Thư ký với công văn, giấy tờ

Một phần của tài liệu Báo cáo thực tập thư ký: Nghiệp vụ thư ký tại ngân hàng VP Bank (Trang 45 - 48)

PHẦN II. NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC

III. Học hỏi về nghiệp vụ thư ký văn phòng

4. Nhiệm vụ khác được phân công

4.1. Thư ký với công văn, giấy tờ

Công tác công văn, giấy tờ là một trong nhưng phương tiện cần thiết trong hoạt động quản lý của Nhà nước nói chung và các doanh nghiệp nói riêng.

Trong một phạm vi khá lớn, công việc của một cơ quan, một xí nghiệp được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan lêu là do công tác công văn, giấy tờ

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội làm tốt hay không? Do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không?

Việc chuẩn bị và cung cấp thông tin là nhiệm vụ cơ bản và quan trọng của mọi văn phòng. Vì vậy, hầu như tất cả các thư ký văn phòng đều phải thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn liên quan đến vấn đề này. Do đó, thư ký văn phòng phải tìm hiểu, nắm vững nhu cầu thông tin của cơ quan và lãnh đạo, xác định nguồn thông tin và phương pháp thu thập thông tin, tiến hành xử lý và cung cấp thông tin cho cơ quan và lãnh đạo.

Thứ nhất, về nhu cầu thông tin, thư ký văn phòng cần tìm hiểu và phân loại nhu cầu thông tin của cơ quan, lãnh đạo theo các tiêu chí sau:

- Nội dung thông tin: thư ký văn phòng phải tìm hiểu rõ về trách nhiệm công việc, quyền hạn của cơ quan mình hoặc công tác nhiệm vụ của người lãnh đạo mà mình trợ giúp để xác định nội dung thông tin mà cơ quan hay người lãnh đạo cần. Trong đó, cần phân loại rõ những thông tin về chính trị, kinh tế, văn hoá-xã hội… biết đâu là chủ yếu, liên quan đến công việc của cơ quan hay người lãnh đạo.

- Việc thu thập thông tin cần được tiến hành thường xuyên. Về cơ bản, thông tin phục vụ cho các hoạt động quản lý thường được thu thập từ các nguồn sau:

+ Từ văn bản (cấp trên, dưới, ngang,...)

+ Từ sách, báo, tạp chí, đài phát thanh, truyền hình…

+ Từ truyền miệng (qua đóng góp, phản ánh từ họp, điện thoại, trao đổi trực tiếp…)

Từ những thông tin đã thu thập được, người thư ký văn phòng phải tiến hành xử lý thông tin đó. Đây là một nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi các thư ký văn phòng phải có trình độ chuyên môn cao, có hiểu biết rộng và có khả năng phân tích, tổng hợp vấn đề. Việc xử lý thông tin đòi hỏi người thư ký văn phòng phải có khả năng làm tốt các nghiệp vụ sau:

- Tập hợp và hệ thống hóa thông tin theo từng vấn đề, từng lĩnh vực.

(VD: thư ký văn phòng phải có khả năng tóm tắt tin và phân loại thông tin theo nhóm như thư ký là văn thư phải có khả năng tóm tắt nội dung của 1 văn bản,

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thư ký tổng hợp phải tự tóm tắt các thông tin cơ bản từ các văn bản nhận được).

- Phân tích và kiểm tra độ chính xác của thông tin: Giúp phát hiện các thông tin trung lắp, chồng chéo, không thống nhất hoặc trái ngược nhau…qua đó đưa ra sự lựa chọn những thông tin đầy đủ hơn, có độ chính xác cao.

Sau khi xử lý thông tin, tùy theo yêu cầu của cơ quan hay người lãnh đạo mà người thư ký văn phòng sẽ là nơi cung cấp thông tin cho cơ quan hay người lãnh đạo. Để cung cấp thông tin, cần thực hiện một số nhiệm vụ sau:

- Tìm hiểu một cách chính xác yêu cầu của người lãnh đạo hoặc bộ phận cần cung cấp thông tin. (về vấn đề gì, phạm vi cần cung cấp, thời gian cho phép để có thể thu thập, chuẩn bị thông tin, hình thức cung cấp).

- Xác định các thông tin cần cung cấp: Đòi hỏi phải có trình độ phân tích yêu cầu, nắm vững những vấn đề liên quan đến hoạt động của cơ quan, của người lãnh đạo, có hiểu biết rộng… để từ đó xác định được giới hạn các thông tin cần cung cấp. Vì thông tin là một kho vô hạn, nếu không xác định được giới hạn thì người thư ký văn phòng sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức trong việc thu thập những thông tin không cần thiết.

- Thời gian thông tin: Thông thường, tất cả các cấp quản lý, lãnh đạo đều cần 3 loại thông tin về thời gian: quá khứ, hiện tại và dự báo. Ngòai ra cần phải có thời gian cụ thể, chính xác càng chi tiết, cụ thể càng tốt.

- Loại hình thông tin: Lời nói, chữ viết, tín hiệu, ký hiệu, cảm giác…

Trong loại hình, cần xác định cụ thể hơn (bằng chữ gồm sách, báo, tạp chí, văn bản…). Thư ký văn phòng phải tạo cho mình một ngân hàng thông tin.

Người thư ký văn phòng phải trực tiếp xử lý thông tin để cung cấp cho cơ quan, người lãnh đạo. Nghiệp vụ này cần cho tất cả mọi người trong công việc và cuộc sống. Nó mang lại lợi ích là có được những thông tin có chất lượng và đáng tin cậy, do đó cung cấp cho lãnh đạo những thông tin tốt, có chất lượng, giúp cách tư duy, cách suy nghĩ, phân tích tình hình khoa học, từ đó có những hành động và quyết định đúng. Ngoài ra, nhờ xử lý thông tin tốt, cho nên có thêm những thông tin mới, làm giàu có thêm về thông tin. Muốn xử lý thông tin,

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cần phải có các kỹ năng sau:

- Phân loại, tập hợp, hệ thống hóa thông tin theo mục đích sử dụng của người dùng tin:

+ Về phân loại thông tin: Muốn phân loại thông tin phải xác định tiêu chí ở các góc độ phù hợp. Sau đó đưa các thông tin cùng tiêu chí vào cùng nhóm.

+ Tập hợp thông tin: Có thể theo loại thông tin, việc tập hợp này thường theo những đặc trưng. Chú ý việc tập hợp phải có trật tự

+ Hệ thống hóa: Sau khi tập hợp thông tin, sẽ phải tiến hành bước hệ thống hóa thông tin để khái quát hóa thành những thông tin chung, phát hiện những thông tin trùng lặp và những thông tin khác biệt trong các tập hợp đó. Sau đó khái quát có bao nhiêu văn bản về những vấn đề gì…

- Tổng hợp, tóm tắt thông tin: Cơ bản việc tổng hợp gần giống như hệ thống hóa (hệ thống hóa là cả quá trình), tổng hợp trên cơ sở đã hệ thống hóa.

Còn tóm tắt là sơ lược những vấn đề cốt yếu của thong tin.

- Phân tích thông tin: Nếu thông tin ta có là một vấn đề lớn thì nhiệm vụ ngừơi phân tích phải tách vấn đề đó ra thành các vấn đề nhỏ hơn, chi tiết hơn hoặc ngược lại từ những thông tin nhỏ hợp thành thông tin chung. Sau khi tách, hợp, phải có nhận xét và lý giải các vấn đề rút ra sau khi đã tách, hợp các thông tin. Khi lý giải và nhận xét phải chú ý nguyên tắc là nhìn nhận, đánh giá thông tin từ nhiều chiều và nhiều góc độ khác nhau.

Một phần của tài liệu Báo cáo thực tập thư ký: Nghiệp vụ thư ký tại ngân hàng VP Bank (Trang 45 - 48)

Tải bản đầy đủ (DOC)

(53 trang)
w