Chương III: Giải pháp nâng cao hiệu quả kỹ năng giao tiếp trong tiếp dân tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao
Văn phòng là bộ phận quan trọng trong hoạt động quản lý của mọi cơ quan.
Thực tập tại VKSND tối cao, tôi nhận thấy Văn phòng Viện với chức năng tham mưu giúp Lãnh đạo Viện tổ chức và điều hành hoạt động chung của cơ quan đồng thời cung cấp thông tin cho công tác quản trị. Ngoài ra, Văn phòng Viện còn thực hiện nhiều nhiệm vụ như: thu thập, xử lý thông tin, phối hợp với các Phòng, đơn vị thuộc Viện chuẩn bị các văn bản, Đề án, quyết định quản lý theo sự phân công của Lãnh đạo Viện, biên tập và quản lý văn bản, tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại… Do thực hiện nhiều chức năng và nhiệm vụ nên Văn phòng VKSND tối cao đòi hỏi phải có sự tổ chức một cách khoa học để gắn kết cả về con người và hoạt động công việc thuộc Viện một cách thống nhất. Tuy nhiên, không thể tránh khỏi những sai sót nhất định.
Công tác hành chính văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan, hoạt động quản lý nói chung. Thực tập VKSND tối cao tuy không phải là thời gian dài nhưng tôi cũng đã được tiếp cận với thực tế công việc, công tác Văn phòng là nội dung công việc chủ đạo mà tôi được vận dụng trực tiếp trong thời gian thực tập tại cơ quan. Tôi xin có một số nhận xét, đánh giá chung về công tác hành chính văn phòng của VKSND tối cao, như sau:
1. Ưu điểm
1.1 Về công tác Văn phòng
Công tác văn phòng nhìn chung được thực hiện tốt, hoạt động theo đúng chức năng, nhiệm vụ, hoàn thành tốt chức năng tham mưu, tổng hợp và đảm bảo hậu cần cho cơ quan một cách có hiệu quả.
- Công tác hậu cần là một trong những công tác được chú trọng hàng đầu của Viện, bao gồm các công việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc và vệ sinh môi trường làm việc thuộc Viện … Công tác này luôn được Lãnh đạo Viện quan tâm sát sao, chỉ đạo thường xuyên để đảm bảo cho công việc của Viện được thuận lợi, hoạt động có hiệu quả.
- Văn phòng Viện thực hiện tốt công tác lập kế hoạch. Trong quá trình lập kế hoạch đã có sự phối hợp giữa các công chức, viên chức văn phòng và Lãnh đạo văn phũng, cú sự xem xột, theo dừi, kiểm tra của Lónh đạo Viện, giỳp cho việc xõy
dựng kế hoạch được chính xác, đảm bảo đúng đường lối, chủ trương của Nhà nước. Các chương trình công tác đều được Văn phòng Viện thông báo rộng rãi, giúp cho lãnh đạo và các đơn vị nắm bắt được thông tin nhanh chóng, chủ động điều chỉnh công việc.
- Trong chỉ đạo, điều hành công việc Văn phòng VKSND tối cao đã chủ động thường xuyên, xử lý kịp thời bằng nhiều hình thức và biện pháp nhằm thúc đẩy nhân viên làm việc tích cực, đạt hiệu quả cao nhất. Cùng với đó, Lãnh đạo Văn phòng đã chú ý đến công tác kiểm tra, kiểm soát công việc văn phòng để kịp thời phát hiện sai sót, đề suất các giải pháp điều chỉnh, bổ sung.
- Ứng dụng tin học văn phòng vào làm việc: Các phòng làm việc thuộc V đều được trang bị tương đối đầy đủ và đồng bộ hệ thống trang thiết bị phòng làm việc, như: máy tính, máy in, máy fax,… và ứng dụng các phần mềm tin học vào công việc. Tại VKSND tối cao đã và đang ứng dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản trong môi trường mạng (phần mềm quản lý văn bản đi, đến). Đưa hệ thống này vào áp dụng đã mang lại khá nhiều thuận lợi cho cơ quan. Việc quản lý văn bản, tài liệu trên mạng được quản lý chặt chẽ, tránh mất mát, tiết kiệm thời gian khi làm việc, dễ tra cứu, lại mang tính chất hiện đại. Hằng năm, VKSND tối cao đều tổ chức lớp tập huấn về việc ứng dụng tin học vào công tác văn phòng và cử các công chức, viên chức trẻ tuổi đi tập huấn nhằm trau dồi kiến thức, học hỏi kinh nghiệm áp dụng tin học vào công tác văn phòng.
- Văn phòng đã thực hiện tốt công tác tiếp nhận, xử lý thông tin và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, đúng theo quy định, nội quy của cơ quan, tạo điều kiện tốt nhất cho công tác chỉ đạo, điều hành và đưa ra các quyết định quản lý của Lãnh đạo.
- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính thông thường của Văn phòng đã thực hiện theo đúng quy định của VKSND tối cao và của Nhà nước. Các văn bản ban hành đã đảm bảo đầy đủ các yếu tố thể thức bắt buộc; kỹ thuật trình bày văn bản tương đối chính xác; soạn thảo và ban hành văn bản theo đúng thẩm quyền, trình tự qui định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Văn phòng VKSND tối cao đã áp dụng hệ thống tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đang đi vào thực hiện và mang lại nhiều hiệu quả cho công việc.
- Văn phòng VKSND tối cao đã có những nội quy làm việc, các quy trình nghiệp vụ ấn địn, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giải quyết công việc được nhanh chóng, hiệu quả tối ưu.
- Việc tổ chức bộ máy nhân sự trong văn phòng được sắp xếp, phân công nhiệm vụ cụ thể, rừ ràng, phự hợp với trỡnh độ và nhu cầu cụng việc. Chớnh vỡ thế, hầu hết các công việc luôn được giải quyết nhanh chóng, có sự phân công hợp lý,phù hợp với chuyên môn, năng lực của mình nên công việc được thống nhất, dễ giải quyết.
1.2 Công tác Văn thư
Văn phòng VKSND tối cao đã tổ chức chặt chẽ công tác văn thư từ tất cả các khâu nghiệp vụ như: soạn thảo văn bản, quản lý giải quyết văn bản đi - đến, quản lý và sử dụng con dấu, công tác lập hồ sơ trong công việc đều rất chặt chẽ, có quy củ.
Các khâu nghiệp vụ trong quy trình soạn thảo được thống nhất, được chuyên viên soạn thảo có kỹ năng, đảm bảo đúng quy trình thể hiện được tính chuyên nghiệp của cơ quan.
Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi đã thực hiện tốt. Cán bộ văn thư có nhiều năm kinh ngiệm và được đào tạo đúng chuyên ngành nên quá trình quản lý và giải quyết văn bản được nhanh chóng, chất lượng văn bản được đảm bảo.
Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến được thực hiện tốt, được giải quyết theo đúng thủ tục, trình tự tạo điều kiện để quá trình giải quyết công việc của Lãnh đạo được nhanh chóng và hiệu quả.
Các văn bản lưu, tập lưu được cán bộ văn thư thực hiện nghiêm túc và giao nộp vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn quy định. Việc lập hồ sơ của Viện được thực hiện đúng theo quy định chuẩn của Nhà nước.
1.3 Công tác Lưu trữ
Công tác Lưu trữ của VKSND tối cao thuộc trách nhiệm về Phòng Lưu trữ cơ quan, VKSND tối cao có các kho lưu trữ văn bản, tài liệu, được trang bị hiện đại nhằm đảm bảo an toàn cho việc lưu giữ tài liệu. Kho Lưu trữ được bố trí ở tầng 1, được bố trí cách xa với nguồn nước, có hệ thống giá đỡ và trang thiết bị chuyên dụng đồng bộ phục vụ công tác lưu trữ văn bản, tài liệu nên đảm bảo tốt để tránh tình trạng ẩm mốc, mất mát tài liệu, phục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu một cách thuận lợi và hiệu quả.
Việc giao nộp, thu thập, thống kê tài liệu từ các Phòng, đơn vị vào Lưu trữ luôn đảm bảo đúng tiến độ, nên công việc liên quan đến hồ sơ, tài liệu luôn được giải quyết nhanh chóng, triệt để.
Các công chức Lưu trữ đều là những người có năng lực và kỹ năng làm việc chuyên nghiệp. Kho Lưu trữ chứa toàn bộ tài liệu liên quan đến công tác của cơ
quan, nên với khối lượng rất lớn, có những tài liệu được thống kê bảo quản lâu dài và vĩnh viễn nên khi các chuyên viên Phòng thực hiện chỉnh lý những tài liệu đã từ rất lâu, độ độc hại cũng tăng đáng kể. Tuy nhiên, Lãnh đạo VKSND tối cao đã quan tâm tới chế độ đãi ngộ độc hại đối với cán bộ lưu trữ.
Công tác Lưu trữ VKSND tối cao đã thực hiện tốt và đảm bảo được độ an toàn, bảo mật của thông tin văn bản; nghiệp vụ Lưu trữ được thực hiện đúng theo các quy định hiện hành của Viện và Nhà nước về công tác lưu trữ.
1.4 Kỹ năng giao tiếp, tiếp dân
Phát huy tính dân chủ, tạo điều kiện thuận lợi cho công dân trình bày, kiến nghị những tâm tư, nguyện vọng để phát hiện kịp thời những sai sót, lệch lạc trong quá trình chỉ đạo, điêu fhanfh trong việc thực hiện nhiệm vụ kinh tế - xã hội và đảm bảo an ninh quốc phòng nhằm chấn chỉnh, bổ sung và hoàn thiện các chính sách, chủ trương, pháp luật; quản lý tốt mọi mặt của đời sống sã hội, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước không ngừng tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.
2. Nhược điểm
Bên cạnh những thành công đã đạt được, công tác hành chính văn phòng trong cơ quan vẫn còn tồn đọng những hạn chế nhất định và cần được khắc phục kịp thời.
- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản vẫn còn tồn tại những thiếu sót nhất định. Một số văn bản vẫn còn sai về thể thức, kỹ thuật trình bày. Ví dụ như: một số văn bản hành chính có Số, ký hiệu văn bản; Ghi ngày, tháng ban hành văn bản chưa đúng với thể thức quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính, ngày tháng ban hành văn bản không được ghi trực tiếp bằng bút mực mà đánh máy, in ngày, tháng vào văn bản như vậy là không đúng. Tuy nhiên, số lượng văn bản này rất ít và đã được khắc phục kịp thời.
- Một số máy móc trang thiết bị văn phòng do đã sử dụng quá lâu nên chất lượng đã xuống cấp như máy tính thỉnh thoảng bị treo, làm gián đoạn công việc, có những máy đã bị hỏng nhưng chưa được thay mới, máy Scan nhiều lúc không quét được... khiến cho việc sao lưu văn bản còn chậm, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
- Công tác quản lý văn bản đi, đến trong môi trường mạng nhiều lúc còn gặp khó khăn, do nghẽn mạng hoặc máy tính hỏng hóc nên việc đăng nhập, tra tìm tài liệu tốn thời gian, có những văn bản, tài liệu không được tìm thấy do bị lỗi mạng trong quá trình nhập vào hệ thống.
- Công tác kiểm tra chưa thực sự chặt chẽ, ý thức một số công chức còn chưa được cao, trong giờ làm việc còn chơi điện tử, ăn uống, tình trạng hút thuốc lá trong phòng làm việc.
- Khối lượng văn bản ở VKSND tối rất lớn nên vẫn còn số ít văn bản chất đống chưa được giải quyết kịp thời hoặc văn bản, tài liệu hết thời hạn bảo quản mà chưa được tiêu hủy.
- Kỹ năng giao tiếp, tiếp dân còn nhiều hạn chế do số lượng công dân đến khiếu nại, tố cáo nhiều, một số cán bộ chưa có nhiều kinh nghiệm quản lý, khả năng giao tiếp, phương pháp vận động, thuyết phục quần chúng.
II. Đề xuất giải pháp, kiến nghị