PHẦN II. NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
III. Học hỏi về nghiệp vụ thư ký văn phòng
2. Những nhiệm vụ liên quan đến văn bản
Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội là một ngân hàng lớn với đặc thù của ngành có nhiều nét riêng, đối tượng giao dịch và phong phú với nhiều khách hàng trong và ngoài ngước. Vì vậy, hàng năm Ngân hàng phải ban hành và nhận một lượng văn bản khá lớn. Gần một nửa thời gian của người Thư ký là làm việc với văn bản (xử lý văn bản, viết thư, tổng hợp thông tin, đánh máy, lập hồ sơ…)
Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội không có bộ phận Thư ký văn phòng và văn thư riêng nên Phòng Hành chính của ngân hàng sẽ phải kiêm tất cả những việc đó. Do phải kiêm nhiệm nên khối lượng công việc của Phòng Hành chính rất bận rộn và vất vả. Để hoàn thành tốt
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhiệm vụ vủa mình, những nhân viên là tạ phòng Hành chính phải có những hiểu biết về công tác Thư ký văn phòng và công tác văn thư, hơn nữa các nhân viên còn phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhất định về công tác này.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1. Kiểm tra thể thức và những việc liên quan đến việc Thủ trưởng ký văn bản đi
Do yêu cầu công việc diễn ra trong cơ quan và phương diện giao dịch với khách hàng chủ yếu thông qua văn bản, giấy tờ, Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội ban hành một lượng văn bản khá lớn như: Hợp đồng kinh tế, Đơn đặt hàng, Thư cám ơn, Báo giá, ….
Tất cả các văn bản trước khi trình thủ trưởng ký Thư ksy phải kiểm tra đầy đủ thể thức, nội dung.
Soạn thảo vản bản: đối với những văn bản viết tay của Lãnh đạo, Thư ký giúp Thủ trưởng hoàn chỉnh lại văn bản và đánh máy văn bản. Còn trong trường hợp Lãnh đạo đọc cho Thư ký đánh máy thì Thư ký phải luôn sẵn sàng và phải tập trung cao độ, tránh ngắt dòng suy nghĩ của thủ trưởng bằng những câu hỏi.
Lãnh đạo của Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội thường soạn thảo văn bản trên máy tính vì thế nhân viên phòng Hành chính cũng tiến hành kiểm tra thể thức trên máy tính. Yêu cầu các nhân viên phải nắm được thể thức của các loại văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan.
Lao động của người lãnh đạo là loại lao động phức tạp, thường xuyên tiếp xúc với nhiều công việc, đầu óc luôn căng thẳng nên không tránh khỏi những sai sót trong việc ban hành các văn bản, Thư ký phải giúp Thủ trưởng kiểm tra lại thể thức văn bản, kiểm tra lại câu từ, chính tả, thẩm quyền ký trước khi trình ký, thẩm quyền ban hành để gửi văn bản đi.
2.2. Soạn thảo các văn bản thông thường
Để tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo, giải phóng người lãnh đạo khỏi những công việc, sự vụ, nhằm tập trung vào những công việc quan trọng khác, thư ký phải tự mình thảo một số văn bản thông thường và hoàn thành những phần việc mà người lãnh đạo giao cho trong trường hợp người lãnh đạo phải tự mình thảo những văn bản quan trọng.
Ngày nay, với sự phát triển tiên tiến của Khoa học kỹ thuật, con người
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội làm việc với máy tính, các phần mềm quản lý. Hoạt động của người Thư ký thường xuyên phải tiếp xúc với máy tính. Trong quá trình thảo văn bản, người thư ký phải độc lập suy nghĩ và phải phát huy tính chủ động của mình, Thư ký có thể tự trả lời một số văn bản sau khi đã cân nhắc kĩ một số phương án và tin tưởng rằng nếu chuyển cho Lãnh đạo thì cũng sẽ giải quyết như vậy, sáu đó chuyển cho người lãnh đạo những văn bản đã được chỉnh sửa hoàn chỉnh và đầy đủ.
Phần lớn các văn bản của Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan và thường được lặp lại về nội dung, hình thức, cách diễn đạt ( tuy có sự khác nhau về độ phức tạp, quy mô và thời gian diễn biến) nên Thư ký chủ yếu là hợp lý hoá nâng cao phương pháp sử dụng các font văn bản:
•Văn bản được lập theo một khuôn mẫu nhất định, như các tập Quyết định, các tập Hợp đồng.
•Văn bản được tiêu biểu hiện hình cho toàn công ty.
•Văn bản được lập theo cùng một mục đích như: hợp đồng nguyên tắc, hợp đồng kinh tế, hợp đồng báo giá…
Ngoài các văn bản đã có font sẵn, trong nhiều trường hợp Thư ký phải soạn các mẫu công văn như: Thư cám ơn, Công văn trả lời, công văn đề nghị, các công văn có nội dung mà sự việc đột xuất xảy ra.
Ngoài ra Thư ký cong phải giúp lãnh đạo hoàn thành một số công việc như chúc mừng nhân ngày lễ, ngày kỷ niệm và những trường hợp khác mà ngườ lãnh đạo là người đại diện của cơ quan trong những trường hợp đó. Thư ký phải lập và theo dõi danh sách các ngày lễ, ngày kỉ niệm, ngày sinh nhật của nhân viên trong cơ quan.
2.3. Chuyển giao văn bản
Gửi văn bản đi đến các đơn vị: Các văn bản sau khi được kiểm tra ký duyệt thì gửi đi các đơn vị khác nhau. Tại Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội, với những khách hàng ở Hà Nội thường được gửi các văn bản qua Internet, qua fax và trực tiếp. Còn những khách hàng ngoại tỉnh thì gửi văn bản qua đường bưu điện. Khi gửi văn bản qua đường bưu
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội điện thì Thư ký phải làm thủ tục gửi đi như ghi số, ghi ngày tháng, xin chữ ký, đóng dấu, đăng ký, làm bì, vào sổ và chuyển đi bưu điện.
Tuy nhiên do khối lượng công việc của người làm công tác Hành chính rất lớn và do thực tế công việc nên tỏng qua strinhf ban hành văn bản của Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội một số văn bản vẫn còn sai thể thức và nội dung chưa được logic. Song trong quá trình thực tập, em đã đề xuất ý kiến và một số lớn văn bản đã được chỉnh sửa theo đúng thể thức.
Tóm lại, việc kiểm tra thể thức, soạn thảo các văn bản cũng như chuyển giao cac văn bản đi là nhiệm vụ của người thư ký. Để làm tốt được công việc đó Thư ký phải là người nhạy bén và hiểu biết.