Báo cáo thực tập thư viện tại Viện hàn lâm khoa học xã hội việt nam

Mục lụcLời cảm ơnLời nói đầuA. TỔNG QUAN CHUNG1.Giới thiệu Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam2.Giới thiệu chung về Viện nghiên cứu Đông Nam Á và Thư viện của Viện nghiên cứu Đông Nam Á.2.1Quá trình thành lập và phát triển của Viện nghiên cứu Đông Nam Á.2.1.1Quá trình thành lập2.1.2Chức năng nhiệm vụ vủa Viện nghiên cứu Đông Nam Á2.2Hoạt động của phòng Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á.2.2.1Chức năng và nhiệm vụ của thư viện.2.2.2Cơ cấu tổ chức2.2.3Cơ sở vật chất kỹ thuật và trang thiết bị của Thư viện.2.2.4Đối tượng phục vụ.2.2.5Các dịch vụ vủa thư viện3.Vốn tài liệu.3.1 Cơ sở dữ liệu.3.1.1 Sách.3.1.2 Báo tạp chí3.1.3 Tư liệu3.1.4 Tài liệu tra cứu3.2 Các nguồn lực thông tin3.2.1 Nguồn lực thông tin văn bản3.2.2 Nguồn thồn tin điện tử 3.2.3 Nguồn lực thông tin khai thác trên mạng Internet 4. Hoạt động trao đổi thông tin của Thư viện4.1 Nguồn tài liệu trao đổi4.2 Nguồn nhận tặng 5. Ứng dụng công nghệ thông tinB. QUÁ TRÌNH THỰC TẬP1.Quá trình thực tập tại viện nghiên cứu Đông Nam Á1.1Đăng ký tài liệu1.2Xử lý tài liệu1.3Nhập tin vào cơ sở dữ liệu CDSISIS for Windown.1.4Dãn nhãn và xếp giá1.5Hồi cố tài liệu1.6Phục vụ bạn đọc1.7Bảo quản tài liệu1.8Khai thác tìm tin trên mạng Internet2.Tổ chức kho sách3.Nhật ký công việc trong 08 tuần đi thực tập4.Các sản phẩm dịch vụ thông tinthư viện4.1Các sản phẩm thông tin thưviện4.2Các dịch vụ thông tinthư viện5. Ứng dụng công nghệ thông tin6. Tổ chức các nguồn lực thông tin7. Những thuận lợi và khó khăn khi đi thực tậpC. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ1. Ưu điểm2. Nhược điểm3. Kiến nghịDanh mục tài liệu tham khảoD. NHẬT KÝ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

B LỜI MỞ ĐẦU Đất nước ta thời kỳ đổi theo hướng Cơng nghiệp hóa - đại hóa đất nước thu nhiều thành tựu to lớn nhiều lĩnh vực đời sống - xã hội Trong đó, thành tựu quan trọng có ảnh hưởng lớn đến phát triển kinh tế Việt Nam mà phải nói đến giáo dục Trong năm gần việc đào tạo nguồn nhân lực có trình độ ln quan tâm đặt lên hàng đầu, nhiều trường Đại học, Cao đẳng đào tạo chất lượng nguồn nhân lực nhiều chất xám phục vụ tích cực vào phát triển đất nước nhiều lĩnh vực: Kinh tế, văn hóa, giáo dục, … Trường Đại học Nội Vụ - Hà Nội trường đào tạo đội ngũ cán Thư viện Trường trước cịn có tên gọi khác Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ Văn phịng I, ngơi trường đào tạo đội ngũ cán Thư viện có kinh nghiệm lớn nước Việc đào tạo “Lý thuyết gắn liền với thực tiễn” lãnh đạo nhà trường Khoa đặc biệt quan tâm với phương châm đào tạo “Học đôi với hành” Hàng năm qua, Khoa Văn hóa - Thơng tin xã hội Trường cử sinh viên thực tập chuyên ngành Thư viện nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức thực tiễn vững vàng, phục vụ tốt cho công việc sau trường Với nhận thức đắn vai trò tầm quan trọng đợt thực tập tốt nghiệp đồng thời với hỗ trợ Khoa Văn hóa – Thơng tin xã hội Trường Đại học Nội Vụ - Hà Nội, em thực tập Viện Hàn Lâm khoa học xã hội, Viện Nghiên cứu Đông Nam Á từ ngày 2/3 đến hết ngày 24/4/2015 với chuyên ngành Thư viện Trong thời gian thực tập Viện Nghiên cứu Đông Nam Á, hướng dẫn bảo nhiệt tình chị chị Hạnh chị Nga , em học hỏi nhiều kinh nghiệm trải nghiệm thực tế chuyên ngành Thư viện mà em theo học Qua gần tuần thực tập Viện nghiên cứu Đông Nam Á, em thu nhiều kiến thức kinh nghiệm vô quý báu từ thực tiễn công việc từ cán Thư viện Những kiến thức kinh nghiệm cần thiết cho nghề nghiệp em tương lai Em xin chân thành cảm ơn Khoa Văn hóa – Thông tin xã hội Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội; cảm ơn chị Viện nghiên cứu Đông Nam Á, chị Hạnh chị Nga tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt nhiệm vụ thời gian thực tập Do thời gian thực tập ngắn lực thân em nhiều hạn chế nên báo cáo thực tập Tốt nghiệp khơng tránh khỏi cịn nhiều thiếu sót Vì em mong nhận góp ý Thầy, Cô giáo nhà trường chị Viện Nghiên cứu Đông Nam Á bạn sinh viên để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 24 tháng năm 2015 Sinh viên Vũ Thị Hảo Mục lục Lời cảm ơn Lời nói đầu A TỔNG QUAN CHUNG Giới thiệu Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Giới thiệu chung Viện nghiên cứu Đông Nam Á Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á 2.1 Quá trình thành lập phát triển Viện nghiên cứu Đơng Nam Á 2.1.1 Q trình thành lập 2.1.2 Chức nhiệm vụ vủa Viện nghiên cứu Đông Nam Á 2.2 Hoạt động phòng Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á 2.2.1 Chức nhiệm vụ thư viện 2.2.2 Cơ cấu tổ chức 2.2.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật trang thiết bị Thư viện 2.2.4 Đối tượng phục vụ 2.2.5 Các dịch vụ vủa thư viện Vốn tài liệu 3.1 Cơ sở liệu 3.1.1 Sách 3.1.2 Báo tạp chí 3.1.3 Tư liệu 3.1.4 Tài liệu tra cứu 3.2 Các nguồn lực thông tin 3.2.1 Nguồn lực thông tin văn 3.2.2 Nguồn thồn tin điện tử 3.2.3 Nguồn lực thông tin khai thác mạng Internet Hoạt động trao đổi thông tin Thư viện 4.1 Nguồn tài liệu trao đổi 4.2 Nguồn nhận tặng Ứng dụng cơng nghệ thơng tin B Q TRÌNH THỰC TẬP Q trình thực tập viện nghiên cứu Đơng Nam Á 1.1 Đăng ký tài liệu 1.2 Xử lý tài liệu 1.3 Nhập tin vào sở liệu CDS-ISIS for Windown 1.4 Dãn nhãn xếp giá 1.5 Hồi cố tài liệu 1.6 Phục vụ bạn đọc 1.7 Bảo quản tài liệu 1.8 Khai thác tìm tin mạng Internet Tổ chức kho sách Nhật ký công việc 08 tuần thực tập Các sản phẩm dịch vụ thông tin-thư viện 4.1 Các sản phẩm thông tin thư-viện 4.2 Các dịch vụ thông tin-thư viện Ứng dụng công nghệ thông tin Tổ chức nguồn lực thông tin Những thuận lợi khó khăn thực tập C NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ Ưu điểm Nhược điểm Kiến nghị Danh mục tài liệu tham khảo D NHẬT KÝ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP A TỔNG QUAN CHUNG Giới thiệu Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam • Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam quan thuộc Chính phủ, có chức nghiên cứu vấn đề khoa học xã hội; cung cấp luận khoa học cho Đảng Nhà nước việc hoạch định đường lối, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, sách phát triển nhanh bền vững đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa; thực tư vấn sách phát triển; đào tạo sau đại học khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội • nước Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có q trình phát triển trải qua thời kỳ với nhiều tên gọi khác nhau: Ban Nghiên cứu Lịch sử - Địa lý - Văn học, Ban Nghiên cứu Văn học - Lịch sử - Địa lý, Ban Khoa học xã hội (trực thuộc Ủy ban Khoa học Nhà nước), Viện Khoa học xã hội, Ủy ban Khoa học xã hội Việt Nam, Trung tâm Khoa học xã hội Nhân văn Quốc gia, Viện Khoa học xã hội Việt Nam Theo Nghị định số 109/2012/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, từ ngày 22 tháng 02 năm 2013, Viện thức mang tên Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam nơi tập trung nhà khoa học xã hội đầu ngành, với 2000 người, 700 cán có học hàm giáo sư, phó giáo sư, học vị tiến sĩ khoa học, tiến sĩ, thạc sĩ thuộc lĩnh vực khoa học xã hội, làm việc 05 đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện, 32 đơn vị nghiên cứu khoa học, đơn vị nghiệp khác (trong có sở đào tạo sau đại học nhà xuất bản) Cùng với nhiều viện nghiên cứu thành viên có trụ sở Hà Nội, Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có Viện Khoa học xã hội vùng Trung Bộ đặt thành phố Đà Nẵng, Viện Khoa học xã hội vùng Nam Bộ đặt thành phố Hồ Chí Minh, Viện Khoa học xã hội vùng Tây Nguyên đặt thành phố Buôn Ma • Thuột, tỉnh Đăk Lăk Học viện Khoa học xã hội trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam thành lập theo Quyết định số 35/QĐ-TTg ngày 10 tháng 01 năm 2010 Thủ tướng Chính phủ sở thống 17 sở đào tạo trước đâythuộc viện nghiên cứu chuyên ngành Học viện Khoa học xã hội sở đào tạo sau đại học ngành khoa học xã hội với 58 chun ngành đào tạo, • có 44 chuyên ngành đào tạo tiến sĩ 14 chuyên ngành đào tạo thạc sĩ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có 32 tạp chí khoa học xuất viện nghiên cứu thành viên Thư viện Khoa học xã hội thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam thư viện tổng hợp đa ngành với nguồn tài nguyên thông tin phong phú đa dạng vào bậc nước lĩnh vực khoa học xã hội Giới thiệu chung Viên nghiên cứu Đông Nam Á Thư viện Viện Nghiên cứu Đông Nam Á 2.1 Quá trình hình thành phát triển Viện nghiên cứu Đơng Nam Á 2.1.1 Q trình thành lập Viện nghiên cứu Đông Nam Á tiền thân Ban Đông Nam Á thức thành lập ngày 09 tháng 09 năm 1983 theo Nghị định số 96 Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng khẳng định lại Nghị định số 23/CP ngày 22 tháng năm 1993 Chính Phủ Viện có tên giao dịch quốc tế : Institute for Southeast Asian Studies (ISEAS) 2.1.2 Chức nhiệm vụ Viện nghiên cứu Đông Nam Á Chức năng: Chức Viện nghiên cứu Đơng Nam Á là: Từ góc độ khoa học xã hội nhân văn tiến hành nghiên cứu Đơng Nam Á khu vực có quan hệ hai bình diện- Đơng Nam Á khu vực lịch sử-văn hóa Đơng Nam Á khu vực chiến lược đại, nhằm góp phần cung cấp khoa học cho việc hoạch định đường lối đối nội đối ngoại Đảng Nhà nước khu vực; xây dựng môn Đông Nam Á học Việt Nam, nhằm phục vụ nghiên cứu giảng dạy Đông Nam Á lĩnh vực đào tạo cán nghiên cứu Đông Nam Á Nhiệm vụ: Xây dựng phương hướng chương trình, kế hoạch nghiên cứu dài hạn ngắn hạn lĩnh vực lịch sử, trị, kinh tế, văn hóa, xã hội nước Đơng Nam Á khu vực có quan hệ nhằm tập trung giải yêu cầu sau: * Nghiên cứu vấn đề chiến lược phát triển kinh tế, xã hội,quan hệ quốc tế nước Đông Nam Á, khu vực có quan hệ, góp phần cung cấp khoa học cho việc hoạch định đường lối đối nội, đối ngoại Đảng Nhà nước ta khu vực - Tìm hiểu phát triển tổng kết giới thiệu lịch sử văn hóa Đơng Nam Á theo quan điểm tổng thể với phương pháp tiếp cận tổng hợp liên ngành, đa ngành nhằm làm sáng tỏ giá trị văn hóa mối quan hệ nước Đơng Nam Á, góp phần nâng cao hiểu biết lẫn nhân dân ta nhân dân nước khu vực để xây dựng Đơng Nam Á hịa bình, ổn định, hữu nghị, hợp tác phát triển - Tiến hành trao đổi hợp tác quốc tế lĩnh vực nghiên cứu khoa học Đông Nam Á trước hết với nước khu vực trung tâm nghiên cứu giới - Tổ chức đào tạo cán nghiên cứu Đơng Nam có trình độ đại học, đại học tham gia giảng dạy trường Đại học môn khoa học - Xây dựng hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện sở vật chất kỹ thuật cần thiết cho công tác nghiên cứu trước mắt lâu dài Để thực chức năng, nhiệm vụ Viện nghiên cứu Đơng Nam Á có tổ chức phịng ban sau: • Phịng nghiên cứu văn hóa Đơng Nam Á • Phịng nghiên cứu vấn đề dân tộc, tơn giáo, mơi trường Đơng Nam Á • Phịng nghiên cứu trị quan hệ quốc tế Đơng Nam Á đại • Phịng nghiên cứu hợp tác phát triển kinh tế Đơng Nam Á • Phịng nghiên cứu Lào • Phịng nghiên cứu Campuchia • Phịng nghiên cứu Thái lan Myanma • Phịng nghiên cứu Inđơnêxia, Mailaixia, Brunây • Phịng nghiên cứu Philippin, Xingapo • Phịng nghiên cứu Ấn Độ • Phịng nghiên cứu Autralia • Tạp chí nghiên cứu Đơng Nam Á • Phịng Thư viện-Tư liệu-Thơng tin • Phịng đào tạo • Phịng hành tổ chức 2.2 Hoạt động Phịng Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á 2.2.1 Chức nhiệm vụ thư viện Phòng Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á phận quan trọng Viện nghiên cứu Đông Nam Á, thành lập với đời Viện nghiên cứu Đông Nam Á nhằm thực nhiệm vụ chiến lược quan trọng Viện - Lưu trữ ấn phẩm nghiên cứu khu vực Đông Nam Á cụ thể tài liệu nghiên cứu văn hóa, ngơn ngữ, lịch sử, kinh tế, dân tộc, khảo cổ học, văn học, trị…của nước khu vực - Thư viện biên soạn thư mục thong báo chuyên nghành – chuyên đề giúp nhà nghiên cứu rút ngắn thời gian tìm tài liệu, tập trung vào thời gian nghiên cứu, đem lại hiệu cao, kết việc nghiên cứu nhanh chóng đưa vào thực tiễn - Thư viện trưng bày, triển lãm tài liệu theo chuyên đề, giúp độc giả nhanh chóng tìm tài liệu cụ thể có hệ thống mà cịn giúp họ tìm nguồn tài liệu phong phú, sâu nghiên cứu khai thác thông tin - Thư viện phục vụ đọc, phổ biến thông tin, khai thác nội dung tài liệu, tổ chức phòng đọc, phòng mượn, giúp độc giả khai thác kho tài liệu tổng hợp, báo,tạp chí, chun đề…tổ chức cơng tác tra cứu theo yêu cầu người dùng tin 2.2.2 Cơ cấu tổ chức Hiện nay, Phịng thư viện có cán bộ, có cán tốt nghiệp Đại học Thư viện Liên Xơ cũ, cịn cán trẻ tốt nghiệp Đại học Văn hóa Đại học Đông Đô Họ sử dụng tương đối tốt ngoại ngữ ( tiếng Anh, tiếng Pháp Tiếng Nga) Các cán thường xuyên cử học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ Trung tâm Thông tin tư liệu khoa học công nghệ Quốc gia, Viện Thông tin Khoa học xã hội tổ chức Phịng có cán tốt nghiệp sau Đại học trường Đại học Văn hóa Hà Nội, đội ngũ cán phịng đảm nhiệm tồn khâu hoạt động thong tin-thư viện, từ việc bổ sung, thu thập tài liệu đến xử lý thông tin, phục vụ người dùng tin, công việc phân công cụ thể, phù hợp với lực cán 2.2.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật trang thiết bị thư viện Là thư viện phục vụ cho ngành Đông Nam Á học Việt Nam nghiên cứu giảng dạy, Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á đầu tư sở vật chất trang thiết bị đại, theo kịp phát triển kinh tế, xã hội chủ trương hội nhập Viện nghiên cứu Đơng Nam Á Thư viện bố trí làm phịng (khoảng 140 mét vng) tầng có phịng dùng làm Kho Phịng đọc, phòng gồm phận trao đổi xử lý nghiệp vụ Các phòng trang bị hệ thống chiếu sáng, máy hút ẩm, máy điều hịa, quạt thơng gió, quạt điện Các phương tiện làm việc gồm máy vi tính, máy tính nối mạng, máy phục vụ cho việc dịch xử lý tài liệu, , máy in laser, máy scanner, đầu ghi CD, máy photocopy, bàn ghế tiện nghi, tủ đựng, hệ thống giá kệ… hệ thống phần mềm chuyên dụng phục vụ cho việc phổ biến thơng tin người dùng tin Nhìn chung, trang thiết bị thư viện tương đối đại đáp ứng tương đối tốt nhu cầu tin bạn đọc (bởi kinh phí cho thư viện cịn hạn chế thường số kinh phí dùng để bổ sung tài liệu vào kho sách) nên việc đầu tư cho trang thiết bị hạn hẹp Bên cạnh đó, thư viện gặp khơng khó khan diện tích phịng cịn hẹp kho phịng đọc chung, gây ảnh hưởng đến tâm lý người dùng tin, thiếu yên tĩnh, qua làm giảm nhu cầu tra cứu đọc chỗ họ Phòng xử lý nghiệp vụ khơng đủ chỗ chứa máy móc, tài liệu chỗ ngồi cho cán dẫn đến giảm suất lao động, chất lượng công việc cán thư viện mà cán mang tài liệu nhà làm… 2.2.4 Đối tượng phục vụ Hoạt động thông tin - thư viện quan cần phải nghiên cứu thành phần bạn đọc nhu cầu tin người dùng tin Có kích thích nhu cầu tin họ phát triển dựa nguyên lý định hướng tới người sử dụng người sử dụng chi phối Phục vụ người đọc, người dùng tin mục tiêu quan trọng thư viện Càng phục vụ người đọc, người dùng tin vai trò xã hội thư viện ngày tăng Vì vậy, khơng có độc giả thư viện ln mục đích tồn Nói cách khác, người đọc, người dùng tin đưa tồn chế mối quan hệ lẫn vốn tài liệu, cán thư viện, sở vật chất thư viện vào hoạt động Ngày hoạt động thông tin – thư viện đóng vai trị khơng thể thiếu trình nghiên cứu khoa học Viện nghiên cứu Đông Nam Á Mỗi cán nghiên cứu, cán giảng dạy, sinh viên trở thành người sử dụng thơng tin tích cực thư viện Người dùng tin Thư viện Viện nghiên cứu Đơng Nam Á chia làm ba nhóm chính: + Nhóm cán nghiên cứu khoa học giảng dạy: + Thu thập nguồn tin Internet theo diện đề tài Viện phương thức nhiều người sử dụng thơng tin phong phú Thơng qua máy tìm tin, cán thư viện tiến hành tìm kiếm chủ đề thích hợp với nhu cầu người dùng tin, lựa chọn thơng tin có giá trị, download in dạng chuyên đề + Thư viện biên soạn ấn phẩm thơng tin có giá trị gia tăng cao tổng thuật, lược thuật, tổng luận… nhằm cung cấp cho người dùng nhiều thông tin sản phẩm cần thiết cho người dùng tin họ nghiên cứu đề tài khoa học 3.2 Các dịch vụ thông tin-thư viện Các dịch vụ thư viện: + Tổ chức phòng đọc mở: phương thức phục vụ thuận tiện nhanh chóng nhiên diện tích kho cịn chật hẹp, việc phục vụ phịng đọc mở cho tồn vốn tài liệu thư viện không thể, nên thư viện tổ chức cho phận vốn tài liệu có nhiều người sử dụng kho báo, tạp chí, kho tư liệu + Dịch vụ “hỏi đáp” thông tin: dịch vụ cần thiết, với kỹ chun mơn, cán thư viện làm rõ nhu cầu người dùng tin từ tìm đưa thông tin đến người dùng cách cụ thể thiết thực thời gian ngắn + Dịch vụ tra cứu tìm tin + Dịch vụ phổ biến thơng tin có chọn lọc hình thức cung cấp thông tin xác định cách chủ động định kỳ tới người dùng tin + Dịch vụ dịch tài liệu theo yêu cầu người dùng tin, trường hợp thường ít, phải nhờ đến đội ngũ cán Viện + Giới thiệu sách mới: Mỗi có tài liệu nhập xuất nước lẫn nước ngoài, thư viện chọn số tài liệu có giá trị nghiên cứu cao, đề nghị với nhà nghiên cứu có trình độ chun mơn cao để giới thiệu trước nhà nghiên cứu Viện người dùng tin đến thư viện Ứng dụng công nghệ thông tin Việc ứng dụng công nghệ thông tin Thư viện –Viện nghiên cứu Đông Nam Á triển khai từ năm 1995 Hiện nay, thư viện có sử liệu hoàn chỉnh, tiến hành cập nhật thường xuyên tài liệu bổ sung phục vụ kịp thời cho người dùng tin + Phần mềm sở liệu thư viện sử dụng viện Thông tin Khoa học Xã hội cài đặt cũ khơng cịn phù hợp với tốc độ phát triển công nghệ thông tin Trước đây, thư viện sử dụng phần mềm CDS-ISIS/DOC CDS-ISIS/Windown để cập nhập vào sở sách tạp chí… Các phần mền trợ giúp tra cứu, ứng dụng vào quản lý bạn đọc + Hiện thư viện xây dựng hoàn thiện Website riêng để kết nối chia sẻ nguồn lực thông tin với thư viện quan thông tin khác + Thư viện xúc tiến xây dựng thư viện điện tử áp dụng hệ thống quản trị thư viện tích hợp Từng bước hoàn thiện xây dựng nguồn sưu tập tài nguyên số gồm CSDL, mục lục liên hợp tra cứu trực tuyến, nguồn tin điện tử sách điện tử, tạp chí điện tử, tiến tới hình thành phát triển ngân hàng thông tin Đông Nam Á thơng tin có liên quan Tổ chức khai thác nguồn lực thông tin Các phương tiện tra cứu thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam tổ chức thông qua hệ thống mục lục truyền thống CSDL máy tính điện tử Đây cầu nối để người dùng tin tiếp cận tới nguồn tài liệu, cầu nối cán thư viện với kho tài liệu * Hệ thống mục lục truyền thống Thư viện bao gồm loại: mục lục chữ mục lục chủ đề - Mục lục chữ xây dựng theo tiêu chuẩn, quy tắc chung Nó tạo nên hệ thống phong phú, bao gồm mục lục sách, mục lục tạp chí, mục lục tư liệu xếp theo trật tự chữ tên tác giả, tên tài liệu Mục lục chữ sách, trích tạp chí cịn phân theo ngôn ngữ tiếng Việt, tiếng Latinh tiếng Nga Các cán thư viện thường xuyên bổ sung phiếu vào hộp phích để kịp thời phục vụ bạn đọc Việc chỉnh lý mục lục chữ để phát sửa chữa phiếu có sai sót mặt mô tả, số đăng ký cá biệt, xếp bộ, tập, thay phiếu bị rách, hỏng tiến hành thường xuyên - Mục lục chủ đề: Việc xây dựng mục lục chủ đề dựa chủ đề bạn đọc quan tâm sử dụng thường xuyên An ninh, Chính trị, Quan hệ quốc tế, Lịch sử, Văn hóa, Dân tộc học Cán nghiên cứu dễ dàng lựa chọn tài liệu phù hợp với yêu cầu * Các CSDL máy tính Các CSDL cho phép lưu trữ nhiều thơng tin, có hệ thống tra cứu tìm tin linh hoạt, thuận lợi nhanh chóng như: tìm tin có trợ giúp, tìm tin trình độ cao, tìm tin theo từ điển, tìm tin theo nhan đề tài liệu, tìm tin tự Các CSDL cịn cho phép người dùng tin truy nhập lúc tới nhiều vấn đề mà họ quan tâm Ngoài ra, cán thư viện thực việc cập nhật thơng tin, bổ sung liệu, hiệu đính, lưu bảo trì file liệu cách dễ dàng nhanh chóng Thơng qua việc tra cứu thơng tin CSDL, người dùng tin tiếp xúc với tài liệu nhanh chóng đầy đủ so với việc tra cứu mục lục truyền thống Hệ quản trị CSDL CDS-ISIS for Windows mà Thư viện sử dụng có nhiều ưu điểm cơng đoạn tạo cấu trúc CSDL, tạo, sửa format format hình máy trợ giúp hoàn toàn nên đơn giản dễ thực hơn, font chữ nhiều màu sắc dễ dàng thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, tiện ích bổ sung, xóa thay liệu tự động theo dãy hỗ trợ đắc lực cho Thư viện việc xây dựng, quản trị khai thác CSDL nói riêng chia sẻ nguồn lực thơng tin nói chung Đồng thời, nhiều sản phẩm dịch vụ thông tin phong phú thực Đó thư mục giới thiệu tài liệu nhập vào thư viện Trung bình năm Thư viện Thơng báo sách mới, giới thiệu khoảng 100 tài liệu nhập Hàng tháng, Thư viện tham gia thông báo sách với Thư viện Trung tâm nghiên cứu Viện Khoa học xã hội Việt Nam dạng chuyển file ISO Danh mục sách Viện tập hợp lại, phân theo chủ đề in dạng thư mục đưa đến tay bạn đọc Ngồi ra, thư viện cịn biên soạn thư mục chuyên đề Thư mục ASEAN, Thư mục tài liệu xuất cán Viện nghiên cứu Đông Nam từ năm 1990-2003, Thư mục trích tạp chí theo chuyên đề Đây hình thức phân phối thơng tin mang lại hiệu cao Người dùng tin tiếp cận trực tiếp với tài liệu từ có phản hồi ý kiến với cán thư viện mức độ đầy đủ tài liệu, loại hình tài liệu lĩnh vực, chủ đề cần bổ sung để từ thư viện có sách tạo nguồn bổ sung tài liệu hợp lý nhằm đáp ứng nhu cầu Việc chia sẻ trao đổi nguồn lực thông tin với thư viện khác thực cách thuận tiện nhanh chóng Những thuận lợi khó khăn thực tập 6.1 Thuận lợi: + Em anh chị hướng dẫn bảo tận tình tất khâu nghiệp vụ, trao đổi thông tin liên quan đến nghề nghiệp mình, câu hỏi thắc mắc em ln chị giải đáp kỹ lưỡng + Các anh chị quan tâm, bảo tận tình cho em, nên khắc phục khó khăn ban đầu cách nhanh chóng Tích lũy nhiều kiến thức kinh nghiệm bổ ích để phục vụ cho cơng việc sau 6.2 Khó khăn: + Lúc đầu chưa quen với kho sách nên việc phục vụ cho bạn đọc chậm, giúp đỡ chị em dần quen với kho sách C: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ Sau tuần thực tập Phịng Thơng tin – Thư viện, trực tiếp tham gia vào tất công việc, em xin mạnh dạn đưa số nhận xét kiến nghị với mong muốn góp phần nhỏ bé giúp thư viện ngày hoàn thiện hơn, đáp ứng nhu cầu tin ngày cao người dùng tin ngồi Viện viện nghiên cứu Đơng Nam Á Ưu điểm - Trụ sở rộng rãi, phòng kho trang bị giá sách mới, đại Các phòng làm việc trang bị hệ thống chiếu sáng, máy hút ẩm, điều hịa, quạt thơng gió phương tiện tra cứu tài liệu - Vốn tài liệu chuyên ngành phong phú, đa dạng (đặc biệt tài liệu báo, tạp chí), có nhiều tài liệu quý hiếm, tài liệu tiếng nước đáp ứng nhu cầu học tập - nghiên cứu cán viện - Tài liệu đưa thư viện xử lí nhanh, xác, chuyên sâu Kho tài liệu tổ chức hợp lý, dễ dàng tra cứu - Các cán thư viện nhiệt tình, yêu nghề, nắm vững nghiệp vụ thư viện, có kinh nghiệm chuyên môn, tạo cảm giác thoải mái công việc Mọi hoạt động thư viện diễn khoa học, tuân thủ quy định đề Nhược điểm - Cơ sở hạ tầng CNTT thư viện lỗi thời, hoạt động chưa tốt, khókhăn cho hoạt động nghiệp vụ phục vụ người dùng tin; không phù hợp với hoạt động nghiệp vụ chuyên sâu thư viện, cần đầu tư thay - Tài liệu quý cũ nát, hư hỏng nhiều, khó tìm nguồn thay Tuy nhiên, công tác bảo quản phục chế tài liệu lại chưa trọng - Thư viện tài liệu phi giấy Kiến nghị Qua nhận xét em xin đưa số kiến nghị sau: - Thư viện nên cải thiện sở hạ tầng CNTT để hỗ trợ hiệu cho công tác nhiệp vụ cơng tác tìm tin thư viện Thường xuyên nâng cấp hệ thống mạng, bảo trì phần mềm, sửa chữa máy tính hư hỏng - Tổ chức bảo quản tài liệu hư hỏng, phục chế chế tài liệuquý có giá trị cao (đã cũ nát) - Bổ sung thêm tài liệu phi giấy băng từ, đĩa quang, tài liệu điện tử làm đa dạng loại hình tài liệu.Với ý kiến trên, em hi vọng Phịng Thư viện - Thơng tin, Viện Đơng Nam Á ngày hoàn thiện hơn, phát triển đáp ứng nhu cầu người dùng tin viện - Là viện nghiên cứu quốc tế, thư viện cần cấp kinh phí để mua thêm tài liệu ngoại văn, thư viện chủ yếu khai thác tài liệu ngoại văn mạng internet tài liệu phong phú đa dạng Phụ lục Dãn nhãn xếp giá: Phịng đọc thư viện Viện Đơng Nam Á Kho xếp tạp chí Kho xếp tư liệu Hoạt động thư viện DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Phạm Đức Dương (1998), 25 năm tiếp cận Đông Nam học, Khoa học xã hội, H Phương Hà (2004) "ASEAN phấn đấu cho hội nhập toàn diện", Báo Nhân dân ngày 3/7/2004.- Tr.8 Nguyễn Hữu Hùng (1998), "Phát triển hoạt động thông tin thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa", Tạp chí Thông tin Tư liệu, (số 4), Tr.2-7 Nguyễn Hữu Hùng (2000), "Tổ chức quản lý hoạt động thông tin khoa học công nghệ trước thềm kỷ XXI", Tạp chí Thơng tin Tư liệu, (số 1), tr.712 Nguyễn Hữu Hùng (1997), "Một số đặc điểm việc hình thành sách quốc gia thông tin tài liệu công nghệ Việt Nam", Tạp chí Thơng tin Tư liệu, (số 4).- tr.31-32 Tiêu Hy Minh (2000), "Chính sách thơng tin quốc gia việc chia sẻ nguồn tài liệu", Tạp chí Thông tin Tư liệu, (số 3).- Tr.23-29 Nguyễn Viết Nghĩa (1999), "Một số vấn đề xung quanh việc thu thập, khai thác tài liệu "xám", Tạp chí Thơng tin Tư liệu, (số 4), tr.10-14 Phạm Văn Rính (2001), "Bổ sung tài liệu", Tập san Thư viện, (số 2)- Tr.44-47 Vũ Văn Sơn (1999), "Đổi chương trình đào tạo Thư viện học Thơng tin học chuẩn bị bước vào kỷ 21", Tập san Thư viện, (số 1).- Tr.19-24 D NHẬT KÍ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Thông tin sinhviên Họ tên:Phạm Thị Hạnh Lớp: CĐ KHTV 12A Khóa: 2012-2015 Khoa/ Ngành học: Thơng tin – Thư viện Cơ quan thực tập: Thư viện viện nghiên cứu Đông Nam Á viện Hàn Lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam Địa quan: Địa chỉ: Số Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội Thời gian giấc thực tập Bắt đầu từ ngày 02/03/2015 đến hết ngày 24/04/2015 Thời gian thực tập phịng thư viện Viện Nghiên cứu Đơng Nam Á - Viện Hàn Lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam, em trực tiếp tham gia vào trình chu trình hoạt động quan với hướng dẫn, bảo nhiệt tình cán phịng thư viện Qúa trình thực tập từ ngày 02/03 đến 24/4/2015 em thực tập vai trò khác làm nghiệp vụ chuyên môn người cán thư viện, ln cố gắng hồn thành cơng việc giao, thực nguyên tắc, yêu cầu phòng, khâu nghiệp vụ thư viện Bắt đầu với công việc Thư viện cịn bở ngỡ hướng dẫn nhiệt tình cán thư viện với kiến thức học sau tháng thực tập: (Sáng làm việc thư viện Viện Đông Nam Á, Chiều làm việc Thư viện viện Trung Quốc) em làm công việc sau:  Tuần 1:(Từ ngày 02/03/2015 _ 06/03/2015) - Nhóm thực tập gặp mặt đơn vị thực tập gồm chào hỏi, giới thiệu Làm quen với sở thực tập (kho tài liệu, phòng, ban,cơ sở vật chất, cán thư viện - Vào sổ, đóng dấu báo, tạp chí - Tiến hành nhập biểu ghi, báo, tạp chí xử lý vào sở liệu - Công tác phục vụ bạn đọc: giúp người dùng tin tra tìm tài liệu, vào kho lấy tài liệu cho người dùng tin xếp tài liệu lên giá Cho mượn tài liệu - Xử lý báo, tạp chí ngày: phân loại, dập ghim, đóng dấu - Phân loại định đề mục chủ đề cho trích báo, tạp chí - Tiến hành dán nhãn cho tài liệu tiếng Việt kho - Bảo quản Tài liệu: Sắp xếp tài liệu theo số đăng ký cá biệt, - Công tác phục vụ bạn đọc: giúp người dùng tin tra tìm tài liệu, vào kho lấy tài liệu cho người dùng tin xếp tài liệu lên giá Cho mượn tài liệu chụp tài liệu bạn đọc có nhu cầu  Tuần 2( Ngày 09/03/2015 – 13/03/2015) - Nhận báo, tạp chí - Vào sổ, đóng dấu báo, tạp chí - Sắp xếp tài liệu theo số đăng ký biệt - Tiến hành nhập biểu ghi, báo, tạp chí xử lý vào sở liệu - Công tác phục vụ bạn đọc: giúp người dùng tin tra tìm tài liệu, vào kho lấy tài liệu cho người dùng tin xếp tài liệu lên giá Cho mượn tài liệu - Bó sách - Vệ sinh kho  Tuần 3(16/03/2015 – 20/03/2015) - Tóm tắt sách, tạp chí - Tiến hành nhập biểu ghi, báo, tạp chí xử lý vào sở liệu - Phục vụ bạn đọc: Tìm tài liệu theo phiếu yêu cầu bạn đọc, nhận tài liệu bạn đọc trả - Khai thác tài liệu mạng: theo chủ đề quốc gia Đông Nam Á  Tuần (Từ ngày 23/03/2015- 27/03/2015) - Đóng dấu sách thư viện, dán nhãn sổ đăng ký cá biệt - Tiến hành nhập biểu ghi, báo, tạp chí xử lý vào sở liệu - Tóm tắt tài liệu, sách báo, tạp chí - Định từ khóa tài liệu - Phân loại tài liệu - Phục vụ bạn đọc: Tìm tài liệu theo phiếu yêu cầu bạn đọc, nhận tài liệu bạn đọc trả - Sắp xếp tài liệu lên gái theo số đăng ký cá biệt  Tuần5 (Từ ngày 30/03/2015-03/04/2015) - Tiếp nhận báo, tạp chí, tin tham khảo hàng ngày - Tiến hành nhập biểu ghi, báo, tạp chí xử lý vào sở liệu - Công tác phục vụ bạn đọc: giúp người dùng tin tra tìm tài liệu, vào kho lấy tài liệu cho người dùng tin xếp tài liệu lên giá Cho mượn tài liệu chụp tài liệu bạn đọc có nhu cầu - Sử lý nội dung tài liệu: Tóm tắt sách, tin tham khảo, tạp chí nghiên cứu  Tuần (Từ ngày 06/04/2015-10/04/2015) - Xử lý báo, tạp chí ngày: phân loại, dập ghim, đóng dấu - Tiến hành nhập biểu ghi, báo, tạp chí xử lý vào sở liệu - Tiến hành dán nhãn cho Tư Liệu kho Xử lí phục chế tài liệu hư hỏng mức độ nhẹ - Kiểm tra danh sách sổ mượn thư viện Lập danh mục người dùng tin nợ tài liệu thư viện Tiến hành đánh số điền tên cho sổ mượn Lập danh mục người dùng tin thường xuyên mượn tài liệu thư viện - Công tác phục vụ bạn đọc: giúp người dùng tin tra tìm tài liệu, vào kho lấy tài liệu cho người dùng tin xếp tài liệu lên giá Cho mượn tài liệu chụp tài liệu bạn đọc có nhu cầu - Làm quen với phần mềm tư liệu máy tra cứu thư viện -Sử lý nội dung tài liệu - Khai thác tài liệu mạng  Tuần (13/04/2015-17/04/2015) -Nhận báo, tạp chí -Vào sổ, đóng dấu báo, tạp chí - Tiến hành nhập biểu ghi, báo, tạp chí xử lý vào sở liệu -Sắp xếp tài liệu theo số đăng ký biệt - Công tác phục vụ bạn đọc: giúp người dùng tin tra tìm tài liệu, vào kho lấy tài liệu cho người dùng tin xếp tài liệu lên giá Cho mượn tài liệu -Bó sách -Vệ sinh kho -Khai thác tài liệu mạng  Tuần (từ ngày 20/04/2015-24/04/2015) - Tiếp nhận báo, tạp chí, tin tham khảo ngày - Sử lý nội dung tài liệu - Phục vụ bạn đọc: - Khai thác tài liệu mạng theo chủ đề uốc gia Đơng Nam Á - Lưu máy tính danh mục tài liệu lý, tài liệu tặng biếu, tài liệu hủy (Danh mục tài liệu lý xếp theo loại hình tài liệu, nhan đề tài liệu, năm xuất số tập (nếu có) tài liệu) - Phân loại báo năm 2014 xếp vào tủ đựng báo - Phân loại tạp chí đóng bìa (Tạp chí đóng bìa lên danh mục phân loại theo nhan đề, năm xuất bản, số) *Kết luận: Trong suốt tuần thực tập thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á, em đã: - Nhập : 470 biểu ghi - Tóm tắt được: 300 tin tham khảo - Khai thác thông tin mạng theo chủ đề Quốc gia Đông Nam Á: + ASEAN:131 + Lào: 20 + Campuchia:38 + Thái Lan:82 + Philippin:102 + Singapore:83 + Malaysia: 129 + Indonesia: 176 + Mekong: 16 + Myanma: 23