Báo cáo thực tập thư ký: Nghiệp vụ thư ký tại ngân hàng VP Bank

MỤC LỤC BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I: NỘI DUNG THỰC TẬP NGHIỆP VỤ THƯ KÝ 3 I. TÌNH HÌNH CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN 3 1. Sự hình thành và phát triển của Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội 3 1.1. Lịch sử hình thành 3 1.2. Quá trình phát triển của ngân hàng VPBank 5 2. Cơ cấu tổ chức của ngân hàng Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội 6 2.1. Hội đồng quản trị 6 2.2. Ban kiểm soát 6 2.3. Ban giám đốc (hội sở ngân hàng VPBank) 7 3. Các thành tựu của ngân hàng VPBank 10 3.1. Các thành tựu trong hoạt động kinh doanh chủ yếu 10 3.2. Thành tựu trên các lĩnh vực khác 12 4. Định hướng phát triển của ngân hàng VP Bank 13 II. QUAN NIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 15 PHẦN II. NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC 17 I. Tìm hiểu về công việc hành chính, chức năng của phòng hành chính 17 1. Khái niệm hành chính 17 2. Chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính tại ngân hàng VPBank 17 2.1. Chức năng 17 2.2. Nhiệm vụ 17 II. Tìm hiểu về công việc tiếp nhận, lưu trữ hồ sơ 19 1. Khái niệm hồ sơ 19 2. Mục đích, ý nghĩa của việc lập và lưu trữ hồ sơ 20 3. Nguyên tắc của việc lưu trữ hồ sơ 22 III. Học hỏi về nghiệp vụ thư ký văn phòng 23 1. Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân người Thư ký: 23 1.1. Tiếp khách đến liên hệ công tác với Thủ trưởng: 23 1.2. Đãi khách: 25 1.3. Tổ chức chuyến đi công tác cho Thủ trưởng: 26 1.4. Tổ chức hội nghị 29 2. Những nhiệm vụ liên quan đến văn bản 31 2.1. Kiểm tra thể thức và những việc liên quan đến việc Thủ trưởng ký văn bản đi 32 2.2. Soạn thảo các văn bản thông thường 32 2.3. Chuyển giao văn bản 33 3. Nhiệm vụ liên quan đến tổ chức công việc 34 3.1. Lập lịch công tác ngày, tháng, năm của Thủ trưởng 34 3.2. Sắp xếp và bố trí phòng lám việc cho Thủ trưởng 35 3.3 Kỹ năng tham mưu 36 4. Nhiệm vụ khác được phân công 38 4.1. Thư ký với công văn, giấy tờ: 38 4.2. Các mẫu tài liệu, công văn, giấy tờ, sổ sách của Phòng Hành chính 41 PHẦN III. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 44 I. Ưu điểm 44 II. Nhược điểm: 45 KẾT LUẬN 46

MỤC LỤC BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN I: NỘI DUNG THỰC TẬP NGHIỆP VỤ THƯ KÝ 3

I TÌNH HÌNH CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN 3

1 Sự hình thành và phát triển của Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội 3

1.1 Lịch sử hình thành 3

1.2 Quá trình phát triển của ngân hàng VPBank 5

2 Cơ cấu tổ chức của ngân hàng Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội 6

2.1 Hội đồng quản trị 6

2.2 Ban kiểm soát 6

2.3 Ban giám đốc (hội sở ngân hàng VPBank) 7

3 Các thành tựu của ngân hàng VPBank 10

3.1 Các thành tựu trong hoạt động kinh doanh chủ yếu 10

3.2 Thành tựu trên các lĩnh vực khác 12

4 Định hướng phát triển của ngân hàng VP Bank 13

II QUAN NIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 15

PHẦN II NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC 17

I Tìm hiểu về công việc hành chính, chức năng của phòng hành chính 17

1 Khái niệm hành chính 17

2 Chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính tại ngân hàng VPBank 17

2.1 Chức năng 17

2.2 Nhiệm vụ 17

II Tìm hiểu về công việc tiếp nhận, lưu trữ hồ sơ 19

1 Khái niệm hồ sơ 19

2 Mục đích, ý nghĩa của việc lập và lưu trữ hồ sơ 20

3 Nguyên tắc của việc lưu trữ hồ sơ 22

III Học hỏi về nghiệp vụ thư ký văn phòng 23

1 Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân người Thư ký: 23

1.1 Tiếp khách đến liên hệ công tác với Thủ trưởng: 23

1.2 Đãi khách: 25

1.3 Tổ chức chuyến đi công tác cho Thủ trưởng: 26

1.4 Tổ chức hội nghị 29

2 Những nhiệm vụ liên quan đến văn bản 31

2.1 Kiểm tra thể thức và những việc liên quan đến việc Thủ trưởng ký văn bản đi 32

2.2 Soạn thảo các văn bản thông thường 32

2.3 Chuyển giao văn bản 33

3 Nhiệm vụ liên quan đến tổ chức công việc 34

3.1 Lập lịch công tác ngày, tháng, năm của Thủ trưởng 34

3.2 Sắp xếp và bố trí phòng lám việc cho Thủ trưởng 35

3.3 Kỹ năng tham mưu 36

4 Nhiệm vụ khác được phân công 38

4.1 Thư ký với công văn, giấy tờ: 38

4.2 Các mẫu tài liệu, công văn, giấy tờ, sổ sách của Phòng Hành chính 41

PHẦN III NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 44

I Ưu điểm 44

II Nhược điểm: 45

KẾT LUẬN 46

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Thời gian từ ngày 29/02/2016 đến 29/04/2016

1 Sinh viên thực tập

Họ và tên: Nguyễn Mỹ Linh Mã sinh viên: 1311TKVA017Lớp: CĐ.TKVP 13A Khóa: 2013-2016

Ngành học: Thư ký văn phòng

2 Giáo viên hướng dẫn

Giảng viên: Nguyễn Thị Thu Hường

Khoa đào tạo: Quản trị văn phòng

3 Đơn vị tham gia thực tập

Tên đơn vị: Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng - chi nhánh HàNội

Địa chỉ: Số 4 Dã Tượng, Q Hoàn Kiếm, Tp Hà Nội

Số điện thoại liên lạc: 043 942 3635

Số fax: (84.4) 9334860

Người trực tiếp trực tiếp hướng dẫn tại đơn vị: bà Nguyễn Phương ThảoChức vụ người hướng dẫn: Phó giám đốc

4 Nội dung tham gia thực tập

Công việc: tiếp cận, quan sát và tìm hiểu hoạt động của Ngân hàng TMCPViệt Nam Thịnh Vượng - chi nhánh Hà Nội Tiếp xúc với môi trường làm việcchuyên nghiệp, có kế hoạch cụ thể, rõ ràng và chi tiết về ngân hàng này Đồngthời áp dụng những kĩ năng, kiến thức đã được học và đào tạo tại trường Đại họcNội vụ Hà Nội vào thực tế công việc được giao để hiểu biết và tích góp kiếnthức nhiều hơn ,từ đó phục vụ tốt hơn cho quá trình học tập và làm việc sau nàyngoài thực tế

Nghề Thư ký là đội ngũ của những người có trình độ chuyên môn, khảnăng giải quyết công việc vào bản lĩnh nghề nghiệp Trước đây, nghề Thư kýchưa được coi trọng và phát triển, người ta có quan niệm và cái nhìn sai lệch vềnghề Thư ký, điều đó gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động của cơquan, công ty, xí nghiệp Ngày nay, với xu thế phát triển theo hướng cổ phầnhóa – tư nhân hóa, Doanh nghiệp phát triển và nghề Thư ký đã được coi trọng,

ưu tiên hơn và nó mang lại hiệu quả không nhỏ cho sự phát triển của xã hội

Thời gian thực tập tốt nghiệp của chuyên ngành Thư ký văn phòng là 9tuần, từ ngày 29/2/2016 đến 29/4/2016 Đây là giai đoạn chiếm vị trí quan trọng,

là nền tảng cho cán bộ văn phòng trước khi bước vào thực tế công việc “Bảnbáo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp” là kết quả mà sinh viên làm được baogồm tất cả các công việc từ quá trình khảo sát công tác Thư ký văn phòng, Vănthư Lưu trữ, những nhận thức kiến nghị và giải pháp cá nhân vào công tác vănphòng của cơ quan mình đến thực tập và những nhận xét của cơ quan về quátrình thực tập, tinh thần trách nhiệm và hiệu quả của thực tập sinh Trên cơ sở đó, nhà trường có thể nắm được khả năng của học sinh sau đào tạo cũng như bổsung kiến thức, đúc rút những kinh nghiệm quý báu để hoàn thiện hơn cho quá

trình đào tạo các khóa học sau.

Theo kế hoạch và nội dung thực tập của nhà trường đề ra, em đã trực tiếpliên hệ thực tập tại Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng – chi nhánh HàNội Qua quá trình tham gia thực tập tại Ngân hàng TMCP Việt Nam ThịnhVượng - chi nhánh Hà Nội em xin được trân thành cảm ơn sự hướng dẫn trựctiếp và giúp đỡ nhiệt tình từ phía Quý công ty, và em xin được đặc biệt gửi lờicảm ơn sâu sắc nhất tới bà Dương Thị Thu Thủy - giám đốc, bà Nguyễn PhươngThảo - phó giám đốc,bà Nguyễn Thu Hiền – Trưởng phòng hành chính, cùngtoàn thể các anh, chị trong văn phòng đã giúp đỡ, truyền đạt kinh nghiệm cũngnhư tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho em trong quá trình tham gia thực tập,tìm hiểu, thu thập thông và vận dụng triệt để các kiến thức đã học vào thực tiễn

Bên cạnh đó em cũng xin được gửi lời cảm ơn trân thành tới các thầy côgiảng viên tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt, giảng dạy cho emnhững kiến thức hết sức cần thiết, bổ ích và quan trọng để em có thể hoàn thànhtốt nhất có thể đợt thực tập này Đặc biệt là giảng viên Nguyễn Thị Kim Chi vàgiảng viên Nguyễn Thị Thu Hường đã tận tình chỉ dẫn cách thực hiện một bảnbáo cáo thực tập, giúp em có thể hoàn thành tốt bản báo cáo thực tập này, emxin trân thành cảm ơn cô

“Hiệu quả công việc quyết định sự thành công của mỗi người” điều đó làtất yếu, và hơn bao giờ hết em mong muốn mình sẽ làm tốt được tất cả mọi côngviệc nhưng để làm được điều đó cần phải có một sự nỗ lực rất lớn của bản thâncũng như sự giúp đỡ của mọi người Bản “Báo cáo thu hoạch thực tập tốtnghiệp” là kết quả của quá trình thực tập, mặc dù đã cố gắng rất nhiều, song sẽkhông tránh khỏi nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp nhiệt tìnhcủa các thầy, cô giáo và các anh, chị trong công ty để bài Báo cáo của em hoànthiện hơn

Em xin trân trọng cảm ơn!

Sinh viên Nguyễn Mỹ Linh

PHẦN I: NỘI DUNG THỰC TẬP NGHIỆP VỤ THƯ KÝ

I.TÌNH HÌNH CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN

1 Sự hình thành và phát triển của Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội

1.1 Lịch sử hình thành

a) Lịch sử hình thành ngân hàng VPBank

Ngân hàng TMCP các Doanh nghiệp Ngoài quốc doanh Việt Nam(VPBank) được thành lập theo Giấy phép hoạt động số 0042/NH-GP của Thốngđốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cấp phép ngày 12 tháng 08 năm 1993 vớithời gian hoạt động 99 năm Ngân hàng bắt đầu hoạt động từ ngày 04 tháng 09năm 1993 theo Giấy phép thành lập số 1535/QĐ-UB ngày 04 tháng 09 năm1993

Tên viết tắt: VPBANK

Trụ sở chính: Số 8 Lê Thái Tổ , P Hàng Trống , Q Hoàn Kiếm , Hà NộiĐiện thọai: (84 – 4) 9288869

Fax: (84 – 4 ) 9288867

Website: www.vpbank.com.vn

Các chức năng hoạt động chủ yếu của VPBank bao gồm: Huy động vốnngắn hạn, trung hạn và dài hạn, từ các tổ chức kinh tế và dân cư; Cho vay vốnngắn hạn, trung hạn và dài hạn đối với các tổ chức kinh tế và dân cư từ khả năngnguồn vốn của ngân hàng; Kinh doanh ngoại hối; chiết khấu thương phiếu, trái

phiếu và các chứng từ có giá khác; Cung cấp các dịch vụ giao dịch giữa cáckhách hàng và các dịch vụ ngân hàng khác theo quy định của NHNN Việt Nam

b)Lịch sử hình thành ngân hàng VPBank – chi nhánh Hà Nội

Ngân hàng VPBank – chi nhánh Hà Nội được thành lập ngày 4/1/2005trên cơ sở hội sở của ngân hàng VPBank

Trụ sở : số 4 , Dã Tượng , Hoàn Kiếm , Hà Nội

VPBank Trần Hưng Đạo

97 Trần Hưng Đạo, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội

VPBank Thụy Khuê

152 Thụy Khuê, Q.Tây Hồ, Hà Nội

Tel: (84.4) 7280931/30 Fax: (84.4) 7280930

VPBank Khâm Thiên

92 Khâm Thiên, Phường Khâm Thiên, Quận Đống Đa, Hà Nội

Tel: (84.4) 5189774/75 Fax: (84.4) 5189773

VPBank Tôn Đức Thắng

214 Tôn Đức Thắng, Hà Nội

Tel: (84.4) 5131969/70/71 Fax: (84.4) 5131972

VPBank Trần Xuân Soạn

66 Trần Xuân Soạn, Q.Hai Bà Trưng, Hà Nội

1.2 Quá trình phát triển của ngân hàng VPBank

Tính đến tháng 8 năm 2006, Hệ thống VPBank có tổng cộng 37 điểm giaodịch gồm có: Hội sở chính tại Hà Nội, 21 Chi nhánh và 16 phòng giao dịch tạicác Tỉnh, Thành phố lớn của đất nước là Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, HảiPhòng, Thừa Thiên Huế, Đà Nẵng, Cần Thơ, Quảng Ninh, Vĩnh Phúc, BắcGiang và 2 Công ty trực thuộc Năm 2006, VPBank mở thêm các Chi nhánh mớitại Vinh, Thanh Hóa, Nam Định, Nha Trang, Bình Dương; Đồng Nai, KiênGiang và các phòng giao dịch, nâng tổng số điểm giao dịch trên toàn Hệ thốngcủa VPBank lên 50 chi nhánh và phòng giao dịch Hiện tại VPBank đã có 90Chi nhánh và Phòng giao dịch hoạt động tại 34 tỉnh, thành trên cả nước

Số lượng nhân viên của VPBank trên toàn hệ thống tính đến nay có trên2.600 người, trong đó phần lớn là các cán bộ, nhân viên có trình độ đại học vàtrên đại học (chiếm 87%) Nhận thức được chất lượng đội ngũ nhân viên chính

là sức mạnh của ngân hàng, giúp VPBank sẵn sàng đương đầu được với cạnhtranh, nhất là trong giai đoạn đầy thử thách sắp tới khi Việt Nam bước vào hộinhập kinh tế quốc tế Chính vì vậy, những năm vừa qua VPBank luôn quan tâmnâng cao chất lượng công tác quản trị nhân sự

Sứ mệnh phát triển: là một ngân hàng thương mại đô thị đa năng, hoạt

động với phương châm: lợi ích của khách hàng là trên hết; lợi ích của người lao

động được quan tâm; lợi ích của cổ đông được chú trọng; đóng góp có hiệu quảvào sự phát triển của cộng đồng.

Tầm nhìn chiến lược: phấn đầu đến năm 2010, trở thành ngân hàng hàng

đầu khu vực phía Bắc, ngân hàng trong Top 5 của cả nước , một ngân hàng cótầm cỡ của khu vực Đông Nam Á về chất lượng, hiệu quả, độ tin cậy

Giá trị cốt lõi: Định hướng khách hàng là nền tảng mọi hoạt động Kết

hợp hài hòa lợi ích khách hàng với nhân viên, cổ đông và cộng động là sợi chỉxuyên suốt của mọi hoạt động Xây dựng văn hóa ngân hàng theo phương châmtạo dựng một tập thể đoàn kết, tương trợ, văn minh, không ngừng học hỏi đểhoàn thiện, luôn trao đổi thông tin để cùng tiến bộ Công nghệ tiên tiến và quảntrị thông tin có khoa học là cơ sở để tăng tốc và duy trì sức mạnh Đội ngũ nhânviên đoàn kết và có tinh thần trách nhiệm , luôn thể hiện tính chuyên nghiệp vàsáng tạo là cơ sở cho thành công của ngân hàng

2 Cơ cấu tổ chức của ngân hàng Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội

2.1 Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị có chức năng quản trị tổ chức tín dụng của Ngân hàngTMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội, đây là nhữngngười có đạo đức uy tín, đạo đức nghề nghiệp và hiểu biết sâu rộng trong lĩnhvực ngân hàng Thành viên của Hội Đồng Quản Trị hiện nay gốm: Chủ tịchHĐQT, Phó Chủ tịch HĐQT và các Uỷ viên

Bùi Hải Quân Ủy Viên HĐQT

2.2 Ban kiểm soát

Do Đại Hội Đồng Cổ Đông bầu ra có nhiệm vụ kiểm tra hoạt động tài

chính giám sát việc chấp hành chế độ hạch toán, sự an toàn của ngân hàng, thựchiện kiểm toán nội bộ hoạt động từng thời kỳ từng lĩnh vực, đánh giá chính xáccác hoạt động kinh doanh và thực trạng hoạt động của ngân hàng.

Thành viên của Ban kiểm soát ngân hàng gồm 3 thành viên:1 trưởng bankiểm soát và 2 kiểm soát viên

Vũ Hải Bằng Trưởng Ban Kiểm Soát

Phạm Thị Thu Hà Kiểm Soát Viên

2.3 Ban giám đốc (hội sở ngân hàng VPBank)

Gồm Tổng Giám Đốc, Phó Tổng Giám Đốc, Kế Toán trưởng

Tổng giám đốc là ngưòi chịu trách nhiệm trước Hội Đồng Quản Trị điềuhành hoạt động hàng ngày của ngân hàng và có các phó tổng giám đốc giúp việc

Kế toán trưởng giúp Tổng giám đốc chỉ đạo thực hiện công tác kế toán,thống kê của ngân hàng, có các quyền và nhiệm vụ theo quy định của pháp

CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VPBANK

Đại hội cổđông

Trung tâmWesternUnionTrung tâm đào

tạo

Trung tâm thẻ

Phòng Kiểu hốiPhòng kế toán

TTQT-Công ty TS

VPBank

Công ty chứngkhoánVPBank

CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VPBANK – CHI NHÁNH HÀ NỘI

Ngân hàng VPBank – chi nhánh Hà Nội là chi nhánh cấp I, được kế thừavăn phòng của hội sở thuộc ngân hàng VPBank nên chi nhánh Hà Nội là một chinhánh lớn và có đầy đủ các phòng ban Theo quyết định của ngân hàng VPBankthì đến năm 2009 một số phòng, ban của chi nhánh sẽ chuyển lên làm việc tạihội sở của ngân hàng VPBank

Cơ cấu tổ chức tại chi nhánh Hà Nội như sau:

Bà Dương Thị Thu Thuỷ Giám đốc chi nhánh

Bà Nguyễn Phương Thảo Phó giám đốc chi nhánh

Ông Đặng Duy Phú Trưởng bộ phận phục vụ khách hàng DN

Ông Nguyễn Hoàng Quân Trưởng bộ phận phục vụ khách hàng CN

Bà Đặng Thị Hương Trưởng phòng giao dịch kho quỹ

Bà Nguyễn Thu Hiền Trưởng phòng hành chính

Giám đốc chi nhánh: Có trách nhiệm điều hành hoạt động của chi nhánh

Lập kế hoạch kinh doanh cho chi nhánh Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ củachi nhánh Quản lý nhân sự của chi nhánh Kiến nghị và chủ động đề xuất vớiTổng giám đốc Kiểm tra, giám sát, đôn đốc các bộ phận nghiệp vụ, nhân viêndưới quyền Báo cáo lên ban Tổng giám đốc nội dung các vụ việc về thamnhũng, tiêu cực (nếu có) tại đơn vị mình Xử lý theo quyền hạn, trách nhiệmđược Tổng giám đốc giao và kiên nghị cấp có thẩm quyền xử lý những vi phạm

về các nghiệp vụ và dịch vụ ngân hàng có liên quan đến hoạt động kinh doanh

Phó giám đốc chi nhánh: được giám đốc chi nhánh uỷ quyền chỉ đạo điều

hành một số mặt các công tác, ký thay giám đốc và chịu trách nhiệm trước giámđốc về các nhiệm vụ được phân công

3 Các thành tựu của ngân hàng VPBank

3.1 Các thành tựu trong hoạt động kinh doanh chủ yếu

a)Hoạt động huy động vốn

Huy động vốn là một hoạt động được Ngân hàng TMCP Việt Nam ThịnhVượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội rất chú trọng, với mục tiêu bảo đảm vốncho vay, an toàn thanh khoản và tăng nhanh tài sản có, nâng cao vị thế củaVPBank trong toàn bộ hệ thống ngân hàng Do đó, trong các năm qua, các hoạtđộng huy động vốn từ khu vực dân cư cũng như từ khu vực liên ngân hàng đềuđược VPBank khai thác triệt để

Việc cạnh tranh hoạt động huy động vốn giữa các tổ chức tín dụng trongnhững năm gần đây diễn ra vô cũng gay gắt đặc biệt là trong các năm 2005 và

2008, cuộc chạy đua lãi suất của các ngân hàng thương mại diễn ra rất mạnh.Năm 2005 VPBank đã thực hiện liên tiếp 3 chương trình khuyến mãi huy độngvốn có bốc thăm trúng thưởng, được người gửi tiền hưởng ứng rất nhiệt tình(chương trình VPBank gửi tài lộc đầu xuân, chương trình “tiếp nối niềm vui”,chương trình “vui cùng sinh nhật VPBank” ) Kết quả tính đến hết năm 2005,tổng nguồn vốn huy động đạt trên 5.645 tỷ đồng, vượt kế hoạch 19%, và tănggần 2.000 tỷ đồng (tương đương tăng 74%) so với năm 2004, trong đó riêng tiếtkiệm đạt 2.704 tỷ đồng, vượt kế hoạch 22% tăng 1.200 tỷ đồng (tương đươngtăng 75% ) so với cùng năm 2004 Riêng nguồn vốn huy động trên thị trườngliên ngân hàng đạt trên 2.428 tỷ đồng, vượt kế hoạch 6%, tăng 21% so với năm

2004 Năm 2006 cuộc chạy đua lãi suất giữa các ngân hàng thương mại khôngdiễn ra quyết liệt nữa nhưng các ngân hàng lại tăng cường các chiến dịchkhuyến mãi với cơ cấu quà tặng phong phú, thậm chí có giá trị rất lớn như: ôtô,căn hộ chung cư cao cấp, … thêm vào đó năm 2006 với sự phát triển sôi độngcủa thị trường chứng khoán Việt Nam cũng đồng thời làm dịch chuyển nguồnvốn từ khu vực dân cư cũng như khu vực doanh nghiệp vào thị trường chứngkhoán Đến cuối năm 2006 nguồn vốn huy động đạt 9.065 tỷ đồng, tăng gấp 7,5lần so với năm 2003 Nguồn vốn huy động ngắn hạn chiếm tỷ trọng chủ yếu

trong tổng nguồn vốn huy động của VPBank (khoảng 80%) Năm 2007, thịtrường huy động vốn có sự cạnh tranh gay gắt, nhiều ngân hàng mới được thànhlập, mạng lưới các chi nhánh của ngân hàng thương mại cổ phần liên tục được

mở rộng, tuy nhiên bằng các biện pháp hữu hiệu như: thường xuyên theo dõi vàđiều chỉnh kịp thời lãi suất huy động để đảm bảo tính cạnh tranh; thực hiện cácchương trình khuyến mãi với các phần quà hấp dẫn dành cho khách hàng gữitiền … VPBank đã duy trì được tốc độ tăng trưởng nguồn vốn cao

Đến ngày 31/12/2007, tổng số dư huy động vốn của VPBank là 15.448 tỷđồng, đạt 113% so với kế hoạch cả năm 2007 và tăng 6.393 tỷ đồng so với cuốinăm 2006 (tương đương tăng 70%) Trong đó nguồn vốn huy động từ tổ chứckinh tế và dân cư (thị trường I) đạt 12.764 tỷ đồng, tăng 128% so với cuối năm

2006 Nguồn vốn liên ngân hàng (thị trường II) cuối năm 2007 là 2.439 tỷ đồng,giảm 947 tỷ đồng so với cuối năm 2006

Tỷ trọng Nguồn vốn

huy động 5.638.001 100% 9.055.935 100% 15.448.002 100%

Ngắn hạn 4.397.641 78% 7.244.548 80% 11.765.345 77%Trung, dài hạn 1.240.360 22% 1.811.387 20% 3.599.139 23%

Phân loại

theo cơ cấu

Thị trường I 3.209.771 57% 5.630.373 63% 12.764.366 84%Thị trường II 2.398.230 43% 3.386.736 37% 2.439.615 16%

(Theo báo cáo thường niên của ngân hàng VPBank)

b)Hoạt động tín dụng

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường mở cửa và liên tục tăng trưởngmạnh, những năm gần đây, Việt Nam được xem là một trong những nền kinh tếtăng trưởng nhanh và cao hàng đầu trên thế giới Nhu cầu vốn đầu tư tăng caonên hoạt động tín dụng của các ngân hàng khá sôi động

Thời gian từ 2004 đến 2006 hoạt động tín dụng của ngân hàng VPBank

được giữ vững với phương châm “bảo thủ” không cạnh tranh bằng cách nới lỏngđiều kiện tín dụng Tuy vậy nhờ có sự nỗ lực tiếp thị khách hàng nên tốc độ pháttriển tín dụng vẫn đạt mức tăng trưởng khá cao, gấp hai lần so với mức độ tăngtrưởng tín dụng chung của toàn ngành ngân hàng

Năm 2005 doanh số cho vay của toàn hệ thống đạt 3.913 tỷ đồng, tăng1.758 tỷ đồng (tương đương tăng 82%) so với năm 2004 Dư nợ tín dụng toàn

hệ thống tính đến 31/12/2005 đạt 3.014 tỷ đồng (tương đương tăng 62%) so vớinăm 2004 Chất lượng tín dụng của ngân hàng VPBank vẫn được giữ vững theoyêu cầu của ngân hàng nhà nước Tỷ lệ nợ xấu khoảng 0,75% tổng dư nợ, thấphơn nhiều so với tỷ lệ nợ xấu của toàn ngành ngân hàng Việt Nam

Năm 2006 doanh số cho vay của toàn hệ thống đạt 6.594 tỷ đồng, tăng2.681 tỷ đồng (tương đương tăng 68%) so với năm 2005 Dư nợ tín dụng củatoàn hệ thống tính đến ngày 31/12/2006 đạt 5.031 tỷ đồng, vượt 17% so với kếhoạch, tăng 2.017 tỷ đồng (tương đương tăng 67%) so với năm 2005, tỷ lệ nợxấu cuối năm 2006 là 0,58%, thấp hơn nhiều so với tỉ lệ nợ xấu của toàn ngànhngân hàng Việt Nam

Năm 2007 tổng dư nợ cho vay tính đến ngày 31/12/2007 đạt 13.323 tỷđồng, tăng 8.317 tỷ đồng so với cuối năm 2006 (tương ứng tăng 165% so vớinăm 2006) và vượt 53% so với kế hoạch cả năm 2007 Trong đó, dư nợ cho vaybằng VNĐ đạt 12.726 tỷ đồng, chiếm 95% tổng dư nợ Chất lương tín dụng vẫntiếp tục được đảm bảo, tỷ lệ dư nợ xấu của toàn ngân hàng tính đến ngày31/12/2007 là 0,49%

3.2 Thành tựu trên các lĩnh vực khác

Các hoạt động đoàn thể, hoạt động từ thiện của Ngân hàng TMCP ViệtNam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội là một doanh nghiệp ngoàiquốc doanh duy trì nghiêm túc các hoạt động đoàn thể, Đoàn Thanh Niên, …Đặt mình trong địa phương VPBank đã xác định , các địa phương phát triển sẽ làcầu nối giữa dân cư và các doanh nghiệp trên địa bàn với VPBank, tích cựctham gia các hoạt động cộng đồng trên địa bàn giúp thương hiệu VP Bank ngày

càng gần gũi với dân cư, là động lực giúp các chi nhánh VPBank ngày càng lớnmạnh Trong năm 2005, 2006 và 2007 như thường lệ công đoàn các đơn vị đã

tổ chức được 2 nghĩ xuân và nghĩ hè cho nhân viên ngân hàng, giúp họ tin tưởngvào sức mạnh đoàn kết làm nên thành công của VPBank

Bên cạnh nhiệm vụ chính là kinh doanh và ngày càng nâng cao hiệu quảkinh doanh Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh

Hà Nội cũng rất quan tâm đến công tác xã hội - từ thiện VPBank vẫn tiếp tụcthực hiện đỡ đầu các bà Mẹ Việt Nam Anh Hùng (được bắt đầu thực hiện từnăm 1993) Năm 2005, 2006 tại hội sở đang đỡ đầu 3 bà mẹ Việt Nam anh hùng,tại chi nhánh TP HCM tham gia đỡ đầu cho 3 bà mẹ, tại chi nhánh Đà Nẵngnhận đỡ đầu 7 cụ , với mức hỗ trợ 100.000 đến 150.000 đ/tháng , Trong năm

2005, VPBank đã ủng hộ 70 triệu đồng cho quỹ vì người nghèo tỉnh Thừa ThiênHuế , tài trợ cho Hội người tàn tật và trẻ mồ côi TP Hà Nội 10 triệu đồng

Bên cạnh đó VPBank cũng đã tham gia ủng hộ quỹ học bỗng của một sốtrường đại học và VPBank đã đóng góp 8.334 USD để mổ mắt cho người nghèothông qua quỹ hỗ trợ người nghèo TP HCM Năm 2006 đã ủng hộ quỹ nạn nhânchất độc gia cam Việt Nam, ủng hộ đồng bào bị lũ lụt Miền Trung, ủng hộ quỹtấm lòng vàng của báo lao động, của ngân hàng nhà nước các tỉnh, thành phố …Tính tổng số tiền đóng góp ủng hộ của toàn nhân viên trên toàn hệ thống củangân hàng VPBank đạt gần 250 triệu đồng

4 Định hướng phát triển của ngân hàng VP Bank

 Phấn đấu đến năm 2010 đưa VP Bank trở thành ngân hàng TMCP hàngđầu đứng trong Top 5 ngân hàng TMCP lớn nhất Việt Nam và trở thành ngânhàng bán lẻ hàng đầu của Việt Nam Tập trung vào các đối tượng khách hàng làcác doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp siêu nhỏ, hộ gia đình, cá nhân

 Tiếp tục đẩy mạnh phát triển hệ thống ATM trên toàn quốc, phấn đấu

VP Bank trở thành một trong 5 ngân hàng có dịch vụ thr phát triển nhất ViệtNam

 Khai thác hết các tính năng của hệ thống core Banking

 Tăng cường hoạt động kiểm tra giám sát để góp phần nâng cao chấtlượng hoạt động của các chi nhánh, phòng giao dịch, để đảm bảo hoạt động antoàn, phát triển bền vững

 Hướng tới xây dựng nền văn hoá ngân hàng đặc sắc, mang bản chấtriêng của Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh HàNội Xây dựng hình ảnh VP Bank gần gũi, thân thiện với công chúng, kháchhàng trên toàn quốc

 Bảo đảm lợi ích cổ đông, thường xuyên duy trì và nâng cao hơn nữadoanh lợi cho các cổ đông từ 12-20%/ năm

 Bảo đảm lợi ích cho người lao động: thu nhập ổn định ở mức cao so vớithị trường lao động trong ngành tài chính ngân hàng

 Trách nhiệm với xã hộ: thực hiện nghiêm chỉnh chính sách thuế đối vớinhà nước, dành một phần chi phí và quỹ phúc lợi để đóng góp quỹ từ thiện cũngnhư tham gia các chương trình phúc lợi khác

 Tiếp tục phát triển và cải thiện hệ thống công nghệ trong ngân hàng,giảm thiểu sai sót về kỹ thuật

 Đẩy mạnh hoạt động của các công ty trực thuộc của ngân hàng như:công ty chứng khoán, công ty quản lý tài sản, công ty quản lý quỹ

Tỷ lệ lợi nhận ròng sau thuế trên vốn cổ đông

Bảng tổng kết nhiệm kỳ 2008-2010

5 Công tác Thư ký văn phòng của Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng

* Khái niệm Thư ký văn phòng theo Hiệp hội Thư ký chuyên nghiệp Quốc

tế (IPS).

“Thư ký là người trợ giúp của cấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp

vụ Hành chính Văn phòng, có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tratrực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng tạo và đưa ra các quyết định trong phạm viquyền hạn của mình”

* Theo giáo trình Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

“Thư ký văn phòng là người trợ lý giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh vựcchuyên môn nhất định thuộc phạm vị chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng”

Tại Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh HàNội, do yêu cầu công việc nên không có chức danh Thư ký văn phòng nhưngmỗi phòng sẽ có một người đại diện giúp Lãnh đạo giải quyết các công việc liênquan đến phòng mình Sau đó, phòng Hành chính sẽ là nơi tổng hợp lại mọithông tin, tài liệu để trình cho Lãnh đạo

II QUAN NIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

Cũng như các nghề khác – Thư ký văn phòng cũng được coi là một nghề Nghề Thư ký văn phòng

-Thời thế đã thay đổi, không còn là thời kỳ bao cấp nữa mà là kinh tế thịtrường, các hình mẫu Thư ký trước đây đã không còn

Thư ký Văn phòng là người tham mưu, tổng hợp giúp việc cho lãnh đạotrong việc chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của công ty Với sự xuất hiệncủa máy tính và các phần mềm văn phòng thì nghiệp vụ của Thư ký Văn phòng

đã thay đổi rất lớn

Có thể thấy công việc của người lãnh đạo hết sức phức tạp, cho nên Thư

ký không chỉ đơn thuần là một người giúp việc cho lãnh đạo về một mặt nhấtđịnh nào đó, và công việc đánh máy chữ trước đây chiếm 60% khối lượng công

việc của Thư ký thì ngày nay chỉ còn khoảng 20%.

Công tác Thư ký văn phòng ngày nay có vai trò cực kỳ quan trọn, là bộmặt không thể thiếu giữa người chủ doanh nghiệp và môi trường hoạt động củacông ty, trong các quan hệ với nhân viên, với nhưng người cùng cộng tác, vớikhách hàng Nói như V.I.Lê Nin: lao động của người Thư ký văn phòng là loạidao động “để tất cả các vấn đề được chọn lọc và đánh giá sơ bộ” nghĩa là côngtác Thư ký văn phòng được hiểu là phụ trách tổng hợp, điều hành mọi quan hệcủa Thủ trưởng, biết phân lạoi các cuộc hẹn cho Lãnh đạo, chịu trách nhiệm vềcác hoạt động khác trong văn phòng như: Soạn thảo văn bản, Tổ chức hội nghị,tiếp – đãi khách, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tổ chức phòng làm việckhoa học và các nghiệp vụ chuyên môn khác: Văn thư, Lưu trữ - vì thế người Thư

ký phải là người trợ lý tích cực, giúp giảm bớt thời gian lao động cho lãnh đạo.Bởi là người giúp việc trực tiếp cho Thủ trưởng, người Thư ký phải được Thủtrưởng tin cậy và phải xứng đáng với sự tin cậy đó, đồng thời người Thư ký còn làngười đại diện cho Lãnh đạo giải quyết công việc với các đơn vị, tập thể trong cơquan, là mắt xích nối liền người lãnh đạo với khách hàng, cộng sự và các thànhviên trong công ty Người Thư ký hoạt động văn phòng phải là người am hiểu vềnghiệp vụ, thành thạo trong chuyên môn, chủ động, chu đáo, vững vàng trongcông tác, hiểu biết xã hội sâu rộng, cởi mở, tế nhị trong giao tiếp

Tóm lại, công tác Thư ký văn phòng nhằm đảm bảo cho công việc củalãnh đạo được thông suốt, Thư ký tổng hợp các công việc, phân loại và giúp Thủtrưởng duy trì các mối quan hệ

Vào thập kỷ 20 ở Việt Nam khái niệm nghề Thư ký vẫn còn mới mẻ, vìvậy một số người thường quan niệm nghề Thư ký là nghề đơn giản, mang tínhchất sự vụ, thậm chí còn cho rằng đó là nghề mà ai cũng có thể làm được khôngcần trình độ chuyên môn, song với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuậtnhững nhiệm vụ và công việc cụ thể mà các Thư ký văn phòng phải đảm nhận,cũng như bản lĩnh làm việc, những đóng góp to lớn có ảnh hưởng và tác độngđến hoạt động cũng như sự phát triển của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, sự

phấn đấu vươn lên không ngừng của mỗi Thư ký là động lực cho quá trình pháttriển địa vị, nâng cao vị thế uy tín của họ trong hoạt động xã hội.

PHẦN II NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC

I Tìm hiểu về công việc hành chính, chức năng của phòng hành chính

1 Khái niệm hành chính

Hành chính theo nghĩa rộng: là chỉ những hoạt động những tiến trình chủ

yếu có liên quan đến những biện pháp để thực thi những mục tiêu, những nhiệm

vụ đã được xác định trước

Hành chính theo nghĩa hẹp: là nền hành chính nhà nước (hay còn gọi là

nền hành chính công) là tổng thể các tổ chức và định chế hoạt động của bộ máyhành pháp có trách nhiệm quản lý công việc hàng ngày của nhà nước do các cơquan có tư cách pháp nhân công quyền tiến hành bằng các văn bản dưới luậtnhằm thực thi chức năng quản lý nhà nước giữ gìn bảo vệ quyền lợi công vàphục vụ nhu cầu hàng ngày của dân trong mối quan hệ giữa công dân và nhànước Với nghĩa trên thì hành chính là hành động quản lý thực tiễn và cũng làmột khoa học

=> Từ những quan niệm nói trên thì hành chính được coi là một loại hoạtđộng chung nhất của các nhóm người hợp tác với nhau để hoàn thành các mụcđích chung

2 Chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính tại ngân hàng VPBank

2.1 Chức năng

Tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo và tổ chức thực hiện những việc tronglĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độchính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân sự theo luật vàquy chế cơ quan

Kiểm tra , đôn đốc các bộ phận trong cơ quan thực hiện nghiêm túc nộiquy, quy chế công ty

Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công ty

2.2 Nhiệm vụ

Phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động theo chức năng,nhiệm vụ của phòng đã được phân công trước ban Lãnh đạo Kiểm tra, đôn đốccác nhân viên trong phòng thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình.

Quản lý nhân lực của phòng Phân công cụ thể nhiệm vụ, các nhiệm vụthường xuyên và đột xuất cho nhân viên của phòng theo lệnh của Thủ trưởng

Tham gia làm thư ký các hội đồng do công ty thành lập : Tuyển dụng,nâng lương, khen thưởng , kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật

Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và độtxuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:

- Tuyển dụng, hợp đồng lao động, bố trí lao động, chấm dứt HĐLĐ

- Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể

- Giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động

- Trật tự trị an khu vực, trật tự nội vụ

- Khen thưởng, kỷ luật của phòng cũng như cơ quan

- Hồ sơ cán bộ công nhân viên

- Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của cơ quan

- Đối nội, đối ngoại

- Cung cấp các nhu yếu phục vụ công tác của lãnh đạo công ty

- Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phógiám đốc công ty

Quyền hạn:

- Tham mưu cho Lãnh đạo cơ quan, đơn vị trong các lĩnh vực trên

- Thừa lệnh giám đốc ký tên đóng dấu công ty các loại văn bản đã đượcgiám đốc ủy quyền: giấy giới thiệu khám chữa bệnh, giấy công tác của CBCNV

và khách, giấy giới thiệu công tác và các văn bản giải quyết các công việc hànhchính khác

- Giải quyết cho nhân viên nghỉ việc riêng 1 ngày

b) Nhân viên tổ chức, hành chính:

Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột

xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:

- Bảo hộ lao động, an toàn phòng chống cháy nổ

- Chăm sóc sức khỏe cho người lao động, theo dõi, thực hiện chế độ ốmđau, thai sản, tai nạn lao động trong toàn cơ quan

- Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức cho người lao động

- Định mức lao động

- Đánh máy, văn thư lưu trữ hồ sơ công văn công ty (trừ hồ sơ cá nhân,Bảo hiểm xã hội)

- Công tác xuất nhập khẩu vật tư, nguyên liệu công ty

- Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phógiám đốc, trưởng phòng

- Thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc của trưởng phòng khitrưởng phòng đi vắng hoặc được ủy quyền

Quyền hạn: Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên

c) Nhân viên thủ quỹ văn thư

Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và độtxuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:

- Công tác thủ quỹ tiền mặt công ty

- Bảo quản và sử dụng con dấu công ty theo quy chế

- Phân phát công văn của công ty và cấp trên

- Mua sắm các dung cụ, vật tư văn phòng phẩm phục vụ toàn công ty

- Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phógiám đốc, trưởng phòng

Quyền hạn: Tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong các lĩnh vực trên

d) Một số chức vụ khác trong văn phòng hành chính: sẽ theo sự phân

công từ cấp trên để thực hiện các nhiệm vụ của mình

II Tìm hiểu về công việc tiếp nhận, lưu trữ hồ sơ

1 Khái niệm hồ sơ

Hồ sơ: là một văn bản hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về một

vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hình thành trong quá trình giải quyếtvấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hìnhthức như cùng chủng loại văn bản, cùng tác giả cùng thời gian ban hành.

Có hai loại hồ sơ: Hồ sơ hoàn chỉnh và hồ sơ không hoàn chỉnh

- Hồ sơ hoàn chỉnh là tập hợp các văn bản tài liệu phản ánh quá trình phátsinh, phát triển, kết thúc một sự việc vấn đề

Ví dụ: Hồ sơ việc tuyển sinh lớp cao đẳng, khoa Tin học - Trường Caođẳng Sư phạm Yên Bái, năm 2010, gồm: thông báo tuyển sinh, quyết định thànhlập Hội đồng tuyển sinh, quyết định thành lập các ban giúp việc cho Hội đồngtuyển sinh, danh sách, đáp án, đề thi, bảng điểm, giấy báo nhập học,

- Hồ sơ không hoàn chỉnh: là tập văn bản, tài liệu có cùng đặc điểm về thểloại hoặc thời gian, nhưng không có quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc

Ví dụ: các tập lưu văn bản đi tại văn thư của cơ quan, tổ chức như tập lưuquyết định, tập lưu chỉ thị, tập lưu công văn

 Lưu ý : Hồ sơ không hoàn chỉnh thường dùng thuật ngữ là tập, còn Hồ

sơ hoàn chỉnh thường dùng thuật ngữ là hồ sơ

2 Mục đích, ý nghĩa của việc lập và lưu trữ hồ sơ

Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan sau đã được giải quyết,thì đối với các văn bản chứa đựng các thông tin về chủ trương, chính sách, luậtpháp của Đảng và Nhà nước, về quy hoạch, kế hoạch công tác và tình hình của

cơ quan Do vậy, việc lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ tài liệu có giá trị hình thànhtrong hoạt động của cơ quan vừa đáp ứng nhu cầu công tác của cơ quan, vừanhằm bảo tồn sử liệu của quốc gia, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo đất nướcnói chung, nghiên cứu khoa học lịch sử Chẳng hạn, khi xây dựng kế hoạch pháttriển kinh tế xã hội 5 năm (2007-2011) của tỉnh Yên Bái, không thể khôngnghiên cứu các hồ sơ tài liệu liên quan đến vấn đề này của tỉnh hình thành trước

đó, như kế hoạch phát triển kinh tế xã hội năm 1998…của tỉnh và của các huyệnthị Đó là những ghi chép lịch sử về sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc củatoàn thể dân tộc, nên nguồn sử liệu chân thực có giá trị nghiên cứu lớn

Trong một cơ quan, nếu là cơ quan nhỏ, hàng năm hình thành hàng trămvăn bản phản ánh các vấn đề, sự việc liên quan đến chức năng nhiệm vụ của cơquan; nếu là cơ quan lớn, số lượng hình thành văn bản trong một năm có thể nêntới hành nghìn, thậm trí hành vạn văn bản Nếu sau khi giải quyết xong, các vănbản đó không được lập thành hồ sơ để bảo quản thì rất khó tra tìm khi cần thiết,hơn nữa dễ bị phân tán, thất lạc hoặc hỏng Do vậy, việc lập hồ sơ và bảo quảntài liệu có giá trị hình thành trong hoạt động của các cơ quan vừa để đáp ứngnhu cầu công tác của cơ quan, vừa bảo tồn sử liệu Quốc gia, phục vụ sự nghiệpxây dựng và bảo vệ đất nước nói chung, nghiên cứu khoa học lịch sử nói riêng.

Trong phạm vi từng cơ quan, việc lập hồ sơ hiện hành có ý nghĩa như sau:

- Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, viên chức: Trongmột cơ quan, nếu công văn giấy tờ trong quá trình giải quyết và sau khi giải quyếtxong được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc phảnánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị tổ chức, từng bộ phận, sẽ giúpcho các cán bộ và thủ trưởng cơ quan tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ,nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn

cứ xác đáng và kịp thời Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượngcông tác của từng cán bộ nói riêng, của cơ quan nói chung

- Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ: Mỗi khi văn bản đượclập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho thủ trưởng cơ quan, các đơn vị tổchức và cán bộ văn thư theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượngvăn bản của cơ quan, đơn vị mình, biết được những hồ sơ tài liệu nào cần phải bảoquản chu đáo, nắm, phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mấtmát do cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật của cơ quan và Nhà nước

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ: Theo quy định của LuậtLưu trữ, văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan tổ chức (tài liệu vănthư) sau 01 năm kể từ năm công việc có liên quan đến văn bản kết thúc, đối vớinhững văn bản có giá trị lưu trữ cần lưu nộp vào lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiệnhành) Việc giao nộp tài liệu phải trên cơ sở hồ sơ chứ không phải là tài liệu rời

lẻ Đó là một yêu cầu bắt buộc Vì rằng công tác lập hồ sơ ở cơ quan hiện hànhnếu làm được tốt tức là đã bước đầu phân loại và xác định được giá trị của vănbản Trên cơ sở đó, cán bộ văn thư dễ dàng lựa chọn những văn bản có giá trịthực tiễn và giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh Nếu

hồ sơ được lập ở văn thư, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ làm tốtcông tác chỉnh lý và các nghiệp vụ chuyên môn khác, tránh được những khókhăn, phức tạp trong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu , do đó

mà nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác lưu trữ, có thể đáp ứng kịpthời và đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng tài liệu của cơ quan

- Lập hồ sơ tốt sẽ góp phần giúp thủ trưởng cơ quan và các cán bộ nhânviên trong cơ quan tra tìm văn bản một cách nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứuvấn đề một cách hoàn chỉnh và đề xuất ý kiến xác đáng Đồng thời góp phần giảiquyết công việc một cách nhanh chóng, thuận tiện, từ đó làm tăng hiệu suấtcông tác và trách nhiệm của các nhân viên trong cơ quan

- Lập hồ sơ tốt sẽ giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước và cơ quan,hạn chế được các văn bản, giấy tờ vô dụng hoặc bỏ sót những tài liệu quý hiếm

- Làm tốt công tác lập hồ sơ sẽ góp phần phục vụ cho việc nghiên cứutrước mắt và lâu dài Đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ vìlập hồ sơ là bước đầu chúng ta đã tiến hành phân loại, sắp xếp, văn bản, tài liệu

đã lựa chọn những văn bản, tài liệu có giá trị để chuẩn bị nộp vào lưu trữ cơquan Đây chính là cơ sở, tiền đề giúp những người làm công tác lưu trữ làm tốtcác khâu nghiệp vụ chuyên môn của mình như xác định giá trị tài liệu, phân loại,thống kê tài liệu…

3 Nguyên tắc của việc lưu trữ hồ sơ

Hệ thống quản lý hồ sơ nên đầy đủ, dễ hiểu và vận hành dễ dàng để tránhgặp phải sự cố nhầm lẫn

Khi chọn cho mình hệ thống lưu trữ hồ sơ cần lưu ý đến tính linh động để

có thể mở rộng và nhận một số lượng hồ sơ lớn

Phải có sự kiểm soát rõ ràng, chặt chẽ để theo dõi sát sao bất cứ một tài