Thực trạng ứng dụng và đề xuất giải pháp để nâng cao hơn nữa hiệu quả ứng dụng ISO trong công tác văn phòng tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà

A. LỜI MỞ ĐẦU. 1. Lý do chọn đề tài. Xu thế hội nhập kinh tế quốc tế đã và đang tạo ra sức ép cạnh tranh to lớn đối với các doanh nghiệp trong và ngoài nước.Để tồn tại và phát triển, thì các doanh nghiệp Việt Nam luôn phải chủ động tìm kiếm các giải pháp nhằm nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường. Một trong số các giải pháp đó là việc áp dụng các công cụ quản lý mới trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nổi bật là việc triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO. Qua nhiều năm áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO tại Việt Nam bên cạnh những thay đổi theo chiều hướng tích cực thì còn tồn tại những bất cập . Đa số các doanh nghiệp chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO và triển khai có hiệu quả. Thực tế, trước tâm lý ưa chuộng bằng cấp của người Việt Nam, không ít doanh nghiệp chỉ cố gắng đạt được chứng chỉ ISO nhưng không thực hiện sự triển khai dẫn đến chất lượng dịch vụ, sản xuất kinh doanh không đạt yêu cầu. Nhận thức được tầm quan trọng và xu hướng chung của thời đại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà đã triển khai ứng dụng có hiệu quả ISO 9001:2008 từ năm 2010 đến nay và đặc biệt hơn nữa việc ứng dụng ISO đã giúp cho công tác văn phòng của doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hơn. Với những lý do trên tôi đã chọn đề tài: “Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. Thực trạng ứng dụng và đề xuất giải pháp để nâng cao hơn nữa hiệu quả ứng dụng ISO trong công tác văn phòng tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà”. 2. Lịch sử nghiên cứu. Trước tiên phải kể đến các văn bản quy phạm pháp luật và một số văn bản khác do Nhà nước ban hành là cơ sở pháp lý cho các cơ quan, doanh nghiệp ở Việt Nam ứng dụng ISO đồng thời cũng là cơ sở để đánh giá quy trình áp dụng ISO của các doanh nghiệp hiện nay. - Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH12 ngày 29 tháng 6 năm 2006 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khoá XI, kỳ họp thứ 9. - Luật chất lượng sản phẩm, hang hóa số 05/2007/QH12 ngày 21 tháng 11 năm 2007 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khóa XII, kỳ họp thứ 2 - Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính Nhà nước. - Thông tư số 36/2014/TT-BKHCN ngày 12 tháng 12 năm 2014 của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định hoạt động đào tạo chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý và chuyên gia chứng nhận sản phẩm của tổ chức đánh giá phù hợp. - Công văn số 1581/BKHCN-TĐC ngày 06 tháng 5 năm 2014 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc hướng dẫn hoạt động đánh giá, cấp giấy chứng nhận theoTCVN ISO 9001. Về các đề tài nghiên cứu: Hiện nay nghiên cứu về ISO có khá nhiều các cán bộ cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp trong và ngoài nước đề cập đến. Nhưng chưa có đề tài nào nghiên cứu về thực trạng ứng dụng ISO trong công tác văn phòng tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà” 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. Đối tượng nghiên cứu: hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà. Phạm vi nghiên cứu: hoạt động quản lý chất lượng tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà. 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. Đề tài có mục đích làm rõ thực trạng triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tạiCông ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện, tăng năng suất chất lượng – hiệu quả công việc, đồng thời hoàn thiện công tác quản lý chất lượng tại Công ty nhất là công tác văn phòng. 5. Phương pháp nghiên cứu. Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu của khoa học chính trị - xã hội, mà chủ yếu là: - Khảo sát thực tế tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà . - Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà. - Phương pháp so sánh, thống kê. - Phương pháp duy vật biện chứng. - Phương pháp phỏng vấn, đối thoại. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài. - Cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường chất lượng, hiệu quả ứng dụng ISO trong công tác văn phòng tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà. - Sản phẩm của đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên thuộc ngành Quản trị văn phòng và các ngành học có liên quan khác. 7. Cấu trúc của đề tài. Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo thì nội dung của bài nghiên cứu gồm 03 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận và nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. Chương 2: Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà. Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà.

LỜI CAM ĐOAN Tôi tên Nguyễn Thị Chúc, thực đề tài nghiên cứu khoa học với tên đề tài: “ Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Thực trạng ứng dụng đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu ứng dụng ISO cơng tác văn phòng Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà” Tôi cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi suốt thời gian qua.Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm khơng có trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, trình khảo sát, thu thập tổng hợp thông tin em nhận giúp đỡ nhiệt tình từ nhân viên, chun viên Cơng ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà; thầy cô Khoa Quản trị văn phòng Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Định Thị Hải Yến giảng viên hướng dẫn em thời gian vừa qua, đồng thời em xin cảm ơn tới Lãnh đạo cán bộ, nhân viên Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà giúp đỡ em hoàn thành tốt đề tài nghiên cứu Do thời gian có hạn chưa có nhiều kinh nghiệm nghiên cứu nên khơng thể tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Em mong nhận bổ sung , đóng góp ý kiến thầy, bạn sinh viên Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 26 tháng 04 năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Chúc DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Viết tắt ĐHĐCĐ HĐQT ISO SXKD TCVN A LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Viết đầy đủ, ý nghĩa Đại Hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Tổ chức quốc tế Tiêu chuẩn hóa Sản xuất kinh doanh Tiêu chuẩn quốc gia Xu hội nhập kinh tế quốc tế tạo sức ép cạnh tranh to lớn doanh nghiệp ngồi nước.Để tồn phát triển, doanh nghiệp Việt Nam ln phải chủ động tìm kiếm giải pháp nhằm nâng cao suất khả cạnh tranh, đáp ứng nhu cầu ngày cao thị trường Một số giải pháp việc áp dụng cơng cụ quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, bật việc triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO Qua nhiều năm áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO Việt Nam bên cạnh thay đổi theo chiều hướng tích cực tồn bất cập Đa số doanh nghiệp chưa nhận thức tầm quan trọng việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO triển khai có hiệu Thực tế, trước tâm lý ưa chuộng cấp người Việt Nam, khơng doanh nghiệp cố gắng đạt chứng ISO không thực triển khai dẫn đến chất lượng dịch vụ, sản xuất kinh doanh không đạt yêu cầu Nhận thức tầm quan trọng xu hướng chung thời đại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà triển khai ứng dụng có hiệu ISO 9001:2008 từ năm 2010 đến đặc biệt việc ứng dụng ISO giúp cho công tác văn phòng doanh nghiệp hoạt động có hiệu Với lý chọn đề tài: “Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Thực trạng ứng dụng đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu ứng dụng ISO cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà” Lịch sử nghiên cứu Trước tiên phải kể đến văn quy phạm pháp luật số văn khác Nhà nước ban hành sở pháp lý cho quan, doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng ISO đồng thời sở để đánh giá quy trình áp dụng ISO doanh nghiệp - Luật Tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH12 ngày 29 tháng năm 2006 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khoá XI, kỳ họp thứ - Luật chất lượng sản phẩm, hang hóa số 05/2007/QH12 ngày 21 tháng 11 năm 2007 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khóa XII, kỳ họp thứ - Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng năm 2014 Thủ tướng Chính phủ việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành Nhà nước - Thông tư số 36/2014/TT-BKHCN ngày 12 tháng 12 năm 2014 Bộ Khoa học Công nghệ quy định hoạt động đào tạo chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý chuyên gia chứng nhận sản phẩm tổ chức đánh giá phù hợp - Công văn số 1581/BKHCN-TĐC ngày 06 tháng năm 2014 Bộ Khoa học Công nghệ việc hướng dẫn hoạt động đánh giá, cấp giấy chứng nhận theoTCVN ISO 9001 Về đề tài nghiên cứu: Hiện nghiên cứu ISO có nhiều cán quan Nhà nước, doanh nghiệp nước đề cập đến Nhưng chưa có đề tài nghiên cứu thực trạng ứng dụng ISO công tác văn phòng Cơng ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà” Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà Phạm vi nghiên cứu: hoạt động quản lý chất lượng Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài có mục đích làm rõ thực trạng triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tạiCông ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà, từ đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu thực hiện, tăng suất chất lượng – hiệu cơng việc, đồng thời hồn thiện cơng tác quản lý chất lượng Công ty công tác văn phòng Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu khoa học trị - xã hội, mà chủ yếu là: - Khảo sát thực tế Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà - Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin tài liệu lưu trữ Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà - Phương pháp so sánh, thống kê - Phương pháp vật biện chứng - Phương pháp vấn, đối thoại Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài - Cung cấp luận khoa học để xây dựng đề án tăng cường chất lượng, hiệu ứng dụng ISO cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà - Sản phẩm đề tài nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên thuộc ngành Quản trị văn phòng ngành học có liên quan khác Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo nội dung nghiên cứu gồm 03 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Chương 2: Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO cơng tác văn phòng Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng tiêu chuẩn ISO cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà B NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ NỘI DUNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1.Giới thiệu chung ISO 1.1.1 Giới thiệu chung tổ chức ISO ISO từ có gốc từ Hi Lạp, ISO tên viết tắt Tổ chức Quốc tế Tiêu chuẩn hóa có tên tiếng Anh International Organization for Standardization Tổ chức ISO chịu trách nhiệm ban hành tiêu chuẩn quốc tế(ISO) khuyến nghị áp dụng nhằm thuận lợi hóa thương mại tồn cầu bảo vệ an tồn sức khỏe, mơi trường cho cộng đồng Hiện nay, ISO có gần 3000 tổ chức kỹ thuật so với hệ thống Ban Kỹ thuật (TC – Technical committee), Tiểu ban kỹ thuật (STC), Nhóm cơng tác (WG) Nhóm đặc trách có nhiệm vụ soạn thảo tiêu chuẩn quốc tế Tiêu chuẩn quốc tế ISO ban hành sau thông qua theo nguyên tắc đa số đồng thuận thành viên thức ISO Hiện ISO ban hành 20.000 tiêu chuẩn cho sản phẩm, dịch vụ, hệ thống quản lý, thuật ngữ, phương pháp… Tổ chức ISO tổ chức phi phủ thành lập vào năm 1947, đặt trụ sở Geneva Thụy Sỹ ISO hội đồng toàn cầu 180 quan tổ chức quốc gia ( thành viên ISO đại diện cho quốc gia mình) Tính đến ngày 03/02/2015, ISO có 178 thành viên.Việt Nam gia nhập ISO năm 1977 thành viên thứ 72 tổ chức Hiện nay, ISO xây dựng ban hành nhiều tiêu chuẩn cấp chứng nhận tiêu chuẩn với số lượng chứng lớn cho tổ chức, doanh nghiệp áp dụng Việt Nam tiêu chuẩn chuyển sang tiêu chuẩn tiếng Việt ban hành dạng tiêu chuẩn Việt Nam với tên gọi TCVN ISO 9001:2008 Tiêu chuẩn ISO 9001 Số chứng nhận năm 2013 1.129.446 ISO 14001 ISO 50001 ISO 27001 ISO 22000 ISO/TS 16949 ISO 13485 Tổng cộng 301.647 4.826 22.293 26.847 53.723 25.666 1.564.448 ( Theo ISO Survey of Management System Standatd Certifications – 2013) Trong bảng thống kê trên, nhận thấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001 cấp đạt 1.129.446 chứng Điều cho thấy, doanh nghiệp ngày quan tâm nhiều đến tiêu chuẩn hóa mang sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đến gần với nước giới 1.1.2 Khái niệm ISO 9001:2008 ISO 9001:2008 tiêu chuẩn quy định chuẩn mực cho hệ thống quản lý khoa học, chặt chẽ quốc tế công nhận, ISO 9001:2008 dành cho tất loại hình doanh nghiệp, từ doanh nghiệp lớn tập đoàn đa quốc gia đến doanh nghiệp nhỏ với nhân nhỏ 10 người Một doanh nghiệp muốn liên tục tăng trưởng đạt lợi nhuận cao, doanh nghiệp định phải có hệ thống quản lý khoa học chặt chẽ ISO 9001:2008 để sử dụng phát huy hiệu nguồn lực có 9000 số hiệu tiêu chuẩn 2008 năm ban hành tiêu chuẩn Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có tên gọi đâyỳ đủ “các yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng” ISO 9001:2008 tiêu chuẩn ISO 9001 ban hành lần thứ tư vào năm 2008 phiên tiêu chuẩn ISO 9001 Tiêu chuẩn 9001 đưa chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng, tiêu chuẩn cho sản phẩm Việc áp dụng ISO 9001 vào doanh nghiệp tạo cách làm việc khoa học, tạo thống cơng việc, chuẩn hóa quy trình hoạt động, loại bỏ nhiều thủ tục không cần thiết, rút ngắn thời gian giảm chi phí phát sinh xảy sai sót sai sót công việc, đồng thời làm cho lực trách nhiệm ý thức cán công nhân viên nâng lên rõ rệt 1.1.3 Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thuộc tiêu chuẩn ISO 9000.Quy định yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng tổ chức cần chứng tỏ lực việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng yêu cầu chế định tương ứng nhằm cao thỏa mãn khách hàng Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 bao gồm nhóm sau: - Nhóm 1: Yêu cầu hệt thống chất lượng quản lý bao gồm: yêu cầu chung yêu cầu hệ thống tài liệu - Nhóm 2: Yêu cầu trách nhiệm lãnh đạo bao gồm: cam kết lãnh đạo; hướng vào khách hàng; sách chất lượng hoạch định - Nhóm 3: Yêu cầu quản lý nguồn lực bao gồm: cung cấp nguồn lực; nguồn nhân lực; sở hạ tầng mơi trường làm việc - Nhóm 4: Yêu cầu tạo sản phẩm gồm: hoạch định việc tạo sản phẩm; q trình có liên quan đến khách hàng; thiết kế phát triển; mua hàng; sản xuất cung cấp dịch vụ kiểm soát phương tiện theo dõi đo lường - Nhóm 5: Yêu cầu đo lường giám sát cải tiến gồm: yêu cầu chung; theo dõi đo lường; u cầu chung; kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp; phân tích liệu cải tiến 1.1.4 Lợi ích ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 nhiều mục đích khác tùy theo yêu cầu tổ chức, nhiên qua kết khảo sát việc áp dụng thí điểm tiêu chuẩn số quan hành chính, tổ chức, doanh nghiệp nước áp dụng thành công kinh nghiệm áp dụng nước Malaysia, Singapo, Ấn Độ…chúng ta dễ dàng nhận thấy số vai trò cho tổ chức như: - Các nghiệp vụ văn phòng áp dụng tiêu chuẩn ISO thiết lập quy trình làm việc cụ thể cho hoạt động cá nhân phận Quy trình xử lý cơng việc cho quan, tổ chức hầu hết tiêu chuẩn hóa theo hướng cách khoa học, hợp lý luật theo chế cửa - Giúp người đứng đầu quan, tổ chức, doanh nghiệp xác định chế giám sát quản lý để hướng cơng tác văn phòng vào nghiệp vụ cụ thể đảm bảo cho việc thực mục tiêu chung Từ lãnh đạo quan, doanh nghiệp kiểm sốt q trình giải cơng việc nội tổ chức để đạo kịp thời - Nâng cao hiệu lực hiệu công tác quản lý cung cấp dịch vụ công theo mục tiêu cải tiến thường xuyên theo yêu cầu tiêu chuẩn - Xây dựng hệ thống văn cách rõ rang sở để hướng dẫn nguồn nhân lực cải tiến công việc - Tạo phong cách làm việc khoa học nâng cao tính chất phục vụ, nâng cao chất lượng hành - Khắc phục mối quan hệ quan, doanh nghiệp với Nâng cao lực trách nhiệm phận người thừa hành công việc thực nhiệm vụ giao (cụ thể nghiệp vụ công tác văn phòng) - Khắc phục điều chỉnh cơng việc - Hệ thống văn quy trình thủ tục hành kiện tồn tạo hội xác định rõ người rõ việc, nâng cao hiệu suất giải cơng việc đồng thời có sở tài liệu để đào tạo tuyển dụng công chức, viên chức - Lãnh đạo không sa vào công tác vụ, ủy thác trách nhiệm nhiều cho cấp thuộc quyền có nhiều thời gian để đầu tư cong tác phát triển cho quan - Khuyến khích công chức, viên chức chủ động hướng đến việc nâng cao thành tích đơn vị quan Hướng đến khách hàng Yêu cầu khách hàng xác định văn bản, chuy ển đến đơn vị liên quan xem xét thực hành động thích h ợp để đáp ứng yêu cầu khách hàng phạm vi có th ể Thơng tin liên quan đến khách hàng hài lòng khách hàng thu thập nhiều hình thức, phân loại xử lý để hoàn thiện hoạt động công ty nâng cao thoả mãn khách hàng Chính sách chất lượng Chính sách chất lượng công ty thiết lập, xem xét đ ịnh kỳ để thích ứng với thay đổi, đáp ứng nhu cầu, mong đ ợi c khách hàng bên quan tâm Khi sửa đổi hiệu chỉnh, sách chất lượng truyền đạt thấu hiểu tồn tổ chức Chính sách sách lượng công ty: Công ty CP Bánh kẹo Hải Hà cam kết cung cấp cho khách hàng dịch vụ sản phẩm với phương châm: “Chất lượng kim nam cho hoạt động công ty ” 2.2 Thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 công tác văn phòng Triển khai áp dụng từ tháng 9/2014 đ ược Tổ ch ức ch ứng nhận QUACERT cấp Giấy chứng nhận ISO 9001:2008 Với trình triển khai chặt chẽ, có định hướng gồm bước: - Bước 1: Phân tích tình hình hoạch định phương án: T giám đ ốc xác định vai trò chất lượng, cam kết xây dựng th ực hiện; Ph ối h ợp tư vấn phổ biến, nâng cao nhận thức ISO 9001:2008 cho nhân viên đ ưa định phạm vi áp dụng - Bước 2: Xây dựng hệ thống chất lượng: Đào tạo cho cấp v ề ISO 9001:2008 cách xây dựng văn bản; Viết sách mục tiêu chất lượng, viết thủ tục dẫn công việc; sổ tay chất l ượng theo yêu cầu ISO 9001:2008; Cơng bố sách chất lượng quy ết đ ịnh c tổ chức việc thực yếu tố Hệ thống quản lý ch ất lượng; Áp dụng Hệ thống tháng - Bước 3: Hoàn chỉnh: Tổ chức đánh giá nội để khẳng định phù h ợp hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng; Đề xuất thực biện pháp khắc phục sai sót; mời tổ chức bên ngồi đến đánh giá s (các chuyên gia tư vấn ); Đề xuất thực biện pháp khắc phục sai sót để hồn chỉnh hệ thống quản lý chất lượng - Bước 4: Đề nghị đánh giá cấp chứng nhận Tổ chức chứng nhận QUACERT Với 11 quy trình xây dựng đưa nội dung sách ch ất l ượng: Làm hài lòng khách hàng sản phẩm sản xuất có chất l ượng cao với giá thành hợp lý Không ngừng cải tiến chất lượng việc áp dụng giải pháp công nghệ tiên tiến giới Đào tạo, nâng cao lực mặt đội ngũ cán công nhân viên, coi tảng để đảm bảo có sản ph ẩm ch ất l ượng tốt Mỗi thành viên Công ty thấu hiểu rằng, chất l ượng sản phẩm phụ thuộc vào chất lượng công việc tất người Hướng tới hoạt động hiệu việc xây dựng, áp dụng, trì cải tiến thường xuyên Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng dựa tảng tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001: 2008 Trong trình triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008, Công ty đáp ứng số yêu cầu việc áp dụng tiêu chu ẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng như: - Hệ thống văn mơ tả quy trình viết cách đơn giản, dễ hiểu, đồng bộ, có hiệu lực tương thích với điều kiện th ực tế c Công ty - Về người: tất đối tượng thực theo mô tả biên soạn phê duyệt, nhân viên tự giác chấp hành Công ty xem xét, xác định cung cấp nguồn lực cần thiết cho hoạt động Công ty soạn thảo ban hành bảng mô t ả công vi ệc, tài liệu liên quan đến trách nhiệm nhân viên Cơng ty, tri ển khai khóa đào tạo, huấn luyện định hướng, truyền đạt qua ph ương tiện thông tin như: mạng nội bộ, bảng tin, hướng dẫn công nhân viên th ực nghiêm túc sứ mệnh sách cơng ty - Về công nghệ, trang thiết bị: công nghệ trang thiết bị văn phòng đại, đầy đủ nhằm phục vụ tốt cho hoạt đ ộng văn phòng Cơng ty - Đảm bảo tính cơng khai, minh bạch: Trong q trình áp d ụng ISO cơng tác văn phòng cơng khai, minh bạch th ể ch ỗ tài liệu viện dẫn, lưu đồ, quy trình phải ph ổ biến r ộng rãi cho cán bộ, nhân viên văn phòng chí cho tồn Cơng ty Ví dụ số quy trình, lưu đồ giải cơng việc văn phòng t ại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà Sơ đồ: Quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực Yêu cầu sản xuất kinh doanh Xác định lực cần thiết Điều động lao động Tuyển dụng Cung cấp nguồn nhân lực LƯU HỒ SƠ Yêu cầu đánh giá nội Danh sách chuyên gia Lập thông báo đánh giá - ĐảmChương bảo trình tínhđánh cảgiá i tiến liên tục: Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng đảm bảo tính liên tục Đ ể việc đưa áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác văn phòng Cơng ty có hiệu quả, Cơng ty xây d ựng kế hoạch, nh ững đ ịnh hThông ướngbáo vàcho nghiêm túc thực kế hoạch định hướng bên đánh giá bước đầu đạt kết khả quan… 2.3 Đánh giá, nhận xét tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Tiến hành đánh giá : công tác văn phòng Cơng ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà - - Xác định HT QLCL có phù hợp với yêu cầu -Tiêu2.3.1 chuẩn Những hiệu đạt áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 -HTQLCL cơng táccơng vănty.phòng - Bố trí xếp hoạch định Việc áp dụngHi cóệ hiệu lựcảvàsau trì u qu ápkhơng? dụng Cơng ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà có Kết có yêu cầu khắc phục phòng ngừa đánh giá mặt bật rõ rệt Điều đơn giản hóa tài li ệu quy trước địnhtrọng tạicủa công ty ti ết kiệm nhiều giấy tờ, in ấn, th ời Tình trình, trang vàquy tâm trạng trình Các kết nhân hoạtcông…trong động cải tiến tất hoạt động photo tài li ệu, in ấn phát hành gian, tài liệu Kết làm việc phận cho thấy, hệ thống tài liệu quản lý chất lượng đáp ngthúc yêu cẩu quản lý phòng ban, s ố l ượng s ổ Họp ứ kết sách biểu mẫu đầy đủ để theo dõi, thống kê kết công việc thu ận lợi cho lãnh đạo đưa định dựa số liệu báo cáo giá Hiệu Báo quảcáotiđánh ếp theo áp dụng Hệ thống Quản lý chất lượng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng hiệu mơ hình tổ chức, nhân công ty,LƯU phân HỒ công SƠ quy định công việc rõ ràng Đi ều r ất c ấp thiết cơng ty tư nhân cấp lãnh đạo ph ải tập trung nhi ều thời gian công sức đảm bảo suất lao động doanh thu theo k ế hoạch đề Theo Ông Trần Hồng Thanh– Tổng giám đốc, từ áp dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng, nhận thức lãnh đạo cơng ty, cán bộ, cơng nhân có thay đổi Khi bắt đầu tri ển khai áp d ụng ISO 9001:2008, người nghĩ áp dụng ISO dừng lại giấy t ờ, h s việc ghi chép Thậm chí cho ISO việc c riêng th ký ho ặc ban đạo ISO Chính vậy, q trình tư vấn xây d ựng h ệ th ống, đào tạo nhận thức cho cán bộ, công ty đơn vị tư vấn l ựa ch ọn mô hình đào tạo thành nhiều lớp, nhiều đối tượng, nhiều cấp quản lý tương ứng tài liệu hệ thống tài liệu tổng thể để kiên th ức t ới người, đối tượng Thêm vào việc phân c ấp đào t ạo theo t ừng đối tượng giúp nhân viên biết cách ghi chép đúng, đủ số liệu theo bi ểu mẫu, sổ sách báo cáo Các hoạt động đào tạo tập trung, đánh giá nôi xem xét lãnh đạo thực ban lãnh đạo công ty giúp thành viên h ỗ trợ trao đổi, hội chia sẻ, học tập lẫn công tác tri ển khai áp dụng ISO 9001:2008 công tác văn phòng tới phòng ban, đơn vị cụ thể Giúp cho Cơng ty nâng cao hình ảnh uy tín đ ối v ới khách hàng, đối tác tất bên liên quan, điều góp ph ần r ất l ớn vào việc xây dựng cho công ty thương hiệu mạnh Nâng cao tinh thần trách nhiệm nhân viên nhờ hiểu rõ đóng góp đói với mục tiêu chất lượng.Mỗi nhân viên đ ều bi ết tầm quan trọng cơng việc làm có trách nhiệm h ơn công việc Trách nhiệm quyền hạn cho nhân viên văn phòng xác định rõ rang cơng bố rộng rãi, v ậy gi ảm r ất nhiều tinhg trạng đùn đẩy công việc trách nhiệm lẫn Tất vấn đề phát sinh ghi nhận sau cơng ty phân tích tìm kiếm nguyên nhân để đề biện pháp khắc phục để vấn đề không lặp lại lần với nguyên nhân cũ Năng lực nhân viên văn phòng công ty ngày nâng cao M ỗi người nhân nhân viên văn phòng xác định nh ững kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ tối thiếu để đảm nhận cơng việc, nh ững nhân viên văn phòng chưa đạt yêu cầu công ty lên kế hoạch đào tạo, huấn luy ện để nhân viên có đủ lực thực tốt cơng việc Giảm thiểu tối đa sai sót cơng việc nững cơng vi ệc phức tạp có hướng dẫn công việc cụ thể… tất nhân viên tham gia cơng việc văn phòng phải đọc làm theo quy trình h ướng dẫn cơng việc Nhờ cơng văn phòng có tính chuẩn hóa cao Khi văn phòng có nhân viên mới, nhân viên m ới dễ dàng tiếp nhận cơng việc.Cơng ty dễ dàng đào tạo nhân viên h ơn m ất thời gian để đào tạo nhờ tất cơng việc văn phòng có quy trình, hướng dẫn cơng việc 2.3.2 Những hạn chế áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng - Q trình xây dựng thực mục tiêu công việc không tốt Chủ yếu dựa vào cảm tính - Nhiều tài liệu biểu mẫu ban hành lâu khơng sử dụng lỗi thời không cập nhật hay hủy bỏ - Chưa áp dụng mạnh kỹ thuật thống kê để phân tích liệu - Một số nhân viên văn phòng, nhân viên mới, chưa nhận thức đầy đủ lợi ích việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng - Kiểm sốt hồ sơ, tài liệu: hồ sơ thiếu thông tin, thiếu danh mục chưa cập nhật thuận tiện cho việc tra cứu - Chưa đào tạo nâng cao trình độ cho quản lý cán 2.3.3 Đề xuất khắc phục - Thường xuyên kiểm tra, việc thực áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng - Tăng cường kiểm soát việc thực theo yêu cầu điểm kiểm tra trình - Tăng cường công tác đào tạo đào tạo lại, nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên văn phòng - Sốt xét thủ tục hướng dẫn có liên quan đến nghiệp vụ văn phòng - Sửa đổi cách xây dựng quy trình cơng nghệ tiện lợi áp dụng công nghệ thông tin… Tiểu kết Như trình bày, nội dung chương sâu vào việc phân tích, đánh giá thực trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà Từ thực tế tình hình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Cơng ty bước đầu đạt kết khả quan cần tiếp tục trì phát huy Bên cạnh mặt tích cức, việc áp áp dụng tiêu chuẩn gặp phải số hạn chế, qua hạn chế tơi có đề xuất số giải pháp nhằm khắc phục mặt hạn chế tồn CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ 3.1 Một số khó khăn ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Cơng ty Bánh kẹo Hải Hà Việc xây dựng hệ thống tài liệu triển khai áp dụng gặp nhiều khó khăn Trong thực tế, việc xây dựng thói quen thực cơng việc cách có k ế hoạch, tn thủ quy định mà tiêu chuẩn ISO yêu cầu ghi lại nh ững làm công việc tốn nhiều công sức, thời gian Đối với doanh nghiệp, việc ghi lại làm cách có h ệ thống phức tạp khơng đơn giản 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng Cơng ty Bánh kẹo Hải Hà Cải tiến quy trình xây dựng thực mục tiêu Quản lý chất lượng công việc vô quan trọng cần thiết tổ chức công ty.Đăc biệt doanh nghiệp sản xuất Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà để tạo uy tín tạo thương hiệu lâu dài, mãi Nhằm đảm bảo cam kết sách chất lượng cơng ty thực thi đồng thời hiệu mục tiêu chất lượng, trình xây dựng triển khai thực mục tiêu thực theo quy trình Do đó, việc xây dựng quy trình phải cải tiến liên tục phù hợp với mục tiêu mà văn phòng đề Hồn thiện hệ thống tài liệu Cần thường xuyên xem xét lại quy trình làm việc, thủ tục, biểu mẫu văn phòng Công ty nhằm: - Loại bỏ biểu mẫu, thủ tục lỗi thời, rườm rà, khơng mang lại lợi ích giá trị cho doanh nghiệp - Thường xuyên, liên tục cập nhật quy trình làm việc văn phòng để kịp thời phát bước thừa, khơng hiệu Đồng thời áp dụng quy trình làm việc tinh gọn, đơn giản nhằm phối hợp hiệu phòng ban để cải tiến, đổi cho công viêc phù hợp với thời kỳ - Tổ chức huấn luyện đào tạo để đảm bảo người văn phòng cơng ty tn thủ quy trình, thủ tục - Duy trì việc cập nhật hệt thống tài liệu webisite nội công ty Đồng thời thông báo thay đổi hệ thống tài liệu buổi họp giao ban đầu quý - Lập kế hoạch hỗ trợ giám sát tình hình áp dụng tài liệu đơn vị văn phòng Hồn thiện nguồn nhân lực, cơng tác huấn luyện đào tạo Trong tổ chức, người ln ln đóng vai trò quan trọng tạo nên thành cơng hay thất bại Chính công ty cần đào tạo ban lãnh đạo xuất sắc, đội ngũ nhân viên cơng ty nói chung đội ngũ nhân viên văn phòng nói riêng, tận tâm công việc Hiểu tầm quan trọng này, xin đề xuất số ý kiến hoàn thiện nguồn nhân lực cho văn phòng Cơng ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà sau: - Tuyên truyền sâu rộng mạnh mẽ công ty để truyền lửa tinh thần cho ban lãnh đạo, đội ngũ nhân viên văn phòng - Thường xuyên nâng cao nhận thức văn phòng việc thiết lập áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng - Tổ chức hoạt động đánh giá hiệu công việc, làm sở cho hoạt động đào tạo, tuyển dụng, khen thưởng, kỷ luật - Thường xuyên có buổi trau dồi, thảo luận nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng, tăng cường thơng tin, tun truyền bảng biểu, băng rơn để người văn phòng nắm rõ thực mục tiêu, sánh đề - Nhân viên văn phòng cần đào tạo nghiệp vụ văn phòng, cố thường gặp, cách phòng ngừa để từ nâng cao suất hiệu công việc - Lãnh đạo văn phòng quản lý trực tiếp việc tổ chức huấn luyện, hướng dẫn nơi làm việc; mô tả công việc cho nhân viên mới, hướng dẫn cách sử dụng phần mềm, công cụ hỗ trợ cho công việc - Sau lần đào tạo cần đánh giá lại để sửa đổi đào tạo 4.Ứng dụng hệ thống quản lý/công cụ cải tiến khác - Phát triển chương trình KAIZEN, sản xuất tinh gọn, sigma - Ứng dụng hệ thống công nghệ ISO Online vào công tác quản lý Trong năm gần đây, ứng dụng công nghệ thông tin vào hầu hết lĩnh vực sống hệt thống quản lý chất lượng quốc tế ISO ngoại lệ cơng ty quản lý hệ thống ISO trực tuyến hay gọi ISO Online Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng Cơng ty bước chuẩn bị tốt cần thiết , tạo thuận lợi cho việc tin hóc hóa cho hoạt động Văn phòng cơng ty Việc áp dụng hệ thống quản lý ISO Online tạo cho Văn phòng cơng ty mơi trường làm việc đại chuyên nghiệp trao đổi thông tin, hệt thống hỗ trợ đáp ứng nhanh yêu cầu cập nhật truy cập thông tin đảm bảo tính qn thơng tin kiểm sốt thông tin – tránh trùng lặp giảm thiểu việc sử dụng quản lý giấy tờ, tài liệu, tiết kiệm thời gian lưu trữ, tìm kiếm chi phí in ấn ISO Online tạo môi trường cho phép trao đổi thông tin nộ dễ dàng nhanh chóng thơng tin lúc, nơi rút ngắn thời gian hồn thành cơng việc, tăng suất làm việc, quản lý liệu tập ttrung thống nhất, hệt thống tài liệu hồ sơ quản lý tập trung cho phép ban hành, phê duyệt tài liệu, công việc trực tuyến mạng Ngoài ra, hệ thống ISO Onltie thiết kế với khả mở rộng truy cập thông tin từ xa không phụ thuộc vào vị trí địa lý thơng qua hệ thống Internet So với ISO truyền thống ISO Online có lợi ích với đối tượng phục vụ ISO văn phòng, cụ thể: việc quản lý hệ thống hồ sơ, tài liệu đơn giản, dễ dàng nhanh chóng – cần thêm tài liệu lên hệ thống tất người liên quan tức nhận truy cập Đối với nhân viên văn phòng: tìm thấy tài liệu cần thời điểm Có thể đọc hướng dẫn hay biểu mẫu q trình thực cơng việc mình, khoog bị sử dụng hầm tài liệu bị lỗi thời Việc quản lý lưu hồ sơ theo công việc thực cách dễ dàng tập trung (lưu máy chủ) tất hồ sơ hệ thống lưu theo công việc cụ thể Quá trình tạo hồ sơ phê duyệt hồ sơ trực tuyến thực công việc, hệ thống email nội thích hợp để trau dồi thơng tin, cảnh báo tất thay đổi tài liệu nào, hệ thống cho phép phân quyền truy cập tìm kiếm hồ sơ dễ dàng Đối với Chánh văn phòng: kiểm sốt tồn hồ sơ, cơng việc trạng thái cơng việc giao cho cấp Có thể xem hàng loạt báo cáo công việc, nhân tức phòng làm việc mà không cần phải chờ nhân viên tập hợp vài ngày.Tại thời điểm kiểm sốt tình hình thực cơng việc phải làm công việc giao – trạng thái, tiến độ Tiểu kết Tựu chung lại, nội dung chương đề cập tới khó khăn Cơng ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Thứ hai, từ thực trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng Cơng ty, tơi xin đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà Do chưa có kinh nghiệm thực tế cơng việc nên giải pháp nhiều thiếu sót, mong nhận đóng góp ý kiến cuả thầy, cô bạn sinh viên C KẾT LUẬN Trong mơi trường kinh doanh ngày trở nên khó khăn phức tạp nay, để tồn phát triển ngày cách bền vững cơng ty phải có sách, chiến lược cụ thể rõ ràng phù hợp với tình hình phát triển cơng ty Để làm điều văn phòng cơng ty phải chịu trách nhiệm khơng nhỏ; mục tiêu, sánh mà văn phòng tham mưu giúp lãnh đạo đạo điều hành coi kim nam công ty Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà bước cần thiết giúp cho việc lãnh đạo điều hành cơng ty phát triển trì hệ thống quản lý văn phòng có lượng tồn diện nhất, góp phần cao lực cạnh tranh công ty Với việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO, công tác văn phòng cơng ty đạt nhiều thành tựu đáng kể Hiện nay, văn phòng cơng ty có quy trình nghiệp vụ như:quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng, quy trình kiểm sốt hồ sơ, quy trình quản lý nhân sự, quy trình đánh giá nội bộ… Tuy nhiên bên cạnh thành tựu lợi ích việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Cơng ty mang lại nhiều hạn chế cần phải khắc phục, thơng qua phân tích thực trạng giải pháp thấy việc áp dụng tiêu chuẩn nhiều vấn đề quy trình thủ tục chưa chuyên nghiệp, hồ sơ giấy tờ liên quan thiếu, tình trạng cơng việc chồng chéo có lúc xảy ra… Do để việc áp dụng tiêu chuẩn cho kết cách hồn hảo văn phòng cơng ty nên thường xuyên nâng cao hiệu lực hệ thống DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bài viết: Sự cần thiết phải tiêu chuẩn hóa Bài viết: ISO - chìa khóa đường hội nh ập, ểm h ẹn c doanh nghiệp với cơng nghệ quản lý Hồng Mạnh Tuấn: Quản lý chất lượng thích hợp doanh nghiệp Việt Nam, Nhà xuất Thống kê, 2001 Webside: http://haihaco.com Webside Trung tâm suất Việt Nam: http://vpe.org.vn PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà