MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 1 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng. 2 5. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 6. Cấu trúc của đề tài 3 Chương 1.KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 4 1.1.Khái quát chung về công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao 4 1.2. Khái quát chung văn phòng Phòng của công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao 7 1.2.1. Chức năng 7 1.2.2. Nhiệm vụ 8 1.2.3 cơ cấu tổ chức 9 Tiểu kết chương 1 10 Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 11 2.1. Cơ sở lý luận về công tác xây dựng chương trình, kế hoạch 11 2.1.1. khái niệm chương trình ,kế hoạch 11 2.1.2. Vai trò xây dựng chương trình,kế hoạch công tác. 11 2.1.3. Các loại chương trình, kế hoạch công tác 12 2.1.4. Căn cứ xây dựng chương trình, kế hoạch 13 1.2.5. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch 14 2.2. Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng của công ty Cổ phần Tập Đoàn Hoa Sao. 15 2.2.1. Tổ chức bộ phận xây dựng chương trình, kế hoạch công tác. 15 2.2.2. Thực trạng về công tác ban hành văn bản quy định về việc xây dựng chương trình kế hoạch tại công ty cổ phần TĐHS 16 2.2.3. Các loại hình chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng của công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao ban hành. 17 2.2.3.Thực trạng về quy trình ban hành xây dựng chương trình, kế hoạch tại văn phòng của công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao 22 Tiểu kết chương 2 23 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 24 3.1. Nhận xét 24 3.1.1. Ưu điểm 24 3.1.2. Nhược điểm 25 3.1.3. Nguyên nhân 26 3.2. Giải pháp 27 3.2.1. Đối với doanh nghiệp 27 3.2.2..Nâng cao trách nhiệm nhận thức của lãnh đạo văn phòng 28 3.2.3. Xây dựng và ban hành văn bản quy định về công tác xây dựng chương trình kế hoạch. 28 3.2.4. Chuẩn hóa khoa học các loại chương trình kế hoạch 29 3.2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thu thập thông tin trong xây dựng chương trình kế hoạch 30 Tiểu kết chương 3 31 KẾT LUẬN 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC
Trang 1Do trình độ, năng lực bản thân còn hạn chế,dù cố gắng rất nhiều song đềtài không thể tránh khỏi những thiếu sót.Tôi mong nhận được những ý kiếnđóng góp của các thầy, cô giáo cùng toàn thể các bạn để bài viết của tôi hoànthiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xâydựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng tại Công ty cổ phần tậpđoàn Hoa Sao” là đề tài của riêng cá nhân tôi
Trong quá trình thực hiện nghiên cứu đề tài tôi đã thực hiện nghiêm túccác quy tắc đạo đức nghiên cứu
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính trung thực của các nội dungkhác trong đề tài của mình
Trang 3MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU 1
1 Lý do chọn đề tài 1
2 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 1
3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2
4 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2
5 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3
6 Cấu trúc của đề tài 3
Chương 1.KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 4
1.1.Khái quát chung về công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao 4
1.2 Khái quát chung văn phòng Phòng của công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao 7
1.2.1 Chức năng 7
1.2.2 Nhiệm vụ 8
1.2.3 cơ cấu tổ chức 9
Tiểu kết chương 1 10
Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 11
2.1 Cơ sở lý luận về công tác xây dựng chương trình, kế hoạch 11
2.1.1 khái niệm chương trình ,kế hoạch 11
2.1.2 Vai trò xây dựng chương trình,kế hoạch công tác 11
2.1.3 Các loại chương trình, kế hoạch công tác 12
2.1.4 Căn cứ xây dựng chương trình, kế hoạch 13
1.2.5 Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch 14
Trang 42.2 Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn
phòng của công ty Cổ phần Tập Đoàn Hoa Sao 15
2.2.1 Tổ chức bộ phận xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 15
2.2.2 Thực trạng về công tác ban hành văn bản quy định về việc xây dựng chương trình kế hoạch tại công ty cổ phần TĐHS 16
2.2.3 Các loại hình chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng của công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao ban hành 17
2.2.3.Thực trạng về quy trình ban hành xây dựng chương trình, kế hoạch tại văn phòng của công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao 22
Tiểu kết chương 2 23
Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 24
3.1 Nhận xét 24
3.1.1 Ưu điểm 24
3.1.2 Nhược điểm 25
3.1.3 Nguyên nhân 26
3.2 Giải pháp 27
3.2.1 Đối với doanh nghiệp 27
3.2.2 Nâng cao trách nhiệm nhận thức của lãnh đạo văn phòng 28
3.2.3 Xây dựng và ban hành văn bản quy định về công tác xây dựng chương trình kế hoạch 28
3.2.4 Chuẩn hóa khoa học các loại chương trình kế hoạch 29
3.2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thu thập thông tin trong xây dựng chương trình kế hoạch 30
Tiểu kết chương 3 31
KẾT LUẬN 32
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC
Trang 5DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
1 CT CPTĐHS Công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao
Trang 6PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Từ khi nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủnghĩa có sự điều tiết của nhà nước với thành phần nền kinh tế tự do cạnh tranh,thì việc duy trì, tìm kiếm và mở rộng thị trường khách hàng là một yếu tố hếtsức quan trọng.Không loại trừ một doanh nghiệp nào lại muốn tình hình hoạtđộng không có hiệu quả, không đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, công ty CPTĐHS cũng không phải là ngoại lệ Các doanh nghiệp muốn phát triển lâu dài vàbền vững buộc các doanh nghiệp phải xây dựng được chương trình, kế hoạchthực hiện các công việc hàng ngày các chiến lược phát triển lâu dài của công ty,
để tạo dựng ,vun đắp mối quan hệ và cũng như bộ phận văn phòng công ty CPTĐHS luôn góp phần giúp đỡ công ty thực hiện công tác này vì văn phòng luônđược coi là bộ mặt của công ty
Xây dựng chương trình kế hoạch công tác có vai trò rất quan trọng tronghoạt động của cơ quan, tổ chức, xây dựng chương trình kế hoạch công tác giúp
cơ quan tổ chức xác định được mục tiêu phương hướng, tận dụng một cách cóhiệu quả các nguồn lực, thích ứng được với sự thay đổi của môi trường, nângcao hiệu quả công việc ,tạo thuận lợi cho công tác kiểm tra Vì vậy đây là chứcnăng đầu tiên mà bất kỳ nhà quản trị nào cũng cần phải thực hiện
Là sinh viên đang theo học nghành Quản trị văn phòng, Cùng với nhữngkiến thức được trang bị ở trường em nhận thức được sự phức tạp và tầm quantrọng của công tác quản trị văn phòng nói chung và công tác xây dựng chươngtrình kế hoạch nói riêng ,cũng như vai trò của nhà quản trị văn phòng trong côngtác này, và những tìm hiểu thực tế trong đợt thực tập tại công ty CP TĐHS, emnhận thấy Công ty còn một số hạn chề trong công tác xây dựng chương trình kếhoạch vì vậy em quyết định chon đề tài nghiên cứu: “Khảo sát, đánh giá thực
trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng tại Công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao”
2 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Công tác xây dựng chương kế hoạch của văn
Trang 7phòng tại công ty CP TĐHS.
Phạm vi nghiên cứu: Phòng Hành chính tổng hợp tại công ty CP TĐHS
160 Lê Trọng Tấn Thanh Xuân-Hà Nội
Do hạn chế về thời gian và không gian nghiên cứu nên đề tài chỉ tập trungnghiên cứu về công tác xây dựng chương trình kế hoạch tại ông ty CP TĐHS
3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
-Mục đích nghiên cứu:
Mục đích nghiên cứu của bài tập lớn này chính là
Khảo sát, đánh giá làm sao để mọi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thểhiểu được tầm quan trọng của công tác xây dựng chương trình kế hoạch công táctrong công ty , đồng thời làm rõ những ưu nhược điểm của công tác này để từ đóđưa ra những giải pháp, nhằm hoàn thiện công tác xây dựng chương trình kếhoạch công tác trong văn phòn công ty CPTĐHS
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
Nghiên cứu vai trò của công tác xây dựng chương trình kế hoạch tại công
Trang 85 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Ý nghĩa của đề tài này giúp em có cơ hiểu hội sâu hơn về vai trò củacông tác xây dựng chương trình kế hoạch tại công ty CPTĐHS
Trên cơ sở chiến lược em đã phân tích, bình luận và đưa ra những chínhsách, những phương pháp phù hợp với thực tế của công ty Và đề tài này đãkhảo sát đúng thực tế của công ty từ đó đưa ra phương pháp phù hợp nhằm nângcao hiệu quả công tác xây dựng chương trình kế hoạch trong công ty Bên cạnh
đó bài tập lớn này sẽ là tài liệu giúp chúng ta có cái nhìn chính xác, khách quanhơn về vai trò của công tác xây dựng chương trình kế hoạch công tác trong thời
kỳ hiện nay
6 Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu ,Kết luận, phần nội dung của đề tài được kết cấu với 3chương, cụ thể như sau:
Chương 1 Khái quát về tổ chức và hoạt động của văn phòng của công ty
cổ phần tập đoàn Hoa Sao
Chương 2 Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công táctại công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao
Chương 3.giải pháp nâng cao hiệu quả công tác xây dựng chương trình,
kế hoạch công tác tại Công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao
Trang 9Chương 1.KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO
1.1.Khái quát chung về công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao
Tên Công Ty: Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao
Tên giao dịch Quốc Tế: Hoa Sao Group
Trụ sở chính: 160 Lê Trọng Tấn, Quận Thanh Xuân, Hà Nội
Giấy phép kinh doanh: 0103013277
Điện thoại: (04) 35659596
Email:contact@hoasao.vn website: http/hoasao.vn
Nhận thấy sự chuyển biến đó của thị trường, ngày 21/06/2006, Công ty cổphần Tập đoàn Hoa Sao ( gọi tắt là Tập đoàn Hoa Sao) được thành lập với 30nhân viên trẻ tuổi, tài năng và tâm huyết với nghề Sau gần 11 năm hình thành
và phát triển, Hoa Sao không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ CSKH, đãkhẳng định được tên tuổi trong ngành CSKH của Việt Nam, xứng đáng là đốitác tin câỵ của các doanh nghiệp hàng đầu như Viettel, G mobiel VDC… Saugần 11 năm thành lập, đến nay Hoa Sao đã phát triển vững mạnh về quy mô vớihơn 4000 nhân viên CSKH, hơn 1500 bàn Điện thoại viên, hơn 10 trung tâmCSKH, với 250 triệu tương tác khách hàng mỗi năm, hợp tác với hơn 100thương hiệu thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, cùng bộ máy quản lý nhân sự trựctiếp lên tới hơn 300 nhân sự với 80 cán bộ, chuyên gia làm việc tại các phòngban chức năng Đồng thời Hoa Sao cũng liên tục đạt mức tăng trưởng về doanhthu hơn 40%/năm Đến nay, Tập đoàn Hoa Sao đã xây dựng và hoàn thiện đượcmột hệ thống các quy trình và phương pháp tổ chức hoạt động CSKH tại cácCall Center theo những chuẩn mực của thế giới Ngoài đội ngũ hơn 4000 nhânviên CSKH, Hoa Sao còn là nơi quy tụ của nhiều chuyên gia giỏi để sẵn sàng tưvấn hỗ trợ các doanh nghiệp trong hoạt động CSKH ở những ngành nghề đadạng như Viễn thông, tài chính ngân hàng, bảo hiểm, hàng tiêu dùng, y tế chođến giá dục và thương mại điện tử…Với thông điệp “Trải nghiệm xúc cảm sẻchia” và với cam kết trở thành “Người đồng hành số 1” trên con đường cùng các
Trang 10doanh nghiệp đi đến thành công, Hoa Sao đã góp phần tạo dựng và phát triểnmột ngành công nghiệp dịch vụ CSKH Việt nam hiện đại và giàu bản sắc
Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sao hoạt động mạnh về lĩnh vực CSKHnhư: Hỗ trợ kĩ thuật, tư vấn bán hàng, tiếp nhận và sử lý,telesales… Với cácloại hình từ viễn thông ,ngân hàng- tài chính, y tế cho đến Giaos dục và thươngmại điện tử là đối tác cung cấp các giải pháp CSKH và dịch vụ contact centercho những thương hiệu lớn thuộc nhiều nghành nghề, mang lại sự tăng trưởngcao cho đối tác như: viettel, viettinbank, vtv cab, Yamaha……
Nhiệm vụ, quyền hạn
- Công ty hoạt động theo điều lệ của công ty.
- Công Ty chị trách nhiệm thi hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,
luật kinh doanh, luật kinh tế…ngoài ra công ty nhằm đảm bảo chủ trương, biệnpháp phát triển kinh tế- xã hội, thực hiện các chính sách trên địa bàn
- Xây dựng kế hoạch thực hiện các dự án CSKH ,…của Công Ty.
- Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất lượng…theo đúng quy định
của pháp luật
- Công Ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sao ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh
doanh của mình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và vănminh
Cơ cấu tổ chức của công ty
Cơ cấu tổ chức của Công Ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sao bao gồm:
- Hội đồng quản trị: Đứng đầu Hội đồng quản trị là chủ tịch Hội đồng
quản trị
Trang 11- Ban giám đốc: đứng đầu là Tổng giám đốc, giám đốc và các phó giám
đốc
- Các phòng :phòng truyền thông, phòng đối ngoại, phòng kinh doanh,
phòng hành chính-kế toán, phòng nhân sự , phòng truyền thông
Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sao hoạt động với nguyên tắc tập chung ýkiến Đứng đầu là chủ tịch Hội đồng quản trị có quyền quyết định chiến lược, kếhoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của Công Ty.DướiHội đồng quản trị là Ban giám đốc, đứng đầu Ban giám đốc là Tổng giám đốc,
do Hội đồng quản trị bổ nhiệm,có quyền Kiểm soát toàn bộ hoạt động của cácphòng ban, tổ chức chỉ đạo việc phối hợp giữa các phòng ban trong công ty.Các phòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt của Công ty được thống nhất
từ trên xuống dưới
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức( xem phụ lục 1)
Các lĩnh vực hoạt động chính
- Dịch vụ chăm sóc khách hàng
+ Cung cấp dịch vụ chất lượng cao về chăm sóc khách hàng (contactcenter)
+ Cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng VIP
+ Cung cấp dịch vụ: Xây dựng – đào tạo – chuyển giao và tư vấn chiếnlược hệ thống và trung tâm CSKH – quan hệ khách hàng
+ Đào tạo và cung cấp nhân sự CSKH cao cấp
+ Tổ chức nghiên cứu – khảo sát thị trường, tâm lý - thị hiếu khách hàng
và hiệu quả công tác CSKH; tư vấn giám sát độc lập công tác CSKH.+ Thiết lập nguồn (hồ sơ) khách hàng VIP tiềm năng cho doanh nghiệp+ Dịch vụ bán hàng qua điện thoại
Trang 12+ Tư vấn, hỗ trợ giải pháp phòng – chống khủng hoảng truyền thông (đặcbiệt là trong các khủng hoảng truyền thông do công tác CSKH).+ Cung cấp dịch vụ: Xây dựng – đào tạo – chuyển giao và tư vấn chiếnlược hệ thống truyền thông doanh nghiệp
+Cung cấp giải pháp truyền thông – tiếp thị
+ Tổ chức khảo sát đánh giá mức độ hiểu biết thương hiệu của côngchúng; tư vấn giám sát độc lập hoạt động truyền thông
+ Liên kết xuất bản sách, tạp chí và tổ chức các xuất bản phẩm phục vụtruyền thông doanh nghiệp
+ Tổ chức các chương trình truyền thông khoa học (hội thảo, điều tra xãhội học,…)
Từ năm 2010, Hoa Sao sẽ thiết lập được một hệ thống dịch vụ bao trùmnhiều ngành dịch vụ và sản xuất – kinh doanh như viễn thông, tài chính – ngânhàng, bán lẻ, du lịch, bất động sản đồng thời công ty cũng chú trọng nâng cấpchất lượng chuyên môn, dịch vụ và công nghệ Bên cạnh việc xây dựng hệ thốngdịch vụ phổ thông, Hoa Sao sẽ coi trọng việc xây dựng hệ thống dịch vụ chấtlượng cao để hướng tới đối tượng khách hàng cao cấp
1.2 Khái quát chung văn phòng Phòng của công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao
1.2.1 Chức năng
Tùy theo mô hình tổ chức và tổ chức hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vịhoặc doanh nghiệp mà tổ chức văn phòng được hình thành lớn, nhỏ khác nhau.Nhưng dù được tổ chức theo cách nào thì Văn phòng cũng có hai chức năng cơbản: tham mưu tổng hợp và hậu cần
Phòng Hành chính tổng hợp là đơn vị trực thuộc Công ty Cổ phần TậpĐoàn Hoa Sao, có chức năng tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc trong việcquản lý, điều hành
Thứ nhất: Tham mưu, đề xuất cho Ban lãnh đạo công ty về tổ chức bộmáy hoạt động và công tác tổ chức cán bộ của công ty Thực hiện các chế độchính sách cho người lao động về tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật,
Trang 13công tác truyền thông, báo chí, hành chính, văn thư-lưu trữ, lễ tân khánh tiết.
Thứ hai: Là cầu nối từ Ban Giám đốc đến các bộ phận, cá nhân và ngược lại.Thứ ba: Là đầu mối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốcthực hiện công việc, thu thập và phản hồi thông tin một cách chính xác, kịp thời
Thứ tư: Phòng hành chính có chức năng đảm bảo cơ sở vật chất, trangthiết bị phục vụ cho hoạt động của công ty
Thứ năm: Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng, duy trì phát triển môitrường làm việc văn minh, thân thiện và chuyên nghiệp
Thứ sáu: Thu thập và tổng hợp thông tin cho Lãnh đạo
Thứ bảy: Phòng hành chính- tổng hợp có chức năng đảm bảo công tác hậucần Phục vụ trực tiếp công việc hàng ngày, tổ chức các cuộc họp, chuyến đicông tác cho lãnh đạo Mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng tài sản, đảm vảo điềukiện, cơ sở vật chất để lãnh đạo làm việc
1.2.2 Nhiệm vụ
Chịu trách nhiệm về công tác hành chính quản trị của cơ quan
- Xây dựng chương trình, kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kếhoạch công tác
- Xây dựng chức năng nhiệm vụ, quyền hạn cho các phòng ban, bộ phậnthuộc văn phòng
- Làm đầu mối xây dựng điều lệ hoạt động của công ty, chủ trì đề xuâtphương án quy hoạch
- Chịu trách nhiệm về công tác văn phòng phục vụ nghiệp vụ lãnh đạo vàquản lí của Ban giám đốc
- Đảm bảo an ninh, an toàn, trật tự nội vụ, công tác văn thư lưu trữ, quản lý
cơ sở vật chất của cơ quan
- Gửi văn thư đi, thẩm định loại hình thư tín để gửi theo phương thức phùhợp, tiết kiệm và hiệu quả
- Phối hợp tổ chức các hoạt động, các sự kiện, các giải thưởng, cơ hội quàtặng và các hoạt động truyền thống khác theo sự phân công của Ban giám đốc
Trang 14- Quản lý con dấu của cơ quan Lưu trữ các văn bản của cơ quan theo đúngpháp lệnh về văn thư lưu trữ.
- Điều động và quản lí xe của cơ quan theo quy định và theo sự chỉ và đạo,điều động trong công việc và trong công tác đối ngoại của Gíam đốc
- Xây dựng kế hoạch và thực hiện công tác hậu cần phục vụ các hoạt độngcủa công ty
- Trực hành chính và điện thoại cơ quan, đảm bảo thông tin liên lạc thôngsuốt cho công ty
- Phối hợp với phòng kế toán – Tài chính để quản lý, theo dõi, mua sắmvăn phòng phẩm của công ty
- Đảm bảo giao dịch hành chính, đối nội, đối ngoại
1.2.3 cơ cấu tổ chức
Cơ cấu của văn phòng gồm có một trưởng phòng và một phó trưởngphòng và các nhân viên
Tưởng phòng là người điều hành toàn diện các mặt công tác của phòng
và chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về cá mặt hoạt động Trưởng phòngchịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về việc điều hành,tổ chức thực hiện nhiệm
vụ chung của phòng,trực tiếp phụ trách công tác tổ chức,bộ máy hànhchính,;tham mưu cho ban gaim đốc thực hiện công tác tuyển dụng ,sắp xếp bố trícán bộ và thực hiện chính sách đối cán bộ,nhân viên …
Phó trưởng phòng chịu trách nhiệm tham mưu cho trưởng phòng,phụ cáccác bộ phận tổng hợp, văn thư-lưu trữ, Quản trị, kế toán Phối hợp với các phòngban chuyên môn để thực hiện hiệu quả công việc
Có thể nói mỗi vị trí của phòng được quy định rất cụ thể về chức năngnhiệm vụ và quyền hạn ,giúp cho mỗi cán bộ công chức làm việc trong phòngbiết được những công việc mình phải làm nhằm tránh chồng chéo chứcnăng ,đùn đẩy trách nhiệm và giúp cho cán bộ công chức làm việc một cáchnăng suất và hiệu quả hơn
sơ đồ cơ cấu tổ chức ( xem phụ lục 2)
Trang 17Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH,
KẾ HOẠCH CÔNG TÁC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN
HOA SAO 2.1 Cơ sở lý luận về công tác xây dựng chương trình, kế hoạch
2.1.1 khái niệm chương trình ,kế hoạch
- Theo nghĩa hẹp: Chương trình ,kế hoạch là một văn bản của một cơquan, doanh nghiệp thể hiện công việc mà cơ quan, doanh nghiệp dự định làmtrong khoảng thời gian nhất định
-Theo nghĩa rộng:Chương trình kế hoạch là một văn bản của một cơquan,tổ chức mà nó thể hiện mục tiêu và hệ thống các giải pháp để hướng tớimục tiêu trong khoảng thời gian nhất định
Như vậy:Chương trình kế hoạch là một văn bản trong đó thể hiện các mục tiêu và các giải pháp chủ yếu nhằm sử dụng các nguồn lực, tài nguyên có thể khai thác được ở trong cơ quan tổ chức một cách tối ưu trong một thời gian nhất định.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch là : Qúa trình xác định những mục tiêu
cần đạt được của đơn vị và những phương thức tiến hành tốt nhất để đạt đượcmục tiêu đó trong từng thời kỳ
2.1.2 Vai trò xây dựng chương trình,kế hoạch công tác.
Trong bối cảnh với nguồn lực, tài nguyên mà một cơ quan, tổ chức đơn vịđang khai thác muốn đạt được chất lượng, hiệu quả tối ưu khi thực hiện ,vậy cơquan, tổ chức phải khai thác các nguồn lực đó như thế nào sao cho có hiệu quảnhất, từ nhu cầu đó các cơ quan, tổ chức cần xây dựng các chương trình kếhoạch hoạt động trong từng khâu ,từng bộ phận
Ý nghĩa của việc xây dựng các chương trình kế hoạch là:
- Chương trình kế hoạch giúp cho cơ quan tổ chức xác định được mụctiêu, phương hướng nhiệm vụ
- Chương trình kế hoạch giúp cơ quan, tổ chức chủ động trong công việcứng phó với bất ổn tận dụng các nguồn lực
Trang 18- Chương trình, kế hoạch là cơ sở để lãnh đạo thực hiện các quyết địnhquản lý.
- Chương trình, kế hoạch là cơ sở pháp lý để lãnh đạo thực hiện công táchoạch định, công tác điều hành là cơ sở để kiểm tra đánh giá hoạt động của cơquan, tổ chức
-Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sựthay đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫnđạt mục tiêu đã đề ra
- Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụnghợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tậptrung theo một kế hoạch thống nhất; phốihợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị đểthực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra
2.1.3 Các loại chương trình, kế hoạch công tác
Hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị diễn ra thường xuyên liên tục vìthế chương trình, kế hoạch cũng phải được xây dựng cho phù hợp với tiến trìnhhoạt động của cơ quan tổ chức Bao gồm các loại chương trình kế hoạch sau:
Chương trình, kế hoạch theo thời gian.
- Chương trình,kế hoạch dài hạn ( thương là các kế hoạch từ 2 năm trởlên)
- Chương trình, kế hoạch ngắn hạn ( chương trình kế hoạch tháng, quý,tuần….)
Chương trính, kế hoạch theo mục tiêu
- Chương trình, kế hoạch chiến lược ( dùng trong trường hợp mục tiêulớn, thời gian dài)
- Chương trình kế hoạch tác nghiệp( dùng trong trường hợp mục tiêu cụthể, gắn liền với một sự kiện…)
Phân loại theo mặt hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Chương trình, kế hoạch về nhân sự ( kế hoạch đào tạo, kế hoạch tuyểndụng…)
Trang 19- Chương trình kế hoạch về tài chính ( kế hoạch thu học phí,kế hoạchquyết toán…)
- Chương trình kế hoạch về cơ sở vật chất ( chương trình kế hoạch muasắm, thanh lý….)
Chương trình, kế hoạch theo chủ thể
- Chương trình, kế hoạch chung cho cơ quan, tổ chức
- Chương trình, kế hoạch của dơn vị
- Chương trình, kế hoạch của cá nhân
2.1.4 Căn cứ xây dựng chương trình, kế hoạch
- Căn cứ vào chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước.
Bất cứ sự vật hiện tượng và lĩnh vực nào muốn giải quyết được hợp lýnhấtđều cần dựa vào chủ chương, chính sách của Đảng, Nhà nước điều này giúpcho cơ quan, tổ chức, cá nhân tránh được các chế tài áp đặt lên lĩnh vực đó.Người ta thường căn cứ vào một số chủ trương như: chương trình về chính trị,đường lối, chủ trương, chính sách về kinh tế, pháp luật…
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức Giúp cho việc xây dựng nội dung chương trình, kế hoạch không bị trái với thẩm quyền.
- Căn cứ vào chương trình, kế hoạch dài hạn của cơ quan, tổ chức.Dựa
vào các văn bản này thì cơ quan, tổ chức, lần lượt thực hiện các vấn đề đã đềcập, bởi vì khi các vấn đề này đã đề cập trong văn bản này thì cơ quan, tổ chức
đã coschur trương về kinh phí, nhân sự để thực hiện vấn đề này
- Căn cứ vào yêu cầu thực tế đối với những vấn đề đặt ra Các nhà quản
trị cần căn cứ vào yêu cầu cấp thiết của vấn đề, sự việc:
+ Tầm quan trọng của vấn đề
+ sự ảnh hưởng và tác hại nếu chúng ta không thực hiện vấn đề đó
+ ý ngĩa hiệu quả khi vấn đề, sự việc đó được hoàn thiện
- Căn cứ vào nguồn lực thực tế của cơ quan, tổ chức.Trên cơ sở yêu cầu
thực tế đặt ra các nhà quản trị cần căn cứ vào một số nguồn lực chủ yếu nhưsau:nguồn lực tài chính, nguồn lực cơ sở vật chất, nguồn lục về nhân sự…
Trang 20- Căn cứ vào các yếu tố bên ngoài Căn cứ vào các yếu tố bên ngoài như
kinh tế ,thị trường, môi trường tự nhiên… đều có tác động rất lớn đến nội dungcủa chương trình, kế hoạch các nhà quản trị cần cân nhắc các yếu tố này
1.2.5 Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch
Chương trình, kế hoạch được xây dựng theo các bước sau:
Bước 1: Tổ chức thu thập thông tin
- Căn cứ vào bản đăng ký công việc của các đơn vị
- Các thông tin, văn bản liên quan đến chủ trương, chính sách của cơquan cấp trên
- Các trương trình, của kỳ trước ( để làm căn cứ những công việc chưaxong thì tiếp tục)
- Biên bản, các kết luận biên bản của các cuộc họp bàn có liên quan đếncác cuộc họp
- Các thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội có liên quan trực tiếpđến nội dung chương trình, kế hoạch
- Các thông tin liên quan đến nguồn lực , mối quan hệ kinh nghiệm laođộng sản xuất
Bước 2: xử lý thông tin
- Phân loại thông tin
Bước 3:Xây dựng bản thảo
- Xây dựng bản thảo chương trình, kế hoạch theo thời gian
- Chương trình , kế hoạch tổ chức một công việc, một sự kiện
Bước 4: Lấy ý kiến dự thảo
Bước 5: Chỉnh sửa
Bước 6: Trình ký
Lãnh đạo văn phòng thẩm định thể thức và nội dung sau đó hoàn thiện thủtục ban hành
Trang 212.2 Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng của công ty Cổ phần Tập Đoàn Hoa Sao.
2.2.1 Tổ chức bộ phận xây dựng chương trình, kế hoạch công tác.
- Tổ chức thiết lập bộ phận xây dựng chương trình, kế hoạch là việc xâydựng thành lập ra một nhóm người (từ 3 người trở lên) có tổ chức ,có chuyênmôn về nghiệp vụ để thực hiện các hoạt động về xây dựng chương trình, kếhoạch trong cơ quan, tổ chức
- Vai trò của việc tổ chức xây dựng bộ phận xây dựng chương trình, kếhoạch:
+ Đảm bảo cho công tác xây dựng chương trình, kế hoạch trong doanhnghiệp được thực hiện tốt hơn
+ Giúp cho cán bộ nhân viên văn phòng có tinh thần trách nhiệm cao hơntrong công việc
+ Đảm bảo việc xây dựng chương trình kế hoạch được diễn ra theo đúngquy trình
+ giúp cho việc xây dựng các chương trình ,kế hoạch được thực hiệnnhanh chóng, chính xác và tiết kiệm được các nguồn lực
+ là cơ sở cho lãnh đạo quản lý,kiểm tra, đánh giá công tác văn phòngđược thuận tiện dễ dàng hơn
- Lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm đối với việc tổ chức thiết lập bộphận xây dựng chương trình, kế hoạch trong doanh nghiệp
+ lãnh đạo văn phòng dựa vào chức năng,nhiệm vụ của văn phòng củadoanh nghiệp ,để xác định việc cần thiết xây dựng bộ phận xây dựng chươngtrình, kế hoạch hay không, xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên về việc này
+Sau khi được sự đồng ý của lãnh đạo thì lập kế hoạch ,xây dựng các tiêuchí, yêu cầu đối với bộ phận xây dựng chương trình, kế hoạch
+ Tuyển dụng cán bộ cho bộ phận
+ Xây dựng các nguyên tắc chung cho bộ phận văn thư,lưu trữ
+ Ra quyết định thành lập
Trang 22Qua khảo sát Thì TĐHS chưa có bộ phận xây dựng chương trình, kếhoạch công tác riêng , việc xây dựng chương trình, kế hoạch được giao cho bộphận văn phòng chủ trì Trong TĐHS mỗi cá nhân, đơn vị bộ phận đều phải xâydựng chương trình, kế hoạch công tác cho mình, cho đơn vị mình.
Từng đơn vị sẽ lập chương trình, kế hoạch của các bộ phận trên cơ sởtổng hợp các chương trình, kế hoạch của từng cá nhân đồng thời xây dựngchương trình, kế hoạch chung cho từng bộ phận
Sau khi lập xong chương trình, kế hoạch của đơn vị, bộ phận, từng đơn vị,
bộ phận nộp chương trình, kế hoạch của đơn vị, bộ phậ mình cho văn phòng Đểvăn phòng giúp cho lãnh đạo công ty nghiên cứu, tổng hợp lại thành chươngtrình, kế hoạch chung cho toàn cơ quan
2.2.2 Thực trạng về công tác ban hành văn bản quy định về việc xây dựng chương trình kế hoạch tại công ty cổ phần TĐHS
Tổ chức xây dựng các văn bản quy định về xây dựng chương trình, kếhoạch là xây dựng một văn bản mà nó quy định, hướng dẫn về hệ thống cácnguyên tắc, cách thức quy trình thủ tục để xây dựng chương trình, kế hoạch
Việc xây dựng các văn bản đấy làm cho việc xây dựng các chương trình,
kế hoạch được tốt hơn
- Việc xây dựng được văn bản quy định trong công tác xây dựng chương
trình, kế hoạch sẽ đưa công tác này vào nền nếp khoa học, tránh làm những việctùy tiện
- Sẽ đề ra được nguyên tắc chung về hoạt động xây dựng chương trình,
kế hoạch trong doanh nghiệp, quy định cụ thể về trách nhiệm
- Quy định cụ thể rõ ràng về từng nghiệp vụ.
- Các văn bản đó sẽ là căn cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể
trong điều hành công tác xây dựng chương trình, kế hoạch
- Là tiêu chuẩn giúp cho nhà lãnh đạo kiểm tra đánh giá hoạt động công
tác lập chương trình, kế hoạch của các đơn vị trong cơ quan
- Định hướng,hướng dẫn nghiệp vụ cho các đơn vị, cá nhân.