Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại VIỆN KIỂM sát NHÂN dân tối CAO

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 NỘI DUNG 3 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO 3 I. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 3 1. Vị trí của Viện kiểm sát nhân dân trong bộ máy Nhà nước Việt Nam 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 4 2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 4 2.2 Cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 4 II. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao 6 1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng 6 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao 6 1.2. Xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao. 8 2. Tim hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 9 2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí về công tác văn thư lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân tối cao. 11 2.2. Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao. 12 2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 14 2.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 14 2.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 14 2.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý tại VKSND tối cao. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá. 17 2.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản. 19 2.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến của VKSND tối cao 19 2.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 22 2.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao 23 3.5.1 Văn bản quản lý công tác Lưu trữ ở VKSND tối cao được thực hiện và áp dụng theo hệ thống các văn bản sau: 24 3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 25 3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của của văn phòng 25 3.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện đại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 26 3.2.1 Nhược điểm: 26 3.2.2 Biện pháp khắc phục: 27 3.2.3 Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 27 3.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mền đang được sử dụng trong công tác văn phòng của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 29 3.3.1. Các phần mềm đang được sử dụng 30 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 31 A. PHẦN MỞ ĐẦU 31 1. Lý do chọn đề tài 31 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 32 3. Mục tiêu nghiên cứu 32 4. Phương pháp nghiên cứu 32 5. Nguồn tài liệu tham khảo 32 6. Kết cấu của đề tài. 33 B. NỘI DUNG 34 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO TIẾP VÀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG TIẾP DÂN 34 1.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa và tầm quan trọng của việc tiếp dân 34 1.1.1 Khái niệm tiếp dân 34 1.1.2 Mục đích của việc tiếp dân 34 1.1.3 Ý nghĩa và tầm quan trọng của việc tiếp dân 35 1.2 Kỹ năng giao tiếp trong tiếp dân 36 1.2.1 Các nghi thức xã giao trong hoạt động tiếp dân: 36 1.2.2 Kỹ năng nghe có hiệu quả: 36 1.2.3 Kỹ năng nói trong tiếp dân: 36 1.3 Các nguyên tác giao tiếp trong tiếp dân 37 1.3.1 Nguyên tắc tuân theo pháp luật 37 1.3.2 Nguyên tắc bảo đảm chính xác trung thực, khách quan 37 1.3.3 Nguyên tắc công khai, dân chủ 37 1.3.4 Nguyên tắc thận trọng, cân bằng, trách nhiệm, “Dĩ bất biến, ứng vạn biến” 38 1.3.5 Nguyên tắc chuẩn mực đạo đức 38 1.3.6 Nguyên tắc hài hoà các lợi ích 39 Chương II. THỰC TRẠNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG TIẾP DÂN TẠI VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO 40 2.1 Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong kỹ năng giao tiếp, tiếp dân 40 2.1.1 Việc tiếp công dân của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị 40 2.1.2 Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc tổ chức tiếp dân và yêu cầu thực hiện các kỹ năng giao tiếp cơ bản trong tiếp dân. 40 2.2 Trách nhiệm, kỹ năng giao tiếp của cán bộ làm nhiệm vụ tiếp dân và quyền và nghĩa vụ của người đến khiếu nại, tố cáo tại nơi tiếp dân 41 2.2.1 Trách nhiệm, kỹ năng giao tiếp của cán bộ làm nhiệm vụ tiếp dân 41 2.2.2 Quyền và nghĩa vụ của người đến khiếu nại, tố cáo tại nơi tiếp dân 42 2.3 Tình hình thực hiện công tác tiếp dân và các kỹ năng giao tiếp trong tiếp dân tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao 43 Chương III. GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG TIẾP DÂN TẠI VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO 45 Phần III. KẾT LUẦN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 46 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao 46 1. Ưu điểm 46 1.1 Về công tác Văn phòng 46 1.2 Công tác Văn thư 48 1.3 Công tác Lưu trữ 48 1.4 Kỹ năng giao tiếp, tiếp dân 49 2. Nhược điểm 49 II. Đề xuất giải pháp, kiến nghị 50 1. Về mặt tổ chức 50 2. Về mặt thể chế 50 3. Về cán bộ và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ 50 4. Về tổ chức điều hành công việc 51 5. Cải thiện điều kiện làm việc cho công chức, viên chức, người lao động tại VKSND tối cao 51 Phần IV: PHỤ LỤC 53

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 NỘI DUNG 3 Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO 3

I Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 3

1 Vị trí của Viện kiểm sát nhân dân trong bộ máy Nhà nước Việt Nam 3

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 42.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 42.2 Cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 4

II Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao 6

1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng 61.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao 61.2 Xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao 8

2 Tim hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 92.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí về công tác văn thư lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 112.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao 122.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 142.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 142.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Viện kiểm sát

nhân dân tối cao 14

2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý tại VKSND tối cao So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá 17

2.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 19

2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến của VKSND tối cao 19

2.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 22

2.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao 23

3.5.1 Văn bản quản lý công tác Lưu trữ ở VKSND tối cao được thực hiện và áp dụng theo hệ thống các văn bản sau: 24

3 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 25

3.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của của văn phòng 25

3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện đại) Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 26

3.2.1 Nhược điểm: 26

3.2.2 Biện pháp khắc phục: 27

3.2.3 Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 27

3.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mền đang được sử dụng trong công tác văn phòng của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 29

3.3.1 Các phần mềm đang được sử dụng 30

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 31

A PHẦN MỞ ĐẦU 31

1 Lý do chọn đề tài 31

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 32

3 Mục tiêu nghiên cứu 32

4 Phương pháp nghiên cứu 32

5 Nguồn tài liệu tham khảo 32

6 Kết cấu của đề tài 33

B NỘI DUNG 34

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO TIẾP VÀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG TIẾP DÂN 34

1.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa và tầm quan trọng của việc tiếp dân 34

1.1.1 Khái niệm tiếp dân 34

1.1.2 Mục đích của việc tiếp dân 34

1.1.3 Ý nghĩa và tầm quan trọng của việc tiếp dân 35

1.2 Kỹ năng giao tiếp trong tiếp dân 36

1.2.1 Các nghi thức xã giao trong hoạt động tiếp dân: 36

1.2.2 Kỹ năng nghe có hiệu quả: 36

1.2.3 Kỹ năng nói trong tiếp dân: 36

1.3 Các nguyên tác giao tiếp trong tiếp dân 37

1.3.1 Nguyên tắc tuân theo pháp luật 37

1.3.2 Nguyên tắc bảo đảm chính xác trung thực, khách quan 37

1.3.3 Nguyên tắc công khai, dân chủ 37

1.3.4 Nguyên tắc thận trọng, cân bằng, trách nhiệm, “Dĩ bất biến, ứng vạn biến” 38

1.3.5 Nguyên tắc chuẩn mực đạo đức 38

1.3.6 Nguyên tắc hài hoà các lợi ích 39

Chương II THỰC TRẠNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG TIẾP DÂN TẠI VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO 40

2.1 Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong kỹ năng giao tiếp, tiếp dân 40

2.1.1 Việc tiếp công dân của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị 40

2.1.2 Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc tổ chức tiếp dân và yêu cầu thực hiện các kỹ năng giao tiếp cơ bản trong tiếp dân 40

2.2 Trách nhiệm, kỹ năng giao tiếp của cán bộ làm nhiệm vụ tiếp dân và quyền và nghĩa vụ của người đến khiếu nại, tố cáo tại nơi tiếp dân 41

2.2.1 Trách nhiệm, kỹ năng giao tiếp của cán bộ làm nhiệm vụ tiếp dân 41

2.2.2 Quyền và nghĩa vụ của người đến khiếu nại, tố cáo tại nơi tiếp dân 42

2.3 Tình hình thực hiện công tác tiếp dân và các kỹ năng giao tiếp trong tiếp dân tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao 43

Chương III GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG TIẾP DÂN TẠI VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO 45

Phần III KẾT LUẦN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 46

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao 46

1 Ưu điểm 46

1.1 Về công tác Văn phòng 46

1.2 Công tác Văn thư 48

1.3 Công tác Lưu trữ 48

1.4 Kỹ năng giao tiếp, tiếp dân 49

2 Nhược điểm 49

II Đề xuất giải pháp, kiến nghị 50

1 Về mặt tổ chức 50

2 Về mặt thể chế 50

3 Về cán bộ và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ 50

4 Về tổ chức điều hành công việc 51

5 Cải thiện điều kiện làm việc cho công chức, viên chức, người lao động tại VKSND tối cao 51

Phần IV: PHỤ LỤC 53

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời kỳ phát triển không ngừng của nền kinh tế - xã hội, nhà nước tađẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt độngcủa bộ máy nhà nước Cùng với đó nhu cầu về nguồn lao động có trình độ chuyênmôn cao là hết sức cần thiết Vị trí cán bộ Văn phòng nói riêng và công tác Quảntrị Văn phòng nói chung ngày càng chiếm vị trí quan trọng trong hoạt động của bộmáy cơ quan, tổ chức

Để đáp ứng được nhu cầu cần thiết của xã hội trong thời đại hiện đại hóa –công nghiệp hóa đất nước Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã được thành lập dưới

sụ chỉ đạo và quản lý của Bộ Nội vụ Hơn 40 năm phát triển của Nhà trường, đãđào tạo và cung cấp hàng nghìn cán bộ có trình độ về chuyên môn, nghiệp vụ giỏi

và đồng thời có trình độ về quản lý với các chuyên ngành như: Quản trị vănphòng, Quản trị nhân lực, Văn thư lưu trữ… nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu cho xãhội để đất nước phát triển

Với vai trò là sinh viên theo học chuyên ngành Quản trị văn phòng khóa học

2013 – 2015 của trường, tôi thấy rằng đây là ngành học có triển vọng trong tươnglai phục vụ cho sự phát triển mạnh mẽ của đất nước Trong quá trình học tập chúngtôi đã được đội ngũ giảng viên, giáo viên của Nhà trường, đặc biệt là giảng viênkhoa Quản trị văn phòng với lòng tận tâm với nghề thì giảng viên trong Khoa đãtrang bị cho chúng tôi một lượng kiến thức chuyên môn lớn để sinh viên chúng tôi

có thế tiếp thu và áp dụng vào thực tế

Với phương châm gắn liền giữa lý luận với thực tiễn trong công tác đào tạocủa Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và Quản trị văn phòng nói riêng.Lấy lý luận làm nền tảng vững chắc cho hoạt động thực tiễn và ngược lại lấy thựctiễn bổ sung cho kiến thức mới để hoàn thiện them kỹ năng làm việc cho bản thân

Đây cũng là cơ hội để sinh viên chúng tôi được tập dược, bổ sung, củng cố, hoàn

thiện và tổng hợp lại kiến thức, rèn luyện đạo đức cũng như chủ động trong nghiệp

vụ chuyên ngành tại các cơ quan, tổ chưc trước khi tốt nghiệp

Được sự giúp đỡ của Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

và được sự đồng ý tiếp nhận của Lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân tối cao tôi đượcthực tập tại cơ quan từ ngày 05/10/2015 đến ngày 13/11/2015 Đây chính là dịp đểtôi được áp dụng những kiến thức đã được học vào công việc thực tế và rút ra đượcnhững kinh nghiệm quý báu cho mình về cách giao tiếp, ứng xử nơi công sở, tác

phong làm việc của cá nhân và của cán bộ, công chức trong cơ quan cũng như vềnghiệp vụ chuyên môn được củng cố một cách khoa học

Nội dung ban báo cáo gồm 3 phần vói nội dung như sau:

Phần I: Khảo sát công tác Văn phòng tại Viện kiểm sát nhân dân tối caoPhần II: Chuyên Đề Thực tập

Phần III: Kết luận

Do kinh nghiệm nhận thức còn hạn chế khả năng lý luận còn thấp nên khôngtránh khỏi những thiếu sót Vì vậy em kính mong được sự đóng góp ý kiến của cácthầy cô giáo cho bản báo cáo này được hoàn chỉnh hơn Nhân đây em xin chânthành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Quản trị Văn phòng, các thầy cô giáo bộmôn cùng toàn thể ban Lãnh đạo và cán bộ, công chức Thanh tra VKSND tối cao,Lãnh đạo và và cán bộ, công chức Văn phòng, Vụ kiểm sát và giải quyết đơn khiếunại, tố cáo trong hoạt động tư pháp đã giúp đỡ em hoàn thành bản báo cáo này

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2015

Sinh viên

Dương Thị Huyền

NỘI DUNG Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO

I Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân tối cao

1 Vị trí của Viện kiểm sát nhân dân trong bộ máy Nhà nước Việt Nam

Trụ sở Viện kiểm sát nhân dân tối cao

(Số 44 Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội)

Viện kiểm sát nhân dân (VKSND) Việt Nam được thành lập ngày 26 tháng

7 năm 1960 bằng một đạo luật là Luật Tổ chức Viện kiểm sát nhân dân năm 1960.Theo quy định của Hiến pháp Việt Nam, Viện kiểm sát nhân dân là một hệ thống

cơ quan nhà nước độc lập trong cơ cấu tổ chức bộ máy của các cơ quan Nhà nước

Hệ thống Viện kiểm sát nhân dân gồm:

+ Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

+ Viện kiểm sát nhân dân cấp cao

+ Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi

là Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh)

+ Viện kiểm sát nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tươngđương (sau đây gọi là Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện)

+ Viện kiểm sát quân sự các cấp

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân tối cao

2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện kiểm sát nhân dân tối cao

- Viện kiểm sát nhân dân là cơ quan thực hành quyền công tố, kiểm sát hoạtđộng tư pháp của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

- Viện kiểm sát nhân dân có nhiệm vụ bảo vệ Hiến pháp và pháp luật, bảo vệquyền con người, quyền công dân, bảo vệ chế độ xã hội chủ nghĩa, bảo vệ lợi íchcủa Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân, góp phần bảo đảm

pháp luật được chấp hành nghiêm chỉnh và thống nhất (Điều 2 Luật tổ chức Viện kiểm sát nhân dân năm 2014)

2.2 Cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân tối cao

2.2.1 Tổ chức bộ máy của Viện kiểm sát nhân dân tối cao gồm có:

a) Ủy ban kiểm sát;

b) Văn phòng;

c) Cơ quan điều tra;

d) Các cục, vụ, viện và tương đương;

đ) Các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng, các cơ quan báo chí và các đơn vị sựnghiệp công lập khác;

e) Viện kiểm sát quân sự trung ương

2.2.2 Viện kiểm sát nhân dân tối cao có Viện trưởng, các Phó Viện trưởngViện kiểm sát nhân dân tối cao, Kiểm sát viên, Kiểm tra viên; Thủ trưởng, các Phóthủ trưởng Cơ quan điều tra, Điều tra viên; công chức khác, viên chức và người laođộng khác

CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO

1 Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, gọi tắt là Văn phòng, ký hiệu VP;

2 Vụ Thực hành quyền công tố và kiểm sát điều tra án an ninh gọi tắt là Vụ 1,

7 Vụ Thực hành quyền công tố và kiểm sát điều tra án xâm phạm hoạt động

tư pháp, tham nhũng, chức vụ xảy ra trong hoạt động tư pháp gọi tắt là Vụ 6, kýhiệu:V6;

8 Cơ quan điều tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao, gọi tắt là Cục 1, ký hiệu: C1;

9 Vụ Thực hành quyền công tố và kiểm sát xét xử hình sự, gọi tắt là Vụ 7, kýhiệu: V7;

10 Vụ Kiểm sát việc tạm giữ, tạm giam và thi hành án hình sự, gọi tắt là Vụ

13 Vụ kiểm sát thi hành án dân sự, gọi tắt là Vụ 11, ký hiệu: V11;

14 Vụ kiểm sát và giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo trong hoạt động tư pháp,gọi tắt là Vụ 12, ký hiệu: V12;

15 Vụ Hợp tác quốc tế và Tương trợ tư pháp về hình sự, gọi tắt là Vụ 14, kýhiệu: V13;

16; Cục Thống kê tội phạm và Công nghệ thông tin, gọi tắt là Cụ 2, ký hiệu: C2;

17 Vụ Pháp chế và Quản lý khoa học, gọi tắt là V14, ký hiệu: V14;

18 Vụ Tổ chức cán bộ, gọi tắt là Vụ 15, ký hiệu: V15;

19 Thanh tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao, gọi tắt là Thanh tra, ký hiệu: T1;

20 Vụ Thi đua – Khen thưởng, gọi tắt là Vụ 16, ký hiệu: V16;

21 Cục kế hoạch – Tài chính, gọi tắt là Cục 3, ký hiệu: C3

22 Trường Đại học kiểm sát Hà Nội, gọi tắt là Trường Đại học; ký hiệu: T2;

23 Trường Đào tạo, Bồi dưỡng nghiệp vụ kiểm sát tại Tp Hồ Chí Minh, gọitắt là Trường nghiệp vụ, ký hiệu: T3;

24 Tạp chí Kiểm sát, gọi tắt là Tạp chí, ký hiệu: T4;

24 Báo bảo vệ pháp luật, gọi tắt là Báo, ký hiệu: T5;

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của VKSND tối cao (xem phụ lục I).

II Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao

1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao

* Chức năng:

Văn phòng VKSND tối cao là tổ chức thuộc VKSND tối cao có chức năngtham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ các hoạt độngcủa Viện; giúpViện trưởng tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị thuộcVKSND tối cao;

Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý sơ sở vậtchất, kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việcphục vụ chung cho hoạt động của Viện và công tác quản trị nội bộ

Văn phòng VKSND tối cao có con dấu riêng để giao dịch, được mở tàikhoản theo quy định của pháp luật

* Nhiệm vụ và quyền hạn:

- Xây dựng, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch côngtác của Viện, của Lãnh đạo Viện và các nhiệm vụ được Lãnh đạo Viện giao chocác cơ quan, đơn vị;

- Chủ trì hoặc tham gia xây dựng các đề án, dự thảo văn bản trong lĩnh vựcthuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng, tham gia thẩm định, góp ý các

dự thảo văn bản, đề án do Viện trưởng giao

- Xây dựng, trình Viện trưởng quyết định chương trình, kế hoạch công tácnăm, quý, tháng của Viện, Ngành; chương trình, kế hoạch làm việc của Lãnh đạoViện; hướng dẫn các Viện kiểm sát nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trungương xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tư pháp hàng năm;

- Theo dõi, đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác và việc xâydựng văn bản, đề án của Viện, tổng hợp kết quả và kiến nghị các giải pháp đảmbảo thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Viện kiểm sát, Ngành;

- Chủ trì hoặc phối hợp chuẩn bị, tổ chức các cuộc họp, làm việc, tiếp khách,các chuyến đi công tác của Lãnh đạo Viện; thông báo ý kiến kết luận, giao nhiệm

vụ của Lãnh đạo Viện

- Chủ trì xây dựng lịch sử truyền thống của Ngành

- Đầu mối tổ chức thực hiện công tác triển lãm của Viện và tham gia thựchiện các hoạt động về tổ chức hội chợ theo phân công của Viện trưởng

- Quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, tài sản; bảo đảm phương tiện và điều kiệnphục vụ làm việc chung của cơ quan

- Thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết, tang lễ theo quy chế của cơ quan

- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ trật tự, an toàn, phòng chống cháy nổ,quân sự, tự vệ, y tế, vệ sinh môi trường và đảm bảo cảnh quan trong cơ quan Bộ

- Phối hợp hoàn chỉnh hồ sơ giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y

tế đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động hưởng lương từ Vănphòng

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ của đại diện Văn phòng VKSND tối cao tạithành phố Hồ Chí Minh

- Thực hiện nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và phân công, phâncấp củaViện trưởng

* Cơ cấu tổ chức của Văn phòng VKSND tối cao

+ Lãnh đạo Văn phòng

- Lãnh đạo Văn phòng VKSND tối cao có Chánh Văn phòng và 05 Phó ChánhVăn phòng do Viện trưởng VKSND tối cao bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định;

- Chánh Văn phòng VKSND tối cao điều hành hoạt động của Văn phòng,chịu trách nhiệm trước Viện trưởng VKSND tối cao và trước pháp luật về toàn bộhoạt động của Văn phòng.

- Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng theo dõi, chỉ đạo một số mặtcông tác theo phân công của Chánh Văn phòng và chịu trách nhiệm trước ChánhVăn phòng, trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công

+ Các Phòng chuyên môn, nghiệp vụ:

* Công chức, viên chức và người lao động của Văn phòng Viện chịu tráchnhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về việc thi hành nhiệm vụ đượcgiao, có nghĩa vụ và quyền lợi theo quy định của pháp luật

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng VKSND tối cao (Xem Phụ lục II).

1.2 Xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao

* Bản mô tả việc của Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác hành chính

Vị trí chức trách: Phó Chánh Văn phòng là lãnh đạo Văn phòng, giúp Chánh

Văn phòng điều hành một số mặt công tác theo phân công của Chánh Văn phòng

Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ được Chánh Văn phòng giao, Phó

Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về

về toàn bộ kết quả hoạt động được giao

Nhiệm vụ: giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác hành chính-quản trị và

các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao

Nhiệm vụ cụ thể: giúp Chánh Văn phòng quản lý, điều hành, trực tiếp phân

công cán bộ, công chức, viên chức do mình phụ trách thực hiện công tác hànhchính gồm:

*Công tác Văn thư – Lưu trữ:

Đảm bảo công tác nhận và cập nhật vào phần mềm quản lý công văn đi đến Công văn đến chuyển cho Chánh Văn phòng xử lý trong ngày, công văn đisau khi ký tên và đóng dấu phát hành phải nhanh chóng gửi bưu điện chuyển đi(hoặc trực tiếp chuyển cho người nhận, cơ quan nhận);

Đảm bảo cập nhật tên hồ sơ lưu trữ vào phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ.Thực hiện công tác tiếp nhận, quản lý, lưu trữ bảo mật đúng quy định của Nhànước, không để xảy ra mất mát hoặc thất lạc hồ sơ; cung cấp hồ sơ, tài liệu kịp thờicho lãnh đạo và các đơn vị thuộc VKSND tối cao khi có yêu cầu

*Công tác lái xe, bảo vệ

- Điều phối xe phục vụ công tác của lãnh đạo và các đơn vị, đảm bảo an toàntuyệt đối khi tham gia giao thông Thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng xe, đảm bảophục vụ kịp thời trong công tác;

- Trang bị phương tiện làm việc cho các đồng chí lãnh đạo, Các đơn vị.Quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa trụ sở làm việc, tài sản, thiết bị của cơ quan

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng phân công

- Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với Chánh Văn phòng về nhân sự,phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nâng cao năng suất,chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng của cán bộ,công chức, viên chức Văn phòng

2 Tim hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân tối cao

Công tác văn thư là một trong những nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ vănthư, đó là toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chứcquản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bảnphục vụ cho sự hoạt động và trao đổi thông tin giữa cơ quan và bên ngoài và phục

vụ cho công tác quản lý Nhà nước Nội dung của công tác văn thư bao gồm:

+ Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản

+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản

+ Lập hồ sơ công việc

+ Quản lý và sử dụng con dấu

VKSND tối cao là cơ quan có lịch sử hình thành và phát triển lâu đời 2015) vì vậy công tác văn thư luôn được chú trọng quan tâm

(1960-Là cơ quan kiểm sát hoạt động tư pháp, bảo vệ Hiến pháp và pháp luật nênviệc phát hành các văn bản, công văn cũng như dự thảo Luật, góp ý kiến, các thỏathuận hợp tác về pháp luật, quản lý Hợp tác quốc tế về pháp luật, Công hàm traođổi với các nước cũng như Hiệp định ký kết giữa Việt Nam và các tổ chức quốc tế,các nước có mối quan hệ bang giao về pháp luật, kinh tế - chính trị Các văn bản

về nghiệp vụ như Cáo trạng, Quyết định khởi tố, Quyết định tạm giữ, tạm giam, thihành án…Vì thế công tác quản lý Văn bản có những tiêu chuẩn được đặt ra hếtsức chặt chẽ về mẫu cũng như thể thức các loại văn bản, các yêu cầu về chuyênmôn nghiệp vụ cũng như trình độ về văn phòng phải cao để đáp ứng được được tất

cả cả yêu cầu trong công việc và phải có tính chuyên nghiệp

 Mô hình tổ chức văn thư cơ quan.

Tổ Văn thư của VKSND tối cao nằm trong Phòng Hành chính của Vănphòng VKSND và được tổ chức như sau:

Phòng có Trưởng phòng và hai Phó Trưởng phòng Trưởng phòng chịu tráchnhiện trước Chánh Văn phòng về các nhiệm vụ được giao, xây dựng quy chế làmviệc, quản lý tài sản công và điều hành mọi hoạt động của Văn phòng

Phó Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước phòng về lĩnh vực công tác đượcphân công Cán bộ trong phòng sẽ được Trưởng phòng phân công và bố trí theoyêu cầu và nhiệm vụ công tác

Tổ văn thư có 8 cán bộ, các nhân cán được bố trí theo chuyên môn và theo

sự phân công của lãnh đạo phòng làm việc theo cá nhân và hợp tác với nhau tronglĩnh vực hoạt động của cơ quan

- 01 Trưởng phòng (phụ trách chung);

- 02 Phó Trưởng phòng (01 Phó Trưởng phòng phụ trách Tổ Văn thư, 01Phó trưởng phòng phụ trách Tổ đánh máy);

- 04 cán bộ văn thư chuyên trách tiếp nhận và quản lý văn bản đến, (trong

đó có 01 cán bộ phụ trách tiếp nhận hồ sơ án do TAND tối cao, Công an và một số

cơ quan khác chuyển đến; 03 cán bộ còn lại có nhiệm vụ phân loại bì, bóc bì thư nếu là bì thư gửi chung cho cơ quan, nhập vào phần mềm quản lý văn bản đến và phân chia vào hộc của các đơn vị.);

- 03 cán bộ văn thư chuyên trách quản lý, giải quyết văn bản đi (trong đó 01 cán bộ làm công việc lấy số văn bản trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản cho các đơn vị thuộc VKSND tối cao, phân loại và chuyển giao văn bản theo nơi nhận của văn bản; 01 cán bộ có nhiệm vụ chuyển giao văn bản tới Lãnh đạo viện và cà đơn vị trực thuộc; 01 cán bộ có nhiệm vụ đóng gói, viết bì gửi văn bản và các hồ

sơ án đi bưu điện, hoặc gửi trực tiếp đến cơ quan, đơn vị, tổ chức khác);

- 01 cán bộ văn thư chuyên trách quản lý con dấu và đóng dấu lên văn bảncủa cơ quan và Văn phòng;

Văn Thư VKSND tối cao được tổ chức theo hình thức văn thư tổng hợp Là

bộ phận chuyên môn có nhiệm vụ quản lý tất cả các văn bản đi đến, là đầu mối của

25 Vụ, Viện, Cục và các đơn vị sự nghiệp, Trường Đại học kiểm sát Hà Nội vàPhân hiệu Trường bồi dưỡng nghiệp vụ kiểm sát tại Tp Hồ Chí Minh Vì vậy, độingũ cán bộ công tác Văn thư ở cơ quan có trình độ chuyên môn và năng lực caođáp ứng được nhu cầu thực tế của cơ quan Tất cả các cán bộ làm công tác văn thưđều sử dụng thành thạo phần mềm quản lý văn trên máy tính, bên cạnh đó CụcThống kê tội phạm và Công nghệ thông tin của VKSND tối cao thường xuyên tổchức các lớp tập huấn nghiệp vụ về quản lý phần văn bản Vì vậy đội ngũ cán bộvăn thư là đội ngũ cán bộ Chuyên môn hóa cao, đáp ứng được các điều kiện thựchiện công việc của VKSND tối cao

2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí về công tác văn thư lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân tối cao

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định vềcông tác văn thư;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫnthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định vềthời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụhướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

- Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụhướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp;

- Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụhướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch

Quyết định số 15/QĐ-VKSTC ngày 21/01/2005 của Viện trưởng VKSND tốicao (ban hành theo Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trong ngànhKiểm sát nhân dân)

2.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao

Chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình được xây dựngtheo định kỳ là lịch trình, thứ tự thực hiện những công tác, một công việc nào đó.Loại chương trình công tác thường kỳ có đặc điểm cơ bản là nó bao quát tất cả cáclĩnh vực hoạt động của cơ quan như công tác chuyên môn nghiệp vụ, công tác tổchức cán bộ, công tác tài vụ, công tác thanh tra… là những nhiệm vụ của một cơquan, một tổ chức phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định Vì vậy làmviệc có chương trình là yêu cầu đầu tiên của cách làm việc khoa học, thể hiện phongcách làm việc khoa học của bộ máy quản lý nói chung và của cơ quan nói riêng

Hầu hết các cơ quan đều phải xây dựng chương trình công tác để thực hiệntốt các công việc đề ra và ở Viện kiểm sát nhân dân tối cao cũng vậy

+) Xây dựng Chương trình công tác tuần: Căn cứ vào chương trình công tác

tháng và chỉ đạo của Viện trưởng, Phó Viện trưởng xây dựng Chương trình côngtác tuần sau của Viện trưởng, Phó Viện trưởng quyết định, chậm nhất vào chiềuthứ 6 tuần trước và thông báo cụ thể cho các tổ chức, cá nhân liên quan biết, thực

hiện Kế hoạch tuần do các đơn vị thuộc Viện đăng kí với Phòng Tổng hợp củaVăn phòng để làm căn cứ lập kế hoạch công tác tuần một cách hoàn chỉnh.

+) Xây dựng Chương trình công tác tháng: Là cụ thể chương trình công tác

quý được quy định thực hiện trong từng tháng của quý và những công việc cần bổsung, điều chỉnh trong tháng Chậm nhất vào 25 hàng tháng, Phòng Tổng hợptrình lãnh đạo nhà trường phê duyệt Chương trình công tác của Viện, gửi các Vụ,Viện,Trường, biết để thực hiện

+) Xây dựng Chương trình công tác quý: Là cụ thể hoá chương trình công

tác năm được quy định thực hiện trong từng qúy và những công việc bổ sung, điềuchỉnh cần giải quyết trong quý Chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối quý, PhòngTổng hợp có trách nhiệm trình Viện trưởng phê duyệt Chương trình công tác quýsau của Viện gửi các Vụ, Phòng chuyên môn biết để thực hiện

+) Chương trình công tác năm của Viện gồm: những nhiệm vụ, giải pháp

của Viện trên các lĩnh vực công tác trong năm, các báo cáo, đề án về lĩnh vực kiểmsát thuộc phạm vi quyết định, phê duyệt của Viện Sau 7 ngày làm việc kể từ ngàynhận được bản dự thảo cơ quan phải có ý kiến trả lời

+) Lịch công tác tuần của Lãnh đạo Viện: Căn cứ vào chương trình công tác

tháng và sự chỉ đạo của Viện trưởng, Phó Viện trưởng, Văn phòng VKSND tối caophối hợp với các đơn vị có liên quan lập lịch công tác tuần, trình Lãnh đạo Viện

duyệt để đưa lên mạng nội bộ (trang web: http://www.vkstc.gov.vn) vào chiều thứ 6

hàng tuần

* Đánh giá Ưu điểm và Hạn chế:

Chương trình công tác thường kỳ của VKSND tối cao nhìn chung được xâydựng đảm bảo đúng thời gian và khoa học Chương trình công tác thường kỳ đãvạch ra được chiến lược công việc, hoạch định công việc rõ ràng, phân bổ thời gianhợp lý, đảm bảo cho công việc nội bộ của Viện hoạt động hiệu quả tối ưu

Tuy nhiên, việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ của VKSND tối

cao vẫn còn một số hạn chế như chương trình còn dập khuôn so với các năm trướchoặc một số đề án chưa vạch ra được nhiệm vụ cụ thể nên trách nhiệm công việccòn chưa được hợp tác triệt để giữa các đơn vị

* Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ và Chương trình công tác quý IV năm 2015 của VKSND tối cao (xem Phụ lục III, IV).

* Lịch công tác tuần của Lãnh đạo VKSND tối cao (xem Phụ lục V)

2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Viện kiểm sát nhân dân tối cao

2.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Viện kiểm sát nhân dân tối cao

Các loại văn bản hành chính của cơ quan ban hành được rà soát và thực hiệnđúng theo quy định tài khoản 3, Điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Đối với việc ban hành các hình thức văn bản quy phạm pháp luật được thựchiện theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số17/2008/QH12 ngày 03 tháng 6 năm 2008 và các văn bản quy định chi tiết biệnpháp thi hành Luật này

* Thẩm quyền ban hành văn bản:

+ Các văn bản thuộc lĩnh vực chuyên môn được giao do Phó Viện trưởngphụ trách ký, các Vụ trưởng, Cục trưởng, và đơn vị được uỷ quyền theo chức năng

ký Vì vậy giảm được số lượng văn bản do Viện trưởng ký

+ Tất cả các văn bản ban hành thuộc thẩm quyền ký của từng lãnh đạo đượcquy định rõ ràng, không có sự chồng chéo, không có việc ký vượt thẩm quyền

Việc ban hành văn bản đúng thẩm quyền khẳng định được vị trí của Lãnhđạo Viện, phân công đúng việc, giảm thiểu được khối lượng văn bản do Việntrưởng ký Các văn bản thuộc thẩm quyền ký của từng lãnh đạo đều quy định rõràng, thống nhất, tránh được sự chồng chéo Quy định này được Lãnh đạoViệncũng như các cán bộ, công chức, viên chức thuộc Viện thực hiện rất nghiêmngặt, đúng quy định của Nhà nước, thực hiện đúng Hiến pháp và pháp luật

2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Viện kiểm sát nhân dân tối cao

Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của cơ quan được thựchiện theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngảy 19/01/2011 của

Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Riêngđối với thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật vẫn áp dụngtheo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội

vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Hiện nay VKSND tối cao đang xây dựng dự thảo Quy định về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính trong ngành Kiểm sát nhân dân trên cơ sở vănbản hợp nhất số 01/VBHN-NVTW ngày 25/02/2014 của Bộ Nội vụ về hợp nhấtNghị định số 110/204/NĐ-CP với Nghị định số 09/2010/NĐ-CP về công tác văn thư

để thay thế Quyết định số 15/QĐ-VKSTC ngày 21/01/2005 của Viện trưởngVKSND tối cao (ban hành theo Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảntrong ngành Kiểm sát nhân dân) Dự thảo này vừa được gửi cho các đơn vị thuộcVKSND tối cao và VKND 63 tỉnh, thành phố còn được đăng trên trang thông tinđiện tử của Ngành để tiện tham gia góp ý, chỉnh sửa, hoàn thiện để ban hành

Trong thời gian làm việc cũng như thời gian thực tập tại VKSND tối cao, emnhận thấy rằng hầu hết các văn bản đều được trình bày đúng thể thức và kĩ thuật sovới quy định của Nhà nước về vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản bao gồm khổgiấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức,phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các thành phần thể thức như: Quốc hiệu; tên cơ quan,

tổ chức ban hành; số, kí hiệu của văn bản; địa danh ngày, tháng năm ban hành vănbản; tên loại và trích yếu nội dung ban hành văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họtên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức, nơi nhận…

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được tiến hành theo đúng quy địnhcủa nhà nước, các cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan Bộ thực hiện mộtcách nghiêm túc, nhanh chóng và chính xác Đảm bảo được đường lối của Đảng,pháp luật của Nhà nước mang tính khoa học, trình tự logic và theo một khuôn mẫunhất định, qua đó thấy được kết cấu nội dung của văn bản chặt chẽ, bổ sung chonhau thể hiện được thẩm quyền và hiệu lực pháp lý, thể hiện quyền lực nhà nước, ýchí nhà nước

Văn bản ban hành ra phải đủ 9 yếu tố thể thức cơ bản, theo đặc thù của cơquan còn có các thể thức bổ sung khác như: dấu chỉ mức độ mật, khẩn, theo quychế công tác Văn thư - lưu trữ của Viện)

* Nhược điểm:

Khi ban hành văn bản có tính chất quan trọng các Trưởng phòng và lãnh đạocác đơn vị trong Viện còn quyên không ký nhát hoặc ký không đúng vị trí vào vănbản trước khi trình lãnh đạo Viện ban hành

* Quy trình soạn thảo vản bản:

- Cán bộ được phân công soạn thảo nắm chắc kỷ thuật soạn thảo văn bản,

bố cục văn bản, từ ngữ và cách diễn đạt

- Nắm chắc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, phòng, ban, các lĩnh vực phụtrách do đó có thể xác định được mục đích, tính chất, tầm quan trọng của văn bản.

- Công tác thu thập xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác nên việc soạnthảo văn bản nhanh, kịp thời và có hiệu quả cao

Cán bộ phân công soạn thảo có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có khảnăng tổng hợp thông tin, khả năng phân tích, so sánh với các thông báo của thángtrước, đưa ra các phương hướng, biện pháp cho tháng sau…

Sau khi soạn thảo xong chuyển cho Trưởng phòng duyệt sau đó chuyển choPhó Chánh Văn phòng phụ trách duyệt lần cuối và ký nháy (thưởng thì Trưởngphòng Tổng hợp ký nháy) trước khi trình cho Chánh Văn phòng ký thừa lệnh (TL)Viện trưởng để ban hành

* Kỹ thuật soạn thảo văn bản

Ưu điểm:

- Kỹ thuật về mặt nội dung văn bản:

+ Về mặt chính trị: Các văn bản phản ánh đúng đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước, phản ánh đúng các mặt hoạt động của cơ quan

+ Về mặt kinh tế: Các văn bản ban hành ra mang tính chiến lược và sự khả thitrong công việc, mang lại lợi ích cho đất nước, đúng thẩm quyền và những quy địnhcủa pháp luật, hướng dẫn triển khai được các chính sách, đề án, dự án đã ban hành

+ Về tính khoa học: Thực hiện đúng quy trình và quy chuẩn kỹ thuật, vănbản rõ ràng, chính xác, các ý được diễn đạt theo trình tự logic và bám sát nội dungcông việc phù hợp với thực tiễn công việc

+ Về tính khuôn mẫu: Trước đây kỹ thuật soạn thảo văn bản được được thựchiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ

trưởng Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản; quy chế công tác văn thư lưu trữ của Viện Hiện nay được thay thế bằngThông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

+ Về kết cấu nội dung văn bản: Văn bản được trình bầy theo các chức năngnhiệm vụ, tính logic về công việc và theo kết cấu trình tự

2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý tại VKSND tối cao So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của VKSND tối cao được tiếnhành theo đúng thẩm quyền, quy định của Viện và của Nhà nước Được bố trí từcác khâu khai thác xử lý thông tin, thảo văn bản, phân công soạn thảo văn bản

Trưởng các đơn vị được giao soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về nộidung và tính pháp lý của văn bản, văn phòng Viện sẽ kiểm tra thể thức Riêng đốivới văn bản trình lãnh đạo Viện thì phải có chữ ký tắt của thủ trưởng đơn vị vàlãnh đạo văn phòng Viện và phải có chữ ký tắt của chuyên viên soạn thảo

Sau khi văn bản được kiểm tra về nội dung, thể thức thì Văn thư cơ quan sẽ đóngdấu, ban hành văn bản và lưu Riêng đối với văn bản quy phạm pháp luật sau khi đượcthông báo rộng rãi đến tổ chức cá nhân có liên quan thì đơn vị chủ trì soạn thảo phải cótrách nhiệm gửi văn bản đến Báo Bảo vệ pháp luật và Cổng thông tin điện tử để đăngtải trên trang thông tin điện tử của Viện Quy trình soạn thảo văn bản là các công việccần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản cụ thể như sau:

- Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản:

Chuyên viên xác định rõ văn bản ban hành gồm có mấy mục đích, chứcnăng, nhiệm vụ, tính chất và hiệu lực của văn bản ban hành ra Văn bản ban hành

áp dụng cho đối tượng nào, ở đâu và tính khả thi của văn bản

- Xác định thể loại văn bản:

Văn bản ban hành ra là gì (Chỉ thị, thông tư, quyết định, công văn….) Căn

cứ vào mục đích và tính chất mà bản ban hành ra cần phải được xác định là loạivăn bản gì nhằm phù hợp với mục đích tính chất công việc

- Thu thập và xử lý thông tin:

Chuyên viên căn cứ vào các nguồn thông tin đã được chọn lọc, các thông tinpháp lý, có trong những văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến việc chỉ đạocông tác chuyên môn thuộc lĩnh vực quản lý, thông tin về công tác lãnh đạo, chỉđạo của cơ quan đề ra Sau đó chọn lựa những thông tin chính xác và phù hợp đưavào khai thác và sử dụng

- Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo:

Đề cương là bản trình bầy những điển cốt yếu dự định thể hiện nội dung vănbản, trên cơ sở những vấn đề được xác định và xác định giới hạn của văn bản Đềcương phải thể hiện được bố cục văn bản và khái quát được những ý tưởng hoặcquy phạm dự định đưa vào các phần hoặc chương, mục của văn bản

Viết bản thảo là khâu làm cho những ý tưởng trong đề cương được lần lượtthể hiện trong câu văn, đoạn văn tạo thành khối liên hệ chặt chẽ và logic với nhau.Cần chú ý nội dung, cách trình bầy, văn phong từ ngữ sử dụng và các lỗi chính tảvv… để hoàn thiện các khâu còn lại

- Nhân bản văn bản:

Sau khi được duyệt văn bản sẽ được đưa đi nhân bản, nếu số lượng văn bảngửi nhiều thì đem nhân bản như photocoppy, in… Nếu văn bản ban hành số ít thìdùng máy in in ra

- Hoàn thiện các thủ tục ban hành văn bản

Sau khi văn bản được soạn ra qua khâu duyệt và nhân bản, người soạn thảo

có trách nhiệm đọc văn bản sửa chữa lỗi do in ấn Tiếp đó làm thủ tục để hoàn

thiện văn bản về mặt thể thức như trình ký văn bản, ghi số ký hiệu ngày tháng vănbản, ghi số văn bản, đóng dấu cơ quan, ghi số ký hiệu ngày tháng văn bản….Những việc này do cán bộ văn thư của cơ quan thực hiện Sau đó đăng ký văn bảnvào sổ và chuyển văn bản đi bưu điện.

Trải qua hơn 50 năm hình thành và phát triển của cơ quan, Công tác Văn thư

ở VKSND tối cao đã dần đi vào nề nếp, và mang tính chuyên nghiệp cao, nhanhchóng, kịp thời, chính xác và hiệu quả Hiện nay, tại VKSND tối cao, gần như100% cán bộ, công chức, viên chức thực hiện quá trình soạn thảo văn bản thuộclĩnh vực mà mình phụ trách hoặc được giao nhiệm vụ Sau khi được sự chỉ đạo củaLãnh đạo đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức đã chủ động trong việc thu thập,tổng hợp thông tin để phục vụ cho quá trình soạn thảo văn bản như văn bản chỉđạo, điều hành, công văn trao đổi, trả lời góp ý kiến

Theo quy định hiện hành, việc ban hành văn bản của VKSND tối cao làđúng với Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, đúng với chủ trương, đườnglối của Đảng và Chính phủ đề ra Các Văn bản ban hành đúng với chức năng vàthẩm quyền được giao Các Văn kiện hợp tác, thỏa thuận quốc tế, Công hàm traođổi được ban hành đúng quy định, không có sự chồng chéo vượt cấp Vì thế cầnđẩy mạnh nâng cao hiệu quả và hợp tác quốc tế, chú trọng trao dồi nghiệp vụ vàphát triển ưu tiên về pháp luật để đạt được hiệu quả cao nhất trong công tác soạnthảo và ban hành văn bản ở VKSND tối cao

2.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản.

2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến của VKSND tối cao

Văn bản “ Đến” và văn bản “ Đi” của VKSND tối cao và các đơn vị thuộcViện đều phải đăng ký tại Văn thư của Viện hoặc Văn thư của các đơn vị thuộcViện Văn phòng Viện quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ của Viện Cán bộ vănthư khi làm công tác chuyển giao văn bản chịu trách nhiệm đối với những văn bản

“ Đi” và “ Đến” đã được đăng ký Chánh Văn phòng Viện có trách nhiệm tổ chứcquản lý văn bản đi, đến của các đơn vị trực thuộc Thủ trưởng đơn vị hoặc TrưởngPhòng Tham mưu tổng hợp của các đơn vị trực thuộc Viện có trách nhiệm tổ chứcquản lý văn bản đi, đến của đơn vị mình Công tác quản lý văn bản đi của VKSNDtối cao được thực hiện theo nguyên tắc tập trung, thống nhất, chính xác, kịp thờitheo quy định Nhà nước Giải quyết tốt công tác quản lý văn bản đi sẽ góp phầnnâng cao năng lực và hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, đồng thờigóp phần vào việc rèn luyện tính nghiêm túc, khoa học đối với cán bộ, công chức

trong việc thực hiện những nhiệm vụ được giao Để tổ chức quản lý thống nhất vănbản đi của Viện theo nguyên tắc trên thì tất cả văn bản đi phải được tập trung tạiVăn thư Viện thuộc Phòng Hành chính, Văn phòng VKSND tối cao.

Số văn bản đi và đến được đánh liên tục theo thứ tự từ số 01 cho văn bảnđầu tiên của ngày làm việc đầu tiên của năm và kết thúc bằng số của văn bản cuốicùng của ngày làm việc cuối cùng của năm đó Các văn bản không được đánhtrùng nhau trừ những văn bản cá biệt có thể đánh A, B,C… trùng số đến

* Đối với văn bản đi:

Các đơn vị sau khi thảo văn bản phải tuân thủ các quy định về thể thức, nộidung và thẩm quyền; theo chức năng nhiệm vụ của cơ quan và đơn vị ban hànhsau đó trình lãnh đạo Viện hoặc trình Thủ trưởng đơn vị ký theo thẩm quyền banhành được giao Các văn bản trình ký phụ thuộc vào mức độ quan trọng của vănbản mà có nhiều cách trình khác nhau

Văn bản sau khi được soạn thảo được trình cho Thủ trưởng đơn vị kiểm trathể thức và kỷ thuật trình bày văn bản nếu văn bản trình bầy đầy đủ và đúng vớiquy định thì Thủ trưởng đơn vị sẽ (ký nháy) vào văn bản Sau đó văn bản đượcchuyển đi trình người có thẩm quyền ký (Trường hợp văn bản trình lãnh đạo Việnthì phải kèm theo phiếu trình và đăng ký trình tại Văn thư của Viện sau đó sẽ gửilên Phòng Tổng hợp thuộc Văn phòng Viện hoặc chuyển qua Ban Thư ký phụtrách chuyên môn để kiểm tra thể thức nội dung văn bản, xin ý kiến và chữ ký tắtcủa Lãnh đạo Văn phòng và trình Lãnh đạo Viện; khi đã được Lãnh đạo Viện xử lýthì Phòng Tổng hợp nhận lại tài liệu chuyển cho Văn thư để trả đơn vị trình)

Khi đã được người có thẩm quyền phê duyệt và ký vào văn bản được chuyểnđến Văn thư để kiểm tra lần cuối sau đó lấy số, ký hiệu ngày tháng, nhân bản, đóngdấu và phát hành

Văn thư trước khi chuyển giao văn bản qua bất kỳ hình thức nào phải giữ lạimột bản gốc để lưu và 01 bản chính tại đơn vị soạn thảo để tiến hành đăng ký vào

sổ và lưu theo quy định

Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của VKDND tối cao đượctiến hành theo đúng quy định của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004,Việc đánh số, ghi ngày, tháng văn bản được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và Quychế công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan Tất cả các văn bản đi phải được đăng

ký văn bản đi vào sổ theo quy định, đăng nhập dự liệu vào phần mền quản lý văn

Công tác văn thư của cơ quan VKSND tối cao được thực hiện một cách bàibản, chuyên môn hoá và linh hoạt phù hợp với khối lượng công việc của cơ quan.

Quy trình tổ chức giải quyết văn bản đi (xem Phụ lục VI)

* Đối với văn bản đến:

Hàng ngày tất cả các văn bản chuyển tới VKSND tối cao bằng bất cứ hìnhthức nào (đường bưu điện, Fax, Telex, Email, do lãnh đạo Viện, Kiểm sát viên,Kiểm tra viên, chuyên viên nhận về) đều được làm thủ tục đăng ký văn bản đến tạiVăn thư cơ quan Các trường hợp đặc văn bản nhận qua các đường bưu điện, Fax,Telex, Mail được xử lý như văn bản để bảo đảm thời gian, nhưng sau đó phải cóbản chính văn bản để bảo đảm tính pháp lý

- Văn thư VKSND tối cao tiếp nhận, và tiến hành các nghiệp vụ xử lý vănbản đến Việc tiếp nhận văn bản đến được thực hiện theo các bước sau:

- Phân loại văn bản theo mức độ “ Hoả tốc”, “ Thượng khẩn”, “ Khẩn” vàcác văn bản thông thường khác tuy thuộc tính của văn bản mà cán bộ văn thư cócách xử lý

- Phân loại, bóc bì văn bản đến: Văn thư VKSND tối cao phân loại bì thành cácloại: bóc tất cả những bì gửi cho VKSND tối cao, Văn phòng VKSND tối cao, còn lạivào phần mềm và vào sổ tất cả những bì gửi cho các đơn vị thuộc Viện, tên riêng

- Đóng dấu đến cho văn bản, ghi số, ngày tháng, năm của văn bản đến

- Đăng ký thông tin cần thiết Scan văn bản và đăng nhập vào hệ thống quản

lý văn bản của cơ quan

- Trình văn bản đến: việc chuyển giao văn bản đến đòi hỏi phải được tiến hànhnhanh chóng, chính xác và đúng đối tượng Đối với những văn bản có mức độ khẩn,hỏa tốc được chuyển giao đến người có trách nhiệm xử lý chậm nhất là 30 phút

- Sau đó căn cứ vào tính chất của văn bản và thẩm quyền xử lý văn bản trìnhlãnh đạo Văn phòng Viện để xin ý kiến xử lý

- Sau khi lãnh đạo Văn phòng Viện xử lý, văn thư của Viện nhận lại vănbản, nhập ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng Viện vào chương trình quản lý

hồ sơ công việc và gửi theo địa chỉ đã được lãnh đạo Văn phòng có ý kiến Đối vớivăn bản do lãnh đạo Viện xử lý, văn thư chuyển đến Phòng Tổng hợp hoặc BanThư ký để trình lãnh đạo Viện

- Sau khi có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Viện, Phòng Tổng hợp đăng ký dữliệu của mình và chuyển lại văn thư để gửi theo địa chỉ đã được lãnh đạo Bộ có ýkiến để cá nhân đơn vị đó xử lý.

Đối với các đơn thư khiếu nại, tố cáo ngoài gửi cho đơn vị giải quyết đơnthư KN, TC (Vụ 12) còn gửi đích danh Lãnh đạo Viện thì cũng được chuyển cho

Vụ 12 để phân loại và đề xuất giải quyết

Quán trình quản lý Văn bản Đi – Đến được thực hiện một cách chuyênnghiệp và trình tự, tuy nhiên đôi khi khối lượng công việc quá nhiều, các lĩnh vựcpháp luật mới nên phần mền Quản lý văn bản luôn được nâng cấp và Update nênđôi khi có tình trạng nghẽn mạng, quá tải

Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến (xem phụ lục VII)

2.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Viện kiểm sát nhân dân tối cao

- Chánh văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc VKSND tối cao, Trưởngphòng Lưu trữ - Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo tổ chức lập hồ sơ công việc vànộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của đơn vị

- Chánh văn phòng VKSND tối cao có trách nhiệm chỉ đạo tổ chức, hướng dẫnviệc lập danh mục hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Cán bộ, công chức trong khi xử lý công việc lập hồ sơ theo quy định; hồ sơphải phản ánh đúng quá trình giải quyết công việc Các văn bản trong hồ sơ đượcsắp xếp khoa học, hợp lý thể hiện mối liên hệ giữa các văn bản và tiến trình giảiquyết công việc và nộp hồ sơ vào tài liệu lưu trữ Cứ vào đầu năm hoặc bắt đầumột công việc, tất cả các chuyên viên phụ trách mảng công việc được giao phải mở

hồ sơ, việc mở hồ sơ phải được đựa trên yếu tố công việc và kết thúc hồ sơ là lúckết thúc công việc phụ trách được giao về vấn đề đó Việc lập hồ sơ giao nộp vàolưu trữ được các đơn vị lập và gửi về cán bộ phụ trách lưu trữ cơ quan Khi giaonộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan văn thư sẽ nộp toàn bộ văn bản, sổ đăng ký vănbản đi, đến của năm đó để lưu trữ cơ quan tiến hành chỉnh lý Nếu ai có nhu cầumượn tài liệu thì vẫn làm thủ tục giao nộp sau đó mới mượn được theo quy địnhcủa cơ quan và của Nhà nước

Việc lập hồ sơ công việc của các chuyên viên ở VKSND tối cao tuy đã đượctiến hành từ khá lâu và đã được cán bộ làm công tác Văn thư, Phòng Lưu trữ Vănphòng tổ chức tập huấn, hướng dẫn lập hồ sơ nhưng do một số cán bộ, chuyên viênchưa thực sự hiểu được tầm quan trọng của lập hồ sơ công việc, chưa đúng với

chuyên môn của chuyên viên nên việc lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự hoànchỉnh, chưa đúng với yêu cầu của cán bộ Văn thư đề ra Cộng thêm với việc cácđơn vị chưa xem trọng việc lập hồ sơ là cần thiết do đó công tác thu thập, sắp xếptài liệu đang còn tồn đọng, văn bản còn lộn xộn Hồ sơ sau 01 năm phải nộp vàolưu trữ cơ quan nhưng chưa biên mục đầy đủ Các đơn vị không thống kê các hồ sơvào Mục lục hồ sơ nộp lưu

Hàng năm đến kỳ hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, các đơn vị còn cóhiện tượng không có hồ sơ giao nộp hoặc giao nộp hồ sơ lộn xộn, tài liệu thô chưaqua lập hồ sơ, chưa biên mục cụ thể, vì thế gây khó khăn cho cán bộ làm công táclưu trữ tại cơ quan

* Đề xuất:

Cần tổ chức thường xuyên các lớp tập huấn nghiệp vụ Lưu trữ cho cácchuyên viên, các cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị trong cơ quanđồng thời nhấn mạnh sự cần thiết và quan trọng của việc lập hồ sơ trong công việc,

để cho các chuyên viên thấy được sự cần thiết và lợi ích của việc lập hồ sơ để tratìm tại liệu một cách tốt nhất và đúng yêu cầu công việc

2.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bảo gồm tất cảnhững vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tàiliệu, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng Tài liệu lưu trữ phục vụ công tácnghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của nhân dân, công tác lưu trữ lànhiệm vụ quan trọng liên quan tới các vấn chính trị kinh tế xã hội và an ninh quốcgia vì thế công tác lưu trữ đòi hỏi những khả năng và trách nhiệm của tất cả cáccán bộ không chỉ cán bộ làm công tác lưu trữ mà là tất cả cán bộ làm công việcliên quan đến văn bản, giấy tờ

Phòng Lưu trữ trực thuộc Văn phòng VKSND tối cao được đặt độc lập tạitầng 3 Tòa nhà B với biên chế 09 cán bộ gồm 01 Trưởng phòng và 02 Phó Trưởngphòng và các Kiểm tra viên, Chuyên viên và nhân viên (02 nhân viên Hợp đồng).Cán bộ làm công tác Lưu trữ đều tốt nghiệp chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trịvăn phòng, Văn thư lưu trữ, Thông tin thư viện của các trưởng Đại học Khoa học

xã hôi và nhân văn, Đại học Nội vụ, Học viện Hành chính quốc gia Trưởng, phóphòng và một số Lưu trữ viên khác đều đã học văn bằng 2 hoặc tại chức luật vànghiệp vụ kiểm sát để phục vụ tốt cho công việc của mình

- Diện tích kho: Kho lưu trữ của VKSND tối cao vào khoảng 200 m2, tuynhiên do cơ quan đang xây trụ sở mới ở Cầu Giấy nên diện tích và khối lượng tài

liệu sẽ biến động và thay đổi nhiều cả về phương tiện bảo quản cũng thay đổi đểphù hợp với môi trường mới góp phần nâng cao hiệu quả, khoa học hơn trong côngtác bảo quản và phục vụ tra tìm hồ sơ, tài liệu.

- Trang thiết bị bảo vệ, lưu trữ tài liệu lưu trữ gồm:

+ 02 máy hút ẩm;

+ 07 quạt thông gió;

+ 02 máy điều hòa nhiệt độ trung tâm;

+ 28 dãy giá sắt compac để tài liệu;

3.5.1 Văn bản quản lý công tác Lưu trữ ở VKSND tối cao được thực hiện và áp dụng theo hệ thống các văn bản sau:

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

- Nghị định số: 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy địnhchi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về

thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 Quy định vềviệc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụhướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

- Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụhướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp;

- Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụhướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch

Trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp các qui trình hoạt độngcủa cơ quan, là cánh tay đắc lực của các cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực hiện chínhsách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ

Trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảo thường nhật (chỉtiêu, định mức, qui trình,…)

Trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chức năng trongcác hoạt động hoặc dự án chuyên biệt v.v… với vai trò không thể thiếu đước tỏngcác cơ quan tổ chức cũng như công ty, doanh nghiệp với vai trò đặc biệt quantrọng của công tác văn phòng trong hoạt động của cơ quan, Lãnh đạo Viện đã quantâm chú trọng tới việc trang cấp, mua sắm các trang thiết bị phục vụ công tác văn

phòng Đảm bảo đầy đủ, đúng với thực tê, tiết kiệm, hiệu quả, chuyên nghiệp vàhiện đại Trang thiết bị văn phòng được mua sắm đầy đủ, đáp ứng được yêu cầucủa công việc như máy tính, máy in, máy photo, máy rọc giấy, máy hủy tài liệu,điện thoại,máy scan, máy fax, máy điều hòa, bàn, ghế

Với công việc đặc thù là đầu mối thông tin trong toàn cơ quan, việc trangcấp thiết bị, công cụ hỗ trợ cho công việc của Văn phòng VKSND tối cao là tươngđối đầy đủ, hiện đại Các trang thiết bị trong Văn phòng luôn được chú ý bảo trì,bảo dưỡng và được thay mới liên tục để đảm bảo các thiết bị, máy móc luôn luônđáp ứng yêu cầu cao trong công việc

3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện đại) Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu

Một số phòng làm việc thuộc Văn phòng VKND tối cao rất được quan tâm

và chú trọng, không gian đạt tiêu chuẩn cấu trúc 3 mặt của văn phòng hiện đại,cơ

sở vật chất, con người làm việc, nghiệp vụ văn phòng Văn phòng được bố trítương đối hợp lý bao gồm:

+ Các trang thiết bị trong Văn phòng được trang bị đầy đủ để phục vụ chocông việc của cán bộ, nhân viên

+ Bàn ghế bố trí gọn gàng, hai bên để khoảng trống thuận tiện cho việc đi lại + Khoảng cách giữa bàn làm việc và bàn tiếp khách không đặt gần nhau nênkhông ảnh hưởng tới giải quyết công việc của cán bộ, nhân viên trong phòng, đảmbảo thông tin quan trọng

+ Phòng có hệ thống tủ tài liệu riêng gọn gàng hợp lý thuận tiện cho việcbảo quản và tra tìm tài liệu

+ Bàn làm việc được trang bị đầy đủ các máy móc vật dụng như: Điện thoại,máy tính, máy fax, Scan, sao chụp tài liệu và các văn phòng phẩm (ghim, kẹp,kéo, giấy, keo dán, …)

+ Diện tích phòng làm việc 35m2 dành cho 6 chuyên viên, trưởng và phóphòng cùng các trang thiết bị.

+ Phòng làm việc không có phòng tiếp khách riêng, phòng tiếp khách nằmtrong văn phòng ảnh hưởng tới tiến độ và khả năng khai thác thông tin nội bộ,thông tin mật…

+ Lãnh đạo đơn vị như cấp phó đơn vị chưa có phòng riêng hoặc phòng làmviệc phải ngăn đôi để lãnh đạo ngồi riêng, như vậy công việc được thuận tiệnnhưng diện tích làm việc và bố trí trang thiết bị như tủ, giá đựng tài liệu bị hạn chế

- Phòng tuy đã có nhiều đổi mới về cách sắp xếp khoa học, nhưng các thiết

bị máy móc còn một số máy Scan máy in đã qua sử dụng nhiều nên đã xuống cấp,cần có sự quan tâm, nâng cấp hiện đại hóa hơn các trang thiết bị để đảm bảo đầy

đủ hoàn thiện hơn trong việc sử dụng và tối ưu hóa trong công việc đáp ứng đượcyêu cầu cao trong công việc

(Sơ đồ hoá phòng làm việc khoa học xem phụ lục VIII)

3.2.3 Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu

Văn phòng điện tử

Làm sao để xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử, cung cấp thông tin về văn bản phục vụ yêu cầu của lãnh đạo Viện, cán bộ các Vụ, phòng chuyên môn một cách hợp lý, thuận tiện, chính xác, đầy đủ, kịp thời và có thể làm việc bất kỳ đâu mọi lúc mọi nơi? Để đáp ứng các vấn đề này chúng ta cần phải xây dựng một hệ thống quản lý dạng văn phòng điện tử có tên gọi CDNQN_MOFFICE (gọi tắt CDNQN_MO).

Mô hình một văn phòng điện tử

* Ưu điểm chính của mô hình văn phòng này là:

a) Xây dựng hệ thống thông báo giúp lãnh đạo viện có thể gửi các thông báocho toàn bộ cán bộ, công chức trong Viện nhanh chóng, kịp thời Chủ động đưathông tin đến cho toàn bộ cán bộ, công chức giúp họ không phải định kỳ kiểm traxem có thông tin mới hay không, số hóa các văn bản đến và đi trong công tác quản

lý văn thư tránh công tác photo giấy tờ tốn kém, quản lý, truy tìm hồ sơ khó khăn,thiếu tính khoa học, hiện đại;

b) Giúp lãnh đạo Viện, cán bộ các vụ, phòng lên lịch làm việc, tự động nhắcnhở khi đến thời điểm diễn ra công việc đó thông qua máy tính hoặc điện thoại diđộng Đồng thời cũng qua hệ thống này,lãnh đạo viện, trưởng các vụ, phòng, cóthể giao việc cho cán bộ, công chức và tiếp nhận phản hồi từ các công việc đó;

c) Xây dựng hệ thống trao đổi thông tin giúp cán bộ, công chức trong cơquan có thể trao đổi thông tin trực tiếp với nhau qua hội thoại bằng âm thanh, hìnhảnh, text, gửi tài liệu, báo cáo công việc, gửi tin nhắn di động;

- Xây dựng hệ thống duyệt tin bài giúp lãnh đạo Viện có thể kiểm duyệt nộidung cũng như hình thức của bài viết trước khi lên website nội bộ, đưa ra công cộng;

- Xây dựng hệ thống quản lý, trình duyệt, xử lý và phát hành văn bản, hỗ trợ

khả năng thiết kế luồng công việc, phân quyền cho từng cán bộ, công chức;Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếpnhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin giúp cán bộ, công chứcgiải quyết công việc của trường một cách nhanh nhất, nâng cao chất lượng và hiệuquả của công tác quản lý của lãnh đạo Viện, các hoạt động tác nghiệp của cán bộcông chức;

- Xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử tập trung, khắc phục tình trạngtản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin, cung cấp thông tin về văn bản và hồ sơ côngviệc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nhanhchóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời;

- Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, tạo tác phonglàm việc hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử,tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc củalãnh đạo Viện, cán bộ, công chức góp phần thực hiện công tác cải cách hành chính;

- Tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanhchóng, đầy đủ, kịp thời góp phần rất tích cực trong việc phát triển văn hóa trường học.Mọi người sẽ giao tiếp với nhau, hiểu biết, gần gũi nhau hơn, lãnh đạo Viện có thểtruyền đạt được ý chí của mình cho các cán bộ, công chức một cách dễ dàng hơn;

- Cung cấp cho lãnh đạo Viện, cán bộ, công chức khả năng làm việc từ xa,xoá bỏ khoảng cách địa lý, chỉ cần kết nối Internet là có thể tham gia vào hệ thống

và làm việc như tại Viện cho dù đang đi công tác, đi học, đi nước ngoài;

Hệ thống có tính mở cao, tuân theo các chuẩn quốc tế để có thể tích hợp vớicác hệ thống khác như tích hợp chữ ký điện tử trong các văn bản quản lý nhà nước

- Các phân hệ chức năng chính của hệ thống này gồm: đối với công tác quản

lý công việc, quản lý các Vụ, phòng thì có chức năng Quản lý văn bản đến, đi phục

vu công tác văn thư, lưu trữ, Khai thác thông tin, Quản lý lịch làm việc Quản lý hồ

sơ công việc, theo dõi luồng công việc, Hội thoại hình ảnh, chatting, Quản lý cácthông báo chung của Viện, của các Vụ, Quản lý gửi nhận email, chia sẻ file,….;

* Nhược điểm chính của mô hình này là:

- Cần phải thông thạo máy tính;

- Nếu trong thời gian có áp dụng có sự cố như: mất điện, lỗi mạng, virut tấncông thì sẽ khiến công việc tê liệt;

- Sẽ tốn kém chi phí để cán bộ đi học chuyển giao công nghệ này

3.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mền đang được sử dụng trong công tác văn phòng của Viện kiểm sát nhân dân tối cao