Giáo trình văn thư điện tử bao gồm các nội dung quản lý tài liệu điện tử, quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử, lưu trữ số dành cho sinh viên các ngành Hành chính văn thư, Lưu trữ học, Văn thư Lưu trữ, Quản trị văn phòng
GIÁO TRÌNH VĂN THƯ ĐIỆN TỬ GIÁO TRÌNH VĂN THƯ ĐIỆN TỬ (LƯU HÀNH NỘI BỘ) LỜI NÓI ĐẦU Văn thư điện tử môn học chương trình đào tạo bậc đại học, cao đẳng, TCCN ngành Hành Văn thư, Văn thư – Lưu trữ, Lưu trữ học nhằm trang bị cho học sinh kiến thức lý luận phương pháp thực nội dung nghiệp vụ văn thư điện tử Giáo trình Văn thư điện tử gồm 04 chương, có cập nhật thông tin từ văn Nhà nước quy định công tác quản lý văn đi, văn đến, lập hồ sơ môi trường mạng việc quản lý, sử dụng chữ ký số, chứng thư số Thực tiễn công tác văn thư điện tử vàt phong phú nên giáo trình khơng thể tránh khỏi thiếu sót, hạn chế định Nhóm tác giả mong nhận ý kiến đóng góp để lần in sau có chất lượng tốt Chương I NHỮNG HIỂU BIẾT CHUNG VỀ VĂN THƯ ĐIỆN TỬ I KHÁI NIỆM Trong hoạt động người nói chung dùng văn (tài liệu chữ viết) làm phương tiện trao đổi thông tin, thời đại mới, thời đại kỹ thuật số, văn bản, tài liệu bị thay đổi sang dạng khác dạng số, hay nói cách khác văn bản, tài liệu điện tử Vì hình thành nên khái niệm “tài liệu điện tử”, “văn điện tử” Tài liệu, văn điện tử khái niệm quan trọng công tác văn thư khái niệm lĩnh vực công nghệ thông tin Tài liệu điện tử Tài liệu điện tử vật mang tin tạo lập dạng mà thơng tin tạo ra, gửi đi, nhận lưu trữ phương tiện hoạt động dựa công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn khơng dây, quang học, điện từ công nghệ tương tự hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân vật mang tin mà thơng tin tạo lập việc biến đổi loại hình thơng tin vật mang tin khác sang thơng tin dùng tín hiệu số Văn điện tử Văn điện tử văn thể dạng thông điệp liệu (theo Quyết định 28/QĐ-CP ngày 12/7/2018 Chính phủ việc gửi nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước) Văn thư điện tử Văn thư điện tử văn bản, tài liệu điện tử hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Nói cách rộng hơn, văn thư điện tử vật mang tin phương tiện xử lý thông tin điện tử công tác quản lý Công tác văn thư điện tử Công tác văn thư điện tử hoạt động đảm bảo thông tin văn điện tử phục vụ công tác quản lý hoạt động quan, tổ chức, bao gồm toàn công việc tạo lập thông điệp liệu, ban hành văn tổ chức quản lý văn bản, giải văn điện tử hình thành hoạt động quan, tổ chức (cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang… gọi chung quan) Một số khái niệm liên quan “Thông điệp liệu” thông tin tạo ra, gửi đi, nhận lưu trữ phương tiện điện tử (theo Điều Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005) “Phương tiện điện tử” phương tiện hoạt động dựa công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn khơng dây, quang học, điện từ công nghệ tương tự (theo Điều Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH) “Chữ ký điện tử” chữ ký tạo lập dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm hình thức khác phương tiện điện tử, gắn liền kết hợp cách lơ gíc với thơng điệp liệu, có khả xác nhận người ký thơng điệp liệu xác nhận chấp thuận người nội dung thông điệp liệu ký” (theo Điều Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH) “Chứng thư điện tử” thông điệp liệu tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận quan, tổ chức, cá nhân chứng thực người ký chữ ký điện tử (theo Điều Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH) “Chứng thực chữ ký điện tử” việc xác nhận quan, tổ chức, cá nhân chứng thực người ký chữ ký điện tử (theo Điều Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH) “Cơ sở liệu” tập hợp liệu xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý cập nhật thông qua phương tiện điện tử (theo Điều Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH) “Dữ liệu đặc tả” (Metadata) thông tin mô tả đặc tính liệu nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho trình tìm kiếm, truy cập, quản lý lưu trữ liệu (theo Điều Thông tư 24/2011/TT-BTTTT ngày 20/09/2011 Quy định việc tạo lập, sử dụng lưu trữ liệu đặc tả trang thông tin điện tử cổng thông tin điện tử quan nhà nước) II VỊ TRÍ, Ý NGHĨA CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ ĐIỆN TỬ Vị trí Cơng tác văn thư điện tử hoạt động đảm bảo thông tin tài liệu điện tử, dạng hoạt động máy quản lý, gắn liền với công tác quản lý Vì ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cơng tác quản lý Trong q trình hoạt động mình, quan, tổ chức thực việc ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu hoạt động Vì việc ban hành, tổ chức quản lý giải văn môi trường mạng phương pháp khoa học, sở quy định chung Nhà nước công tác quan trọng có tính tất yếu quan, tổ chức Công tác văn thư điện tử nội dung quan trọng triển khai cửa điện tử, cổng thơng tin điện tử, phát triển Chính phủ điện tử, xây dựng hành đại Ý nghĩa Cơng tác văn thư điện tử có nhiều ý nghĩa quan trọng trình hoạt động quan: - Công tác văn thư điện tử giúp cung cấp thông tin cho quan, tổ chức cách nhanh chóng, xác Các văn bản, tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức trao đổi môi trường mạng giúp cho thông tin truyền tải nhanh chóng, rút ngắn thời gian xử lý cơng việc - Làm tốt cơng tác văn thư điện tử góp phần minh bạch thông tin, tạo kết nối, chia sẻ thông tin quan, tổ chức công dân - Giúp quan, tổ chức tiết kiệm thời gian, chi phí hoạt động Việc quản lý, giải văn bản, tài liệu điện tử diễn mơi trường mạng góp phần tiết kiệm chi phí văn phịng phẩm, tiết kiệm thời gian tiếp nhận, chuyển giao, tra cứu thông tin văn bản… Đồng thời việc sử dụng chữ ký số thực giao dịch điện tử cho phép rút ngắn thời gian giải cơng việc Vì vậy, công tác văn thư điện tử giúp cho quan, tổ chức tiết kiệm thời gian tiền bạc, tiết kiệm sức lao động tăng hiệu suất lao động - Công tác văn thư điện tử góp phần cải cách hành chính, tiến tới xây dựng hành đại, cụ thể ứng dụng công nghệ thông tin truyền thông hoạt động quan hành nhà nước; giao dịch quan hành nhà nước thực môi trường điện tử, dịch vụ công cung cấp trực tuyến Mạng thông tin điện tử hành Chính phủ mức độ cao; ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông quy trình xử lý cơng việc quan hành nhà nước, quan hành nhà nước với giao dịch với tổ chức, cá nhân, đặc biệt hoạt động dịch vụ hành cơng, dịch vụ cơng đơn vị nghiệp công, xây dựng sử dụng thống biểu mẫu điện tử giao dịch quan hành nhà nước, tổ chức cá nhân, đáp ứng yêu cầu đơn giản cải cách thủ tục hành chính… III ĐẶC ĐIỂM CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ Đặc điểm hình thức thể thơng tin tài liệu điện tử Đặc điểm tài liệu điện tử cách biểu diễn thơng tin Vịng đời tài liệu điện tử ln gắn liền với phương tiện điện tử Thông qua phương tiện điện tử người đọc tiếp cận thông tin tài liệu điện tử Tài liệu điện tử bao gồm tài liệu dạng văn bản, tài liệu dạng ảnh, tài liệu dạng âm thanh…và để máy tính xử lý thơng tin cần biến đổi thành dãy bit Bit (Binary digit) ký số nhị phân gồm giá trị 1, thường biểu diễn trạng thái on off thiết bị Ví dụ 1: Số 10 (hệ thập phân) biểu diễn dạng nhị phân 00001010; Ví dụ 2: Nếu mã hố ký tự bảng mã ASKII 8bit, chữ “TIN” biểu diễn dạng nhị phân sau: T: 01010100 I: 01001001 N: 01001110 TIN = 010101000100100101001110 Toàn nội dung tài liệu ghi lại vật mang tin đặc thù, biểu diễn dạng nhị phân, xử lý, đọc, hiểu nhờ vào máy vi tính cơng nghệ tương tự Đặc điểm địi hỏi hoạt động cơng tác quản lý tài liệu điện tử có đặc thù khác với cơng tác quản lý tài liệu truyền thống lâu Trong khâu nghiệp vụ công tác văn thư điện tử soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn đi, đến, lập hồ sơ yêu cầu phải thực với trợ giúp phương tiện điện tử hệ thống mạng Do quan, tổ chức phải trang bị trang thiết bị phù hợp để triển khai công tác văn thư điện tử Đặc thù vật mang tin với tính chất lý hố khác Tài liệu điện tử thường dạng văn (text), dạng ảnh (image), dạng âm (sound) ghi vật mang tin khác ổ đĩa cứng, đĩa quang (ổ đĩa CD, DVD…), ổ cứng di động (USB), thẻ nhớ Các vật mang tin chế tạo từ vật liệu khác với phương pháp chế tạo khác nhau, đồng thời chịu tác động điều kiện tự nhiên, chế động bảo quản sử dụng…nên dễ bị hư hỏng, tuổi thọ không cao Ví dụ theo kết nghiên cứu sơ Dự án bảo hiểm tài liệu lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước kết hợp với kết nghiên cứu PGS-TS Dương Văn Khảm là: Đĩa CD có tuổi thọ năm; đĩa DVD (Digital Versatile Disc có tuổi thọ năm; ổ cứng (HDD) có tuổi thọ 10 năm; thiết bị lưu trữ mạng - NAS (Network Attached Storage) có tuổi thọ 20 năm; thông tin lưu trữ đĩa CD-ROM an tồn ba đến năm năm…Điều địi hỏi phải có chế độ bảo quản sử dụng thích hợp quy định chép liệu sang vật mang tin khác để đảm bảo an tồn thơng tin Đặc điểm mối liên kết nội dung phương tiện mang tin Trong tài liệu truyền thống, thông tin ghi lại phương tiện mang tin định giấy, gỗ, vải…và nội dung hồn tồn khơng thể tách rời khỏi phương tiện mang tin Đối với tài liệu điện tử, thông tin ghi lại, xử lý, đọc phương tiện mang tin điện tử Tuy nhiên, khác với tài liệu truyền thống, thông tin tài liệu điện tử không gắn cố định với phương tiện mang tin cụ thể Khi tra cứu thông tin chuyển đổi phương tiện ghi tin, thơng tin xử lý phương tiện lưu trữ chúng chuyển sang phương tiện khác để xử lý, lưu trữ, ví dụ tài liệu chuyển từ ổ đĩa cứng sang ổ đĩa CD-ROM, ổ USB Do đó, tài liệu điện tử không phụ thuộc vào ghi tin vật lý cụ thể dễ xảy tượng hư hỏng hay sai lệch nội dung thông tin Điều đặt yêu cầu quan, tổ chức việc quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm tính xác thực độ tin cậy tài liệu Sự lỗi thời nhanh chóng cơng nghệ Tài liệu điện tử loại hình tài liệu mà tồn vịng đời chúng tồn hồn tồn mơi trường điện tử Chúng khơng phụ thuộc vào vật mang tin lúc vật mang tin khác Tài liệu điện tử lưu trữ vật mang tin khác sản phẩm công nghệ điện tử Do phát triển nhanh chóng cơng nghệ, hệ máy móc chương trình xử lý nhanh chóng lỗi thời, khơng tương thích hệ dẫn đến việc tiếp cận thông tin lưu giữ vật mang tin hệ công nghệ trước Đây thách thức quan, tổ chức triển khai công tác văn thư điện tử Đòi hỏi quan, tổ chức phải có kế hoạch chuyển đổi liệu sang vật mang tin đồng với phương tiện điện tử thời điểm chuyển đổi IV NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐIỆN TỬ Theo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng, nội dung công tác văn thư điện tử bao gồm: Tạo lập ban hành văn bản: - Dự thảo văn bản; - Duyệt thảo; - Ký số văn Quản lý văn tài liệu khác hình thành hoạt động quan, tổ chức - Tổ chức quản lý văn đến; - Tổ chức quản lý văn đi; - Tổ chức lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Quản lý sử dụng chữ ký số, chứng thư số - Quản lý sử dụng chữ ký số; - Quản lý sử dụng chứng thư số Câu hỏi ôn tập Câu Nêu khái niệm văn điện tử, văn thư điện tử? Câu Nêu khái niệm thông điệp liệu, phương tiện điện tử, chữ ký điện tử, chứng thư điện tử, chứng thực chữ ký điện tử? Câu Nêu đặc điểm tài liệu điện tử Các đặc điểm tài liệu điện tử ảnh hưởng đến công tác văn thư điện tử? 10 - Lập hồ sơ điện tử giúp cho việc quản lý văn bản, tài liệu khoa học, tạo tiền đề cho công tác lưu trữ tài liệu điện tử III YÊU CẦU Do đặc điểm đặc thù tài liệu điện tử, việc phải đảm bảo yêu cầu hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử lập phải bảo đảm yêu cầu sau: Các văn bản, tài liệu điện tử hồ sơ phải văn có tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn khả dụng có thời hạn bảo quản tương đối Các văn bản, tài liệu hồ sơ điện tử phải có chữ ký số để đảm bảo tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn hồ sơ điện tử Hồ sơ điện tử phải đảm bảo nội dung, cấu trúc, bối cảnh hình thành bảo vệ để khơng bị hư hỏng, sữa chữa hay bị liệu Nội dung, cấu trúc, bối cảnh hình thành hồ sơ điện tử thể tập hợp đầy đủ văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ điện tử; xếp thành phần tài liệu theo trình tự hợp lý, khoa học để phản ánh xác nội dung hồ sơ điện tử Chất lượng hồ sơ điện tử phụ thuộc vào chất lượng văn bản, tài liệu điện tử Khi chúng đáp ứng tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào đảm bảo khả truy cập hồ sơ điện tử Phải có liên kết văn hồ sơ điện tử liên kết hồ sơ điện tử với liệu đặc tả Hồ sơ phải có liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ Dữ liệu đặc tả thông tin chung mô tả hồ sơ điện tử tiêu đề hồ sơ, tác giả, ngày tháng bắt đầu kết thúc, số trang, thời hạn bảo quản, người lập hồ sơ… Khi lập hồ sơ điện tử, người lập phải mơ tả xác thông tin hồ sơ thông tin phải cập nhật có thay đổi trình sử dụng hồ sơ điện tử Phải có liên kết mục lục văn hồ sơ điện tử với văn bản, tài liệu hồ sơ Các văn bản, tài liệu hồ sơ điện tử lưu trữ hệ thống quản lý hồ sơ ổ cứng máy tính Các văn bản, tài 50 liệu thuộc hồ sơ phải có liên kết từ tiêu đề văn mục lục văn đến văn nguồn lưu IV LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC Theo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN, quản lý văn đến môi trường mạng thực sau: Lưu đồ quản lý hồ sơ môi trường mạng 1.1 Lưu đồ Văn đến, văn có mã hồ sơ (1) Ý kiến đạo, ý kiến đóng góp có mã hồ sơ (1) Văn tài liệu khác có mã hồ sơ (1) Hồ sơ có mã theo khung phân loại hồ sơ (2) Lưu trữ quan (5) Hồ sơ đơn vị (4) Hồ sơ nộp vào lưu trữ quan Hồ sơ giải (3) Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn Hồ sơ phải nộp vào lưu trữ quan 51 Hồ sơ bảo quản có thời hạn Tài liệu loại khỏi hồ sơ (3) 1.2 Mô tả chi tiết lưu đồ STT Nội dung thực (1) Căn vào Khung phân loại hồ sơ, q trình giải cơng việc (đối với việc phải lập hồ sơ), CCVC xác định mã hồ sơ cho văn đi, văn đến, ý kiến đạo, ý kiến đóng góp, văn tài liệu khác có liên quan (sau gọi tắt tài liệu); (2) Khi tài liệu có mã với “Mã hồ sơ” Khung phân loại hồ sơ, hồ sơ chép (copy) sang CSDL “Hồ sơ giải quyết”; (3) Tất tài liệu có chung mã hồ sơ phải tích hợp thành hồ sơ q trình giải cơng việc Khi cơng việc hồn thành, CCVC phải: - Xác định hồ sơ kết thúc PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ (Mục 10 - Phụ lục III); - Loại bỏ tài liệu không cần thiết; - Xác định hồ sơ nộp vào lưu trữ quan PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ (Mục 11 - Phụ lục III); - Hoàn thiện hồ sơ: tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc; thời hạn bảo quản; số lượng tờ; hạn chế sử dụng; đặc điểm tài liệu có hồ sơ PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ (Mục: 3,4, 5, 6, 7, 8, - Phụ lục III) (4) Tất hồ sơ hoàn thiện chuyển sang CSDL “Hồ sơ đơn vị” (5) Đến thời hạn nộp lưu, hồ sơ phải nộp vào lưu trữ quan CSDL “Hồ sơ đơn vị” chuyển vào Lưu trữ quan nối tiếp với hồ sơ số có Phương pháp lập Khung phân loại hồ sơ a) Khái niệm 52 Khung phân loại hồ sơ hệ thống phân loại hồ sơ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức theo ngành, lĩnh vực b) Xây dựng Khung phân loại hồ sơ Căn chủ yếu để xây dựng Khung phân loại hồ sơ bao gồm: - Các văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức đơn vị quan tổ chức; - Quy chế làm việc quan, tổ chức; - Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; - Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm quan, tổ chức, đơn vị cá nhân; - Khung phân loại hồ sơ năm trước (nếu có); - Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức quy định Thông tư số 09/2011/TTBNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Ngoài ra, việc nghiên cứu kỹ thực tế hoạt động, hình thành, nội dung thành phần tài liệu quan trọng thiếu tiến hành lập danh mục hồ sơ quan, tổ chức c) Nội dung Khung phân loại hồ sơ Khung phân loại hồ sơ xây dựng theo theo lĩnh vực, ngành hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ các quan, tổ chức Khung phân loại lấy theo tên nhóm tài liệu quản lý (lĩnh vực hoạt động) quan theo quy định Thơng tư số 09/2011/TTBNV làm tên nhóm lớn Khung phân loại hồ sơ Số thứ tự nhóm lớn đánh số liên tục ba chữ số Ả - rập số 001 Ví dụ: 001 Tài liệu tổng hợp; 002 Tài liệu quy hoạch, kế hoạch thống kê; 003 Tài liệu tổ chức, nhân sự; 53 004 Tài liệu lao động, tiền lương; 005 Tài liệu tài chính, kế tốn; 006 Tài liệu xây dựng bản; 007 Tài liệu khoa học công nghệ; 008 Tài liệu hợp tác Quốc tế; 009 Tài liệu tra giải khiếu nại, tố cáo; 010 Tài liệu thi đua, khen thưởng; 011 Tài liệu pháp chế; 012 Tài liệu hành chính, quản trị công sở; 013 Tài liệu lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ; 014 Tài liệu tổ chức Đảng Đoàn thể quan… Trong đề mục lớn bao gồm đề mục nhỏ nhóm nhỏ tài liệu theo lĩnh vực quản lý chuyên môn quan, tổ chức Số thứ tự đề mục đánh số liên tục ba chữ số Ả - rập số 001 Ví dụ: 001 Tài liệu tổng hợp 001 001 Chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng hợp 001 002 Hội nghị, hội thảo, lễ hội… 002 Tài liệu quy hoạch, kế hoạch thống kê 002 001 Tài liệu quy hoạch 002 002 Tài liệu kế hoạch 002 003 Tài liệu thống kê 003 Tài liệu tổ chức, nhân 003 001 Tài liệu tổ chức máy 003 002 Tài liệu tổ chức nhân … 004 Tài liệu lao động, tiền lương 54 004 001 Tài liệu lao động 004 002 Tài liệu tiền lương Phương pháp lập hồ sơ điện tử Hồ sơ điện tử tạo lập quản lý phần mềm quản lý văn điều hành môi trường mạng Đối với quan, tổ chức chưa ứng dụng phần mềm quản lý văn điều hành môi trường mạng việc tạo lập quản lý thực máy tính đơn vị Nội dung việc lập hồ sơ công việc quy định Điều 21 Nghị định 110/2004/NĐ-CP bao gồm: (1) Mở hồ sơ; (2) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ; (3) Kết thúc biên mục hồ sơ Căn vào khung phân loại hồ sơ ban hành, công chức, viên chức thực việc tập hợp văn hàng ngày để lập hồ sơ giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ Đối với quan, tổ chức chưa có khung phân loại hồ sơ việc lập hồ sơ điện tử hành (hồ sơ công việc) phải tiến hành dựa chức năng, nhiệm vụ công việc thực tế quan, tổ chức 3.1 Mở hồ sơ Lập hồ sơ có vị trí quan trọng hoạt động quan, tổ chức, cá nhân nên Điều 9, 10 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 từ Điều 18 đến Điều 24 Chương V Thông tư số 07/2012/TT-BNV quy định: Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan: Trong trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ cơng việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan theo hướng dẫn 55 Căn quy định trên, trình theo dõi, giải công việc giao, cán chuyên môn phải lập hồ sơ điện tử cơng việc giao theo dõi, giải Mở hồ sơ cơng việc mở đầu cho việc hình thành hồ sơ Mở hồ sơ thực hai trường hợp sau đây: Đối với quan, đơn vị xây dựng Khung phân loại hồ sơ: Trong q trình theo dõi, giải cơng việc, cán chuyên môn vào Khung phân loại hồ sơ để xác định mã hồ sơ cho văn đi, văn đến, ý kiến đạo, ý kiến đóng góp, văn tài liệu khác có liên quan Mã số hồ sơ dãy chữ số dùng để phân định hồ sơ Mã hồ sơ lưu trữ văn đi, văn đến xây dựng sau: Dùng 14 ký tự số để mã hồ sơ lưu trữ văn đi, văn đến Các ký tự số từ trái qua phải phân bổ sau: - Các ký tự số thứ 1, thứ thứ (hoặc ký tự số thứ 1, 2, 3, 4, mã số quan cấp xã phường bao gồm ký tự số) mã số quan, tổ chức Căn Quyết định số 124/2004/QĐ-TTg ngày 08 tháng năm 2004 Thủ tướng Chính phủ việc ban hành Bảng danh mục mã số đơn vị hành Việt Nam văn khác quan nhà nước có thẩm quyền ban hành để xác định mã số quan, tổ chức xác định Ví dụ: Các đơn vị hành thuộc Thành phố Hồ Chí Minh có mã số sau: 79 Thành phố Hồ Chí Minh 760 Quận 761 Quận 12 762 Quận Thủ Đức 763 Quận 764 Quận Gị Vấp 765 Quận Bình Thạnh 56 766 Quận Tân Bình 767 Quận Tân Phú 768 Quận Phú Nhuận 769 Quận 770 Quận 771 Quận 10 772 Quận 11 773 Quận 774 Quận 775 Quận 776 Quận 777 Quận Bình Tân 778 Quận 783 Huyện Củ Chi 784 Huyện Hóc Mơn 785 Huyện Bình Chánh 786 Huyện Nhà Bè 787 Huyện Cần Giờ… Ví dụ 2: Các đơn vị hành thuộc Quận Gị Vấp có mã số sau: 764 Quận Gò Vấp 26869 Phường 15 26872 Phường 13 26875 Phường 17 26876 Phường 26878 Phường 16 26881 Phường 12 57 26882 Phường 14 26884 Phường 10 26887 Phường 05 26890 Phường 07 26893 Phường 04 26896 Phường 01 26897 Phường 26898 Phường 26899 Phường 11 26902 Phường 03 - Các ký tự số thứ 4, thứ 5, thứ thứ (hoặc ký tự số thứ 6, quan có mã số quan có ký tự số) mã số thể năm bắt đầu chuyển văn sang chế độ lưu trữ, năm xác định năm cơng việc kết thúc Ví dụ: Hồ sơ nâng lương quý I năm 2015 UBND Phường 17 xác định năm công việc kết thúc năm 15 ký tự số thứ 6, “15” - Các ký tự số thứ 8, thứ 9, thứ 10 mã số chia theo nhóm tài liệu quản lý quan theo quy định Thông tư số 09/2011/TTBNV Căn vào Khung phân loại hồ sơ, nội dung tài liệu để xác định ký tự số thứ 8, 9, 10 Ví dụ: Hồ sơ nâng lương quý I năm 2015 UBND Phường 17 xác định ký tự số thứ 8, 9, 10 “004” - nhóm Tài liệu lao động, tiền lương - Các ký tự số thứ 11, thứ 12 thứ 13 mã số đại diện cho nhóm nhỏ tài liệu theo lĩnh vực quản lý chun mơn quan, tổ chức Ví dụ: 58 Hồ sơ nâng lương quý I năm 2015 UBND Phường 17 xác định ký tự số thứ 11, 12, 13 “002” - nhóm Tài liệu tiền lương - Ký tự số thứ 14 số kiểm tra Ký tự số 14 gọi số kiểm tra dùng để kiểm định tính đắn việc đọc dò sọc thiết bị scaner tính tốn dựa vào ứng dụng mã vạch hàng hố theo chuẩn EAN-13 Ký tự số 14 phần mềm quản lý hồ sơ tính tốn tự động dựa ký tự số mã hồ sơ Như vậy, hồ sơ nâng lương quý I năm 2015 UBND Phường 17 xác định mã hồ sơ đầy đủ “2687515004002 C - số kiểm tra” Đối với quan, đơn vị chưa xây dựng Khung phân loại hồ sơ: q trình theo dõi, giải cơng việc, cán chuyên môn phải tự xác định mã hồ sơ cho văn bản, tài liệu thuộc lĩnh vực giao theo dõi, giải nhập mã hồ sơ, tiêu đề hồ sơ vào phần mềm quản lý hồ sơ Người lập hồ sơ cập nhật mã số hồ sơ số thứ tự hồ sơ vào phần mềm quản lý hồ sơ 3.2 Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ Căn vào Khung phân loại hồ sơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm thu thập cập nhật tất văn bản, tài liệu điện tử hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ tương ứng mở Những tài liệu hồ sơ điện tử tồn nhiều hình thức bảng tính, file excel, word, scan, hình ảnh kỹ thuật số, đồ…được hình thành hoạt động quan, tổ chức Các tài liệu có “mã hồ sơ” Khung phân loại hồ sơ tự động tích hợp thành hồ sơ người lập hồ sơ thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu điện tử từ sở liệu quản lý văn đi, văn đến phần mềm từ bên phần mềm phương pháp bán thủ công Cơ quan, tổ chức chưa sử dụng phần mềm người lập hồ sơ phải tập hợp văn có hồ sơ vào thư mục phương pháp thủ công Cần kịp thời tập hợp (đính kèm) tài liệu có liên quan đến hồ sơ hệ thống quản lý văn nhằm đảm bảo toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ 59 phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo, tài liệu ghi âm, ghi hình dạng số… 3.3 Kết thúc hồ sơ Khi công việc giải xong, hồ sơ điện tử kết thúc Người lập hồ sơ phải thực công việc sau: - Xác định hồ sơ kết thúc phần mềm quản lý hồ sơ: đánh dấu vào mục “Hồ sơ kết thúc” phần mềm quản lý hồ sơ - Kiểm tra mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có hồ sơ, thiếu cần bổ sung cho đủ Người lập hồ sơ vào quy trình giải cơng việc, diễn biến khách quan việc, hoạt động; quy định pháp luật (thủ tục hành chính)…để kiểm tra - Loại bỏ tài liệu không cần thiết khỏi hồ sơ như: Bản trùng, thảo có chính, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ - Xác định hồ sơ nộp vào lưu trữ quan phần mềm quản lý hồ sơ: đánh dấu vào mục “Không nộp lưu vào lưu trữ quan” phần mềm quản lý hồ sơ - Hồn thiện thơng tin đầu vào quản lý hồ sơ, bao gồm: + Tiêu đề hồ sơ; + Thời gian bắt đầu; + Thời gian kết thúc; + Thời hạn bảo quản; + Số lượng tờ; + Hạn chế sử dụng (mật/ tình trạng vật lý kém/ xử lý nghiệp vụ/ lý khác); + Đặc điểm tài liệu có hồ sơ; + Các thơng tin khác (tuỳ theo đặc thù quan, tổ chức) Tất hồ sơ hoàn thiện hệ thống tự động chuyển sang sở liệu “Hồ sơ đơn vị” phần mềm quản lý hồ sơ để chờ giao nộp vào lưu trữ quan 60 Nếu hết năm mà công việc chưa giải xong chưa thực việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau cá nhân có trách nhiệm tiếp tục thu thập văn cho hồ sơ theo quy định V GIAO NỘP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Quy định Đơn vị, cá nhân phải có trách nhiệm hồn thiện hồ sơ điện tử công việc kết thúc giao nộp vào Lưu trữ quan Các đơn vị, cá nhân phải giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử có giá trị lưu trữ vào lưu trữ quan Trường hợp đơn vị cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu điện tử đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi cho lưu trữ quan quan, tổ chức thời hạn giữ lại không hai năm Mọi cán bộ, công chức, viên chức, viên chức trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác khác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu điện tử cho đơn vị hay người kế nhiệm Việc giao nộp hồ sơ tài liệu điện tử từ đơn vị tổ chức, quan vào lưu trữ quan chế độ bắt buộc Về thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu điện tử từ khâu văn thư vào lưu trữ quan quy định Điều 11 Luật Lưu trữ Điều 17 Thông tư 07/2012/TT-BNV Yêu cầu Việc giao nộp hồ sơ điện tử vào lưu trữ quan quy định Điều Nghị định 01/2013/NĐ-CP sau: Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng thu thập hai loại Khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử phải kiểm tra tính xác thực, tính tồn vẹn khả truy cập hồ sơ Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc bối cảnh hình thành bảo vệ để không bị hư hỏng bị hủy hoại, sửa chữa hay bị liệu Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu 61 Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan gồm toàn hồ sơ, tài liệu điện tử xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu điện tử sau: a) Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân, cá nhân giữ tự loại hủy văn hết hiệu lực thi hành b) Hồ sơ công việc chưa giải xong c) Hồ sơ phối hợp giải công việc (trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì) d) Các văn bản, tài liệu điện tử gửi để biết, để tham khảo Chuyển giao hồ sơ điện tử vào lưu trữ quan Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ liệu đặc tả kèm theo (cơ sở liệu, phương tiện lưu trữ ổ cứng, đĩa, USB…) vào lưu trữ quan Khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ quan phải kiểm tra tính xác thực, tính tồn vẹn khả truy cập hồ sơ Lưu trữ quan kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ theo danh mục hồ sơ nộp lưu, dạng thức cấu trúc thống nhất, liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ, kiểm tra virút Bảo quản hồ sơ, tài liệu điện tử nộp lưu Lưu trữ quan chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử quan thực biện pháp lưu dự phòng; Lập hồ sơ việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ quan Câu hỏi ôn tập Câu Nêu khái niệm, vị trí, tác dụng, yêu cầu việc lập hồ sơ điện tử? Câu Phương pháp lập khung phân loại hồ sơ? Câu Phương pháp lập hồ sơ công việc Câu So sánh việc lập hồ sơ điện tử với lập hồ sơ giấy? 62 Tài liệu tham khảo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Quyết định số 124/2004/QĐ-TTg ngày 08/7/2004 Thủ tướng Chính phủ việc ban hành Bảng danh mục mã số đơn vị hành Việt Nam Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005 Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006 Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 25/02/2007 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 Chính phủ Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết số điều Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 03/6/2011 Thông tư 24/2011/TT-BTTTT ngày 20/09/2011 Bộ Thông tin Truyền thông quy định việc tạo lập, sử dụng lưu trữ liệu đặc tả trang thông tin điện tử cổng thông tin điện tử quan nhà nước 10.Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan 11 Kỷ yếu Hội thảo tài liệu lưu trữ điện tử Đà Nẵng năm 2012 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội 12 Kỷ yếu Hội thảo khoa học Lập hồ sơ điện tử lưu trữ tài liệu điện tử Hà Nội năm 2015 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội 13 Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng năm 2015 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng 63 MỤC LỤC Chương I NHỮNG HIỂU BIẾT CHUNG VỀ VĂN THƯ ĐIỆN TỬ 03 I KHÁI NIỆM 03 II VỊ TRÍ, Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐIỆN TỬ 04 III ĐẶC ĐIỂM CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ 06 IV NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐIỆN TỬ 08 Chương II TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ ĐẾN 10 I KHÁI NIỆM 10 II NỘI DUNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 10 Chương III TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ ĐI 27 I KHÁI NIỆM 27 II NỘI DUNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ ĐI 27 III QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CHỮ KÝ SỐ VÀ CHỨNG THƯ SỐ 38 Chương IV TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 50 I KHÁI NIỆM 50 II VỊ TRÍ VÀ TÁC DỤNG CỦA VIỆC LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ 50 III YÊU CẦU 51 IV LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC 52 V GIAO NỘP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 62 64 ... số Văn điện tử Văn điện tử văn thể dạng thông điệp liệu (theo Quyết định 28/QĐ-CP ngày 12/7/2018 Chính phủ việc gửi nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước) Văn thư điện tử Văn thư điện tử. .. ký điện tử, chứng thư điện tử, chứng thực chữ ký điện tử? Câu Nêu đặc điểm tài liệu điện tử Các đặc điểm tài liệu điện tử ảnh hưởng đến công tác văn thư điện tử? 10 Chương II TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN... LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ Vị trí Lập hồ sơ nội dung quan trọng công tác văn thư điện tử, khâu cuối công tác văn thư điện tử, mắt xích nối liền cơng tác văn thư điện tử công tác lưu trữ điện tử Tác dụng