MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦACƠ QUAN THỰC TẬP 3 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA THANH TRA CHÍNH PHỦ 3 1. Vị trí và chức năng 3 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 3 3. Cơ cấu tổ chức 8 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG THANH TRA CHÍNH PHỦ 9 1. Vị trí và chức năng 9 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 9 3. Nguyên tắc làm việc 10 III.TỔ CHỨC BỘ MÁY, TRÁCH NHIỆM, PHẠM VI GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC 11 1. Cơ cấu tổ chức và biên chế 11 2. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chánh Văn phòng 11 3. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Phó Chánh Văn phòng 12 4. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Trưởng phòng, Phó trưởng phòng 13 5. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của công chức, người lao động thuộc Văn phòng 13 6. Quan hệ công tác 14 III. QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG THANH TRA CHÍNH PHỦ 15 1. Quy định chung 15 2. Trách nhiệm và phạm vi giải quyết công việc 16 3. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, đơn vị thuộc Văn phòng 20 PHẦN IICHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ TẠI CƠ QUAN 26 I. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG THANH TRA CHÍNH PHỦ. 26 1. Chức năng của thư ký văn phòng 26 2. Nhiệm vụ và quyền hạn của người Thư ký văn phòng 26 II. KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI THANH TRA CHÍNH PHỦ 27 1. Tổ chức công tác văn thư 27 2. Soạn thảo và ban hành văn bản 27 3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 27 4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 27 III. THƯ KÝ VĂN PHÒNG VỚI VIỆC TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 28 1. Tiếp khách 28 2. Đãi khách 30 IV. THƯ KÝ VỚI HOẠT ĐỘNG THU THẬP, XỬ LÝ THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN 31 1. Khái quát chung về hoạt động thu thập, xử lý thông tin và xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan. 31 V. THƯ KÝ VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 32 1. Trước khi tiến hành hội họp 33 2. Tiến hành hội họp 34 3. Kết thúc hội họp 34 VI. THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO 35 1.Thư ký với hoạt động tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 35 VII. KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 37 1. Giao tiếp với lãnh đạo 37 2. Giao tiếp với cấp dưới 38 3. Giao tiếp với đồng nghiệp 38 4. 4. Giao tiếp với đại biểu, khách 39 VIII.ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÁCH TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA CƠ QUAN 40 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 42 I. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 42 1. Ưu điểm 42 2. Hạn chế 42 II. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ 42 LỜI CẢM ƠN 45
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC SV: Đặng Kim Yến Lớp CĐ Thư ký văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong kinh tế tri thức, cạnh tranh ngành nghề để có đứng vững trở nên khốc liệt hết Mỗi ngành nghề có xu hướng xây dựng cho chiến lược để phát triển mạnh so với đối thủ cạnh tranh Hòa nhịp cùng phát triển kinh tế Thế giới Việt Nam tạo bước tiến vượt bậc để đưa kinh tế sau vào quỹ đạo phát triển Thời đại Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa, thời đại kinh tế tri thức nhu cầu công việc cin người ngày phong phú nhiều ngành nghề đời Để thực tế hóa vấn đề Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mở rộng đào tạo số ngành nghề như: Quản trị văn phòng, thư ký văn phòng… Nghề thư ký đội ngũ người có trình độ chuyên mô, khả giải công việc lĩnh nghề nghiệp Trước nghề thư ký chưa quan trọng phát triển người ta có quan niệm nhìn sai lệnh nghề thư ký, điều gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu hoạt động quan Ngày với xu phát triển nghề thư ký coi trọng ưu tiên mang lại hiệu không nhỏ cho phat triển xã hội Cũng học viên ngành khác thời gian thực tập quan sinh viên chuyên ngành thư ký văn phòng tháng từ ngày 29/02/2016 đến ngày 29/04/2016 Đây giai đoạn chiếm vị trí quan trọng, tảng cho cán văn phòng trước bước vào thực tế công việc Bài báo cao thực tập kết trình khảo sát công tác thư ký văn phòng, văn thư lưu trữ, nhận thức kiến nghị giải pháp cá nhân vào công tác văn phòng quan đến thực tập nhận xét quan trình thực tập, tinh thần trách nhiệm hiệu thực tập sinh sở nhà trường có khả nắm bắt khả sinh viên sau đào tạo bổ sung kiến thức, đúc rút kinh nghiệm qúy báu để hoàn thiện Theo kế hoạch nội dung thực tập nhà trường đề em trực tiếp liên hệ thực tập Văn phòng Thanh tra Chính phủ Địa chỉ: Lô D29 khu đô thị mới, đường Trần Thái Tông, phường Yên SV: Đặng Kim Yến Lớp CĐ Thư ký văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hòa, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Điện thoại: 08 049288 Dưới hướng dẫn trực tiếp giúp đỡ nhiệt tình anh chị văn phòng Em hoàn thành tốt kế hoạch thực tập với nội dung bao gồm nghiệp vụ thư ký văn phòng, văn thư – lưu trữ Qua báo cáo thực tập tốt nghiệp e xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội toàn thể anh chị Văn phòng Thanh tra Chính phủ nhiệt tình hướng dẫn giúp đỡ trao đổi kinh nghiệm cho em, đồng thời giúp đỡ em thực đem lại kiến thức học áp dụng vào thực tế, nâng cao trình độ hiểu biết qua công việc hàng ngày, trao đổi kiến thức nghiệp vụ bổ ích lý thú Hiệu công việc định thành công người, điều tất yếu hết em mong muốn làm tốt tất công việc để làm điều cần phải có nỗ lực lớn thân giúp đỡ người Bản báo cáo thực tập tốt nghiệp kết trình thực tập, có cố gắng nhiều song không tránh khỏi nhiều thiếu sót, em mong nhận đóng góp nhiệt tình Thầy cô giáo để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn SV: Đặng Kim Yến Lớp CĐ Thư ký văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA THANH TRA CHÍNH PHỦ Vị trí chức Thanh tra Chính phủ quan ngang Bộ Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước công tác tra, tiếp công dân, giải khiếu nại, tố cáo phòng, chống tham nhũng phạm vi cả nước; thực hoạt động tra, giải khiếu nại, tố cáo phòng, chống tham nhũng theo quy định pháp luật Nhiệm vụ quyền hạn Thanh tra Chính phủ thực nhiệm vụ, quyền hạn quy định Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây: Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị Quốc hội, dự án pháp lệnh, dự thảo nghị Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị quyết, nghị định Chính phủ tra, tiếp công dân, giải khiếu nại, tố cáo phòng, chống tham nhũng theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm Thanh tra Chính phủ phê duyệt dự án, dự thảo văn quy phạm pháp luật khác theo phân công Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Định hướng chương trình tra hàng năm, dự thảo định, thị, văn khác thuộc thẩm quyền Thủ tướng Chính phủ tổ chức triển khai thực hiện Ban hành thông tư, định, thị văn khác tra, tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, chiến lược, định hướng chương trình phê duyệt SV: Đặng Kim Yến Lớp CĐ Thư ký văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tra, giải khiếu nại, tố cáo phòng, chống tham nhũng; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật tra, tiếp công dân, giải khiếu nại, tố cáo phòng, chống tham nhũng Về tra: a) Lập kế hoạch tra Thanh tra Chính phủ; hướng dẫn Thanh tra Bộ, quan ngang Bộ (sau gọi tắt Thanh tra Bộ), Thanh tra tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau gọi tắt Thanh tra tỉnh) xây dựng tổ chức thực kế hoạch tra; b) Thanh tra việc thực sách, pháp luật nhiệm vụ, quyền hạn Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau gọi tắt Ủy ban nhân dân cấp tỉnh); tra doanh nghiệp nhà nước Thủ tướng Chính phủ định thành lập; tra vụ việc phức tạp, liên quan đến trách nhiệm quản lý nhà nước nhiều Bộ, quan ngang Bộ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; c) Thanh tra vụ việc khác Thủ tướng Chính phủ giao; d) Kiểm tra tính xác, hợp pháp kết luận tra định xử lý sau tra Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh Chánh Thanh tra Bộ, quan ngang Bộ, Chánh Thanh tra cấp tỉnh cần thiết; đ) Quyết định tra lại vụ việc Bộ trưởng kết luận phát có dấu hiệu vi phạm pháp luật Thủ tướng Chính phủ giao; định tra lại vụ việc Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Chánh Thanh tra Bộ, Chánh Thanh tra tỉnh kết luận phát có dấu hiệu vi phạm pháp luật; e) Đề nghị Bộ trưởng, yêu cầu Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tiến hành tra phạm vi quản lý Bộ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phát có dấu hiệu vi phạm pháp luật; trường hợp Bộ trưởng, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh không đồng ý có quyền định tra, báo cáo chịu trách nhiệm trước Thủ tướng Chính phủ định mình; g) Chủ trì xử lý việc chồng chéo phạm vi, đối tượng, nội dung, SV: Đặng Kim Yến Lớp CĐ Thư ký văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thời gian tra quan Thanh tra Bộ; Thanh tra với Thanh tra tỉnh; h) Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực kết luận, kiến nghị, định xử lý tra Thanh tra Chính phủ Thủ tướng Chính phủ; i) Xem xét xử lý vấn đề mà Chánh Thanh tra không trí với Bộ trưởng, Chánh Thanh tra tỉnh không trí với Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh công tác tra Trường hợp Bộ trưởng không đồng ý với kết xử lý Tổng Thanh tra Chính phủ Tổng Thanh tra Chính phủ báo cáo Thủ tướng Chính phủ xem xét, định; k) Kiến nghị Bộ trưởng đình việc thi hành hủy bỏ quy định ban hành trái với quy định quan nhà nước cấp trên, Tổng Thanh tra Chính phủ công tác tra; trường hợp Bộ trưởng không đình không hủy bỏ văn trình Thủ tướng Chính phủ định; l) Đình việc thi hành đề nghị Thủ tướng Chính phủ bãi bỏ quy định Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trái với quy định quan nhà nước cấp trên, Tổng Thanh tra Chính phủ công tác tra; m) Kiến nghị với quan nhà nước có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung, ban hành quy định cho phù hợp với yêu cầu quản lý; kiến nghị đình huỷ bỏ quy định trái pháp luật phát qua công tác tra; n) Kiến nghị Thủ tướng Chính phủ xem xét trách nhiệm, xử lý người thuộc quyền quản lý Thủ tướng Chính phủ có hành vi vi phạm pháp luật phát qua tra không thực kết luận, định xử lý tra; yêu cầu người đứng đầu quan, tổ chức xem xét trách nhiệm, xử lý người thuộc quyền quản lý quan, tổ chức có hành vi vi phạm pháp luật phát qua tra không thực kết luận, định xử lý tra Về tiếp công dân, giải khiếu nại, tố cáo: a) Tổ chức việc tiếp công dân; tiếp nhận, xử lý đơn khiếu nại, tố cáo; giải khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật; SV: Đặng Kim Yến Lớp CĐ Thư ký văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b) Chủ trì, phối hợp với quan liên quan thực nhiệm vụ tiếp công dân trụ sở tiếp công dân Trung ương Đảng Nhà nước thành phố Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh; c) Xác minh nội dung tố cáo, kết luận nội dung xác minh, kiến nghị biện pháp xử lý tố cáo thuộc thẩm quyền giải Thủ tướng Chính phủ giao; d) Xem xét, kết luận việc giải tố cáo mà Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giải có dấu hiệu vi phạm pháp luật; trường hợp kết luận việc giải tố cáo có vi phạm pháp luật kiến nghị Thủ tướng Chính phủ xem xét, giải lại; đ) Giúp Thủ tướng Chính phủ theo dõi, kiểm tra, đôn đốc Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp việc tiếp công dân, giải khiếu nại, thi hành định giải khiếu nại có hiệu lực pháp luật Về phòng, chống tham nhũng: a) Tổ chức, đạo, hướng dẫn công tác tra việc thực quy định pháp luật phòng, chống tham nhũng và phòng, chống tham nhũng công tác tra; b) Thanh tra việc thực pháp luật phòng, chống tham nhũng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo thẩm quyền đạo Thủ tướng Chính phủ; chủ động phối hợp với quan, tổ chức việc phát hành vi tham nhũng; tra vụ việc có dấu hiệu tham nhũng; đôn đốc việc xử lý người có hành vi tham nhũng theo quy định pháp luật theo phân cấp quản lý cán Đảng Chính phủ; c) Chủ trì, phối hợp với quan nhà nước có thẩm quyền xây dựng hệ thống liệu chung phòng, chống tham nhũng; d) Phối hợp với Kiểm toán Nhà nước, Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao Văn phòng Ban Chỉ đạo Trung ương phòng, chống tham nhũng việc cung cấp, trao đổi thông tin, SV: Đặng Kim Yến Lớp CĐ Thư ký văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tài liệu, kinh nghiệm công tác phòng, chống tham nhũng;tổng hợp, đánh giá, dự báo tình hình tham nhũng kiến nghị sách, giải pháp phòng, chống tham nhũng Trong trình thực nhiệm vụ tra, giải khiếu nại, tố cáo phòng, chống tham nhũng áp dụng quyền hạn Thanh tra Chính phủ theo quy định pháp luật; yêu cầu quan, đơn vị có liên quan cử cán bộ, công chức, viên chức tham gia đoàn tra Yêu cầu Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh báo cáo tình hình, kết công tác tra, giải khiếu nại, tố cáo phòng, chống tham nhũng 10 Tổng hợp, báo cáo kết công tác tra, giải khiếu nại, tố cáo phòng, chống tham nhũng thuộc phạm vi quản lý nhà nước Chính phủ; tổng kết kinh nghiệm công tác tra, giải khiếu nại, tố cáo phòng, chống tham nhũng 11 Thực hợp tác quốc tế công tác tra, giải khiếu nại, tố cáo phòng, chống tham nhũng 12 Tổ chức, đạo thực chương trình, kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến khoa học, công nghệ lĩnh vực tra, tiếp công dân, giải khiếu nại, tố cáo phòng, chống tham nhũng 13 Quyết định tổ chức thực kế hoạch cải cách hành Thanh tra Chính phủ theo chương trình, kế hoạch cải cách hành nhà nước Chính phủ đạo Thủ tướng Chính phủ 14 Chủ trì, phối hợp với Bộ Nội vụ ban hành văn hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức máy, biên chế quan tra nhà nước 15 Chỉ đạo công tác, hướng dẫn nghiệp vụ tra; bồi dưỡng nghiệp vụ tra đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác tra; thực việc quản lý, bổ nhiệm ngạch công chức tra theo quy định pháp luật; cấp thẻ tra viên cho công chức, sỹ quan bổ nhiệm vào ngạch tra viên toàn ngành Thanh tra; ban hành tiêu SV: Đặng Kim Yến Lớp CĐ Thư ký văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ Chánh Thanh tra, Phó Chánh Thanh tra Bộ Chánh Thanh tra, Phó Chánh Thanh tra tỉnh Thống với Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Chánh Thanh tra Bộ, quan ngang Bộ Chánh Thanh tra cấp tỉnh 16 Quản lý tổ chức máy, biên chế; cán bộ, công chức, viên chức; thực chế độ tiền lương chế độ, sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý Thanh tra Chính phủ theo quy định pháp luật 17 Quản lý đạo hoạt động tổ chức nghiệp trực thuộc theo quy định pháp luật 18 Quản lý tài chính, tài sản giao tổ chức thực ngân sách phân bổ theo quy định pháp luật 19 Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao theo quy định pháp luật Cơ cấu tổ chức Lãnh đạo Thanh tra Chính Phủ Tổng Thanh tra Chính Phủ Phan Văn Sáu Phó Tổng Thanh tra Chính phủ Lê Thị Thuỷ Phó Tổng Thanh tra Chính phủ Nguyễn Đức Hạnh Phó Tổng Thanh tra Chính phủ Nguyễn Văn Thanh Phó Tổng Thanh tra Chính phủ Đặng Công Huẩn Phó Tổng Thanh tra Chính phủ Ngô Văn Khánh Các đơn vị trực thuộc Thanh tra Chính Phủ Văn phòng Thanh tra Chính Phủ Vụ Thanh tra khối kinh tế ngành ( Vụ I ) Vụ Thanh tra khối nội kinh tế tổng hợp ( Vụ II ) Vụ Thanh tra khối văn hóa xã hội ( Vụ III ) Vụ Tổ chức Cán Vụ Pháp chế SV: Đặng Kim Yến Lớp CĐ Thư ký văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Vụ Giám sát, thẩm định xử lý sau tra Vụ Hợp tác Quốc tế Vụ Kế hoạch, Tài Tổng hợp Cục giải KNTC Thanh tra khu vực I ( cục I ) Cục giải KNTC Thanh tra khu vực II ( Cục II ) Cục giải KNTC Thanh tra khu vực III ( Cục III ) Cục chống tham nhũng ( Cục IV ) Ban Tiếp công dân Trung ương Ban Quản lý dự án (Poscis) Trung tâm Thông tin Trường cán Thanh tra Viện khoa học Thanh tra Báo Thanh tra Tạp chí Thanh tra Văn phòng Đảng, Đoàn thể Trung tâm đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ miền Trung-Tây Nguyên II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG THANH TRA CHÍNH PHỦ Vị trí chức Văn phòng Thanh tra Chính phủ đơn vị thuộc Thanh tra Chính phủ, có chức tổ chức thực công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, tài chính, quản trị, quản lý điều hành phương tiện, phục vụ đảm bảo hoạt động Thanh tra Chính phủ theo yêu cầu lãnh đạo, đạo Tổng Thanh tra Chính phủ Văn phòng có dấu riêng để giao dịch theo quy định pháp luật Nhiệm vụ quyền hạn a) Chủ trì xây dựng chương trình Tổng Thanh tra Chính phủ ban hành văn quy định quản lý hành chính, văn hóa công sở, văn thư, lưu trữ, tài chính, quản trị quan Thanh tra Chính phủ hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra vụ, cục, đơn vị thực b) Giúp lãnh đạo Thanh tra Chính phủ: Lập chương trình, lịch làm việc hàng ngày, SV: Đặng Kim Yến 10 Lớp CĐ Thư ký văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Chuẩn bị địa điểm, phương tiện - Chuẩn bị thời gian - Chuẩn bị kinh phí Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Có nhiều hình thức đãi khách như: Tổ chức tiệc giải khát Việc lựa chọn hình thức đãi khách tùy thuộc vào thời gian, tính chất công việc khách Tùy theo mục đích đãi khách giai đoạn Thư ký phải tiến hành công việc cụ thể sau: - Lập danh sách khách mời - Chuẩn bị giấy mời - Chuẩn bị địa điểm Trong công tác tổ chức đãi khách Thư ký cần ý phải bố trí chỗ ngồi cho khách cách thích hợp, cấp bậc cho đối tượng giao tiếp Tiếp khách đãi khách hai nghiệp vụ quan trọng người thư ký, mang tính chất định cách đánh giá đối tượng quan, Thủ trưởng môi trường văn hóa tai quan Là đầu mối giải công việc cho quan khách, vai trò người Thư ký hoạt động thiếu IV THƯ KÝ VỚI HOẠT ĐỘNG THU THẬP, XỬ LÝ THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN Khái quát chung hoạt động thu thập, xử lý thông tin xây dựng chương trình, kế hoạch công tác quan Với người Thư ký hàng ngày có nhiều công việc cần làm công việc thu thập, xử lý thông tin giúp lãnh đạo Người thư ký cần phải có khả thu thập, xử lý thông tin từ nguồn thông tin khác để phục vụ cho lãnh đạo Quá trình thu thập, xử lý thông tin yêu cầu người thư ký ý giải mối quan hệ yêu cầu cung cấp thông tin, giá trị pháp lý nguồn thông tin với hoàn cảnh thực tiễn cung cấp thông tin để lựa chọn nguồn thông tin cần khai thác, thu thập thông tin với việc xác định nhu cầu thông tin cần cung cấp lãnh đạo, nguồn thông tin khai thác thư ký SV: Đặng Kim Yến 32 Lớp CĐ Thư ký văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phải ý đến phương pháp khai thác, thu thập thông tin thường sử dụng biện pháp khác Sau phân tích, xử lý khái quát thông tin cung cấp cho lãnh đạo, đương nhiên thông tin phải xếp theo trình tự logic, người thư ký phải tìm mối quan hệ thông tin tổ chức lại chúng trước cung cấp cho lãnh đạo Để đảm bảo cho hoạt động quan diễn liên tục, thống hiệu văn phòng phải có trách nhiệm xây dựng Kế hoạch, chương trình công tác thường kỳ như: tuần, tháng, quý, năm Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch phải tuân theo bước cụ thể như: Các phòng, ban phải đăng ký nội dung công việc; sau văn phòng tổng hợp xây dựng thảo; trình thảo để xin ý kiến phê duyệt, ban hành Trong hoạt đông quản lý quan quản lý nhà nước thiếu việc xây dựng chương trình kế hoạch Đây phương tiện, công cụ phục vụ cho hoạt động quản lý nhằm xây dựng mục tiêu tổ chức thực Xây dựng chương trình kế hoạch giúp giảm thiểu chồng chéo công việc, lãng phí trình hoạt động chung quan, xây dựng kế hoạch giúp cho lãnh đạo xác định tiêu chuẩn từ tiến hành kiểm tra, giám sát, đánh giá kết Văn phòng Thanh tra Chính phủ xây dựng chương trình, kế hoạch công việc thường xuyên Trong trình xây dựng chương trình công tác, Văn phòng chịu trách nhiệm phối hợp với ban ngành quan để không xảy tình trạng chồng chéo hoạt động ban ngành quan V THƯ KÝ VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP Hội họp coi phương tiện để nhà quản lý thực việc điều hành kiểm soát hoạt động quan Đối với quan nói chung Văn phòng Thanh tra Chính phủ nói riêng với mục đích phổ biến chủ trương, sách bàn bạc tìm biện pháp quản lý điều hành Vì bên cạnh công tác tiếp khách, đãi khách; thu thập cung cấp thông tin công tác tổ chức hội họp công tác quan trọng phức tạp đòi hỏi SV: Đặng Kim Yến 33 Lớp CĐ Thư ký văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp trình chuẩn bị kỹ lưỡng khâu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác tổ chức hội họp tiến hành theo quy trình sau: Trước tiến hành hội họp *Bước 1: Lập kế hoạch Tùy vào quy mô tầm quan trọng họp mà người Thư ký lập kế hoạch không lâp kế hoạch Tuy nhiên với họp cần tiến hành lập kế hoạch người thư ký cần phải lên kế hoạch trình lãnh đạo kế hoạch xin ý kiến đạo *Bước Chuẩn bị hội họp + Xây dựng chương trình nghị Trên sở mục đích bố cục nội dung xây dựng kế hoạch hội họp, người thư ký xây dựng chương trình nghị sự, chương trình nghị công khai chương trình nghị nội bộ, chương trình xác định với nội dung sau: • Các hoạt động diễn họp xếp theo trình tự thời gian • Người giao nhiệm vụ thực phụ trách điều hành hoạt động họp • Thời gian bắt đầu kết thúc dành cho hoạt động • Thời gian nghỉ hoạt động + Xác định danh sách đại biểu soạn thỏa giấy mời Sau thông qua Thủ trưởng quan, phận văn phòng thông báo viết giấy mời gửi đến đại biểu Việc gửi giấy mời đến tay đại biểu tiến hành trước thời gian hội nghị, họp để đại biểu chuẩn bị văn bản, ý kiến phát biểu Trong số trường hợp người thư ký phải gọi điện báo trước sau gửi giấy mời sau + Chuẩn bị địa điểm hội họp Địa điểm hội họp xác định kế hoạch, giai đoạn thư ký xác định, tiến hành công việc cụ thể: • Lựa chọn cách xếp bàn ghế cho phù hợp với mục đích việc tổ chức • Kiểm tra thiết bị hội họp SV: Đặng Kim Yến 34 Lớp CĐ Thư ký văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp + Chuẩn bị thời gian hội họp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Chuẩn bị ghi biên Tiến hành hội họp Để tiến hành hội họp thư ký người chịu trách nhiệm việc chuẩn bị gửi giấy mời đến đại biểu, phòng ban có liên quan đầy đủ Ngoài thư ký phải kết hợp với phận văn phòng chuẩn bị hội trường, trang thiết bị loa, đài, nước uống, hoa quả, hệ thống đèn sáng, hệ thống âm thanh, người phục vụ họp Sau kiểm tra trang thiết bị, thư ký tiến hành đón tiếp đại biểu điểm danh đại biểu Trong trình hội họp người thư ký phải đảm bảo giữ giải lao báo cáo cho đại biểu làm tham luận điều hành việc phát biểu tham luận, thảo luận, góp ý kiến hội họp Ghi biên hội họp Kết thúc hội họp Sau kết thúc hội họp thư ký phải phối hợp với phòng ban chức giải văn bản, giấy tờ thủ tục có liên quan tới kỹ thuật tổ chức hội họp Lưu biên hội họp lập hồ sơ hội họp hội họp lớn Giúp Thủ trưởng thông báo kiểm tra kết luận hội họp Tổ chức họp rút kinh nghiệm sau hội họp Soạn thảo thư cảm ơn đại biểu quan trọng SV: Đặng Kim Yến 35 Lớp CĐ Thư ký văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội VI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO 1.Thư ký với hoạt động tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Chuyến công tác Lãnh đạo gắn liền với chức năng, nhiệm vụ quan cho dù mục đích chuyến giải công việc cụ thể hay thiết lập mối qua hệ, tìm kiếm hội hợp tác, nắm bắt tình hình thực tế * Thư ký thủ trưởng Với vai trò người trợ lý giúp việc cho thủ trưởng người thư ký phải xác định được: - Hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ quan vị trí thủ trưởng - Nắm vững mục đích chuyến công tác, chuyến gắn liền với mục đích riêng - Thư ký phải có phân biệt chuyến công tác lãnh đạo với chuyến công tác quan - Đồng thời phải hiểu rõ vai trò trách nhiệm thân công việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Thư ký lập kế hoạch cho chuyến công tác lãnh đạo: - Mục đích chuyến công tác - Nội dung chuyến công tác - Thành phần chuyến công tác - Địa điểm chuyến công tác - Thời gian chuyến công tác - Tư liệu, tài liệu liên quan đến chuyến công tác - Kinh phí chuyến công tác - Phương tiện chuyến công tác Thư ký người chủ động liên hệ với nơi tiếp nhận công tác điện thoại, fax, văn bản, gặp trực tiếp, thư điên tử để trao đổi thông tin chuyến Ngoài thông tin cung cấp thư ký yêu cầu hỗ trợ Ngoài công việc chuẩn bị tùy theo mục đích, phạm vi chuyến SV: Đặng Kim Yến 36 Lớp CĐ Thư ký văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội yêu cầu hỗ trợ giúp lãnh đạo, thư ký tiến hành số công việc sau: - Chuẩn bị quà tặng - Xây dựng nhật ký hành trình - Danh thiếp Nếu thời gian công việc kéo dài đến ngày thư ký người đảm bảo chỗ ăn ở, sinh hoạt… cho thủ trưởng cho đoàn Thư ký phải thẻ kính trọng với Thủ trưởng trước quan nơi đến Đồng thời cán chuyên môn thu thập tài liệu liên quan đến nội dung công việc chuyến Khi thư ký công tác thủ trưởng vừa may vừa thách thức Là may thư ký thể mặt mạnh mình, thách thức thư ký ứng xử chuyến công tác thủ trưởng coi tự đánh trượt trog kỳ thi thăng tiến Sau chuyến công tác thư ký giúp thủ trưởng giải công việc, vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến công tác Thu thập giấy tờ, tài liệu, tổ chức họp mở rộng hay nội để thông báo kết chuyến công tác, trình nhật ký công tác văn giấy tờ thuộc quyền thủ trưởng, soạn thảo thư cảm ơn Thu thập hóa đơn, chứng từ cần thiết khoản chi phí để làm thủ tục toán với tài vụ Ở thư ký không tự giải toàn công việc cho lãnh đạo mà người truyền đại trực tiếp yêu cầu lãnh đạo tới phận chức chuyên gia, phối hợp với chuyên gia, phối hợp đơn vị giúp lãnh đạo hoàn thành công việc cách tốt * Thư ký không thủ trưởng: Khi thư ký không thủ trưởng công việc chuẩn bị cho chuyến thư ký phải giải tất công việc diễn văn phòng thuộc phạm vi công việc thủ trưởng mà có khả Trước lúc lãnh đạo công tác cần xin ý kiến lãnh đạo để định hướng giải quyết, tổ chức họp bàn giao công việc thủ trưởng cá nhân có liên quan để xác định phạm vi thẩm quyền, vi phạm ủy nhiệm thủ trưởng cá nhân, phòng ban liên quan Giải công việc giao, SV: Đặng Kim Yến 37 Lớp CĐ Thư ký văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp xác định hình thức liên hệ với thủ trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sau thủ trưởng lên đường thư ký thực chức năng, nhiệm vụ thường xuyên công việc giao ủy quyền, ghi nhật ký công tác, lưu trữ văn bản, giấy tờ có liên quan trực tiếp tới thủ trưởng Thừa lệnh thủ trưởng đôn đốc, giám sát phòng ban chức thực chương trình, kế hoạch mà thủ trưởng giao phải giữ liên lạc với thủ trưởng thời gian công tác Sau thủ trưởng công tác về, thư ký phải chủ động báo cáo vấn đề xảy thời gian thủ trưởng vắng mặt, đồng thời xin ý kiến giải công việc tồn đọng trình văn liên quan đến cá nhân lãnh đạo VII KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG Ngoài chuyên môn, trình độ cá nhân phải có kỹ giao tiếp với đồng nghiệp, nghiệp xung quanh Đăc biệt kỹ kỹ thiếu người thư ký vă phòng Công việc người thư ký công việc đa dạng phong phú để hoàn thành tốt công việc thiếu kỹ giao tiếp, thư ký phải tiếp xúc nhiều mối quan hệ như: tiếp xúc với cấp trên, cấp dưới, ngang cấp, tiếp xúc với khách đến làm việc quan Dù làm việc cho doanh nghiệp hay tổ chức nhà nước người thư ký cần nắm vững đặc điểm, yêu cầu loại hình giao tiếp văn phòng để có hiệu công việc cao Giao tiếp với lãnh đạo Đối với người thư ký việc giao tiếp với lãnh đạo vấn đề đáng quan tâm, với nhà lãnh đạo có phong cách làm việc khác tác phong giao tiếp khác nhau, người thư ký phải có lựa chọn cho hình thức giao tiếp với lãnh đạo cho phù hợp Muốn có mối quan hệ tốt người thư ký cần phải biết nắm bắt hiểu người lãnh đạo Thư ký phải thể lịch thiệp trang phục cách giao tiếp, cách lại, với người thư ký mà nói tự tin vô SV: Đặng Kim Yến 38 Lớp CĐ Thư ký văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan trọng thể cách trang phục bạn mặc, bước chân bạn Đối với lãnh đạo người thư ký cần tỏ rõ tôn trọng lễ độ không cười đùa, cợt nhả.Tuy nhiên không câu nệ, nói chung người thư ký phải có kỹ quan sát khéo léo tình Giao tiếp với cấp Khi giao tiếp với cấp điều đáng quan tâm, thể chất người phần sở đánh giá nhân cách Với vai trò người thư ký việc giao tiếp, ứng xử với cấp điều quan trọng, lấy tôn trọng cấp Khi giao tiếp với cấp dưới, thư ký phải tỏ người lịch sự, cư xử công bằng, phản hồi tích cực, phải tạo bầu không khí tin cậy lẫn nhau, bầu không khí hài lòng hăng hái với người cấp để cổ vũ cấp hết lòng công việc Khi giao tiếp với cấp dưới, nên sử dụng nghi thức lịch sự, đơn giản; thư ký phải nghiêm túc thực nguyên tắc, chuẩn mực quan; không dùng lời lẽ thô lỗ hay bôi bác; lắng nghe ý kiến đóng góp cấp cho kế hoạch quan; không nên tiết kiệm lời khen hào phóng với lời phê bình phải tin tưởng vào cấp dưới; biết cảm thông, chia sẻ hay tỏ thái độ với họ cách khôn khéo hơp lý Giao tiếp với đồng nghiệp Trong phạm vi hoạt động quan người thư ký hoạt động độc lập để hoàn thành nhiệm vụ giao mà cần phải có kết hơp phòng ban, nhân viên quan Thư ký thực nhiệm vụ thiết lập mối quan hệ với nhân viên quan chất lao động tập thể thể liên kết người lao động tập thể thể liên kết lao động cá nhân Khả thiết lập mối quan hệ với đồng nghiệp phụ thuộc vào trình độ giao tiếp ứng xử vận dụng kỹ người thư ký giao tiếp, mới mong đợi hợp tác, tin cậy, thiện chí nhân viên khác quan SV: Đặng Kim Yến 39 Lớp CĐ Thư ký văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Luôn học hỏi đồng nghiệp: Bất kỳ cá nhân có điểm tốt cho người khác học tập Chúng ta học hỏi đồng nghiệp học thành công, kể học thất bại họ - Luôn chia sẻ thông tin với đồng nghiệp: Vui vẻ, chan hòa với đồng nghiệp, chia sẻ thông tin đồng nghiệp Chia sẻ thông tin nghĩa gặp nói ấy, để lộ thông tin bảo mật Không nên sống khép kín, không giao tiếp để trở thành người bí hiểm, lập dị - Tích cực giúp đỡ đồng nghiệp: Giúp đỡ đồng nghiệp vô tư điều kiện người thư ký có thể, tạo ấn tượng tốt từ đồng nghiệp, tỏ người đáng tin cậy, hình thành niềm tin, từ hình thành uy tín bạn bè, đồng nghiệp Giúp đỡ đồng nghiệp nghĩa làm thay họ, che giấu khuyết điểm họ - Không đùa cợt nhược điểm đồng nghiệp: Không lấy nhược điểm đồng nghiệp để giễu cợt, nhạo báng Bởi có nhược điểm không muốn người khác động chạm đến Không lấy nỗi đau người khác làm trò đùa - Tôn trọng cá tính, riêng tư đồng nghiệp, không áp đặt quan điểm, lẽ sống người khác Tôn trọng giá trị người khác, dù giá trị không với Đừng can thiệp sâu vào chuyện riêng tư đồng nghiệp, không nen hỏi thẳng thừng hay đồn thổ chuyện riêng họ 4 Giao tiếp với đại biểu, khách Thư ký người trực tiếp đảm nhận công việc tiếp khách dù khách lãnh đạo hay khách phòng ban chức thư ký giữ vai trò phân loại khách sơ bước đầu chuẩn bị cho trình giao tiếp, chất lượng làm việc trình giao tiếp người thư ký tiêu chuẩn để khách đánh giá hệ thống quan, thư ký mặt quan tham gia tiếp khách, phản ánh trình độ văn hóa công sở quan Như vậy, giao tiếp với khách không đơn giao tiếp người với người, không đơn giải công việc mà nghệ thuật ứng xử, giao tiếp xao cho phù hợp với môi trường văn hóa công sở SV: Đặng Kim Yến 40 Lớp CĐ Thư ký văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Việt Nam Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Để giao tiếp với với khách có hiệu quả, người thư ký cần tiến hành công việc sau: - Xây dựng nội quy tiếp khách - Chuẩn bị môi trường tiếp khách thích hợp - Chuẩn bị thông tin liên quan - Xác định thời gian tối thiểu tối đa cho phép thực hoạt động giao tiếp trách rườm rà thời gian khách Thư ký gặp khách tức giận phải bình tĩnh để khách giải tỏa nỗi lòng lát phải giải cho khách bớt giận không tỏ thái độ với khách Ngoài giao tiếp trực tiếp thư ký giao tiếp gián tiếp như: điện thoại, thư điện tử, báo cáo Thư ký phải có kỹ giao tiếp giao tiếp không trực tiếp để đối tượng giao tiếp không trực tiếp trao đổi cách thỏa mái, có ấn tượng tốt thư ký đáng giá tốt quan Thư ký phải có kỹ giao tiếp điện thoại, thư điện tử, báo cáo việc giao tiếp đạt hiệu cao Thư ký người quan thiết lập quan hệ giao tiếp với khách lại người trực tiếp thay mặt quan, thay mặt lãnh đạo giải công ciệc cho khách, để làm tốt điều yêu cầu người thư ký cần biết vận dụng kỹ mềm kỹ giao tiếp, không ngừng học hỏi trau dồi thêm để đạt hiệu định, mang lại nhìn thiện cảm hài lòng khách đến quan VIII ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÁCH TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA CƠ QUAN Tổ chức phòng làm việc vấn đề phức tạp vấn đề quan trọng việc góp phần nâng cao hiệu suất lao động, thể mặt quan, tổ chức Phòng làm việc nhân tố góp phần vào hiệu lao động, nơi mà cán bộ, nhân viên Văn phòng Thanh tra Chính phủ ngày cần sử dụng, việc xếp phòng làm việc khoa học vấn đề SV: Đặng Kim Yến 41 Lớp CĐ Thư ký văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp thiết yếu quan Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn phòng Thanh tra Chính phủ mô hình biểu mẫu hầu hết tất quan Nhà nước * Văn phòng Thanh tra Chính phủ đước tổ chức cách khoa học, phòng có hệ thống ánh sáng phù hợp, hệ thống điều hòa, hệ thống cửa cách âm giúp cho môi trường làm việc tránh xa tiếng ồn ảnh hưởng đến hiệu công việc Văn phòng tổ chức cách khoa học, phòng ban xếp hợp lý Các phòng ban đếu bố trí đầy đủ trang thiết bị cần thiết phù hợp cho công việc Cơ quan trang bị máy đánh giày tự động Phòng làm việc có hệ thống điều hòa, có chậu cảnh tạo không khí thoáng mát, tường sơn màu sáng tạo cho phòng làm việc thoáng mát, hài hòa, dễ chịu Các tủ đựng tài liệu xếp hợp lý, bàn làm việc phù hợp Có tủ quần áo để treo đồng phục * Hạn chế: Bên cạnh ưu điểm tồn số hạn chế sau: Một số phòng ban trang thiết bị cũ khó đáp ứng nhanh phù hợp với công việc SV: Đặng Kim Yến 42 Lớp CĐ Thư ký văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ I NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN Trong nghiệp đổi công tác quản lý nước ta nay, xuất vị trí người thư ký văn phòng lãnh đạo điều tất yếu thiếu Đối với văn phòng quan mà nói vai trò, nhiệm vụ người thư ký đóng góp nhiều đến thành công công việc lãnh đạo Để làm điều đòi hỏi người thư ký phải có trình độ chuyên môn, có kỹ cần thiết kỹ giao tiếp, kỹ làm việc nhóm, kỹ làm việc độc lập Ưu điểm Thực công tác soạn thảo văn tương đối tốt, thể thức hoàn chỉnh nội dung Tuân thủ quy định quan tiếp khách, đãi khách Thực tốt công tác nhiệm vụ giao như: Tổ chức hội nghị, chuẩn bị nội dung chuyến công tác cho lãnh đạo Quản lý phục vụ tốt công việc phục vụ công tác hành văn phòng đáp ứng nhu cầu công việc trang thiết bị máy tính, máy in… Hạn chế Đôi chồng chéo công việc xếp thời gian chưa khoa học Còn thiếu linh hoạt trình xử lý tình Tóm lại, thư ký đóng vai trò vô quan trọng công tác hành văn phòng quan, người trực tiếp giải giúp việc cho lãnh đạo quan, người thiếu hệ thống văn phòng tổ chức hay quan II ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ Thư ký vị trí quan trọng thiếu quan, tổ chức nói riêng Văn phòng Thanh tra Chính phủ nói chung Thư ký góp phần SV: Đặng Kim Yến 43 Lớp CĐ Thư ký văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan trọng vào thành công công việc quan Để đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội, giúp quan hoạt động vững mạnh đạt hiệu cao công việc, không nói đến tầm quan trọng văn phòng người thư ký văn phòng, sau số ưu, nhược điểm mà nhận thấy công tác văn phòng thư ký Văn phòng Thanh tra Chính phủ Để giúp quan vững mạnh đạt hiệu cao công việc sau xin đưa ý kiến, đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu công tác văn phòng người thư ký Để nâng cao chất lượng làm việc phải đồng thực hiện đại hóa người sở vật chất Người thư ký phải nâng cao trình độ chuyên môn nữa, đào tạo trình độ chuyên môn lẫn đạo đức nghề nghiệp Cở sở vật chất phải nâng cấp đáp ứng nhu cầu công việc, trang thiết bị thích bị phải đáp ứng nhu cầu sử dụng Lãnh đạo Thanh tra Chính phủ lãnh đạo Văn phòng Thanh tra Chính phủ cần quan tâm đến cán nhân viên, kịp thời khen thưởng cán bộ, cá nhân, phòng ban thực tốt nhiệm vụ giao, thúc đẩy tinh thần làm việc hiệu Cần sâu, sát việc kiểm tra hoạt động phòng, ban, đạo đôn đốc kịp thời công việc mà phòng ban cần giải quyết, tạo nên phong cách, tác phong làm việc nhanh nhẹn, tránh tình trạng việc tồn đọng mà nhân viên ngồi chơi, làm việc riêng Phong cách làm việc người thư ký cần chuyên nghiệp nữa, trình tổ chức hội nghị cần tăng cường công tác chuẩn bị, đề mục đích rõ ràng để đạt hiệu cao Chú trọng khâu trình, chuyển giao văn bản, thư ký cần bồi dưỡng thêm kiến thức chuyên môn công tác văn thư lưu trữ Quản lý chặt chẽ thời gian làm việc quan, tránh tình trạng muộn sớm Cần nâng cấp cài đặt phần mềm đaiị để phù hợp với khối lượng coogn việc tương đối lớn, tránh tình trạng phần mềm thường xuyên bị lỗi SV: Đặng Kim Yến 44 Lớp CĐ Thư ký văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tải nay, đảm bảo tính xác nhanh nhạy hoạt động quản lý văn Tăng cường tổ chức thực nghiêm túc công tác kiểm tra, rà soát, hệ thống văn hóa quan, kiểm tra tình hình hoạt động văn phòng, tình trạng tồn đọng văn bản, thất lạc văn Trên số ý kiến cá nhân trình thực tập Văn phòng Thanh tra Chính phủ,tôi mong muốn công tác văn phòng người thư ký quan đạt hiệu cao, đóng góp vào phát triển hành văn phòng nhà nước thời kỳ đổi đáp ứng nhu cầu thiết yếu xã hội Rất mong đề xuất cá nhân lãnh đạo quan quan tâm xem xét SV: Đặng Kim Yến 45 Lớp CĐ Thư ký văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Qua thời gian tháng thực tập thực tế Văn phòng Thanh tra Chính phủ quan hành nhà nước Hơn tạo điều kiện nhiều công việc để bộc lộ khả học hỏi thêm nhiều điều chưa biết Đây điều kiện để sau hoàn thành trình học tập, bước vào môi trường làm việc không bỡ ngỡ, tự ti, lúng túng giải công việc Những điều làm công với kinh nghiệm học tập từ phía Văn phòng Thanh tra Chính phủ chưa đủ giúp tìm hiểu nắm bát nhiều điều quan trọng,song có nhiều thiếu sót, khuyết điểm không tránh khỏi Quá trình thực tập giúp học hỏi thêm nhiều kiến thức thực tế hành nhà nước nói chung, hoạt động thường nhật hoạt động quan cụ thể nói riêng Qua thấy sinh viên hành cần phải có thái độ tiếp thu nghiêm túc kiến thức học trường trình thực tiễn công việc làm tốt công việc trường, trở thành công chức Nhà nước nói chung lĩnh vực hoạt động văn phòng nói riêng Do thời gian thực tập không nhiều nên trình hoàn thành báo cáo không mắc sai sót thiếu chi tiết mong thầy cô dẫn bỏ qua để báo cáo hoàn thiện Một lần nữa, xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy, cô giáo, khoa Quản trị văn phòng đặc biệt cô Nguyễn Thị Thu Hường, bác lãnh đạo, anh chị phòng Văn phòng Thanh tra Chính phủ tạo điều kiện giúp đỡ hướng dẫn tận tình thời gian thực tập vừa qua để hoàn thành tốt công việc giao, hoàn thành tốt thời gian kiến tập Tôi xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày 29 tháng năm 2016 SINH VIÊN Đặng Kim Yến SV: Đặng Kim Yến 46 Lớp CĐ Thư ký văn phòng K13A