III. QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG THANH TRA CHÍNH
3. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, đơn vị thuộc Văn phòng
* Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính – Tổng hợp
- Chuẩn bị chương trình công tác tuần của lãnh đạo Thanh tra Chính phủ;
xây dụng chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng
- Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác và các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao cho các phòng, đơn vị thuộc Văn phòng
- Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc các phòng, đơn vị thuộc Văn phòng thực hiện chế độ thông tin báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất theo chỉ đạo của Chánh Văn phòng
- Tổng hợp, xây dựn báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo kết quả công tác của Văn phòng và báo cáo do Chánh Văn phòng giao
- Chuẩn bị nội dung phục vụ các cuộc họp của lãnh đạo Văn phòng; Dự, ghi biên bản, dự thảo thông báo kết luận các cuộc họp lãnh đạo Văn phòng, các cuộc họp Thanh tra Chính phủ chủ trì làm việc với Văn phòng.
- Làm đầu mối tiếp nhận, kiểm tra thể thức và làm thủ tục phát hành văn bản đi của Thanh tra Chính phủ; sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu
- Thực hiện nhiệm vụ công tác hành chính của Thanh tra Chính phủ; công tác tổ chức cán bộ, thi đua khen thưởng, công tác đảng, đoàn thể của Văn phòng.
- Làm thủ tục cấp và theo dõi quản lý giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của Thanh tra Chính phủ theo
quy định
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến Thanh tra Chính phủ; trình lãnh đạo Văn phòng và lãnh đạo Thanh tra Chính phủ; vào sổ, chuyển giao kịp thời văn bản đến cho các cục, vụ, đơn vị, cá nhân; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến , văn bản đi kịp thời báo cáo lãnh đạo văn phòng biết.
- Quản lý và sử dụng con dấu của Thanh tra Chính phủ và của Văn phòng theo quy định; hướng dẫn việc kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu tại các đơn vị trực thuộc Thanh tra Chính phủ.
- Lập kế hoạch và thực hiện mua sách, báo và tư liệu cần thiết phục vụ hoạt động chng của cơ quan Thanh tra Chính phủ.
- Tiếp nhận, quản lý và thực hiện việc chỉnh lý khoa học, bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Thanh tra Chính phủ; phục vụ yêu cầu tra cứu, khai thác và sử dụng của cán bộ, công chức cơ quan; chuẩn bị sao chụp và làm các thủ tục bàn giao hồ sơ, tài liệu cho các cơ quan khác khi có yêu cầu.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản của Thanh tra Chính phủ.
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng.
- Quản lý, hướng dẫn và kiểm tra về nghiệp vụ hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ thuộc Đại diện Văn phòng tại thành phố Hồ Chí Minh.
- Đầu mối phối hợp với Vụ tổ chức cán bộ, phòng Quản trị và phòng Quản lý phương tiện tiếp nhận, thông báo và phục vụ việc tang lễ theo quy định.
- Giúp Chánh Văn phòng theo doic việc thực hiện một số Quy chế của các đơn vị thuộc Thanh tra Chính phủ.
- Thực hiện nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chánh Văn phòng.
* Chức năng, nhiệm vụ của phòng Quản trị
- Mở sổ theo dõi, quản lý toàn bộ tài sản cố định của cơ quan và thực hiện việc tu bổ, sửa chữa thường xuyên theo kế hoạch.
- Tổng hợp yêu cầu của các cục, vụ, đơn vị, lập kế hoạch mua sắm, cấp phát, quản lý việc sử dụng văn phòng phẩm, trang thiết bị, phương tiện lầm việc;
mua vé máy bay, vé tàu, vé xe cho cán bộ, công chức đi công tác ở địa phương.
- Chủ trì, phối hợp với phòng Tài vụ định kỳ thực hiện việc kiểm tra tài
sản của cơ quan theo quy định. Kịp thời đề xuất việc thanh lý tài sản và thay thế, trang thiết bi theo kế hoạch.
- Đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và các buổi làm việc của lãnh đạo Thanh tra Chính phủ.
- Tổ chức đảm bảo công tácvệ sinh cơ quan; chăm sóc vườn hoa, cây xanh trong khu vực trụ sở cơ quan.
- Tổ chức công tác thương trực, lễ tân, trông giữ xe của cán bộ, công chức, viê chức, người lao động và khách đến làm việc tại cơ quan.
- Tổ chức và quản lý bếp ăn phục vụ ăn trưa cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong cơ quan.
- Quản lý, hướng dẫn và kiểm tra về nghiệp vụ của bộ phận Quản trị thuộc đại diện Văn phòng tại thành phố Hồ Chí Minh.
- Quản lý, theo dõi, làm thủ tục thuê bao, lắp đặt điện thoai; đảm bảo thông tin liên lạc thường xuyên trong cơ quan Thanh tra Chính phủ và giữa Thanh tra Chính phủ với cơ quan, tổ chức khác.
- Phối hợp với phòng Hành chính – Tổng hợp phục vụ việc tang lễ theo quy định.
- Thực hiện công tác quân sự, an ninh, quốc phòng của cơ quan; công tác bảo về đản bảo an toàn, trật tự, kỷ cương quân sự.
- Thường trục đội phòng cháy chữa cháy; xây dựng kế hoạch, hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện những quy định của nhà nước về phòng cháy chữa cháy trong cơ quan.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chánh Văn phòng.
* Chức năng, nhiệm vụ của phòng Tài vụ
- Giúp Chánh Văn Phòng thực hiện một số nhiệm vụ sau:
+ Tổ chức thực hiện quản lý chi tiêu kinh phí được giao bảo đảm phục vụ hoạt động của các cục, vụ, đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước thuộc Thanh tra Chính phủ theo quy định của nhà nước và Quy chế chi tiêu nội bộ của Thanh tra Chính phủ.
+ Quản lý việc mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác đảm bảo thực hiện
đúng quy định của nhà nước.
+ Thực hiện việc quản lý, theo dõi tài sản, trang thiết bị, phương tiện làm việc của cơ quan theo quy định chế độ quản lý tài sản của nhà nước.
+ Lập dự toán và quyết toán thu, chi ngân sách hàng năm; thực hiện chế độ báo cáo tài chính theo quy định hiện hành của nhà nước.
+ Lập chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định hiện hành của nhà nước.
+ Quản lý quỹ, bảo quản vật tư và tiền mặt của cơ quan theo đúng nguyên tắc, chế độ của nhà nước.
+ Phối hợp với phòng Quản trị tổ chức việc kiểm kê định kỳ tài sản của cơ quan theo quy định.
+ Quản lý, hướng dẫn và kiểm tra về nghiệp vụ của bộ phận Tài vụ thuộc Đại diện Văn phòng tại thành phố Hồ Chí Minh.
+ Thực hiện nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chánh Văn phòng.
* Chức năng, nhiệm vụ của phòng Quản lý phương tiện - Giúp Chánh Văn phòng thực hiện một số nhiệm vụ sau:
+ Quản lý, bảo quản, đảm bảo sử dụng có hiệu quả xe cộ, xăng, dầu, thiết bị, dụng cụ sửa chữa theo đúng chế độ quy định của nhà nước; xây dựng định mức tiêu hao xăng, dầu trình lãnh đạo Văn phòng duyệt; thực hiện chế độ bảo dưỡng kiểm tra, kiểm soát, sửa chữa, thay thế phụ tùng và làm các thủ tục hành chính để xe ô tô lưu hành hợp pháp.
+ Chủ trì, phối hợp với phòng Tài vụ lập kế hoạch và tổ chức thực hện mua sắp phương tiện, vật tư, thiết bị phục vụ hoạt động và nhiệm vụ của phòng.
+ Quản lý việc sử dụng, theo dõi hoạt động của từng xe ô tô, bảo đảm phục vụ kịp thời công tác của lãnh đạo Thanh tra Chính phủ và hoạt động chung của cơ quan.
+ Quản lý, hướng dẫn và kiểm tra về nghiệp vụ của Tổ xe thuộc Đại diện Văn phòng.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác the sự phân công của Chánh Văn phòng.
* Chức năng, nhiệm vụ Đại diện Văn phòng tại thành phố Hồ Chí Minh.
Đại diện Văn phòng tại thành phố Hồ Chí Minh là đơn vị trực thuộc Văn phòng Thanh tra Chính phủ có con dấu riêng, có tài khoản tại Kho bạc Nhà nước quận 3, để giao dịch theo quy định của pháp luật; có chức năng giúp Chánh Văn phòng tổ chức thực hiện công tác chi tiêu tài chính, quản trị và phục vụ cho hoạt động của Thanh tra Chính phủ tại các tỉnh, thành phố phia Nam, nhiệm vụ cụ thể:
- Đảm bảo phương tiện phục vụ lãnh đạo Thanh tra Chính phủ, các Đoàn công tác của Thanh tra Chính phủ tại các tỉnh phía Nam; đảm bảo phục vụ lưu trú cho lãnh đạo Thanh tra Chính phủ, các đoàn thể của Thanh tra Chính phủ tại thành phố Hồ Chí Minh.
- Quản lý, sử dụng có hiệu quả tài sản, phương tiện xe ô tô của cơ quan tại thành phố Hồ Chí Minh và thực hiện việc tu bổ, sửa chữa thường xuyên theo kế hoạch; theo dõi quản lý định mức tiêu hao xăng, dầu theo Quy định của Thanh tra Chính phủ; thực hiện chế độ bảo dưỡng, kiểm tra, kiểm soát, sửa chữa, thay thế phụ tùng và làm thủ tục hành chính để xe ô tô lưu hành hợp pháp.
- Quản lý, mua sắp, cấp phát việc sử dụng văn phòng phẩm, thiết bị, phương tiện làm việc; mua vé máy bay, tàu, xe cho cán bộ, công chức đi công tác địa phương.
- Thực hiện việc kiểm kê định kỳ tài sản của cơ quan theo quy định.
- Bảo quản các điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ các cuộc họp, hội thảo, các buổi làm việc của Thanh tra Chính phủ tại phía Nam; phối hợp với Vụ Hợp tác Quốc tế đưa, đón các Đoàn khách quốc tế làm việc tại các tỉnh, thành phố phía Nam.
- Tổ chức và quản lý nhà khách phục vụ cho cán bộ, công chức của Thanh tra Chính phủ và ngành thanh tra lưu trú tại thành phố Hồ Chí Minh.
- Tổ chức, quản lý và sử dụng kinh phí được giao bảo đảm phục vụ cho hoạt động của cơ quan theo Quy chế chi tiêu nội bộ của Thanh tra Chính phủ và các quy định hiện hành của nhà nước.
- Thực hiện chế độ báo cáo tài chính định kỳ hàng quý và đột xuất theo yêu cầu của Chánh Văn phòng.
- Lập báo cáo dự toán, quyết toán thu, chi ngân sách hàng năm theo quy
định hiện hành của Nhà nước.
- Lập chứng chỉ kế toán, ghi sổ kế toán, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định pháp luật hiện hành.
- Quản lý quỹ, vật tư, tiền mặt của cơ quan theo đúng nguyên tắc, chế độ của Nhà nước.
- Quản lý, sử dụng con dấu của Đại diện Văn phòng tại thành phố Hồ Chí Minh theo quy định.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chánh Văn phòng.
PHẦN II