PHẦN II. NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
III. Học hỏi về nghiệp vụ thư ký văn phòng
1. Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân người Thư ký
1.3. Tổ chức chuyến đi công tác cho Thủ trưởng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chuyến đi công tác của Lãnh đạo bao giờ cũng gắn liền với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan cho dù mục đích của chuyến đi là để giải quyết một công việc cụ thể hay thiết lập một mối quan hệ, tìm kiếm cơ hội hợp tác, nắm bắt tình hình thực tế. Với các công ty, xí nghiệp, đơn vị kinh tế…phạm vi đi công tác ngoài cơ quan của Thủ trưởng phụ thuộc vào chức năng của quản lý Nhà nước, quản lý sản xuất của cơ quan, mối quan hệ công tác của Thủ trưởng, cung như tiềm lực của cơ quan.
Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) – chi nhánh Hà Nội là một ngân hàng lớn với các chi nhánh, văn phòng giao dịch trải dài trên khắp cả nước vì vậy sẽ có rất nhiều mối quan hệ làm ăn lớn. Chính vì thế, Giám đốc ngân hàng sẽ thường xuyên có những chuyến đi công tác và tất nhiên các chuyến đi đó đều được dựa vào kế hoạch công tác tuần của cơ quan.
Với đặc thù riêng của từng cơ quan, đơn vị khác nhau thì ở ngân hàng VPBank, tuỳ theo tính chất của chuyến đi mà sẽ có những cá nhân đại diện cho công việc cụ thể đi cùng Giám đốc. Do vậy, mỗi cá nhân đó cũng cần phải nắm rõ những nguyên tắc đi cùng Thủ trưởng như một người Thư ký.
* Thư ký đi cùng Thủ trưởng
Với vai trò là người trợ lý giúp việc cho Thủ trưởng người Thư ký cần xác định được:
- Hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và vị trí của Thủ trưởng.
- Nắm vững mục đích của chuyến đi công tác, vì mỗi chuyến đi đều gắn liền với một mục đích riêng.
- Thư ký phải có sự phân biệt giữa chuyến đi công tác của lãnh đạo với các chuyến đi công tác của cơ quan.
- Đồng thời phải hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của bản thân trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
Thư ký lập kế hoạch cho chuyến đi công tác của lãnh đạo:
- Mục đích chuyến đi công tác - Nội dung chuyến đi công tác
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội -Thành phần chuyến đi công tác
- Địa điểm chuyến đi công tác - Thời gian chuyến đi công tác
- Tài liệu, tư liệu liên quan đến chuyến đi công tác - Kinh phí chuyến đi công tác
- Phương tiện chuyến đi công tác
Thư ký là người chủ động liên hệ với nơi tiếp nhận công tác bằng điện thoại, fax, văn bản, gặp trực tiếp, thư điện tử để trao đổi thông tin về chuyến đi.
Ngoài những thông tin được cung cấp thì Thư ký có thể yêu cầu được hỗ trợ.
Ngày nay với xu thế phát triển theo hướng cổ phần hoá, tư nhân hoá các công ty cổ phần, tư nhân hoạt động rất nhiều và rất mạnh, những chuyến đi công tác lãnh đạo có những nét đặc biệt so với công ty Nhà nước. Ngoài những công việc chuẩn bị tuỳ theo mục đích, phạm vi chuyến đi và yêu cầu hỗ trợ giúp lãnh đạo, Thư ký phải biết tiến hành một số công việc sau:
- Chuẩn bị quà tặng
- Xây dựng nhật ký hành trình - Chuẩn bị các nhãn mác hàng hoá - Danh thiếp
Nếu thời gian công tác kéo dài 2 đến 3 ngày Thư ký là ngừoi đảm bảo chỗ ăn ở, sinh hoạt… cho Thủ trưởng và cho đoàn. Thư ký phải thể hiện sự kính trọng với Thủ trưởng của mình trước cơ quan nơi đến. Đồng thời cùng cán bộ chuyên môn thu thập tài liệu liên quan đến nội dung công việc trong chuyến đi.
- Khi Thư ký được đi công tác cùng Thủ trưởng thì đó là cơ may vừa là thách thức. Là cơ may nếu Thư ký thể hiện được mặt mạnh của mình, là thách thức bới vì thư ký ứng cử kém trong chuyến đi cùng Thủ trưởng thì coi như bị đánh trượt mình trong kỳ thi thăng tiến.
Sau chuyến đi công tác Thư ký giúp Thủ trưởng giải quyết các công việc , vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến đi công tác. Thu thập giấy tờ, tài liệu, tổ chức các cuộc họp mở rộng hay nội bộ để thông báo kết quả chuyến đi
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công tác, trình nhật ký công tác và các giấy tờ của chuyến đi, soạn Thư cám ơn.
Thu thập hoá đơn, chứng từ cần thiết về các khoản chi phí để làm thủ tục quyết toán với tài vụ.
Ở đây Thư ký không tự mình giải quyết toàn bộ công việc cho lãnh đạo mà là người truyền đạt trực tiếp yêu cầu của lãnh đạo tới các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia, phối hợp các đơn vị giúo lãnh đạo hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
* Thư ký không đi cùng Thủ trưởng
Khi Thư ký không đi cùng Thủ trưởng thì ngoài những việc chuẩn bị cho chuyến đi, Thư ký còn phải giải quyết tất cả công việc diễn ra ở văn phòng thuộc phạm vi công việc của mình và của Thủ trưởng mà có khả năng.
Trước lúc Lãnh đạo đi thì cần xin ý kiến chỉ đạo giải quyết nhưng công việc cần giải quyết trong lúc Lãnh đạo đi công tác. Tổ chức họp bàn giao công việc với các phòng ban.
Sau khi Lãnh đạo đã lên đường thì cần phải giải quyết, hoàn thành nhữn công việc đã được giao. Đồng thời đông đốc, giám sát các phòng ban làm việc.
Luôn phải giữ liên lạc với thủ trưởng trong suốt thời gian Thủ trưởng đi công tác.
Sau khi Thủ trưởng trở về, cần chủ động báo cáo những vấn đề xảy ra trong qua trình Thủ trưởng đi công tác. Đồng thời, cin ý kiến giải quyết các công việc còn tồn đọng và trinh fvanw bản tài liệu có liên quan đến cá nhân lãnh đạo.