Ứng dụng tin học trong cơng tác quản lý khách sạn

Lời nói đầu    Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính k hơng thể nào thiếu được trong mọi lĩnh vực đời sống. Hơn lúc nà o hết các tínhnăng của máy tính khai thác một cách triệt để  Việc áp dụng Tin học vào quản lý , kinh doanh, du lịch là một xu hướng tất yếu.    Ứng dụng tin học trong cơng tác quản lý khách sạn là mơ hình q uản lý mới,và đem lại nhiều năng mới trong cơng tác quản lý.    • Mục đích của bài báo cáo này là thiết kế hệ thốn tự động hóa các thao tác thủ cơng trong việc  quản lý khách   rất lớn nên bài tập báo cáo này chỉ khảo sáttrong  giới hạn hoạt động của bộ phận lễ tân bao gồm chức năng chính như quản lý thơng tin về khách,  quản lý thơng tin phịng .v.v.   - Xây dựng sơ đồ phân cấp chức - Xây dựng sơ đồ luồng liệu - Xây dựng mơ hình liệu - Chuẩn hóa mơ hình liệu - Thiết kế bảng vật lý    • I. Khảo sát hệ thống     1. Đánh giá hệ thống     • Qua khảo sát thực tế ta thấy cơng việc quản lý ở rất nhiều các khách sạn cịn thực hiện khá thủ cơng Do vậy mục đích của đề tài này là giảm tới mức tối thiểu c ác cơng việc thủ cơng để đảm bảo tính chính xác tin cậy của cơng  việc.   Tuy  nhiên,  do tính  chất  của  cơng việc, trong  hệ  thống   này  vẫn  cần đến sự thực hiện của con người,cụ thể  nhân viên lễ tân.Phần, này sẽ trình bày cụ thể các cơng việc thủ cơng và các cơng  việc thực hiện  bằng máy tính.  • Hầu hết các chức năng của hệ thống sẽ đưa ra dưới đây  đều được thực hiện bằng máy tính chỉ có một số cơng việc  đã nói đến phải thực hiện thủ cơng.  •   Cơng việc thực hiện thủ cơng:  • Thơng báo cho tổ buồng lên kiểm tra phịng.  • Thông  báo  cho  tổ  dịch  vụ  các  dịch  vụ mà  khách  hàng  đã  yêu cầu.  • Chức năng “Sửa thông tin khách hàng”.   • Chức năng “Sửa thơng tin trạng thái phịng”.  • Chức năng “Sửa thơng tin dịch vụ” - Cơng việc thực máy tính: tất chức cịn lại hệ thống thực tự động • • • • • • • 2. Mơ tả hoạt động của hệ thống  Đưa ra các chức năng chính  - Quản lý thơng tin khách hàng  -Quản lý giao dịch : th,đặt phịng, đổi phịng   - Quản lý thơng tin trạng thái phịng  - Quản lý dịch vụ  - Quản lý thanh tốn : thanh tốn trả phịng và thanh tốn định kỳ  •  Báo cáo thống kê: báo cáo tài chính định kỳ, b áo cáo tổng hợp  u cầu của người sử dụng đối với hệ thống  •  Nhập dữ liệu : về khách hàng, dịch vụ… • - Cập nhật thơng tin: thêm , sửa, xóa  • - Tìm kiếm và tra cứu thơng tin    Quản lý trạng thái phịng để sắp xếp đặt phịng  cho phù hợp Quản lý toán cho khách In thống kê tài In báo cáo tổng hợp • • • • • • 4. Các nội dung thơng tin cần quản lý  - Thơng tin phịng  - Thơng tin khách hàng  - Quản lý giao dịch  - Thơng tin dịch vụ   - Thơng tin thanh tốn •  2. Đặc tả chức năng.  •  2.1 Chức năng “Quản lý khách hàng”.  • a. Sửa thơng tin khách hàng:   Vì một lý do nào đó thơng tin của khách hàng n hập khơng chính xác  • thì chức năng này cho phép sửa đổi những thơng tin khơngchính xác đó trong cơ sở dữ liệu để khơng gây những phiền hà, bất tiện t rong cơng tác quản lý.Tuy  nhiên  cũng  cần lưu ý,  chức năng này  chỉ  cho phép  một  số ngườ imới được quyền thực hiện.  • 2. Đặc tả chức năng.  •  2.1 Chức năng “Quản lý khách hàng”.  • a. Sửa thơng tin khách hàng:   Vì một lý do nào đó thơng tin của khách hà ng nhập khơng chính xác  • thì chức năng này cho phép sửa đổi những thơng tin khơngchính xác đó trong  cơ sở dữ liệu để khơng gây những phiền h à, bất tiện trong cơng tác quản lý.  Tuy  nhiên  cũng  cần lưu ý,  chức năng n ày  chỉ  cho phép  một  số người  mới  quyền thực hiện.  • b. Xố thơng tin khách hàng: Chức năng này sẽ xố hồn  tồn thơng  • tin của khách hàng trong cơ sở dữ liệu nhằm tránh hiện tượng thiế u bộ nhớ.  • c. Tìm kiếm khách hàng: Do đặc thù của cơng tác quản lý  khách sạn,  • việc  tìm  kiếm  khách  hàng diễn  ra khá  thường xun.  C hức  năng  tìm  kiếm  khách hàng này của hệ thống sẽ giúp việc tìm kiếm được th ực hiện vơ cùng  chính xác và  nhanh chóng. Ta có thể tìm kiếm theo tên khá ch hàng, theo số  chứng minh nhân dân của khách hàng, ngày nhận phịng… hay cũng có thể  tìm danh sách khách hàng theo mã số phịng cho trước nào đó.    • • • • • • • Chức năng “Quản lý thơng tin trạng thái  phịng”.  a.  Xem  thơng  tin  trạng  thái  phịng:  Khi  có  khách  hàng  muốn  đặt  phịng tại khách sạn thì cơng việc đầu tiên mà nhân viên lẽ tân phải thực hiện  là kiểm tra trạng thái của tất cả các phịng trong khách sạn. Trạng thái phịng  ở đây là: phịng trống, phịng đã có khách, phịng đang sửa chữa, phịng đơn,  phịng đơi, phịng đặc biệt hay phịng thường. Chức năng này được thực hiện  một cách đơn giản bằng một bảng hiển thị tất cả các thơng tin trạng thái vừa  nói trên của tất cả các phịng trong khách sạn.  b. Sửa thơng tin trạng thái phịng:  Chức năng này giúp nhân viên lễ  tân sửa đổi thơng tin trạng thái phịng một cách tiện lợi. Ví dụ như phịng có  hảng hóc đã sửa chữa xong, phịng thường được nâng cấp thành phịng đặc  biệt…  c.  Xóa  thơng  tin  trạng thái  phịng: do nhu  cầu sử  dụng phịng  của  khách sạn hoặc vì một lí do nào đó đơi khi phải xóa bỏ thơng tin trạng thái  của một hay nhiều phịng trong khách sạn. Nhân viên lễ tân có thể thực hiện  cơng việc này một cách dễ dàng  • Chức năng “Quản lý giao dịch”.  a. Đặt phịng trước: Khách hàng có thể đặt phịng trước tại khách sạn nếu cầ n. Có thể đặt trực tiếp tại khách sạn hoặc có thể gọi điện tới u cầu.Ngồi  các thơng tin cá nhân cần phải cung cấp như họ tên, địa chỉ, số chứng  minh nhân dân… khách hàng cịn phải đặt trước tiền cho khách sạn. Trong  trường hợp khách hàng ở xa và là khách hàng thường xun thì chỉ cần gọi   điện u cầu khách sạn.  b.  Thanh  tốn  trả  phịng:  Khi  hết  thời  hạn  ở  khách  sạn  thì  khách  hàng sẽ thực hiện trả phịng lại cho khách sạn. Chi phí mà khách hàng cần  thanh tốn bao gồm : tiền phịng, tiền các dịch vụ đã sử dụng, tiền bồi thường  nếu xảy ra hỏng hóc. Chức năng này sẽ thực hiện tính tổng tiền của khách  hàng đó và in hố đơn thanh tốn cho khách hàng.  c. Thanh tốn định kì: Trong trường hợp khách hàng ở lại lâu dài tại  khách sạn, tức là khơng biết rõ ngày dự kiến trả phịng cho khách sạn thì sau  một khoảng thời gian cố định nào đó ( thường là 3 ngày ) thì khách hàng phải  thanh tốn tiền trước cho khách sạn một lần. Chức năng thực hiện lên danh   sách  các  khách hàng  ở lâu dài trong khách sạn đã đến hạn cần phai than h tốn trước.  Hình thức thanh tốn có thể là bằng tiền mặt, bằng thẻ, hay bằng sec.  • d.  Th  phịng:  Khi  khách  hàng  có  nhu  cầu  muốn  th  phịng  tại  khách sạn  thì sẽ  cung  cấp  thơng  tin  cá  nhân  như: họ  tên, địa chỉ, số điện  thoại, số chứng minh nhân dân, khoảng thời gian  dự kiến  sẽ  ở  lại  khách  sạn… Lúc này hệ thống sẽ tự động thêm thơng tin khách hàng vào cơ  sở dữ  liệu  Nếu thơng tin khách hàng đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu rồi thì khơng  cần phải thêm vào nữa.  e. Đổi phịng: do nhu cầu sử dụng, khách hàng có thể u cầu khách  sạn cho đổi phịng. Việc đổi phịng trong các  khách sạn diễn ra khá phổ biế n  vì vậy chức năng này rất quan trọng, nó giúp tránh cho khách hàng những  phiền tối khơng đáng có và giúp cho khách sạn tránh được những thiệt hại   do nhầm lần trong thao tác nhân viên lễ tân.    • • • • • • • • • 2.4 Chức năng “Quản lý dịch vụ”  a. Cung cấp dịch vụ: Ngồi việc cung cấp phịng cho khách hàng thì  khách  sạn cịn  cungcấp cho  khách  hàng  một  số  các  dịch  vụ  khác  như:  ăn  uống, phương tiện đi lại, điện thoại Ngồi ra cịn cung cấp các dịch vụ khác  như: cho th hội trường để tổ chức hội nghị, tổ chức tiệc…Chức năng này  của hệ thống sẽ cung cấp tên dịch vụ, chi phí của các dịch vụ tương ứng và  lưu lại thơng tin của các khách hàng đã sử dụng dịch vụ đó để phục vụ cho  việc thanh tốn sau này.  b. Thêm dịch vụ: Theo xu thế phát triển của xã hội cũng như để đáp  ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng thì hệ thống cịn cung cấp chức năng  “Thêm dịch vụ”. Chức năng này thực hiện thêm vào hệ thống thơng tin của  dịch vụ chưa có trong danh sách các dịch vụ đã có.  c.  Xố  dịch  vụ:  Với  các  dịch  vụ  lâu  ngày  khơng  có  khách  hàng  nào  u cầu hoặc số người u cầu là rất ít thì hệ thống sẽ lên danh sách để gửi  lên ban giám đốc xin huỷ bỏ dịch vụ này. Chức năng này sẽ thực hiện cơng  việc đó và khi được chấp nhận thì sẽ huỷ bỏ thơng tin của các dịch vụ đó  trong cơ sở dữ liệu.  d. Sửa thơng tin dịch vụ: Do thay đổi của thị trường, sẽ có thời điểm  cần  phải  thay  đổi  thơng  tin  của  các  dịch  vụ  mà  khách  sạn  đang  cung  cấ p.  Chức năng này sẽ giúp thực hiện được điều này một cách dễ dàng.  • 2.5 Báo cáo , thống kê.  • a. Thống kê tài chính: chức năng này thực hiện  thống kê tổng số tiền  • mặt thu được trong ngày hoặc trong một đơn vị t hời gian nào đó. Đồng thời  cũng cung cấp khả năng xem lại tổng số tiền  thu của một ngày nào trước đó.  • b.  Báo  cáo  tổng  hợp: chức  năng  này  thực   hiện  tổng kết tất cả các  • khoản thu được,các khoản phải chi phí,tần suất s ử dụng phịng,số lượng  khách hàng đến th phịng tại khách sạn, trong  tháng vừa qua • Hệ thống thơng tin cỗ máy quản lý Nhờ mà suất chất lượng quản lý tăng lên, suất chất lượng quản lý tăng lên, suất hiệu sản xuất kinh doanh nâng lên cấp Cách vài năm, tác giả báo trao đổi đồng nghiệp, đưa ý “Công ty bé trứng ấy”, đồng nghiệp liền nhắc “trứng có nhiều loại, từ trứng chim cút trứng khủng long” • Sức sống doanh nghiệp • Doanh nghiệp (DN) to hay bé, vừa hay nhỏ, không đơn nằm số lượng lao động hay doanh thu nó, mà cịn nằm tư tưởng người chủ DN, nằm gen DN, mà người chủ định Ban đầu, bé, lớn nhanh, lớn thêm chút ngừng lại… • Vậy, điều làm nên lớn hay bé đây? Điều khiến DN vượt qua sóng gió, phát triển đạt tới ổn định vốn có nó? • Chúng ta thấy qua hình tượng nài voi cưỡi lưng voi Cái to, nhỏ? Chúng ta thấy qua hình tượng thuyền nan chiến hạm với đầy đủ hệ thống quan sát, điều khiển, hệ thống thông tin, liên lạc… • Lớn hay bé, đầu, hệ thống thần kinh Thân có to, mà hệ thống thần kinh phát triển, bị ngồi lên đầu.Và đâu hệ thống thần kinh DN? Chính hệ thống thơng tin! • Hệ thống thông tin, coi hệ thần kinh DN, có chức cung cấp xác nhanh ghi nhận phận bên Sau đó, phải phân tích nhanh xác thơng tin ghi nhận cuối phải định chuyển lệnh xác kịp thời • Bạn tưởng tượng, hệ thần kinh mà tới dày, mà không tới tay! Hay DN, mà hệ thống thơng tin tới phận kế tốn, mà khơng tới phận bán hàng! Vấn đề hệ thống thơng tin, tính tồn diện nó, thơng tin phải tới hết phận • Khơng có xấu, dày ln làm việc tốt, xấu, dày bị nhồi nhét miệng tay dày tải Và xấu nữa, dày cố gắng tiêu hóa hết thứ mà tay miệng tống vào Hay nói cách khác, mà phận kế tốn ôm hết công việc đơn vị, từ sản xuất, kinh doanh, bán hàng… • • • • Cái giá hệ thống thơng tin Sẽ có người không hiểu cần thiết hệ thống thơng tin, cho đáng giá vài triệu đồng, giỏi vài chục triệu Cứ cho ông chủ DN với quan điểm người giỏi, tự điều khiển tàu lớn điện thoại di động email Với ông chủ này, xin chia sẻ số vấn đề gặp phải q trình làm việc Ơng có biết lãng phí khơng? Cịn tơi gặp DN, công nhân họ làm việc ngày đêm, mà sản phẩm làm tương đương 65% lực Nghĩa ơng có 1.000 cơng nhân lãng phí 350 người Dù 1.000 cơng nhân làm việc ngày đêm, tăng ca, sản phẩm làm tương đương tổng định mức cho 650 người Tôi gặp trường hợp nguyên phụ liệu kho cịn tồn hàng trăm nghìn USD, mà phận cung ứng mua thêm cho kịp tiến độ sản xuất Có thể thấy qua việc làm việc ngày đêm, chí khốn cho công nhân, mà hiệu không cao, suất thấp, lãng phí nhiều Đó hiệu hệ thống quản lý Do điều phối chưa tốt, nên dù người cố gắng hết mức, suất chung không cao Do điều phối chưa tốt, nhiều đơn hàng, nhiều chủng loại sản phẩm, suất lại thấp Quản lý kém! • • • • • • • Ở thời kỳ cách mạng công nghiệp, công nhân làm cơng việc mình, chun mơn hóa cao, nên suất tăng cao, người làm nhiều Nhưng chun mơn hóa hiệu người ta sáng chế băng chuyền, để chuyển bán thành phẩm từ công đoạn qua công đoạn khác Mỗi người làm đúng, làm tốt việc mình, cịn băng chuyền chạy Sự tăng đột biến suất nhờ băng chuyền này, tính hệ thống Cũng vậy, cơng đoạn q trình quản lý làm tốt cơng việc mình, cịn hệ thống thơng tin chuyển thông tin từ công đoạn qua công đoạn khác Hệ thống thơng tin cỗ máy quản lý Nhờ mà suất chất lượng quản lý tăng lên, suất chất lượng quản lý tăng lên, suất hiệu sản xuất kinh doanh nâng lên cấp Năng lực khai thác không 70%, mà lên tới 90% Khi hàng tồn kho giảm, lãng phí giảm, thời gian, nhân lực, tài Bạn đầu tư cho hệ thống thơng tin bao nhiêu, giúp bạn sử dụng thêm vài chục phần trăm lực sản xuất vốn bị lãng phí giúp bạn nhìn thấy hàng tỷ đồng tồn kho? Bạn đầu tư cho phần mềm nhỏ lẻ bao nhiêu, khơng có tính liên kết? Bao định nằm người chủ DN Nhưng tơi tin điều, mong muốn có hệ thần kinh vững chắc, có hệ thống quản lý khơng công đoạn quản lý rời rạc