Báo cáo thực tập thư ký tại Tổng Công Ty Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 PHẦN I 2 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH HÀNG KHÔNG ACC 2 1.Thông tin chung về doanh nghiệp 2 2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 3 PHẦN II TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 9 1. Chức năng, nhiệm vụ của Tổng công ty xây dựng hàng không ACC 9 1.1 Chức năng của công ty 9 1.2 Nhiệm vụ của công ty 9 2. Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty 9 PHẦN III THẨM QUYỀN VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁN BỘ PHỤ TRÁCH VĂN PHÒNG 12 1. Thẩm quyền của cán bộ phụ trách văn phòng 12 2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận 12 3. Vị trí của người Thư ký văn phòng trong hoạt động quản lý. 16 4. Những nhiệm vụ của Thư ký văn phòng tại cơ quan, tổ chức. 17 PHẦN IV HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP TẠI CƠ QUAN 26 1, Các hoạt động giao tiếp tại cơ quan. 26 2, Đối tượng giao tiếp: 27 3, Những nội dung giao tiếp 27 4, Cách giải quyết tình huống tại cơ quan 28 PHẦN V NHIỆM VỤ CƠ BẢN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN 29 1.Tổ chức, giải quyết văn bản đi. 31 2 . Tổ chức, giải quyết văn bản đến. 33 KẾT LUẬN 40

Giáo viên hưỡng dẫn:

Họ và tên: Nguyễn Thị Thu Hường

Khoa: Quản Trị Văn Phòng

Đơn vị thực tập:

Tên đơn vị: Tổng Công Ty Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC.

Địa chỉ: 178 đường Trường Chinh, Quận Đống Đa, Hà Nội

Điện thoại: 04.8521545.562312

Fax: 04.8537169/069.562542

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

PHẦN I 2

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH HÀNG KHÔNG ACC 2

1.Thông tin chung về doanh nghiệp 2

2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 3

PHẦN II TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 9

1 Chức năng, nhiệm vụ của Tổng công ty xây dựng hàng không ACC 9

1.1 Chức năng của công ty 9

1.2 Nhiệm vụ của công ty 9

2 Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty 9

PHẦN III THẨM QUYỀN VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁN BỘ PHỤ TRÁCH VĂN PHÒNG 12

1 Thẩm quyền của cán bộ phụ trách văn phòng 12

2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận 12

3 Vị trí của người Thư ký văn phòng trong hoạt động quản lý 16

4 Những nhiệm vụ của Thư ký văn phòng tại cơ quan, tổ chức 17

PHẦN IV HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP TẠI CƠ QUAN 26

1, Các hoạt động giao tiếp tại cơ quan 26

2, Đối tượng giao tiếp: 27

3, Những nội dung giao tiếp 27

4, Cách giải quyết tình huống tại cơ quan 28

PHẦN V NHIỆM VỤ CƠ BẢN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN 29

1.Tổ chức, giải quyết văn bản đi 31

2 Tổ chức, giải quyết văn bản đến 33

KẾT LUẬN 40

LỜI CẢM ƠN

Qua thời gian quý báu được thực tập tại Tổng Công Ty Xây Dựng CôngTrình Hàng Không ACC em xin trân thành cảm ơn sự giúp đỡ rất nhiệt tình củatập thể cán bộ công nhân viên của Công ty Đặc biệt là sự giúp đỡ của bác ĐặngHùng - Tổng giám đốc công ty, bác Cao Kế - Phó tổng giám đốc, bác Ngọc Anh– Chánh văn phòng, cô Hiền – Phòng văn thư lưu trữ đã giúp đỡ em trong quátrình thực tập, và luôn tạo điều kiện thuận lợi nhất cho em trong suốt thời gianthực tập tại Tổng Công Ty

Bên cạnh đó em xin gửi lời cảm ơn trân thành đến các thầy cô giảng viêntại Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, khoa Quản Trị Văn Phòng đã chỉ dạy,truyền đạt những kiến thức quý báu cho em, những kinh nghiệm quan trọng để

có thể hoàn thành đợt thực tập này Đặc biệt là cô Nguyễn Thị Thu Hường đãgiúp đỡ em rất nhiều để em có thể hoàn thành bài báo cáo này

Tuy nhiên đây đầu là lần đầu tiên tiếp xúc với công việc thực tế và vốnkiến thức hạn hẹp của bản thân nên không thể tránh được những thiếu sót khitìm hiểu, đánh giá và trình bày về Tổng Công Ty Xây Dựng Công Trình HàngKhông ACC rất mong được sự thông cảm của Công ty và sự đóng góp giúp đỡcủa thầy cô

Em xin trân thành cảm ơn

PHẦN I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH

HÀNG KHÔNG ACC

1.Thông tin chung về doanh nghiệp

- Tên gọi doanh nghiệp: CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH HÀNGKHÔNG ACC

Trực thuộc: Quân trủng phòng không – không quân/ Bộ quốc phòng.Tên giao dịch quốc tế: Airport Contruction Company

Tên viết tắt: Công ty ACC

Ngày thành lập: 06 tháng 11 năm 1990

- Loại hình doanh nghiệp: Doanh nghiệp Nhà nước hạng I

- Trụ sở chính: Số 178 đường Trường Chinh – Quận Đống Đa- Thànhphố Hà Nội

- Điện thoại: 04.8521545.562312 – Fax: 04.8537169/069.562542

- Các chi nhánh:

+ Chi nhánh thành phố HCM:

Địa chỉ: số 46 đường Tiền Giang – Quận Tân Bình – Thành phố HCMĐiện thoại: 058.810784/958.693380 – Fax: 04.8456645

+ Chi nhánh tại thành phố Nha Trang:

Địa chỉ: số 4/86 đường Tân Phú – Thành phố Nha Trang – Tỉnh Khánh HòaĐiện thoại: 058.810784/958.693380 – Fax: 058.810784

+ Chi nhánh tại thành phố Đà Nẵng:

Địa chỉ: Sân bay Đà Nẵng – Quận Hải Châu -Thành phố Đà Nẵng

Điện thoại: 0511 712324/096 772323 – Fax: 0511 712324

Xí nghiệp xây dựng 24

Xí nghiệp xây dựng 25

Nhà máy xi măng quốc phòng 78

Xí nghiệp thi công cơ giới

Xí nghiệp đầu tư phát triển nhà

Trung tâm kiểm định chất lượng

Trung tập tư vấn khảo sát thiết kế và kiến trúc

Các cửa hàng, trung tâm dịch vụ

- Tài khoản: tại Ngân hàng đầu tư và phát triển thành phố Hà Nội

Số hiệu: 2111 000 00 00 593

Tại ngân hàng Thương mại cổ phần quân đội – CN Lê Trọng Tấn, Hà Nội

Số hiệu: 0541 100 007 00

- Ban lãnh đạo:

Giám đốc: Đại tá, kỹ sư Đặng Hùng

PGD bí thư ĐU: Đại tá Nguyễn Phúc Bình

PGĐ xây lắp: Đại tá, kỹ sư Phan Duy Lĩnh

PGĐ kế hoạch: Đại tá, kỹ sư Nguyễn Đức Lợi

PGĐ kinh doanh: Đại tá, kỹ sư Phạm Anh Vương

PGĐ công trình HK: Đại tá, kỹ sư Nguyễn Quang Trung

Kế toán trưởng: Thiếu tá, CN kinh tế Cao Văn Kế

2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Tiền thân của công ty Xây dựng công trình hàng không-ACC là xí nghiệpKhảo sát thiết kế và xây dựng công trình Hàng không thuộc quân chủng không quân

Đại hội đại biểu toàn quốc lần VI của ĐCSVN đã đề ra đường lối đổi mới,

mở ra một thời kỳ phát triển mới của đất nước ta Nghị quyết Đại hội tiếp tụckhẳng định hai nhiệm vụ chiến lược của cách mạng Viêt Nam trong giai đoạnnày là: Xây dựng và bảo vệ tổ quốc XHCN Trước yêu cầu và nhiệm vụ mới củacách mạng Việt Nam, trên cơ sở quán triệt quan điểm kết hợp quốc phòng vớikinh tế, Bộ quốc phòng đã chủ trương sắp xếp lại lực lượng, xây dựng lại chức

năng, nhiệm vụ của một số đơn vị, một số ngành chuyên môn cho phù hợp vớiyêu cầu của tình hình mới.

Ngày 6/11/1990, Thượng tướng Đào Đình Luyện, Thứ trưởng Bộ quốcphòng ký quyết định số 296/QĐ-QP thành lập xí nghiệp Khảo sát thiết kế vàXây dựng công trình Hàng không thuộc quân chủng không quân

Tháng 10/1992, xí nghiệp khảo sát thiết kế và xây dựng công trình hàngkhông được tách thành 2 đơn vị là: Công ty xây dựng công trình hàng không–ACC và Công ty thiết kế tư vấn xây dựng công trình Hàng không-ADCC, nhằmthực hiện các nhiệm vụ chuyên ngành

Ngày 13/3/1996, Tư lệnh quân chủng không quân số 101/BTL về việc táchlực lượng của xí nghiệp Khảo sát thiết kế và Xây dựng công trình Hàng khôngthành hai doanh nghiệp độc lập với hai chức năng riêng rẽ: Công ty xây dựng côngtrình hàng không–ACC và Công ty thiết kế tư vấn xây dựng công trình Hàngkhông-ADCC Nhưng do điếu kiện thực tế trong thời gian này xí nghiệp chưa thểthực hiện quyết định của Bộ tổng tham mưu và quyết định của quân chủng ngayđược Do đó, đến ngày 27/7/1993, Bộ quốc phòng ra quyết định số 359/QD- QPthành lập lại công ty Xây dựng công trình Hàng không–ACC

Tháng 5/1996, Công ty Xây dựng công trình Hàng không–ACC sát nhậpvào tổng công ty Bay dịch vụ Việt Nam và trở thành doanh nghiệp thành viênhạch toán độc lập trực thuộc tổng công ty Bay dịch vụ Việt Nam

Ngày 09/9/2003, Bộ quốc phòng ra quyết định số 116/2003/QD-BQP táchcông ty Xây dựng công trình Hàng không–ACC khỏi công ty Bay dịch vụ ViệtNam, sát nhập công ty Xây dựng 244 và Công ty xi măng 78 phòng không vàocông ty Xây dựng công trình Hàng không–ACC

Trong quá trình hình thành và phát triển, Công ty đã có những định hướngđúng đắn, coi trọng Công ty vững mạnh toàn diện Cũng cố hoàn chỉnh hệ thốnglãnh đạo, chỉ huy, quản lý với tinh thần gọn, mạnh, hiệu quả; tăng cường tạonguồn, đồng thời bồi dưỡng, đào tạo, phát huy nguồn nhân lực của công ty Đếnnay đã có đội ngũ cán bộ chỉ huy, quản lý, kỹ thuật có kinh nghiệm, đội ngũ

nhân viên, công nhân kỹ thuật giỏi nghiệp vụ chuyên môn, thành thạo tay nghề.

Công ty chú trọng tăng cường đầu tư trang thiết bị mới hiện đại, côngnghệ cao nhằm nâng cao năng lực sản xuất đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn chấtlượng và sự phát triển của Công ty trong tình hình mới

Tiếp thu những công nghệ tiên tiến trên thế giới trong lĩnh vực xây lắpcùng với sự năng động, nhạy bén trong tìm kiếm thị trường, trong những nămqua Công ty Xây dựng công trình Hàng không-ACC đã thi công hàng ngàn côngtrình trên phạm vi cả nước, khẳng định vị thế là doanh nghiệp xây lắp hiệu quả,

uy tín, chất lượng cao

Trong lĩnh vực giao thông vận tải:

- Cải tạo, nâng cấp sân bay Savanakhet ( CHNFD Lào)

- Các hợp đồng thuộc dự án cải tạo, nâng cấp đường lăn, sân đỗ, đường

hạ cất cánh sân bay Tân Sơn Nhất

- Đường hạ cất cánh, đường lăn, sân đỗ máy bay sân bay Vũng Tàu

- Nâng cấp sân bay Nha Trang – Khánh Hòa

- Đường hạ cất cánh, sân đỗ máy bay sân bay Phù Cát – Bình Định

- Cải tạo, nâng cấp đường lăn, sân đỗ, đường hạ cánh sân bay Đà Nẵng

- Nâng cấp 60 km quốc lộ 1A đoạn Đà Nẵng

- Đường lăn, sân đỗ máy bay sân bay Phú Bài – Huế

- Xây dựng mới đường hạ cất cánh, nâng cấp đường lăn sân bay Nội Bài

- Nâng cấp đường lăn, sân đỗ sân bay Hòa Lạc- Hà Tây

- Cải tạo nâng cấp đường lăn, sân đỗ, đường HCC sân bay Kiến An – Hảiphòng

- Đường lăn, sân đỗ, đường CHC sân bay Vinh

- Cải tạo, nâng cấp đường CHC, đường lăn, sân đỗ máy bay sân bay CônSơn

- Xây dựng bãi cất hạ cánh trực thăng Bãi cháy – Quãng Ninh

- Cải tạo, mở rộng, nâng cấp đường CHC, đường lăn và sân đỗ máy baysân bay Liên Khương

- Xây dựng hệ thống sân đường và thoát nước sân bay thuộc dự án: Cảitạo nâng cấp sân bay Đồng Hới và XD, lắp đặt thiết bị cho hệ thông các côngtrình Khu hàng không dân dụng và tuờng rào Sân bay Đồng Hới–tỉnh QuảngBình.

- Cải tạo nâng cấp Sân đỗ A3 thành sân đỗ nặng- Cảng hàng Không NộiBài

- Xây lắp Sân đỗ máy bay A76 giai đoạn 2 – Cảng hàng không Nội Bài

- Cải tạo nâng cấp quốc lộ 63- tỉnh Kiên Giang

- Xây lắp đường hạ cất cánh –Cảng hàng không Cần Thơ

- Dự án đường tuần tra biên giới Đồn 675 Dục Nông, tỉnh Kon Tom

- Sửa chữa, mở rộng sân đỗ máy bay (giai đoạn 1)–cảng hàng không ĐàNẵng

- Xây dựng đường HCC, đường lăn và sân đỗ máy bay–Cảng HK PhúQuốc

- Và hàng ngàn công trình vừa và nhỏ khác

Trong lĩnh vực xây dựng dân dụng:

Cùng hàng trăm công trình hạ tầng, doanh trại, kho tàng… của các đơn vịtrong và quân đội như:

- Nhà ga hàng không quân sự sân bay Tân Sơn Nhất

- Đoàn an dưỡng 298 Tổng cục Công nghiệp quốc phòng tại Vũng Tàu

- Đoàn an dưỡng 198- Học viện lục quân Đà Lạt

- Nhà ga Hàng không sân bay Vũng Tàu

- Trụ sở tòa soạn báo Nhân dân – Hà Nội

- Nhà máy nước Sân bay Đà Nẵng

- Trường tiểu học bán trú Khương mai – Thanh Xuân – Hà Nội

- Xây dựng hạ tầng kỹ thuật và nhà giảng đường học viên – Học việnPKKQ

- Trường mầm non thực hành trường CĐSPMG TW2 Nha trang – KhánhHòa

- Nhà ga hàng không sân bay Gia Lâm – Hà Nội.

- Khu liên hiệp thể thao Không Quân

- Trụ sở nhà làm việc Bộ Tư Lệnh và Nhà trưng bày chính Bảo tàngQuân chủng Phòng không Không quân

- Cải tạo nâng cấp trường sỹ quan Không quân và Học viện hải quân

- Xây dựng kho và thiết bị bảo tồn di sản hình ảnh động cho viện lưu trữđiện ảnh và Trung tâm video Quốc gia Lào

- Xây dựng nhà khách Vùng 4 – Quân chủng Hải Quân

- Nhà nghỉ dưỡng SaPa và Nhà làm việc công an tỉnh Lào Cai

- Nhà trung tâm giao dịch khai thác và làm việc Bưu điện tỉnh Đắc Nông

- Tào cao ốc 11 tầng xí nghiệp Hải Âu, Tổng công ty bay dich vụ ViệtNam

- Nhà làm việc chính, hà tầng kỹ thuật ngoài nhà Khu đô thị mới Lào Cai

- Hệ thống điện chiếu sáng, cấp thoát nước, phòng cháy chữa cháy cácxưởng, hangar, kho tàng, bãi biển…

Hàng trăm công trình Công ty đã và đang thi công là minh chứng cụ thểcho sức lao động sáng tạo của tập thể cán bộ, công nhân viên Công ty

Chất lượng công trình vừa là mục tiêu vừa là động lực cho công ty tồn tại

và phát triển Công ty đã xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theotiêu chuẩn ISO 9001:2000; tuân thủ nguyên tắc quản lý theo hệ thống, đồng bộ,

có tính ổn định lâu dài để bất cứ công trình nào cũng phải đạt chất lượng tốt Hệthống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 của Công ty bao gồm:

Sổ tay chất lượng, 19 quy trình chất lượng, 179 biểu mẫu và hưỡng dẫn côngviệc thuận tiệncho việc vận hành Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩnISO 9001:2000 đã được hai tổ chức công nhận phù hợp tiêu chuẩn: Quacert vớidấu công nhận của AJA- ANZ và tổ chức AJA Vương quốc Anh chứng nhậnngày 25/9/2002

Với phương châm, mục tiêu hoạt động là “Chất lượng – tiến bộ - hiệuquả” và phương hướng phát triển đúng đắn, được sự chỉ đạo sát sao, kịp thời và

sự hỗ trợ của các cơ quan chủ quản, Công ty ACC đã đạt được những kết quảnhất định, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty từng bước phát triển vàlớn mạnh, luôn luôn phấn đấu đạt được mục tiêu tăng trưởng năm sau cao hơnnăm trước.

Đánh giá cao những thành tích Công ty ACC đã đạt được trong nhữngnăm vừa qua, Bộ xây dựng đã trao tặng 45 huy chương vàng chất lượng cao cho

45 công trình Công ty thi công; 13 năm liên tục (1995-2007) được tặng cờ Đơn

vị đạt sản phẩm xây dựng chất lượng cao; Huy chương vàng cho sản phẩm mặtđường bê tông xi măng cường độ cao, Cúp vàng cho doanh nghiệp tiêu biểungành xây dựng Việt Nam (2003); Cúp vàng ISO năm 2006 của Bộ khoa họcCông nghệ tặng cho đơn vị đã có thánh tích xuất sắc trong áp dụng các hệ thốngQLCL và quy định quốc tế vào trong hoạt động sản xuất kinh doanh; Công trìnhsân đỗ máy bay A75 sân bay Tân Sơn Nhất được Hội đồng chất lượng cấp NhàNước xác nhận là 1 trong 15 công trình tiêu biểu của thập kỷ 90; Chủ tịch nướcCộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trao tặng: Huân chương lao động Hạng ba( năm 1998), Hạng nhì (năm 2000), và Hạng nhất ( năm 2007)

Ngày 22 tháng 12 năm 2004 vinh dự, tự hào đối với công ty là được Chủtịch nước trao tặng sanh hiệu “ Anh hùng lao động trong thời kỳ đổi mới”

Đó là những phần thưởng cao quý thể hiện nỗ lực của lãnh đạo, chỉ huycùng toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty

Công ty xây dựng công trình Hàng không đã trở thành một doanh nghiệpxây dựng mạnh của Bộ quốc phòng có đầy đủ năng lực thi công những côngtrình quy mô lớn với Chất lượng – Tiêu chuẩn- Hiệu quả cao

PHẦN II TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA

CƠ QUAN 1.Chức năng, nhiệm vụ của Tổng công ty xây dựng hàng không ACC 1.1 Chức năng của công ty

Trải qua hơn 22 năm xây dựng trưởng thành, từ một Xí nghiệp chuyênngành thuộc Quân chủng Phòng không - Không quân (thành lập năm 1990), đếnnay ACC đã trở thành Tổng công ty Xây dựng công trình Hàng không hoạt động,sản xuất kinh doanh đa ngành nghề có chức năng là xây dựng các công trình hàngkhông, sân bay, các cảng hàng không, … những nhà ở dân dụng, trường học, cáckhu đô thị, những công trình cầu đường Bên cạnh việc thi công các công trìnhsân đỗ máy bay, đường cất hạ cánh, cảng hàng không Tổng công ty ACC đãvươn ra thị trường nước ngoài, trong đó có việc cải tạo, nâng cấp sấn baySavanakhet, xây dựng Trung tâm lưu trữ tư liệu hình ảnh động và Trường Nghệthuật âm nhạc Quốc gia CHDCND Lào, đảm bảo chất lượng, tiến độ

1.2 Nhiệm vụ của công ty

Tổng công ty xây dựng công trình hàng không ACC có nhiệm vụ quantrọng trong vấn đề xây dựng và bảo đảm chất lượng các công trình hàng không,dân dụng, càng hàng không, cầu đường, … mang lại hiệu quả cao trong nền kinh

tế của nước ta

2.Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty

Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến trứcnăng

Đứng đầu là ban giám đốc bao gồm giám đốc và các phó giám đốc giúpviệc cho giám đốc

Dưới ban giám đốc là các phòng ban chức năng hoạt động theo chức năngnhiệm vụ được giao, đều chịu sự quản lý trực tiếp của ban giám đốc mà ngườiđứng đầu là giám đốc công ty Đồng thời bộ phận, phòng bạn lại có mối quan hệchặt chẽ với nhau đảm bảo tính hiệu quả trong sản xuất kinh doanh cũng như

việc quản lý thống nhất toàn công ty.

Dưới các phòng ban chức là các chi nhánh, các cửa hàng, nhà máy, cáctrung tâm và các xí nghiệp trực thuộc

Điểm nổi bật của mô hình này là nhiệm vụ được phân định rõ ràng, mỗimột phòng ban có một chức năng riêng, tuân theo nguyên tắc chuyên môn hóangành nghề do đó sẽ phát huy được sức mạnh và khả năng của đội ngũ cán bộtheo từng chức năng Từ đó góp phần tạo ra các biện pháp kiểm tra chặt chẽ choban lãnh đạo

Ta có sơ đồ khái quát về cơ cấu tổ chức như sau:

PHẦN III THẨM QUYỀN VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁN BỘ PHỤ TRÁCH

VĂN PHÒNG 1.Thẩm quyền của cán bộ phụ trách văn phòng

Tổ chức thẩm định, phê duyệt thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi côngtheo quy định

Thiết kế kỹ thuật phải được chủ đầu tư đóng dấu đã phê duyệt theo mẫucủa vào bản vẽ làm căn cứ để triển khai bước thiết kế bản vẽ thi công

Thiết kế bản vẽ thi công phải được chủ đầu tư hoặc đại diện được uỷquyền của chủ đầu tư xác nhận bằng chữ ký và đóng dấu đã phê duyệt theo mẫu

vào từng tờ bản vẽ trước khi đưa ra thi công

2.Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận

a Ban giám đốc

- Giám đốc:

Là đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm với cấp trên và phápluật về điều hành Công ty, giám đốc có quyền điều hành cao nhất trong doanhnghiệp

Xây dựng các chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn và hàng năm củadoanh nghiệp, dự án đầu tư, phương án liên doanh, lập đề án tổ chức quản lýdoanh nghiệp, quy hoạch đào tạo các cán bộ nhân viên kỹ thuật

Thực hiện điều động, phân bổ, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công nhânviên theo quy định của quân đội và của nhà nước, sử dụng phát triểu và bảo toànvốn Công ty được quân đội và nhà nước giao

Quyết định chính sách chiến lược và mục tiêu chiến lược của Công tyQuyết định phối hợp các nguồn lực để thực hiện các chính sách chiếnlược và mục tiêu chiến lược, đảm bảo hệ thống hoạt động có hiệu quả

Phê duyệt và duy trì cuộc họp xem xét của lãnh đạo theo định kỳ nhằm ổnđịnh và phát triển hệ thống

Phê duyệt kế hoạch, đánh giá chất lượng nội bộ của Công ty theo định kỳ

nhằm tạo sự phù hợp và tính hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng ISO9001-2000 đang tồn tại doanh nghiệp.

Phê duyệt các phản ánh cải tiến và quyết định các việc xử lý những sảnphẩm không phù hợp, các đơn khiếu nại của khách hàng, hoạt động khắc phục,hoạt động ngăn ngừa ở mức phức tạp

Phê duyệt chọn lựa nhà cung cấp trong việc mua hàng, ký hoặc ủy quyềncho cấp phó ký các hợp đồng kinh tế

Phê duyệt kế hoạch đào tạo hàng năm để nâng cao trình độ và nhận thứccho toàn thể cán bộ, công nhân viên của toàn Công ty

Phê duyệt sổ tay chất lượng và các quy trình thuộc hệ thống chất lượngtheo ISO 9001-2000

- Phó giám đốc kế hoạch

Giúp giám đốc chỉ đạo, điều hành thực hiện công tác tham mưu, tác chiến,công tác kế hoạch công ty, là đại diện chất lượng của công ty trong lĩnh vực xâydựng công trình hàng không

Là người phụ trách nội bộ cơ quan công ty, trực tiếp phụ trách chỉ đạocông tác phòng kế hoạch, phòng quản lý chất lượng và văn phòng công ty

- Phó giám đốc xây lắp:

Giúp giám đốc theo dõi, chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh của các xínghiệp xây dựng, trung tâm tư vấn khảo sát thiết kế và kiến trúc, là đại diện chấtlượng của công ty trong lĩnh vực xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp.Đồng thời, PGĐ xây lắp là người là người kiêm nhiệm chức giám đốc xí nghiệp

244, chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động của xí nghiệp xây dựng 244

- Phó giám đốc kinh doanh:

Giúp giám đốc theo dõi chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh của cửahàng, các trung tâm dịch vụ của công ty, chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạtđộng của nhà máy xi măng 78

- Phó giám đốc công trình hàng không:

Là người giúp giám đốc theo dõi chỉ đạo các chi nhánh, xí nghiệp công

trình, xí nghiệp thi công cơ giới và trung tâm kiểm định chất lượng trong việctìm kiếm thị trường, đấu thầu và thi công xây dựng các công trình hàng không,công trình giao thông vận tải PGĐ công trình hàng không trực tiếp chỉ đạo côngtác phòng kỹ thuật vật tư và phòng dự án.

- Phó giám đốc chính trị:

Là người chủ trì công tác Đảng, công tác chính trị trong công ty, phụ trách

về công tác nội bộ của công ty, trực tiếp phụ trách chỉ đạo công tác phòng chínhtrị và phòng tổ chức lao động tiền lương

b Các phòng ban chức năng:

* Phòng tổ chức lao động tiền lương

Phòng tổ chức lao động tiền lương có chức năng tham mưu cho Đảng ủy,giám đốc công ty trên các lĩnh vực: tổ chức – biên chế, quân số - chính sách, xâydựngđơn giá tiền, tiền thưởng của công ty

*Phòng quản lý chất lượng

Phòng quản lý chất lượng có trách nhiệm thường xuyên nghiên cứu, cập

nhật hệ thống văn bản tài liệu pháp quy có liên quan đến việc vận hành hệ thốngquản lý chất lượng để đề xuất triển khai áp dụng trong hoạt động sản xuất kinhdoanh của công ty.

*Phòng tài chính kế toán

Tham mưu giúp việc cho giám đốc, triển khai thực hiện công tác tài chính

kế toán theo đúng quy định của pháp luật và điều lệ công ty

Tổ chức hoạt động kế toán thống nhất, mở sổ, lưu trữ các chứng từ kếtoán theo quy định

Lập kế hoạch, phương án huy động và sử dụng vốn có hiệu quả đảm bảophục vụ tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm: kế hoạch vay vốn ngắnhạn, kế hoạch thu hồi vốn công nợ, kế hoạch sử dụng vốn…

Thu thập tài liệu, kiểm tra, điều hành, đôn đốc công tác thu hồi công nợcủa các đơn vị khác

Lập kế hoạch về việc phân phối lợi nhuận trong sử dụng các quỹ khenthưởng năm tài chính

*Phòng chính trị

Hướng dẫn, theo dõi chỉ đạo các đơn vị tổ chức triển khai thực hiện kếhoạch công tác Đảng-công tác chính trị thường xuyên và đột xuất , kế hoạch xâydựng các cấp ủy, xây dựng các tổ chức quần chúng vững mạnh

tâm, xí nghiệp khác để thực hiện tốt công việc của mình.

• Các chi nhánh: Tổ chức điều hành hoạt động của chi nhánh theo quy định vàhướng dẫn từ văn phòng công ty Thực hiện sản xuất kinh doanh trong phạm

vi mình quản lý và định kỳ báo cáo về công ty các hoạt động và kết quả đạtđược

• Các xí nghiệp: Tổ chức xây dựng xí nghiệp vững mạnh, toàn diện cả về cơ

sở vật chất và nguồn lực con người, bảo đảm cho hoạt động sản xuất kinhdoanh của toàn công ty đạt hiệu quả Thực hiện tốt công việc sản xuất kinhdoanh theo từng lĩnh vực hoạt động của mình, đồng thời quan hệ phối hợp vớicác đơn vị, xí nghiệp khác Chấp hành nghiêm sự lãnh đạo của cấp ủycùng cấp, sự chỉ đạo kiểm tra và báo cáo đến các cơ quan theo từng nghànhchuyên môn

3 Vị trí của người Thư ký văn phòng trong hoạt động quản lý.

Ngành thư ký đã có mặt ở nước ta từ rất lâu đời dưới hình thức làm việccủa các thư lại và các phủ huyện ngày xưa và đến tận ngày nay, khi mà ngànhThư ký đã trở nên rất quan trọng và thiết thực trong mọi lĩnh vực đời sống thìvẫn còn rất nhiều người chưa hiểu rõ về chức năng nhiệm vụ và tầm quan trọngcủa ngành Thư ký Vậy khi đề cập đến nghiệp vụ Thư ký văn phòng thì ta cầnhiểu rõ Thư ký là gì Vậy Thư ký là gì? Thư ký là một người trợ giúp cho thửtrưởng trong mọi lĩnh vực chuyên môn thuộc phạm vi hoạt động của văn phòng.Vậy ta thấy rằng người thư ký đã góp phần rất quan trọng trong sự thành côngcủa công việc và là một người Thư ký văn phòng người được đảm nhận mộtphần hoặc toàn bộ công việc đến liên quan đến lĩnh vực văn phòng một lĩnhphạm vi hoạt động rất rộng lớn vì thế chức năng nhiệm vụ của người Thư ký vănphòng rất quan trọng

*Vị trí của thư ký

Thư ký là trợ lý, là người giúp việc thân cận nhất của lãnh đạo cơ quan, làđầu mối, là mắt xích nối liền quan hệ giữa giám đốc và cấp dưới Thư ký là

người đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác cơ quan và người

phải giải phóng thủ trưởng ra khỏi những công việc phức tạp thì thủ trưởng mới

có thời gian thực hiện những công việc quan trọng Thư lý là người tham mưu,

tư vấn cho lãnh đạo để lãnh đạo có được quyết định chính xác

Người Thư ký càng phải hiểu rõ các chức năng và trách nhiệm của mìnhbao nhiêu thì thủ trưởng càng có khả năng thực hiện tốt trách nhiệm của mìnhbấy nhiêu

4.Những nhiệm vụ của Thư ký văn phòng tại cơ quan, tổ chức.

- Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho cơ quan và người lãnh đạo

- Soạn thảo, biên tập, chuyển giao văn bản

- Quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ, tra tìm thông tin trong văn bản

- Giải quyết các thủ tục hành chính, thực hiện các hoạt động liên lạc vàgiao dịch theo yêu cầu của lãnh đạo

- Giúp các công việc về lễ tân

- Chuẩn bị và sắp xếp chuyến công tác của cơ quan, lãnh đạo

- Tham gia vào hoạt động chuẩn bị và phục vụ các cuộc họp

- Sắp xếp lịch làm việc cơ quan, lãnh đạo

- Hưỡng dẫn khách hàng các thụ tục hành chính và quy trình giải quyếtcông việc

- Tham gia giao tiếp đối nội, đối ngoại

- Cung cấp thông tin hành chính phục vụ cho hoạt động người lãnh đạo vàcác bộ phận trong cơ quan

- Tham mưu tư vấn cho thủ trưởng những vấn đề chức năng nhiệm vụ của

văn phòng

- Đảm nhận các công việc để đảm bảo về cơ sở vật chất, trang thiết bị vàphương tiện làm việc cho cơ quan và lãnh đạo

Tiếp khách đến liên hệ công tác với Thủ trưởng:

Tiếp khách là một trong những hoạt động cơ bản của người Thư ký nhằmđáp ứng nhu cầu giao tiếp thông tin của khách, trên cơ sở những thông tin thuthập được góp phần vào việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của cơ quan Vìvậy, tiếp khách là một hoạt động có ý nghĩa ở bất kỳ công ty hay xí nghiệp,phòng, ban nào, nên chúng ta không nên giới hạn hoạt động này mà hãy xemđây là một hình thức giao tiếp góp phần nâng cao vị thế của Công ty trong conmắt của đối tác

Đây là một nghệ thuật được tạo nên bởi nhiều yếu tố khác nhau, trong đó

sự hiểu biết của người Thư ký là một yếu tố hết sức quan trọng

Hoạt động tiếp khách của Thư ký diễn ra dưới các hình thức: giao tiếpđiện thoạt, giao tiếp bằng văn bản, tổ chức Hội nghị, Hội thảo nhưng ở bất cứhình thức nào cũng phải thể hiện sự tôn trọng đối tượng giao tiếp, biết lắngnghe, biết kết hợp hài hòa lợi ích của các bên

*Khi Thủ trưởng làm việc tại Văn phòng:

Trong việc tiếp khách của cơ quan, xí nghiệp, người Thư ký có vai trò cực

kỳ quan trọng Thư ký là người đại diện đầu tiên của cơ quan, xí nghiệp thaymặt lãnh đạo để bước đầu giải quyết công việc cho khách Đối với khách, ấntượng đầu tiên của khách là do người Thư ký tạo nên Những ấn tượng tốt luônluôn tạo ra sự đánh giá tốt Hiệu quả trong hoạt động tiếp khách của người Thư

ký sẽ có ảnh hưởng tới hiệu quả công việc của lãnh đạo và khả năng thực hiệnmục đích giao tiếp của khách Vì vậy một trong những yêu cầu đối với ngườiThư ký là phải tạo ra những ấn tượng tốt ngay từ những phút đầu tiên tiếp xúc

Khi khách đến điều đầu tiên và được coi là lễ nghi giao tiếp không thểthiếu đó là người Thư ký phải chào hỏi khách một cách niềm nở, thân thiện, tintưởng, bình tĩnh, không được hoảng sợ Sau đó hỏi khách đến từ cơ quan nào,

địa chỉ và đến liên hệ công tác về việc gì trước khi gặp Thủ trưởng Khi khách

đã trình bày rõ rang thì tùy theo mức độ quan trọng của công việc mà người Thư

ký đưa ra phương án giải quyết

Nếu là công việc có nội dung đơn giản, nằm trong khả năng có thể trựctiếp giải quyết, thì người Thư ký có thể tự mình giải quyết công việc sau đóthông báo lại với Thủ trưởng một cách ngắn gọt Ngoài ra Thư ký còn phải biếtphân chia các cuộc gặp cho Thủ trưởng

Nếu công việc quan trọng, không thuộc phạm vi giải quyết của Thư ký thìThư ký phải xin ý kiến Thủ trưởng và cho gặp Thủ trưởng khi đã được Thủtrưởng đồng ý Thưởng thì công việc quan trọng Thủ trưởng là người giải quyếtnhững phải có sự hỗ trợ đắc lực của người Thư ký

*Khi thủ trưởng đi công tác vắng:

Đây là trường hợp phức tạp hơn so với trường hợp Thủ trưởng có ở cơquan Thư ký không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón khách mà còn trực tiếpgiải quyết yêu cầu của khách là người chịu hoàn toàn trách nhiệm của buổi giaotiếp đó Hiệu quả công việc của người Thư ký được đánh giá rất cao trongtrường hợp này bởi thể hiện được khả năng của mình trong vấn đề giải quyếtcông việc của một người Thư ký

Trong trường hợp Thủ trưởng không có nhà hoặc vì một lý do nào đó màkhông thể tiếp khách được thì người Thư ký phải thanh minh một cách lịch sự,

và thể hiện sự tôn trọng đối với khách, tạo được thiện ý cho cuộc gặp sau

Trong số khách hoặc sổ công tác phải ghi tên người, từ đầu đến, cần bànviệc gì với Thủ trưởng Trong trường hợp bản thân khách hoặc khách cứ ngườiđến thỏa thuận thời gian cho việc bàn bạc hoặc có thể về công việc của họ thìngười Thư ký phải ghi vào Phiếu xin hẹn và đưa cho khách ký vào phiếu đó

Mẫu phiếu xin hẹn:

Phiếu xin hẹn số:……… , ngày…… tháng…….năm…………

Họ tên:………

Nghề nghiệp:………