MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN. DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT A. LỜI MỞ ĐẦU. 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Lịch sử nghiên cứu. 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. 2 5. Phương pháp nghiên cứu. 3 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài. 3 7. Cấu trúc của đề tài. 3 B. NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ NỘI DUNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG. 4 1.1.Giới thiệu về chung về ISO. 4 1.1.1. Giới thiệu chung về tổ chức ISO. 4 1.1.2. Khái niệm ISO 9001:2008. 5 1.1.3. Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008. 6 1.1.4. Lợi ích khi ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. 6 1.2. Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà. 8 1.2.1. Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. 8 1.2.2. Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. 9 1.2.3. Yêu cầu của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ. 11 2.1. Giới thiệu chung về Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà 11 2.1.1. Đôi nét về Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà. 11 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà. 13 2.2. Chủ chương chỉ đạo của Ban lãnh đạo Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà. 15 2.3. Thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 16 2.4. Đánh giá, nhận xét tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà. 21 2.4.1. Những hiệu quả đạt được khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. 21 2.4.2. Những hạn chế khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. 23 2.4.3. Đề xuất khắc phục. 23 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ 25 3.1. Một số khó khăn khi ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà. 25 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà. 25 C. KẾT LUẬN. 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO. 30 PHỤ LỤC DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Viết tắt Viết đầy đủ, ý nghĩa ĐHĐCĐ Đại Hội đồng cổ đông HĐQT Hội đồng quản trị ISO Tổ chức quốc tế về Tiêu chuẩn hóa SXKD Sản xuất kinh doanh TCVN Tiêu chuẩn quốc gia
Trang 1LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học với tên đề tài: “ Nội dung ứngdụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Thực trạng ứng dụng
và đề xuất giải pháp để nâng cao hơn nữa hiệu quả ứng dụng ISO trong công tácvăn phòng tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà”
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong suốt thời gianqua.Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu không có sự trung thực về thông tin
sử dụng trong công trình nghiên cứu này
Trang 2LỜI CẢM ƠN.
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, trong quá trình khảo sát, thu thập vàtổng hợp thông tin em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình từ các nhân viên,chuyên viên của Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà; các thầy cô trong KhoaQuản trị văn phòng
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Định Thị Hải Yến giảng viên đã hướng dẫn em trong thời gian vừa qua, đồng thời em xin cảm ơntới Lãnh đạo cùng các cán bộ, nhân viên trong Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải
-Hà đã giúp đỡ em hoàn thành tốt đề tài nghiên cứu này
Do thời gian có hạn và chưa có nhiều kinh nghiệm nghiên cứu nên khôngthể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế Em rất mong nhận được sự bổ sung ,đóng góp ý kiến của các thầy, các cô và các bạn sinh viên
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 26 tháng 04 năm 2017
Trang 3MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN.
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
A LỜI MỞ ĐẦU 1
1 Lý do chọn đề tài 1
2 Lịch sử nghiên cứu 1
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2
4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2
5 Phương pháp nghiên cứu 3
6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3
7 Cấu trúc của đề tài 3
B NỘI DUNG 4
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ NỘI DUNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 4
1.1.Giới thiệu về chung về ISO 4
1.1.1 Giới thiệu chung về tổ chức ISO 4
1.1.2 Khái niệm ISO 9001:2008 5
1.1.3 Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 6
1.1.4 Lợi ích khi ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 6
1.2 Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà 8
1.2.1 Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 8
1.2.2 Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 9
1.2.3 Yêu cầu của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 10
Trang 4CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ 11
2.1 Giới thiệu chung về Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà 112.1.1 Đôi nét về Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà 112.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải
Hà .132.2 Chủ chương chỉ đạo của Ban lãnh đạo Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà 152.3 Thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 162.4 Đánh giá, nhận xét tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà 212.4.1 Những hiệu quả đạt được khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trongcông tác văn phòng 212.4.2 Những hạn chế khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 232.4.3 Đề xuất khắc phục 23
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ 25
3.1 Một số khó khăn khi ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tácvăn phòng tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà 253.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà 25
C KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30
PHỤ LỤC
Trang 5DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
Viết tắt Viết đầy đủ, ý nghĩa
ISO Tổ chức quốc tế về Tiêu chuẩn hóa
Trang 6A LỜI MỞ ĐẦU.
1 Lý do chọn đề tài.
Xu thế hội nhập kinh tế quốc tế đã và đang tạo ra sức ép cạnh tranh to lớnđối với các doanh nghiệp trong và ngoài nước.Để tồn tại và phát triển, thì cácdoanh nghiệp Việt Nam luôn phải chủ động tìm kiếm các giải pháp nhằm nângcao năng suất và khả năng cạnh tranh, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thịtrường Một trong số các giải pháp đó là việc áp dụng các công cụ quản lý mớitrong hoạt động sản xuất kinh doanh, nổi bật là việc triển khai áp dụng hệ thốngquản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
Qua nhiều năm áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISOtại Việt Nam bên cạnh những thay đổi theo chiều hướng tích cực thì còn tồn tạinhững bất cập Đa số các doanh nghiệp chưa nhận thức được tầm quan trọngcủa việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO và triển khai
có hiệu quả Thực tế, trước tâm lý ưa chuộng bằng cấp của người Việt Nam,không ít doanh nghiệp chỉ cố gắng đạt được chứng chỉ ISO nhưng không thựchiện sự triển khai dẫn đến chất lượng dịch vụ, sản xuất kinh doanh không đạtyêu cầu Nhận thức được tầm quan trọng và xu hướng chung của thời đại Công
ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà đã triển khai ứng dụng có hiệu quả ISO 9001:2008
từ năm 2010 đến nay và đặc biệt hơn nữa việc ứng dụng ISO đã giúp cho côngtác văn phòng của doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hơn
Với những lý do trên tôi đã chọn đề tài: “Nội dung ứng dụng tiêu chuẩnISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Thực trạng ứng dụng và đề xuất giảipháp để nâng cao hơn nữa hiệu quả ứng dụng ISO trong công tác văn phòng tạiCông ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà”
Trang 76 năm 2006 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khoá XI,
hệ thống hành chính Nhà nước
- Thông tư số 36/2014/TT-BKHCN ngày 12 tháng 12 năm 2014 của BộKhoa học và Công nghệ quy định hoạt động đào tạo chuyên gia đánh giá hệthống quản lý và chuyên gia chứng nhận sản phẩm của tổ chức đánh giá phùhợp
- Công văn số 1581/BKHCN-TĐC ngày 06 tháng 5 năm 2014 của BộKhoa học và Công nghệ về việc hướng dẫn hoạt động đánh giá, cấp giấy chứngnhận theoTCVN ISO 9001
Về các đề tài nghiên cứu: Hiện nay nghiên cứu về ISO có khá nhiều cáccán bộ cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp trong và ngoài nước đề cập đến.Nhưng chưa có đề tài nào nghiên cứu về thực trạng ứng dụng ISO trong công tácvăn phòng tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà”
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
Đối tượng nghiên cứu: hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001:2008 tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà
Phạm vi nghiên cứu: hoạt động quản lý chất lượng tại Công ty cổ phầnBánh kẹo Hải Hà
4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.
Đề tài có mục đích làm rõ thực trạng triển khai hệ thống quản lý chấtlượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tạiCông ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà, từ
đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện, tăng năng suất chấtlượng – hiệu quả công việc, đồng thời hoàn thiện công tác quản lý chất lượng tại
Trang 8Công ty nhất là công tác văn phòng.
5 Phương pháp nghiên cứu.
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu của khoa học chính trị - xãhội, mà chủ yếu là:
- Khảo sát thực tế tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà
- Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin tài liệu lưu trữ tại Công ty
cổ phần Bánh kẹo Hải Hà
- Phương pháp so sánh, thống kê
- Phương pháp duy vật biện chứng
- Phương pháp phỏng vấn, đối thoại
6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài.
- Cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường chấtlượng, hiệu quả ứng dụng ISO trong công tác văn phòng tại Công ty cổ phầnBánh kẹo Hải Hà
- Sản phẩm của đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viênthuộc ngành Quản trị văn phòng và các ngành học có liên quan khác
7 Cấu trúc của đề tài.
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo thì nộidung của bài nghiên cứu gồm 03 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận và nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008trong công tác văn phòng
Chương 2: Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòngtại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng tiêu chuẩn ISO trongcông tác văn phòng tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà
Trang 9B NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ NỘI DUNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.
1.1.Giới thiệu về chung về ISO.
1.1.1 Giới thiệu chung về tổ chức ISO.
ISO là một từ có gốc từ Hi Lạp, ISO là tên viết tắt của Tổ chức Quốc tế vềTiêu chuẩn hóa có tên tiếng Anh là International Organization forStandardization
Tổ chức ISO chịu trách nhiệm ban hành các tiêu chuẩn quốc tế(ISO)khuyến nghị áp dụng nhằm thuận lợi hóa thương mại toàn cầu bảo vệ an toànsức khỏe, môi trường cho cộng đồng Hiện nay, ISO có gần 3000 tổ chức kỹthuật so với hệ thống các Ban Kỹ thuật (TC – Technical committee), Tiểu ban
kỹ thuật (STC), Nhóm công tác (WG) và Nhóm đặc trách có nhiệm vụ soạn thảocác tiêu chuẩn quốc tế Tiêu chuẩn quốc tế ISO được ban hành sau khi đượcthông qua theo nguyên tắc đa số đồng thuận của các thành viên chính thức củaISO
Hiện nay ISO đã ban hành hơn 20.000 tiêu chuẩn cho sản phẩm, dịch vụ,
hệ thống quản lý, thuật ngữ, phương pháp…
Tổ chức ISO là một tổ chức phi chính phủ được thành lập vào năm 1947,đặt trụ sở chính tại Geneva của Thụy Sỹ ISO là một hội đồng toàn cầu của hơn
180 các cơ quan của tổ chức quốc gia ( mỗi thành viên của ISO là đại diện chomỗi quốc gia của mình) Tính đến ngày 03/02/2015, ISO có 178 thành viên.ViệtNam gia nhập ISO năm 1977 và là thành viên thứ 72 của tổ chức này Hiện nay,ISO xây dựng và ban hành rất nhiều bộ tiêu chuẩn và cấp chứng nhận tiêuchuẩn với số lượng chứng chỉ khá lớn cho các tổ chức, doanh nghiệp áp dụng.tại Việt Nam tiêu chuẩn này được chuyển sang tiêu chuẩn tiếng Việt và đượcban hành dưới dạng một tiêu chuẩn Việt Nam với tên gọi là TCVN ISO9001:2008
Trang 10Tiêu chuẩn Số chứng nhận năm 2013
1.1.2 Khái niệm ISO 9001:2008.
ISO 9001:2008 là một tiêu chuẩn quy định chuẩn mực cho một hệ thốngquản lý khoa học, chặt chẽ đã được quốc tế công nhận, ISO 9001:2008 dành chotất cả các loại hình doanh nghiệp, từ doanh nghiệp lớn như các tập đoàn đa quốcgia đến những doanh nghiệp rất nhỏ với nhân sự nhỏ hơn 10 người Một doanhnghiệp muốn liên tục tăng trưởng đạt được lợi nhuận cao, doanh nghiệp đó nhấtđịnh phải có một hệ thống quản lý khoa học chặt chẽ như ISO 9001:2008 để sửdụng và phát huy hiệu quả nguồn lực hiện có
9000 là số hiệu của tiêu chuẩn
2008 là năm ban hành tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có tên gọi đâyỳ đủ là “các yêu cầu đối với hệthống quản lý chất lượng” ISO 9001:2008 là tiêu chuẩn ISO 9001 được banhành lần thứ tư vào năm 2008 và cũng là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO9001
Tiêu chuẩn 9001 đưa ra các chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng,không phải là tiêu chuẩn cho sản phẩm Việc áp dụng ISO 9001 vào doanhnghiệp đã tạo được cách làm việc khoa học, tạo ra sự thống nhất trong công
Trang 11việc, chuẩn hóa các quy trình hoạt động, loại bỏ được nhiều thủ tục không cầnthiết, rút ngắn thời gian và giảm chi phí phát sinh do xảy ra những sai sót hoặcsai sót trong công việc, đồng thời làm cho năng lực trách nhiệm cũng như ý thứccán bộ công nhân viên nâng lên rõ rệt.
1.1.3 Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thuộc bộ tiêu chuẩn ISO 9000.Quy định cácyêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng khi một tổ chức cần chứng tỏ nănglực của mình trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng vàcác yêu cầu chế định tương ứng nhằm năng cao thỏa mãn của khách hàng
Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 bao gồm các nhóm sau:
- Nhóm 1: Yêu cầu về hệt thống chất lượng quản lý bao gồm: các yêu cầuchung và các yêu cầu về hệ thống tài liệu
- Nhóm 2: Yêu cầu về trách nhiệm lãnh đạo bao gồm: cam kết của lãnhđạo; hướng vào khách hàng; chính sách chất lượng và hoạch định
- Nhóm 3: Yêu cầu về quản lý nguồn lực bao gồm: cung cấp nguồn lực;nguồn nhân lực; cơ sở hạ tầng và môi trường làm việc
- Nhóm 4: Yêu cầu về tạo sản phẩm gồm: hoạch định việc tạo sản phẩm;các quá trình có liên quan đến khách hàng; thiết kế và phát triển; mua hàng; sảnxuất và cung cấp dịch vụ và kiểm soát phương tiện và theo dõi đo lường
- Nhóm 5: Yêu cầu về đo lường giám sát và cải tiến gồm: các yêu cầuchung; theo dõi và đo lường; các yêu cầu chung; kiểm soát sản phẩm không phùhợp; phân tích dữ liệu và cải tiến
1.1.4 Lợi ích khi ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng.
Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có thể do nhiều mục đích khácnhau tùy theo yêu cầu của mỗi tổ chức, tuy nhiên qua kết quả khảo sát về việc
áp dụng thí điểm tiêu chuẩn này trong một số cơ quan hành chính, các tổ chức,doanh nghiệp trong nước đã áp dụng thành công và kinh nghiệm áp dụng củacác nước như Malaysia, Singapo, Ấn Độ…chúng ta có thể dễ dàng nhận thấymột số vai trò cơ bản cho tổ chức như:
Trang 12- Các nghiệp vụ văn phòng khi áp dụng tiêu chuẩn ISO đều được thiết lậpcác quy trình làm việc cụ thể cho hoạt động của các cá nhân hoặc các bộ phận.Quy trình xử lý công việc cho cơ quan, tổ chức hầu hết được tiêu chuẩn hóa theohướng cách khoa học, hợp lý và đúng luật theo cơ chế một cửa.
- Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp xác định được các
cơ chế giám sát quản lý để hướng công tác văn phòng vào các nghiệp vụ cụ thểđảm bảo cho việc thực hiện các mục tiêu chung Từ đó lãnh đạo cơ quan, doanhnghiệp sẽ kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ tổ chức củamình để có thể chỉ đạo kịp thời
- Nâng cao hiệu lực và hiệu quả trong công tác quản lý và cung cấp dịch
vụ công theo mục tiêu cải tiến thường xuyên theo yêu cầu của tiêu chuẩn
- Xây dựng được hệ thống văn bản một cách rõ rang là cơ sở để hướngdẫn nguồn nhân lực và cải tiến công việc
- Tạo ra phong cách làm việc khoa học và nâng cao tính chất phục vụ,nâng cao chất lượng hành chính
- Khắc phục được mối quan hệ giữa cơ quan, doanh nghiệp với nhau.Nâng cao năng lực và trách nhiệm của các bộ phận và người thừa hành trongcông việc thực hiện các nhiệm vụ được giao (cụ thể là các nghiệp vụ công tácvăn phòng)
- Khắc phục được sự điều chỉnh trong công việc
- Hệ thống văn bản các quy trình và thủ tục hành chính được kiện toàn tạo
cơ hội xác định rõ người rõ việc, nâng cao hiệu suất giải quyết công việc đồngthời có được cơ sở tài liệu để đào tạo và tuyển dụng công chức, viên chức
- Lãnh đạo không sa vào công tác sự vụ, ủy thác trách nhiệm nhiều hơncho cấp thuộc quyền và có nhiều thời gian để đầu tư cong tác phát triển cho cơquan
- Khuyến khích công chức, viên chức chủ động hướng đến việc nâng caothành tích của đơn vị và cơ quan
- Đánh giá được hiệu lực và tác dụng của các chủ trương, chính sách vàcác văn bản pháp lý được thi hành trong thực tế để đề xuất với cơ quan chủ quản
Trang 13có các biện pháp cải tiến hoặc đổi mới cho thích hợp với tình hình phát triển.
- Thúc đẩy nhanh việc thực hiện quy chế dân chủ trong các mặt hoạt độngcủa cơ quan và tạo cơ hội để các thành viên có liên quant ham gia góp ý cácđịnh hướng, mục tiêu, chiến lược, các thủ tục và các quy trình giải quyết côngviệc hành chính
Với những lợi ích thiết thực, đem lại hiệu quả thực sự, các cơ quan, tổchức trên thế giới và Việt Nam đã và đang áp dụng thành công ISO trong côngtác văn phòng
1.2 Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà.
1.2.1 Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng.
Trong công tác văn phòng không phải nội dung nào cũng có thể áp dụngtiêu chuẩn ISO 9001:2008 Những nội dung có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO9001:2008 trong công tác văn phòng cần căn cứ vào văn bản hướng dẫn nghiệp
vụ đã có cùng với quy định của nhà nước về hướng dẫn nghiệp vụ; xác định rõđược trách nhiệm của các cá nhân tham gia vào quy trình đồng thời thỏa mãnđược yêu cầu của tiêu chuẩn ISO Hiện nay, công tác văn phòng tại Công ty cổphần Bánh kẹo Hải Hà đã triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đới vớicác nghiệp vụ sau:
- Soạn thảo và ban hành văn bản;
- Quản lý văn bản;
- Tổ chức sự kiện;
- Kiểm soát tài liệu;
- Kiểm soát công việc
Thực trạng áp dụng khi triển khai các nghiệp vụ này sẽ được làm rõ trongchương 2
Trang 141.2.2 Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng.
Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tạicông ty trải qua 3 giai đoạn gồm 8 bước:
Giai đoạn 1 Chuẩn bị - phân tích tình hình và hoạch định
- Cam kết của lãnh đạo
- Thành lập ban chỉ đạo, nhóm công tác và chỉ định người đại diện
- Chọn tổ tư vấn
- Đào tạo về nhận thức và cách xây dựng văn bản theo tiêu chuẩn ISO9001:2008
- Khảo sát hệ thống hiện có và lập kế hoạch
Giai đoạn 2 Xây dựng và thực hiện quản lý chất lượng
- Viết các tài liệu của quản lý chất lượng
- Thực hiện hệ thống quản lý chất lượng
- Đánh giá chất lượng nội bộ
- Cải tiến hệ thống văn bản hoặc cải tiến các hoạt động
Giai đoạn 3: Chứng nhận
- Đánh giá trước cchứng nhận
- Hoạt động khắc phục
- Giám sát sau chứng nhận và đánh giá lại
- Duy trì, cải tiến, đổi mới
Khi áp dụng các tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đối với doanh nghiệp sẽ đượcchia thành 8 bước cụ thể sau:
- Bước 1 Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng
- Bước 2 Lập ban chỉ đạo thực hiện dự án ISO 9001:2008
- Bước 3 Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp và so sánh với tiêu chuẩn
- Bước 4 Thiết lập và lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO9001:2008
- Bước 5 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008
- Bước 6 Đánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận
Trang 15- Bước 7 Tiến hành và đánh giá chứng nhận
- Bước 8 Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận
1.2.3 Yêu cầu của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng.
Nhằm tạo điều kiện phát huy tối đa hiệu quả, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO9001:2008 vào công tác văn phòng có một số yêu cầu sau:
- Yêu cầu về hệ thống văn bản mô tả quy trình
- Yêu cầu về con người (nguồn nhân lực)
- Yêu cầu về công nghệ, cơ sở vật chất
- Yêu cầu về quy mô, cơ quan của doanh nghiệp
- Yêu cầu về tính đảm bảo công khai minh bạch
- Yêu cầu đảm bảo tính thống nhất
- Yêu cầu tính đảm bảo cải tiến liên tục
Đó là những tiền đề để làm rõ nội dung trong chương 2
Trang 16CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH
KẸO HẢI HÀ.
2.1 Giới thiệu chung về Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà
2.1.1 Đôi nét về Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà.
- Tên công ty: Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà
- Tên viết tắt: HAIHACO
- Tên giao dịch bằng tiếng Anh: HAIHA CONFECTIONNERY JOINT –STOCK COMPANY
- Trụ sở chính: số 25 Trương Định, Quận Hai Bà Trưng Hà Nội
- Điện thoại: 04.3863.29.56
- Fax: 04.863.16.83
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0103003614 do Sở Kế hoạch
và đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 20 tháng 01 năm 2004
Miền Nam: 134A đường Phan Thanh, Quận Thanh Khê, Đà Nẵng
Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà (HAIHACO) là một trong nhữngdoanh nghiệp sản xuất bánh kẹo lớn nhất tại Việt Nam.Công ty được thành lập
từ năm 1960 trải qua 50 năm phấn đấu và trưởng thànhCông ty đã không ngừnglớn mạnh, tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong SXKD Với đội ngũ lao độnggiàu kinh nghiệm, chiến lược kinh doanh tốt, đội ngũ kỹ sư được đào tạo chuyênmôn có năng lực và lực lượng công nhân giỏi tay nghề Công ty cổ phần Bánh
Trang 17kẹo Hải Hà đã có bước tiến vững chắc và phát triển liên tục để giữ vững uy tín
và chất lượng và xứng đáng với niềm tin yêu của người tiêu dùng
Tiền thân là một xí nghiệp nhỏ với công suất 2000 tấn/năm.Ngày nayCông ty đã phát triển thành Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà với quy mô sảnxuất lên tới 20.000 tấn/ năm
Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà là doanh nghiệp đầu tiên trong lĩnhvực sản xuất bánh kẹo được cấp chứng nhận hệ thống “ Phân tích mối nguy vàcác điểm kiểm soát tới hạn” (HACCP) tại Việt Nam Điều này thể hiện cam kếtcủa lãnh đạo doanh nghiệp về đảm bảo an toàn thực phẩm đối với sức khỏengười tiêu dùng
Năm 2003, Công ty thực hiện cổ phần hóa theo quyết định số 191/2003/QĐ-BCN ngày 14/11/2003 của Bộ Công nghiệp
Công ty chính thức hoạt động dưới hình thức Công ty cổ phần từ ngày20/01/2004 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103003614 do Sở Kếhoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp và thay đổi lần thứ 04 ngày 07/5/2012.Các hoạt động SXKD chính bao gồm:
- Sản xuất, kinh doanh bánh kẹo và chế biến thực phẩm
- Kinh doanh xuất – nhập khẩu: nguyên vật liệu, máy móc, sản phẩmchuyên ngành, hàng hóa tiêu dung và các sản phẩm hàng hóa khác
- Kinh doanh các ngành nghề khác không bị cấm theo quy định của củapháp luật
Thành tích: Các thành tích của Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà đượcĐảng và Nhà nước công nhận như:
- 04 Huân chương Lao động Hạng Ba( từ năm 1960 – 1970)
- 01 Huân chương Lao động Hạng Nhì năm 1985
- 01 Huân chương Lao động Hạng Nhất năm 1990
- 01 Huân chương Độc lập Hạng Ba năm 1992
- Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ năm 2010
Sản phẩm của của Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà được tặng nhiềuhuy chương Vàng, Bạc trong các cuộc triển lãm Hội chợ quốc tế hàng công
Trang 18nghiệp Việt Nam, triển lãm Hội chợ thành tựu kinh tế quốc dân, triển lãm kinh
tế - kỹ thuật Việt Nam và Thủ đô
Sản phẩm của Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà được người tiêu dungbình chọn là “ Hàng Việt Nam chất lượng cao” trong 18 năm liền từ năm 1997đến năm 2015
Cơ cấu tổ chức của Công ty:
Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà được tổ chức và hoạt động theo LuậtDoanh nghiệp 2005, các Luật khác có liên quan tới Điều lệ công ty Điều lệcông ty bản sửa đổi đã được ĐHĐCĐ thông qua ngày 24/3/2007 là cơ sở chiphối cho mọi hoạt động của công ty
ĐHĐCĐ:
- Là cơ quan quản lý công ty có toàn quyền nhân danh công ty để quyếtđịnh mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của công ty trừ những vấn đềthuộcĐHĐCĐ quyết định
- Định hướng các chính sách tồn tại và phát triển để thực hiện các quyếtđịnh của ĐHĐCĐ thông qua định hướng chính sách, ra quyết định hành độngcho từng thời điểm phù hợp với tình hìnhSXKD của công ty
Ban kiểm soát: do ĐHĐCĐ bầu, thay mặt cổ đông, kiểm soát mọi hoạt
động kinh doanh, quản trị và điều hành của công ty
Ban điều hành: do HĐQT bổ nhiệm gồm có 01 Tổng Giám đốc, 03 Phó
Giám đốc, 01 Kế toán trưởng Tổng giám đốc do HĐQT bổ nhiệm là người đạidiện theo pháp luật của công ty , chịu trách nhiệm trước HĐQT, quyết định bát
cứ các vấn đề lãnh đạo đến hoạt động hàng ngày của công ty.Phó Giám đốc và
Kế toán trưởng do HĐQT bổ nhiệm theo đề xuất của Tổng Giám đốc
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà( phụ lục) 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà.
a) Chức năng
- Tham mưu giúp Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc trong lĩnh vực quản
lý và sắp xếp bộ máy tổ chức, bồi dưỡng về quy hoạch cán bộ, bố trí nhân sự