PHẦN II. NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
II. Tìm hiểu về công việc tiếp nhận, lưu trữ hồ sơ
Hồ sơ: là một văn bản hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về một
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng chủng loại văn bản, cùng tác giả cùng thời gian ban hành.
Có hai loại hồ sơ: Hồ sơ hoàn chỉnh và hồ sơ không hoàn chỉnh
- Hồ sơ hoàn chỉnh là tập hợp các văn bản tài liệu phản ánh quá trình phát sinh, phát triển, kết thúc một sự việc vấn đề.
Ví dụ: Hồ sơ việc tuyển sinh lớp cao đẳng, khoa Tin học - Trường Cao đẳng Sư phạm Yên Bái, năm 2010, gồm: thông báo tuyển sinh, quyết định thành lập Hội đồng tuyển sinh, quyết định thành lập các ban giúp việc cho Hội đồng tuyển sinh, danh sách, đáp án, đề thi, bảng điểm, giấy báo nhập học,...
- Hồ sơ không hoàn chỉnh: là tập văn bản, tài liệu có cùng đặc điểm về thể loại hoặc thời gian, nhưng không có quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc.
Ví dụ: các tập lưu văn bản đi tại văn thư của cơ quan, tổ chức như tập lưu quyết định, tập lưu chỉ thị, tập lưu công văn
• Lưu ý : Hồ sơ không hoàn chỉnh thường dùng thuật ngữ là tập, còn Hồ sơ hoàn chỉnh thường dùng thuật ngữ là hồ sơ.
2. Mục đích, ý nghĩa của việc lập và lưu trữ hồ sơ
Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan sau đã được giải quyết, thì đối với các văn bản chứa đựng các thông tin về chủ trương, chính sách, luật pháp của Đảng và Nhà nước, về quy hoạch, kế hoạch công tác và tình hình của cơ quan. Do vậy, việc lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ tài liệu có giá trị hình thành trong hoạt động của cơ quan vừa đáp ứng nhu cầu công tác của cơ quan, vừa nhằm bảo tồn sử liệu của quốc gia, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo đất nước nói chung, nghiên cứu khoa học lịch sử. Chẳng hạn, khi xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội 5 năm (2007-2011) của tỉnh Yên Bái, không thể không nghiên cứu các hồ sơ tài liệu liên quan đến vấn đề này của tỉnh hình thành trước đó, như kế hoạch phát triển kinh tế xã hội năm 1998…của tỉnh và của các huyện thị. Đó là những ghi chép lịch sử về sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc của toàn thể dân tộc, nên nguồn sử liệu chân thực có giá trị nghiên cứu lớn.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong một cơ quan, nếu là cơ quan nhỏ, hàng năm hình thành hàng trăm văn bản phản ánh các vấn đề, sự việc liên quan đến chức năng nhiệm vụ của cơ quan; nếu là cơ quan lớn, số lượng hình thành văn bản trong một năm có thể nên tới hành nghìn, thậm trí hành vạn văn bản. Nếu sau khi giải quyết xong, các văn bản đó không được lập thành hồ sơ để bảo quản thì rất khó tra tìm khi cần thiết, hơn nữa dễ bị phân tán, thất lạc hoặc hỏng. Do vậy, việc lập hồ sơ và bảo quản tài liệu có giá trị hình thành trong hoạt động của các cơ quan vừa để đáp ứng nhu cầu công tác của cơ quan, vừa bảo tồn sử liệu Quốc gia, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước nói chung, nghiên cứu khoa học lịch sử nói riêng.
Trong phạm vi từng cơ quan, việc lập hồ sơ hiện hành có ý nghĩa như sau:
- Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, viên chức: Trong một cơ quan, nếu công văn giấy tờ trong quá trình giải quyết và sau khi giải quyết xong được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị tổ chức, từng bộ phận, sẽ giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơ quan tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng cán bộ nói riêng, của cơ quan nói chung.
- Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ: Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho thủ trưởng cơ quan, các đơn vị tổ chức và cán bộ văn thư theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình, biết được những hồ sơ tài liệu nào cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát do cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật của cơ quan và Nhà nước.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ: Theo quy định của Luật Lưu trữ, văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan tổ chức (tài liệu văn thư) sau 01 năm kể từ năm công việc có liên quan đến văn bản kết thúc, đối với những văn bản có giá trị lưu trữ cần lưu nộp vào lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành). Việc giao nộp tài liệu phải trên cơ sở hồ sơ chứ không phải là tài liệu rời
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lẻ. Đó là một yêu cầu bắt buộc. Vì rằng công tác lập hồ sơ ở cơ quan hiện hành nếu làm được tốt tức là đã bước đầu phân loại và xác định được giá trị của văn bản. Trên cơ sở đó, cán bộ văn thư dễ dàng lựa chọn những văn bản có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh. Nếu hồ sơ được lập ở văn thư, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý và các nghiệp vụ chuyên môn khác, tránh được những khó khăn, phức tạp trong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu ..., do đó mà nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác lưu trữ, có thể đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng tài liệu của cơ quan.
- Lập hồ sơ tốt sẽ góp phần giúp thủ trưởng cơ quan và các cán bộ nhân viên trong cơ quan tra tìm văn bản một cách nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề một cách hoàn chỉnh và đề xuất ý kiến xác đáng. Đồng thời góp phần giải quyết công việc một cách nhanh chóng, thuận tiện, từ đó làm tăng hiệu suất công tác và trách nhiệm của các nhân viên trong cơ quan.
- Lập hồ sơ tốt sẽ giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước và cơ quan, hạn chế được các văn bản, giấy tờ vô dụng hoặc bỏ sót những tài liệu quý hiếm.
- Làm tốt công tác lập hồ sơ sẽ góp phần phục vụ cho việc nghiên cứu trước mắt và lâu dài. Đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ vì lập hồ sơ là bước đầu chúng ta đã tiến hành phân loại, sắp xếp, văn bản, tài liệu đã lựa chọn những văn bản, tài liệu có giá trị để chuẩn bị nộp vào lưu trữ cơ quan. Đây chính là cơ sở, tiền đề giúp những người làm công tác lưu trữ làm tốt các khâu nghiệp vụ chuyên môn của mình như xác định giá trị tài liệu, phân loại, thống kê tài liệu…
3. Nguyên tắc của việc lưu trữ hồ sơ
Hệ thống quản lý hồ sơ nên đầy đủ, dễ hiểu và vận hành dễ dàng để tránh gặp phải sự cố nhầm lẫn.
Khi chọn cho mình hệ thống lưu trữ hồ sơ cần lưu ý đến tính linh động để có thể mở rộng và nhận một số lượng hồ sơ lớn.
Phải có sự kiểm soát rõ ràng, chặt chẽ để theo dõi sát sao bất cứ một tài
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội liệu nào được lấy ra hay trả về hệ thống quản lý hồ sơ của mình.
Cần chú ý với những hồ sơ quan trọng, có tính bảo mật cao để đề xuất đưa vào kho lưu trữ quan trọng, cần chú ý cao.
Nên sử dụng các màu sắc để đánh dấu phân biệt giữa các loại hồ sơ. Đồng thời với việc làm này sẽ giúp dễ dàng tìm kiếm đúng các loại hồ sơ khi cần thiết.
Thứ tự phân loại hồ sơ nên theo thứ tự của những đề mục (ví dụ: khi sử dụng họ thì tên riêng nên đứng trước, tiếp đó là những chữ viết tắt của tên, hoặc nếu quốc gia là những phân loại thoe tên thành phố, quận, huyện...)
Hồ sơ tài liệu cần được phân chia thành những nhóm nhỏ hơn để lưu trữ, như vậy trong một nhóm theo thứ tự trữ caiscos thể được chia thành những hồ sơ từ A đến F, G đến L,M cho tới S,Z.