Báo cáo thực tập thư ký tại viện phát triển năng lực cộng đồng và môi trường

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 2 BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT 3 VĂN BẢN ĐÍNH KÈM 4 NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH THƯ KÝ VĂN PHÒNG 5 CHƯƠNG 1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA VIỆN PHÁT TRIỂN NĂNG LỰC CỘNG ĐỒNG VÀ MÔI TRƯỜNG 5 I. GIỚI THIỆU VỀ VIỆN PHÁT TRIỂN NĂNG LỰC CỘNG ĐỒNG VÀ MÔI TRƯỜNG 5 II. CÁCH BỐ TRÍ VĂN PHÒNG, CƠ SỞ VẬT CHẤT 8 1. Cách bố trí văn phòng: 8 2. Cơ sở vật chất: 9 3. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Tổ chức – Hành chính: 10 4. Cơ cấu tổ chức, nhân sự: 10 5. Trưởng phòng: 11 6. Bộ phận Văn thư – lưu trữ: 12 7. Bộ phận hậu cần, nội vụ: 14 8. Bộ phận Y tế, chính sách xã hội: 15 9. Bộ phận bảo vệ: 16 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THƯ KÝ 17 I. Ngành thư ký: 17 II. Nhiệm vụ của người thư ký trong việc đón tiếp khách: 18 1. Tổ chức tiếp khách trong công ty. 19 2. Vai trò của thư ký trong việc tiếp khách: 20 3. Tổ chức các buổi hẹn: 20 III. Tổ chức hội nghị: 21 1. Lập kế hoạch hội nghị: 21 2. Chuẩn bị hội nghị 22 3. Tiến hành hội nghị: 22 4. Công việc sau hội nghị: 22 IV. IV. Thu thập và cung cấp thông tin quản lý chương tình kế hoạch công tác cho lãnh đạo: 23 1. Yêu cầu đặt ra với thư ký trong việc thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo: 23 2. Tổ chức liên lạc cho lãnh đạo qua điện thoại: 23 3. Thư ký trong việc quản lý chương trình kế hoạch của lãnh đạo: 24 V. Tổ chức các chuyến đi công tác và hoạt động của người thư kí khi lãnh đạo đi vắng: 25 1. Tổ chức các chuyến đi công tác cho giám đốc: 25 2. Lập kế hoạch các chuyến đi công tác: 25 3. Chuẩn bị cụ thể các chuyến đi công tác: 25 4. Nhiêm vụ vủa thư ký trong khi lãnh đạo công tác đi vắng: 26 VI. 10 qui tắc giao tiếp dành cho thư ký: 27 VII. Giao tiếp qua điện thoại: 29 1. Cách giao tiếp qua điện thoại: 31 2. Mô tả nghiệp vụ điện thoại: 32 3. Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại: 33 4. Cách nghe điện thoại: 34 5. Kết thúc cuộc gọi: 36 VIII. Kết quả thực hiện một số kỹ năng nghề: 37 IX. Đánh giá, nhận xét chung: 38 CHƯƠNG III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 39 I. Kết luận ( về quá trình thực tế ): 39 1. Thuận lợi: 39 2. Khó khăn: 39 3. Những kinh nghiệm tích lũy được: 40 II. Kiến nghị: 40 1. Đối với cơ sở thực tế: 40 2. Đối với nhà trường: 40

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

LỜI CẢM ƠN 2

BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT 3

VĂN BẢN ĐÍNH KÈM 4

NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH THƯ KÝ VĂN PHÒNG 5

CHƯƠNG 1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA VIỆN PHÁT TRIỂN NĂNG LỰC CỘNG ĐỒNG VÀ MÔI TRƯỜNG 5

I GIỚI THIỆU VỀ VIỆN PHÁT TRIỂN NĂNG LỰC CỘNG ĐỒNG VÀ MÔI TRƯỜNG 5

II CÁCH BỐ TRÍ VĂN PHÒNG, CƠ SỞ VẬT CHẤT 8

1 Cách bố trí văn phòng: 8

2 Cơ sở vật chất: 9

3 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Tổ chức – Hành chính: 10

4 Cơ cấu tổ chức, nhân sự: 10

5 Trưởng phòng: 11

6 Bộ phận Văn thư – lưu trữ: 12

7 Bộ phận hậu cần, nội vụ: 14

8 Bộ phận Y tế, chính sách xã hội: 15

9 Bộ phận bảo vệ: 16

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THƯ KÝ 17

I Ngành thư ký: 17

II Nhiệm vụ của người thư ký trong việc đón tiếp khách: 18

1 Tổ chức tiếp khách trong công ty 19

2 Vai trò của thư ký trong việc tiếp khách: 20

3 Tổ chức các buổi hẹn: 20

III Tổ chức hội nghị: 21

1 Lập kế hoạch hội nghị: 21

2 Chuẩn bị hội nghị 22

3 Tiến hành hội nghị: 22

SV: Nguyễn Thị Hà Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A

4 Công việc sau hội nghị: 22

IV IV Thu thập và cung cấp thông tin quản lý chương tình kế hoạch công tác cho lãnh đạo: 23

1 Yêu cầu đặt ra với thư ký trong việc thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo: 23

2 Tổ chức liên lạc cho lãnh đạo qua điện thoại: 23

3 Thư ký trong việc quản lý chương trình kế hoạch của lãnh đạo: 24

V Tổ chức các chuyến đi công tác và hoạt động của người thư kí khi lãnh đạo đi vắng: 25

1 Tổ chức các chuyến đi công tác cho giám đốc: 25

2 Lập kế hoạch các chuyến đi công tác: 25

3 Chuẩn bị cụ thể các chuyến đi công tác: 25

4 Nhiêm vụ vủa thư ký trong khi lãnh đạo công tác đi vắng: 26

VI 10 qui tắc giao tiếp dành cho thư ký: 27

VII Giao tiếp qua điện thoại: 29

1 Cách giao tiếp qua điện thoại: 31

2 Mô tả nghiệp vụ điện thoại: 32

3 Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại: 33

4 Cách nghe điện thoại: 34

5 Kết thúc cuộc gọi: 36

VIII Kết quả thực hiện một số kỹ năng nghề: 37

IX Đánh giá, nhận xét chung: 38

CHƯƠNG III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 39

I Kết luận ( về quá trình thực tế ): 39

1 Thuận lợi: 39

2 Khó khăn: 39

3 Những kinh nghiệm tích lũy được: 40

II Kiến nghị: 40

1 Đối với cơ sở thực tế: 40

2 Đối với nhà trường: 40

SV: Nguyễn Thị Hà Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A

Trong sự nghiệp đổi mới công tác quản lý ở nước ta hiện nay, sự xuấthiện của người thư ký văn phòng lãnh đạo là không thể thiếu được , thư ký vănphòng là người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo cho lãnh đạo trong lĩnh vực chuyênmôn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Phục vụcho sự lãnh đạo và điều hành của thủ trưởng cơ quan đơn vị Chính vì thế màthư ký văn phòng được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nhà nướcnói chung Trong văn phòng, người thư ký là một nội dung quan trọng không thểthiếu được, nó chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòngnhằm đáp ứng và hoàn thiện để theo kịp sự phát triển của các nước trên thế giới.

Cũng chính vì điều đó mà người thư ký văn phòng trong cơ quan, các tổchức ngày càng được quan tâm hơn Đặc biệt là trong cuộc cải cách hành chínhNhà nước, thư ký văn phòng là một trong những trọng tâm tập trung đổi mới

Nhận thức được vấn đề đó cùng với những kiến thức tiếp thu được tại nhàtrường, trong thời gian kiến tập tìm hiểu vị trí người thư ký văn phòng tại ViệnPhát triển Năng lực Cộng đồng và Môi trường Em đã lựa chọn được đề tài chobáo cáo của mình Việc thực tế này cũng giúp cho sinh viên làm quen với côngviệc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức, lý thuyết đã được học khi ngồi trênghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan Đó cũng là dịp để cho sinhviên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức củamột quản trị viên, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc,giao tiếp phục vụ cho công tác sau này

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên cho phép tôi xin gửi lời cảm ơn tới anh Thẩm Thế Tân, anh Tạ Văn Mây và toàn thể cô chú cán bộ, anh chị nhân viên tại phòng Tổ chức hành chính – Viện Phát triển Năng lực Cộng đồng và Môi trường đã giúp đỡ tôi rất nhiệt tình trong suốt thời gian tôi về thực tập tại phòng.

Và báo cáo này sẽ không hoàn thành nếu không có sự giúp đỡ của cô Nguyễn Thị Thu Hường - Giáo viên hướng dẫn, cô đã tận tụy truyền dạy kiến thức cho tôi trong thời gian qua để tôi có thể hoàn thành tốt chuyến đi kiến tập này.

Với thời gian thực tế là 02 tháng (bắt đầu từ ngày 29/02/2016 đến ngày 29/04/2016) Thời gian thực tập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của GVHD và CBHD đã tạo cơ hội cho tôi áp dụng lý thuyết vào công tác thực tiễn Trong suốt thời gian kiến tập, tôi đã có cơ hội thực hành các công tác VP như một nhân viên văn phòng thực thụ Qua đó tôi đã tự rèn luyện được kỹ năng làm việc

và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, và từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác VP.

Tôi viết bản BC này với mục đích gửi tới Nhà trường, Khoa Quản trị văn phòng để nhận thức được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo phụ trách bộ môn chuyên ngành giúp tôi hoàn thiện hơn về nghiệp vụ của mình để tôi có cơ sở, nền tảng kiến thức để phục vụ cho công tác sau này với hy vọng góp phần nhỏ trong công cuộc đổi mới đất nước, công cuộc cải cách nền hành chính nước nhà.

Vì vốn kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên trong khuôn khổ của bản BC này không tránh khỏi những hạn chế sai sót.

Một lần nữa cho tôi xin cảm ơn GVHD của nhà trường, CBHD tại phòng

Tổ chức hành chính – Viện Phát triển Năng lực Cộng đồng và Môi trường đã tạo điều kiện, giúp đỡ để tôi hoàn thành tốt BC này.

SV: Nguyễn Thị Hà 2 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A

VĂN BẢN ĐÍNH KÈM

Có một số văn bản đính kèm theo báo cáo này:

1 Nhật ký thực tập ngành thư ký văn phòng K13A

2 Phiếu đánh giá quá trình thực tập K13A

TRANG THÔNG TIN

THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN

I TÓM TẮT LÝ LỊCH BẢN THÂN

1 Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thị Hà

2 Ngày tháng năm sinh: 15/10/1995

3 Số ĐT: 0964964462

4. Số CMND: 017388648

5. Quê quán: Dương Nội, Hà Đông, Hà Nội

6 ĐC: TDP Hòa Bình, phường Dương Nội, quận Hà Đông, thành phố Hà Nội.II.THÔNG TIN KHÁC

1 Mã số sinh viên: 1311TKVA007

2 Lớp: CĐ TKVP K13A

3 Ngành học: thư ký văn phòng

4 Khóa học: 2013 – 2016

THÔNG TIN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

1 Họ và tên giáo viên: Nguyễn Thị Thu Hường

2 Chức vụ: giảng viên

3 Nơi công tác: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

4 ĐC nơi công tác: ngõ 36, Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội

THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP

1 Tên đơn vị thực tế: Phòng Tổ chức – Hành chính (Viện Phát triển Nănglực Cộng đồng và Môi trường)

2 ĐT: 0466871000

3 Website: http://iccde.vn

ĐC trụ sở : Số nhà 17, ngách 172/1 Nguyễn Tuân, Phường Nhân

SV: Nguyễn Thị Hà 4 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A

Chính, Quận Thanh Xuân, Hà Nội.

NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH THƯ KÝ VĂN PHÒNG CHƯƠNG 1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA VIỆN PHÁT

TRIỂN NĂNG LỰC CỘNG ĐỒNG VÀ MÔI TRƯỜNG

I GIỚI THIỆU VỀ VIỆN PHÁT TRIỂN NĂNG LỰC CỘNG ĐỒNG

VÀ MÔI TRƯỜNG

Địa chỉ trụ sở : Số nhà 17, ngách 172/1 Nguyễn Tuân, Phường NhânChính, Quận Thanh Xuân, Hà Nội

Phó Viện trưởng: Tạ Văn Mây

Viện trưởng: Tiến sỹ Nguyễn Tiến Tùng

Chủ tịch hội đồng khoa học Viện: Giáo sư, Viện sỹ viện hàn lâm khoa họcLiên Xô: Đào Vọng Đức

Trung tâm nghiên cứu phát triển Văn hóa Phương đông:

Phụ trách chung: Tiến sỹ: Nguyễn Tiến Tùng Trưởng bộ môn tử vi:Kim Văn An Trưởng bộ môn phong thủy: Hoàng Văn Đàn

Trung tâm nghiên cứu kinh tế và Công nghệ thông tin:

Giám đốc cơ sở Thái Nguyên: Thẩm Thế Tân Cán bộ: Nguyễn ThịNgọc Anh, Nguyễn Thị Nhung, Nguyễn Thị Thảo

Trung tâm nghiên cứu phát triển Môi trường:

Viện trưởng: Tiến sỹ Nguyễn Tiến Tùng phụ trách trung tâm Phụ tráchchuyên môn: tiến sỹ Nguyễn Văn Đàm

Viện Phát triển Năng lực Cộng đồng và Môi trường thành lập theo Quyết định số: 63/QĐ-LHHVN ngày 21 tháng 01 năm 2014 của Đoàn Chủ tịch Trung ương Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam VàQuyết định số: 64/QĐ-LHHVN ngày 21 tháng 01 năm 2014 của Đoàn Chủ tịch Trung ương Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam về việc phê duyệt Điều lệ Tổ chức và Hoạt động của Viện Phát triển Năng lực Cộng đồng và Môi trường.

- Với chức năng, nhiệm vụ của mình, Viện đã và đang đẩy mạnh pháttriển những thế mạnh và ngày càng khẳng định vị thế trong các lĩnh vực lập đề

án, phản biện, tham gia điều tra đánh giá tác động môi trường… Trên địa bàn cảnước Với đội ngũ các nhà khoa học đông đảo gồm 03 giáo sư, phó giáo sư, 9tiến sỹnhững người đã từng đảm nhiệm các chức vụ lãnh đạo của các cục, các vụtại các Bộ trong hệ thống chính trị và đã và đang tham gia và cống hiến choViện.

Hiện nay với những nhà khoa học, các chuyên gia hàng đầu đã trở thànhnhững cây đại thụ cho sự phát triển của Viện, đồng thời với hàng chục thạc sỹ,

kỹ sư,cử nhân đang hàng ngày cống hiến vào công sức trẻ, trí tuệ, tài năng vànhiệt huyết

Cơ cấu của Viện theo hình thức mở nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của

xã hội bao gồm:

Hội đồng khoa học của Viện: Đây là nơi hội tụ mọi tinh hoa của Viện

với hành chục giáo sư tiến sỹ, thạc sỹ, kỹ sư, cử nhân là lực lượng đi đầu trongnhững nghiên cứu khoa học của Viện

Ban lãnh đạo Viện: Là những người có tri thức, là đại diện, là nơi gắn

kết cho tập thể là tiếng nói chung cho toàn Viện

Ngoài ra Viện còn có các trung tâm trực thuộc thực hiện các chức năng vànhiệm vụ từng phần của Viện, các phòng ban chức năng là nơi hỗ trợ, giúp việccho ban lãnh đạo Viện, thực hiện các chức năng theo quy định của Liên hiệpHội, đường lối Chính sách và Pháp luật của Đảng và Nhà nước

Trong quá trình phát triển của Viện, tập thể Trung tâm nghiên cứu phát triển Môi trường đã cùng những nhà khoa học của Viện đã và đang tham gia

rất nhiều các dự án trên cả nước như:

- Điều tra đánh giá tác động ô nhiễm môi trường kinh tế xã hội trong lưuvực sông Cầu

- Điều tra đánh giá tác động môi trường tại các làng nghề truyền thống tạicác tỉnh đồng bằng Bắc bộ

- Dánh giá, đề xuất phương pháp xử lý bằng hóa chất hiện trạng ô nhiễmmôi trường tại các khu Công nghiệp Bắc thăng Long(Đông Anh, Hà Nội), SàiĐồng (Gia Lâm, Hà Nội)

SV: Nguyễn Thị Hà 6 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A

- Nghiên cứu đáng giá hiện trạng ô nhiễm nguồn nước, thoái hóa đất, vàphương pháp sử dụng nguồn nước, đất bền vững cho các huyện Mường Chà(Điện Biên), Lương Sơn (Hòa Bình), Mộc Châu (Sơn La), Mường Tè (LaiChâu).

Trung tâm Nghiên cứu Kinh tế và Công nghệ thông tin với nhiệmvụ

đào tạo lực lượng nhân sự trẻ cho Viện, đồng thời phối hợp với các Trường Đạihọc, Học viện, trên cả nước đào tạo nguồn nhân lực phục vụ cho sự phát triểncủa đất nước, Hiện nay Viện đang phối hợp với Học viện Hành chính đào tạolớp bồi dưỡng kiến thức chương trình chuyên viên, chuyên viên chính và nângcao năng lực lãnh đạo quản lý Đại học Hòa Bình phối hợp các lớp liên thông,cao đẳng đại học

Hiện Viện đang gửi công văn tới các trường đại học, các học viện để phốihợp đào tạo một số chuyên ngành phục vụ cho nhu cầu phát triển của Viện và xãhội

Trung tâm Nghiên cứu Văn hóa phương Đông với nhiệm vụ kế thừa và

phát triển những thành tựu về khoa học gắn liền với những nét tiêu biểu của nềnvăn hóa phương Đông, với nhữngnhà nghiên cứu là những tiến sỹ, những nhànghiên cứu văn hóa lâu năm đã và đang phát triển những lĩnh vực văn hóaphương đông vào thực tiễn trong cuộc sống hàng ngày, giúp con người sống hòahợp hơn với môi trường và xã hội Đồng thời trung tâm còn đào tạo, hướng dẫn,

tư vấn về các lĩnh vực của đời sống như: Dịch học, Phong thủy

Hàng năm Trung tâm còn triển khai những đợt du lịch văn hóa về vớinhững vùng đất Văn hóa của dân tộc, giúp con người hiểu hơn về cội nguồn, vềgốc rễ của dân tộc, về nhũng nét văn hóa đậm đà bản sắc dân tộc Việt

Với lực lượng các nhà khoa học đông đảo, đội ngũ cán bộ trẻ năng động,nhiệt huyết với công việc Đồng thời được sự quan tâm, giúp đỡ và nhận thứcđặc biệt của các cấp chính quyền, các địa phương và nhân dân trong vấn đề môitrường đã tạo ra sự hoạt động của Viện ngày càng hiệu qua Ban lãnh đạo Việnkính mong nhận được sự hỗ trợ nhiều hơn nữa trong quá trình hoạt động củaViện và để đóng góp nhiều hơn nữa cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC

\

Chú giải:

1 Bàn làm việc của Trưởng phòng4 Bàn làm việc của chuyên viên 2

2 Bàn làm việc của Phó phòng 5 Bàn tiếp khách

3 Bàn làm việc của chuyên viên 16 Túi đựng hồ sơ

SV: Nguyễn Thị Hà 8 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A

* Trưởng phòng

Trưởng phòng là người trực tiếp chỉ đạo, điều hành toàn bộ các hoạt độngcủa VP, sắp xếp tổ chức, bộ máy VP theo quy định: chịu trách nhiệm trước lãnhđạo về toàn bộ hoạt động của VP; Trưởng phòng là người lãnh đạo cao nhất của

VP, người trực tiếp điều hành, quản trị mọi công việc, đề ra những chiến lược,phương hướng cũng như những quyết định cuối cùng về chính sách làm việc của

VP Sự thành công hay thất bại trong các hoạt động làm việc của VP phụ thuộcrất nhiều vào khả năng điều hành và quản trị của trưởng phòng Đồng thờiTrưởng phòng cũng là người chịu mọi trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật

* Phó phòng

Phó phòng do giám đốc bổ nhiệm, có nhiệm vụ giúp việc cho trưởng

phòng và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và lãnh đạo, chịu sự quản lý trựctiếp của trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về những việcđược phân công và giải quyết một số công việc khi được sự ủy nhiệm củatrưởng phòng

* Chuyên viên

Các bộ phận giúp việc chuyên môn làm việc theo sự phân công của lãnh

đạo

Công việc cụ thể như sau:

- Công việc chính của chuyên viên là phụ trách công tác văn thư nhưsoạn thảo văn bản, tiếp nhận xử ký hồ sơ, in ấn , scan, sao chụp, biên tập tài liệu,văn bản hành chính, quản lý văn bản đi, văn bản đến, sắp xếp bản lưu, lưu trữ hồ

sơ, tài liệu theo quy định

- ngoài công việc chính, chuyên viên thực hiện thêm một số các côngviệc khác của văn phòng như: tổ chức các công việc tài chính kế toán của VP.Thực hiện BC tài chính định kỳ, kịp thời phản ánh những thay đổi để lãnh đạo

có những biện pháp xử lý hợp lý, đón tiếp khách Ngoài ra bộ phận chuyên viêncòn kiêm cả quản lý tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật

2 Cơ sở vật chất:

Phòng Tổ chức – Hành chính của Viện Phát triển Năng lực Cộng đồng và

Môi trường là một phòng khép kín, được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết đểtiến hành các công việc chuyên môn như:

- Các phương tiện kỹ thuật: máy tính( có kết nối Internet), máy in, máyphotocopy, máy điều hòa nhiệt độ, thiết bị âm thanh nghe nhìn, ĐT, fax, máyscan

- Các công cụ, dụng cụ làm việc: Bàn ghế, túi đựng hồ sơ, bảng biểu, vănphòng phẩm

- Các vật dụng khác cần thiết như: hộp y tế, thiết bị phòng cháy, chữacháy

3 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Tổ chức – Hành chính:

Phòng TC – HC có chức năng, nhiệm vụ sau:

Quản lý, khai thác và sử dụng chặt chẽ vật tư, tài sản của cơ quan

Quản lý các hồ sơ, tài liệu liên quan đến cán bộ công viên chức, tài sản vàlưu trữ hồ sơ văn bản theo đúng quy định

Đề xuất kế hoạch mua sắm vật tư, trang thiết bị phục vụ cho cán bộ

Bảo đảm an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy cho cơ quan

Giúp lãnh đạo soạn thảo văn bản, kiểm tra trước khi trình ký

Quan tâm và có biện pháp quản lý tốt khu vực sinh hoạt làm việc của cánbộ

Chủ động đề xuất với lãnh đạo trưởng về kế hoạch đào tạo và bồi dưỡngđội ngũ cán bộ, giảng viên phù hợp với yêu cầu tuyển dụng của Viện

Tham mưu cho Hội đồng thi đua khen thưởng trong các hoạt động vàcông tác đánh giá, xếp loại, khen thưởng, kỷ luật

4 Cơ cấu tổ chức, nhân sự:

Kiểu cơ cấu tổ chức quản trị mà văn phòng lựa chọn là kiểu cơ cấu trực tuyến– chức năng, là kiểu được áp dụng rộng rãi và phổ biến cho nhiều tổ chức hiện nay.Theo cơ cấu này người lãnh đạo được sự giúp sức của người lãnh đạo chức năng đểchuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG TC-HC

SV: Nguyễn Thị Hà 10 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A

Bộ phận hậu cần – nội vụ

Bộ phận y

tế, chính sách xã hội

Bộ phận bảo vệ

- Chịu trách nhiệm về công tác thi đua khen thưởng trong cơ quan.

Ngoài ra, Trưởng phòng còn kiêm phụ trách tổ chức cán bộ Cụ thể nhưsau:

- Tham mưu cho Phó Viện trưởng trong việc xây dựng bộ máy và tổchức điều hành trong cơ quan, các nội quy, quy định về quản lý cán bộ giảng

viên, bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an toàn cơ quan.

- Đề xuất việc xây dựng biên chế; tổ chức tuyển dụng, sử dụng, điềuđộng, thuyên chuyển, đào tạo bồi dưỡng, khen thưởng và kỷ luật đối với đội ngũcán bộ trong cơ quan

- Đề xuấtviệc xây dựng và tổ chức thực hiện các quy hoạch về đội ngũcán bộ (cán bộ chuyên môn và cán bộ quản lý) trong cơ quan

Tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ lý lịch của cán bộ giảng viên trong Viện,

bổ sung lý lịch hàng năm, thống kê, báo cáo số lượng và chất lượng cán bộgiảng viên theo quy định

Ký các loại giấy tờ trong phạm vi đã được quy định (giấy chứng nhậncán bộ giảng viên, giấy giới thiệu )

Quản lý toàn bộ nhân sự, cơ sở vật chất và phương tiện làm việc củatrường

Đề xuất việc xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ anninh trật tự trong cơ quan

6 Bộ phận Văn thư – lưu trữ:

Nhiệm vụ, chức năng chính

Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của cơ quan; quản lý, tổchức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hiện hành; tham mưu cho lãnh đạo vềcông tác hành chính, văn thư theo quy định của pháp luật

Hiện tại Bộ phận Văn thư – Lưu trữ có 2 chuyên viên đảm nhiệm cácmảng công việc khác nhau của văn phòng

Chuyên viên soạn thảo văn bản

Cá nhân phụ trách: Nguyễn Văn Thanh

Nội dung công việc: công việc chính của chuyên viên là phụ trách soạnthảo văn bản của cơ quan

Trực tiếp hoặc tham mưu lãnh đạo thực hiện những công việc

Thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động như: nânglương thường xuyên, nâng lương trước thời hạn, phụ cấp thâm niên nhà giáođịnh kỳ, đấu thầu mua sắm tài sản, hoàn thiện hồ sơ sửa chữa vật tư trang thiết

SV: Nguyễn Thị Hà 12 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A

bị, hợp đồng biên bản, giải quyết chế độ các chế độ phụ cấp: thâm niên vượtkhung, thâm niên nhà giáo Dựa trên nhu cầu nhân sự của cơ quan, lập kế hoạchtuyển dụng nhân sự cho cơ quan.

- Lập hoạch định đào tạo bồi dưỡng cán bộ, nâng cao trình độ quản lý vànghiệp vụ

Lưu trữ kiêm văn thư

Nhân viên phụ trách: Đỗ Thị Thùy

Công tác văn thư bao gồm các nội dung như: quản lý, sắp xếp, chuyểngiao văn bản đến, văn bản đi và sử dụng con dấu, lập hồ sơ, sắp xếp bản lưu, lưutrữ hồ sơ, tài liệu theo quy định Quản lý cấp phát công lệnh như giấy giới thiệu,giấy đi đường, cho cán bộ công nhân viên chức trong cơ quan

Công việc cụ thể:

Xây dựng và đề xuất quy định về công tác văn thư – lưu trữ của cơquan; tư vấn và thẩm định cơ sở pháp lý của văn bản; kiểm tra thể thức, kỹ thuậtsoạn thảo, trình bày các văn bản hành chính của trường trước khi ký ban hành;

Quản lý và tổ chức việc tiếp nhận, xử lý, gửi các công văn, tài liệu đến

và đi trong phạm vi quyền hạn;

Quản lý và sử dụng các con dấu của cơ quan theo quy định của Nhànước; quản lý và phục vụ công tác thông tin liên lạc, thư báo chí;

Soạn thảo quyết định bình xét thi đua quý, năm; các quyết định tổ chứcthi các hoạt động ngoại khóa; báo cáo; công văn; lịch trực bảo vệ hàng tháng;lịch trực của lãnh đạo ngày lễ

Trích sao tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu sử dụng của các đơn vị, cán bộviên chức và học sinh, sinh viên của Viện

Thừa lệnh Hiệu trưởng cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ,công chức, viên chức được cử đi công tác ngoài cơ quan, đóng dấu giấy điđường cho khách từ các cơ quan ngoài đến công tác và lưu trú tại trường;

Quản lý công tác hành chính, văn thư – lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong

cơ quan, chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu cần phải lưu trữ theo quy địnhcủa Nhà nước;

7 Bộ phận hậu cần, nội vụ:

a Bộ phận quản lý tài sản, vật tư, trang thiết bị

Bộ phận quản lý tài sản, vật tư, trang thiết bị có chức năng tham mưuLãnh đạo trong công tác quy hoạch, quản lý sử dụng cơ sở vật chất trong trường;quản lý và giám sát việc sửa chữa thường xuyên các công trình nhà cửa – vậtkiến trúc, hệ thống điện – nước – điện thoại; theo dõi, quản lý mua sắm, sửdụng, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, vật tư, văn phòng phẩm phục vụ cho công tácgiảng dạy, làm việc, học tập, công tác nghiên cứu khoa học của trường

Công việc cụ thể:

Nhân viên Nguyễn Thị Lan và Nguyễn Văn Lương chuyên phụ tráchmảng âm thanh, ánh sáng phục vụ các sự kiện, các buổi sinh hoạt ngoại khóatrong và ngoài trường Đồng thời có trách nhiệm quản lý, điều hành theo dõi cácthiết bị nghe nhìn phục vụ cho công tác quản lý, giảng dạy, học tập và sinh hoạthằng ngày Ngoài ra, 2 nhân viên còn đảm nhận công tác giao liên

CB Hoàng Văn Tùng có nhiệm vụ quản lý, theo dõi, có biện pháp giảiquyết kịp thời các sự cố về máy móc, trang thiết bị Kiêm phụ trách công táckiểm kê tổng hợp tài sản bao gồm đất đai, nhà cửa - vật kiến trúc, máy móc thiết

bị, công cụ - dụng cụ, vật tư, các tài sảm khác của các đơn vị trong trường học;

tổ chức kiểm kê, lập số tài sản, công cụ, dụng cụ thường kỳ và kiểm kê đột xuấtkhi có yêu cầu; ghi chép sổ sách; tăng giảm tài sản; thường xuyên trình lãnh đạoduyệt thanh lý tài sản hư hỏng không còn sử dụng; ghi chép và định kỳ đối chiếu

sổ sách quản lý tài sản tại các đơn vị để tiến hành báo cáo công tác cho Lãnh đạotheo quy định

Trưởng phòng ngoài công việc chuyên môn còn phụ trách thêm việctham mưu cho Phó Viện trưởng việc lập kế hoạch và tổ chức thực hiện mua sắm,bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý, giảngdạy học tập và sinh hoạt trong toàn trường Đồng thời thường xuyên theo dõi cácphương tiện dạy học, trang thiết bị nội thất và kịp thời báo cáo cho đơn vị chứcnăng đến sửa chữa, bảo trì những tài sản bị hư hỏng hoặc trang bị thay thế, bổsung tài sản cho các đơn vị

SV: Nguyễn Thị Hà 14 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A

b Tổ tạp vụ

Có nhiệm vụ giữ gìn môi trường xanh – sạch – đẹp trong phạm vikhuôn viên của cơ quan; tổ chức quản lý và phát triển cảnh quan góp phần tạonên mội trường văn minh, lịch sự, lành mạnh đáp ứng được các yêu cầu thựchiện nhiệm vụ dạy và học, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động giáo dục vàđào tạo

Nhắc nhở các hiện tượng sai trái nội quy, quy định của viện đối với họcsinh, asinh viên giữ trật tự, vệ sinh môi trường

Phục vụ nước uống và công tác vệ sinh môi trường cho các sự kiện,sinh hoạt ngoại khóa của Viện

Phối hợp quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của cơ quan,đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng cống cháynổ

8 Bộ phận Y tế, chính sách xã hội:

Cán bộ phụ trách: Phùng Thị Hảo (y tế); Mai Danh Hiệp (chính sách)

Có nhiệm vụ chăm sóc và bảo vệ sức khỏe CBCC, HSSV; tổ chức thựchiện công tác phòng chống dịch, bệnh tật trong cơ quan; tổ chức tuyên truyền vềnhững nguy hiểm của dịch bệnh, nguyên nhân, biểu hiện bệnh lý, các tai nạnthương tích thường gặp, cách phòng chống, phổ biến cách phòng chống dịchbệnh, vận động giữ gìn vệ sinh, an toàn thực phẩm

Tổ chức theo dõi, lập danh sách đống bảo hiểm y tế của HSSV vàCBCC và thực hiện các chế độ liên quan đến bảo hiểm y tế theo quy định của

ngành và pháp luật Nhà nước.

Quản lý và hướng dãn thực hiện các chế độ chính sách về tiền lương,phụ cấp theo lương; về bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưutrí, mất sức, thôi việc, tử tuất ) Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng đểthực hiện chế độ phép năm cho người lao động

Quản lý và điều hành tổ lái xe phục vụ công tác của lãnh đạo và cáchoạt động của cơ quan; theo dõi hoạt động của từng xe và lái xe; kiểm tra kỹthuật của xe trước khi đè xuất tu sửa

Thường trực cơ quan bảo vệ, cảnh giác phát hiện các hiện tượng kẻ xấuđột nhập, các loại vật tư, thiết bị ra vào cổng kiểm tra các cửa phòng, các tài sảntrong toàn cơ quan

Thường trực đón tiếp nhận thông tin, khách đến liên hệ, hướng dẫnkhách đến các phòng, khoa, trung tâm gặp cá nhân

Khi có sự cố xử lý ngay đồng thời báo tin đến cơ quan chức năng gầnnhất và người có trách nhiệm xử lý sự việc xảy ra nhằm đảm bảo an toàn, anninh trật tự, ngăn chặn ảnhhưởng lan tỏa

Luôn ý thức phòng chống cháy, nổ, phòng chống kẻ xấu xâm nhập,trộm cắp tài sản cơ quan

Trực báo tín hiệu chuông vào học, giờ nghỉ, giờ thi đúng quy định

SV: Nguyễn Thị Hà 16 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THƯ KÝ

I Ngành thư ký:

Ngành thư ký đã có mặt ở nước ta từ rất lâu đời dưới hình thức làm việccủa các thư lại và các phủ huyện ngày xưa và đến tận ngày nay, khi mà ngànhthư ký đã trở nên rất quan trọng và thiết thực trong mọi lĩnh vực đời sống thì vẫncòn nhiều người chưa hiểu rõ về chức năng nhiệm vụ và tầm quan trọng củangành Thư ký Vậy khi đề cập đến nghiệp vụ thư ký văn phòng thì ta cần hiểu rõThư ký là gì Vậy Thư ký là gì? Thư ký là một người trợ giúp cho thủ trưởngtrong mọi lĩnh vực chuyên môn thuộc phạm vi hoạt động của văn phòng Vậy tathấy rằng người thư ký đã góp phần rất quan trọng trong sự thành công của côngviệc và là một người thư ký văn phòng người được đảm nhiệm một phần hoặctoàn bộ công việc đến liên quan đến lĩnh vực văn phòng, một lĩnh vực phạm vihoạt đông rất lớn vì thế chức năng nhiệm vụ của người thư ký văn phòng rấtquan trọng

Và sau một thời gian về kiến tập tại văn phòng Tổ chức – Hành chính củaViện Phát triển Năng lực Cộng đồng và Môi trường, qua quá trình học hỏi vàlàm việc em rút ra được một số kinh nghiệm rất quý báu Đó là một văn phònghoạt động theo cơ chế thủ trưởng, cho nên công tác thư ký là một trong nhữngcông tác quan trọng của công ty Chính vì vậy người thư ký phải giải phóng thủtrưởng ra khỏi những công việc phức tạp thì thủ trưởng mới có thời gian thựchiện những công việc quan trọng Theo Lê Nin thư ký là loại lao động để tất cảnhững vấn đề được chọn lọc, đánh giá sơ bộ và ông cho rằng thư ký là cái “ phinpha cà phê” tức là thư ký phải có khả năng sàng lọc những thông tin thô để đemlại hiệu quả cao nhất trong công việc Người thư ký càng phải hiểu rõ các chứcnăng và trách nhiệm của mình bao nhiêu thì thủ trưởng càng có khả năng thựchiện tốt trách nhiệm của mình bấy nhiêu Có những chức năng chính như:

Chức năng thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến công tác văn thư <còn gọi là công tác thông tin >

Chức năng thuộc việc giải quyết các công việc có liên quan trong hoạt

động văn bản.

Nói chung là một nghề thư ký thì phải biết rõ công việc của mình và phảiđiều khiển nó làm sao có hiệu quả tốt nhất trong công việc cũng như trong mọilĩnh vực khác

II Nhiệm vụ của người thư ký trong việc đón tiếp khách:

Tiếp đãi khách tại cơ quan của người thư ký:

Nguyên tắc chung của việc tiếp khách Thái độ niềm nở, lịch sự, nhãnhặn, tôn trọng khách khi giao tiếp, ân cần hướng dẫn, sốt sắng giải quyết yêucầu của khách Cho dù có thỏa mãn mục đích của khách hay không, cũng phảichu đáo tiếp đón Nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian Tế nhị và kiênquyết khi từ chối Trong khi xử lý các cuộc viếng thăm, thư ký có thể phải ứngphó với nhiều tình huống phát sinh bất ngờ, đặc biệt là khi khách tỏ ra thiếu bìnhtĩnh Tuy vậy, về nguyên tắc, thư ký phải luôn tôn trọng khách, giải quyết tìnhhuống với thái độ nhẫn nại, lịch sự kiên quyết nhưng khéo léo Trong bất cứtrường hợp nào, hình tượng tổ chức cũng như quan hệ với khách cũng phải đượcgiữ gìn tốt đẹp

Đón tiếp và chào hỏi khách là thủ tục đầu tiên, phải được thực hiện đúngnghi thức xã giao Thư ký cần niềm nở, chủ động chào hỏi, tự giới thiệu mìnhvới khách Lưu ý:

- Đối với những khách quen thuộc, có quan hệ lâu dài và quan trọng với

tổ chức, thư ký phải ghi nhớ tên họ, chức vụ và tên công ty, tổ chức công tác củakhách nhằm chào hỏi một cách thân mật, chính xác bằng tên hay chức vụ, tránhkhách sáo như đối với khách lần đầu viếng thăm

- Nếu khách không chủ động tự giới thiệu lại thì thư ký lịch sự hỏi, gợi ýcho khách trả lời

- Do sự đa dạng, tùy văn hóa giao tiếp của từng vùng hay quốc gia khácnhau của những cử chỉ, cách chào hỏi, thư ký nên để cho khách biểu lộ trước rồilịch sự đáp lại ngay sau đó

Tạo điều kiện thoải mái cho khách

- Hướng dẫn khách chỗ để mũ, áo choàng hay các vật dụng cá nhân khác

SV: Nguyễn Thị Hà 18 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A