Giáo trình Lưu trữ điện tử

Giáo trình Lưu trữ điện tử bao gồm các nội dung quản lý tài liệu điện tử, quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử, lưu trữ số dành cho sinh viên các ngành Hành chính văn thư, Lưu trữ học, Văn thư Lưu trữ, Quản trị văn phòng

LỜI NÓI ĐẦU Lưu trữ tài liệu điện tử học phần bổ trợ ngành Văn thư - Lưu trữ, Lưu trữ học Quản trị văn phịng trường Đại học có đào tạo ngành Đại học KHXH&NV, Đại học Nội vụ Giáo trình Lưu trữ tài liệu điện tử thiết kế xây dựng gồm 04 bài, nội dung chủ yếu đề cập đến công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ điện tử, xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Giáo trình cung cấp cho sinh viên kiến thức lý luận phương pháp tổ chức thực hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử, đó, có cập nhật nội dung quy định, hướng dẫn phương pháp lưu trữ loại hình tài liệu Các nội dung phương pháp thực hoạt động nghiệp vụ trình bày giáo trình mang tính cụ thể, phù hợp với trình độ đào tạo Thực tiễn cơng tác lưu trữ nói chung lưu trữ tài liệu điện tử nói riêng phong phú phức tạp, lĩnh vực mẻ, tài liệu liên quan phần lớn giai đoạn nghiên cứu, nên giáo trình khơng thể tránh khỏi thiếu sót, hạn chế định Nhóm tác giả mong nhận ý kiến đóng góp để giáo trình đạt chất lượng tốt Bài KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ I KHÁI NIỆM Tài liệu điện tử Ngày nay, phát triển khoa học công nghệ, đặc biệt công nghệ thông tin có ảnh hưởng ngày sâu rộng đến lĩnh vực đời sống xã hội quốc gia Bên cạnh đó, việc ứng dụng cơng nghệ thông tin thực tiễn trở thành nhu cầu cấp thiết nhằm đáp ứng kịp thời nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý nhu cầu đời sống xã hội Các quốc gia giới nói chung Việt Nam nói riêng nhận thức rằng, tài liệu lưu trữ nguồn tài sản, nguồn tài nguyên thông tin vô giá vơ tận Bởi vì, tài liệu lưu trữ vừa có giá trị lịch sử, vừa có giá trị thưc tiễn, phục vụ cho nhu cầu, lợi ích khác đời sống xã hội nói chung, nguồn thơng tin vơ có giá trị phục vụ cho hoạt động quản lý quan nói riêng Thành phần tài liệu Phơng Lưu trữ Quốc gia Việt Nam từ trước đến chủ yếu chiếm phần lớn tài liệu giấy, ngồi cịn có số loại hình tài liệu khác Tuy nhiên, phát triển khoa học cơng nghệ, đời công nghệ thông tin nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn hoạt động quản lý quan dẫn đến xuất loại hình tài liệu hồn tồn mới, tài liệu điện tử Có nhiều khái niệm tài liệu điện tử, khái niệm nhà khoa học nghiên cứu đưa ra, vào đánh giá, quan điểm chung, nêu khái niệm tài liệu điện tử sau: “Tài liệu điện tử tài liệu mà thơng tin thể dạng điện tử, tạo ra, chuyển giao lưu trữ phương tiện điện tử môi trường điện tử” Trên sở khái niệm tài liệu điện tử, hiểu, tài liệu điện tử tài liệu mà tồn q trình sinh ra, tồn tiêu hủy thực môi trường điện tử Như vậy, thông tin tài liệu điện tử thơng tin mã hố dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm hình thức khác phương tiện điện tử Tài liệu điện tử tạo sử dụng có hỗ trợ phương tiện điện tử, môi trường điện tử - số Tài liệu điện tử tồn nhiều định dạng khác việc thể thông tin tài liệu điện tử thực thơng qua thiết bị trình chiếu, nhiều hình thức khác đa dạng, phong phú Chính vậy, tài liệu điện tử khác với tài liệu truyền thống (tài liệu giấy) phương diện vật lý mà cịn tính hồn chỉnh logic Với tài liệu truyền thống, người sử dụng nhìn thấy cấu trúc vật lý tài liệu, cấu trúc vật lý tài liệu điện tử bất định phụ thuộc vào đảm bảo hệ thống phần mềm hệ thống phần cứng Do đó, tài liệu điện tử hiểu nhờ vào cấu trúc logic, mối quan hệ phận cấu thành Sự xuất tài liệu điện tử lợi ích thiết thực đời sống xã hội, hoạt động quan giúp khẳng định rằng, nay, loại hình tài liệu chi phối mạnh mẽ hoạt động hành nói riêng xã hội nói chung, tất quốc gia giới, có Việt Nam Tài liệu lưu trữ điện tử Cũng giống tài liệu truyền thống (tài liệu giấy), tài liệu điện tử chứa đựng thông tin đa dạng, phong phú mặt đời sống xã hội, thông tin hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động nghiên cứu khoa học, hoạt động sản xuất, kinh doanh Tuy nhiên, khác với tài liệu truyền thống thông tin ghi giấy người đọc trực tiếp, tài liệu điện tử, thông tin ghi đĩa cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, đĩa DVD, thiết bị lưu trữ khác khai thác, sử dụng thơng qua máy tính có chứa phần mềm tương thích Hiện nay, với phát triển khoa học cơng nghệ, cơng nghệ máy tính thông tin điện tử, tài liệu điện tử sản sinh với khối lượng lớn quan Chính vậy, vấn đề nghiệp vụ như: thu thập, bổ sung, xác định giá trị tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử vấn đề đặt quan người làm công tác lưu trữ Theo Điều 13 – Luật lưu trữ năm 2011, khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử hiểu sau: “Tài liệu lưu trữ điện tử tài liệu tạo lập dạng thơng điệp liệu hình thành q trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân, lựa chọn để lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác” Ngoài ra, Luật lưu trữ năm 2011 quy định rõ: Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn khả truy cập; bảo quản sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt; Tài liệu số hóa từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác khơng có giá trị thay tài liệu số hóa Như vậy, vào nguồn gốc xuất xứ phương thức tạo lập, tài liệu lưu trữ điện tử có hai loại: Loại thứ nhất, thơng điệp liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân lựa chọn để lưu trữ; Loại thứ hai số hóa từ tài liệu lưu trữ sang vật mang tin khác Như vậy, Luật Lưu trữ 2011 khẳng định thành phần tài liệu lưu trữ bao gồm liệu điện tử (tài liệu điện tử) Chính điều khẳng định thừa nhận nhà nước loại hình tài liệu điện tử Điều cho thấy tầm quan trọng tài liệu điện tử giai đoạn phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin việc ứng dụng cộng nghệ thông tin vào lĩnh vực đời sống xã hội, đặc biệt cơng tác hành văn phịng, văn thư lưu trữ Một số khái niệm liên quan đến tài liệu điện tử Dữ liệu thông tin dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm dạng tương tự (Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 năm 2005) Cơ sở dữ liệu tập hợp liệu xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý cập nhật thông qua phương tiện điện tử (Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 năm 2005) Phương tiện điện tử phương tiện hoạt động dựa công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn khơng dây, quang học, điện từ công nghệ tương tự (Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 năm 2005) Dữ liệu đặc tả (Metadata) thơng tin mơ tả đặc tính liệu nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho trình tìm kiếm, truy nhập, quản lý lưu trữ liệu (Nghị định số 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động của quan nhà nước) Văn điện tử văn thể dạng thông điệp liệu (Nghị định số 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động của quan nhà nước) Thông điệp dữ liệu thông tin tạo ra, gửi đi, nhận lưu trữ phương tiện điện tử (Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 năm 2005) Chứng thư điện tử thông điệp liệu tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận quan, tổ chức, cá nhân chứng thực người ký chữ ký điện tử (Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 năm 2005) Chữ ký điện tử tạo lập dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm hình thức khác phương tiện điện tử, gắn liền kết hợp cách lơ gíc với thơng điệp liệu, có khả xác nhận người ký thơng điệp liệu xác nhận chấp thuận người nội dung thơng điệp liệu ký” (Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 năm 2005) II ĐẶC ĐIỂM CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ Tài liệu lưu trữ công cụ thiếu hoạt động quản lý quan, vậy, đời tài liệu điện tử làm cho hoạt động quản lý cơng tác hành trở nên nhanh chóng, dễ dàng, tiết kiệm hiệu Tài liệu điện tử có đặc điểm riêng biệt, đặc điểm sở để phân biệt tài liệu điện tử với tài liệu khác Tài liệu điện tử ban hành, xử lý, lưu giữ và sử dụng môi trường điện tử Ưu vượt trội tài liệu điện tử so với tài liệu giấy chu chuyển nhanh chóng chúng môi trường điện tử Với đời internet, giây phút chuyển tài liệu đến nơi trái đất mà không cần phải rời khỏi bàn làm việc hình máy tính Khả chu chuyển nhanh chóng văn điện tử đồng nghĩa với kịp thời (hầu lập tức) thông tin việc xử lý văn bản, tiết kiệm thời gian, chi phí tăng đáng kể hiệu lao động Khi sử dụng hệ thống chu chuyển văn điện tử, toàn quan, tổ chức đặt mơi trường thơng tin chung, nhiều người tham gia vào trình xử lý văn giải công việc hệ thống Điều đảm bảo thông suốt thống q trình xử lý văn Ngồi ra, việc sử dụng văn điện tử thông qua internet hộp thư điện tử đảm bảo liên kết với hệ thống bên Việc tiếp cận tài liệu tìm kiếm thơng tin hệ thống văn điện tử mang lại kết thông qua sở liệu hệ thống tra tìm tự động Việc tìm kiếm văn thơng tin văn mang tính hệ thống cao thực thông qua hệ thống tra tìm tự động Kết tra tìm thường cho hệ thống văn có dạng thông tin Việc sử dụng văn điện tử lưu giữ môi trường điện tử giảm thiểu khả thất lạc văn bản, điều dễ dàng xảy tài liệu giấy Khi đưa vào hệ thống chu chuyển, tài liệu điện tử phải có thẻ đăng ký kèm Đối với tài liệu điện tử, việc đảm bảo an toàn thông tin cao so với tài liệu giấy Tuy nhiên, đơn giản vấn đề sửa đổi chép thông tin đe dọa an tồn thơng tin tài liệu điện tử Nếu trước đây, với tài liệu truyền thống giấy, việc sửa lại văn thường nhiều thời gian công sức (thường phải chép lại tồn trang tài liệu cần sửa) ngày nay, việc soạn thảo văn máy tính điện tử cho phép chỉnh sửa nội dung đơn giản nhanh chóng, với kỹ sử dụng máy tính đơn giản nhất, người ta sửa đổi nội dung tài liệu điện tử chép (một phần hay tồn bộ) tài liệu mà hồn tồn khơng để lại dấu vết Đây thực mối đe dọa lớn tính an tồn thơng tin nguồn tài liệu tồn môi trường điện tử Chính vậy, tài liệu điện tử - đưa vào hệ thống chu chuyển văn điện tử, kèm với thẻ đăng ký (thẻ điện tử) có chứa đựng thơng tin tài liệu Ở mức độ đó, sử dụng tài liệu điện tử hoạt động quản lý cho phép đảm bảo an tồn thơng tin, cách sử dụng chữ ký số, hạn chế đối tượng tiếp cận tài liệu (bằng cách đặt password), đặt chế độ kiểm tra tính toàn vẹn liệu Tài liệu điện tử từ thời điểm tạo đến kết thúc vịng đời khơng tách rời sở dữ liệu Điều đảm bảo việc quản lý tài liệu điện tử từ chúng sản sinh đến chuyển giao vào lưu trữ (trong suốt “vòng đời tài liệu”), cho phép đảm bảo trình quản lý tài liệu điện tử, có việc đưa chúng vào hệ thống chu chuyển văn điện tử, đảm bảo tiếp cận tài liệu, trì trạng thái tài liệu kiểm sốt q trình sử dụng tài liệu Tài liệu điện tử loại hình tài liệu mà tồn vịng đời chúng tồn hồn tồn mơi trường điện tử Chúng khơng phụ thuộc vào vật mang tin lúc vật mang tin khác Cũng tài liệu giấy, hết giá trị hành, tài liệu điện tử cần chuyển vào lưu trữ Việc lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian kho tàng so với tài liệu giấy Trang bị hệ thống chu chuyển văn điện tử cho phép tiết kiệm phần lớn chi phí văn phòng phẩm cho việc in ấn, photocopy, tiết kiệm thời gian tiền bạc cho vấn đề vận chuyển văn đường bưu điện, tiết kiệm sức lao động tăng hiệu suất lao động, đảm bảo an tồn cho tài liệu Con người khơng thể nhận biết cách trực tiếp tài liệu điện tử Trên tài liệu truyền thống, thông tin gắn liền với vật mang tin (giấy), thực thể thống nhất, chủ yếu thể dạng ký hiệu chữ cái, chữ số… người đọc trực tiếp được, tài liệu điện tử khơng phụ thuộc vào vật mang tin Các thông tin tài liệu điện tử lúc vật mang tin khác nhau, nên người nhận biết cách trực tiếp tài liệu điện tử, mà để nhận biết tài liệu điện tử, người ta phải nhờ đến trợ giúp máy tính Chính điều làm tiềm ẩn nguy cơ, để sử dụng chúng, cần hữu máy tính, nữa, tài liệu ln có nguy hủy hoại hồn tồn có trục trặc máy móc (phần cứng) hay xâm nhập virus (phần mềm) Để khẳng định giá trị pháp lý tài liệu điện tử cần sử dụng chữ ký điện tử Tính pháp lý tài liệu điện tử thách thức lớn hành rào cản muốn đưa tài liệu điện tử trở nên thơng dụng sống thay hồn tồn tài liệu giấy Bởi vì, tài liệu giấy, vấn đề tính pháp lý giải với tài liệu điện tử, vấn đề liên quan đến giá trị pháp lý trình nghiên cứu Để khẳng định giá trị pháp lý tài liệu điện tử cần sử dụng chữ ký điện tử, số trường hợp cần thỏa thuận bên trao đổi thông tin Hiện nay, chữ ký số sử dụng giao dịch điện tử, xung quanh vấn đề sử dụng chữ ký số tồn nhiều bất cập Về lý thuyết, sau ký chữ ký số, tài liệu điện tử có giá trị tài liệu giấy Tuy nhiên, chữ ký số, thực chất chương trình phần mềm tổ chức trung gian có thẩm quyền cấp cho người sử thời hạn định (thường đến năm) Dù mật mã cấp cho chủ sở hữu, chủ sở hữu lại người biết mật mã (ít cịn có tổ chức trung gian cung cấp chữ ký số biết mật mã này) Như vậy, độ an toàn vấn đề sử dụng chữ ký số mang tính tương đối khơng có tính tuyệt đối Ngồi ra, mật mã chữ ký số bị đánh cắp, chuyển giao cho người khác Khái niệm “bản gốc”, “bản sao” (copy) không áp dụng tài liệu điện tử Đối với tài liệu giấy, sau có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền đóng dấu quan trở thành gốc Bản gốc có giá trị pháp lý cao Mọi chép sau khơng có giá trị gốc (hoặc (nếu đóng dấu sau nhân cách photocopy), (sau có trình bày thể thức văn bản)), tài liệu điện tử khơng Chính đơn giản chép tài liệu điện tử xóa nhịa gianh giới gốc, Bởi vì, tài liệu điện tử - tồn hệ thống chu chuyển văn điện tử, sau ký chữ ký số, tài liệu điện tử có vơ số (copy), dạng file ghi đĩa CD, DVD vật mang tin khác, dạng tài liệu giấy có nội dung giống hệt tài liệu điện tử khơng có khác biệt so với ký Ngoài ra, việc tiêu hủy tài liệu điện tử không đồng nghĩa với việc tiêu hủy hồn tồn thơng tin lý đơn giản chép tài liệu điện tử Như vậy, khái niệm chính, gốc không tồn tài liệu điện tử Tài liệu điện tử tạo dạng điện tử, tạo dạng số hóa (scan) tài liệu giấy Có thể hiểu, tài liệu điện tử ghi tạo ra, gửi, chuyển giao, nhận được, lưu trữ, sử dụng phương tiện điện tử Tài liệu điện tử hình thành từ hai nguồn chính, là, ghi thông diệp liệu khởi tạo từ đầu, hai là, ghi liệu số từ tài liệu truyền thống Vì vậy, tài liệu số hóa có nguồn gốc từ tài liệu điện tử, không đồng với tài liệu điện tử Tài liệu số hóa trở thành tài liệu điện tử qua q trình số hóa liệu Đây q trình chuyển dạng liệu truyền thống viết tay, in giấy, hình ảnh… sang chuẩn liệu phương tiện điện tử phương tiện nhận biết gọi số hóa liệu chúng trở thành liệu số Từ đó, hiểu, số hóa liệu trình chuyển dạng liệu truyền thống sang chuẩn liệu máy tính máy tính nhận biết III LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ Trên giới Từ năm 1950, có xuất máy tính, xã hội lồi người chứng kiến thay đổi nhanh chóng khả cơng nghệ máy tính chúng dạng tĩnh Thậm chí tài liệu ghi phương tiện mang tin tồn vĩnh viễn cuối cùng, người ta tra cứu hay cung cấp ngoại trừ dạng đơn giản tài liệu điện tử lưu giữ dạng tĩnh phần đặc điểm tài liệu điện tử Cùng với thời gian, việc chuyển đổi tài liệu nhằm di trú chúng từ công nghệ lạc hậu sang dạng hành điều cần thiết Bảo quản lưu trữ đòi hỏi chuyển đổi phải tơn trọng tính xác thực tài liệu thay đổi phải tạo điều kiện cho tài liệu truy nhập hiểu Tuy nhiên, việc chuyển đổi cần phải ghi chép cách tỉ mỉ, tuân theo chuẩn mực đặt việc chuyển đổi tài liệu - Bảo toàn phần mềm vận hành Tài liệu điện tử phải dựa phần mềm vận hành để có khả sử dụng Phần mềm vận hành công nghệ đối tượng trung gian, phương tiện để giúp người sử dụng đọc tài liệu điện tử Mỗi phần mềm vận hành có đặc tính khả riêng cho phép vận hành tài liệu hiển thị tài liệu hình máy tính Do bảo quản phần mềm vận hành gốc cần trì tối đa để đảm bảo tính xác thực tài liệu + Bảo toàn phần mềm ứng dụng mà tài liệu lệ thuộc; + Bảo quản hệ điều hành mà phần mềm ứng dụng chạy; + Sử dụng phần mềm chuyên dụng để chạy hệ điều hành lạc hậu theo mô với hệ điều hành - Bảo toàn khả hiển thị Sự tương thích tài liệu với cơng nghệ, phần mềm vận hành đảm bảo khả hiển thị tài liệu điện tử Khả hiển thị đặc tính tài liệu điện tử, hiển thị người sử dụng có khả tiếp cận hiểu tài liệu 45 + Bằng phần mềm có mục tiêu đặc biệt gọi “trình xem” (viewers); + Thơng qua mã chuẩn hố điều khiển việc trình diễn; + Thơng qua việc trình diễn ảnh điện tử tài liệu; + Bằng cách bảo quản sản phẩm in từ tài liệu giấy hay tren microfilm - Loại trừ điều lệ thuộc không thực cần thiết Để tài liệu điện tử bảo quản cách thuận lợi cần loại bỏ lệ thuộc không thực cần thiết dung lượng thiết bị chứa đựng thông tin (đĩa cứng lưu tài liệu), cần phải có tính tốn thiết bị phục vụ việc lưu trữ bảo quản tài liệu Phải đảm bảo nguồn nhân lực lưu trữ đủ lực trình độ, ngân sách cho lưu trữ tài liệu điện tử phải tính tốn hợp lý Tránh ràng buộc pháp lý gây ảnh hưởng đến bảo quản tài liệu: hạn chế chức nhiệm vụ, nguồn lực thẩm quyền gặp trở ngại lớn việc giải vấn đề tài liệu điện tử Chẳng hạn, quan, tổ chức hay cá nhân tạo quản lý tài liệu theo cách không giải cách thích hợp vấn đề liên quan đến tính xác thực độ tin cậy tài liệu vấn đề kiểm định tính xác thực hay độ tin cậy tài liệu chúng chuyển giao vào lưu trữ khơng thể thực Hơn nữa, lưu trữ mà hoạt động triển khai sau tài liệu chuyển giao vào kho vấp phải nhiều khó khăn kỹ thuật Nhiều khó khăn số loại trừ tránh lưu trữ tác động đến quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh tài liệu sớm vịng đời tài liệu 2.3 Bảo tồn khả hiểu Tài liệu hiểu tài liệu sử dụng chứng lịch sử Điều đòi hỏi việc xác định nguồn gốc xuất xứ tài liệu, việc trì trật tự ban đầu tài liệu có sẵn tài liệu liên quan thông tin bối cảnh khác Trong q trình bảo quản, địi hỏi phải bảo tồn thơng tin tài liệu Một số thơng tin cần thiết tìm thấy seri tài liệu liên quan tài liệu hệ thống hướng dẫn dành cho người sử dụng bao gồm quy tắc, quy ước mà thông tin chuyển tải Các lưu trữ cần bổ sung mô tả lưu trữ nguồn gốc xuất xứ tài liệu bối cảnh lịch sử tài liệu tạo sử dụng 2.4 Bảo quản qua giai đoạn vòng đời tài liệu Bảo quản cần xem xét sớm tốt vòng đời tài liệu, từ giai đoạn chuẩn bị hành động thích hợp phải tiến hành giai đoạn tạo lập trì a) Giai đoạn nhận thức (chuẩn bị) Bảo quản tài liệu điện tử giai đoạn chuẩn bị vấn đề quan trọng đảm bảo cho hệ thống thông tin điện tử thiết kế, phát triển (xây dựng) thực thi (áp dụng) Quá trình bao gồm việc phân tích u cầu thơng tin việc xử lý thơng tin phục vụ cho mục đích hoạt động Q trình cịn bao gồm việc lựa chọn, mua sắm cài đặt thiết bị cơng nghệ thích hợp Các yêu cầu chức việc quản lý tài liệu điện tử cần phải xem xét tính đến thiết kế xác định yêu cầu kỹ thuật hệ thống thông tin điện tử nhằm bảo đảm nội dung, bối cảnh cấu trúc tài liệu sản sinh hay giữ lại cung cấp chứng đáng tin cậy hoạt động quan, tổ chức hay cá nhân - nguồn sản sinh tài liệu tài liệu lưu trữ điện tử nhận diện bảo quản b) Giai đoạn tạo lập tài liệu Đảm bảo cho tài liệu tạo lập nắm bắt quản lý cách thống hệ thống Nếu tài liệu hoàn chỉnh đáng tin cậy không nắm bắt cách thống hệ thống việc thiết kế khơng có ý nghĩa Những tài liệu thích hợp đáng tin cậy phải tạo lập người ta cần đến chúng phải nắm bắt, ghi lại hệ thống tài 47 liệu thiết kế cách hoàn chỉnh Do bảo quản tài liệu giai đoạn tạo lập địi hỏi người có trách nhiệm phải thúc đẩy đơn vị, cá nhân thực tạo lập tài liệu c) Giai đoạn bảo trì Giai đoạn bảo trì bao gồm phần cịn lại vịng đời tài liệu lưu trữ Những hành động thực liên quan tới tài liệu suốt giai đoạn hành chúng cần phải xác định nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo trì tiếp cận khai thác tài liệu sau chúng thoả mãn nhu cầu hoạt động quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh chúng Tương tự vậy, bước áp dụng để bảo quản lưu trữ phải đảm bảo tài liệu phải có đủ khả tiếp tục cung cấp chứng đáng tin cậy xác thực hoạt động quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh chúng CÂU HỎI ÔN TẬP Khái niệm tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ điện tử? Phương pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ điện tử? Khái niệm bảo quản tài liệu điện tử? Phương pháp bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử Bài CÔNG CỤ TRA CỨU VÀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ I CÔNG CỤ TRA CỨU TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ Khái niệm Cơng cụ tìm kiếm thơng tin số chương trình máy tính tiếp nhận u cầu tìm kiếm thơng tin số, thực việc tìm kiếm thông tin số gửi lại thông tin số tìm kiếm Các hệ thống tìm tin tự động Cơng cụ truy vấn liệu hay cịn gọi cơng cụ tìm kiếm (search tool), loại chương trình tiện ích nhiều trang web hay phần mềm ứng dụng hỗ trợ nhằm giúp cho người dùng tìm kiếm cụm từ, viết, đề tài, tập tin, hay liệu cung cấp trang web hay phần mềm ứng dụng cách nhanh chóng đầy đủ Nguyên tắc chung công cụ truy vấn liệu (công cụ tìm kiếm): - Cơng cụ tìm kiếm dựa sở liệu - Cơ sở liệu thiết lập từ tất từ có mặt tệp hay văn cách số hố (indexing) từ - Khi có u cầu (request) cơng cụ tìm kiếm dựa số tương ứng truy ngược văn nguồn Đồng thời máy dùng thêm thuật toán chuyên biệt để phân định số lần xuất từ hay cụm từ văn để dùng cho phân loại, xếp hạng hay hỗ trợ phép toán Chức tra cứu, khai thác thông tin hệ thống thơng tin - Khả tìm kiếm tồn văn (full-text search) tìm kiếm sâu nội dung tài liệu - Tìm kiếm theo tiêu chí lựa chọn 49 Các nguyên tắc để thiết lập, vận hành và trì hệ thống tìm tin lưu trữ điện tử - Nguyên tắc ghi nhận theo dõi Tổ chức ghi nhận theo dõi xác thơng tin lưu Do đó, loại trừ việc mát tài liệu - Nguyên tắc kiểm soát Tài liệu cần nhập hệ thống cách có hệ thống đăng ký Mức độ quan trọng thời hạn lưu cần phải theo dõi cẩn thận - Nguyên lý thống Hệ thống lưu trữ cần phải thống chặt chẽ Điều để đảm bảo theo dõi liên kết tài liệu với hồ sơ cụ thể, hay hợp đồng giao dịch phát sinh - Nguyên tắc dễ tiếp cận Hệ thống cần phải thuận tiện thân thiện với người sử dụng, người có kỹ sử dụng máy tính mức độ vừa phải - Nguyên tắc thuận lợi Người sử dụng dễ dàng định hướng hệ thống Cơng cụ tìm kiếm chi tiết cho phép người sử dụng tìm tài liệu với thơng tin tối thiểu - Nguyên tắc kịp thời Quá trình xây dựng kho lưu trữ điện tử không nhiều thời gian cách ứng dụng công nghệ đại tính chuyên nghiệp chuyên gia trung tâm lưu trữ - Ngun tắc bí mật Thơng tin lưu chiểu không phép chuyển cho người không phép tiếp cận với Nguyên tắc áp dụng cho lưu trữ điện tử nội cơng ty, ngồi cơng ty trung tâm lưu trữ Mức độ truy cập thông tin xác định riêng cho người sử dụng cho nhóm người sử dụng - Nguyên tắc độ tin cậy Việc chuyển thông tin vào lưu trữ cần phải bảo vệ chắn để không bị đánh cắp làm Nguyên tắc có nghĩa tạo lưu dự phòng trường hợp có cố khơng lường trước Việc tn thủ nguyên tắc cho phép đảm bảo xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử với khả truy cập thơng tin cách nhanh chóng, thuận tiện liên tục Những ứng dụng để xây dựng quản lý hệ thống lưu trữ điện tử cách thực Việt Nam giải pháp nước như: EMC Documentum, IBM FileNet Content Manager, IBM Lotus Notes, OPTIMAWorkflow, Microsoft Sharepoint, ATG Dynamo, “1C:Quản lý văn bản” số giải pháp khác Trong số đó, có giải pháp “1C: Quản lý văn bản” Việt hóa hồn tồn II TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ Khái niệm Như trình bày, nội dung thông tin mà tài liệu điện tử phản ánh đa dạng phong phú hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu điện tử chứa đựng thông tin đa dạng hoạt động quản lý nhà nước, thông tin hoạt động nghiên cứu, thông tin hoạt động sản xuất, hoạt động kinh doanh Chính vậy, để phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo, đạo quan quản lý nhà nước có thẩm quyền, sở đó, quan nghiên cứu, tham khảo đề định quản lý, viết báo cáo, xây dựng kế hoạch công tác, ; cung cấp tài liệu cho việc nghiên cứu tổng hợp, rút kinh nghiệm công tác; cung cấp nguồn tư liệu xác để nghiên cứu lịch sử, lịch sử cách mạng, lịch sử hoạt động cấp, ngành việc khai thác sử dụng tài liệu coi mục tiêu cuối cùng, phần việc cuối công tác lưu trữ, phản ánh kết khâu nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, chỉnh lý, đánh giá, bảo quản, thống kê, xây dựng sở liệu Như vậy: 51 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử cơng tác tổ chức tồn công việc liên quan đến việc đáp ứng cách kịp thời, đầy đủ, xác nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ quan, cá nhân Đặc điểm công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử - Vào thời gian nào, nhân viên chức tiếp cận thơng tin; - Dễ dàng thực kiểm tra tiếp cận; - Phân phát thông tin thực tức thì, dễ dàng kiểm tra in tài liệu giấy; - Có khả tiếp cận tài liệu cách xa lãnh thổ; - Có thể đơn giản hiệu loại bỏ tài liệu hết hạn sử dụng Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử 3.1 Sử dụng bản phương tiện mang tin thực thể Có thể cung cấp tài liệu điện tử cho nhà nghiên cứu phương tiện mang tin kỹ thuật số Các phương tiện sử dụng cho mục đích cần phải thuận tiện cho nhà nghiên cứu sử dụng Khi mà yêu cầu tài liệu nhận từ quan, tổ chức hay công ty phương tiện phù hợp tài liệu dùng máy tính lớn hệ thống máy tính lớn khác, thường dạng băng từ Đối với nhà nghiên cứu, người sử dụng máy tính cá nhân đĩa mềm phù hợp lượng nhỏ tài liệu CD-ROM lượng tài liệu lớn Khi cung cấp phương tiện kỹ thuật số phần cứng phần mềm cần thiết để truy nhập sử dụng tài liệu thường nhà nghiên cứu tự chịu trách nhiệm Lưu trữ cung cấp dịch vụ khác việc chụp theo cách 1-1 tệp kỹ thuật số có chứa nhiều tài liệu điện tử Những dịch vụ bao gồm việc cho phép yêu cầu chọn lọc phần toàn tệp sau tạo riêng phần chọn Các dịch vụ khác cần đến để tạo tài liệu lưu giữ tệp Một số nhà nghiên cứu khơng có điều kiện tiếp cận tới máy tính hay phần mềm phù hợp để truy nhập tài liệu điện tử Đối với khách hàng việc cung cấp vật mang tin giấy hay microfilm thực tế Phương pháp có tất nhược điểm vốn có việc sử dụng phương tiện mang tin “cứng” đó; nữa, cịn có số loại tài liệu điện tử sở liệu phức tạp biểu diễn chúng cách xác thực dạng (format) theo chiều dọc Mặc dù vậy, việc tạo cách in phù hợp số loại yêu cầu định trường hợp lượng định liệu từ sở liệu hay tài liệu dạng văn Việc cung cấp dạng vi hay cách in đòi hỏi khả định dạng đầu tài liệu điện tử dạng mà người đọc 3.2 Cung cấp bản thông qua phương tiện truyền thơng Sự phát triển nhanh chóng Internet làm cho việc sử dụng mạng điện tử để cung cấp tài liệu điện tử trở thành phương pháp ngày hấp dẫn Nếu lưu trữ hay nhà cung cấp tài liệu khác tiếp cận tới Internet hay phương tiện truyền thơng kỹ thuật số dạng quay số đó, phương pháp giống với phương pháp cung cấp phương tiện mang tin kỹ thuật số Việc sử dụng phương tiện truyền thơng có điểm ưu việt định so với phương tiện mang tin kỹ thuật số Người ta không cần phải mua hay lưu trữ phương tiện mang tin Ngồi ra, khơng cần phải đóng gói chuyển gửi phương tiện tới nhà nghiên cứu, kiểm tra việc thất lạc thứ gửi hay giải vấn đề liên quan tới hư hỏng trình vận chuyển Việc cung cấp thông tin qua mạng thường nhanh chóng đáng tin cậy 3.3 Tiếp cận sử dụng trực tuyến Tiếp cận sử dụng trực tiếp tài liệu điện tử thực qua hệ thống máy tính đặt sở lưu trữ hay sở nghiên cứu khác 53 thông qua phương tiện viễn thông, qua Internet hay phương tiện truyền thông kỹ thuật số khác Phương pháp đòi hỏi quan lưu trữ hay nhà cung cấp khác phải có nguồn lực máy tính đầy đủ thích hợp cho việc tra tìm, xử lý hiển thị tài liệu Ngoài ra, phương pháp đòi hỏi cung cấp trợ giúp kỹ thuật cho nhà nghiên cứu sử dụng hệ thống Việc sử dụng hệ thống nơi mà việc tiếp cận khai thác cung cấp có sẵn phương tiện thiết bị bố trí lưu trữ hay sở nghiên cứu chắn dễ quản lý cung cấp, bảo đảm việc tiếp cận hệ thống qua phương tiện truyền thông Tuy nhiên, việc sử dụng phương tiện truyền thông cho phép nhà nghiên cứu tiếp cận với tài liệu mà khơng bị lệ thuộc vào nơi tài liệu lưu trữ không thiết phải tới sở lưu trữ Các phương tiện truyền thơng cịn mở khả nhiều nhà nghiên cứu đồng thời tiếp cận sử dụng tài liệu trường hợp hệ thống đóng Tuy nhiên, việc thực hoá khả phụ thuộc vào nguồn lực máy tính có sẵn cho việc tiếp cận khai thác từ xa Tiếp cận sử dụng trực tuyến, cho dù thực chỗ hay thông qua phương tiện truyền thông, không thiết tài liệu phải trì bảo quản mạng Các yêu cầu tiếp cận khai thác tới seri tài liệu lưu trữ thường xuyên nên việc lưu trữ trực tuyến mạng lãng phí khơng cần thiết Chỉ trì mạng thông tin cấp mô tả tài liệu có tạo điều kiện cho họ cân nhắc đưa định việc họ cần khai thác tài liệu Như trình bày, có phương pháp bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác tài liệu điện tử: dùng phương tiện mang tin thực thể; cung cấp qua phương tiện truyền thông trực tuyến hệ thống máy tính Các phương pháp sử dụng kết hợp theo nhiều nguyên tắc khác tuỳ thuộc vào đặc tính tài liệu, chất nhu cầu khai thác nguồn lực quan lưu trữ chịu trách nhiệm khai thác sử dụng tài liệu Tuy nhiên, dễ dàng nhận thấy, việc quản lý cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ điện tử cho khai thác sử dụng chứa đựng nhiều rủi ro như: Cơ sở liệu bị xóa, thơng tin bị chỉnh sửa… Chính vậy, cần thiết kế hệ thống lưu giữ tránh tình trạng xâm nhập trái phép, thực chế độ quản lý tài liệu điện tử phận tổng thể hồ sơ tài liệu, thơng tin quan phải có khn khổ chiến lược tài liệu lưu trữ điện tử hệ thống lưu giữ tài liệu điện tử quy trình khép kín đảm bảo cho tài liệu quản lý an tồn với thơng tin, hồn cảnh cấu trúc CÂU HỎI ƠN TẬP Khái niệm công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ điện tử? Các nguyên tắc để thiết lập, vận hành trì hệ thống tìm tin lưu trữ điện tử? Khái niệm tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử? Đặc điểm công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử? Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử? 55 TÀI LIỆU THAM KHẢO I CÁC VĂN BẢN CỦA NHÀ NƯỚC Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005 Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006 Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 25/02/2007 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 Chính phủ Ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động quan nhà nước Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết số điều Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 II CÁC CƠNG TRÌNH NGHIÊN CỨU Trường ĐH Nội vụ Hà Nội: Kỷ yếu Hội thảo tài liệu lưu trữ điện tử, Hà Nội, 2012 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội: Kỷ yếu Hội thảo khoa học Lập hồ sơ điện tử lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội, 2015 Một số viết tài liệu điện tử, tài liệu lưu trữ điện tử Tạp chí Lưu trữ Việt Nam MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 04 Bài KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ 03 I KHÁI NIỆM 04 Tài liệu điện tử 04 Tài liệu lưu trữ điện tử 07 Một số khái niệm liên quan đến tài liệu điện tử 09 II ĐẶC ĐIỂM CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ 10 III LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ14 Trên giới 14 Ở Việt Nam 20 Bài THU THẬP, BỔ SUNG VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ 23 I THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ 23 Khái niệm 23 Quy định thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ điện tử 23 Nguồn tài liệu điện tử thu thập, bổ sung vào lưu trữ 23 Thành phần tài liệu điện tử thu thập, bổ sung vào lưu trữ 24 Phương pháp thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ điện tử 24 II XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ 25 Khái niệm 25 Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử 25 2.1 Các nguyên tắc chung 25 2.2 Các nguyên tắc riêng 26 Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử 28 3.1 Tiêu chuẩn 28 57 3.2 Tiêu chuẩn đặc thù 28 Các phương pháp xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử 30 4.1 Phương pháp phân tích chức 30 4.2 Phương pháp hệ thống 30 4.3 Phương pháp thông tin 32 4.4 Phương pháp sử liệu học 33 4.5 Ứng dụng công nghệ thông tin xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử 33 Hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị 35 Bài TỔ CHỨC KHOA HỌC VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ 36 I TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ 36 Khái niệm 36 Phương pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ điện tử 36 2.1 Hệ thống quản lý lưu trữ điện tử 36 2.2 Phân loại hệ thống tài liệu lưu trữ điện tử 38 2.3 Biên mục thống kê tài liệu lưu trữ điện tử 39 II BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ 41 Khái niệm 41 Phương pháp bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử 41 2.1 Bảo toàn tồn tài liệu 42 2.2 Bảo toàn khả tiếp cận khai thác 43 2.3 Bảo tồn khả hiểu 46 2.4 Bảo quản qua giai đoạn vòng đời tài liệu 46 Bài CÔNG CỤ TRA CỨU VÀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ 49 I CÔNG CỤ TRA CỨU TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ 49 Khái niệm 49 Các hệ thống tìm tin tự động 49 Chức tra cứu, khai thác thông tin hệ thống thông tin 49 Các nguyên tắc để thiết lập, vận hành trì hệ thống tìm tin lưu trữ điện tử 50 II TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ 51 Khái niệm 51 Đặc điểm công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử 51 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử 51 3.1 Sử dụng phương tiện mang tin thực thể 52 3.2 Cung cấp thông qua phương tiện truyền thông 52 3.3 Tiếp cận sử dụng trực tuyến 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO 59 MỤC LỤC 60 59 ... thức có đời Luật Giao dịch điện tử 2005 Luật Công nghệ thông tin năm 2006 Luật Giao dịch điện tử đời đặt nhiều vấn đề cho công tác văn thư lưu trữ: - Sự thay đổi phương tiện giao dịch quan tổ... vị, cá nhân giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo Căn vào kế hoạch giao nộp, thỏa thuận thống yêu cầu, phương tiện, cấu trúc định dạng chuyển tài liệu điện tử, đơn vị, cá nhân giao nộp hồ... tử yếu tố đảm bảo tính xác thực tài liệu điện tử thực giao dịch quan Hiện nay, văn điện tử chữ ký số, tài liệu điện tử trở thành phương tiện giao dịch hệ thống quan nhà nước, tổ chức trị - xã hội,…