MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I. KHẢO SÁT VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 3 1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Hàn Lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam 3 1.1.Lịch sử ra đời 3 1.2.Chức năng, nhiệm vụ của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam. 4 1.2.1.Vị trí và chức năng 4 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 5 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Viện Hàn Lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 8 2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam 9 2.1. Vị trí chức năng. 9 2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 10 2.3. Cơ cấu tổ chức. 13 2.4. Lãnh đạo Văn phòng Viện Hàn lâm. 14 2.5. Bản mô tả công việc của Lãnh đạo Văn phòng. 14 3. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. 15 3.1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng. 15 3.1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. 15 3.1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. Đánh giá ưu điểm, hạn chế. 17 3.1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội thảo quốc tế kỉ niệm 40 năm thống nhất đất nước với công cuộc đổi mới, phát triển và hội nhập quốc tế của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Lập hồ sơ hội thảo. 18 3.1.4.Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan. 20 3.1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thữ nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan. 21 3.2. Khảo sát về công tác văn thư. 22 3.2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 23 3.2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiêm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 23 3.3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 25 Chương II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 27 1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 27 1.1. Mẫu lịch công tác tuần: 27 1.2. Kế hoạch công tác tháng của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 29 1.3. Kế hoạch công tác năm của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. 32 2. Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan. 36 3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở”. 37 4. Xây dựng chương trình tổ chức hội nghi cho cơ quan. 42 4.1. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị. 42 4.2. Mẫu hóa chương trình nghị sự. 42 5. Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình Văn phòng. 43 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy Văn phòng. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy Văn phòng. 44 Chương III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 46 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. 46 1. Ưu điểm. 46 2. Nhược điểm. 47 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 48 KẾT LUẬN 50 PHẦN PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I KHẢO SÁT VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP .3 Sự đời, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức Viện Hàn Lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam .3 1.1.Lịch sử đời 1.2.Chức năng, nhiệm vụ Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam (Sơ đồ cấu tổ chức Viện Phụ lục số 1) .4 1.2.1.Vị trí chức 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Viện Hàn Lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam (Sơ đồ cấu tổ chức máy văn phòng Phụ lục số 2) 2.1 Vị trí chức 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 10 2.3 Cơ cấu tổ chức 13 2.4 Lãnh đạo Văn phòng Viện Hàn lâm 14 2.5 Bản mô tả cơng việc Lãnh đạo Văn phịng 14 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 15 3.1 Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 15 3.1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan .15 3.1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (Phụ lục số3) Đánh giá ưu điểm, hạn chế 17 3.1.3 Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức hội thảo quốc tế kỉ niệm 40 năm thống đất nước với công đổi mới, phát triển hội nhập quốc tế Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam (Phụ lục số4) Lập hồ sơ hội thảo 18 3.1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan 20 3.1.5 Đánh giá cơng tác tình hình triển khai thực nghi thữ nhà nước văn hóa công sở quan 20 3.2 Khảo sát công tác văn thư 22 3.2.1 Tìm hiểu mơ hình tổ chức văn thư quan (nhận xét ưu, nhược điểm) 23 3.2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiêm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư quan 23 3.3 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 25 Chương II 27 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN .27 1.Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm 27 1.1.Mẫu lịch công tác tuần: .27 1.2.Kế hoạch công tác tháng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 29 Sinh viên: Lê Việt Dũng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.3.Kế hoạch công tác năm Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 32 2.Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” quan .36 3.Soạn thảo “Quy chế văn hóa cơng sở” 37 4.Xây dựng chương trình tổ chức hội nghi cho quan 42 4.1 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị .42 4.2 Mẫu hóa chương trình nghị 42 5.Xây dựng mơ hình Văn phịng đại cho quan Nhận xét ưu, nhược điểm mơ hình Văn phịng .43 Đánh giá cấu tổ chức, máy Văn phòng Nhận xét ưu điểm, nhược điểm cấu tổ chức, máy Văn phòng 44 Chương III .46 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 46 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam .46 1.Ưu điểm 46 2.Nhược điểm 47 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm .48 KẾT LUẬN 50 PHẦN PHỤ LỤC .50 Sinh viên: Lê Việt Dũng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NĨI ĐẦU Cơng tác văn phịng hoạt động đảm bảo thơng tin văn phục vụ công tác quản lý tổ chức điều hành hoạt động quan Làm tốt công tác văn phòng đảm bảo việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ quản lý quan, góp phần giải cơng việc nhanh chóng, xác, chất lượng Trong cơng đổi mới, thực cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Làm tốt cơng tác văn phịng, cắt bỏ tốt thủ tục hành rườm già, khơng thật cần thiết để góp phần thúc đẩy cơng việc giải nhanh chóng, hiệu vấn đề đặt Đảng Nhà nước Vì vậy, nhận thức rõ tầm quan trọng vấn đề.Trong năm gần hành văn phịng ln Đảng Nhà nước quan tâm Đặc biệt đào tạo đội ngũ cán hành trẻ thực có lực để phục vụ cho cơng đổi đất nước Là trường đào tạo có uy tín chun ngành thuộc lĩnh vực khoa học xã hội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trọng việc đào tạo kỹ năng, trang bị kiến thúc cần thiết không lý luận mà dựa sở thực tế để sinh viên sau trường có đầy đủ hành trang kỹ cần thiết cho trình làm việc thực tế sau Hàng năm trường giới thiệu sinh viên thực tập đơn vị hành doanh nghiệp nước, để sinh viên có hội cọ sát thực tế, tiếp thu thêm kiến thức bổ ích mà sách khơng có Trong thời gian thực tập Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Em hiểu đợt thực tập thời gian quý báu để em tiếp thu thêm nhiều kiến thức kinh nghệm quý báu Để thực tốt kế hoạch thực tập trường đề ra, thân em phải nỗ lực không ngừng để vừa hoàn thành nhiệm vụ thực tập quan đồng thời phải gắn kết, xâu chuỗi lý thuyết học trường vào thực tế cơng việc mốt cách thục Tuy cịn gặp nhiều khó khăn việc áp dụng kiến thức học Sinh viên: Lê Việt Dũng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vào thực tế, song nhờ giúp đỡ tận tình thầy cô trường cán bộ, công chức quan Em hồn thành cơng việc thực tập cách có hiệu học hỏi nhiều kinh nghiệm bổ ích Qua em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo Khoa Quản trị Văn phịng, cán bộ, cơng chức văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập Mặc dù thân em có nhiều cố gắng, xong thời gian có hạn, vốn kiến thức hạn chế nên báo thực tập em khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp thầy cán bộ, cơng chức văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam để báo cáo em hoàn chỉnh tốt Em xin trân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày30 tháng4 năm 2015 Sinh viên Lê Việt Dũng Sinh viên: Lê Việt Dũng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I KHẢO SÁT VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP Sự đời, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức Viện Hàn Lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam 1.1.Lịch sử đời Viện Khoa học xã hội Việt Nam kể từ quan tiền thân thành lập năm 1953 đến có lịch sử hình thành phát triển liên tục 60 năm Trong khoảng thời gian nửa kỷ, Viện có bước trưởng thành phát triển mặt, có đóng góp quan trọng vào nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa nghiệp phát triển khoa học cơng nghệ nước nhà nói chung, nghiệp phát triển khoa học xã hội nhân văn nói riêng Quá trình hình thành, phát triển Viện Khoa học xã hội Việt Nam chia thành thời kỳ, tương ứng với giai đoạn phát triển cách mạng Việt Nam * Thời kỳ hình thành, bước đầu xây dựng phát triển (1953-1959) Ngày 2/12/1953, Ban nghiên cứu Lịch sử - Địa lý – Văn học thành lập theo Quyết định số 34/NQ/TW Ban Chấp hành Trung ương Đảng Lao động Việt Nam, từ năm 1954 đổi tên thành Ban nghiên cứu Văn học Lịch sử - Địa lý, gọi tắt Ban nghiên cứu Văn - Sử - Địa * Thời kỳ kháng chiến chống Mỹ (1959-1975) thời kỳ thống đất nước, xây dựng CNXH (1976-1986) Ngày tháng năm 1959, Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ký Sắc lệnh số 01/SL thành lập Ủy ban Khoa học Nhà nước trực thuộc Hội đồng Chính phủ Ban Khoa học xã hội (KHXH) nằm cấu tổ chức Ủy ban khoa học Nhà nước Ngày 11/10/1965, Ủy ban thường vụ Quốc hội định tách Ủy ban khoa học Nhà nước thành quan độc lập: Ủy ban Khoa học Kỹ thuật Nhà nước Viện Khoa học xã hội (Quyết định số 165/TVQH ngày 11/10/1965 Quốc hội ) Ngày 19/6/1967, Ủy ban thường vụ Quốc hội Quyết định số 47/TVQH việc chuyển Viện Khoa học xã hội thành Ủy ban Khoa học xã hội Sinh viên: Lê Việt Dũng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Việt Nam (Ủy ban KHXH Việt Nam) Thực Nghị Đại hội VI, Nghị 26 Bộ Chính trị khoa học cơng nghệ nghiệp đổi mới, Ủy ban KHXH Việt Nam (từ năm 1993 Trung tâm Khoa học xã hội Nhân văn Quốc gia) có bước chuyển dịch quan trọng, đánh dấu việc đổi tư duy, khắc phục chậm trễ khoa học xã hội Đại hội VI đề Ngày 31 tháng năm 1990 Hội đồng nhà nước Nghị số 244 NQ/HĐNN8, đổi tên Ủy ban Khoa học Xã hội Việt Nam thành Viện Khoa học Xã hội Việt Nam Ngày 22 tháng năm 1993 Chính phủ Nghị định số 23/CP việc thành lập Trung tâm Khoa học Xã hội Nhân văn Quốc gia sở tổ chức lại Viện Khoa học Xã hội Việt Nam Ngày tháng năm 2003, Chính phủ Việt Nam Nghị định số 30/2003/NĐ-CP đổi tên Trung tâm Khoa học Xã hội Nhân văn Quốc gia thành tên Viện Khoa học Xã hội Việt Nam Ngày 22 tháng năm 2008, Chính phủ ban hành Nghị định số 53/2008/NĐ-CP, theo tên Viện đổi thành Viện Khoa học xã hội Việt Nam Ngày 26 tháng 12 năm 2012, Chính phủ ban hành Nghị định số 109/2012/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 22 tháng năm 2013 *Thời kỳ Đổi tới (1986-nay) 1.2.Chức năng, nhiệm vụ Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam (Sơ đồ cấu tổ chức Viện Phụ lục số 1) Ngày 26 tháng 12 năm 2012, Chính phủ ban hành Nghị định số 109/2012/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 22 tháng năm 2013 sau: 1.2.1.Vị trí chức - Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam quan thuộc Chính phủ, có chức nghiên cứu vấn đề khoa học xã hội; Sinh viên: Lê Việt Dũng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cung cấp luận khoa học cho Đảng Nhà nước việc hoạch định đường lối, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, sách phát triển nhanh bền vững đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa; thực tư vấn sách phát triển; đào tạo sau đại học khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội nước - Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có tên giao dịch quốc tế tiếng Anh là: Vietnam Academy of Social Sciences, viết tắt VASS 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (sau gọi tắt Viện Hàn lâm) thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Trình Chính phủ dự thảo Nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Hàn lâm; trình Thủ tướng Chính phủ định thành lập, sáp nhập, giải thể, đổi tên tổ chức Viện Hàn lâm thuộc thẩm quyền Thủ tướng Chính phủ - Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược, quy hoạch, kế hoạch năm, hàng năm, đề án, dự án quan trọng phát triển khoa học xã hội tổ chức thực sau phê duyệt - Nghiên cứu vấn đề lý luận thực tiễn khoa học xã hội: + Đổi hoàn thiện hệ thống trị; nâng cao lực lãnh đạo Đảng Cộng sản Việt Nam; hiệu lực, hiệu quản lý nhà nước, bước hoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam; + Sự phát triển kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa dân chủ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; + Những vấn đề phát triển toàn diện người Việt Nam giá trị văn hoá tốt đẹp dân tộc, tiếp thu tinh hoa văn hoá, văn minh nhân loại; + Những vấn đề cấp bách dân tộc, tôn giáo, lịch sử, văn hố, văn học, ngơn ngữ, tâm lý học nhằm phát huy sức mạnh toàn dân tộc nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc; + Những vấn đề bản, tồn diện, có hệ thống lý thuyết phát triển Việt Nam tác động tồn cầu hố hội nhập quốc tế; Sinh viên: Lê Việt Dũng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Những khía cạnh khoa học xã hội kinh tế tri thức bối cảnh tồn cầu hố ứng phó với biến đổi khí hậu đánh giá tác động đến tiến trình phát triển kinh tế - xã hội Việt Nam; + Lý luận kinh nghiệm phát triển giới, dự báo xu hướng phát triển chủ yếu khu vực giới, đánh giá tác động nhiều mặt q trình tồn cầu hố hội nhập quốc tế đến phát triển toàn cầu, khu vực Việt Nam; + Nghiên cứu, điều tra bản, liên ngành khoa học xã hội, phân tích dự báo kinh tế - xã hội phục vụ nhu cầu phát triển đất nước, trọng lĩnh vực kinh tế - xã hội chủ yếu, ngành, vùng kinh tế trọng điểm liên kết vùng; + Nghiên cứu, tổ chức biên soạn cơng trình khoa học tiêu biểu, sách lớn, thể tinh hoa trí tuệ Việt Nam giới phục vụ công tác nghiên cứu truyền bá tri thức khoa học xã hội - Tổ chức sưu tầm, khai quật, nghiên cứu, bảo tồn bảo tàng nhằm phát huy giá trị di sản văn hoá dân tộc Việt Nam - Kết hợp nghiên cứu với đào tạo lĩnh vực khoa học xã hội; đào tạo cấp thạc sĩ tiến sĩ khoa học xã hội theo quy định pháp luật; tham gia phát triển nguồn nhân lực có trình độ cao theo u cầu nước, ngành, vùng, địa phương doanh nghiệp - Tổ chức hợp tác nghiên cứu liên kết đào tạo khoa học xã hội với tổ chức quốc tế, viện trường đại học nước theo quy định pháp luật - Tư vấn phản biện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, sách, chương trình dự án phát triển kinh tế - xã hội quan trọng theo yêu cầu Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ, ngành, địa phương doanh nghiệp - Tổ chức tư vấn thực dịch vụ công theo quy định pháp luật - Xây dựng hệ thống sở liệu quốc gia thông tin khoa học xã hội, phổ biến tri thức khoa học, góp phần nâng cao trình độ dân trí - Quản lý tổ chức, máy, biên chế cơng chức, vị trí việc làm, cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp số người làm việc đơn vị nghiệp công lập; định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, Sinh viên: Lê Việt Dũng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khen thưởng, kỷ luật; chế độ, sách, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cơng chức, viên chức thuộc thẩm quyền - Quản lý tài chính, tài sản Nhà nước giao; định chịu trách nhiệm trước pháp luật dự án đầu tư thuộc thẩm quyền theo quy định pháp luật - Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao theo quy định pháp luật Lãnh đạo Viện - Viện Hàn Lâm Khoa học xã hội Việt Nam có Chủ tịch khơng q 03 Phó Chủ tịch Chủ tịch Viện Hàn Lâm Khoa học xã hội Việt Nam người đứng đầu lãnh đạo Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm chịu trách nhiệm trước Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ trước pháp luật tồn hoạt động Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam - Các Phó Chủ tịch Viện Hàn lâm Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm theo đề nghị Chủ tịch Viện Hàn lâm chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Viện Sinh viên: Lê Việt Dũng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hàn lâm nhiệm vụ phân công - Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ban hành văn cá biệt, quy chế hoạt động Viện Hàn lâm, quy chế tổ chức hoạt động đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm; định bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật chế độ, sách khác theo quy định pháp luật người đứng đầu, cấp phó người đứng đầu đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Viện Hàn Lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 1- Ban Tổ chức - Cán Ban Kế hoạch - Tài Ban Quản lý Khoa học Ban Hợp tác quốc tế Văn phòng Viện Triết học Viện Nhà nước Pháp luật Viện Kinh tế Việt Nam Viện Xã hội học 10 Viện Nghiên cứu Văn hóa 11 Viện Nghiên cứu Con người 12 Viện Tâm lý học 13 Viện Sử học 14 Viện Văn học 15 Viện Ngôn ngữ học 16 Viện Nghiên cứu Hán - Nôm 17 Viện Dân tộc học 18 Viện Khảo cổ học 19 Viện Nghiên cứu Tôn giáo 20 Viện Địa lý nhân văn 21 Viện Nghiên cứu Gia đình Giới 22 Viện Khoa học xã hội vùng Nam Bộ Sinh viên: Lê Việt Dũng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lưu trữ với hoạt động Viện mà Viện ban hành nhiều văn quy định chế độ Văn thư – Lưu trữ giúp cho hoạt động Văn thư – Lưu trữ vào nề nếp - Nhìn chung cơng tác thu thập tài liệu phòng lưu trữ phòng ban Viện tương đối tốt Hầu hết phịng ban có ý thức giao lộp tài liệu theo quy định - Đa số tài liệu thu chỉnh lý lập thành hồ sơ - Tài liệu bảo quản nơi cao dáo, rộng rãi, an toàn cho tài liệu - Các kho tài liệu thường xuyên vệ sinh làm cho kho - Kho lắp thiết bị giúp tài liệu bảo quản môi trường tốt máy hút ẩm, thiết bị chống cháy - Các độc giả đến khai thác tài liệu cán phục vụ tận tình chu đáo •Cơng tác hậu cần đảm bảo sở vật chất cho Viện hoạt động thực tốt •Việc mua sắm máy móc, trang thiết bị phục vụ cho cơng tác Văn phịng trọng từ bước nâng cao hiệu cơng tác công việc đảm bảo giải nhanh chóng kịp thời Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam tồn số hạn chế: •Do lãnh đạo Văn phịng thường xun phải cơng tác cho nên: - Công tác đạo, điều hành cơng việc nhiều cịn chưa kịp thời làm chậm tiến độ giải công việc - Công tác quản lí, kiểm tra cịn hạn chế dẫn tới tình trạng số cán chưa tâm vào công việc, công việc dồn lại tiến độ giải chậm - Mặc dù ban hành nhiều văn việc kiểm tra, đơn đốc thực văn chưa thực tốt •Kinh phí cho hoạt động Văn phòng hạn hẹp, nhiều trang thiết bị sử dụng lâu, chưa đại làm giảm hiệu cơng việc, gây khó khăn cho q trình giải cơng việc nắm bắt thơng tin Vì dụ nhiều máy tính cũ, hay bị hỏng hóc, hiệu sử dụng khơng cao •Một số đơn vị, phòng ban chuyên trách chụp văn để ban Sinh viên: Lê Việt Dũng 47 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hành khơng tính số lượng văn cần thiết dần tới tình trạng chụp thưa văn gây lãng phí thời gian lẫn chi phí quan •Việc lạm dụng giấy tờ cịn phổ biến •Việc thiếu nhân dẫn tới cán phải phụ trách nhiều công việc dẫn tới nhiều việc tồn đọng hiệu giải cơng việc khơng cao •Trong cơng tác Văn thư: - Mặc dù có quy chế quy định việc thu thập bổ sung tài liệu Tuy nhiên nhiều đơn vị không tự giác nộp tài liệu mà cho việc thu nộp tài liệu trách nhiệm cán lưu trữ - Nhiều hồ sơ tài liệu trùng, thừa - Diện tích kho lưu trữ nhỏ so với khối lượng tài liệu Nhiều tài liệu chưa chỉnh lí phải để chất đống đất - Phịng lưu trữ chưa có phịng đọc để phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu - Đa số người mượm tài liệu phòng ban, đơn vị Viện gọi điện đến đọc số, nội dung văn cán lưu trữ tìm cho, người mượn lên lấy kí vào sổ khai thác tài liệu lên lấy khơng có phiếu u cầu mượn chữ ký Chánh văn phòng Như công tác tổ chức khai thác tài liệu chưa theo quy định Nhà nước, tình trạng xảy nhiều dẫn đến khó kiểm sốt tài liệu, tình hình khai thác II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Qua khảo sát thực tế công việc văn phòng, từ ưu điểm hạn chế Em xin mạnh rạng đưa số giải pháp nhằm góp phàn hồn thiện cho cơng tác văn phịng quan - Cần phải có đạo sát lãnh đạo, thường xuyên kiểm tra đôn đốc công việc nhân viên - Lãnh đạo cần quan tâm nhiều cán bộ, công chức quan không công việc mà đời sống tinh thần họ ( ln động viên, khích lệ tinh thần làm việc, tổ chức chuyến du lịch, có thêm sách đãi ngộ tốt ) - Duy trì mối quan hệ tốt lãnh đạo với nhân viên nhân viên với - Văn phòng lên tham mưu với lãnh đạo Viện tuyển dụng thêm nhân để Sinh viên: Lê Việt Dũng 48 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hồn thành tốt cơng việc - Phân công công việc rõ ràng, minh bạch với cán bộ, công chức tránh trồng chéo công việc dẫn tới tị nạnh khó kiểm tra, giám sát - Nâng cao chất lượng đội ngũ cán làm cơng tác văn phịng Xã hội ngày tiến bộ, khoa học kỹ thuật luôn phát triển không ngừng, ngày có nhiều phương pháp làm việc tiến đời Dó đó, văn phịng Viện phải thường xun mở lớp tập huấn để nâng cao trình độ cho cán văn phòng, hàng năm tổ chức chuyến tham quan giao lưu, trao đổi kinh nghiệm cơng tác văn phịng khơng với quan nước mà nước để nâng cao tầm nhìn cơng tác văn phịng cho cán Đặc biệt phải trọng đào tạo nhiều cho cán tin học để sử dụng thành thạo phần mềm quản lý văn - Phòng lưu trữ lên đề xuất với lãnh đạo văn phòng xây dựng phòng đọc phục vụ cho nhu cầu công tác tài liệu độc giả có nhu cầu đọc chỗ - Cơng tác tổ chức khai thác tài liệu cần phải giám sát chặt chẽ - Tiếp tục tham mưu cho lãnh đạo Viện đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc, loại bỏ thủ tục hành rườm rà khơng cịn phù hợp Sinh viên: Lê Việt Dũng 49 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Thực phương châm “Học đơi với hành, lí thuyết đơi với tế”.Sau hồn thành song chương trình truyền đạt lí thuyết cho sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng.Khoa Quản trị Văn phòng trương Đại học Nội vụ Hà Nội, tổ chức đợt thực tập kéo dài gần hai tháng cho sinh viên Đợt thực tập nhằm giúp cho sinh viên xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lí luận nghiệp vụ chuyên môn học lớp Trong thời gian thực tập vừa qua, thời gian thực tập không dài đem lại cho em nhiều điều bổ ích, em bước đầu nắm bắt kiến thức thực tế hành NHà nước nói chung hoạt đơng thường nhật văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam nói riêng Qua em thấy nhân viên hành cần có tinh thần học hỏi cao, phong cách thái độ làm việc nghiêm tức, không ngừng phấn đấu cộng với lịng nhiệt huyết cơng việc Tại quan thực tập, hướng dẫn tận tình cán Văn phịng em học hỏi nhiều kiến thức tích lũy nhiều kinh nghiệm q báu Đồng thời em cịn có hội tìm hiểu cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ văn phòng, cách thức làm việc, mối quan hệ phối hợp với phòng ban, ngồi em cịn vận dụng kiến thức học trường thực tế công việc chun mơn Sau đợt thực tập này, với dạy, chuyền đạt kiến thức thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội, dạy kiến thức thực tế cán Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, em vững tin đường chọn Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy cô Khoa Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tận tình dạy dỗ em trình theo học trương thời gian qua để em hoàn thành nốt đợt thực tập ngành nghề viết báo cáo Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn đến tồn thể cán bộ, cơng chức văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam tận tình giúp đỡ, tạo điều kiên để em hoàn thành tốt đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 30 tháng năm 2015 Sinh viên Lê Việt Dũng Sinh viên: Lê Việt Dũng 50 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục số 1: Sơ đồ cấu tổ chức Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Sinh viên: Lê Việt Dũng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 2: Sơ đồ cấu, tổ chức Văn phòng Chánh Văn phòng Nguyễn Bùi Nam Phó chánh Ngơ Tiến phát - Phịng Hành – Tổ chức - Phịng tài Kế tốn - Phịng lưu trữ - Phòng tổng hợp TT biên tập - Phòng pháp chế - Phòng kĩ thuật - Phòng y tế - Phịng lễ tân Phó chánh Đỗ Hữu Hưng - Phịng bảo vệ - Phịng Quản lí xe Phó chánh Bùi Ngọc Quang - Phòng sơ vật chất - TT tư vấn dịch vụ KH Sinh viên: Lê Việt Dũng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 3: Sinh viên: Lê Việt Dũng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 4: Sinh viên: Lê Việt Dũng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số Sinh viên: Lê Việt Dũng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 6: Sơ đồ mơ hình văn phịng đại Cửa Chú thích: Bàn làm việc Bàn tiếp khách Ghế Tủ đượng tài liệu Tủ đựng văn phịng phẩm Bình nước Điều hịa Máy tính Điện thoại 10.Máy in Khay đựng tài liệu Máy Fax Máy Scan Chậu Máy photo Hộp đựng văn phòng phẩm Sinh viên: Lê Việt Dũng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hình ảnh Viện Hàn Lâm Sinh viên: Lê Việt Dũng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hình ảnh kho lưu trữ Sinh viên: Lê Việt Dũng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên: Lê Việt Dũng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên: Lê Việt Dũng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên: Lê Việt Dũng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A