Báo cáo thực tập thư ký: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 2 PHẦN I. TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG 3 I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG 3 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỤ THỂ CỦA CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND HUYỆN 5 1. Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện. 5 2. Phòng Nội Vụ 6 3. Phòng nông nghiệp và Phát triển nông thôn. 9 4. Phòng Tài nguyên – Môi trường 10 5. Phòng Tài chính – Kế hoạch 11 5.1. Về tài chính 11 5.2. Về kế hoạch và đầu tư, đăng ký kinh doanh 12 6. Phòng giáo dục và đào tạo 12 7. Phòng Lao động – Thương binh Xã hội 13 8. Thanh tra 14 9. Phòng tư pháp 15 10. Phòng Y tế 16 11. Phòng văn hóa và thông tin 17 12. Phòng Công thương 18 PHẦN II. CHUYÊN NGÀNH NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG 20 I. XÁC ĐỊNH VỊ TRÍ VIỆC LÀM VÀ XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CÁC VỊ TRÍ TRONG VĂN PHÒNG 20 1. Xác định vị trí việc làm. 20 2. Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng. 20 II. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NGÀNH THƯ KÝ VĂN PHÒNG 22 III. TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC KHOA HỌC 23 IV. TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TẠI CƠ QUAN 24 1. Đón tiếp và chào hỏi khách 24 2. Tiếp khách 24 3. Đãi khách 26 V. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TẠI CƠ QUAN 27 VI. TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO 28 VII. NGƯỜI THƯ KÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CƠ QUAN 29 1. Tình hình ban hành và quản lý văn bản 29 1.1. Tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi 29 1.2. Tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến 32 VIII. NHIỆM VỤ XÂY DỰNG LỊCH CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO 35 PHẦN III. NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ 37 1. Ưu điểm 37 2. Nhược điểm 37 3. Đề xuất và kiến nghị 37 PHẦN IV. TỔNG KẾT KIẾN TẬP 39 1. Kết quả thực hiện một số kỹ năng nghề. 39 2. Đánh giá nhận xét chung về bản thân. 39 3. Kết luận 39 4. Bài học kinh nghiệm thông qua thời gian kiến tập. 39 PHỤLỤC

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC Sinh viên: Lê Thị Ngọc Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Có thể nói, thời kỳ bùng nổ sóng kinh tế với du nhập tập đoàn đa quốc gia, liên doanh Việt Nam đối tác quốc tế vai trò người thư ký không gói hẹp công việc liên quan đến hành văn phòng, mà mở rộng dần sang hướng Trợ lý, tư vấn trực tiếp cho ban Giám đốc công ty Ngành Thư ký văn phòng nghề kết nốt ban quản trị với đối tác với tất thành viên quan, đơn vị, tổ chức Vì vậy, nghề nghiệp dần trở thành chọn lựa tìm kiếm hàng đầu nhà tuyển dụng với mức thu nhập khởi điểm hấp dẫn Nghành thư ký văn phòng hoàn toàn phù hợp với bạn trẻ cẩn thận, yêu thích công việc văn phòng, sở hữu nhiều kỹ liên quan đến soạn thảo văn bản, quản lý thời gian, viết báo cáo, thu thập cung cấp thông tin cho lãnh đạo, quan, tổ chức tiếp khách – đãi khách, tổ chức hội họp, tổ chức phòng làm việc, tổ chức chuyến công tác, xây dựng quản lý chương trình, kế hoạch công tác Ngoài ra, sinh viên trang bị kỹ mềm như: kỹ làm việc nhóm, kỹ thuyết trình, kỹ giải xung đột Trong công tác đào tạo trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung khoa Quản trị văn phòng có ngành Thư ký văn phòng nói riêng: Khoa Quản trị văn phòng thực kế hoạch thực tế ngành Thư ký văn phòng khóa quan, đơn vị, tổ chức Việc thực tế giúp cho sinh viên làm quen với công việc quan, vận dụng kiến thức học ngồi ghế nhà trường vào công việc thực tế quan Đây dịp để sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất trị, đạo đức nghề nghiệp tốt, hội cho sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau Sinh viên: Lê Thị Ngọc Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Qua thời gian kiến tập Uỷ ban nhân dân huyện Vĩnh Tường em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình lãnh đạo, chuyên viên phòng ban chuyên môn quan tận tình hướng dẫn, quan tâm, giúp đỡ bảo cho em xuất trình kiến tập, tin tưởng tạo điều kiện cho em tiếp xúc với công việc quý quan xây dựng báo cáo Bên cạnh em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới qúy thầy cô khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tận tình giảng dạy, không truyền thụ cho em kiến thức tảng mà đạo đức hành tinh thần người công chức Tuy nhiên, sinh viên ngồi ghế nhà trường, chưa tiếp xúc với công việc thực tế nhiều lần nhiều hạn chế nhận thức nên tránh khỏi thiếu sót tìm hiểu, đánh giá trình bày Uỷ ban nhân dân huyện Vĩnh Tường em mong nhận bỏ qua từ phía quan đánh giá góp ý thầy cô Một lần em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Lê Thị Ngọc Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân cấp huyện quan tham mưu , giúp ủy ban nhân dân cấp huyện thực chức quản lý nhà nước địa phương thực số nhiệm vụ , quyền hạn theo ủy quyền ủy ban nhân dân huyện theo quy định pháp luật, góp phần bảo đảm thống quản lý ngành lĩnh vực công tác địa phương Cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân có tư cách pháp nhân , có dấu; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác ủy ban nhân dân huyện, đồng thời chịu đạo, kiểm tra hướng dẫn chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân tỉnh Các quan chuyên môn thuộc UBND huyện, việc thực nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chuyên môn mà có trách nghiệm thực nhiệm vụ , quyền hạn chung sau: - Trình ủy ban nhân dân huyện ban hành Quyết định, chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ cải cách hành Nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý Nhà nước giao - Tổ chức thức văn pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý giao - Giúp ủy ban nhân dân huyện thực chịu trách nhiệm việc thẩm định, đăng ký, cấp loại giấy phép thuộc phạm vi trách nhiệm thẩm quyền quan chuyên môn theo quy định pháp luật theo phân công ủy ban nhân dân huyện - Giúp ủy ban nhân dân huyện quản lý nhà nước tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, hội tổ chức phi phủ hoạt động địa bàn thuộc lĩnh vực quản lý quan chuyên môn theo quy định pháp luật - Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ lĩnh vực quản lý quan chuyên môn cho cán bộ, công chức xã, thị trấn, - Tổ chức ứng dụng tiến khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước chuyên môn nghiệp vụ Sinh viên: Lê Thị Ngọc Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan - Thực công tác thông tin, báo cáo định kỳ theo quiy định ủy ban nhân dân huyện sở quản lý ngành, lĩnh vực - Kiểm tra theo ngành, lĩnh vực phân công; giải khiếu nại, tố cáo; phòng chống tham nhũng, lãng phí theo quy định pháp luật phân công ủy ban nhân dân huyện - Quản lý tổ chức máy, biên chế, thực chế độ, sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cán công chức, viên chức người lao động - Quản lý tài chính, tài sản quan theo quy định pháp luật phân công ủy ban nhân dân huyện - Thực số nhiệm vụ khác ủy ban nhân dân huyện giao theo quy định pháp luật Tổ chức biên chế quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân huyện gồm có Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng cán bộ, công chức - Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước ủy ban nhân dân, chủ tịch ủy ban nhân dân huyện trước pháp luật thực chức nhiệm vụ, quyền hạn quan chuyên môn phụ trách - Phó Trưởng phòng người giúp Trưởng phòng đạo số mặt công tác chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng nhiệm vụ phân công Khi Trưởng phòng vắng mặt Phó Trưởng phòng Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành hoạt động quan - Số lượng Phó Trưởng phòng không người - Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật miễn nhiệm, cho từ chức, thực chế độ, sách dối với Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Chủ tịch UBND huyện định theo quy định pháp luật - Biên chế quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Chủ tịch Uỷ ban nhân dân định tổng biên chế hành ủy ban nhân dân huyện tỉnh giao Sơ đồ tổ chức máy UBND huyện Vĩnh Tường: Phụ lục II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỤ THỂ CỦA CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND HUYỆN Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện có chức tham mưu, tổng hợp cho Sinh viên: Lê Thị Ngọc Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Uỷ ban nhân dân hoạt động Uỷ ban nhân dân; tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện công tác dân tộc, công tác ngoại vụ địa bàn; tham mưu cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân đạo điều hành Chủ tịch Uỷ ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động Uỷ ban nhân dân quan nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động cuat Uỷ ban nhân dân Văn phòng Uỷ ban nhân dân có nhiệm vụ quyền hạn sau: - Giúp Uỷ ban nhân huyện xây dựng chương trình làm việc hàng tháng, quý, năm Uỷ ban nhân dân huyện; theo dõi, đôn đóc quan chuyên môn, đơn vị thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Uỷ ban nhân dân cấp xã thực chương trình nói - Phối hợp với quan chuyên môn chuẩn bị báo cáo kinh tế - xã hội báo cáo hoạt động Uỷ ban nhân dân trình Uỷ ban nhân dân huyện - Tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, ban Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân huyện; ghi biên phiên họp Uỷ ban nhân huyện, buổi làm việc Chủ tịch, Phó Chủ tịch với quan đơn vị liên quan; dự thảo thông báo kết làm việc Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ bân nhân dân huyện với quan, đơn vị liên quan Giúp Uỷ ban nhân dân huyện triển khai định, thị Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện đến quan đơn vị liên quan - Tổ chức thu thập, cung cấp, tổng hợp thông tin kịp thời, xác để giúp cho việc đạo, điều hành Uỷ ban nhân dân huyện - Tổ chức quản lý thống việc ban hành văn Uỷ ban nhân dân huyện theo quy định pháp luật quy chế hoạt động Uỷ ban nhân dân huyện; rà soát văn trước trình Uỷ ban nhân dân huyện xem xét định - Phối hợp với quan chuyên môn tổ chức phục vụ lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện tiếp dân; tiếp nhận, chuyển đơn, theo dõi, đôn đốc việc giải khiếu nại, tố cáo cà kiến nghị công dân mà lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện chuyển đến quan, tổ chức có thẩm quyền giải - Giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ quản lý nhà nước công tác Sinh viên: Lê Thị Ngọc Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngoại vụ, công tác dân tộc; chủ trì quản lý hành phận tiếp nhận trả kết theo chế của huyện - Quản lý công tác tài chính, tài sản, trụ sở làm việc Uỷ ban nhân dân huyện Đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ hoạt động Uỷ ban nhân dân huyện quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sơ đồ tổ chức máy Văn phòng UBND huyện Vĩnh Tường: Phụ lục 2 Phòng Nội Vụ Phòng Nội vụ có chức tham mưu, giúp việc ủy ban nhân dân huyện thực quản lý nhà nước lĩnh vực: tổ chức, biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước, cải cách hành chính, quyền sở, địa giới hành chính, cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức, viên chức xã, thị trấn; hội, tổ chức phi phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo, thi đua khen thưởng Phòng Nội vụ có nhiệm vụ quyền hạn sau: - Trình Uỷ ban nhân dân huyện văn hướng dẫn công tác nội vụ địa bàn tổ chức triển khai thực thoe quy định - Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau phê duyệt; thông tin tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý giao - Về tổ chức máy: Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức quan chuyên môn cấp huyện theo hướng dẫn cấp Xây dựng đề án thành lập, sap nhập giải thể tổ chức nghiệp trình cấp có thẩm quyền định; - Về quản lý sử dụng biên chế hành chính, nghiệp: Tham mưu, giúp Chủ tịch UBND huyện phân bổ tiêu biên chế hành nghiệp hàng năm; Giúp UBND huyện tổng hợp chung việc thực quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm quan chuyên môn, tổ chức nghiệp cấp huyện UBND cấp xã Sinh viên: Lê Thị Ngọc Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Về công tác xây dựng quyền Giúp UBND huyện quan có thẩm quyền tổ chức thực việc bầu cử Đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo phân công UBND huyện hướng dẫn Uỷ ban nhân dân Tỉnh Tham mưu, giúp UBND huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh đại giới hành địa bàn để UBND trình cấp có thẩm quyền xem xét, định Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành huyện Giúp UBND huyện việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập kiểm tra, tổng hợp báo cáo hoạt động thôn, tổ dân phố địa bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó, thôn, tổ dân phố - Về cán bộ, công chức, viên chức Tham mưu giúp UBND huyện việc tuyển dụng, sử dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá, thực sách, đào tạo, bồi dưỡng chuyện mộn nghệp vụ kiến thức quản lý cán bộ, công chức, viên chức Thực việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn thực sách cán bộ, công chức cán không chuyên trách xã, thị trấn theo phân cấp - Về cải cách hành Tham mưu, giúp UBND huyện chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải cách hành cính địa bần huyện Tổng hợp công tác cải cách hành địa phương báo UBND huyện UBND tỉnh - Giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực quản lý nhà nước tổ chức hoạt động hội tổ chức phi phủ địa bàn - Về công tác văn thư – lưu trữ Hướng dẫn, kiểm tra quan, đơn vị địa bàn huyện, chấp hành chế độ, quy định pháp luật công tác văn thư – lưu trữ - Về công tác tôn giáo Sinh viên: Lê Thị Ngọc Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giúp UBND huyện đạo, hướng dẫn kiểm tra tổ chức thực hcur trương Đảng, sách, pháp luật nhà nước tôn giáo công tác tôn giáo địa bàn Chủ trì phối hợp giữ quan chuyên môn cấp để thực nhiệm vụ quản lý nhà nước tôn giáo địa bàn theo phân cấp UBND tỉnh theo quy định pháp luật - Về công tác thi đua khen thưởng Tham mưu, đề xuất với UBND huyện tổ chức phong trào thi đua triển khai thực nhiện sách khen thưởng Đảng Nhà nước địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng thi đua – khen thưởng huyện Hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc thực kế hoạch, nội dung thi đua – khen thưởng địa bàn huyện; xây dựng, quản lý sử dụng Qũy thi đua, khen thưởng theo quy định pháp luật - Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại tố cáo xử lý vi phạm công tác nội vụ theo thẩm quyền - Giúp UBND huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã, thị trấn công tác nội vụ lĩnh vực công tác khác giao sở quy định pháp luật theo hướng dẫn Sở Nội vụ Sinh viên: Lê Thị Ngọc Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phòng nông nghiệp Phát triển nông thôn Phòng nông nghiệp phát triển nông thôn có chức tham mưu, giúp UBND huyện thực quản lý nhà nước nông nghiệp; thủy lợi; thủy sản; phát triển nông thôn; phát triển kinh tế hộ; kinh tế trang trại nông thôn; kinh tế hợp tác xã nông nghiệp, ngư nghiệp gắn với ngành nghề, làng nghề nông thôn thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo ủy quyền UBND huyện theo quy định pháp luật, bảo đảm thống quản lý ngành, lĩnh vực công tác địa phương: Phòng nông nghiệp phát triển nông thôn có nhiệm vụ quyền hạn sau: - Trình ủy ban nhân dân huyện ban hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn;5 năm hàng năm; chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp , thủy sản, thủy lợi phát triển nông thôn; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ cải cách hành thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước giao - Tổ chức thực công tác phát triển sản xuất nông, ngư nghiệp; công tác phòng chống, khắc phục hậu thiên tai, sâu bệnh, dịch bệch địa bàn - Đầu mối phối hợp tổ chức hướng dẫn thực nội dung liên quan đến phát triển nông thôn; tổng hợp tình hình, báo cáo ủy ban nhân dân huyện việc xây dựng phát triển nông thôn địa bàn huyện lĩnh vực: phát triển kinh tế hộ, trang trại, kinh tế hợp tác, hợp tác xã nông nghiệp; phát triển ngành, nghề, làng nghề nông thôn; khai thác dụng nước nông thôn; chế biến nông sản, thủy sản - Thống kê diễn biến đất nông nghiệp , mặt nước nuôi trồng thủy sản; tổ chức thực biện pháp canh tác phù hợp để khai thác sử dụng hợp lý tài nguyên đất, nước cho sản xuất nông nghiệp, nuôi trồng thủy sản - Quản lý hoạt động dịch vụ phục vụ phát triển nông nghiệp, thủy sản; vật tư nông nghiệp, phân bón thức ăn chăn nuôi, nuôi trồng thủy sản địa bàn huyện - Tổ chức thực công tác khuyến nông, khuyến ngư, chuyển giao tiến KHKT theo lĩnh vực ngành dự án phát triển nông thôn, thủy sản, thủy lợi phát triển nông thôn địa bàn huyện Sinh viên: Lê Thị Ngọc 10 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Các nội dung thông tin cần thiết: + Tên quan đơn vị mời + Tên Hội nghị + Họ tên chức vụ người mời + Thời gian, địa điểm + yêu cầu đề xuất đại biểu Bất kỳ Hội nghị, họp việc ghi biên quan trọng, tóm tắt lại tất diễn biến việc diễn ra, với Hội nghị nhỏ thư ký lưu lại biên bản, Hội nghị lớn thư ký phải lập thành hồ sơ, bao gồm: biên Hội nghị, báo cáo, tham luận, diễn văn khai mạc, bế mạc Sau Hội nghị kết thúc thư ký giúp Thủ trưởng thông báo triển khai kết luận Hội nghị, tổ chức họp rút kinh nghiệm, soạn thảo thư cảm ơn gửi tới đại biểu, quan quan trọng VI TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO Với vai trò người giúp việc cho thủ trưởng, người thư ký phải xác định - Hiểu rõ chức nhiệm vụ quan vị trí thủ trưởng - Nắm vững chuyến công tác - Phải hiểu rõ vai trò trách nhiệm thân việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Thư ký phải lập kế hoạch cho chuyến công tác lãnh đạo: - Mục đích chuyến Nội dung chuyến Thành phần chuyến Địa điểm chuyến Thời gian – thời gian Tài liệu tư liệu liên quan đến chuyến Kinh phí cho chuyến Phương tiện lại chuyến Thư ký người chủ động liên hệ với nơi tiếp nhận công tác, fax, điện thoại, văn bản, gặp trực tiếp…để trao đổi thông tin chuyến Sau chuyến công tác thư ký giúp thủ trưởng giải công việc, vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến Thu thập giấy tờ, tài liệu để thông báo kết chuyến công tác, trình nhật ký công tác văn giấy Sinh viên: Lê Thị Ngọc 29 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tờ thuộc quyền thủ trưởng.Thu thập hóa đơn, chứng từ cần thiết khoản chi phí để làm thủ tục toán với tài vụ VII NGƯỜI THƯ KÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CƠ QUAN Tình hình ban hành quản lý văn 1.1 Tổ chức, quản lý giải văn Hàng ngày để đảm bảo cho hoạt động quan, người làm công tác văn thư – văn phòng quan phải tổ chức giải nhiều văn để gửi đến quan, đơn vị có liên quan nhanh chóng kịp thời Để đảm bảo tính xác, kịp thời, tiết kiệm thống văn quan, đơn vị sau tiến hành soạn thảo văn bản, đánh máy trình ký, văn từ đơn vị phải tập trung phòng văn thư đóng dấu Các văn phòng soạn thảo thẩm định để trình UBND huyện Chủ tịch UBND huyện ký ban hành phải đảm bảo: - Có đủ hồ sơ có liên quan - Thông qua lãnh đạo Sở phụ trách đơn vị thẩm định, chuyên viên soạn thảo văn chỉnh sửa trước trình lãnh đạo ký duyệt ký chuyển đi, đồng thời lưu lại đầy đủ hồ sơ văn kèm theo chuyển Các văn soạn thảo trình lãnh đạo ký đảm bảo yêu sau: - Có đủ hồ sơ, tài liệu liên quan - Viết vào phần trống văn in sẵn theo mẫu đánh máy theo mẫu quy định - Tất văn trước chuyên viên trình lãnh đạo phải có ý kiến Trưởng Phó trưởng phòng phụ trách  Quy trình quản lý giải văn UBND huyện Vĩnh Tường bao gồm bước sau: Bước 1: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng, năm văn Văn UBND huyện trước phát hành, cán văn thư tiến hành kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, văn có sai xót, cán văn thư báo cáo lại với Chánh Văn phòng để giải Sinh viên: Lê Thị Ngọc 30 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đối với văn đảm bảo thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, cán văn thư ghi số ngày tháng năm ban hành văn Bước 2: Đăng ký văn Văn UBND huyện Vĩnh Tường đăng ký hai hình thức đăng ký văn sổ đăng ký văn phần mềm quản lý văn máy vi tính - Đăng ký văn phần mềm quản lý văn bản: Các thông tin văn đăng ký phần mềm quản lý văn là: Loại sổ; Số đi; Số, ký hiệu văn bản; Ngày tháng văn bản; Ngày phát hành; Loại văn bản; Đơn vị soạn thảo; Người ký; Độ khẩn; Nơi nhận bên trong; Nơi nhận bên ngoài; Trích yếu nội dung văn bản; Nơi lưu; Số bản; Số tờ; Ghi chú; Tệp nội dung văn - Đăng ký văn sổ: Văn quan cán văn thư tiến hành đăng ký theo tên loại văn bản, loại văn đăng ký vào sổ đăng ký văn riêng MẪU SỔ BÊN NGOÀI ỦY BẠN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH PHÚC ĐƠN VỊ:…………………………… SỔ VĂN BẢN ĐI Sinh viên: Lê Thị Ngọc 31 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội NĂM…… QUYỂN SỐ: …… Từ ngày… tháng … năm……đến ngày tháng… năm… MẪU SỔ BÊN TRONG Đơn Số, ký Ngày hiệu văn tháng văn bản (1) Tên loại, trích Người Nơi yếu nội dung ký nhận (2) (3) (4) (5) vị nhận lưu (6) Số Ghi lượng (7) (8) Bước 3: Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Bước 5: Lưu văn Có thể nói, công tác quản lý giải văn UBND huyện Vĩnh Tường thực theo quy định hành pháp luật Quy trình quản lý giải văn quan diễn với đầy đủ bước quy định đảm bảo cho văn quan ban hành quản lý chặt chẽ giải nhanh chóng, xác, kịp thời, tiến độ Ngoài ra, quan triển khai ứng dụng phần mềm quản lý văn công tác văn thư giúp cho bước quy trình quản lý giải văn quan thực cách chuẩn xác hơn, giúp tiết kiệm thời gian xử lý, giải văn 1.2 Tổ chức, quản lý giải văn đến Cùng với khối lượng văn đi, nhân viên văn thư – văn phòng UBND huyện phải tiếp nhận, quản lý giải khối lượng văn Sinh viên: Lê Thị Ngọc 32 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đến nhiều phức tạp, đến từ nhiều quan đơn vị khác Các loại văn gửi đến qua văn thư mở phong bì, vào sổ văn đến chuyển lên lãnh đạo xử lý Riêng loại công văn mật, tối mật, văn gửi đính danh cho Lãnh đạo đơn vị, cá nhân gửi trực tiếp cho lãnh đạo, đơn vị, cá nhân để xử lý, phong bì ghi rõ tên người nhận chuyển nguyên phong bì chưa bóc đến người nhận Công văn đơn vị gửi vượt cấp không thẩm quyền giải quan chuyển trả lại đơn thư khiếu nại, tố cáo công nhân gửi vượt cấp không thẩm quyền giải quan sử lý theo quy định Nếu công văn có nội dung liên quan đến nhiều phòng ,ban, đơn vị nhiều chuyên viên giải đơn vị cá nhân phân công phối hợp phải có trách nhiệm xem xét có ý kiến ghi kèm có văn giải gửi lại  Quy trình quản lý giải văn đến UBND huyện Vĩnh Tường bao gồm bước sau: Bước 1: Tiếp nhận kiểm tra văn đến Khi có văn đến, cán văn thư tiến hành kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong, đối chiếu với nơi gửi đến, thấy số lượng văn đầy đủ, nơi gửi đến, tình trạng bì nguyên vẹn, bì nguyên dấu niêm phong văn chuyển đến không bị muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu “Hỏa tốc”, “Hẹn giờ”) cán văn thư thực nhận ký nhận văn bản, văn đến không đáp ứng yêu cầu cán văn thư báo cáo lại với lãnh đạo văn phòng để xin ý kiến giải Bước 2: Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến Sau tiếp nhận văn bản, cán văn thư UBND huyện tiến hành phân loại văn đến thành hai loại loại văn phải bóc bì loại không bóc bì Loại văn đến phải bóc bì văn gửi cho UBND Sinh viên: Lê Thị Ngọc 33 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội huyện, văn có đóng dấu mức độ khẩn, văn không bóc bì văn gửi đích danh cho cá nhân hay đơn vị, phận, phòng, ban quan Văn đến sau bóc bì đối chiếu lại thông tin, cán văn thư quan đóng dấu “Đến” lên văn ghi số đến, ngày đến Mẫu dấu đến UBND huyện Vĩnh Tường: UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG ĐẾN Số:……………………… Ngày:…………………… Chuyển…………………………… Lưu hồ sơ số:…………………… Bước 3: Đăng ký văn đến Văn đến UBND huyện Vĩnh Tường đăng ký hai hình thức đăng ký văn đến sổ đăng ký văn đến phần mềm quản lý văn máy vi tính - Đăng ký văn đến sổ: Văn đến từ nguồn khác cán văn thư đăng ký vào sổ đăng ký văn đến riêng Cụ thể, quan có loại sổ đăng ký văn đến là: Sổ đăng ký văn đến Trung ương; Sổ đăng ký văn đến Tỉnh huyện; Sổ đăng ký đơn, thư; Sổ đăng ký văn mật MẪU SỔ BÊN NGOÀI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH PHÚC ĐƠN VỊ:……………………………… Sinh viên: Lê Thị Ngọc 34 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SỔ VĂN BẢN ĐẾN NĂM…… QUYỂN SỐ:…………… Từ ngày… tháng… năm… đến ngày… tháng… năm… MẪU SỔ BÊN TRONG Ngày Số Tác giả đến đến văn (1) (2) Số, ký Ngày Tên loại, hiệu văn , trích yếu tháng nội dung (4) (5) (6) (3) Đơn vị, cá nhân nhận (7) Ký Ghi nhận (8) (9) - Đăng ký văn đến phần mềm quản lý văn bản: Các thông tin văn đến đăng ký phần mềm quản lý văn là: Loại sổ; Số đến; Số, ký hiệu; Ngày đến; Ngày tháng văn bản; Loại văn bản; Độ khẩn; Nơi gửi; Trích yếu nội dung văn bản; Ghi chú; Tệp nội dung văn Bước 4: Trình văn đến Bước 5: Sao văn đến Bước 6: Chuyển giao văn đến Căn vào ý kiến phân phối lãnh đạo quan ghi dấu “Đến”, cán văn thư chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân phân công để tiến hành giải văn Bước 7: Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến  Công tác quản lý giải văn đến UBND huyện Vĩnh Tường nhìn chung thực theo quy định Nhà nước Sinh viên: Lê Thị Ngọc 35 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hành Quy trình quản lý giải văn diễn tuần tự, đầy đủ bước, đảm bảo cho văn đến quan tiếp nhận, chuyển giao, giải nhanh chóng xác, góp phần tích cực vào việc nâng cao chất lượng công tác quan VIII NHIỆM VỤ XÂY DỰNG LỊCH CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO Khi lập lịch công tác cho lãnh đạo, người Thư ký phải tuân thủ số yêu cầu - Tuân thủ quy định kỹ thuật xây dựng - Thống ngôn ngữ - Thống mục tiêu Đồng thời nội dung phải bám sát thể định hướng quan thời điểm xây dựng chương trình công tác Các công việc đưa vào phải chọn lọc, xếp logic hợp lý để tránh tình trạng chồng chéo công việc gây khó khăn cho lãnh đạo Đối với nhiệm vụ công việc lớn thư ký phải xác định quy mô tính chất công việc Lập lịch công tác cho lãnh đạo phải phù hợp với khả chuẩn bị thời gian thực tránh chủ quan để nhiều việc không thực Đối với chương tình công tác thư ký cần vạch kế hoạch công việc đề ra, lập thành biểu bảng nói rõ tên đề án, dơn vị thời gian hoàn thành Sinh viên: Lê Thị Ngọc 36 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ Ưu điểm Nhìn chung công tác văn phòng Uỷ ban bhaab dân huyện Vĩnh Tường tương đối đồng hoàn thiện: Với trình độ chuyên môn kinh nghiệm, với tinh thần trách nhiệm cao công việc Hàng ngày cán làm công tác văn phòng giải lượng công việc công văn giấy tờ khoa học, xác, kịp thời văn , đáp ứng nhu cầu phòng ban quan Ngoài ra, công tác Văn thư quan trang bị đầy đủ thiết bị đại, đáp ứng nhu cầu tra đổi thể thức nhanh như: máy Fax, máy in, gửi thư qua email… Hơn UBND huyện Vĩnh Tường có đội ngũ nhân viên văn phòng có nhiều kinh nghiệm nên việc giải công việc thuận lợi nhanh chóng Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm công tác văn phòng quan tồn số nhược điểm sau: - Việc bố trí văn phòng có phần chưa hợp lý, phòng làm việc chưa đủ rộng: trình hoạt động giải công việc có nhiều đối tượng vào, tính đảm bảo bí mật hạn chế - Các loại sổ sách việc đăng ký văn đi, văn đến dùng chung mẫu sổ, - Tài liệu rời lẻ nhiều, chưa cán công tác công văn giáy tờ, xếp, lập hồ sơ hoàn chỉnh nên gay khó khăn cho việc chỉnh lý tài liệu Đề xuất kiến nghị - Đầu tư bổ sung trang thiết bị thiếu văn phòng để phục vụ tốt công việc - Hoàn thiện mẫu văn bản, giấy tờ tài liệu nghiệp vụ khác tác động đến hiệu công việc quan - Cơ quan cần tuyển dụng, biên chế thêm nhân làm công tác văn thư để nhằm giảm tải áp lực công việc cho cán văn thư giúp cho công Sinh viên: Lê Thị Ngọc 37 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc giải cách nhanh chóng, xác tiến độ quy định, từ góp phần đưa chất lượng, hiệu công tác văn thư ngày nâng cao - Cơ quan cần phải quan tâm có sách đãi ngộ hợp lý cán làm công tác văn thư Sinh viên: Lê Thị Ngọc 38 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN IV TỔNG KẾT KIẾN TẬP Kết thực số kỹ nghề Qua thời gian ngắn tiếp xúc thực tế với hướng dẫn tận tình cô chú, anh chị quan giúp em có học bổ ích cho thân biết thêm số kỹ nghiệp vụ như: xếp hồ sơ, văn bản, tài liệu số vật dụng quan cách khoa học hợp lý; học hỏi thêm cách giao tiếp, ứng sử nơi công sở phần hiểu thêm công việc chuyên môn sau công việc đặc trưng UBND huyện Vĩnh Tường Đánh giá nhận xét chung thân Trong thời gian kiến tập quan em tự nhận xét thân sau: nghiêm túc chấp hành nội quy quan, làm giờ, nghỉ có phép, đoàn kết, tích cực học hỏi kỹ nghề, hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Thái độ ứng xử tốt, lễ phép với lãnh đạo, vui vẻ hòa đồng với người quan Tiếp thu ý kiến cán hướng dẫn hoàn thành tốt đợt kiến tập báo cáo kiến tập Kết luận Đợt kiến tập giúp em nắm nhiều kiến thức thực tế hành công quan Qua em học hỏi thêm số kiến thức, nghiệp vụ Giúp em có nhìn tổng quát ngành Thư ký văn phòng quan, đơn vị nghiệp nhà nước Mặc dù thời gian đầu, em có gặp số rắc rối trình tiếp cận với môi trường việc quan, với bảo nhiệt tình cán hướng dẫn em bắt đầu thích ứng với môi trường làm việc nơi Những kiến thức học lớp kết hợp với trình quan sát, tiếp thu quan thực tế giúp em phần hình dung cách làm việc công chức thực thụ nào, để từ có định hướng tốt công việc chuyên môn Bài học kinh nghiệm thông qua thời gian kiến tập Qua trình quan sát để làm quen với công việc quan ngày tiếp Sinh viên: Lê Thị Ngọc 39 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo em phân công thực tế số công việc nhân viên Văn phòng Việc thực hành hoạt động củng cố lại mà biết vận dụng kiến thức lý thuyết học trường vào công việc thực tế, giúp em học hỏi có thêm kinh nghiệm ngành Thư ký văn phòng, chức nhiệm vụ UBND huyện Vĩnh Tường giúp em ngày trưởng thành Sau đợt kiến tập, em đúc kết số kinh nghiệm riêng cho thân có thêm niềm tin để em phấn đấu để trở thành người Thư ký văn phòng chuyên nghiệp sau trường trước mắt em tiếp tục nỗ lực học tập năm Sinh viên: Lê Thị Ngọc 40 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ tổ chức máy UBND huyện Vĩnh Tường Chủ tịch Phó Chủ tịch Thường trực Phó Chủ tịch (Mảng Kinh tế) Phó Chủ tịch ( Mảng VH&XH) Văn phòng Phòng Công thương Phòng Văn hóa Thông tin Phòng Nội vụ Phòng TCKH Phòng Y tế Phòng Nội Phòng Thanh tra Phòng NN & PTNT vụ Tư Phòng pháp Phòng GD&ĐT Phòng LĐTB&XH Phòng TN&MT Sinh viên: Lê Thị Ngọc Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Sơ đồ tổ chức máy Văn phòng UBND huyện Vĩnh Tường Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng Bộ phận tổng hợp Bộ phận văn thư, lưu trữ Sinh viên: Lê Thị Ngọc Bộ phận cửa Phó Chánh Văn phòng Bộ phận tiếp công dân, xử lý đơn KN, Bộ phận CNTT , quản trị mạng Bộ phận Kế toán, thủ quỹ Bộ phận phục vụ Bộ phận bảo vệ Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03: Lịch công tác cho lãnh đạo UBND huyện Vĩnh Tường Thứ/ngày Thứ 18/4/201 Thứ 19/4/201 Thứ 20/4/201 Thời gian Sáng Chủ tịch Phó Chủ tịch KT Họp UBND tỉnh Họp giao ban UBND huyện Chiều Tiếp công dân Trực ban Sáng Dự hội nghị tỉnh Chiều Trực ban Dự hội thảo huyện Dự hội thảo huyện Sáng Họp Sở Nội vụ Làm việc xã Vũ Di Họp Sở GD&ĐT Trực ban Họp bàn kế hoạch xây dựng công trình FLC Tiếp công dân Làm việc với phòng Nông nghiệp Trực ban Họp kỷ luật UBND huyện Họp kỷ luật UBND huyện Trực ban Làm việc với UBND tỉnh Chiều Họp bàn kế hoạch xây dựng công trình FLC Sáng Thứ 21/4/201 Thứ 22/4/201 Làm việc xã Vĩnh Thịnh Dự hội nghị tỉnh Chiều Họp bàn công trình Họp bàn công trình FLC FLC Sở KH&ĐT Sở KH&ĐT Phó Chủ tịch VX Phó chủ tịch NN Họp Sở xây dựng tỉnh Họp giao ban UBND Vĩnh Phúc huyện Họp xã Vĩnh Sơn Tiếp công dân Trực ban Làm việc xã Phú Thịnh Trực ban Sáng Dự hội nghị tỉnh Làm việc với Công an huyện Dự hội nghị tỉnh Trực ban Chiều Trực ban Làm việc với xã Chấn Hưng Trực ban Trực ban Sinh viên: Lê Thị Ngọc Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 13A