MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Cấu trúc của đề tài 3 B. NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1.KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 5 1.1Lịch sử hình thành và phát triển Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 6 1.2Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 8 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 8 1.2.2. Cơ cấu tổ chức 9 1.3. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tổng hợp của công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa 12 1.3.1. Chức năng 12 1.3.2. Nhiệm vụ 12 1.3.3. Cơ cấu tổ chức 13 CHƯƠNG 2.TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 17 2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ 17 2.1.1. Về tổ chức 17 2.1.2. Về cán bộ 17 2.2. Tình hình thực hiện công tác văn thư lưu trữ tại công ty cổ phần tập đoàn hoa sao 17 2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 17 2.2.2. Công tác quản lí văn bản đi 20 2.2.3. Công tác quản lý văn bản đến 22 2.2.4. Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ của công ty 24 2.2.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 27 CHƯƠNG 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP, ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 30 3.1. Đánh giá chung 30 3.1.1 Ưu điểm 30 3.1.2. Nhược điểm 32 3.2. Các giải pháp,đề xuất kiến nghị để phát huy những ưu điểm khắc phục nhược điểm 34 3.2.1. Nâng cao trách nhiệm của văn phòng trong công tác văn thư lưu trữ 34 3.2.2. Quy trách nhiệm 34 3.2.3. Đào tạo bồi dưỡng 35 3.2.4. Ứng dụng khoa học công nghệ thông tin 35 3.2.5. Đầu tư trang thiết bị 35 C. PHẦN KẾT LUẬN 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO 39 D. PHỤ LỤC 40
MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài B NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN HOA SAO 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Cơng Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cơng ty Cổ Phần Tập Đồn Hoa Sao .8 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 1.2.2 Cơ cấu tổ chức 1.3 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức phòng hành tổng hợp cơng ty Cổ Phần Tập Đồn Hoa .12 1.3.1 Chức 12 1.3.2 Nhiệm vụ .12 1.3.3 Cơ cấu tổ chức 13 CHƯƠNG TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 17 2.1 Tình hình tổ chức cán làm cơng tác văn thư lưu trữ 17 2.1.1 Về tổ chức 17 2.1.2 Về cán 17 2.2 Tình hình thực cơng tác văn thư lưu trữ cơng ty cổ phần tập đồn hoa 17 2.2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 17 2.2.2 Cơng tác quản lí văn 20 2.2.3 Công tác quản lý văn đến 22 2.2.4 Công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ công ty 24 2.2.5 Công tác quản lý sử dụng dấu 27 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP, ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN HOA SAO 30 3.1 Đánh giá chung .30 3.1.1 Ưu điểm .30 3.1.2 Nhược điểm 32 3.2 Các giải pháp,đề xuất kiến nghị để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm 34 3.2.1 Nâng cao trách nhiệm văn phòng cơng tác văn thư lưu trữ 34 3.2.2 Quy trách nhiệm 34 3.2.3 Đào tạo bồi dưỡng .35 3.2.4 Ứng dụng khoa học công nghệ- thông tin 35 3.2.5 Đầu tư trang thiết bị 35 C PHẦN KẾT LUẬN 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO 39 D PHỤ LỤC 40 LỜI CÁM ƠN Trong khoảng thời gian vừa qua, thân nỗ lực phấn đấu không ngừng, học hỏi, tiếp thu kiến thức từ thực tế để tổng hợp hoàn thiện báo cáo Song lần đầu tiếp xúc thực tế với cơng việc nội dung tìm hiểu rộng nên khơng tránh khỏi hạn chế thiếu sót định Tơi mong nhận góp ý, đánh giá bổ sung thầy, cô khoa, bạn để báo cáo hồn thiện nội dung hình thức trình bày Kết thúc đợt thực tập cho tơi gửi lời cảm ơn chân thành lời chúc sức khỏe đến thầy cô, giảng viên khoa Quản trị văn phòng, ban lãnh đạo cán bộ, nhân viên Cơng Ty Cổ Phần Tập Đồn Hoa Sao giúp tơi hồn thành tốt khóa thực tập Đặc biệt, cho xin gửi lời cảm ơn sâu sắc ThS Nguyễn Đăng Việt giảng viên khoa Quản trị Văn Phòng người hướng dấn trực tiếp tơi thời gian vừa qua Tôi xin chân thành cám ơn HÌNH ẢNH CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN HOA SAO A PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Bước vào thời kỳ hội nhập hóa, quốc tế hóa, Việt Nam dần khẳng định vị trường quốc tế chủ trương, sách phát triển sáng suốt, tài tình Đảng Nhà nước Và khẳng định đất nước ngày chiếm lòng tin bạn bè quốc tế với vươn mạnh mẽ, làm quen bắt nhịp thành tựu phát triển xã hội loài người Trong năm gần đây, Đảng Nhà nước ta xác định tầm quan trọng việc đưa chủ trương, sách phát triển là: người, khoa học công nghệ nguồn thông tin Một nguồn thông tin xác, đầy đủ xử lý tổng hợp kịp thời tiền đề, động lực để máy quản lý hoạt động, thực chức năng, nhiệm vụ; đưa định mang tính bền vững Vậy câu hỏi đặt ra: nguồn thông tin lấy đâu?, chủ thể thực ai? thực cách nào? Để trả lời câu hỏi cần phải có thực thể làm nhiệm vụ quản lý văn bản, thu thập xử lý thông tin… tham mưu cho lãnh đạo Bên cạnh giải cơng việc mang tính phát sinh trình hoạt động Với phát triển khách quan xã hội nhu cầu đặt quan, đơn vị, doanh nghiệp móng cho đời Văn phòng nói chung văn thư, lữu trữ nói riêng Nền kinh tế Việt Nam có thay da đổi thịt sau nhiều năm đổi mới, ngày hội nhập phát triển với kinh tế tri thức nhân loại Do vậy, công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò then chốt quan, đơn vị doanh nghiệp đảm bảo cung cấp thông tin có chất lượng phục vụ cho q trình quản lý; hỗ trợ đắc lực cho cấp lãnh đạo công tác tổ chức văn giấy tờ,tổ chức, điều hành, giám sát, kiểm tra công việc quan; đem lại lợi ích, hiệu định cho xã hội Chính lí nên tơi định chọn đề tài “ khảo sát công tác tổ chức văn thư, lưu trữ Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao” Lịch sử nghiên cứu Trước có nhiều đề tài nghiên cứu Văn phòng, nhiên chưa nghiên cứu sâu công tác văn thư, lưu trữ quan VD: Các báo cáo khóa trước… Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Bài báo cáo nhằm đạt mục đích sau: - Nội dung báo cáo tập trung nghiên cứu vấn đề công tác văn thư, lưu trữ hoạt động Văn phòng - Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động văn thư, lưu trữ Cơng ty Cổ Phần Tập Đồn Hoa Sao, thấy rõ ưu điểm hạn chế nhằm đưa giải pháp, đề xuất nhằm thực tốt công tác văn thư, lưu trữ Công ty Nhiệm vụ nghiên cứu Đề giải pháp khuyến nghị nhằm khắc phục hạn chế gặp phải, phát huy nâng cao thành đạt được, góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu thực tiễn hoạt động văn thư, lưu trữ công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao: Đánh giá hiệu hoạt động văn thư,lưu trữ cơng ty, nhằm hồn thiện nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu cơng tác Hành cơng ty, công tác điều hành công ty Phương pháp nghiên cứu Để có nhìn rõ cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động quản trị văn phòng Cơng Ty tơi sử dụng phương pháp: Phương pháp điều tra – thống kê phương pháp quan sát phương pháp khảo sát phương pháp vấn phương pháp phân tích phương pháp so sánh phương pháp tổng hợp Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu,kết luận,tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài chia làm 03 chương: Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động Công Ty Cổ Phần Tập Đồn Hoa Sao Chương 2: Tình hình tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ Cơng Ty Cổ Phần Tập Đồn Hoa Sao Là Sinh viên Khoa quản trị văn phòng, sau năm học tập rèn luyện trang bị kiến thức chuyên môn nghiệp vụ trường em có kỹ chun mơn nghiệp vụ định Nhưng “Học phải đôi với hành”, “Lý thuyết phải đôi với thực tiễn” kiến thức, lý thuyết học trường phải áp dụng vào công việc thực tế quan, để đáp ứng yêu cầu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực Kế hoạch đào tạo tổ chức cho sinh viên thực tập quan, đơn vị, tổ chức.Việc thực tập giúp cho sinh viên làm quen với công việc quan, vận dụng kiến thức lý thuyết học ngồi ghế nhà trường vào cơng việc thực tế quan Đây dịp sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức người cán công chức, hội cho học sinh đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau Thực Kế hoạch Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc thực tập tốt nghiệp, với giúp đỡ Ban Giám đốc cơng ty Cổ Phần tập đồn Hoa Sao tạo điều kiện tiếp nhận em thực tập Thời gian thực tập ngày 10/01/2017 đến ngày 10/3/2017 Qua Thời gian thực tập nhờ giúp đỡ Ban Giám đốc cán làm công tác Văn thư, lưu trữ công ty tạo hội cho em áp dụng lý thuyết trang bị vào thực tiễn công tác, rèn luyện kỹ làm việc nâng cao hiểu biết việc trao đổi nghiệp vụ, từ nhận thức rõ tầm quan trọng công tác Văn thư, Lưu trữ Đặc biệt hướng dẫn thầy giáo Nguyễn Đăng Việt truyền cho em lòng say mê cơng việc, giúp em nhận thức sâu sắc nghĩa vụ trách nhiệm vai trò quan trọng cán Văn thư, lưu trữ Từ em rèn luyện phẩm chất đạo đức nghề nghiệp cẩn thận, tỉ mỉ …và nâng cao lực thân để hồn thành tốt cơng việc Bài báo cáo thực tập kết thời gian em thực tập tốt nghiệp chuyên ngành công ty Đây lần em tập làm cán cơng chức thực nên nhiều bỡ ngỡ thời gian hạn hẹp, vốn kiến thức hạn chế, thân em cố gắng hồn thành báo cáo, song khn khổ báo cáo tránh khỏi hạn chế, sai xót định Em viết báo cáo gửi tới nhà trường, Khoa kính mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô giáo phụ trách môn chuyên ngành giúp em hồn thiện nghiệp vụ để em có sở, tảng bước vào kỳ thi tốt nghiệp tới đạt kết cao đồng thời phục vụ cho cơng tác sau với hi vọng góp phần nhỏ công đổi mới, xây dựng quê hương đất nước B NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO Vài nét Cơng ty Cổ Phần Tập Đồn hoa Tên gọi: Cơng ty cổ phần Tập đồn Hoa Sao Tên dùng để giao dịch: Tập đoàn Hoa Sao Tên tiếng Anh: Hoa Sao Group Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số: 0103013277 Trụ sở Cơng Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao: 160 Lê trọng Tấn, Q.Thanh xuân, Hà Nội Tel: (04)35659596 Email: contact@hoasao.vn Logo: 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Cơng Ty Cổ Phần Tập Đồn Hoa Sao Lịch sử hình thành phát triển Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp cung cấp sản phẩm, dịch vụ tốt khác biệt chất lượng dịch vụ khơng q lớn, khách hàng thực trở thành thượng đế với nhiều lựa chọn cho thân Chính chăm sóc khách hàng ( CSKH) trở thành chiến lược chinh phục khách hàng doanh nghiệp.Tuy nhiên CSKH ngành mẻ Việt Nam, doanh nghiệp tự xây dựng đào tạo đội ngũ CSKH chun nghiệp khó khăn, tốn chất lượng khơng cao Chính doanh nghiệp chọn giải pháp thuê ngoài(Outsourcing) để đảm bảo khách hàng hài lòng nhất, chăm sóc cách tốt Nhận thấy chuyển biến thị trường, ngày 21/06/2006, Công ty Cổ Phần Hoa Sao thành lập với 30 nhân viên trẻ tuổi, tài tâm huyết với nghề Không ngừng vươn lên, năm 2010, ngồi việc tun bố thức trở thành Tập đoàn CSKH Việt Nam, Hoa Sao định gia nhập Hiệp hội CSKH Singapore (CCAS) – nước có ngành Call Center phát triển nhằm học hỏi kinh nghiệm nước bạn đồng thời làm bước đệm để thâm nhập thị trường quốc tế, góp phần quảng bá thương hiệu Việt lĩnh vực tiềm Để nâng cao chất lượng nhân lực đầu năm 2011 Hoa Sao định thành lập trung tâm Tuyển dụng đào tạo nhân sự, tâm cung cấp dịch vụ tốt cho đối tác năm hình thành phát triển, Hoa Sao không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ CSKH, khẳng định tên tuổi ngành CSKH Việt Nam, xứng đáng đối tác tin câỵ doanh nghiệp hàng đầu Viettel, VDC… Sau năm thành lập Hoa Sao phát triển vững mạnh quy mô với 2000 nhân viên CSKH máy quản lý nhân trực tiếp lên tới 150 nhân với 40 cán bộ, chuyên Phụ lục 7: MẪU SỔ CÔNG VĂN ĐI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN HOA SAO SỔ ĐĂNG KÝ CƠNG VĂN ĐI Năm:…… Từ số……Đến số…… Từ ngày………Đến ngày……… Quyển số:… Phụ Lục 8: MẪU SỔ CÔNG VĂN ĐẾN CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN HOA SAO SỔ ĐĂNG KÝ CƠNG VĂN ĐẾN Năm:…… Từ số……Đến số…… Từ ngày………Đến ngày……… Quyển số:… Phụ lục 9: BÌA CƠNG VĂN ĐI, ĐẾN Phụ lục 10: MẪU DẤU ĐẾN Công Ty Cổ phần Tập Đoàn Hoa Sao ĐẾN Số: ………………………………… Ngày … tháng… năm… Chuyển: …………………………… Phụ lục 11: QUY TRÌNH XỬ LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Tổ chức tiếp nhận kiểm tra văn đến Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến Tổ chức giải theo dõi đơn đốc việc giải văn đến chuyển giao văn đến Trình ký văn đến Sao văn đến Phụ lục 12: MẪU CHỨNG TỪ KẾT THÚC CHỨNG TỪ KẾT THÚC Trong đơn vị bảo quản có:………trang tài liệu, đánh số từ…đến… Có trang trùng số……… Khơng có trang số……… Mục lục tài liệu văn kiện có……trang Chất lượng tài liệu ……… Ngày…tháng…năm Người lập hồ sơ Phụ lục 13: QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CÔNG TY Mở hồ sơ Thu thập văn sau giải xong Giao nộp tài liệu vào lưu trữ Sắp xếp văn theo vấn đề, trình tự Ghi biên giao nộp tài liệu vào lưu trữ Lập mục lục hồ sơ Phụ luc 14: MẪU HÓA MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN - Quyết định CƠNG TY CỔ PHẦN CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TẬP ĐOÀN HOA SAO Độc lâp - Tự - Hạnh phúc Số: /QĐ-TĐHS Hà Nội, ngày tháng năm QUYẾT ĐỊNH Về việc nâng bậc lương cho cán bộ, công chức năm … GIÁM ĐỐC CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN HOA SAO Căn luật tổ chức Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao ngày… tháng… năm… ; Căn cư Nghị định số ; Căn Quyết định số ; Thực công văn Xét đề nghị , QUYẾT ĐỊNH: Điều Nâng bậc lương cho ông/bà Sinh ngày .tháng .năm chức vụ Đơn vị công tác Hiện hưởng lương nghạch Mã nghạch Bậc .Hệ số kể từ ngày Được nâng bậc lương Hệ số Điều Mức lương hưởng từ ngày Thời điểm xét nâng bậc lương lần sau tính từ ngày Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký Chánh văn phòng Hành tổng hợp, bà chịu trách nhiệm thi hành Quyết định Nơi nhận : -Như điều 3; GIÁM ĐỐC - Lưu:VT (Dấu, chữ ký) Công văn CƠNG TY CỔ PHẦN CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TẬP ĐOÀN HOA SAO Độc lâp - Tự - Hạnh phúc Số: /TĐHS Hà Nội, ngày tháng năm V/v: …………… Kính gửi………………………… Theo Quyết định số :…/QĐ-TĐHS, ngày ….tháng… năm….và Quyết định số :…/QĐ-PTOT, ngày … /……/ cuả TĐHS việc……thực Kế hoạch … /…/KH-TĐHS 1……………………………………………………………………… 2……………………………………………………………………… Kính mong……………………………………………………………… Nơi nhận : GIÁM ĐỐC -……………; -……………; (Dấu, chữ ký) - Lưu:VT Nguyễn Văn Bình Phụ lục 15: MỘT SỐ HÌNH ẢNH TRANG THIẾT BỊ Khu vực lê tân Máy photo tài liệu Máy in Điện thoại bàn Tủ đựng hồ sơ tài liệu Giá đựng tài liệu ... hình tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ Cơng Ty Cổ Phần Tập Đồn Hoa Sao Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao Là Sinh viên Khoa quản... 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ Chức Cơng ty Cổ phần Tập đồn Hoa Sao đơn vị hoạt động lĩnh vực CSKH Công ty tổ chức. .. máy văn phòng hồn thiện với chức tham mưu, tổng hợp, hậu cần 15 CHƯƠNG TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN HOA SAO 2.1 Tình hình tổ chức cán làm công tác văn