PHẦN II. NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
III. Học hỏi về nghiệp vụ thư ký văn phòng
1. Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân người Thư ký
1.1. Tiếp khách đến liên hệ công tác với Thủ trưởng
Tiếp khách là một trong những hoạt động cơ bản của người Thư ký nhằm đáp ứng nhu cầu giao tiếp thông tin của khách, trên cơ sở những thông tin thu thập được góp phần vào việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của cơ quan. Vì vậy, tiếp khách là một hoạt động có ý nghĩa ở bất kỳ công ty hay xí nghiệp, phòng, ban nào, nên chúng ta không nên giới hạn hoạt động này mà hãy xem đây là một hình thức giao tiếp góp phần nâng cao vị thế của Công ty trong con mắt của đối tác.
Đây là một nghệ thuật được tạo nên bởi nhiều yếu tố khác nhau, trong đó sự hiểu biết của người Thư ký là một yếu tố hết sức quan trọng.
Hoạt động tiếp khách của Thư ký diễn ra dưới các hình thức: giao tiếp điện thoại, giao tiếp bằng văn bản, tổ chức Hội nghị, Hội thảo… nhưng ở bất cứ hình thức nào cũng phải thể hiện sự tôn trọng đối tượng giao tiếp, biết lắng nghe, biết kết hợp hài hòa lợi ích của các bên.
* Khi Thủ trưởng làm việc tại Văn phòng: Trong việc tiếp khách của cơ quan, xí nghiệp, người Thư ký có vai trò cực kỳ quan trọng. Thư ký là người đại diện đầu tiên của cơ quan, xí nghiệp thay mặt lãnh đạo để bươc đầu giải quyết
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công việc cho khách. Đối với khách, ấn tượng đầu tiên của khách do người Thư ký tạo nên. Những ấn tượng tốt luôn luôn tạo ra sự đánh giá tốt. Hiệu quả trong hoạt động tiếp khách của người Thư ký sẽ có ảnh hưởng tới hiệu quả công việc của lãnh đạo và khả năng thực hiện mục đích giao tiếp của khách. Vì vậy một trong những yêu cầu đối với người Thư ký là phải tạo ra những ấn tượng tốt ngay từ những phút đầu tiên tiếp xúc.
Khi khách đến điều đầu tiên và đựơc coi là lễ nghi giao tiếp không thể thiểu đó là người Thư ký phải chào hỏi khách một cách niềm nở, thân thiện, tin tưởng, bình tĩnh, không được hoảng sợ. Sau đó hỏi khách đến từ cơ quan nào, địa chỉ và đến liên hệ công tác về việc gì trước khi gặp Thủ trưởng, là khách chào hàng, khách bán hàng, khách mua hàng hiện có, hay khách mua hàng tương lai. Khi khách đã trình bày rõ ràng thì tùy theo mức độ quan trọng của công việc mà người Thư ký đưa ra phương án giải quyết.
Nếu là công việc có nội dung đơn giản, nằm trong khả năng có thể trực tiếp giải quyết, thì người Thư ký có thể tự mình giải quyết công việc sau đó thông báo lại với Thủ trưởng một cách ngắn gọn. Ngoài ra Thư ký còn phải biết phân chia các cuộc gặp cho Thủ trưởng.
Nếu công việc quan trọng, không thuộc phạm vi giải quyết của Thư ký thì Thư ký phải xin ý kiến Thủ trưởng và cho gặp Thủ trưởng khi đã được Thủ trưởng đồng ý. Thường thì công việc quan trọng Thủ trưởng là người giải quyết nhưng phải có sự hỗ trợ đắc lực của người Thư ký.
* Khi Thủ trưởng đi công tác vắng:
Đây là trường hợp phức tạp hơn so với trường hợp Thủ trưởng có nhà.
Thư ký không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón tiếp khách mà còn trực tiếp giải quyết yêu cầu của khách, là người chịu hoàn toàn trách nhiệm của buổi giao tiếp đó. Hiệu quả công việc của người Thư ký được đánh giá rất cao trong trường hợp này bởi thể hiện được khả năng của mình trong vấn đề giải quyết công việc của người Thư ký.
Trong trường hợp Thủ trưởng không có nhà hoặc vì một lý do nào đó mà
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội không thể tiếp khách được thì người Thư ký phải thanh minh một cách lịch sự, và thể hiện sự tôn trọng đối với khách, tạo được thiện ý cho cuộc gặp sau
Trong số khách hoặc số công tác phải ghi tên người, từ đâu đến, cần bàn việc gì với Thủ trưởng. Trong trường hợp bản thân khách hoặc khách cử người đến thoả thuận thời gian cho việc bàn bạc hoặc có thể về công việc của họ thì người Thư ký phải ghi vào Phiếu xin hẹn và đưa cho khách ký vào phiếu đó.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mẫu phiếu xin hẹn:
Phiếu xin hẹn số:……….ngày tháng năm………
Họ và tên:………...……….
Nghề nghiệp:………...
Vấn đề cần bàn bạc:……….
………
Ngày giờ ……….
Người cần gặp:
……….
Chữ ký của người hẹn Chữ ký, con dấu của cơ quan
Ví dụ: Lúc 11h30’ ông A đến văn phòng ngân hàng xin gặp Giám đốc.
nhưng lúc đó Giám đốc đang bận không thể gặp được, ông A vẫn yêu cầu được gặp Giám đốc.
Trong trường hợp này, chúng ta (phó giám đốc hoặc phòng hành chính) phải mời ông A vào và hỏi ông A từ đơn vị nào đến, gặp Giám đốc về vấn đề gì.
Sau khi nghe xong, chúng ta xem xét vấn đề mà ông A vừa trình bày nếu có khả năng giải quyết được thì giúp Giám đốc giải quyết công việc với ông A. Còn nếu không giải quyết được, chúng ta hỏi ý kiến Giám đốc và giải quyết vấn đề một cách hợp lý nhất, tránh mất lòng khách, thể hiện sự tôn trọng đối với khách, tỏ thiện ý, thông cảm với khách và hẹn gặp khách vào một ngày gần nhất.