PHẦN II. NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
III. Học hỏi về nghiệp vụ thư ký văn phòng
3. Nhiệm vụ liên quan đến tổ chức công việc
3.1. Lập lịch công tác ngày, tháng, năm của Thủ trưởng
Trong quá trình thực tập tại Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội do môi trường làm việc cũng như thời gian thực tập nên việc lập lịch công tác ngày,tuần, tháng cho Thủ trưởng em được làm cùng với cô Nguyễn Phương Thảo và thấy việc lập lịch công tác cho thủ trưởng rất quan trọng, nó quyết định hiệu quả công việc của thủ trưởng nói riêng và của cả công ty nói chung. Việc lập lịch công tác giúp cho Thủ trưởng giảm thiếu sót và xơ suất trong hoạt động quản lý.
Khi lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho thủ trưởng, người Thư ký phải tuân thủ một số yêu cầu:
•Tuân thủ các quy định trong kỹ thuật xây dựng
•Thống nhất về ngôn ngữ
•Thống nhất về mục tiêu
Đồng thời nội dung phải bám sát và thể hiện đúng định hướng của cơ quan thời điểm xây dựng chương trình công tác.
Các công việc đưa vào chương trình phải được chọn lọc, sắp xếp logic và hợp lý để tránh tình trạng chồng chéo giữa các công việc gây khó khăn cho thủ trưởng. Đối với những nhiệm vụ công việc lớn thư ký phải xác định được qui
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mô và tính chất của công việc.
Thư ký chỉ có thể thay thế lịch công tác tuần chứ không thể thay thế lịch công tác tháng trở lên, lịch công tác tháng chỉ được bổ sung.
Lịch được kẻ thành bẳng biểu, tên lịch, thời gian lập lịch, bên trái có cơ quan ban hành.
Ví dụ: Chương trình công tác tuần của Giám đốc Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội
CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC TUẦN CỦA GIÁM ĐỐC Từ ngày 14 đến ngày 18 tháng 03 năm 2016
Thứ/ngày Sáng Chiều
Thời
gian Nội dung Thời
gian Nội dung
Hai/14 8h-11h Họp bàn giao 14h-17h
Đánh giá tiến độ công việc của
tuần qua Ba/15 8h-10h Làm việc tại
văn phòng 14h-17h Đi công tác Tư/16 8h-11h Đi công tác 14h-17h Đi công tác Năm/17 8h-11h Đi gặp khách
hàng 14h-17h Đi kí kết hợp đồng Sáu/18 8h-11h Dự tiệc chiêu
đãi 14h-17h Đi gặp khách hàng
Tóm lại việc lập lịch công tác ngày, tuần, tháng giúp cho thủ trưởng tổ chức công việc hiểu quả hơn.
3.2. Sắp xếp và bố trí phòng lám việc cho Thủ trưởng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tổ chức phòng làm việc là một vấn đề phức tạp, nó là sự kết hợp nhiều yếu tố thuộc lĩnh vực nghiệp vụ, chuyên môn khác nhau như chọn màu săc, ánh sáng, trang thiết bị, cách trang trí…
Việc tổ chức phòng làm việc phải xuất phát từ mục đích nhất định, tuỳ theo nội dung, tính chất công việc và hoàn cảnh cụ thể của mỗi cơ quan, công ty, xí nghiệp để đảm bảo cho công việc của Giám đốc đạt hiệu quả cao nhất. Việc sắp xếp và bố trí phòng làm việc, các trang thiết bị trong văn phòng phải đảm bảo các nguyên tắc: Thuận tiện, tinh tế, thẩm mĩ, sự chiếu sáng và các tiền đề đảm bảo cho việc tiếp khách có hiệu quả.
Phòng làm việc của thủ trưởng phải sắp xếp và bố trí khoa học, hợp lý:
Phía gần cửa ra vào bố trí ghế tiếp khách, phía trong cách xa bàn tiếp là bàn làm việc của thủ trưởng và tủ tài liệu. Các văn bản, tài liệu, sách báo tham khảo đều phải sắp xếp hết sức gọn gàng, trật tự, ngăn nắp, thuận tiện cho việc tra tìm, đọc , viết,…
Trên bàn làm việc tránh không nên để vật gì thừa, làm phân tán sự chú ý, không tâm trung tư tưởng làm việc. Khu vực giữa bàn dùng để viết phải để trống, điện thoại bàn để bên trái, phía dưới gầm bàn bên tay phải để sọt rác
Trong phòng có thể bài trí thêm cây cảnh và tranh ảnh để tăng phần sinh động, giúp người Lãnh đạo cảm thấy sảng khoái, thoải mái, dễ chịu khi ở trong phòng làm việc. Cần quét dọn, lau chùi hằng ngày để không gian luôn sạch sẽ, thhoáng mát.
Việc sắp xếp và bố trí phòng làm việc là vấn đè có tính nghệ thuật, đòi hỏi phải có kiến thức và sự hiểu biết về nhiều mặt. Tuỳ theo yêu cầu công việc, trình độ phát triển của nền kinh tế và những điều kiện cụ thể của mỗi nước mà văn phognf được bố trí máy móc, đồ dùng tối thiểu. Người Thư ký Giám đốc không chỉ biết nghiệp vụ chuyên môn mà còn phải biết cach trang trí tổ chức phòng làm việc, duy trì sự ngăn nắp, sạch sẽ, có thẩm mĩ,…để đảm bảo năng suất, gây cảm tình với khách và tạo sự hấp dẫn cho bản thân mình.
3.3 Kỹ năng tham mưu
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cần phát hiện các vấn đề để tham mưu cho lãnh đạo: Muốn phát hiện vấn đề tốt, phải nắm vững thông tin. Thường xuyên thu thập và xử lý thông tin liên quan đến nhiệm vụ được giao, vì khi xử lý thông tin sẽ có được những nhận xét về những vấn đề tốt hay chưa tốt, có lợi hay không có lợi. Từ đây mới phát hiện ra được vấn đề mà cơ quan hay người lãnh đạo cần tiếp tục duy trì, nhận rộng (nếu là vấn đề tốt), đồng thời có biện pháp khắc phục, ngăn chặn, xử lý hậu quả (nếu vấn đề xấu).
Nếu xử lý và thu thập thôngtin tốt thì sẽ phát hiện ra nhiều vấn đề để tham mưu (đây chính là mối quan hệ giữa thông tin và tham mưu). Ngược lại, nếu tham mưu tốt thì nó sẽ là động lực thúc đầy người cán bộ tiếp tục thu thập và xử lý thông tin, tạo thành vòng quay vô tận, nó làm cho năng lực của người thư ký văn phòng được nâng cao, được lãnh đạo và cơ quan đánh giá tốt, là nấc thang cho sự thăng tiến của mình.
Thực tế hầu hết các cơ quan hiện nay chỉ tham mưu những vấn đề bức xúc, trước mắt, chứ ít cơ quan tham mưu những vấn đề đã làm tốt rồi, nó làm lệch cán cân công việc. Để tham mưu tốt, người TKVP cần chú ý những điểm sau:
- Lựa chọn vấn đề cần tham mưu: Không phải vấn đề nào cũng cần phải tham mưu, mà phải biết lựa chọn trong hoạt động của cơ quan, người TKVP có thể phát hiện những vấn đề cần tham mưu và có nhiều biện pháp đề xuất lãnh đạo giải quyết, tuy nhiên, khong phải cơ quan và lãnh đạo có thể giải quyết các vấn đề trong một lúc (do điều kiện thời gian, nhân lực, kinh phí…), vì thế đòi hỏi người TKVP phải lựa chọn những vấn đề để tham mưu thì mới đạt hiệu quả.
- Nguyên tắc lựa chọn:
+ Lựa chọn những vấn đề bức xúc nhất, cần thiết nhất mà không thể chậm trễ.
+ Lựa chọn những vấn đề có tính khả thi (có thể giải quyết được)
+ Phải quan tâm đến thứ tự vấn đề cần tham mưu (có thứ tự về mặt lôgích, vấn đề trước là tiền đề cho vấn đề sau).
- Lựa chọn thời gian và địa điểm để tham mưu: Để tham mưu cho lãnh đạo thì thời gian tốt nhất là trong giờ làm việc (đầu giờ buổi sáng hay cuối giờ buổi
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chiều nếu là riêng tư). Địa điểm tham mưu chính thức là ở cơ quan: như phòng lãnh đạo, phòng thư ký văn phòng, tại các phòng họp,trên đường đi trong cơ quan.
Ngoài ra có thể tham mưu ở ngoài cơ quan như khi đi ăn cơm, đi cùng xe…
- Lựa chọn phương pháp tham mưu có hiệu quả: Về lý thuyết, có 3 phương pháp: Bằng lời, bằng văn bản và kết hợp cả hai.
Công việc của người Thư ký phải luôn đảm bảo hoạt động quản lý của nhà lãnh đạo một cách hiệu quả nhất, giúp người lãnh đạo loại trừ tối ưu nhưng hậu quả không mong muốn. Trong đó những hoạt động liên quan đến văn bản, giấy tờ, tài liệu tham khảo rất quan trọng, nó giúp hoạt động quản lý của nhà Lãnh đạo được tiến hành một cách logic và khoa học nhất.
Người Thư ký phải sắp xếp văn bản, giấy tờ, tài liệu tham khao cho thủ trưởng một cách hợp lý nhất
Những văn bản, giấy tờ, tài liệu của Thủ trưởng cần phải được bảo mật, giữ gìn, và phải được sắp xếp hợp lý, dễ tìm kiếm.
Qua quá trình thực tập tại Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội cũng như việc trình bày “Bản báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp” này, bản thân em cũng đã có được nhận thức đúng đắn về nghề Thư ký văn phòng. Thông qua những công việc thực tế đã làm tại cơ quan và quan sát tình hình thực tế, em đã tiếp thu được nhiều kinh nghiệm hay, thiết thực cho bản thân. Cũng thông qua thời gian này, em đã được làm quen với tác phong làm việc của một cán bộ văn phòng, cách cư xử trong các mối quan hệ.
Đồng thời viws sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị nhân viên trong văn phòng đã giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập này.