Chương III: Giải pháp nâng cao hiệu quả kỹ năng giao tiếp trong tiếp dân tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao
II. Đề xuất giải pháp, kiến nghị 1. Về mặt tổ chức
Văn phòng là bộ phận cần thiết và không thể thiếu trong bộ máy tổ chức của một cơ quan. Đó cũng là nơi tiếp nhận thông tin, xử lý thông tin, tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo và đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan. Tuy nhiên, cần xác định rừ văn phũng khụng chỉ là cỏi “hộp thư” hay “một cỏi mỏy giỳp việc” đơn thuần, hơn nữa tránh coi văn phòng như là “tổng tham mưu” để hoạt động công việc theo đúng quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi Phòng, đơn vị, cá nhân.
Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý trong nội bộ cơ quan để thực hiện những nhiệm vụ được giao.
2. Về mặt thể chế
Để văn phòng hoạt động tốt, VKSND tối cao cần phải xây dựng quy chế hoạt động của văn phòng và của từng bộ phận trong văn phòng. Đồng thời phải xác định rừ mối liờn hệ phối hợp giữa văn phũng với cỏc đơn vị chuyờn mụn và giữa các bộ phận trong văn phòng. Đây là vấn đề hết sức quan trọng. Tại VKSND tối cao, đơn vị nào có quy chế được xây dựng cụ thể, chi tiết và phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền được giao thì ở đó việc điều hành có nhiều thuận lợi. Tuy nhiên, nếu thiếu quy chế hoạt động thì việc tổ chức điều hành sẽ trở nên lúng túng, sai sót. Chính vì thế, VKSND tối cao cần phải thể chế hóa chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng và từng bộ phận trong Văn phòng nói chung và của các đơn vị thuộc VKSND tối cao nói riêng.
3. Về cán bộ và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ
- Thực hiện phân công công việc cho công chức, viên chức trong văn phòng phải đúng người, đúng việc, bố trí công việc cho từng cá nhân phải căn cứ vào
trình độ chuyên môn và năng lực kinh tế của công chức, viên chức.
- Đi đôi với việc bố trí đúng người, đúng việc, cần phải không ngừng đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ và năng lực đội ngũ nhân sự. Hằng năm, cử các công chức, viên chức văn phòng đi học thêm để tích lũy kiến thức mới, nâng cao hơn nữa trình độ chuyên môn, nghiệp vụ văn phòng. Trẻ hóa đội ngũ cán bộ văn phòng vì thế hệ trẻ hiện nay năng động hơn, phù hợp với quá trình đổi mới của xã hội.
- Thực hiện tốt các chế dộ, chính sách đối với cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ;
- Đẩy mạnh công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, trữ;
- Thực hiện tốt, đầy đủ và chính xác, kịp thời chế độ báo cáo, thống kê công tác văn thư, lưu trữ hiện tại theo thời gian chuẩn để có những điều chỉnh kịp thời.
4. Về tổ chức điều hành công việc
- Lãnh đạo VKSND tối cao cần tăng cường kiểm tra, giám sát công việc để nắm bắt được tiến độ và kết quả giả quyết công việc, đồng thời thông qua việc kiểm tra, phát hiện kịp thời chỗ không phù hợp trong kế hoạch để điều chỉnh bổ sung.
- Xây dựng các mô hình mẫu và các quy trình chuẩn cho quá trình điều hành hoạt động văn phòng.
5. Cải thiện điều kiện làm việc cho công chức, viên chức, người lao động tại VKSND tối cao
- Để đảm bảo cho công chức, viên chức, người lao động tại VKSND tối cao làm việc có hiệu quả, cần phải cải thiện điều kiện làm việc phù hợp với lao động của người công chức văn phòng.
VKSND tối cao cần bố trí nơi làm việc cùng điều kiện nghỉ ngơi, giải trí tốt để tránh ảnh hưởng tới tình trạng sức khỏe và tâm lý, hiệu suất lao động của công chức, viên chức, người lao động.
- Đảm bảo cho cán bộ có phương tiện làm việc đầy đủ, thích hợp và hiện đại.
Phương tiện làm việc tốt sẽ giúp cho công việc được tiến hành thuận lợi hơn, hơn nữa góp phần giữ gìn sức khỏe cho công chức, viên chức, người lao động, chống lại sự mệt mỏi trong công việc hằng ngày.
* Ý kiến đóng góp và kiến nghị với Nhà trường
Hiện nay, trong xu thế phát triển của đất nước, trong bộ máy văn phòng thì người quản lý và đội ngũ nhân viên văn phòng không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Trong những năm gần đây, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tích cực
đào tạo ngành học Quản trị văn phòng, được coi là một trong những ngành đạo tạo mũi nhọn của Nhà trường ta, nhằm mục đích đào tạo ra những cán bộ, nhân viên văn phòng chuyên nghiệp trong tương lai. Song, để đáp ứng được yêu cầu đặt ra của toàn xã hội nói chung, công tác văn phòng nói riêng, Nhà trường ta cần bổ sung vào chương trình học các môn học chuyên ngành nhiều tiết học hơn, tăng số đơn vị học trình của một số môn học như Tiếng anh, Tin học, Kỹ năng giao tiếp, để sinh viên có điều kiện thực hành nhiều hơn, tăng cường các hoạt động đi thực tế để sinh viên có điều kiện tiếp xúc với thực tiễn. Như vậy sinh viên không chỉ chắc trên phương diện lý thuyết mà giúp sinh viên có thêm các kỹ năng, tự tin, năng động hơn, tránh được bỡ ngỡ, tạo điều kiện tốt cho công việc mai sau.
Đồng thời, nhà trường ta cần trang bị các thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy được đầy đủ hơn;
Nâng cấp phần mềm quản lý văn bản trong môn ứng dụng CNTT trong Quản trị văn phòng, đồng thời thay thế những máy tính cũ, hỏng bằng các máy mới và đủ để sinh viên học tập và thực hành.
Kính mong Ban giám hiệu Nhà trường xem xét và cho ý kiến về một số đề xuất trên.