bố trí , trình bày giống nhau , đồng thời chúng có mối quan hệthống nhất xuyên suốt về mặt chức năng

- Ngoài ra khi thiết kế màn hình giao diện các nguyên tắc thiết kế đầu ra của mànhình cũng đợc áp dụng Mỗi màn hình đều có một tên tiêu đề Các phần tửthông tin đợc sắp xếp theo một trật tự nhất định giúp cho ngời dùng dễ dàngtruy nhập , sử dụng cũng nh thoát khỏi màn hình Mỗi màn hình đều đợc trìnhbày một cách khoa học dễ nhìn , dễ phân biệt từng đối tợng

2 Thiết kế thực đơn :

Trong khi thiết kế giao diện ngời máy , ngoài việc thiết kế bàn phím , màn hình thìmột vấn đề quan trong đánh giá khả năng u việt của chơng trình đó là kỹ thuật tạothực đơn Đối với các chơng trình hiện đại ngời ta sử dụng thực đơn nh một biệnpháp tiên tiến nhất để phục vụ cho nhu cầu trao đổi có tính thờng xuyên giữa ngờivới máy làm đơn giản hoá và chính xác câu trả lời của ngời sử dụng

Trong chơng trình quản lý lao động tiền lơng thực đơn đợc thiết kế theonhiều cấp nh sau :

- Các mục chọn ngang của chơng trình gồm có :

Quản lý hồ sơQuản lý lơng Tra cứu thông tinIn ấn Hệ thống Phần trợ giúp

- Thực đơn quản lý hồ sơ lại chứa một mục chọn dọc theo màn hình gồm :

Nhập hồ sơ Xem hồ sơ Sửa hồ sơ Huỷ hồ sơ

- Thực đơn Quản lý lơng bao gồm :

Cập nhập ngày công Cập nhập tạm ứng Cập nhập phụ cấp Tính lơng

Xem lơng

- Thực đơn Tra cứu tin bao gồm :

Tìm kiếm hồ sơ nhân sự Tra cứu lơng

Tra cứu phụ cấp

- Thực đơn In ấn bao gồm :

In Bảng lơng In phụ cấp In tạm ứng

In báo cáo nhân sự In lơng chi tiết

- Thực đơn Hệ thống bao gồm :

Cập nhập chức vụ Cập nhập dân tộc

Cập nhập tôn giáo Cập nhập đơn vị Về màn hình Logo Về Windows

- Thực đơn Phần trợ giúp bao gồm :

Các phần trợ giúp

3 Thiết kế cơ sở dữ liệu :3.1Hệ cơ sở dữ liệu

Các tệp cơ sở dữ liệu đợc sử dụng trong chơng trình này gồm có :

- Tệp Hosogoc MDB- Tệp trình độ MDB- Tệp Hocham MDB- Tệp Ngaycong MDB- Tệp Donvi MDB- Tệp Chucvu MDB- Tệp Dantoc MDB- Tệp Tongiao MDB- Tệp Trogiup MDB- Tệp T_MK MDB

3.2 Xây dựng cấu trúc các tệp cơ sở dữ liệu :

- Cấu trúc tệp Hosogoc :

- Mã cán bộ - Họ và tên - Giới tính - Ngày sinh - Quê quán - Địa chỉ - Dân tộc - Tôn giáo - Trình độ - Chức vụ - Biên chế

- Năm vào làm việc - Bậc lơng

TextTextYes/noDate/timeTextTextNumberNumberNubmerNumber

- Phô cÊp - HÖ sè l¬ng - Ngµy lªn l¬ng - §¶ng / ®oµn - Tªn bè - Tuæi bè - NghÒ bè - Tªn mÑ - Tuæi mÑ - NghÒ mÑ - Vî chång NghÒ nghiÖp

141516171819202122232425

File Name Type

NumberNumberNumberNumberNumberNumber

4.1 Thiết kế các modul chức năng :

Đối với các chơng trình lớn nh chơng trình quản lý lao động tiền lơng thì việcchia nhỏ chơng trình thành các đơn thể là điều hết sức hợp lý và khoa học Bởivậy , việc phân chia cả bài toán thành các chơng trình giúp ích cho nhà lập trìnhtránh đợc những sai sót khi viết mã chơng trình đồng thời còn giúp cho việc ràsoát , sửa chữa , bổ sung các phần chơng trình từ đó tạo khả năng kiến thức mở chotoàn chơng trình Các chơng trình con đợc thiết kế tơng ứng với các modul chứcnăng theo các cấp bậc khác nhau nhng không nhất thiết phải thiết kế theo thứ bậccủa các chức năng Ngời lập trình có thể lựa chọn thiết kế theo chức năng nào trớclà tuỳ ý.

Trong chơng trình này toàn bài toán đợc phân chia thành các modul chứcnăng sau :

4.2 Các thuật toán chính của chơng trình

Để mô tả các thuật toán của chơng trình thông qua việc sử dụng các sơ đồthuật toán , trớc tiên ta cần biết một số quy ớc sau :

Ch ơng trình quản lý lao động tiền l ơng

Quản lý hồ

Quản lý l ơng

Tra cứu thông

tin

Trợ giúp

- Mũi tên nhọn dùng để chỉ hớng dữ liệu cuả quá trình xử lý :

- Các hình chữ nhật dùng để mô tả các thao tác xử lý :

- Điều kiện Nếu / không đợc mô tả qua hình :

Nếu mệnh đề M đúng thì thực hiện xử lý A , nếu mệnh đề M sai thì thực hiệnxử lý B

Sau đây là thuật toán thực hiện chơng trình chính :

Tạo màn hình Logo của ch ơng trình

Đăng nhập hệ thống

- Nhập mới , sữa chữa , lu trữ dữ liệu :

- Xoá bỏ dữ liệu :

Thiết lập môi tr ờng làm việc

Nhập mới /sửa chữa

Tạo màn hình nhập mới hay sữa chữa

SSử dụng truy vấn để mở

Nhập đúng số liệu

Ghi lại thông tin đã nhập hay sửa

ĐSửa lại

Thực hiện xoáCó

KhôngSử dụng lệnh truy vấn để mở

Hiển thị ra màn hình nội dung thông tin muốn xoá

5 Thiết kế các Query 1 Bảng chấm công

2 Hồ sơ đầy đủ :