Giáo trình văn thư điện tử bao gồm các nội dung quản lý tài liệu điện tử, quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử, lưu trữ số dành cho sinh viên các ngành Hành chính văn thư, Lưu trữ học, Văn thư Lưu trữ, Quản trị văn phòng
NHỮNG HIỂU BIẾT CHUNG VỀ VĂN THƯ ĐIỆN TỬ
KHÁI NIỆM
Trong thời đại kỹ thuật số hiện nay, văn bản và tài liệu chữ viết đã chuyển đổi sang dạng số, tạo ra khái niệm mới về “tài liệu điện tử” và “văn bản điện tử” Điều này cho thấy sự thay đổi trong phương tiện trao đổi thông tin của con người, khi mà tài liệu điện tử ngày càng trở nên phổ biến và cần thiết trong cuộc sống hàng ngày.
Tài liệu và văn bản điện tử đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực văn thư, đồng thời cũng là những khái niệm cơ bản trong công nghệ thông tin.
Tài liệu điện tử là hình thức thông tin được tạo lập và lưu trữ dưới dạng số, cho phép truyền tải và nhận thông tin qua các phương tiện công nghệ như điện tử, kỹ thuật số, quang học và không dây Những tài liệu này có thể được hình thành bởi các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân, và thông tin trong đó thường được chuyển đổi từ các dạng vật mang tin khác sang định dạng số.
Văn bản điện tử là tài liệu được trình bày dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo Quyết định 28/QĐ-CP ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Chính phủ, quy định về việc gửi và nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
Văn thư điện tử là văn bản, tài liệu điện tử được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức
Nói một cách rộng hơn, văn thư điện tử là vật mang tin và phương tiện xử lý thông tin điện tử trong công tác quản lý
4 Công tác văn thư điện tử
Công tác văn thư điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thông tin bằng văn bản điện tử, hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động của các cơ quan và tổ chức Việc áp dụng văn thư điện tử không chỉ nâng cao tính chính xác và nhanh chóng trong việc xử lý thông tin mà còn giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho các đơn vị.
Các công việc liên quan đến việc tạo lập thông điệp dữ liệu, ban hành văn bản và tổ chức quản lý văn bản là rất quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức như cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội và đơn vị lực lượng vũ trang Việc giải quyết văn bản điện tử cũng là một phần thiết yếu trong quy trình này, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và thông tin trong các hoạt động của cơ quan.
5 Một số khái niệm liên quan
“Thông điệp dữ liệu” là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ qua phương tiện điện tử, theo quy định tại Điều 4 của Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11, ban hành ngày 29 tháng 11 năm 2005.
Phương tiện điện tử được định nghĩa là các thiết bị hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc các công nghệ tương tự, theo Điều 4 của Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH.
Chữ ký điện tử là một hình thức chữ ký được tạo ra bằng các phương tiện điện tử, bao gồm từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác Nó gắn liền với thông điệp dữ liệu một cách logic, có khả năng xác định danh tính người ký và thể hiện sự chấp thuận của họ đối với nội dung của thông điệp đó, theo quy định tại Điều 2 của Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH.
Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu được phát hành bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử, nhằm xác nhận danh tính của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã được chứng thực là người ký chữ ký điện tử, theo quy định tại Điều 4 của Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH.
Chứng thực chữ ký điện tử là quá trình xác nhận danh tính của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân thực hiện ký chữ ký điện tử, theo quy định tại Điều 4 của Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH.
"Cơ sở dữ liệu" là một tập hợp dữ liệu được tổ chức và sắp xếp nhằm mục đích dễ dàng truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông qua các phương tiện điện tử, theo quy định tại Điều 4 của Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH.
Dữ liệu đặc tả, hay còn gọi là Metadata, là thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng và các yếu tố liên quan khác Nó đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quá trình tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu hiệu quả.
Theo Điều 3 của Thông tư 24/2011/TT-BTTTT, ban hành ngày 20/09/2011, quy định rõ về việc tạo lập, sử dụng và lưu trữ dữ liệu đặc tả trên các trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước Các quy định này nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hiệu quả trong việc quản lý thông tin của các cơ quan nhà nước.
VỊ TRÍ, Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐIỆN TỬ
Công tác văn thư điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thông tin qua tài liệu điện tử, liên quan chặt chẽ đến hoạt động quản lý Do đó, nó có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý trong tổ chức.
Các cơ quan và tổ chức đang áp dụng công nghệ thông tin nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của mình.
Việc ban hành, quản lý và giải quyết văn bản trong môi trường mạng theo phương pháp khoa học, dựa trên các quy định chung của Nhà nước, là nhiệm vụ quan trọng và cần thiết đối với các cơ quan và tổ chức.
Công tác văn thư điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai một cửa điện tử và cổng thông tin điện tử, góp phần phát triển Chính phủ điện tử và xây dựng nền hành chính hiện đại.
Công tác văn thư điện tử có nhiều ý nghĩa rất quan trọng trong quá trình hoạt động của các cơ quan:
Công tác văn thư điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác cho các cơ quan, tổ chức Việc trao đổi văn bản và tài liệu qua môi trường mạng không chỉ giúp truyền tải thông tin hiệu quả mà còn rút ngắn thời gian xử lý công việc.
Công tác văn thư điện tử hiệu quả không chỉ giúp minh bạch thông tin mà còn tạo điều kiện kết nối và chia sẻ thông tin giữa các cơ quan, tổ chức và công dân.
Việc quản lý và giải quyết văn bản, tài liệu điện tử trong môi trường mạng giúp các cơ quan, tổ chức tiết kiệm thời gian và chi phí hoạt động Điều này không chỉ giảm thiểu chi phí văn phòng phẩm mà còn rút ngắn thời gian tiếp nhận, chuyển giao và tra cứu thông tin văn bản.
Việc sử dụng chữ ký số và thực hiện giao dịch điện tử giúp rút ngắn thời gian giải quyết công việc Nhờ đó, công tác văn thư điện tử mang lại lợi ích lớn cho các cơ quan, tổ chức, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, giảm bớt sức lao động và nâng cao hiệu suất làm việc.
Công tác văn thư điện tử đóng vai trò quan trọng trong cải cách hành chính, hướng tới xây dựng nền hành chính hiện đại thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông Các giao dịch của cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện trên môi trường điện tử, với dịch vụ công được cung cấp trực tuyến trên Mạng thông tin điện tử hành chính của Chính phủ Việc ứng dụng công nghệ này trong quy trình xử lý công việc giữa các cơ quan và trong giao dịch với tổ chức, cá nhân, đặc biệt trong dịch vụ hành chính công, giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính Đồng thời, việc xây dựng và sử dụng thống nhất biểu mẫu điện tử cũng góp phần nâng cao hiệu quả giao dịch giữa các bên liên quan.
ĐẶC ĐIỂM CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
1 Đặc điểm về hình thức thể hiện thông tin của tài liệu điện tử Đặc điểm cơ bản nhất của tài liệu điện tử là ở cách biểu diễn thông tin Vòng đời của tài liệu điện tử luôn gắn liền với các phương tiện điện tử Thông qua các phương tiện điện tử người đọc mới tiếp cận được thông tin của tài liệu điện tử Tài liệu điện tử bao gồm tài liệu dạng văn bản, tài liệu dạng ảnh, tài liệu dạng âm thanh…và để máy tính xử lý được thì các thông tin cần được biến đổi thành dãy bit Bit (Binary digit) là một ký số nhị phân gồm 2 giá trị 0 và 1, thường được biểu diễn bằng trạng thái on hoặc off của các thiết bị
Ví dụ 1: Số 10 (hệ thập phân) được biểu diễn dưới dạng nhị phân là 00001010;
Ví dụ 2: Nếu mã hoá ký tự bằng bảng mã ASKII 8bit, chữ “TIN” được biểu diễn dưới dạng nhị phân như sau:
Tài liệu điện tử được lưu trữ dưới dạng nhị phân trên các thiết bị đặc thù, có thể được xử lý và hiểu thông qua máy tính hoặc công nghệ tương tự Điều này yêu cầu quản lý tài liệu điện tử phải có những phương pháp khác biệt so với quản lý tài liệu truyền thống Trong các quy trình nghiệp vụ của văn thư điện tử, như soạn thảo, ban hành văn bản và quản lý hồ sơ, cần có sự hỗ trợ từ các thiết bị điện tử và hệ thống mạng Vì vậy, các cơ quan và tổ chức cần trang bị thiết bị phù hợp để thực hiện hiệu quả công tác văn thư điện tử.
2 Đặc thù về vật mang tin với những tính chất lý hoá khác nhau
Tài liệu điện tử, bao gồm văn bản, hình ảnh và âm thanh, thường được lưu trữ trên các vật mang tin như ổ đĩa cứng, đĩa quang, ổ cứng di động và thẻ nhớ Những vật mang tin này, được chế tạo từ nhiều loại vật liệu và phương pháp khác nhau, dễ bị hư hỏng do tác động của điều kiện tự nhiên và cách bảo quản Nghiên cứu cho thấy đĩa CD có tuổi thọ khoảng 5 năm, DVD khoảng 8 năm, ổ cứng HDD khoảng 10 năm, và thiết bị lưu trữ mạng NAS có thể kéo dài đến 20 năm Để đảm bảo an toàn thông tin, cần thiết lập chế độ bảo quản và sử dụng hợp lý, cũng như quy định về việc sao chép dữ liệu sang các vật mang tin khác.
3 Đặc điểm về mối liên kết giữa nội dung và phương tiện mang tin
Trong tài liệu truyền thống, thông tin được lưu trữ trên các phương tiện như giấy, gỗ, hay vải, và nội dung không thể tách rời khỏi những phương tiện này Ngược lại, với tài liệu điện tử, thông tin có thể được tách biệt khỏi phương tiện lưu trữ, mang lại sự linh hoạt và tiện lợi hơn trong việc quản lý và truy cập thông tin.
Thông tin trong tài liệu điện tử được ghi lại, xử lý và đọc trên các phương tiện mang tin điện tử, nhưng khác với tài liệu truyền thống, nó không bị gắn cố định với một phương tiện cụ thể nào.
Khi tra cứu hoặc chuyển đổi phương tiện lưu trữ thông tin, dữ liệu có thể được xử lý trực tiếp trên thiết bị lưu trữ hoặc chuyển sang thiết bị khác như ổ CD-ROM hay ổ USB Điều này cho thấy tài liệu điện tử không phụ thuộc vào một phương tiện ghi cụ thể nào, dễ dẫn đến nguy cơ hư hỏng hoặc sai lệch nội dung Vì vậy, các cơ quan và tổ chức cần quản lý tài liệu điện tử một cách chặt chẽ để đảm bảo tính xác thực và độ tin cậy của thông tin.
4 Sự lỗi thời nhanh chóng của công nghệ
Tài liệu điện tử là loại hình tài liệu tồn tại hoàn toàn trong môi trường điện tử, không phụ thuộc vào vật mang tin và có thể được lưu trữ trên nhiều thiết bị khác nhau Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ khiến cho các thế hệ máy móc và chương trình xử lý nhanh chóng trở nên lỗi thời, dẫn đến nguy cơ không thể truy cập thông tin trên các vật mang tin cũ Điều này đặt ra thách thức cho các cơ quan, tổ chức trong việc triển khai công tác văn thư điện tử, yêu cầu họ phải có kế hoạch chuyển đổi dữ liệu sang các vật mang tin mới phù hợp với công nghệ hiện tại.
NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐIỆN TỬ
Theo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, công tác văn thư điện tử bao gồm việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
1 Tạo lập và ban hành văn bản:
2 Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức
- Tổ chức quản lý văn bản đến;
- Tổ chức quản lý văn bản đi;
- Tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
3 Quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số
- Quản lý và sử dụng chữ ký số;
- Quản lý và sử dụng chứng thư số
Câu hỏi ôn tập Câu 1 Nêu các khái niệm về văn bản điện tử, văn thư điện tử?
Câu 2 Nêu các khái niệm về thông điệp dữ liệu, phương tiện điện tử, chữ ký điện tử, chứng thư điện tử, chứng thực chữ ký điện tử?
Tài liệu điện tử có nhiều đặc điểm nổi bật như tính linh hoạt, khả năng truy cập nhanh chóng, và khả năng lưu trữ lớn Những đặc điểm này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý văn thư điện tử mà còn nâng cao hiệu quả trong việc tìm kiếm và chia sẻ thông tin Bên cạnh đó, tài liệu điện tử còn cho phép cập nhật và chỉnh sửa dễ dàng, từ đó hỗ trợ công tác văn thư trở nên nhanh nhạy và chính xác hơn Việc áp dụng tài liệu điện tử trong công tác văn thư giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời cải thiện khả năng bảo mật thông tin.
TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ ĐẾN
NỘI DUNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Theo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN, quản lý văn bản đến trong môi trường mạng được thực hiện như sau:
1 Lưu đồ mô tả văn bản đến trong môi trường mạng
Cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) chuyên môn
Lãnh đạo văn phòng/lãnh đạo cơ quan
Văn bản điện tử: Tiếp nhận, kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản, đóng dấu
“Đến”, ghi số và ngày đến, đăng ký, chuyển giao Ý kiến chỉ đạo giải quyết
Giải quyết, lập hồ sơ công việc Ý kiến phân phối văn bản
Tiếp nhận, phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến, đăng ký, scan, chuyển giao Đường đi của văn bản điện tử
Chú thích: Đường đi của văn bản giấy
1.2 Mô tả chi tiết lưu đồ
Người thực hiện Nội dung công việc
Văn thư cơ quan a) Đối với văn bản giấy:
- Tiếp nhận văn bản đến;
Phân loại sơ bộ bưu phẩm bao gồm hai loại chính: loại bóc bì, gửi cho cơ quan, và loại không bóc bì, được đánh dấu mức độ mật hoặc gửi đích danh cho cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan.
- Bóc bì văn bản đến (đối với loại được bóc bì);
- Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến;
- Đăng ký văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục I);
- Scan văn bản đến (đối với loại được bóc bì) và đính kèm biểu ghi văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục
- Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức)
Văn thư cơ quan giữ lại các văn bản giấy sau khi được scan Khi nhận ý kiến phân phối văn bản qua mạng, văn thư sẽ chuyển văn bản giấy cho CCVC chuyên môn phụ trách giải quyết Việc scan văn bản giấy thực hiện theo quy định của từng cơ quan Đối với văn bản điện tử gửi qua mạng, quy trình xử lý cũng được thực hiện theo các quy định hiện hành.
- Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản;
- Đăng ký văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục I);
- Đính kèm biểu ghi văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ
Người thực hiện Nội dung công việc
VĂN BẢN ĐẾN (Mục 14 - Phụ lục I);
- Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức)
Lãnh đạo văn phòng/ lãnh đạo cơ quan, tổ chức
Theo quy định của từng cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền phân phối văn bản có thể là chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính Trong trường hợp không có văn phòng, người đứng đầu cơ quan hoặc cấp phó được ủy quyền sẽ thực hiện nhiệm vụ này khi người đứng đầu vắng mặt.
Trường hợp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) cho ý kiến phân phối:
Dựa trên chức năng và nhiệm vụ của các đơn vị trong cơ quan, cũng như mức độ quan trọng của văn bản đến, chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính sẽ đưa ra ý kiến đề xuất trong phần mềm quản lý văn bản đến (Mục: 12, 13 - Phụ lục I) và chuyển giao cho các bên liên quan.
- Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (để báo cáo hoặc xin ý kiến chỉ đạo đối với văn bản có nội dung quan trọng);
- Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện);
- Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện)
Trường hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân phối:
Dựa trên chức năng và nhiệm vụ của các đơn vị trong cơ quan, cùng với lĩnh vực công tác được phân công cho cấp phó phụ trách, người đứng đầu sẽ đưa ra ý kiến phân phối hoặc chỉ đạo trong phần mềm quản lý văn bản đến (Mục: 12, 13 - Phụ lục I) và chuyển giao cho các đơn vị liên quan.
- Cấp phó để chỉ đạo giải quyết (thuộc lĩnh vực phụ trách);
Người thực hiện Nội dung công việc
- Chánh văn phòng/Trưởng phòng hành chính (để theo dõi);
- Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện);
- Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện)
Trường hợp cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân phối:
Trong trường hợp cấp phó được ủy quyền bởi người đứng đầu cơ quan, tổ chức, cấp phó sẽ thực hiện các nhiệm vụ tương tự như người đứng đầu và có trách nhiệm báo cáo lại cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Lãnh đạo đơn vị Đơn vị được hiểu là: vụ, ban, phòng trong một cơ quan, tổ chức
Dựa trên nội dung văn bản đến và chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, trưởng đơn vị cần đưa ra ý kiến chỉ đạo về vị trí việc làm của công chức, viên chức trong đơn vị thông qua PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 12 - Phụ lục I) và chuyển giao cho các bên liên quan.
- Phó trưởng đơn vị để tổ chức thực hiện (nếu cần);
CCVC đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và giải quyết các vấn đề trong đơn vị Khi đơn vị được giao chủ trì, CCVC sẽ đảm nhận trách nhiệm chính trong việc xử lý các tình huống phát sinh Ngược lại, trong trường hợp đơn vị được giao phối hợp, CCVC cần phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan để đảm bảo tiến độ và hiệu quả trong việc giải quyết.
- Lãnh đạo đơn vị phối hợp giải quyết (nếu cần)
Khi phó trưởng đơn vị được trưởng đơn vị ủy quyền tổ chức thực hiện nhiệm vụ, phó trưởng đơn vị sẽ đảm nhận các công việc tương tự như trưởng đơn vị và có trách nhiệm báo cáo kết quả cho trưởng đơn vị.
Người thực hiện Nội dung công việc
CCVC chủ trì giải quyết:
- Nhận văn bản giấy hoặc văn bản điện tử do văn thư cơ quan chuyển đến;
Dựa vào nội dung văn bản đến và chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo đơn vị, cần xác định và nhập thông tin “Mã hồ sơ” vào PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 8 - Phụ lục I).
Nghiên cứu nội dung văn bản đến là bước quan trọng để thực hiện các yêu cầu Nếu văn bản yêu cầu phúc đáp, cần soạn thảo văn bản trả lời phù hợp Hãy tham khảo phần quản lý văn bản đi trong môi trường mạng để thực hiện hiệu quả.
Tập hợp các văn bản liên quan đến công việc được giao chủ trì giải quyết thành hồ sơ, bao gồm cả hồ sơ ở dạng giấy và hồ sơ điện tử.
- Đối với văn bản đến không cần lập hồ sơ thì không phải xác định
CCVC phối hợp giải quyết:
Nghiên cứu nội dung văn bản đến để phối hợp giải quyết và gửi ý kiến cho:
- Lãnh đạo đơn vị (để báo cáo);
2 Nội dung tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Theo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN, văn bản điện tử đến được quản lý theo trình tự:
(1) Tiếp nhận văn bản đến;
(2) Đăng ký, scan, đính kèm văn bản;
(3) Trình, chuyển giao văn bản đến;
(4) Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Nội dung thực hiện chi tiết trình tự trên như sau:
2.1 Tiếp nhận tài liệu điện tử đến a) Đối với văn bản giấy
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, cần thực hiện phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu và ghi số cùng ngày đến Văn thư sẽ đăng ký văn bản vào phần mềm quản lý văn bản đến Đối với các văn bản đã được bóc bì, văn thư sẽ tiến hành scan và đính kèm biểu ghi vào phần mềm, sau đó chuyển cho người có trách nhiệm để nhận ý kiến phân phối.
Văn thư cơ quan giữ lại các văn bản giấy sau khi được scan Khi nhận ý kiến phân phối văn bản qua mạng, văn thư sẽ chuyển văn bản giấy cho công chức, viên chức chuyên môn phụ trách giải quyết Đối với văn bản điện tử gửi qua mạng, quy trình xử lý cũng được thực hiện tương tự.
Theo Điều 18 Luật Giao dịch điện tử năm 2005 việc nhận thông điệp dữ liệu được quy định như sau:
Người nhận thông điệp dữ liệu (tài liệu điện tử) là cá nhân được chỉ định để nhận thông điệp từ người khởi tạo, không bao gồm các bên trung gian trong quá trình chuyển giao thông điệp đó.
- Trong trường hợp các bên tham gia giao dịch không có thoả thuận khác thì việc nhận thông điệp dữ liệu được quy định như sau:
TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ ĐI
NỘI DUNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ ĐI
Theo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN, quản lý văn bản đi trong môi trường mạng được thực hiện như sau:
1 Lưu đồ quản lý văn bản đi trong môi trường mạng
Tiếp thu ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, chỉ đạo chuyên viên
Chú thích: Đường đi của văn bản điện tử Đường đi của văn bản giấy
Kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật; yêu cầu bổ sung, sửa đổi?
Văn thư cơ quan Ý kiến chỉ đạo; yêu cầu bổ sung, sửa đổi? Không
Chuyển giao Đăng ký, làm thủ tục phát hành, lưu văn bản
Ký tắt về nội dung
In, trình ký (đối với văn bản giấy) hoặc trình ký (đối với văn bản điện tử)
Ký tắt về pháp chế, thể thức, kỹ thuật
Pháp chế cơ quan/Lãnh đạo văn phòng
Dự thảo, tiếp thu, hoàn thiện dự thảo văn bản Ý kiến đóng góp
Kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật; yêu cầu bổ sung, sửa đổi?
1.2 Mô tả chi tiết lưu đồ
Người thực hiện Nội dung công việc
- Trường hợp cần thiết thì chuyển dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp, tiếp thu và hoàn thiện dự thảo;
- Chuyển dự thảo văn bản đã hoàn thiện cho lãnh đạo đơn vị xem xét;
- Chỉnh sửa dự thảo văn bản;
- In và trình lãnh đạo đơn vị (trường hợp văn bản thuộc Danh mục văn bản trao đổi hoàn toàn trên mạng thì không cần in);
- Chuyển văn bản giấy hoặc văn bản điện tử cho văn thư cơ quan;
- Đăng ký văn bản đi trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN (Mục: 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11,12- Phụ lục II), chuyển văn thư cơ quan
- Kiểm tra nội dung văn bản;
- Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì cho ý kiến và chuyển cho:
+ Phó trưởng đơn vị (trường hợp ủy quyền cho phó trưởng đơn vị chỉ đạo giải quyết);
+ CCVC chuyên môn soạn thảo văn bản
- Chuyển pháp chế cơ quan/văn phòng để kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
- Tiếp thu ý kiến và chỉ đạo CCVC chuyên môn chỉnh sửa dự thảo;
Người thực hiện Nội dung công việc
- Ký tắt về nội dung (ký số đối với văn bản điện tử)
Khi phó trưởng đơn vị được giao nhiệm vụ chỉ đạo giải quyết từ trưởng đơn vị, phó trưởng đơn vị sẽ thực hiện các công việc tương tự như trưởng đơn vị và sau đó chuyển văn bản để báo cáo lại cho trưởng đơn vị.
Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của văn bản trước khi trình ký, chuyển ý kiến cho nơi gửi và lãnh đạo văn phòng
Chánh văn phòng hoặc văn thư cơ quan được ủy quyền có trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký Họ cũng chuyển ý kiến cho nơi gửi và lãnh đạo cơ quan, đồng thời ký tắt về pháp chế, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, bao gồm cả việc ký số đối với văn bản điện tử.
Lãnh đạo cơ quan/ Người có thẩm quyền ký ban hành
Trường hợp người đứng đầu cơ quan chỉ đạo giải quyết:
- Kiểm tra văn bản (cả nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày);
- Trường hợp không chấp thuận thì cho ý kiến và chuyển lại cho trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết để chỉ đạo bổ sung, sửa đổi;
- Trường hợp chấp thuận thì cho ý kiến đồng ý và chuyển cho:
+ Trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết (để biết và chỉ đạo CCVC chuyên môn);
+ Chánh văn phòng (để biết)
- Ký ban hành (ký số đối với văn bản điện tử)
Trường hợp cấp phó của người đứng đầu được giao phụ trách lĩnh vực hoặc người được giao ký thừa lệnh, ký thừa
Người thực hiện Nội dung công việc ủy quyền chỉ đạo giải quyết:
Thực hiện các công việc như người đứng đầu cơ quan, tổ chức và báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức
Nhận văn bản giấy hoặc điện tử từ CCVC chuyên môn, đã được ký tắt bởi trưởng đơn vị, bao gồm cả chữ ký số đối với văn bản điện tử.
Chuyển giao tài liệu cho bộ phận pháp chế và lãnh đạo văn phòng để thực hiện ký tắt liên quan đến pháp chế, bao gồm cả hình thức, thể thức và kỹ thuật ký số đối với văn bản điện tử.
- Trình lãnh đạo cơ quan để ký ban hành (ký số đối với văn bản điện tử);
- Đăng ký và làm thủ tục phát hành văn bản đi bao gồm các công việc:
+ Đóng dấu văn bản (dấu cơ quan/ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử, dấu khẩn, dấu mật và các dấu khác);
+ Đăng ký văn bản đi trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN (Mục: 1, 2 - Phụ lục II);
+ Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi;
Văn thư cơ quan cần lưu trữ 02 bản của văn bản giấy gửi đi: một bản để lập thành tập lưu văn bản đi và một bản chuyển cho CCVC chuyên môn để lập hồ sơ công việc Bản lưu tại tập lưu văn bản đi phải là bản gốc, trong khi bản lưu tại văn thư cơ quan cần được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
- Văn bản điện tử gửi đi thực hiện theo Mục 5 Phần Hướng dẫn chung
2 Nội dung quản lý văn bản đi
Theo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN, văn bản điện tử đi được quản lý theo trình tự sau:
(1) Đăng ký văn bản đi;
(2) Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày;
(3) Ghi số và ngày tháng năm ban hành văn bản điện tử
(4) Ký số văn bản điện tử
(5) Làm thủ tục chuyển phát, đính chính văn bản đi
Nội dung thực hiện chi tiết trình tự trên như sau:
2.1 Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi vào phần mềm quản lý giúp nhập các thông tin cần thiết vào cơ sở dữ liệu, từ đó quản lý văn bản một cách chặt chẽ, ngăn ngừa mất mát và cho phép tra cứu nhanh chóng, chính xác khi cần thiết.
Khi đăng ký văn bản, cần nhập đầy đủ và chính xác thông tin cần thiết vào các trường dữ liệu tương ứng, tránh việc sử dụng viết tắt cho những từ và cụm từ không phổ biến.
Tất cả văn bản được phát hành từ cơ quan, bao gồm cả tài liệu nội bộ, cần phải được đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản để đảm bảo quản lý hiệu quả.
Sau khi hoàn thiện bản dự thảo, công chức và viên chức chuyên môn cần đăng ký thông tin của văn bản vào phần mềm quản lý văn bản Các thông tin cần đăng ký bao gồm: tiêu đề, nội dung chính, ngày soạn thảo và người phụ trách.
2 Trích yếu nội dung văn bản
3 Mã hồ sơ (theo Khung phân loại hồ sơ)
4 Độ mật (mật/ tuyệt mật/ tối mật)
5 Độ khẩn (khẩn/ thượng khẩn/ hỏa tốc, hoả tốc hẹn giờ)
6 Số trang của văn bản
7 Chức vụ và họ, tên người ký văn bản
9 Số lượng bản phát hành
10 File văn bản đi đính kèm
11 Các thông tin khác (người soạn thảo, trả lời văn bản số… tuỳ theo đặc thù hoạt động của từng cơ quan, tổ chức)
Công chức, viên chức cần in và trình lãnh đạo đơn vị đối với văn bản được ban hành cả bản giấy và bản điện tử Tuy nhiên, nếu văn bản thuộc Danh mục văn bản trao đổi hoàn toàn trên mạng, thì không cần in và chuyển bản giấy hoặc bản điện tử cho văn thư cơ quan.
Ví dụ: Biểu đăng ký văn bản đi trong Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Bộ Tư pháp
Dữ liệu thông tin đầu ra của văn bản đi được in thành sổ theo mẫu sau: Mẫu đăng ký bên trong “Sổ đăng ký văn bản đi”(420 x 297cm)
Số, ký hiệu văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu
2.2 Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày
Theo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN, trách nhiệm kiểm tra nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định rõ ràng.
Trước khi phát hành văn bản, lãnh đạo hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo cần phải kiểm tra và ký tắt (ký số) nội dung văn bản Họ sẽ chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về tính chính xác của văn bản đó.
- Pháp chế cơ quan kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của văn bản trước khi trình ký, chuyển ý kiến cho nơi gửi và lãnh đạo văn phòng
Chánh Văn phòng và Trưởng Phòng Hành chính (hoặc văn thư cơ quan được uỷ quyền) có trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký Họ cũng chuyển ý kiến cho nơi gửi và lãnh đạo cơ quan, đồng thời ký tắt (ký số) về pháp chế, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Lãnh đạo cơ quan kiểm tra văn bản về nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày
Trước khi ký chính thức, lãnh đạo đơn vị hoặc cán bộ chuyên môn cần chuyển văn bản điện tử cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính để kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày Nếu phát hiện sai sót, cần báo cáo kịp thời cho người có trách nhiệm để xem xét và giải quyết.
2.3 Ký số cá nhân, ghi số và ngày tháng năm ban hành văn bản điện tử a) Ký số cá nhân
Sau khi kiểm tra nội dung và hình thức, văn bản điện tử sẽ được ký số bởi người có thẩm quyền bằng chứng thư số hợp lệ Chữ ký số, được tạo ra từ việc mã hóa dữ liệu bằng hệ thống mật mã không đối xứng, có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay trên văn bản giấy Nó không chỉ xác nhận tác giả của văn bản mà còn giúp người nhận kiểm tra tính toàn vẹn của nội dung gốc.
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CHỮ KÝ SỐ VÀ CHỨNG THƯ SỐ
1 Ý nghĩa và tác dụng của chữ ký số, chứng thư số
1.1 Ý nghĩa và tác dụng của chữ ký số
Chữ ký số, một loại chữ ký điện tử, đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn và chống chối bỏ cho các giao dịch trực tuyến Nó có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay, phù hợp cho các ứng dụng giao dịch điện tử Việc ứng dụng chữ ký số giúp các cơ quan, tổ chức tiết kiệm thời gian và chi phí hành chính, loại bỏ nhu cầu in ấn văn bản, đồng thời linh hoạt trong việc ký kết và nhanh chóng chuyển giao tài liệu.
Các cơ quan, tổ chức có thể tiếp nhận văn bản điện tử một cách chính xác nhờ vào việc xác thực chữ ký số Điều này giúp ngăn chặn tình trạng giả mạo thông tin, vì chữ ký số đã được chứng thực bởi các tổ chức cung ứng dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
1.2 Ý nghĩa và tác dụng của chứng thư số
Chứng thư số là một khái niệm quan trọng liên quan đến chữ ký số, vì để sử dụng chữ ký số, người dùng cần đăng ký chứng thư số và tạo khoá bí mật Chứng thư số, được cung cấp bởi tổ chức dịch vụ chứng thực chữ ký số, là một dạng chứng thư điện tử lưu trữ trên thiết bị.
Chứng thư số giống như một "chứng minh thư" trong môi trường máy tính và Internet, giúp xác thực danh tính của người dùng khi gửi và nhận thông tin trực tuyến Nó cung cấp các công cụ và dịch vụ cần thiết để bảo mật thông tin, xác thực nguồn gốc và nội dung thông tin, từ đó đảm bảo an toàn cho các giao dịch trực tuyến diễn ra nhanh chóng và hợp pháp.
2 Giá trị pháp lý của chữ ký số
Theo Điều 8 Nghị định số 26/2007/NĐ-CP, giá trị pháp lý của chữ ký số được quy định:
Theo quy định của pháp luật, nếu một văn bản yêu cầu có chữ ký, thì một thông điệp dữ liệu sẽ được coi là hợp lệ nếu nó được ký bằng chữ ký số.
Theo quy định của pháp luật, khi văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức, yêu cầu này đối với thông điệp dữ liệu được coi là hợp lệ nếu thông điệp đó được ký bằng chữ ký số của người có thẩm quyền Chữ ký số này phải tuân thủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu, đồng thời đảm bảo an toàn theo Điều 9 Nghị định 26/2007/NĐ-CP.
Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được công nhận theo Chương VII Nghị định 26/2007/NĐ-CP, có giá trị pháp lý và hiệu lực tương đương với chữ ký số và chứng thư số do các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng tại Việt Nam cấp.
3 Điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số
Theo Điều 9 Nghị định 26/2007/NĐ-CP, điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số:
Chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện sau:
Chữ ký số được hình thành trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực và có thể được xác minh thông qua khóa công khai được ghi trên chứng thư số đó.
Chữ ký số được tạo ra bằng cách sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai được ghi trên chứng thư số Chứng thư này do các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia, tổ chức chứng thực chữ ký số công cộng, hoặc tổ chức chứng thực chữ ký số chuyên dùng cấp, tất cả đều phải có giấy chứng nhận đảm bảo an toàn cho chữ ký số Ngoài ra, các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số nước ngoài cũng có thể được công nhận tại Việt Nam.
- Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký
- Khóa bí mật và nội dung thông điệp dữ liệu chỉ gắn duy nhất với người ký khi người đó ký số thông điệp dữ liệu
4 Nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử
Chữ ký số, một loại chữ ký điện tử, được sử dụng theo nguyên tắc quy định tại Điều 23 của Luật Giao dịch điện tử năm 2005.
Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, các bên tham gia giao dịch điện tử có quyền thỏa thuận:
- Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử để ký thông điệp dữ liệu trong quá trình giao dịch;
- Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực;
- Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực
Chữ ký điện tử của cơ quan nhà nước cần được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử, theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
5 Nghĩa vụ của người ký chữ ký điện tử Điều 25 Luật Giao dịch điện tử năm 2005 quy định nghĩa vụ của người ký điện tử:
Người ký chữ ký điện tử, hoặc người đại diện hợp pháp của họ, có trách nhiệm kiểm soát hệ thống ký điện tử và sử dụng thiết bị để xác nhận ý chí của mình đối với thông điệp dữ liệu đã được ký.
- Người ký chữ ký điện tử có các nghĩa vụ sau đây:
+ Có các biện pháp để tránh việc sử dụng không hợp pháp dữ liệu tạo chữ ký điện tử của mình;
Khi nhận thấy chữ ký điện tử không còn nằm trong sự kiểm soát của mình, cần nhanh chóng thông báo cho các bên chấp nhận chữ ký điện tử và tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử, đặc biệt nếu chữ ký đó đã được chứng thực.
Để đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của thông tin trong chứng thư điện tử, cần áp dụng các biện pháp cần thiết khi chứng thư này được sử dụng để xác thực chữ ký điện tử.
- Người ký chữ ký điện tử phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về hậu quả do không tuân thủ quy định của pháp luật
6 Các hình thức và nội dung của chứng thư số
6.1 Các hình thức chứng thư số
- Chứng thư số cơ quan, tổ chức
Chứng thư số là tài liệu quan trọng do các cơ quan, tổ chức cấp phát, với các chức năng chính như bảo mật email, tạo chữ ký số và xác thực thông tin của cơ quan, tổ chức.
- Chứng thư số cá nhân