Giáo trình ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng

Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý và điều hành văn bản, lưu trữ hồ sơ tài liệu, hỗ trợ soạn thảo văn bản

Chương I KHÁI QUÁT VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG VĂN THƯ LƯU TRỮ

I CÁC KHÁI NIỆM

- Thông tin (Information) : Thông tin là điều hiểu biết về một sự kiện, một

hiện tượng, một quan hệ nào đó thu nhận được qua giao tiếp, khảo sát, đo lường,

lý giải, nghiên cứu…

- Công nghệ thông tin (Information technology): Là công nghệ xử lý

thông tin bằng phương tiện điện tử

- Hệ thống thông tin (Information System): Là hệ thống tiếp nhận các

nguồn dữ liệu như các yếu tố vào và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin

là các yếu tố ra

- Môi trường mạng: Là môi trường trong đó thông tin được cung cấp, truyền

đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin;

- Cơ sở hạ tầng thông tin: Là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản

xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số, bao gồm mạngviễn thông, mạng Internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu;

- Cơ sở dữ liệu: Là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, tổ chức để truy cập,

khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử;

- Văn bản điện tử: Là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu;

- Thông điệp dữ liệu: Là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và

được lưu trữ bằng phương tiện điện tử;

- Phương tiện điện tử: Là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện,

điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc côngnghệ tương tự;

- Hồ sơ: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,

một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chungnhư tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc nhữngđặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộcphạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân;

- Khung phân loại hồ sơ: Là hệ thống phân loại hồ sơ hình thành trong quá

trình hoạt động của các cơ quan tổ chức theo ngành, lĩnh vực

I ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VĂN THƯ

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư chủ yếu đượcthực hiện trên lĩnh vực soạn thảo văn bản và quản lý văn bản

1 Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc soạn thảo văn bản

Trong việc soạn thảo văn bản tùy nhu cầu và tùy điều kiện mà bạn có thểlựa chọn giải pháp soạn thảo thủ công bằng Microsoft Word hay sử dụng phầnmềm Chuẩn hóa thể thức và trình bày văn bản hành chính

Với việc soạn thảo thủ công bằng Microsoft Word, yêu cầu đối với bạn là

sử dụng thành thạo phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word và nắm vữngthể thức trình bày văn bản Nhằm tạo thuận lợi cho việc soạn thảo các loại vănbản sau này, bạn nên tạo ra các mẫu văn bản (quyết định, công văn, báo cáo…)rồi lưu lại thành các template để có thể sử dụng nhiều lần sau này Để lưu vănbản thành mẫu (template) bạn vào File - Save As, trong mục Save As Type chọnkiểu lưu là Word Template (*.dotx) - xem hình

Nếu không thích soạn thảo văn bản một các thủ công thì bạn có thể sửdụng “phần mềm chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”.Với phần mềm này tất cả các mẫu văn bản đã được tạo sẵn theo đúng thể thứctrình bày và được tích hợp sẵn trong phần mềm, khi muốn soạn thảo một loạivăn bản bạn chỉ cần chọn mẫu, nhập các thông tin cần thiết là phần mềm sẽ tựđộng tạo ra văn bản theo đúng thể thức với nội dung mà bạn đã nhập vào (xemcách sử dụng phần mềm này ở chương II)

2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản phức tạphơn rất nhiều so với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo văn bản.Tùy đặc thù và tùy điều kiện của cơ quanmà việc ứng dụng công nghệ thông tintrong quản lý văn bản sẽ ở các mức độ khác nhau: Một số đơn vị chưa có điềukiện thì chỉ quản lý văn bản bằng phần mềm Microsoft Excel, một số đơn vị cóđiều kiện hơn thì trang bị phần mềm chuyên về quản lý văn bản

Phần mềm quản lý văn bản có thể chỉ cài trên máy đơn và cũng có thểđược triển khai trên hệ thống mạng cục bộ Nếu dùng phần mềm cài trên máyđơn thì những chức năng mà phần mềm có thể thực hiện được là quản lý, tratìm, thống kê văn bản đi, văn bản đến Nếu có hạ tầng mạng LAN tốt thì chúng

ta có thể trang bị hệ thống phần mềm quản lý văn bản cài đặt trong môi trườngmạng, khi đó ngoài các chức năng quản lý, tra tìm, thống kê văn bản đi đến thìcòn có thể xây dựng quy trình xử lý văn bản Nếu xây dựng tốt quy trình xử lývăn bản trên môi trường mạng thì bạn đã tiết kiệm cho cơ quan rất nhiều chi phí

và công sức vỉ khi đó việc chuyển văn bản giữa các đơn vị không cần làm theocách truyền thống là in ra rồi đi phân phát mà sẽ sử dụng phương thức truyềnvăn bản điện tử thông qua mạng LAN giữa các phòng ban với nhau

Việc xây dựng các phần mềm quản lý văn bản cũng cần tuân theo một sốquy chuẩn nhất định, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã có công văn số 139/VTLTNN-TTTH về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơtrong môi trường mạng, công văn này đưa ra các quy định về quy trình, biểumẫu… để các nhà xây dựng phần mềm quản lý văn bản lấy đó làm căn cứ để xâydựng các phần mềm quản lý văn bản.Một số hướng dẫn liên quan đến việc xâydựng phần mềm quản lý văn bản của công văn này như sau:

- Lưu đồ mô tả văn bản đến trong môi trường mạng:

Cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) chuyên môn

Cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) chuyên môn

Lãnh đạo văn phòng/lãnh đạo cơ

Tiếp nhận, phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến, đăng ký, scan, chuyển giao văn bản đến

Tiếp nhận, phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến, đăng ký, scan, chuyển giao văn bản đến

Ý kiến chỉ đạo giải quyết

Ý kiến chỉ đạo giải quyết

Quan trọng

Có Không

Theo dõi giải quyết

Đường đi của văn bản điện tử

Chú thích:

Đường đi của văn bản giấy

- Lưu đồ mô tả văn bản đi trong môi trường mạng

Chú thích

Đường đi của văn bản điện tử

Đường đi của văn bản giấy

Có

Không

Lãnh đạo đơn vị

Lãnh đạo đơn vị

Kiểm tra nội dung, thể thức,

kỹ thuật,

có bổ sung, sửa đổi

Kiểm tra nội dung, thể thức,

kỹ thuật,

có bổ sung, sửa đổi

có bổ sung, sửa đổi

Ý kiến chỉ đạo,

có bổ sung, sửa đổi Không

Có

Tiếp thu ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, chỉ đạo chuyên viên

Tiếp thu ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, chỉ đạo chuyên viên

Chuyển giao

Chuyển giao

Đăng ký, làm thủ tục phát hành

Đăng ký, làm thủ tục phát hành

Phát hành

Ký tắt về nội dung

Ký tắt về nội dung

Không

Ký tắt về pháp chế, thể thức, kỹ thuật

Ký tắt về pháp chế, thể thức, kỹ thuật

bổ sung, sửa đổi

Kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật, có

bổ sung, sửa đổi

Có

Lưu hồ sơ

3 Giới thiệu hệ thống cơ sở dữ liệu văn thư

Mục tiêu của việc xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) văn thư là tổ chức tốt

dữ liệu văn thư trên máy tính và mạng máy tính để đăng ký, quản lý, thống kê vàtra tìm văn bản đi, văn bản đến nhằm giải quyết công việc một cách hiệu quả,kịp thời và tin cậy, đồng thời thay thế cách tra tìm văn bản bằng sổ

Việc xây dựng CSDL văn thư sẽ góp phần hỗ trợ và nâng cao hiệu quảcác hoạt động văn thư, quản lý và điều hành của các cơ quan, tổ chức, mở rộng,nâng cao hiệu quả hợp tác, liên thông với các cơ quan bên ngoài

Quy trình thiết kế CSDL văn thư và các biểu mẫu mô tả thông tin đầuvào, đầu ra của văn bản đi, văn bản đến, quản lý hồ sơ được xây dựng dựa trênCông văn 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trongmôi trường mạng

3.1 Quy trình thiết kế

Phân tích, thiết kế hệ thống CSDL quản lý, thống kê và tra tìm văn bản đi,văn bản đến trong công tác văn thư được thực hiện theo các quy trình sau:

Bước 1: Phân tích chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công tác của cơ

quan để chọn những văn bản cần nhập vào CSDL

Bước 2: Xây dựng bảng phân loại thông tin văn bản theo vấn đề

Bước 3: Lập danh mục nhu cầu khai thác thông tin đầu ra của CSDL Bước 4: Lựa chọn hệ quản trị CSDL để lưu trữ dữ liệu.

Bước 5: Xây dựng chương trình ứng dụng kết nối với hệ thống CSDL lưu

trữ để quản lý hồ sơ, quản lý văn bản đi, văn bản đến

3.2 Thiết kế bảng đăng ký văn bản đến

3.2.1 Chuẩn thông tin đầu vào của CSDL văn bản đến

Bao gồm các thông tin (trường dữ liệu - field) sau:

6 Tên loại văn bản

7 Trích yếu nội dung văn bản

8 Mã hồ sơ (theo Khung phân loại hồ sơ)

9 Mức độ mật (mật/ tối mật/ tuyệt mật)

11 Số tờ

12 Ý kiến phân phối

13 Thời hạn giải quyết

14 File văn bản đến đính kèmTùy vào yêu cầu và mục đích sử dụng của cơ quan, tổ chức, đơn vị, có thể

bổ sung thêm thông tin đầu vào, nhưng thứ tự và nội dung của các trường dữliệu như trên được giữ nguyên

3.2.2 Chuẩn thông tin đầu ra của CSDL văn bản đến

a) Mẫu đăng ký bên trong " Sổ văn đăng ký bản đến" (420x297cm)

Số và ký hiệu

Ngày tháng

Tên loại và trích yếunội dung

Đơn vị/người nhận

Ký nhận

Ghi chú

b) Mẫu đăng ký bên trong " Sổ văn đăng ký bản mật đến" (420x297cm)

Số và ký hiệu

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu nội dung

Độ mật

Đơn vị/người nhận

Ký nhận

Ghi chú

c) Mẫu báo cáo tình hình giải quyết văn bản đến

Từ ngày đến ngày

Số

đến

Tên loại, số và ký hiệu,

ngày tháng và tác giả văn

bản

Đơn vị/

người nhận

Thời hạn giải quyết

Tình trạng giải quyết

Số, ký hiệu văn bản trả lời

Ghi chú

Tổng số:

Đã xử lý:

Chưa xử lý:

3.3 Thiết kế bảng đăng ký văn bản đi

3.3.1 Chuẩn thông tin đầu vào của CSDL văn bản đi

Bao gồm các thông tin (trường dữ liệu - field) sau:

1 Số và ký hiệu văn bản

2 Ngày tháng văn bản

3 Tên loại văn bản

4 Trích yếu nội dung văn bản

5 Mã hồ sơ (theo Khung phân loại hồ sơ)

12 File văn bản đi đính kèm

Tùy vào yêu cầu và mục đích sử dụng của cơ quan, tổ chức, đơn vị, có thể

bổ sung thêm thông tin đầu vào, nhưng thứ tự và nội dung của các trường dữliệu như trên được giữ nguyên

3.3.2 Chuẩn thông tin đầu ra của CSDL văn bản đi

a) Mẫu đăng ký bên trong " Sổ văn đăng ký bản đi" (420x297cm)

Số và ký

hiệu văn

bản

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu

Ký nhận

Số lượng bản

Ghi chú

b) Mẫu báo cáo tình hình văn bản đi

Từ ngày đến ngày

STT Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và trích yếu nội dung Đơn vị/ người nhận Ghi chú

II ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG LƯU TRỮ

1 Một số nội dung của ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ

- Xây dựng hệ thống CSDL lưu trữ nhằm mục đích quản lý, bảo quản, tra

tìm, thống kê hệ thống thông tin nội dung tài liệu lưu trữ

- Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu bản gốc không để mất mát, thất lạc.

- Khai thác thông tin trong CSDL được nhanh chóng, chính xác.

- Bảo vệ được bí mật của tài liệu.

- Bảo vệ CSDL, không để thông tin trong CSDL bị mất hay sai lệch thông tin.

- Hồ sơ, tài liệu văn thư, lưu trữ của các cơ quan, sau khi nhập vào máy

tính vẫn phải bảo quản an toàn bản chính

- Đảm bảo các tiêu chuẩn quốc gia

- Thông tin tài liệu văn thư, lưu trữ còn giá trị mật, giá trị hiện hành không

được kết nối vào mạng Internet

2 Các yêu cầu về xử lý dữ liệu trong lưu trữ

Lưu đồ quản lý hồ sơ trong môi trường mạng

3 Giới thiệu hệ thống cơ sở dữ liệu lưu trữ

Mục tiêu của việc xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) lưu trữ là tổ chức tốt dữliệu lưu trữ trên máy tính và mạng máy tính để tăng cường hiểu quả công tácquản lý, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.Thông qua hệ thống CSDL lưu trữ,

sẽ tạo tiền đề cho việc số hóa tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, đơn vị

Quy trình thiết kế CSDL lưu trữ được xây dựng dựa trên Hướng dẫn 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướngdẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ

3.1 Quy trình thiết kế

Bước 1: Xác định các CSDL lưu trữ; thông tin và tiêu chuẩn thông tin đầuvào của CSDL lưu trữ

Bước 2: Thiết kế phiếu tin và biên mục phiếu tin

Bước 3: Lựa chọn phần mềm CSDL, xây dựng phần mềm ứng dụng vàcài đặt phần mềm

có cùng

mã hồ sơ (1)

Văn bản tài liệu khác có cùng mã

hồ sơ (1)

Lưu trữ cơ quan (5)

Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn

Hồ sơ bảo quản

có thời hạn

Hồ sơ có cùng mã theo khung phân loại

hồ sơ (2)

Hồ sơ đang giải quyết (3)

Tài liệu loại ra khỏi

hồ sơ (3)

Hồ sơ phải nộp vào lưu trữ

Bước 5: Bảo trì và tổ chức khai thác CSDL.

Các CSDL lưu trữ cần được xây dựng bao gồm:

- CSDL cơ quan lưu trữ;

- CSDL phông/công trình/sưu tậplưu trữ;

- CSDL hồ sơ;

- CSDL văn bản (thông tin cấp 2) hoặc CSDL toàn văn văn bản (thông tin cấp 1)

a) Thông tin đầu vào của CSDL lưu trữ

- Thông tin đầu vào đối với CSDL cơ quan lưu trữ gồm có:

1 Mã cơ quan lưu trữ

2 Tên cơ quan lưu trữ

3 Địa chỉ liên hệ

- Thông tin đầu vào đối với CSDL phông/công trình/sưu tập lưu trữ gồm có:

1 Mã cơ quan lưu trữ

2 Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ

3 Tên phông/công trình/sưu tập lưu trữ

4 Lịch sử đơn vị hình thành phông

5 Thời gian tài liệu

6 Tổng số tài liệu

7 Số tài liệu đã chỉnh lý

8 Số tài liệu chưa chỉnh lý

9 Các nhóm tài liệu chủ yếu

10 Các loại hình tài liệu khác

11 Ngôn ngữ

12 Thời gian nhập tài liệu

13 Công cụ tra cứu

14 Lập bản sao bảo hiểm

15 Ghi chú

- Thông tin đầu vào đối với CSDL hồ sơ gồm có:

1 Mã cơ quan lưu trữ

2 Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ

- Thông tin đầu vào đối với CSDL văn bản (thông tin cấp 2) gồm có:

1 Mã cơ quan lưu trữ

2 Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ

10 Trích yếu nội dung

11 Ký hiệu thông tin

12 Độ mật

13 Số lượng tờ

14 Mức độ tin cậy

16 Bút tích

17 Tình trạng vật lý

18 Ghi chú

- Thông tin đầu vào đối với CSDL toàn văn văn bản gồm có:

1 Mã cơ quan lưu trữ

2 Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ

b) Tiêu chuẩn thông tin đầu vào của CSDL lưu trữ

Tiêu chuẩn ảnh quét tài liệu

- Phục vụ lập bản sao bảo hiểm (ghi sang microfilm)

+ Áp dụng tiêu chuẩn: Tag Image File (tif); ký hiệu: TIFF

+ Ảnh đen trắng

+ Độ phân giải tối thiểu: 300 dpi

+ Tỷ lệ quét: 100 %

c) Tiêu chuẩn định dạng các file dữ liệu phi cấu trúc đính kèm

- Định dạng Plain Text (.txt): Dành cho các tài liệu cơ bản không có cấu trúc

- Định dạng Rich Text (.rtf) phiên bản 1.8: Dành cho các tài liệu có thể trao

đổi giữa các nền khác nhau

- Định dạng Portable Document (.pdf) phiên bản 1.4 hoặc 1.5: Dành cho các

tài liệu chỉ đọc

- Định dạng văn bản Word của Microsoft (.doc) phiên bản Word 1997-2003

- Định dạng Open Document (.odt) phiên bản 1.0.

d) Tiêu chuẩn bộ ký tự, mã hoá quốc tế và tiếng Việt khi nhập dữ liệu

- Tiêu chuẩn bộ ký tự và mã hoá quốc tế: Áp dụng tiêu chuẩn: American

Standard Code for Information Interchange; ký hiệu: ASCII

- Tiêu chuẩn bộ ký tự và mã hoá cho tiếng Việt: Áp dụng tiêu chuẩn:

TCVN 6909:2001 “Công nghệ thông tin - Bộ mã ký tự tiếng Việt 16 bit”; ký hiệu là: TCVN 6909:2001

3.3.2 Thiết kế phiếu tin và biên mục phiếu tin

a) Thiết kế phiếu tin

Phiếu tin (worksheet) là biểu mẫu được thiết kế trên cơ sở thông tin đầu vào của CSDL Đối với CSDL cơ quan lưu trữ không cần phải thiết kế phiếu tin Đối với CSDL phông/công trình/sưu tập lưu trữ hoặc CSDL hồ sơ thì phiếu tin được thiết kế như sau:

MẪU PHIẾU TIN PHÔNG/CÔNG TRÌNH/SƯU TẬP LƯU TRỮ

1 Mã cơ quan lưu

trữ:

2 Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ:

3 Tên phông/công trình/sưu tập lưu trữ:

5 Thời gian tài liệu:

6 Tổng số tài liệu:

7 Số tài liệu đã chỉnh lý:

8 Số tài liệu chưa chỉnh lý:

9 Các nhóm tài liệu chủ yếu:

10 Các loại hình tài liệu khác:

11 Ngôn ngữ:

12 Thời gian nhập tài liệu:

13 Công cụ tra cứu:

14 Lập bản sao bảo hiểm:

15 Ghi chú:

4 Lịch sử đơn vị hình thành phông:

MẪU PHIẾU TIN HỒ SƠ PHIẾU TIN HỒ SƠ b) Chú giải về độ tin cậy, tên loại văn bản và tác giả văn

bản:

c) Chú giải về tên người:

d) Chú giả về thời gian sự kiện:

đ) Chú giải về địa điểm sự kiện:

e) Chú giải về vật mang tin:

9.Thời gian bắt đầu:…………10 Thời gian kết thúc:

11 Ngôn ngữ:

12 Bút tích:

13 Số lượng tờ:

14 Thời hạn bảo quản:

15 Chế độ sử dụng:

16 Tình trạng vật lý:

1.Mã cơ quan lưu trữ:

2.Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ

3.Mục lục số:………4 Hộp số:………5 Hồ sơ số

6.Ký hiệu thông tin:

7.Tiêu đề hồ sơ:

8 Chú giải: a) Chú giải về nội dung:

b) Biên mục phiếu tin

- Hướng dẫn chung

+ Đối với các thông tin ở dạng số, thì sử dụng các chữ số Ả Rập;

+ Đối với thông tin là thời gian, thì ngày, tháng dùng 2 chữ số, nămdùng 4 chữ số; ngày, tháng, năm cách nhau bởi dấu “/” (ví dụ: 01/11/2013);nếu chỉ có năm thì dùng 4 chữ số;

+ Chỉ biên mục tới cấp độ văn bản đối với loại hồ sơ là tập lưu vănbản

- Hướng dẫn biên mục thông tin đầu vào đối với CSDL cơ quan lưu trữ

1 Mã cơ quan lưu trữ

a) Đối với Lưu trữ lịch sử

Mã của các Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ươngđược xác định tương ứng với mã trong Danh mục các đơn vị hành chính ViệtNam 2008 ban hành theo Quyết định số 124/2004/QĐ-TTg ngày 08/7/2004 củaThủ tướng Chính phủ và những thay đổi đã được Tổng cục Thống kê cập nhậtđến thời điểm 31/12/2008 (xem Phụ lục IV của Hướng dẫn 169/HD-VTLTNNngày 10/3/2010)

b) Đối với Lưu trữ cơ quan

Ghi mã của Trung tâm Lưu trữ quốc gia mà cơ quan, tổ chức là nguồnnộp lưu, tiếp theo là dấu “_”, kết hợp với số thứ tự của cơ quan, tổ chức trongDanh mục số 1 các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữquốc gia II ban hành kèm theo Quyết định số 115/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Danh mục số 1 các cơquan, tổ chức là nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ban hànhkèm theo Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009 của Cục trưởng CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước

Ví dụ: Q2_5: là mã của Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam (tại Thành phố

Hồ Chí Minh); Q3_8: là mã của Bộ Nội vụ

2 Tên cơ quan lưu trữ:

- Đối với Lưu trữ lịch sử: Ghi theo Phụ lục IV của Hướng dẫn VTLTNN ngày 10/3/2010

169/HD Đối với lưu trữ cơ quan: Ghi theo Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức lànguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia II ban hành kèm theo Quyếtđịnh số 115/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưutrữ Nhà nước và Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu vàoTrung tâm Lưu trữ quốc gia III ban hành kèm theo Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

3 Địa chỉ liên hệ: Ghi địa chỉ, số điện thoại, số Fax, địa chỉ Email, của

cơ quan lưu trữ

c) Hướng dẫn biên mục thông tin đầu vào đối với CSDL phông/công trình/sưu tập lưu trữ

1 Mã cơ quan lưu trữ (mô tả như Mục 2.2.2)

2 Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ: Ghi theo số thứ tự trong Danhsách phông do lưu trữ lịch sử xác định Đối với lưu trữ cơ quan thì để trống

3 Tên phông/công trình/sưu tập lưu trữ: Ghi đầy đủ và chính xác tên gọicủa phông/công trình/sưu tập lưu trữ

4 Lịch sử đơn vị hình thành phông: Mô tả tóm tắt theo trật tự sau:

a) Văn bản thành lập: ghi theo trật tự (tên loại văn bản  số ký hiệu ngày, tháng, năm  tác giả văn bản  trích yếu nội dung)

Ví dụ: Quyết định số 19/2002/QĐ-BTCCBCP ngày 15/4/2002 của Bộtrưởng, Trưởng ban Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) về việcthành lập Trung tâm Công nghệ và Dữ liệu thông tin thuộc Cục Lưu trữ Nhànước

b) Văn bản quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan(không nêu nhiệm vụ cụ thể) và những thay đổi (nếu có)

c) Cơ cấu tổ chức và những thay đổi về cơ cấu tổ chức của cơ quan/đơn vị(mô tả theo thứ tự thời gian)

d) Văn bản giải thể (đối với cơ quan đã ngừng hoạt động) của cơquan/đơn vị hình thành phông

5 Thời gian tài liệu: Ghi thời gian văn bản có sớm nhất và muộn nhấttrong phông Năm đầu và năm cuối cách nhau bởi dấu “-”.Ví dụ: 1946-1975

6 Tổng số tài liệu: Ghi tổng số mét giá của phông

7 Số tài liệu đã chỉnh lý: Ghi số lượng hồ sơ

8 Số tài liệu chưa chỉnh lý: Ghi số mét giá tài liệu chưa chỉnh lý

9 Các nhóm tài liệu chủ yếu: Ghi tên nhóm tài liệu và thời gian của từngnhóm tài liệu trong phông theo phương án phân loại tài liệu của phông

Ví dụ: Phông Cục Khai khoáng Luyện kim trực thuộc Bộ Công nghiệp gồmcác nhóm tài liệu như sau:

a) Tài liệu tổng hợp (1955-1969)

b) Tài liệu về tổ chức cán bộ (1956-1965)

c) Tài liệu về kỹ thuật (1955-1969)

d) Tài liệu về kiến thiết cơ bản (1955-1969)

đ) Tài liệu về cung ứng vật tư (1956-1965)

10 Các loại hình tài liệu khác: Trường hợp trong phông có các loại hìnhtài liệu khác như phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử, thì ghi rõ và kèmtheo số lượng.

11 Ngôn ngữ: Nếu trong toàn phông chỉ có tiếng Việt thì để trống, nếuđồng thời có cả tiếng Việt và ngôn ngữ khác thì ghi tất cả ngôn ngữ, giữa cácngôn ngữ cách nhau bởi dấu phẩy và xếp theo thứ tự ABC.Ví dụ: Đức, Nga,Pháp, Trung, Việt

12 Thời gian nhập tài liệu: Ghi ngày, tháng, năm nhập tài liệu vào Lưutrữ lịch sử lần đầu và lần cuối Đối với lưu trữ cơ quan thì để trống

Ví dụ: 01/5/1970 - 10/11/2008

13 Công cụ tra cứu: Ghi công cụ tra cứu hiện có của phông (sách chỉ dẫn,mục lục, CSDL, bộ thẻ)

14 Lập bản sao bảo hiểm: Ghi “đã lập” hoặc “chưa lập”

15 Ghi chú: Ghi những thông tin cần thiết khác của phông mà chưa thểhiện được trong các phần trên

d) Hướng dẫn biên mục thông tin đầu vào đối với CSDL hồ sơ

1 Mã cơ quan lưu trữ (mô tả như Mục 2.2.2)

2 Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ (mô tả như Mục 2.2.3)

3 Mục lục số: Ghi số thứ tự của mục lục hồ sơ có trong phông lưutrữ.Trường hợp phông chỉ có một mục lục hồ sơ thì ghi số 1

4 Hộp số: Ghi số thứ tự của hộp

5 Hồ sơ số: Ghi số thứ tự của hồ sơ

6 Ký hiệu thông tin: Ghi ký hiệu theo Khung phân loại do Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn hoặc theo Khung phân loại P.Buđê (nếu là tàiliệu tiếng Pháp)

7 Tiêu đề hồ sơ: Ghi như tiêu đề trên bìa hồ sơ

8 Chú giải: Nhằm mục đích làm sáng tỏ thêm nội dung văn bản, tên loạivăn bản, độ gốc của văn bản, vật mang tin và thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện

mà tiêu đề hồ sơ chưa phản ánh Tuỳ theo thực tế của từng hồ sơ mà có chú giảicho phù hợp

a) Chú giải về nội dung vấn đề

- Không chú giải đối với các hồ sơ có tiêu đề là: “Chương trình, kếhoạch,báo cáo công tác định kỳ”

- Chỉ chú giải hồ sơ việc mà tiêu đề hồ sơ phản ánh còn chung chung hoặcquá khái quát để sáng tỏ nội dung vấn đề mà tài liệu có trong hồ sơ phản ánh

Ví dụ 1: “Báo cáo của Giáo sư Hoàng Tuỵ về chuyến đi công tác tại một

Đức, CHDC Đức, Bỉ, Mỹ để dự Hội thảo “Toán học cho lý thuyết tối ưu” vàgiảng về “Quy hoạch Lipschitz” “Quy hoạch D.C”, “Quy hoạch toán học”

Ví dụ 2: “Hồ sơ đoàn ra, đoàn vào năm 1975 của Bộ Văn hoá”

Trong trường hợp này cần chú giải đến tên nước như sau:

- Đoàn ra: CHDC Đức, Pháp, Liên Xô, Ba Lan, Mông Cổ, Nhật, Mỹ

- Đoàn vào: Tiệp Khắc, Thuỵ Điển, Pháp, Liên Xô

Ví dụ 3: “Công văn của Hội đồng Bộ trưởng cho phép một số địa phươnglàm dịch vụ kiều hối và giao cho Tổng cục Hải quan trách nhiệm chính trongviệc kiểm tra, kiểm soát hàng của Việt kiều gửi về năm 1985”

Trong trường hợp này chú giải là: Cho phép Hà Nội và TP Hồ Chí Minhdùng kiều hối mua thuốc chữa bệnh, mua tư liệu sản xuất và trả tiền bằng đồngViệt Nam cho gia đình ở trong nước

Ví dụ 4: “Công văn của Hội đồng Bộ trưởng cho phép Bộ Nông nghiệp sửdụng ngoại tệ do UNDP/FAO trả theo Dự án 6CP/RAS/107/JPN năm 1985”

Trong trường hợp này cần chú giải làm rõ tên dự án như sau: Dự án 6CP/RAS/107/JPN là dự án về “Khảo sát tình trạng đất làm giảm năng suất câytrồng”

Ví dụ 5: “Báo cáo của UBND tỉnh Nghệ Tĩnh về tình hình trật tự trị an ở

2 xóm Tân Yên và Hội Phước, xã Tường Sơn, huyện Anh Sơn năm 1978”

Trong trường hợp này chú giải là: Sự việc diễn ra ở khu vực đồng bàotheo đạo Thiên chúa

b) Chú giải về độ gốc, tên loại và tác giả của văn bản:

- Về độ gốc của văn bản: Độ gốc ở đây được hiểu là tài liệu trong hồ sơ làbản gốc, bản chính, bản thảo hay bản sao của văn bản Chỉ chú giải đối với cácloại văn bản như văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản quan trọng khác cótrong hồ sơ không phải là bản gốc, bản chính

- Về tên loại văn bản: Nếu trong hồ sơ có nhiều loại văn bản mà tiêu đềchưa phản ánh hết thì cần chú giải, nhưng không liệt kê toàn bộ mà chỉ chú giảinhững loại văn bản có nội dung quan trọng hoặc cần đặc biệt lưu ý

- Về tác giả văn bản: Chỉ chú giải về tác giả của những văn bản quantrọng hoặc có giá trị đặc biệt, tức là các cá nhân hoặc cơ quan, tổ chức làm ravăn bản.Các chú giải về độ gốc, tên loại và tác giả văn bản được viết liền nhau

Ví dụ: “Hồ sơ về đàm phán cho vay dài hạn, trao đổi hàng hoá và thanhtoán từ năm 1976 đến 1981 giữa Việt Nam và CHDC Đức”

Chú giải: Bản sao Thư của Thủ tướng Phạm Văn Đồng

c) Chú giải về tên người

- Nếu trong hồ sơ đề cập đến cá nhân quan trọng hoặc đặc biệt cần lưu ýthì phải chú giải.

Ví dụ: “Công văn của Bộ Nội vụ, Bộ Đại học và Trung học chuyênnghiệp, UBKH và Kỹ thuật nhà nước về việc mang tài liệu khoa học ra nướcngoài năm 1976-1978”

Trong trường hợp này chú giải là: Đề xuất cho Ông Nguyễn Ngọc Châumang tài liệu sang Liên Xô để làm Luận án Phó Tiến sỹ

- Nếu cá nhân mang nhiều bí danh bút danh… cần phải thống nhất lấymột tên gọi chung cho các bí danh bút danh của người đó Tên gọi chung đượcchú giải sau tên bí danh và đặt trong ngoặc đơn

Ví dụ: Anh Ba (Hồ Chí Minh); Trần Lực (Hồ Chí Minh); Chiến Sỹ (HồChí Minh)

- Nếu cá nhân giữ chức vụ lãnh đạo hoặc có học vị hoặc được Nhà nướcphong tặng học hàm thì chức vụ hoặc học hàm, học vị được ghi trước họ và tên

cá nhân

Ví dụ: Chủ tịch Hồ Chí Minh hoặc Phó Thủ tướng Lê Thanh Nghị; Giáo

sư Tôn Thất Tùng…

d) Chú giải về thời gian sự kiện

Thời gian sự kiện là thời gian sự kiện diễn ra Chú giải đầy đủ ngày thángnăm Trường hợp hồ sơ kéo dài nhiều ngày hoặc nhiều tháng, năm thì giữa ngàytháng năm đầu và ngày tháng năm cuối cách nhau dấu gạch ngang (-) Ví dụ:01/02/1970-12/01/1971

đ) Chú giải về địa điểm sự kiện

- Địa điểm sự kiện là nơi sự kiện diễn ra Chú giải theo thứ tự: xã(phường)-huyện (quận)- tỉnh (Thành phố)

- Nếu địa danh nơi sự kiện diễn ra ngày nay đã mang tên địa danh mới thìtên địa danh mới cần được chú giải sau tên địa danh cũ và đặt trong ngoặc đơn

Ví dụ: Thăng Long ngày xưa nay đổi là Hà Nội thì ở phần chú giải ghi:Thăng Long (Hà Nội)

e) Chú giải về vật mang tin

Trừ tài liệu có vật mang tin là giấy còn tất cả những tài liệu ghi trên vậtmang tin khác có trong hồ sơ đều cần chú giải

Ví dụ: Trong hồ sơ có ảnh thì ở phần chú giải ghi là: có ảnh chụp ai hoặc

sự kiện gì đang diễn ra ở đâu, khi nào và ảnh đó đang bảo quản ở đâu?

9 Thời gian bắt đầu: Ghi thời gian sớm nhất của tài liệu có trong hồ sơ

10 Thời gian kết thúc: Ghi thời gian muộn nhất của tài liệu có trong hồ sơ

Ví dụ: Trong hồ sơ phê duyệt Dự án “Trung tâm Thông tin Nông nghiệp”của Bộ Nông nghiệp do FAO tài trợ năm 1985 có tài liệu sớm nhất là ngày10/04/1985 và muộn nhất là 22/05/1985 thì ghi: Thời gian bắt đầu: 10/04/1985;Thời gian kết thúc: 22/05/1985.

11 Ngôn ngữ: (mô tả như Mục 2.2.3)

12 Bút tích: Bút tích là chữ ký phê duyệt, ghi góp ý, sửa chữa… trên vănbản Chỉ ghi bút tích của những cá nhân giữ chức vụ: Chủ tịch nước, Chủ tịchQuốc hội, Tổng Bí thư Đảng Cộng Sản Việt Nam, Thủ tướng, Tổng thống vànhững chức vụ tương đương Những cá nhân này trước đó thường giữ nhiềuchức vụ khác, do vậy ở trường bút tích không ghi chức vụ, chỉ ghi họ tên cánhân Ví dụ: Đỗ Mười, Tôn Đức Thắng, Võ Văn Kiệt…trường hợp trên tài liệughi bí danh thì sau bí danh ghi họ và tên cá nhân và đặt trong ngoặc đơn

Ví dụ: Tô (Phạm Văn Đồng); Thận (Trường Chinh)…

13 Số lượng tờ: Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ

14 Thời hạn bảo quản: Ghi thời hạn bảo quản đã được xác định đối với

hồ sơ như: vĩnh viễn và thời hạn được tính bằng năm cụ thể

15 Chế độ sử dụng: Ghi “hạn chế” nếu tài liệu thuộc hồ sơ được xác địnhthuộc danh mục hạn chế sử dụng Nếu không thuộc diện đó thì để trống

16 Tình trạng vật lý: Chỉ ghi tình trạng vật lý của tài liệu bị hư hỏng, tàiliệu tốt hoặc bình thường thì để trống

e) Hướng dẫn biên mục thông tin đầu vào đối với CSDL văn bản (thông tin cấp 2)

1 Mã cơ quan lưu trữ (mô tả như Mục 2.2.2)

2 Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ (mô tả như Mục 2.2.3)

3 Mục lục số (mô tả như Mục 2.2.4)

4 Hồ sơ số (mô tả như Mục 2.2.4)

5 Tờ số: Ghi số thứ tự tờ văn bản có trong hồ sơ (đơn vị bảo quản)

6 Số và ký hiệu: Ghi số và ký hiệu của văn bản (nếu có)

7 Thời gian: Ghi thời gian của văn bản, tài liệu

8 Tác giả:

- Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản theo đúng tên được thể hiệntrong văn bản Nếu là văn bản liên tịch do nhiều cơ quan ban hành thì ghi tất cảcác cơ quan ban hành, tên của mỗi cơ quan cách nhau bởi dấu chấm phẩy (;)

- Đối với tài liệu mà tác giả là cá nhân thì ghi họ tên và chức vụ (nếu có)của cá nhân đó theo đúng họ tên và chức vụ được thể hiện trong văn bản, tàiliệu

9 Tên loại: Ghi đúng tên loại của văn bản

10 Trích yếu nội dung: Ghi đúng trích yếu nội dung của văn bản, tài liệu.Đối với văn bản, tài liệu không có trích yếu nội dung thì người biên mục phảiđọc và tóm tắt nội dung của văn bản, tài liệu đó.

11 Ký hiệu thông tin: (mô tả như Mục 2.2.4)

12 Tình trạng vật lý: (mô tả như Mục 2.2.4)

13 Hạn chế sử dụng: (mô tả như Mục 2.2.4)

14 Ngôn ngữ: (mô tả như Mục 2.2.4)

15 Bút tích: (mô tả như Mục 2.2.4)

16 Ghi chú: Ghi những thông tin cần thiết khác về tài liệu (nếu có)

e) Hướng dẫn biên mục thông tin đầu vào đối với CSDL toàn văn văn bản

1 Mã cơ quan lưu trữ (mô tả như Mục 2.2.2)

2 Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ (mô tả như Mục 2.2.3)

3 Mục lục số (mô tả như Mục 2.2.4)

4 Hồ sơ số (mô tả như Mục 2.2.4)

5 Tờ số (mô tả như Mục 2.2.5)

6 Trang số: Ghi số thứ tự trang trong mỗi văn bản

7 Tên file ảnh: Đặt tên theo quy định đặt tên file trong trong Hướng dẫn169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nướchướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ

Chương II PHẦN MỀM CHUẨN HOÁ THỂ THỨC

VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

(Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ)

I HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT PHẦN MỀM

2 Yêu cầu cấu hình

Yêu cầu về máy tính để chạy phần mềm: Hệ điều hành Windows 2000,Windows XP (SP1 trở lên)

3 Cài đặt

Thực hiện việc cài đặt theo 14 bước dưới đây:

Lưu ý: Nếu máy tính của bạn chưa cài NET framewok thì thực hiện từbước 1 đến bước 14, nếu máy tính của bạn đã có NET framewok thì thực hiện

từ bước 6 đến bước 14

Các bước thực hiện cài đặt như sau:

Bước 1: Chọn file dotnetfx.exe

Bước 2: Chọn next, xuất hiện hộp thoại

Bước 3: Chọn I accept the terms of the License Agreement xuất hiện bảnghộp thoại Tiếp tục chọn Install

Bước 4: Quá trình cài đặt bắt đầu

Bước 5: Cuối cùng chọn Finish để kết thúc

Bước 6: Click đúp chuột vào file setup.exe

Bước 7: Chọn Next

Bước 8: Chọn Next

Bước 9: Chọn Next

Bước 10: Chương trình bắt đầu thực hiện cài đặt

Bước 11: Kết thúc cài đặt chọn Close

Bước 12: Click chọn biểu tượng ngoài Desktop: Soan Thao Van ban

Bước 13: Xuất hiện màn hình đăng nhập hệ thống

Bước 14: Đăng nhập vào phần mềm với tên Đăng nhập và Mật khẩu dướiđây, sau đó chọn Đăng nhập

2 Đăng nhập vào chương trình

Để sử dụng chương trình, người dùng phải có một tài khoản và đăng nhậpthành công vào hệ thống Khi chương trình được khởi tạo, hệ thống sẽ hiển thịmàn hình đăng nhập như hình dưới đây

Yêu cầu người sử dụng đăng nhập đúng với tên đăng nhập đã được phâncấp và mật khẩu đã đăng ký với quản trị Trong trường hợp khai báo sai, chươngtrình sẽ đưa ra thông báo lỗi như sau:

Chọn nút Đồng ý để đăng nhập lại

3 Thoát khỏi chương trình

Chọn một trong hai cách sau:

Cách 1: Chọn nút “dấu X ” góc trên cùng bên phải của chương trình

Cách 2: Chọn Menu Quản trị hệ thống/Thoát/Enter

IV CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

Chức năng Quản trị hệ thống bao gồm các chức năng chính:

+ Đăng nhập người dùng khác;

+ Thoát

1 Tham số hệ thống

Chức năng này cho phép người sử dụng thiết lập các tham số định dạng

về khổ giấy, kiểu trình bày và định lề văn bản và thiết lập năm sử dụng cho toàn

bộ các mẫu biểu mà chương trình đưa ra Chức năng này bao gồm 2 lựa chọnchính:

- Thiết lập cấu hình:

- Đường dẫn chứa tài liệu:

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin về cấu hình cũng như đường dẫn chứa

tài liệu, người dùng nhấn vào nút “Ghi” để thực hiện ghi thông tin vào hệ thống.

1 Quản lý người dùng

Để đảm bảo tính bảo mật cũng như an toàn dữ liệu mức hệ thống, chươngtrình Phần mềm chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cung cấp chongười sử dụng chương trình cơ chế quản lý tài khoản đăng nhập khác vàochương trình khi được chia sẻ (hoặc cho người khác sử dụng trên cùng mộtchương trình cài đặt trên 1 máy)

Ở chức năng này, người dùng có thể tạo ra các tài khoản mới hoặc thayđổi mật khẩu cũng như phân quyền, cho các tài khoản được sử dụng các mứcquyền trong toàn bộ hệ thống chương trình

Các chức năng chính của chức năng quản lý người dùng bao gồm:

- Tạo mới người dùng

- Sửa thông tin người dùng

- Xóa thông tin người dùng

- Gán vai trò cũng như quyền cho người dùng

- Thay đổi mật khẩu ban đầu của người dùng

- Các cơ quan nhà nước ở Trung ương;

- Các cơ quan nhà nước ở địa phương;

3 Chi tiết trình bày thể thức

Chức năng này cho phép người dùng thiết lập các thông tin về mẫu chữ(loại chữ, cỡ chữ, kiểu chữ) và chi tiết trình bày đối với từng thành phần thểthức trong văn bản với các lựa chọn phù hợp với hướng dẫn tại Phụ lục IV banhành kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ

Để điều chính các thông tin của một thành phần thể thức văn bản, ngườidùng chọn thành phần tương ứng trong lưới dữ liệu.Các thông tin lựa chọn hiển

thị trên các ô nhập liệu trong mục “Thông tin chi tiết”.

Sau khi thay đổi các thông tin đã được lựa chọn, người dùng chọn “Ghi”

để ghi lại các thông tin đã được thay đổi, các thông tin mới cập nhật thay đổi sẽhiển thị trong danh sách và áp dụng với tất cả các mẫu văn bản trong chươngtrình

V SOẠN THẢO VĂN BẢN

1 Hướng dẫn chung

a) Các thành phần thể thức văn bản đã được phần mềm mặc định hiển thị

Để thuận tiện trong quá trình soạn thảo một văn bản, một số thành phầnthể thức đã được chương trình mặc định hiển thị sẵn, người dùng không cần phảikhai báo lại

- Quốc hiệu (dòng trên, dòng dưới );

- Địa danh, ngày tháng ban hành văn bản;

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

- Nơi nhận : Mặc định sẵn cụm từ “Lưu: VT”

2 Các bước nhập nội dung

Bước 1: Lựa chọn mẫu văn bản cần soạn bằng cách chọn menu Soạn thảo văn bản  Văn bản hành chính  Chọn mẫu văn bản cần soạn ví dụ Nghị quyết (cá biệt)

Bước 2: Nhập nội dung vào các mục tương ứng

- Để nhập nội dung vào các trường khai báo trong mẫu, di chuyển qua lại

các trường bằng các cách sau:

+ Sử dụng chuột

+ Sử dụng phím Tab để đi từ trên xuống dưới và Shift + Tab để dichuyển từ dưới lên trên

+ : Chức năng ghi các thông tin đã nhập của văn bản vào Cơ sở

dữ liệu của phần mềm

+ : Chức năng thể hiện các thuộc tính đã khai báo của văn bảncùng với các thành phần khác của văn bản đã được mặc định thành một vănbản đã hoàn chỉnh về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trong chứcnăng xem, người dùng có thể căn chỉnh lại các đường viền quanh các nộidung được trình bày sao cho phù hợp với tính thẩm mỹ của văn bản Khi sửdụng chức năng này phần nội dung đã khai báo không được lưu giữ vàoCSDL của phần mềm

ghi

trong quá trình sử dụng phần mềm

+ : Chức năng thêm một nội dung khác

+ : Chức năng xoá một nội dung

+ : Chức năng xem lại nội dung nhập đầu tiên

+ : Chức năng xem nội dung nhập cuối cùng

+ : Chức năng xem lại nội dung đã nhập trước nội dung đang hiển thị.+ : Chức năng xem nội dung tiếp theo nội dung đang hiển thị + : Chức năng hiển thị vị trí các nội dung (các chương, điều)nhập trong văn bản

làm đậm chữ, làm nghiêng chữ, gạch chân chữ, gạch chữ

văn bản, hoặc cả văn bản

văn bản

+ : Chức năng đưa dòng đầu tiên của đoạn văn bản lùi vào 1 tab so với

lề trái của văn bản

+ : Chức năng đưa dòng đầu tiên của đoạn văn bản căn thẳng lề tráivăn bản

+ : Chức năng chèn các khoản trong văn bản

+ : Chức năng chèn các điểm trong văn bản

Bước 3: Sau khi nhập xong nhấn nút Ghi và nút Xuất ra tệp MS Word

để in văn bản

Chương III ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN

+ Ổ ghi đĩa CD hoặc DVD để phục vụ sao lưu dữ liệu trên đĩa

+ Card mạng để nối máy tính vào mạng nội bộ hoặc ra ngoài Internet

- Đối với máy trạm:

- Đối với máy chủ:

+ Windows XP Professional, Windows 2000 Server hoặc Windows

2003 Server

+ Bắt buộc phải cài đặt Microsoft Internet Infomation Server (IIS): Bộcài đặt này có đi kèm với Windows (Cách cài đặt xem thêm trong phầnhướng dẫn sử dụng)

- Đối với máy trạm:

Về phía người sử dụng cần trình duyệt Web Internet Explorer 6.0 trở lên

Lưu ý: Trong trường hợp không sử dụng theo mô hình máy chủ/máy trạm

mà chỉ cài đặt sử dụng phần mềm trên một máy thì yêu cầu hệ điều hành đối

với máy cài đặt phần mềm là Windows XP Professional trở lên và bắt buộc phải

cài đặt Microsoft Internet Infomation Server (IIS)

5 Hệ quản trị CSDL

Hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Server 2000

VI HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT

1 Cài đặt SQL Server 2000

Cho đĩa CD chứa bộ cài đặt hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2000vào ổ đĩa, file Autorun sẽ tự động chạy và xuất hiện màn hình như bên dưới:

Bước 1: Để cài đặt SQL Server 2000

hãy chạy tệp autorun.exe từ đĩa CD

chứa bộ cài đặt SQL Server 2000 Chọn

SQL Server 2000 Components.

Bước 2: NhấpInstall Database Server

để cài đặt máy chủ CSDL

Bước 3: Chương trình cài đặt sẽ kiểm

tra máy tính của bạn để xác định đã có

bản SQL Server được cài đặt trước đó

hay chưa NhấpNext để chuyển sang

Bước 5: Nhấp vào tuỳ chọn Creat a new

instance of SQL Server, or install

Client Tools để cài đặt bản SQL Server

mới Sau đó Nhấp Next

Bước 6: Trang màn hình cho phép

nhập thông tin người sử dụng gồm:

- Name: Tên người dùng

- Company: Tên công ty

Bước 7: Nhấp nút Yes nếu chấp nhận nội

dung giấy phép bản quyền Khi đó bạn

mới có thể tiếp tục cài đặt

Bước 8: Nhập khoá CD key, sau đó

nhấp Next

Bước 9: Nhấp tuỳ chọn Server and

Client Tools để cài đặt bản Server Sau

đó nhấp nút Next để chuyển bước tiếp

theo

Bước 10: Đánh dấu vào nhãn Default để cài đặt với tên mặc định Sau đó nhấp nút Next chuyển sang

bước tiếp theo

Bước 11: Lựa chọn kiểu cài đặt:

- Typical: Tất cả các tuỳ chọn mặc định

sẽ được cài đặt, ngoại trừ các công cụ

phát triển và dịch vụ tìm kiếm toàn văn

(Full-text search)

- Mininum: Chỉ cài đặt các thành phần

truy nhập Client và các dịch vụ chính của

SQL Server Kiểu cài đặt này sẽ không

cài đặt các công cụ quản lý hay Books

Online

- Custom: Kiểu cài đặt tuỳ biến cho phép

bạn xem từng tuỳ chọn cài đặt Ở đây ta

chọn kiểu cài đặt Mixed mode

Bước 12: Lựa chọn nhãn User the same account for each service Auto start SQL Server Service để

sử dụng chung một tài khoản cho cácdịch vụ SQL Server

Trong Tab Service Settings, nhấp

vào tùy chọn nhãn Use the Local System account để sử dụng tài

khoản của Windows, thường đượchiểu là hệ điều hành

Bước 13: Nhấp vào tùy chọnMixed

Mode (Windows Authentication and

SQL Server Authentication) tích chọn

Blank Password (not recommended)

cho người dùng sa Đăng nhập mặc định

cho SQL Server là nhà quản trị hệ thống

sa (System Administrator)

Bước 14: Trang này thông báo các

thông tin cài đặt đã được cung cấpđầy đủ Chương trình cài đặt bắt đầu

sao chép các tệp tin Nhấp nút Next

để chuyển sang bước kế tiếp

Bước 15: Hãy nhập số lượng CSDL mà

bạn sẽ mua vào nhãn Per Seat for

devices.

Bước 16: Sau khi cài đặt xong,

chương trình sẽ thông báo để bạn

biết Nhấp nút Finish để kết thúc

quá trình cài đặt SQL Server 2000

2 Cài đặt Internet Information Services (IIS)

Bước 1: Nhấp menu Start  SettingsControl panel, Cửa sổ Control Panel xuất hiện

Bước 2: Chọn mục Add or Remove Programs  Add/Remove Windows

Components

Bước 3: Nhấp chọn mục Internet Information Services (IIS) trong cửa sổ Windows components Wizard

Bước 4: Nhấn nút Next để tiếp tục quá trình cài đặt

Lưu ý: Nhấn vào Browse để chỉ đường dẫn đến bộ cài đặt windows trên

máy hoặc bộ cài trên đĩa CD có trong ổ đĩa trong trường hợp Windows yêu cầu

Bước 5: Nhấn nútFinish để kết thúc quá trình cài đặt

3 Cài đặt phần mềm

Sau khi cài đặt hệ quản trị Microsoft SQL server 2000 và IIS chúng ta tiếptục cài đặt phần mềm văn thư:

Bước 1: Tạo thư mục vanthu_luutru trên ổ D

Bước 2: Đưa đĩa CD phần mềm Văn thư, Lưu trữ vào ổ CD

Bước 3: Copy thư mục vanthu vào thư mục D:\vanthu_luutru

Bước 4: Cài đặt CSDL phần mềm Văn thư vào Hệ quản trị CSDL SQL

2000

Bước 5: Nhấp menu Start 

Programs Microsoft SQL Server 

Enterprise Manager

Bước 6: Nhấp chọn vào các dấu +

để sổ xuống các mức tiếp theo Nháychuột phải vào Databases  AttachDatabase…

Bước 7: Nhấp vào nút … để chọn

đường dẫn tới CSDL nằm ở thư mục

d:\Vanthu_Luutru\vanthu\data\

Bước 8: Chọn file vanthu_Data.MDF  OK

Bước 9: Chọn tài khoản kết nối đến

CSDL trong nhãn Specify Database

owner là: sa

Bước 10: Nhấp chọn OK để kết thúc

quá trình cài đặt

4 Thiết lập Web Sharing

Bước 1: Nhấpphải vào folder vanthu trong thư mục d:/vanthu_luutru chọn

Properties

Bước 2: Nhấp vào tab Web Sharing

Bước 3: Nhấp vào tùy chọn Share this folder khi đó nàm hình xuất hiện

và nhấp nút OK

5 Cấu hình Vanthu trong Internet Information Services (IIS)

Bước 1: Nhấp phải vào My Computer trên màn hình desktop chọn

Manage, khi đó màn hình xuất hiện: Click vào mục Services and Applications

 Internet Information Server