Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC BÁO CÁO KIẾN TẬP 1 LỜI CẢM ƠN 2 PHẦN I. TỔNG QUAN VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH VĨNH PHÚC 3 I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN 3 II. CƠ CẤU TỔ CHỨC 5 1. Lãnh đạo sở: Giám đốc và các Phó Giám đốc Sở 5 2. Các tổ chức chuyên môn, nghiệp vụ: 6 3. Các Ban quản lý chuyên ngành: 6 4.Các tổ chức sự nghiệp 6 III. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN 7 1. Vị trí và chức năng 7 2. Nhiệm vụ, quyền hạn 7 PHẦN II. NỘI DUNG KIẾN TẬP 14 I. VỊ TRÍ, NHIỆM VỤ CỦA CÁN BỘ PHỤ TRÁCH VĂN PHÒNG, CHUYÊN VIÊN TRONG VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN. 14 1. Chánh Văn phòng. 14 2. Phó Chánh Văn phòng. 14 3. Chánh Thanh tra. 15 4. Phó Chánh Thanh tra. 15 5. Trưởng phòng. 15 6. Phó Trưởng phòng. 16 II. VỊ TRÍ, NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN. 16 1. Nhiệm vụ thuộc về quan hệ văn bản và công tác văn thư: 16 1.1. Nhiệm vụ thuộc về quan hệ văn bản. 16 1.1.1. Chế độ ban hành văn bản. 16 1.1.2. Chế độ quản lý, xử lý văn bản 17 1.2. Nhiệm vụ thuộc về công tác văn thư – lưu trữ. 17 2. Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân: 18 2.1. Tiếp khách: 18 2.1.1. Nguyên tắc chung của việc tiếp khách: 19 2.1.2. Đón tiếp và chào hỏi khách: 19 2.2. Đãi khách: 19 2.3. Tổ chức hội họp: 20 2.4. Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo: 21 PHẦN III. TỔNG KẾT KIẾN TẬP 22 1. Kết quả thực hiện một số kỹ năng nghề. 22 2. Đánh giá nhận xét chung về bản thân. 22 3. Kết luận. 22 4. Bài học kinh nghiệm thông qua thời gian kiến tập. 22
MỤC LỤC MỤC LỤC BÁO CÁO KIẾN TẬP LỜI CẢM ƠN PHẦN I TỔNG QUAN VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH VĨNH PHÚC .3 I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN II CƠ CẤU TỔ CHỨC 1.Lãnh đạo sở: Giám đốc Phó Giám đốc Sở Các tổ chức chuyên môn, nghiệp vụ: Các Ban quản lý chuyên ngành: 4.Các tổ chức nghiệp III CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN Vị trí chức .7 2.Nhiệm vụ, quyền hạn PHẦN II NỘI DUNG KIẾN TẬP 14 I VỊ TRÍ, NHIỆM VỤ CỦA CÁN BỘ PHỤ TRÁCH VĂN PHÒNG, CHUYÊN VIÊN TRONG VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN .14 Chánh Văn phòng 14 Phó Chánh Văn phịng .14 Chánh Thanh tra 15 Phó Chánh Thanh tra .15 Trưởng phòng 15 Phó Trưởng phịng 16 II VỊ TRÍ, NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN 16 Nhiệm vụ thuộc quan hệ văn công tác văn thư: .16 1.1 Nhiệm vụ thuộc quan hệ văn .16 1.1.1 Chế độ ban hành văn 16 1.1.2 Chế độ quản lý, xử lý văn 17 1.2 Nhiệm vụ thuộc công tác văn thư – lưu trữ 17 Nhiệm vụ thuộc quan hệ cá nhân: .18 2.1 Tiếp khách: 18 2.1.1 Nguyên tắc chung việc tiếp khách: 18 2.1.2 Đón tiếp chào hỏi khách: .19 2.2 Đãi khách: 19 2.3 Tổ chức hội họp: 19 2.4 Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo: 20 PHẦN III TỔNG KẾT KIẾN TẬP 22 Kết thực số kỹ nghề 22 Đánh giá nhận xét chung thân 22 Kết luận 22 Bài học kinh nghiệm thông qua thời gian kiến tập 22 BÁO CÁO KIẾN TẬP Có thể nói, thời kỳ bùng nổ nàn sóng kinh tế với du nhập tập đoàn đa quốc gia, liên doanh Việt Nam đối tác quốc tế vai trị người thư ký khơng gói hẹp cơng việc liên quan đến hành văn phịng, mà cịn mở rộng dần sang hướng Trợ lý, tư vấn trực tiếp cho ban Giám đốc công ty Ngành Thư ký văn phịng nghề kết nốt ban quản trị với đối tác với tất thành viên quan, đơn vị, tổ chức Vì vậy, nghề nghiệp dần trở thành chọn lựa tìm kiếm hàng đầu nhà tuyển dụng với mức thu nhập khởi điểm hấp dẫn Nghành thư ký văn phòng hoàn toàn phù hợp với bạn trẻ cẩn thận, u thích cơng việc văn phịng, sở hữu nhiều kỹ liên quan đến soạn thảo văn bản, quản lý thời gian, viết báo cáo, thu thập cumg cấp thông tin cho lãnh đạo, quan, tổ chức tiếp – đãi khách, tổ chức hội họp, tổ chức phịng làm việc, tổ chức chuyến cơng tác, xây dựng quản lý chương trình, kế hoạch cơng tác Ngồi ra, sinh viên cịn trang bị kỹ mềm như: kỹ làm việc nhóm, kỹ thuyết trình, kỹ giải xung đột Trong công tác đào tạo trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung khoa Quản trị văn phịng có ngành Thư ký văn phịng nói riêng: Khoa Quản trị văn phịng thực kế hoạch thực tế ngành Thư ký văn phịng khóa quan, đơn vị, tổ chức Việc thực tế giúp cho sinh viên làm quen với công việc quan, vận dụng kiến thức học ngồi ghế nhà trường vào công việc thực tế quan Đây dịp để sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất trị,đạo đức nghề nghiệp tốt, hội cho sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau LỜI CẢM ƠN Qua thời gian kiến tập Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình Ban Giám đốc lãnh đạo, chun viên phịng ban chun mơn quan tận tình hướng dẫn,quan tâm, giúp đỡ bảo cho em xuất trình kiến tập, tin tưởng tạo điều kiện cho em tiếp xúc với công việc quý quan xây dựng báo cáo Bên cạnh em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới qúy thầy khoa Quản trị Văn phịng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tận tình giảng dạy, không truyền thụ cho em kiến thức tảng mà cịn đạo đức hành tinh thần người công chức Tuy nhiên, lần tiếp xúc với công việc thực tế nhiều hạn chế nhận thức nên khơng thể tránh khỏi thiếu sót tìm hiểu, đánh giá trình bày Sở Nội Vụ tỉnh Vĩnh Phúc em mong nhận bỏ qua từ phía quan đánh giá góp ý thầy cô Một lần em xin chân thành cảm ơn! PHẦN I TỔNG QUAN VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH VĨNH PHÚC I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN Tỉnh Vĩnh Phúc tái lập hoạt động theo đơn vị hành từ ngày 01/01/1997 theo Nghị Kỳ họp thứ Quốc hội khố IX nước Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam sở chia tách tỉnh Vĩnh Phú thành tỉnh Vĩnh Phúc Phú Thọ Theo ngày 13/01/1997 UBND tỉnh Vĩnh Phúc ban hành Quyết định số 03/QĐ-UB “về việc thành lập Ban tổ chức quyền tỉnh Vĩnh Phúc” Khi Ban Tổ chức quyền quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực tổ chức máy, công chức viên chức nhà nước, lập hội quần chúng tổ chức phi phủ Ban tổ chức quyền chịu lãnh đạo trực tiếp toàn diện UBND tỉnh, đồng thời chịu hướng dẫn đạo chuyên môn Ban tổ chức cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) Lúc Ban có cán bộ, cơng chức chuyển từ tỉnh Vĩnh Phú về, sau bổ sung dần lên 15 người Trong lãnh đạo có 01 Trưởng ban, 01 Phó trưởng ban Về tổ chức Ban có 03 tổ cơng tác chun mơn gồm: Tổ chức - Cơng chức, Xây dựng quyền Hành chính; 01 chi với 07 đảng viên, 01 tổ chức cơng đồn sở với 11 đồn viên Do khơng đủ số đồn viên niên để thành lập chi đoàn nên đoàn viên Ban Tổ chức quyền tỉnh sinh hoạt ghép với Chi đồn Văn phịng UBND tỉnh Mặc dù thành lập, nhiều cán bộ, công chức chuyển công tác từ ngành, địa phương khác Ban Ban hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ Tỉnh uỷ, HĐND, UBND tỉnh Ban tổ chức cán Chính phủ giao Đến tháng 01 năm 1998 tổ chức Ban Tổ chức quyền tỉnh hình thành có 03 phịng gồm: Phịng Tổ chức - Cơng chức, Phịng Xây dựng quyền Phịng Hành tổng hợp bổ sung thêm số cán bộ, công chức Chức năng, nhiệm vụ Ban, phịng thuộc Ban ổn định, Ban hồn thành xuất sắc nhiệm vụ giao Thực Quyết định số 248/2003/QĐ-TTg ngày 20/11/2003 Thủ tướng Chính phủ “về việc đổi tên Ban Tổ chức quyền thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thành Sở Nội vụ” ngày 08/01/2004 UBND tỉnh Vĩnh Phúc ban hành Quyết định số 72/QĐ-UB việc đổi tên Ban Tổ chức quyền tỉnh Vĩnh Phúc thành Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc Sau ngày 21/01/2005 UBND tỉnh ban hành Quyết định số 226/2005/QĐ-UB việc quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ Sở Nội vụ xác định quan chun mơn thuộc UBND tỉnh có chức tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước công tác nội vụ, bao gồm lĩnh vực: Tổ chức máy quan hành chính, nghiệp; tổ chức quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng doanh nghiệp nhà nước; tổ chức hội tổ chức phi Chính phủ; dịch vụ cơng thuộc phạm vi quản lý Sở Sở Nội vụ chịu lãnh đạo trực tiếp toàn diện Tỉnh uỷ, HĐND, UBND tỉnh; đồng thời chịu đạo, hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ Bộ Nội vụ Đến năm 2008, thực Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 14/02/2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn vụ cấu tổ chức Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện, UBND tỉnh Vĩnh Phúc ban hành Quyết định số 35/2008/QĐ-UBND ngày 25/7/2008 quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc Sở Nội vụ quan chun mơn thuộc UBND tỉnh có chức tham mưu, giúp UBND tỉnh thực chức quản lý nhà nước nội vụ gồm: tổ chức máy; biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, cơng chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi Chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng Trong thời gian này, quan chuyên mơn giúp việc cho Giám đốc Sở gồm có: Văn phịng, Thanh tra, Phịng Xây dựng quyền, Phịng Tổ chức - Biên chế (sau đổi thành Phòng Cải cách hành chính), Phịng Cơng chức - viên chức, Phịng Đào tạo - bồi dưỡng cán bộ, công chức đến 23/5/2011 UBND tỉnh Vĩnh Phúc định thành lập phịng Cơng tác niên thuộc Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc theo Luật tổ chức HĐND&UBND ngày 26/11/2003 Thông tư 04/2011/TT-BNV ngày 10/2/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn bổ sung nhiệm vụ, tổ chức biên chế Sở Nội vụ, phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân cấp tỉnh, cấp huyện công tác niên Đến Sở Nội vụ có 04 lãnh đạo Sở, có Giám đốc 03 Phó Giám đốc Các quan, đơn vị chuyên môn giúp việc cho Giám đốc Sở gồm: Văn phịng, Thanh tra, Phịng Xây dựng quyền, Phịng Cải cách Hành chính, Phịng Cơng chức - viên chức, Phịng Cơng tác Thanh niên, Ban Thi đua Khen thưởng, Ban Tôn giáo Chi cục Văn thư - Lưu trữ Sở Nội vụ có 74 cán bộ, cơng chức, viên chức nhân viên, có Đảng với 54 đảng viên, 01 cơng đồn sở với 74 đoàn viên 01 Chi đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh với 32 đồn viên Nhiệm vụ ngành Nội vụ nói chung Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc nói riêng cịn nặng nề, khó khăn, với tâm, tinh thần trách nhiệm truyền thống tốt đẹp ngành, lãnh đạo thành ủy, HĐND, UBND tỉnh Vĩnh Phúc, toàn thể cán bộ, công chức Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc ln nỗ lực phấn đấu, tâm vượt khó, đồn kết, thống nhất,tham mưu đúng, trúng, kịp thời nhiệm vụ cơng tác ngành, ln hồn thành xuất sắc nhiệm vụ giao, đóng góp ngày nhiều vào nghiệp xây dựng, bảo phát triển tỉnh Vĩnh Phúc II CƠ CẤU TỔ CHỨC Sở Nội vụ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, có chức tham mưu, giúp UBND tỉnh thực quản lý nhà nước công tác Nội vụ, gồm: Lãnh đạo sở: Giám đốc Phó Giám đốc Sở a Giám đốc người đứng đầu Sở, chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND tỉnh trước pháp luật toàn hoạt động Sở việc thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao; b Phó Giám đốc Sở người giúp Giám đốc Sở đạo số mặt công tác chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở trước pháp luật nhiệm vụ phân cơng Khi Giám đốc vắng mặt, Phó Giám đốc Sở Giám đốc uỷ nhiệm điều hành hoạt động Sở; c Chủ tịch UBND tỉnh định việc bổ nhiệm Giám đốc, Phó Giám đốc Sở theo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ Bộ Nội vụ ban hành, theo quy định Đảng, Nhà nước công tác cán theo quy định pháp luật; d Việc miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, từ chức, nghỉ hưu thực chế độ, sách Giám đốc Phó Giám đốc Sở Chủ tịch UBND tỉnh định theo quy định pháp luật Các tổ chức chun mơn, nghiệp vụ: a) Văn phịng b) Thanh tra c) Phịng Cải cách hành d) Phịng Xây dựng quyền đ) Phịng Cơng chức, viên chức e) Phòng Quản lý văn thư, lưu trữ Các Ban quản lý chuyên ngành: a) Ban Thi đua - Khen thưởng b) Ban Tôn giáo Ban Thi đua - Khen thưởng Ban Tôn giáo tổ chức tương đương chi cục thuộc Sở, có tư cách pháp nhân, có tài khoản dấu riêng 4.Các tổ chức nghiệp a) Trung tâm Lưu trữ tỉnh (tiếp nhận nguyên trạng Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Văn phòng UBND tỉnh) b) Trung tâm Hợp tác đào đạo nhân lực (được thành lập đủ điều kiện, có Đề án riêng) III CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN Vị trí chức Sở Nội vụ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh có chức tham mưu, giúp UBND tỉnh thực chức quản lý nhà nước nội vụ, gồm: tổ chức máy; biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi Chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tơn giáo; thi đua - khen thưởng Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND tỉnh, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Bộ Nội vụ Nhiệm vụ, quyền hạn Trình UBND tỉnh dự thảo định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm đề án, dự án; chương trình thuộc phạm vi quản lý nhà nước Sở địa bàn tỉnh Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án, chương trình phê duyệt; thơng tin, tun truyền, hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước giao a) Về tổ chức máy: Tham mưu, giúp UBND tỉnh định việc phân cấp quản lý tổ chức máy quan chuyên môn, đơn vị nghiệp công lập thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện Trình UBND tỉnh đề án thành lập, xác nhập, chia tách, giải thể quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; ban hành văn quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ Thẩm định nội dung dự thảo văn văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan chuyên môn, đơn vị nghiệp cơng lập Thành lập, kiện tồn, sáp nhập, giải thể tổ chức phối hợp liên ngành thuộc thẩm quyền định chủ tịch UBND tỉnh Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực phân loại, xếp hạng đơn vị nghiệp công lập tỉnh b) Về quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc đơn vị nghiệp cơng lập: Trình HĐND cấp định tổng biên chế công chức quan HĐND, UBND, đơn vị nghiệp công lập thuộc UBND tỉnh Hướng dẫn quản lý, sử dụng biên chế công chức số lượng người làm việc quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND cấp Huyện đơn vị nghiệp công lập; c) Về cấu chức danh công chức, viên chức: Chỉ đạo hướng dẫn quan, tổ chức, đơn vị thuộc tỉnh quản lý xây dựng đề án vị trí việc làm, cấu chức danh công chức, viên chức đề án điều chỉnh vị trí việc làm, cấu chức danh công chức, viên chức theo quy định Tổng hợp danh mục vị trí việc làm, xây dựng đề án vị trí việc làm, cấu chức danh cơng chức, viên chức quan, tổ chức, đơn vị thuộc tỉnh quản lý Quyết định phân cấp ủy quyền thực việc sử dụng, quản lý vị trí việc làm cấu chức danh công chức, viên chức quan, tổ chức, đơn vị thuộc tỉnh quản lý d) Về tổ chức quyền: Hướng dẫn tổ chức hoạt động quan thuộc máy quyền địa phương cấp địa bàn theo quy định Tổ chức hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốc hội bầu cử đại biểu HĐND cấp Trình HĐND tỉnh bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch thành viên khác UBND tỉnh Trình cấp có thẩm quyền phê chuẩn kết bầu cử phê duyệt việc miễn nhiệm, bãi nhiệm chức danh bầu cử Thống kê, tổng hợp, báo cáo số lượng, chất lượng đại biểu HĐND, thành viên UBND cấp Hướng dẫn kiểm tra tổng hợp, báo cáo việc thực dân chủ xã, phường, thị trấn, quan hành chính, đơn vị nghiệp cơng lập, doanh nghiệp địa bàn tỉnh thực cơng tác dân vận cảu quyền Hướng dẫn kiểm tra UBND cấp Huyện, UBND cấp xã việc xây dựng, thực văn bản, đề án liên quan đén công tác xây dựng nông thôn theo phân công UBND tỉnh e) Về công tác địa giới hành phân loại đơn vị hành chính: Thực cơng tác quản lý địa giới hành địa bàn theo quy định pháp luật theo hướng dẫn quan nhà nước có thẩm quyền Thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính, đổi tên đơn vị hành chính, phân loại đơn vị hành địa bàn tỉnh Hướng dẫn tổ chức triển khai thực đề án, văn liên quan đến công tác địa giớ đơn vị hành chính, đổi tên đơn vị hành chính, phân loại đơn vị hành địa bàn tỉnh sau cấp có thẩm quyền phê duyệt Quản lý hồ sơ, đồ địa giới, mốc, địa giới hành tỉnh theo quy định pháp luật f) Về cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã người hoạt động không chuyên trách cấp xã: Ban hành văn tuyển dụng, sử dụng quản lý đội ngũ cán công chức, viên chức, bộ, công chức cấp xã Ban hành văn quy định cụ thể điều kiện, tiêu chuẩn, chức danh Trưởng , Phó quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Sở Nội vụ Trưởng phịng, Phó Trưởng phịng Phịng Nội vụ địa bàn tỉnh Quyết định việc tiếp nhận, sử dụng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng bậc lương, bổ nhiệm nghạch, chuyển ngạch, thay đổi chức danh nghề nghiệp, đánh giá, phân loại, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng chế độ, sách khác cán công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý Tuyển dụng công chức, viên chức; thí điểm thi tuyển chức danh lãnh đạo, quản lý; thi nâng ngạch công chức; thi xét thăng hạng chức danh nghề nghiệp viên chức theo quy định pháp luật theo phân cấp quản lý cán UBND tỉnh Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thuộc diện UBND tỉnh quản lý Hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định tiêu chuẩn chức danh cán bộ, công chức, viên chức; cấu cán bộ, cấu chức danh công chức, viên chức Hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định tuyển dụng, sử dụng quản lý cán công chức, viên chức cán công chức cấp xã, người hoạt động không chuyên trách cấp xã Hướng dẫn, thống kê, kiểm tra thực chế độ, sách cán không chuyên trách g) Về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức cán công chức cấp xã: Ban hành chế độ, sách khuyến khích cán cơng chức, viên chức tỉnh học tập để nâng cao trình độ, lực cơng tác Quyết định việc bố chí, phân bố kinh phí hoạt động đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức tỉnh theo quy định Tổ chức triển khai thực quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán công chức, viên chức sau phê duyệt; đánh giá kết thực đè xuất điều chỉnh Hướng dẫn, kiểm tra thực chế độ đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức theo quy định; tổng hợp, báo cáo kết hoạt động đào tạo, bồi dưỡng cán công chức, viên chức hàng năm gửi Bộ Nội vụ h) thực chế độ sách tăng lương: Tổng hợp danh sách, hồ sơ, có văn đề nghị Bộ Nội vụ có ý kiến thống trước ký định nâng bậc lương trước thời hạn cán bộ, công chức, viên chức tỉnh xếp lương ngạch chuyên viên cao cấp 10 ngạch, chức danh tương đương ngạch chuyên viên cao cấp theo quy định Quyết định việc nâng bậc lương thường xuyên, nâng bậc lương trước thời hạn, nâng lương vượt bậc chế độ, sách tiền lương cán bộ, công chức, viên chức, người lao động Hướng dẫn, kiểm tra, giải theo thẩm quyền đề nghị cấp có thẩm quyền giải vướng mắc việc thực sách, chế độ tiền lương, phụ cấp, sinh hoạt phí, tiền thưởng cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng quan i) Về cải cách hành chính; cải cách chế độ cơng vụ, cơng chức: Triển khai cơng tác cải cách hành tỉnh theo nghị quyết, chương trình, kế hoạch cải cách hành Chính phủ định biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức Quyết định phân công quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh chủ trì phối hợp thực nội dung, cơng việc cải cách hành Triển khai thực cơng tác cải cách hành chính, cải cách chế độ cơng vụ, cơng chức theo chương trình, kế hoạch, đề án cải cách hành chính, cải cách chế độ cơng vụ, cơng chức cấp có thẩm quyền phê duyệt Hướng dẫn đôn đốc, kiểm tra việc thực chế cửa, cửa liên thông, cửa liên thông đại quan hành nhà nước địa phương Đánh giá, tổng hợp chung kết thực nhiệm vụ , xây dựng thực chế độ báo cáo công tác cải cách hành chính, cải cách chế độ cơng vụ, công chức quan, tổ chức, đơn vị thuộc UBND cấp j) Về công tác tổ chức hội; quỹ xã hội; quỹ từ thiện (qũy): Quyết định cho phép thành lập, chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, đổi tên phê duyệt điều lệ hội có phạm vi hoạt động tỉnh Xem xét, định hoạt động quỹ Quyết định việc thực công tác quản lý hội có phạm vi hoạt động xã, quỹ có phạm vi hoạt động huyện, xã theo quy định 11 Cho phép hội có phạm vi hoạt động nước, hội có phạm vi hoạt đọng liên tỉnh đặt văn phòng đại diện địa phương Hướng dẫn, kiểm tra việc thực pháp luật hội, quỹ hội, quỹ hoạt động phạm vi tỉnh Xử lý theo thẩm quyền Xem xét, định việc hơc trợ thực chế độ, sách khác tổ chức hội, quỹ k) Về công tác văn thư, lưu trữ: Ban hành hướng dẫn thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật Quản lý lưu trữ thông tin số quan, đơn vị nhà nước địa bàn tỉnh Phê duyệt danh mục tài liệu hết giá trị lưu trữ lịch sử tỉnh, định hủy tài liệu hết giá trị lưu trữ lịch sử tỉnh Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ Thực công tác báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ Cấp, cấp lại, thu hồi chứng hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ điều kiện Thực hoạt động dịch vụ lưu trữ m) Về công tác tôn giáo: Tổ chức tuyên truyền, phổ biến chủ trương, sách, pháp luật tôn giáo cán bộ, cơng chức, viên chức tín đồ, chức sắc, chức viện, nhà tu hành, nhân sỹ, tôn giáo Giải theo thẩm quyền trình cấp có thẩm quyền giải vấn đề cụ thể tôn giáo Giúp UBND tỉnh đạo, hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực chủ trương Đảng, sách, pháp luật Nhà nước tôn giáo công tác tôn giáo địa bàn tỉnh 12 n) Về công tác thi đua, khên thưởng: Tổ chức phong trào thi đua, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra sở, ban, ngành, UBND cấp, Mặt trận Tổ quốc, tổ chức trị, triển khai thực phonh trào thi đua sách khen thưởng Đảng, Nhà nước địa bàn tỉnh Quản lý, lưu trữ hồ sơ khen thưởng theo quy định pháp luật Làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng Thi đua – Khen thưởng tỉnh q) Về công tác niên: Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật cho niên, việc thực chế, sách niên công tác niên theo quy định; giải vấn đề quan trọng, liên ngành niên công tác niên Hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định pháp luật niên công tác niên Thực chế độ, sách niên theo quy định pháp luật theo phân công, phân cấp quan có thẩm quyền 13 PHẦN II NỘI DUNG KIẾN TẬP I VỊ TRÍ, NHIỆM VỤ CỦA CÁN BỘ PHỤ TRÁCH VĂN PHÒNG, CHUYÊN VIÊN TRONG VĂN PHỊNG TẠI CƠ QUAN Chánh Văn phịng Chánh Văn phòng người điều hành hoạt động Văn phòng theo chức nhiệm vụ quy định chịu điều hành, đạo Giám đốc Sở Phó Giám đốc Sở trực tiếp phụ trách Có trách nhiệm quản lý, phân cơng cơng tác cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên điều hành cơng việc văn phịng; tiếp nhận thị văn lãnh đạo Sở chuyển đến để triển khai thực hiện; trước cơng chức nhân viên trình lên Lãnh đạo Sở ký ban hành phải Chánh Văn phòng xem xét ký tắt văn Quản lý tài chính, mua sắm, sửa chữa tài sản sử dụng tài sản quan theo chế độ sách Nhà nước Tỉnh Chủ trì phối hợp với quan, đơn vị liên quan mở lớp đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức nhà nước cán bộ, công chức quyền Sở Ngồi nhiệm vụ Chánh Văn phòng Giám đốc Sở ủy quyền thừa lệnh ký số văn hành chính, lục văn bản, giấy đường cho cán công tác người thư ký ghi nghị phiên họp giao ban Lãnh đạo Sở Thực số nhiệm vụ khác Lãnh đạo Sở phân công Phó Chánh Văn phịng Giúp Chánh Văn phịng thực nhiệm vụ, quyền hạn trực tiếp đảm nhận phần việc cụ thể Chánh Văn phịng phân cơng, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Lãnh đạo Sở công việc giao, thay Chánh Văn phịng giải cơng việc Văn phịng, Chánh Văn phòng ủy quyền Báo cáo đầy đủ với Chánh Văn phịng cơng việc ủy quyền giải Thực số nhiệm vụ khác Chánh Văn phòng Lãnh đạo Sở 14 phân công Chánh Thanh tra Chánh Thanh tra người điều hành hoạt động Thanh tra Sở theo chức năng, nhiệm vụ quy định chịu điều hành, đạo Giám đốc Sở Chánh Thanh tra Giám đốc ủy quyền giải số nội dung tiếp công dân giải khiếu nại, tố cáo; làm trưởng đồn Thanh tra cơng tác Nội vụ theo kế hoạch; đạo kiểm tra giám sát theo chức nhiejm vụ quyền hạn Thanh tra Sở Thực số nhiệm vụ khác Lãnh đạo Sở phân cơng Phó Chánh Thanh tra Giúp Chánh Thanh tra thực nhiệm vụ, quyền hạn trực tiếp đảm nhận phần việc cụ thể, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Sở Chánh Thanh tra công việc giao, thay Chánh Thanh tra giải công việc Chánh Thanh tra ủy quyền Phó Chánh Thanh tra chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở công tác pháp chế quan Thực số nhiệm vụ khác Chánh Thanh tra Lãnh đạo Sở phân công Trưởng phòng Trưởng phòng người điều hành hoạt động phòng theo chức năng, nhiệm vụ quy định chịu điều hành, đạo Giám đốc Sở Phó Giám đốc Sở trực tiếp phụ trách, đồng thời Trưởng phòng phụ trách trực tiếp phần việc cụ thể Có trách nhiệm quản lý, phân công cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên điều hành cơng việc phịng Giúp Lãnh đạo Sở tham gia ý kiến với ngành, địa phương việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch, đề án có liên quan đến nhiệm vụ phòng Trao đổi với Trưởng phòng khác quan có liên quan đến nhiệm vụ phịng để phối hợp công tác 15 Thực hiệm số nhiệm vụ khác lãnh đạo Sở phân công Phó Trưởng phịng Giúp Trưởng phịng thực nhiệm vụ, quyền hạn trực tiếp đảm nhận phần công việc cụ thể Thực nhiệm vụ khác Trưởng phịng lãnh đạo Sở phân cơng II VỊ TRÍ, NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHỊNG TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN Thư ký văn phòng người giao đảm nhận phần tồn cơng việc liên quan đến lĩnh vực chun mơn văn phịng như; quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu; đảm bảo yêu cầu thông tin, liên lạc, giao tiếp tổ chức, xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động quan người lãnh đạo quan, tổ chức hay doanh nghiệp Nhiệm vụ thuộc quan hệ văn công tác văn thư: 1.1 Nhiệm vụ thuộc quan hệ văn 1.1.1 Chế độ ban hành văn Các văn phòng soạn thảo thẩm định để trình UBND tỉnh Chủ tịch UBND tỉnh ký ban hành phải đảm bảo: - Có đủ hồ sơ có liên quan - Thơng qua lãnh đạo Sở phụ trách đơn vị thẩm định, chuyên viên soạn thảo văn chỉnh sửa trước trình lãnh đạo Sở ký duyệt ký chuyển đi, đồng thời lưu lại đầy đủ hồ sơ văn kèm theo chuyển Các văn soạn thảo trình lãnh đạo Sở ký đảm bảo yêu sau: - Có đủ hồ sơ, tài liệu liên quan - Viết vào phần trống văn in sẵn theo mẫu đánh máy theo mẫu quy định - Tất văn trước chuyên viên trình lãnh đạo Sở phải có ý kiến Trưởng Phó trưởng phịng phụ trách 16 1.1.2 Chế độ quản lý, xử lý văn Các loại văn gửi đến Sở qua văn thư mở phong bì để chuyển đến Giám đốc Sở xử lý; sau trả lại văn thư vào sổ theo dõ chuyển đến Lãnh đạo Sở đơn vị thuộc Sở Riêng loại công văn mật, tối mật, văn gửi đính danh cho Giám đốc, Phó Giám đốc gửi trực tiếp cho Giám đốc Giám đốc ủy quyền cho Phó Giám đốc để xử lý, phong bì ghi rõ tên người nhận chuyển nguyên phong bì chưa bóc đến người nhận Cơng văn đơn vị gửi vượt cấp không thẩm quyền giải Sở chuyển trả lại đơn thư khiếu nại, tố cáo công nhân gửi vượt cấp không thẩm quyền giải Sở sử lý theo quy định Nếu cơng văn có nội dung liên quan đến nhiều phòng ,ban, đơn vị nhiều chuyên viên giải đơn vị cá nhân phân cơng phối hợp phải có trách nhiệm xem xét có ý kiến ghi kèm có văn giải gửi lại Công văn gửi văn thư vào sổ chuyển đi, chuyên viên không trực tiếp giao nhận công văn cho đơn vị hoăc cá nhân Mỗi công văn gửi lưu lại bản, văn thư, chuyên viên soạn thảo lưu giữ kèm theo văn có liên quan Các văn nhân phải ký tay chưa đóng dấu; lưu văn thư thiết phải gốc 1.2 Nhiệm vụ thuộc công tác văn thư – lưu trữ Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm, chương trình, đề án tổ chức thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ Hường dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ Thẩm định, trình quan có thẩm quyền phê duyệt danh mục nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc Thực nhiệm vụ lưu trữ lịch sử sau: - Hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu; 17 - Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh; Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu; Bảo vệ, bảo quản Thống kê tài liệu liệu lưu trữ; Tu bổ, phục chế bảo quản tài liệu lưu trữ; Xây dựng công cụ tra cứu tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; - Thục số dịch vụ công lưu trữ; Quản lý tổ chức máy, biên chế, tài chính, tài sản Chi cục; thực chế độ tiền lương chế độ, sách cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý Quản lý tài liệu lưu trữ phông chữ theo quy định pháp luật; xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn hàng trăm công tác lưu trữ lịch sử trình UBND tỉnh, cấp có thẩm quyền phê duyệt tổ chức thực Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu bảo quản phục vụ việc tra cứu, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu Phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ, quyền cung cấp chứng thực thông tin lưu trữ kho trung tâm Quản lý toàn diện Trung tâm lưu trữ Thực số nhiệm vụ khác Lãnh đạo Sở phân công Nhiệm vụ thuộc quan hệ cá nhân: 2.1 Tiếp khách: Tiếp khách hoạt động người thư ký nhằm đáp ứng nhu cầu giao tiếp thông tin khách, sở thơng tin thu thập góp phần vào việc thực chức năng, nhiệm vụ quan Vì vậy, tiếp khách hoạt động có ý nghĩa kỳ quan, đơn vị, tổ chức hay doanh nghiệp Hoạt động người thư ký diễn hình thức: giao tiếp qua điện thoại, giao tiếp văn bản, tổ chức Hội nghị, Hội thảo hoàn cảnh phải thể hiệ tôn trọng đối tượng giao tiếp, biết lắng nghe, biết kết hợp hài hòa lợi ích bên 2.1.1 Nguyên tắc chung việc tiếp khách: - Thái độ niềm nở, lịch sự, nhã nhặn, tôn trọng khách giao tiếp, yêu 18 cầu hướng dẫn giải yêu cầu khách;Chu đáo đón tiếp khách; - Nhanh chóng, xác tiết kiệm thời gian; - Tế nghị kiên từ chối; - Trong trường hợp nào, hình tượng tổ chức quan hệ với khách phải giữ gìn tốt đẹp 2.1.2 Đón tiếp chào hỏi khách: Là thủ tục đầu tiên, phải thực nghi thức xã giao Người Thư ký cần phải niềm nở, chủ động chào hỏi, tự giới thiệu với khách: - Đối với khách quen có quan hệ lâu dài quan trọng với quan, thư ký phải ghi nhớ tên họ, chức vụ tên quan, đơn vị, tổ chức - Nếu khách khơng chủ động tự giới thiệu lại người thư ký lịch hỏi, gợi ý cho khách trả lời - Do đa dạng, tùy văn hóa giao tiếp vùng hay quốc gia khác cử chỉ, cách chào hỏi, thư ký nên khách biểu lộ trước lịch đáp lại sau 2.2 Đãi khách: Đãi khách khơng phải hoạt động phổ biến song quan trọng cần thiết cho công tác đối ngoại Trong cơng tác Văn phịng, hiệu đạt ngồi hội họp, bàn bạc nguyên tắc, người lãnh đạo, Thủ trưởng người Thư ký phải coi bữa tiệc, bữa liên hoan, chiêu đãi cơng việc Đây coi hình thức tiếp xúc mang lại hiệu công việc phổ biến công tác nghiệp vụ Văn phịng Tổ chức đãi khách có nhiều hình thức, tùy theo mức độ hưởng ứng khách điều kiện cụ thể cho phép, người thư ký bố trí loại hình đãi khách như: tiếp khách nước giải khát, tiếp rượi, tiếp trà, tiếp cafe đãi tiệc Khi chuẩn bị đãi khách người Thư ký phải lập danh sách khách mời phải đảm bảo nguyên tắc khách quan nguyên tắc thứ bậc 2.3 Tổ chức hội họp: Hội nghị công cụ phương tiện để nhà quản lý thực việc điều hành kiểm soát hoạt động quan Thông qua Hội nghị nhà quản lý thực 19 hoạt động: - Tổng kết đánh giá lại công việc Xây dựng pương hướng Phát huy quyền dân chủ nhân viên quan Xây dựng tinh thần đoàn kết Khi tổ chức hội nghị Thư ký phải lập kế hoạch Hội nghị, trình bày vấn đề liên quan đến việc tổ chức Hội nghị Kế hoạch phải đảm bảo: - Thể thức văn - Tính khả thi triển khai - Thời gian để chuẩn bị tổ chức hội nghị - Các thông tin bản: + Tên Hội nghị + Thời gian Hội nghị + Địa điểm Hội nghị + Thành phần Hội nghị + Nội dung Hội nghị + Phân cơng nhiệm vụ + Kinh phí Đối với họp đột xuất bất thường Thư ký lập kế hoạch Lập kế hoạch thư ký phải để dạng dự thảo để trình lên Lãnh đạo, tiến hành chuẩn bị Hội nghị xây dựng chương trình nghị Thư ký phải lập danh sách đại biểu, soạn giấy mời, chuẩn bị địa điểm thời gian Hội nghị Bất kỳ Hội nghị, họp nào, việc ghi biên quan trọng, tóm tắt tất diễn biến việc diễn Sau Hội nghị kết thúc Thư ký giúp Thủ trưởng thông báo triển khai kết luận Hội nghị 2.4 Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo: Với vai trò người giúp việc cho Thủ trưởng người Thư ký phải xác định được: - Hiểu rõ chức nhiệm vụ quan vị trí Thủ trưởng - Nắm vững mục đích chuyến cơng tác - Phải hiểu rõ vai trò trách nhiệm thân công việc tổ chức chuyến công tác cho Lãnh đạo Thư ký lập kế hoạch cho chuyến cơng tác Lãnh đạo: - Mục đích chuyến - Nội dung chuyến - Thành phần chuyến 20 - Địa điểm chuyến Thời gian đi-thời gian Tài liệu tư liệu có liên quan đến chuyến Kinh phí cho chuyến Phương tiện lại chuyến Thư ký người chủ động liên hệ với nơi tiếp nhận công tác fax, điện thoại, văn bản, gặp trực tiếp để trao đổi thông tin chuyến Sau chyến công tác Thư ký giúp thủ trưởng giải công việc, vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến Thu thập giấy tờ, tài liệu để thông báo kết chuyến cơng tác, trình nhật ký cơng tác văn giấy tờ thuộc quyền thủ trưởng Thu thập hóa đơn, chứng từ cần thiết khoản chi phí để làm thủ tục tốn với tài vụ 21 PHẦN III TỔNG KẾT KIẾN TẬP Kết thực số kỹ nghề Qua thời gian ngắn tiếp xúc thực tế với hướng dẫn tận tình chú, anh chị quan giúp em có học bổ ích cho thân biết thêm số kỹ nghiệp vụ như: xếp hồ sơ, văn bản, tài liệu số vật dụng quan cách khoa học hợp lý; học hỏi thêm cách giao tiếp, ứng sử nơi công sở phần hiểu thêm công việc chuyên mơn sau cơng việc đặc trưng Sở Nội vụ Đánh giá nhận xét chung thân Trong thời gian kiến tập quan em tự nhận xét thân sau: nghiêm túc chấp hành nội quy quan, đoàn kết, tích cực học hỏi kỹ nghề, hồn thành tốt nhiệm vụ giao Thái độ ứng xử tốt, lễ phép với lãnh đạo, vui vẻ hòa đồng với người quan Tiếp thu ý kiến cán hướng dẫn hoàn thành tốt đợt kiến tập báo cáo kiến tập Kết luận Đợt kiến tập giúp em nắm nhiều kiến thức thực tế hành cơng quan Qua em học hỏi thêm số kiến thức, nghiệp vụ Giúp em có nhìn tổng quát ngành Thư ký văn phòng quan, đơn vị nghiệp nhà nước Mặc dù thời gian đầu, em có gặp số rắc rối q trình tiếp cận với mơi trường việc quan, với bảo nhiệt tình cán hướng dẫn em bắt đầu thích ứng với mơi trường làm việc nơi Những kiến thức học lớp kết hợp với trình quan sát, tiếp thu quan thực tế giúp em phần hình dung cách làm việc công chức thực thụ nào, để từ có định hướng tốt cơng việc chun mơn Bài học kinh nghiệm thông qua thời gian kiến tập Qua q trình quan sát để làm quen với cơng việc quan ngày em phân công thực tế số công việc nhân viên Văn phòng 22 Việc thực hành hoạt động khơng củng cố lại mà cịn biết vận dụng kiến thức lý thuyết học trường vào công việc thực tế, giúp em học hỏi có thêm kinh nghiệm ngành Thư ký văn phịng, chức nhiệm vụ Sở Nội vụ giúp em ngày trưởng thành Sau đợt kiến tập, em đúc kết số kinh nghiệm riêng cho thân có thêm niềm tin để em phấn đấu để trở thành người Thư ký văn phòng chuyên nghiệp sau trường trước mắt em tiếp tục nỗ lực học tập năm 23