Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại VIỆN hóa học

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VIỆN HÓA HỌC 3 I. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VIỆN HÓA HỌC 3 1.Khái quát về Viện Hóa học 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Hóa học 4 3.Cơ cấu tổ chức của Viện Hóa học 6 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Hóa học 6 III. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA VIỆN HÓA HỌC 8 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 8 1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Viện Hóa học 8 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Viện Hóa học, đánh giá ưu điểm, hạn chế. 10 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của Viện Hóa học 11 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Viện Hóa học. 13 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 14 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Viện Hóa học 16 2. Khảo sát về công tác Văn thư Lưu trữ. 18 2.1. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 19 2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của Viện Hóa học 19 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại Viện Hóa học 24 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUA N 29 1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần 29 2. Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan 29 3. Soạn thảo “ Quy chế văn hóa công sở” của cơ quan 29 4.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 33 5.Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng 34 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của cơ quan Hành chính của cơ quan. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng. 36 Phần 3. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 39 1.Nhận xét đánh giá chung trong công tác văn phòng của Viện Hóa học 39 2. Đề xuất những giải pháp trong công tác hành chính của Viện Hóa học 41 KẾT LUẬN 43 PHẦN PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

Phần 1 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VIỆN HÓA HỌC 3

I CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VIỆN HÓA HỌC 3

1.Khái quát về Viện Hóa học 3

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Hóa học 4

3.Cơ cấu tổ chức của Viện Hóa học 6

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Hóa học 6

III TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA VIỆN HÓA HỌC 8

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 8

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Viện Hóa học 8

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Viện Hóa học, đánh giá ưu điểm, hạn chế 10

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của Viện Hóa học 11

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Viện Hóa học 13

Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 14

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Viện Hóa học 16

2 Khảo sát về công tác Văn thư - Lưu trữ 18

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 19

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của Viện Hóa học 19

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại Viện Hóa học 24

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA

CƠ QUA N 29

1 Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần 29

2 Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan 29

3 Soạn thảo “ Quy chế văn hóa công sở” của cơ quan 29

4.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 33

5.Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng 34

6 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của cơ quan Hành chính của cơ quan Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng 36

Phần 3 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 39

1.Nhận xét đánh giá chung trong công tác văn phòng của Viện Hóa học 39

2 Đề xuất những giải pháp trong công tác hành chính của Viện Hóa học 41

KẾT LUẬN 43 PHẦN PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Quản trị văn phòng là vận dụng những phương pháp khoa học về quản trịphục vụ công tác quản lý, tổ chức, hoạt động của các cơ quan, đơn vị nhằm đạtđược mục tiêu mà cơ quan đó đề ra Làm tốt công tác văn phòng đảm bảo việccung cấp những thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan,đơn vị, góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chínhxác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của cơquan

Để phục vụ kịp thời cho công tác điều hành có hiệu quả của các nhà quản

lý, lãnh đạo, những năm gần đây công tác quản trị văn phòng nước ta có nhữngbước phát triển mới phong phú và đa dạng hơn Làm tốt công tác hành chính vănphòng sẽ góp phần giải quyết công việc của mỗi cơ quan đơn vị nói riêng vàNhà nước nói chung một cách nhanh chóng, chính xác cũng như góp phần vàoviệc cải cách nền hành chính nhà nước Trong giai đoạn thực hiện Công nghiệphóa - Hiện đại hóa đất nước thì công tác văn phòng ngày càng được Đảng vàNhà nước quan tâm đặc biệt

Gắn liền lý luận với thực tiễn, thông qua nghiên cứu khảo sát và thựchành về công tác quản trị văn phòng, tôi đã củng cố kiến thức, nâng cao nănglực vận dụng lý luận và thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựngphong cách làm việc của một cán bộ văn phòng

Với phương châm “học đi đôi với hành”, “lý luận gắn liền với thực tiễn”trong chương trình đào tạo của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực tập là rấtcần thiết Mục đích trở thành đơn vị đào tạo một chuyên ngành vừa có tính khoahọc vừa có tính nghiệp vụ cao, trong những năm vừa qua, Khoa Quản trị vănphòng đã rất quan tâm tới hoạt động đào tạo này Sau khi thực hiện xong chươngtrình học lý thuyết tại trường với thời gian gần ba năm, nhà trường đã tổ chứccho sinh viên đi thực tập với mục đích giúp cho sinh viên nắm, hiểu được hoạtđộng của các cơ quan, tích lũy kiến thức thực tế, lấy tư liệu, tài liệu để chuẩn bịcho kỳ thi tốt nghiệp sắp tới

Nhằm trang bị những kiến thức, kỹ năng trong quá trình tổ chức và thực hiệncác hoạt động quản lý, điều hành nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ saukhi ra trường cho sinh viên Được sự giúp đỡ tận tình từ Khoa Quản trị vănphòng cũng như sự tiếp nhận của Viện Hóa học tôi được thực tập tại cơ quan bắtđầu từ ngày 9/3/2014 với thời gian gần hai tháng.

Nhờ sự động viên, giúp đỡ rất tận tình của Lãnh đạo và các cán bộ PhòngHành chính - Lưu trữ, Viện Hóa học, hơn thế nữa là những kiến thức quý báucủa các thầy giáo, cô giáo truyền đạt đã giúp tôi hoàn thành đợt thực tập và bảnbáo cáo tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng

Báo cáo này của tôi được xây dựng dựa trên cơ sở những kiến thức lý luậnchung cũng như hoạt động tìm hiểu thực tiễn trong thời gian tiếp xúc với côngviệc văn phòng

Nội dung bài báo cáo gồm 3 phần:

1 Khảo sát công tác văn phòng của Viện Hóa học

2 Chuyên đề thực tập: Nghiệp vụ hành chính của cơ quan

3 Kết luận và Đề xuất kiến nghị

Mặc dù trong quá trình làm báo cáo thực tập tốt nghiệp tôi đã được các thầy côgiáo cùng cán bộ trong cơ quan hướng dẫn, giúp đỡ xong bản thân còn là sinhviên nên chưa có kinh nghiệm lại lần đầu tiếp xúc và đi vào thực tế nên bản báocáo thực tập tốt nghiệp của Tôi sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, tôirất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo trongtrường Đại học Nội vụ Hà Nội, các cán bộ Viện Hóa học để báo cáo của tôiđược hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn./.

Phần 1 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

VIỆN HÓA HỌC

I CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VIỆN HÓA HỌC

1 Khái quát về Viện Hóa học

Viện Hóa học thuộc Viện khoa học và Công nghệ Việt Nam được thànhlập theo Quyết định số 230/CP ngày 16 tháng 9 năm 1978 của Chính phủ nướcCộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt nam

Trong những năm qua Viện Hóa học đã tập chung những nỗ lực vào lĩnhvực nghiên cứu cơ bản có định hướng và nghiên cứu cơ sở khoa học việc pháttriển Công nghệ trong lĩnh vực hóa hữu cơ, hóa sinh, hóa vật liệu và hóa dược.Nhiều đề tài nghiên cứu khoa học, cấp nhà nước, các dự án trọng điểm đượctriển khai vaf đạt kết quả tốt Những đề tài, dự án nghiên cứu khoa học và pháttriển công nghệ của Viện đã bám sát các yêu cầu của thục tiễn đất nước, bảođảm chất lượng khoa học cao theo xu hướng ngày càng hội nhập với quóc tế.Nhiều đề tài đã được đưa vào ứng dụng trong đời sống mang lại hiệu quả kinh tế

xã hội, được các cơ quan, địa phương trong cả nước đánh giá cao Ngoài ra việncòn có nhiều đóng góp vào việc giải quyết các vấn đề tái chế rác thải bệnh viện,vấn đề an ninh an toàn thực phẩm Sau đây là một số kết quả nổi bật mà ViệnHóa học đã đạt được trong ba mươn năm xây dựng và phát triển

- Các công trình nghiên cứu điều tra sàng lọc các hoạt chất từ thực vật ViệtNam đã đóng góp cho kho tàng chất cả thế giới hàng trăm chất mới, có cấu trúc

lý thú, trong đó có những cáu trúc chưa từng được biết đến và hoạt tính sinh họctốt từ cây cỏ Việt nam Hàng trăm bài báo khoa học được đăng tại các tạp chíhàng đầu của quốc tế trong nước

- Đã xây dựng quy trình công nghệ có tính khả thi và hiệu quả kinh tế để

chiết xuất artemisinin từ cây thanh hao hoa vàng làm thuốc sốt rét, rutin từ hòahòe làm thuốc chống cao huyết áp, bền vững thành mạch, cholesterol, rotundin

từ củ bình vôi làm thuốc an thần Nghiên cứu phát triển một số bệnh nhiệt đới và

hỗ trợ điều trị cắt cơn nghiện ma túy, nghiên cứu xây dựng quy trình công nghệ,sản xuất thử chitin/chitosan dùng làm màng băng, màng sinh học, thuốc kemchữa bỏng

- Đã nghiên cứu và xây dựng quy trình công nghệ, sản xuất thử một số vậtliệu mới trên cơ sở các polyme, polyme nancomposit có tính chất đặc biệt, được

sử dụng để chế tạo đệm chống va đập tàu biển, giày, guốc hàm tàu hỏa, xử lý ônhiễm dầu, giữ nước cho cây trồng, các sản phẩm trong công nghiệp in, điện vàtử

- Nghiên cứu các hiệu ứng, các chất tăng cường, điện cực biến tính, sensorđiện hóa cũng như các phép đo hiện đại có sử dụng máy vi tính, xây dựng cácphương pháp đo quang phân tử, đo quang nguyên tử, sắc kí và điện hóa hiện đại

để xác định sự phân bố các nhóm chức, các dạng cấu trúc hóa học các chất vô cơ

và hữu cơ trong các mẫu tự nhiên phúc tạp với độ chính xác và chọn lọc cao

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Hóa học

- Nghiên cứu khoa học cơ bản có định hướng và có tầm quan trọng đối vớiViệt Nam trong các lĩnh vực: Hóa vô cơ, hóa lý, Hóa phân tích, Hóa lý thuyết,Điện hóa,hóa hữu cơ, Hóa học các hợp chất thiên nhiên, Hóa polyme, Hóasinh,Hóa môi trường và công nghẹ hóa học

- Nghiên cứu ứng dụng và triển khai các thành tựu của hóa học vào côngnghiệp, nông nghiệp và đời sông

- Đào tạo sau đại học

- Xây dựng và phát triển các mối quan hệ và hợp tác nghiên cứu khoa học,triển khai và đào tạo với các viện nghiên cứu, các trường đại họ, các cơ sở sảnxuất trong và ngoài ngoài

Nhiệm vụ

Viện Hóa học có các nhiệm vụ chủ yếu sau:

 Về nghiên cứu

- Tiến hành nghiên cứu và triển khai trong lĩnh vực Hóa học như hóa vô cơ, hóa

hữu cơ, hóa phân tích, hóa lý, hóa cao phân tử, hóa sinh hữu cơ nhằm xây dựngnhững quy trình công nghệ và chế tạo các loại sản phẩm hóa học có ý nghĩa lớnlao đối với sự phát triển của nghành hóa học

- Tham gia với các nghành, các địa phương trong việc chuyển giao công nghệ,xét duyệt luận chứng kinh tế - kỹ thuật và các công trình hóa học và công nghệhóa học

- Nghiên cứu xây dựng các quy trình hiện đại, phân tích chính xác và chọn lọchàm lượng, dạng liên kết và cấu trúc trong các nghiên cứu khoa học, nghiên cứuvật liệu mới, sinh y học

- Thực hiện sự hợp tác quốc tế trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học và phát triểncông nghệ nghành hóa học Tiếp nhận các nguồn tài trợ của nước ngoài để tổchức thực hiện các chương trình, đề án hợp tác góp phần nâng cao tiềm lựcnghiên cứu và đào tạo cán bộ của nghành

- Nghiên cứu thích nghi và ứng dụng các kết quả nghiên cứu, các tiến độ khoahọc công nghệ hóa học của thế giới để tham gia vào những hoạt động chuyểngiao công nghệ ở nước ta

- Tham gia, đào tạo cán bộ khoa học và công nghệ có trình độ cao trong lĩnh vựchóa học

 Về dịch vụ

- Các dịch vụ về phân tích mẫu: quặng địa chất, nước, khí, lương thực, thựcphẩm bằng các phương pháp hóa học, bảo quản kho chứa đựng xăng dầu, bảoquản khí tài quân sự trên cơ sở các vật liệu polyme

 Về sản xuất

- Các hợp chất có hoạt tính, sinh học cao phòng bệnh sốt rét, các loại chất mang

dung dịch điện ly cho acquy khô, chất trợ lọc bia, rượu, đường nước nóng và cácloại hợp chất chuẩn, tinh khiết

- Các loại vật liệu vô cơ và hữu cơ có giá trị khoa học và giá trị kinh tế cao

như các kim loại quý, hiếm các loại vậy liệu cmposit, bản in trắng sẵnsiazo, các loại phân bón tổng hợp hữa cơ – khoáng – vi sinh, chi tin vàchitosan kích thích sinh trưởng cây trồng điều trị và huyết áp cao.

3.Cơ cấu tổ chức của Viện Hóa học (Xem phục lục 01)

Cơ cấu tổ chức khoa học của Viện gồm 5 hướng và một phòng quản lý chứcnăng chính sau:

- Hướng các chất có hoạt tính sinh học

- Hướng Khoa học và Công nghệ polyme

- Hướng Hóa phân tích

- Hướng hóa lý và vô cơ

- Hướng Hóa môi trường

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Hóa học

1 Chức năng và nhiệm vụ của Viện Hóa học

a Chức năng

Phòng Quản lý Tổng hợp là cơ quan giúp Viện trưởng quản lý Nhà nướcmọi mặt hoạt động của Viện

b Nhiệm vụ

- Tổ chức thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực quản lý khoa học, đào tạo,tài chính, hành chính, tổ chức, văn thư – lưu trữ và thông tin thư viện.

- Tư vấn đề xuất ý kiến và tham mưu cho Lãnh đạo Viện về các lĩnh vực nóitrên

c Cơ cấu tổ chức: ( Xem phục lục số 02)

Trưởng phòng điều hành mọi hoạt động của văn phòng trên cơ sở quy chế tổchức bộ máy, công chức nhà nước và quy định về tổ chức, hoạt động của cácđơn vị trực thuộc viện Hóa học,

III TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA VIỆN HÓA HỌC

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Viện Hóa học

Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc cho Thủ trưởng cơ quan trongcông tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơquan đồng thời là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý đảmbảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn bộ cơ quan tổchức

Văn phòng Viện Hóa học có đảm nhận 2 chức năng cơ bản là tham mưutổng hợp và đảm bảo công tác hậu cần cho Viện Hóa học Giúp trong công tácchỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của Viện Hóa học và giúp Viện tổ chứcviệc điều hòa, phối hợp hoạt động của các đơn vị trực thuộc Viện Hóa học tổchức thực hiện công tác hành chính, lưu trữ, quản lý tài chính, tài sản của cácđơn vị tài chính thuộc Văn phòng, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việcphục vụ chung cho họat động của Lãnh đạo Viện Hóa học

a Đối với chức năng tham mưu tổng hợp

Với chức năng là tham mưu tổng hợp Văn phòng Viện Hóa học đã tập hợp, chọnlọc để đưa ra những quyết định chung nhất nhằm cung cấp cho Lãnh đạo Việnnhững thông tin, phương pháp kịp thời và hợp lý trong mọi tình huống Để cóđược kết quả tham mưu cho Lãnh đạo Văn phòng Viện Hóa học đã thu thậpnhững thông tin đầu vào và cả những thông tin đầu ra, thông tin phản hồi trênmọi lĩnh vực mọi đối tượng Những thông tin ấy được sàng lọc, phân tích, tổnghợp, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của Lãnh đạo Viện trong từng lĩnh vực cụthể

Văn phòng Viện Hóa đã làm tốt công tác tổng hợp, xử lý và cung cấp

thông tin về mọi mặt, về tình hình của cơ quan, nghiên cứu đề xuất với lãnh đạo

xử lý, giải quyết các công việc của cơ quan Ngoài việc thực hiện tốt chức năngtham mưu, tổng hợp thì Văn phòng Viện Hóa học cũng hoàn thành xuất sắccông tác truyền đạt thông tin của Lãnh đạo Viện đối với các đơn vị, tổ chức

Ví dụ: Trong công tác soạn thảo và ban hành các loại văn bản của ViệnHóa học Văn phòng là đơn vị tham mưu cho Viện trưởng trong công tác thuthập và tổng hợp thông tin để mọi văn bản được hoàn thiện Văn phòng còn làmnhiệm vụ thẩm định, trình Lãnh đạo Viện làm thủ tục hoàn tất và phát hành vănbản của Viện Hóa học

b Chức năng đảm bảo công tác hậu cần

Hậu cần là hoạt động mang tính chất đặc thù của Văn phòng, có ý nghĩatrong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Viện Hóa học Cơ quan, tổ chứcmuốn hoạt động thì phải có phương tiện, nguồn tài chính, hiệu quả hoạt động lạidựa vào phương thức quản lý Ngoài việc đảm bảo cơ sở vật chất thì việc sửdụng các yếu tố này như thế nào để đạt hiệu quả cao nhưng ít chi phí là phươngchâm hoạt động của công tác văn phòng

Văn phòng Viện Hóa học đã tổ chức, sắp xếp và sử dụng hợp lý, thiếtthực trụ sở cũng như phòng làm việc của cơ quan Sắp xếp phù hợp với mỗi loạicông việc, với mỗi loại vị trí việc làm, trong từng điều kiện môi trường cụ thểcho dù các thiết bị các phương tiện đơn sơ hay hiện đại cũng cần được bố trí hợp

lý, tiện lợi và hiệu quả Văn phòng sắp xếp lịch để tổ chức những buổi họp củaLãnh đạo, bố trí các phương tiện đi lại để phục vụ Lãnh đạo, Lãnh đạo các đơn

vị, khách đến làm việc tại cơ quan.v.v… Có như thế mới đem lại một môitrường làm việc tốt cho cán bộ tạo điều kiện cho mọi người làm việc hăng say,

có hiệu quả và đem lại năng suất lao động cao hơn cho cơ quan, tổ chức

Văn phòng Viện Hóa học giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng thammưu, tổng hợp, hậu cần Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sungcho nhau nhằm hoạch định sự cần thiết, khách quan tồn tại, duy trì và phát triểncông tác Văn phòng

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường

kỳ của Viện Hóa học, đánh giá ưu điểm, hạn chế.( xem phục lục 2)

Để có một chương trình công tac vừa đảm bảo chất lượng, vừa đúng tiến độ thờigian, việc biên soạn bản hướng dãn chương trình công tác của cơ quan thôngthường phải được thực hiện theo trình tự

a Về nội dung xây dựng chương trình công tác

Do trong cơ cấu của Viện Hóa học bao gồm rất nhiều đơn vị trực truộc, thêmvào đó là đặc tính nghiên cứu khoa học ( hàng năm, các phòng đăng ký, cácchương trình nghiên cứu, hội thảo khoa học, hợp tác quốc tế…) nên sau khi họpbàn và đưa ra kế hoạch lâu dài thường là kế hoặch năm và ở lĩnh vực nào thìgiao cho đơn vị đó xây dựng kế hoặch và thực hiện

Khi xây dựng chương trình công tác có việc đang diễn ra, cớ việc chưa diễn raxong có nhiều việc xảy ra nảy sinh đột xuất Vì vậy trong quá trình thực hiệnviệc bổ sung nhiệm vụ và chương trình đã đề ra là tất yếu và bình thường

b Về thời gian xây dựng chương trình công tác

- Chương chình công tác năm: Chậm nhất vào ngày 31/10 hàng năm các đơn

vị phải gửi danh mục và các đề án văn phòng văn phòng sẽ tổng hợp, dự kiếnchương trình công tác năm sau của Viện và gửi lại các đơn vị có liên quan thamgia ý kiến

- Chương trình công tác quý: phải được chuẩn bị từ ngày 15 thang cuối củaquý trước

- Chương trình công tác tháng: đã được chuẩn bị từ ngày 25 của tháng trước

- Lịch công tác tuần phải được chuẩn bị từ cuối tuần trước chậm nhất là thứ

6 phải trình lãn đạo ký và ban hành tới các đơn vị thực hiện

Việc xây dựng chương trình công tác hợp lý, khoa học sẽ giúp các phòng ban,đơn vị trong viện giải quyết các công việc nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của Viện Hóa học( xem phục lục 3)

Tổ chức Hội nghị là một hoạt động quan trọng để tổ chức thực hiện chươngtrình công tác của cơ quan Các Hội nghị thường có quy mô lớn đông người dự,nội dung vừa nhiều về khối lượng vừa phải khác quat tổng hợp hoặc chuyên sâu

về nội dung Đầu tư nhiều về kinh phí việc tổ chức có khó khăn hơn rất nhiều sovới các cuộc họp thông thường khác nên cán bộ văn phòng đóng vai trò khôngnhỏ vào thành công của mỗi Hội nghị

Viện Hóa học hàng năm có rất nhiều Hội nghị được tổ chức như: Hội nghị tổngkết công tác năm, tổng kết công tác thi đua khen thưởng, Hội nghị Khoa học vàchuyển giao công nghệ

Các Hội nghị được tổ chức nhằm hướng tới các mục đích sau:

- Tổng kết phải đánh giá các công việc thông báo nhiệm vụ cần triển khai

- Đảm bảo quyền làm chủ trong nhân viên của cơ quan đối với nhiệm vụchung

- Xây dựng tinh thần đoàn kết giữa cán bộ, nhân viên trong cơ quan

- Mọi công việc chuẩn bị Hội nghị đều được triển khai theo đúng quy trình,những công tác chuẩn bị Hội nghị thường được giao cho văn phòng phốihợp với các phòng ban có liên quan đến hội nghị chuẩn bị địa điểm, tài liệu

và các yếu tố khác liên quan để tổ chức Hội nghị

- Quy trình tổ chức Hội nghị tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ gồm cácbước sau:

Bước 1 Lập kế hoạch tổ chức Hội nghị

- Văn phòng giao cho Phòng Hành chính - Lưu trữ lập kế hoạch tổ chức hộinghị tập huấn

+ Mục đích

+ Thời gian, địa điểm tổ chức Hội nghị

+ Nội dung Hội nghị

+ Tổ chức thực hiện

Bước 2 Chuẩn bị Hội nghị

- Thành lập Ban tổ chức Hội nghị, bao gồm:

+ Trưởng ban

+ Phó ban

+ Các thành viên

Chuẩn bị nội dung:

+ Dự thảo chương trình Hội nghị

+ Lên danh sách khách mời

+ Số lượng thành viên các phòng, ban thuộc Viện Hóa học tham gia chươngtrình tập huấn

+ Công tác lễ tân

+ Chuẩn bị bài dự thảo, phát biểu

+ Chuẩn bị tài liệu, văn bản liên quan đến buổi tập huấn cho đại biểu tham gia

dự Hội nghị

+ Chuẩn bị các bài báo cáo, các văn bản hướng dẫn liên quan đến công tác vănthư, lưu trữ

+ Chuẩn bị nội dung, phương pháp tập huấn

+ Dự trù kinh phí cho Hội nghị

- Chuẩn bị về điều kiện cơ sở vật chất

- Phòng Hành chính- Lưu trữ phối hợp với Phòng Quản trị để chuẩn bị cơ sởvật chất để phục vụ cho Hội nghị

+ Hội trường

+ Bàn ghế, âm thanh, ánh sáng,…

- Bước 3 Tổ chức Hội nghị

- Văn phòng cung cấp đầy đủ thông tin tình hình đại biểu dự Hội nghị để phục

vụ cho khai mạc , điều hành, bế mạc Hội nghị

- Văn phòng theo dõi diễn biến của Hội nghị đêt nhắc nhở các cán bộ và tổchức trong cơ quan để theo dõi và giải quyết các công việc đột xuất xảy ratrong quá trình Hội nghị diễn ra

- Cử cán bộ ghi biên bản để chuẩn bị cho công tác bế mạc Hội nghị

Bước 4 Tổng kết Hội nghị

- Văn phòng tiến hành lập hồ sơ cho Hội nghị

- Quyết toán kinh phí

Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị (Phụ lục 4).

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Viện Hóa học.

Các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan nhằm thực hiện những cụ thể đặt

ra trong việc thực hiện chức năng quản lý noi chung và giải quyết cụ thể thuộcchương trình kế hoặc công tác năm đã xây dựng Tùy theo chức năng, nhiệm vụ

và mỗi quan hệ công tác của mỗi cơ quan khác nhau mà phạm vi công tác ngoài

cơ quan của lãnh đạo cư quan khác nhau

Đối với viện Hóa học vấn đề tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo là mộtphần không thể thiếu trong công việc văn phòng Việc tổ chức chuyến đi côngtác của lãnh đạo không chỉ bó hẹp trong phạm vi quốc gia mà còn được mở rộng

ra phạm vi quốc tế và đang chiếm tỉ lệ khá lớn trong tổng số thời gian của lãnhđạo

Hoạt động văn phòng tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo bao gồm nữngcông việc dưới đây

Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan (Phụ lục 5).

* Quy trình tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo.

Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơquan Các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan rất đa dạng như đi hội nghị,hội thảo, kiểm tra gướng dẫn cơ sở đi công tác nước ngoài… Mỗi chuyến đicông tác của lãnh đạo có tác dụng có trên nhiều phương diện Vì vậy các chuyến

đi đó cần được tổ chức chu đáo Hoạt động của văn phòng tổ chức của chuyến đicông tác của cơ quan bao gồm các công việc chính sau:

Bước 1 Lập kế hoạch đi công tác của cơ quan

Các đơn vị được được phân công cần lập kế hoạch chi tiết cho các chuyến đicông tác của lãnh đạo, trong kế hoạch cần ghi rõ: Mục tiệu của chiến đi nội dungcông tác, thời gian, địa điểm công tác, thành phần, phương tiện giao thông, cáctài lệu cần thiết, kinh phí… Lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm đề xuất ý kiếntrước khi được phê duyệt

Căn cứ vào kế hoặc đã được phê duyệt thì văn phòng lầm nhiệm vụ phối hợp,đôn đốc, theo dõi các đơn vị chuẩn bị đảm bảo tiến độ thời gian

Bước 2 Chuẩn bị cho chuyến đi

- Liên hệ nơi tiếp nhận chuyến đi công tác: Cần phải có thông báo cụ thể cho nơiđến về mục đích chuyến đi, nội dung công việc, thời gian làm việc, thành phầntham gia, phương tiện đi lại, các đối tượng cần gặp các yêu cầu hỗ trợ… để có

kế hoặc bố trí tiếp đón Trường hợp công tác tại nước ngoài cần phải báo cáo vàđưa vào kế hoặc của các cơ quan có thẩm quyền trong nước để đàm phán và gửicông hàm cho nước đó Ngoài ra, một số trường hợp văn phòng cần giúp thủtrưởng tìm hiểu những phong tục xã hội và các nghi lễ của các quốc gia mà thủtrưởng đến công tác

- Chuẩn bị nội dung công tác: Văn phòng giúp lãnh đạo tổng hợp các tài liệutheo danh mục, có trường hợp cần đọc trươc để đánh dấu những chỗ quan trọng,

có liên quan, thậm chí phải giúp lãnh đạo lựa chọn những tài liệu nghiên cứu,

tham khảo mang đi theo chuyến đi khi sử dụng cần thiết.

- Chuẩn bị giấy tờ và phương tiện vật chất: Cần chuẩn bị các giấy tờ công vănliên hệ, giấy đi đường, giấy giới thiệu, chứng minh thư nhân dân Đối vớichuyến đi nước ngoài còn phải chuẩn bị vé, hộ chiếu, giấy phép xuất cảnh vàcác giấy tờ khác có liên quan theo yêu cầu của nơi đến công tác

- Chuẩn bị phương tiện giao thông: Căn cứ vào khả năng tài chính của cơ quan,thành phần tham gia của chuyến đi, thời gian, địa điểm, tính chất của từngchuyến đi mà văn phòng lựa chọn phương tiện giao thông cho phù hợp như máybay, tàu hỏa, ô tô…và chuẩn bị các tư liệu cần thiết khác nhau

- Chuẩn bị kinh phí: Khi lập dự trù kinh phí chuyến đi Văn phòng phải lưu ý đếncác chi phí thực tế và các khoản dự phòng cho các chi phí phát sinh Sau khi xâydựng dự trù kinh phí văn phòng sẽ chuyển cho các bộ phận chức năng để giảiquyết khi cần thiết có thể phối hợp với các bộ phận có liên quan để tạm ứng kinhphí Trong nhiều trường hợp phải liên hệ trước với nơi đến công tác để đặt hàngcác dịch vụ ăn, ở, đi lại…

Bước 3 Công việc trong thời gian lãnh đạo đi công tác

- Trước khi lãnh đạo đi công tác

+ Dự các cuộc họp của thủ tướng vớp cấp phó, nắm vững nội dung công việccủa thủ trưởng giao cho các phó giải quyết

+ Ghi chép những công việc lãnh đạo ủy quyefn cho văn phòng và các bộ phậnchưc năng, các chuyên viện giải quyết

- Trong thời gian lãnh đạo đi công tác

+ Giúp các phó thủ trưởng thực hiện các nhiệm vụ được phân công

+ Giải quyết các nhiệm vị được thủ trưởng ủy quyền

+ Theo dõi tiến độ công việc của các bộ phận, các đơn vị để tổng hợp tình hìnhbáo các trực tiếp cho các phó thủ trưởng để chỉ đạo công việc, đồng thời ghichép nhật kí của cơ quan để báo các cho thủ trưởng khi thủ trưởng đi công tácvề

+ Giữ liên lạc với thủ trưởng trong thời gian thủ trưởng đi công tác

+ Lưu giữ các văn bản, giấy tờ, tài liệu liên quan trực tiếp tới thủ trưởng.

+ thu thập tài liệu, sách bão, bản tin để báo cáo với thủ trưởng sau chuyến đicông tác

- Sau khi lãnh đạo đi công tác về:

+ Giúp thủ trưởng giải quyết các vấn đề cơ quan đến thủ tục tổ chức chuyến đicông tác

+ Báo cáo diễn biến công tác của cơ quan, trình những công việc chưa được giảiquyết, nhật kí công tác được ghi chép đầy đủ, các thư từ, các sách báo của thủtrưởng

+ Nhận tài liệu về chuyến đi công tác để giúp thủ trưởng chỉnh lý, lập hồ sơ,chuẩn bị đề cương cho thủ trưởng báo casco kết quả chuyến đi công tác với cơquan Bổ sung chương trình công tác nếu có

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Viện Hóa học

Văn hóa công sở được xem là nét đẹp công sở của các cơ quan tổ chức.Thực hiện nghiêm túc, chấp hành đầy đủ các quy tắc, quy định của cơ quan sẽtạo nên một môi trường làm việc lành mạnh đối với cán bộ, công chức, viênchức

- Cán bộ, công chức, viên chức phải chấp hành nghiêm túc nội quy, quychế làm việc của cơ quan, đơn vị mình

- Tuân thủ thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi và sử dụng có hiệu quảthời gian làm việc tại công sở, không đi muộn về sớm, sử dụng thời gian làmviệc đi làm việc riêng

- Khi thi hành nhiệm vụ, cán bộ, công chức, viên chức phải mặc trangphục gọn gàng, lịch sự và đeo thẻ công chức, viên chức theo quy định chung

- Giao tiếp tại công sở phải nghiêm túc, lịch sự, ứng xử có văn hóa, ngônngữ phải chuẩn mực, mạch lạc, ứng xử giao tiếp với cá nhân có nhu cầu liên hệcông tác phải nhã nhặn, đúng mực, lắng nghe, tôn trọng ý kiến và giải thích,hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định có liên quan đến giải quyết công

việc,không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt, có thái độ hách dịch, gây khó khănphiền hà hoặc có thái độ, hành vi khác làm ảnh hưởng đến phong cách, uy tíncủa cán bộ, công chức, viên chức.

- Khi giao tiếp qua điện thoại phải xưng tên, chức danh, cơ quan đơn vịcông tác, trao đổi rõ ràng, ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc, khôngngắt điện thoại đột ngột

- Phải sắp xếp hồ sơ, tài liệu khoa học, gọn gàng, ngăn nắp, dễ tra cứu, sửdụng tiết kiệm, có hiệu quả phương tiện làm việc và các cơ sở vật chất khác,không hút thuốc lá, không sử dụng đồ uống có cồn tại công sở, trừ trường hợpđược giao, không lập bàn thờ, thắp hương, đun nấu trong phòng làm việc hoặclàm các việc khác ảnh hưởng đến tính nghiêm túc và môi trường văn hóa côngsở

- Cán bộ, công chức, viên chức còn phải thực hiện các quy định khác vềnếp sống văn hóa nơi công sở

Nhìn chung mặc dù không có văn bản cụ thể nào ban hành dành riêng choquy chế văn hóa công sở nhưng Viện Hóa học đã chỉ đạo cán bộ, công chức,viên chức thực hiện nghiêm túc, đầy đủ các hoạt động liên quan đến văn hóa nơicông sở khi đến cơ quan

- Về ứng xử nơi công sở: Hầu hết các cán bộ, công chức, viên chức trongViện Hóa học đều có những hành vi ứng xử văn minh, thanh lịch trong giao tiếp,hòa nhã với mọi người tạo không khí thân thiện trong thời gian làm việc

- Về thái độ và cách làm việc trong công sở: Đây là yếu tố quan trọng đểkết quả công việc đạt hiệu quả tốt Bởi thế tất cả mọi người trong Viện Hóa họcđều có thái độ hết sức nghiêm túc đối với công việc, đề cao tinh thần tráchnhiệm, gắn trách nhiệm của cơ quan tổ chức lên hàng đầu Cách thức làm việchiệu quả, tiết kiệm thời gian, khoa học nhưng vẫn đảm bảo được đầy đủ các yếu

tố cho một công việc

- Trang phục: Cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan đều ăn mặcgọn gàng, lịch thiệp thể hiện tác phong nghiêm túc khi đến cơ quan Đối với

những viên chức làm công tác y tế, bảo vệ, tạp vụ thì có trang phục riêng.

- Phòng làm việc: Với diện tích phòng làm việc còn hẹp nhưng với sự bốtrí hợp lý đối với mỗi bộ phận đã tạo nên không gian làm việc thoải mái đạt hiệuquả công việc cao Các thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho công việc ở trongphòng được bài trí hợp lý, ngăn nắp

Viện Hóa học đã triển khai khá tốt công tác văn hóa công sở trong toàn cơquan tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế nhất định như: Chưa có quy định về mẫuđồng phục cho toàn bộ cán bộ, công chức, viên chức trong toàn Viện Về cơ bảnphòng làm việc đầy đủ trang thiết bị hiện đại, chỉ còn một số phòng làm việcdiện tích hơi chật hẹp

Viện Hóa học đang phấn đấu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viênchức có phong cách ứng xử chuẩn mực trong hoạt động công vụ, có phẩm chấtđạo đức tốt, góp phần hoàn thành nhiệm vụ được giao Tác phong của người cán

bộ, công chức, viên chức có văn hóa ở công sở thể hiện cách giải quyết côngviệc dứt khoát, có nguyên tắc nhưng nhẹ nhàng, tôn trọng người giao tiếp: Nóinăng mạch lạc, thái độ thiện cảm,…

Về cơ bản đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Viện Hóa học có thái độthân thiện, biết tôn trọng, lịch sự, lắng nghe, hướng dẫn, giải thích tận tình, rõràng, trung thực, hợp tác trong các mối quan hệ giữa đồng nghiệp, với nhân dân,phát huy tinh thần tập thể, gương mẫu trong lối sống, chấp hành kỷ luật, giữ gìnđoàn kết nội bộ, đạo đức, văn hóa công vụ trong cơ quan, đề cao tinh thần tráchnhiệm trong công việc

2 Khảo sát về công tác Văn thư - Lưu trữ.

Công tác Văn thư - Lưu trữ chiếm vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vựcquản lý hành chính nói chung, cải cách nền hành chính Quốc gia nói riêng Ngàynay, trước yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nước, côngtác này đòi hỏi phải được xác định ngang tầm với các ngành khoa học - xã hộikhác Trong những năm qua, nhờ làm tốt công tác văn thư, lưu trữ nên đã gópphần đáng kể để Viện Hóa học để hoàn thành nhiệm vụ được Đảng và Nhà nước

giao phó, đảm bảo cho công tác quản lý, điều hành của Lãnh đạo Viện Hóa học.

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

Viện đã xây dựng một hệ thống văn thư tập trung, toàn bộ khâu tiếp nhận và xử

lý văn bản, quản lý và sử dụng các loại con dấu, thống nhất được cả quy trìnhthực hiện công tác văn thư trong toàn Viện, do đó văn thư phải đảm nhận mộtkhối lượng công việc rất lớn Hiện nay phòng Quản lý Tổng hợp của Viện đã bốtrí một cán bộ văn thư chuyên trách với trình độ đại học Việc được đào tạođúng chuyên môn, nghiệp vụ về văn thư – lưu trữ, thường xuyên được bồidưỡng, không ngừng nâng cao kiến thức nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ, tin học,nhận thức chính trị - xã hội cùng với kinh nghiệm làm việc lâu năm đã giúp cán

bộ văn thư – lưu trữ của Viện làm việc ngày càng hiệu quả

- Ưu điểm:

Hình thức tổ chức văn thư tập trung cho phép giảm bớt chi phí cho việcthực hiện công tác văn thư, cải tiến tổ chức lao động, tạo điều kiện cho việcđịnh mức hóa, đảm bảo sự thống nhất trong chỉ đạo về tổ chức nghiệp vụ

- Nhược điểm:

Hiện nay Viện Hóa học chỉ có một cán bộ văn thư – lưu trữ chuyên giảiquyết thủ tục Hợp tác Quốc tế với khối lượng công việc nhiều nên tiến độcông việc chưa đạt kết quả cao

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của Viện Hóa học

Nhận thức được vai trò ý nghĩa của công tác văn thư là vô cùng quantrọng, ảnh hưởng trực tiếp đến mọi việc chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo và thựchiện chủ trương đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước Lãnh đạo Vănphòng luôn tham mưu cho Viện quản lý tốt công tác văn thư, lưu trữ của ViệnHóa học và tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ tại văn phòng

- Mọi cá nhân trong quá trình thực hiện theo dõi, giải quyết công việc cóliên quan đến công tác văn thư, phải thực hiện nghiêm chỉnh theo quy định củaNhà nước và của Viện Hóa học

Phòng Hành chính - Lưu trữ được Chánh văn phòng giao nhiệm vụ tổchức và thực hiện các công tác về văn thư Làm đầu mối trình ký, và lưu chuyểncác quyết định, văn bản cho các đơn vị theo đúng quy định về công tác văn thư,lưu trữ, phối hợp giải quyết trong công tác hành chính, cụ thể như sau:

a) Quy trình giải quyết văn bản đến:

- Tiếp nhận văn bản đến: Phòng Hành chính - Lưu trữ tiếp nhận toàn bộvăn bản đến của Viện, làn thủ tục đăng ký, vào sổ và nhập dữ liệu, sọan văn bảnđến, chuyển Chánh văn phòng

- Trình và chuyển giao văn bản đến: Chánh văn phòng xem xét, phânluồng, giải quyết văn bản trình Viện cho ý kiến chỉ đạo

- Phòng Hành chính - Lưu trữ tổ chức quản lý và chuyển văn bản đến cácđơn vị có liên quan (trong thời gian không quá 01 ngày làm việc) theo ý kiến chỉđạo của Lãnh đạo Viện Hóa học

Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đến (phụ lục 6)

Theo sơ đồ thì quy trình giải quyết văn bản đến của Viện Hóa học đượcthực hiện theo các bước sau:

- Bước 1 Văn thư nhận văn bản đến

- Bước 2 Văn thư vào sổ văn bản đến, đánh số, phân loại và trình lênChánh (Phó) văn phòng

- Bước 3 Chánh (Phó) Văn phòng xem xét và xử lý Đối với những vănbản cần xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Viện thì chuyển lên Lãnh đạo Viện lấy

ý kiến Đối với công văn khác thì chuyển lại cho văn thư để văn thư chuyển chođơn vị xử lý

- Bước 4 Lãnh đạo Viện xem xét và cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, có thểchuyển trực tiếp tới Lãnh đạo đơn vị xử lý hoặc trả lại cho văn thư

- Bước 5 Văn thư nhận lại văn bản đã có ý kiến chỉ đạo của Chánh (Phó)Văn phòng, văn bản đã có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Viện và chuyển tới Lãnhđạo đơn vị để xử lý

- Bước 6 Lãnh đạo đơn vị nhận được văn bản cần xử lý, chuyển cho

chuyên viên xử lý.

- Bước 7 Chuyên viên tiếp nhận công văn đến và xử lý văn bản đó

b) Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản đi:

- Phòng Hành chính - Lưu trữ tiếp nhận toàn bộ hồ sơ trình Viện của cácđơn vị giúp việc Viện trưởng

- Phòng Hành chính - Lưu trữ có trách nhiệm kiểm tra dự thảo văn bản docác đơn vị chức năng trình theo quy định (trong thời gian không quá 01 ngàylàm việc) Đối với các văn bản mang tính quản lý, điều hành chung trong ViệnHóa học, Phòng Hành chính - Lưu trữ chuyển phòng Tổng hợp và Pháp chếthẩm định pháp lý, kiểm tra nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản (trong thời gian không quá 02 ngày làm việc)

- Khi dự thảo văn bản đã đảm bảo về hình thức, thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản, Phòng Hành chính - Lưu trữ trình Chánh văn phòng xem xét, kýnháy để trình Viện trưởng Hóa học quyết định

- Phòng Hành chính - Lưu trữ căn cứ vào số lượng văn bản yêu cầu, nhânbản, đóng dấu, làm thủ tục phát hành và lưu trữ theo quy định hiện hành

+ Đối với những văn bản do Viện trưởng các đơn vị đã ký thừa lệnh, thừa

ủy quyền hoặc đã phát hành, đơn vị hoặc cá nhân phát hiện có sai sót về thểthức, nội dung và kỹ thuật trình bày phải kịp thời thông báo ngay cho Việntrưởng đơn vị ký văn bản xem xét, quyết định

Sơ đồ quy trình ban hành văn bản đi (phụ lục 7)

Theo sơ đồ thì quy trình ban hành văn bản đi của Viện Hóa học được mô

tả như sau:

- Bước 1 Chuyên viên dự thảo văn bản đi

- Bước 2 Chuyên viên chuyển Chánh (Phó) Văn phòng thông qua

- Bước 3 Chánh (Phó) Văn phòng thông qua, trình Viện trưởng phê duyệtnội dung

- Bước 4: Viện trưởng phê duyệt nội dung xong chuyển cho chuyên viên đểchỉnh sửa lại (nếu có) và in ấn

- Bước 5 Chuyên viên dự thảo công văn đi cho Lãnh đạo đơn vị ký nháy

- Bước 6 Chuyển Lãnh đạo Văn phòng ký nháy

- Bước 7 Chuyển tiếp lên Lãnh đạo Viện ký ban hành

- Bước 8 Chuyển cho văn thư cấp số, đóng dấu, vào sổ văn bản đi, lưu

Với những nhiệm vụ cụ thể mà Chánh văn phòng giao cho, Trưởng phòng Hànhchính – Lưu trữ đã tổ chức, chỉ đạo các nhân viên trong phòng thực hiện tốtnhiệm vụ văn thư của cơ quan, cụ thể như sau:

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

- Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân

- Giúp Thủ trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày tháng,đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)

- Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển và theo dõi việc chuyển phátvăn bản đi

- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ tra cứu, sử dụng bản lưu

- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản

- Bảo quản, sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật

- Lập hồ sơ văn bản lưu để nộp vào lưu trữ theo quy định hiện hành

- Lãnh đạo Viện Hóa học giao cho Văn phòng, cụ thể là Phòng Hànhchính - Lưu trữ quản lý các văn bản do Viện Hóa học ban hành và nhận được từcác cơ quan, đơn vị khác

c) Trưởng phòng Hành chính - Lưu trữ có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng xây dựng.

- Các văn bản hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác Vănthư - Lưu trữ đúng quy định của pháp luật

- Kế hoạch dài hạn, ngắn hạn hàng năm trình Viện trưởng phê duyệt vàkiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác Văn thư - Lưu trữ đốivới các đơn vị tổ chức thuộc Viện

- Kế hoạch trình Viện phê duyệt để chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụngkhoa học và công nghệ vào công tác Văn thư - Lưu trữ, phối hợp với các đơn vịtrực thuộc Viện và các cơ quan hữu quan

- Hàng năm viện tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn Văn thư - Lưutrữ cho cán bộ, viên chức, kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cácđơn vị trực thuộc

Hiện nay Lãnh đạo Viện Hóa học vẫn áp dụng Quy chế này để chỉ đạocông tác văn thư đối với các tổ chức, đơn vị trực thuộc

Nhìn chung, với sự chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng, sự nỗ lực củaCBCCVC phòng Hành chính - Lưu trữ nên công tác Văn thư của cơ quan đạtđược một số ưu điểm đáng kể Công tác văn thư của Viện được giải quyết mộtcách nhanh chóng, kịp thời đảm bảo cho hoạt động văn bản, giấy tờ của cơ quanđược lưu thông Đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin một cách kịp thời đã giúpcho công việc của cơ quan được giải quyết nhanh chóng, chính xác theo đúngnguyên tắc và chế độ nhờ đó tiết kiệm được thời gian và công sức cho cán bộ,công chức trong quá trình thi hành công vụ, tiết kiệm chi phí cho cơ quan Côngtác Văn thư tại Văn phòng Viện Hóa học được thực hiện một cách nghiêm túc,đáp ứng được yêu cầu chung phục vụ cho việc giám sát, quản lý, chỉ đạo, điềuhành của cơ quan trên tất cả các lĩnh vực

Văn phòng chịu sự lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp đối với mọi hoạt động củaVăn phòng

Văn phòng có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với các đơn vị khác trực

thuộc Viện Hóa học và các bộ, ngành có liên quan để thực hiện tốt chức năngnhiệm vụ được giao

Mọi hoạt động trong giải quyết các nghiệp vụ hành chính của Văn phòngViện Hóa học với sự chỉ đạo khoa học của Lãnh đạo Văn phòng nói chung vàTrưởng phòng Hành chính - Lưu trữ nói riêng đã đảm bảo cho công tác văn thưcủa cơ quan thực hiện một cách nhất quán, theo hệ thống và đúng trình tự

Trong một cơ quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ thì trách nhiệm của người đứng đầurất quan trọng Nó vừa là người chỉ huy, chỉ đạo cho tổ chức hoạt động đồngthời cũng là người thường xuyên phải đưa ra những phương pháp mới giúp chocông việc của tổ chức được hoàn thành một cách hiệu quả Ở đây cũng vậy côngtác văn thư của Viện được đảm bảo thì trách nhiệm của Trưởng phòng Hànhchính – Lưu trữ rất lớn như vậy mới duy trì được hoạt động của công tác văn thưcủa cơ quan trong thời gian dài và khối lượng công việc ngày càng nhiều

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại Viện Hóa học

* Thực trạng công tác lưu trữ của Viện Hóa học

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị, được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu

hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảoquản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh

tế, văn hóa, lịch sử… của toàn xã hội

Tài liệu lưu trữ của viện Hóa học chủ yếu là tài liệu hành chính đó là văn bảnhành chính thông thường… Ngoài ra còn có một số các tài liệu khoa học kỹthuật như tài liệu nghe nhìn ( bằng nghi âm, ghi hình các buổi hội gnhij, hội thảocủa Viện Hóa học)

- Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ

Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quantới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan vàphông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữtheo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định

Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ của các kho lưu trữ có liên quan đến hầu

hết các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ Giải quyết toostnhieejm vụ thuthập, bổ sung vào các kho lưu trữ sẽ bổ sung các nguồn tài liệu làm phong phúthành phần Phông lưu trữ quốc gia và khả năng phục vụ sử dụng tài liệu lưutrữ, bảo tồn di sản văn hóa của dân tộc Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tài liệulưu trữ là một công việc thường xuyên và tất yếu trong các cơ quan.

Công tác thu thập tài liệu lưu trữ tiến hành khi các đơn vị thuộc Viện Hóahọc chưa tiến hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Công tác bổ sung tài liệu lưu trữ tiến hành khi các cơ quan, đơn vị đã giaonộp hồ sơ, tài liệu, nhưng vẫn chưa đầy đủ, hoàn chỉnh cần hải tiến hành bổsung thêm

Công tác lưu trữ của Viện Hóa học chưa tách riêng hai khái niệm “ thu thập

và bổ sung” tài liệu trong lưu trữ mà cho rằng thu thập, bổ sung tài liệu làcông việc được tiến hành đồng thời khi các đơn vị, phòng, ban giao nộp tàiliệu vào kho Vì vậy việc bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ của Viện Hóa họchầu như là chưa có

- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ của viện Hóa học

Chỉnh lý tài liệu là một công việc tỏng hợp của nhiều quy trình nghiệp vụ

cơ bản của công tác lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phânloại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi, lập mới

hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công

cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

Quá trình chỉnh lý tài liệu sẽ giúp tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu củaphông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiệnthuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu, loại

ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy qua đó góp phần nâng cao hiệu quả

sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản

Tài liệu hiện đang được bảo quản trong khho lưu trữ Viện Hóa học sớmnhất từ năm 1978 ( số lượng bảo quản tài liệu ít, chủ yếu là tài liệu có giá

trị bảo quản lâu dài).

- Bảo quản tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là việc sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật

để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ được tốtcác yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Cộng tác tài liệu lưu trữ có ý nghĩrất quan trọng trong lưu trữ Nếu không có biện pháp bảo quản tốt thì tàiliệu lưu trữ có thể bị mất hư hỏng Đặc biệt nước ta lại nằm trong khu vựcnhiệt đới gió mùa cho nên các yếu tố như nhiệt độ, độ ẩm cao làm cho visinh vật, côn trùng phát triển mạnh mẽ, tác động phá hoại tài liệu rất lớn

Vì vậy, bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta là một nhiệm vụ rất khó khăn vàhức tạp

Việc bảo quản tài liệu lưu trữ đã được quy định trong văn bản sau: Theokhoản 1, điều 17 pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Ủy ban Thường vụ quốc hộithông qua ngày 04 tháng 4 năm 2001 nghi “ tài liệu lưu trữ phải được bảoquản an toàn trong kho lưu trữ” vào khoản 1, điều 14 của nghị định chi tiếtthi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia “ Tài liệu lưu trữ của

cơ quan, tổ chức phải được bảo vệ an toàn trong kho lưu trữ”

- Biện pháp bảo quản tài liệu

Kho lưu trữ Viện không chỉ trang bị các thiết bị bảo quản tài liệu trong kho lưutrữ mà Viện Hóa học đã sử dụng một số biện pháp bảo quản tài liệu sau:

+ Biện pháp chống ẩm: Là một biện pháp được tiến hành thường xuyên ở cơquan để tránh ẩm mốc, hư hại tài liệu Hiện nay Viện Hóa học mới chỉ sử dụngbiện pháp thông gió tự nhiên để chống ẩm cho tài liệu Thông gió là biện phápđơn giản, rẻ tiền tuy vậy cũng có một số nhược điểm là khi thông gió bụi và côntrùng có điều kiệp xâm nhập vào kho

+ Biện pháp chống nấm mốc: Cán bộ lưu trữ của Viện Hóa học trước khi đưatài liệu vào kho lưu trữ đã làm vệ sinh tài liệu sạch sẽ,dồng thời thường xuyênlàm vệ sinh kho tàng và các thiết bị bảo quản Đó là công việc chủ yếu trongphòng chống nấm mốc tạo Viện Do sử dụng biện pháp chống nấm mốc khá