PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ TẠI CƠ QUAN
III. THƯ KÝ VĂN PHÒNG VỚI VIỆC TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH
1. Tiếp khách
Tiếp khách là một trong những hoạt động cơ bản cưa người Thư ký nhằm đáp ứng nhu cầu giao tiếp thông tin của khách, đó là hoạt động không thể thiếu của mỗi cơ quan. Vì vậy, tiếp khách là một hoạt động có ý nghĩa ở bất kỳ cơ quan nào nên chúng ta không nên giới hạn hoạt động này mà hãy xem đây là một hình thức giao tiếp góp phần nâng cao vị thế của cơ quan mình trong mắt
của đối tác.
Đây là một nghệ thuật được tạo nên bởi nhiều yếu tố khác nhau, trong đó sự hiểu biết của người thư ký là một yếu tố hết sức quan trọng.
Thư ký tại Văn phòng Thanh tra Chính phủ tiến hành việc tiếp khách dựa trên những nguyên tắc: Tôn trọng đối tượng giao tiếp; kết hợp hài hòa giữa lợi ích của các bên trong giao tiếp.
* Khi thủ trưởng làm việc tại Văn phòng:
Trong việc tiếp khách của cơ quan, người thư ký có vai trò cực kỳ quan trọng. Thư ký là người đại diện đầu tiên của cơ quan thay mặt cơ quan để bước
đầu giải quyết công việc cho khách. Đối với khách, ấn tượng đầu tiên của khách do người thư ký tạo nên. Những ấn tượng tốt luôn tạo ra sự đánh giá tốt. Hiệu quả trong hoạt động tiếp khách của người thư ký sẽ có ảnh hưởng tới hiệu quả công việc của lãnh đạovà khả năng thực hiện mục đích giao tiếp của khách. Vì vậy, một trong những yêu cầu đối với người thư ký là phải tạo ra ấn tương tốt ngay từ những phút đầu tiên tiếp xúc.
Khi khách đến điều đầu tiên và được coi là lễ nghi giao tiếp không thể thiếu đó là người thư ký phải chào hỏi khách một cách niềm nở, thân thiện, bình tĩnh không được hoảng sợ. Sau đó hỏi khách đến từ cơ quan nào, địa chỉ, đến liên hệ công tác về việc gì trước khi gặp thủ trưởng. Khi khách đã trình bày rõ ràng tùy theo mức độ quan trọng của công việc mà người thư ký đưa ra phương án giải quyết.
Nếu công việc có nội dung đơn giản, mà nằm trong khả năng có thể giải quyết thì người thư ký có thể tự mình giải quyết công việc sau đó thông báo lại với thủ trưởng một cách ngắn gọn. Ngoài ra thư ký còn phải biết phân chia các cuộc gặp cho lãnh đạo.
Nếu công việc có nội dung quan trọng, không thuộc phạm vị giải quyết của người thư ký phải xin ý kiến thủ trưởng và cho gặp thủ trưởng là người giải quyết nhưng phải có sự hỗ trợ đắc lực của người thư ký.
* Khi thủ trưởng đi công tác vắng:
Đây là trường hợp phức tạp hơn so với trường hợp thủ trưởng ở văn phòng, thư ký không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón khách mà còn trực tiếp giải quyết yêu cầu của khách, là người chịu trách nhiệm hòan toàn của buổi giao tiếp đó. Hiệu quả công việc của người thư ký được đánh giá rất cao trong vấn đề giải quyết công việc của một người thư ký.
Trong trường hợp hợp thủ trưởng đi công tác hay một lý do nào đó mà không thể tiếp khách được thì người thư ký phải thanh minh một cách lịch sự, và thể hiện sự tôn trọng đối với khách, tạo được thiện ý cho cuộc gặp sau.
2. Đãi khách
Một bộ phận gắn liền với quá trình lao động của những cán bộ, lãnh đạo là các hoạt động xã hội mà hoạt động đó gắn liền với các cuộc tiếp xúc mới, các cuộc họp, hội thảo, thăm dò quan điểm lãnh đạo… Những cuộc tiếp xúc xã hội luôn hỗ trợ đắc lực cho công tác của cán bộ. Vì vậy, những cán bộ lãnh đạo phải quy định những cuộc tiếp xúc với những thành viên trong xã hội mà trước hết là sự tiếp xúc cá nhân với nhau cố gắng tận dụng nhiều nhất những gì có thể tận dụng được trong cuộc họp đó.
Trong công tác văn phòng, hiệu quả đạt được ngoài các cuôc họp, bàn bạc trên nguyên tắc, người lãnh đạo, thủ trưởng, thư ký cũng phải coi các bữa tiệc, các bữa liên hoan, chiêu đãi… cũng là công việc. Kiến thức trong đãi khách không chỉ quan trọng đối với người thư ký mà còn đối với bất kỳ ai tham gia hoạt động đối ngoại trọng hoạt động công sở. Đây có thể coi là một trong những hình thức tiếp xúc mang lại hiệu quả công việc phổ biến trong công tác nghiệp vụ vă phòng. Trong thực tế không ít trường hợp hiệu quả công việc đạt được ngay trong hoặc sau bữa ăn. Ở công sở, bữa ăn không thể coi là lúc hưởng thụ bên bàn tiệc, sau bữa ăn người với người đối xử với nhau trân thành hơn, sẽ dễ dàng nói chuyện với một người khác qua bữa ăn vui vẻ, thân thiện hơn là một chiếc bàn giấy lạnh lẽo và những mớ chính trị khô khan.
Tổ chức đãi khách có nhiều hình thức , tùy theo mức độ hưởng ứng của khách và điều kiện cụ thể cho phép, người thư ký có thể bố trí một trong những loại hình đãi khách sau: Tiếp đãi khách nước giải khát, tiếp rượu, tiếp trà, cà phê hoặc đãi tiệc...
Thông qua hoạt động đãi khách, Thư ký phải thể hiện được những điểm cơ bản như:
- Sự tôn trọng của cơ quan đối với khách
- Bày tỏ thiện chí, lòng mong muốn được thiết lập các mối quan hệ với khách - Tạo môi trường giao tiếp phù hợp với mục đích hướng tới trong giao tiếp - Tuân thủ các nghi thức ngoại giao cơ bản
Khi tổ chức hình thức đãi khách người thư ký cần nắm rõ:
- Số lượng khách để bố trí nơi nghỉ ngơi
- Chuẩn bị địa điểm, phương tiện - Chuẩn bị thời gian
- Chuẩn bị kinh phí
Có rất nhiều hình thức đãi khách như: Tổ chức tiệc hoặc giải khát. Việc lựa chọn hình thức đãi khách tùy thuộc vào thời gian, tính chất công việc của khách.
Tùy theo mục đích đãi khách trong giai đoạn này Thư ký phải tiến hành các công việc cụ thể sau:
- Lập danh sách khách mời - Chuẩn bị giấy mời
- Chuẩn bị địa điểm
Trong công tác tổ chức đãi khách Thư ký cần chú ý phải bố trí chỗ ngồi cho khách một cách thích hợp, đúng cấp bậc cho từng đối tượng giao tiếp.
Tiếp khách và đãi khách là hai nghiệp vụ quan trọng của người thư ký, nó mang tính chất quyết định cách đánh giá đối tượng đối với cơ quan, Thủ trưởng và môi trường văn hóa tai cơ quan. Là đầu mối giải quyết công việc cho cơ quan và khách, vai trò của người Thư ký trong hoạt động này là không thể thiếu.