3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của Viện kiểm sát nhân dân tối cao
3.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện đại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu
Một số phòng làm việc thuộc Văn phòng VKND tối cao rất được quan tâm và chú trọng, không gian đạt tiêu chuẩn cấu trúc 3 mặt của văn phòng hiện đại,cơ sở vật chất, con người làm việc, nghiệp vụ văn phòng. Văn phòng được bố trí tương đối hợp lý bao gồm:
+ Các trang thiết bị trong Văn phòng được trang bị đầy đủ để phục vụ cho công việc của cán bộ, nhân viên.
+ Bàn ghế bố trí gọn gàng, hai bên để khoảng trống thuận tiện cho việc đi lại.
+ Khoảng cách giữa bàn làm việc và bàn tiếp khách không đặt gần nhau nên không ảnh hưởng tới giải quyết công việc của cán bộ, nhân viên trong phòng, đảm bảo thông tin quan trọng.
+ Phòng có hệ thống tủ tài liệu riêng gọn gàng hợp lý thuận tiện cho việc bảo quản và tra tìm tài liệu.
+ Bàn làm việc được trang bị đầy đủ các máy móc vật dụng như: Điện thoại, máy tính, máy fax, Scan, sao chụp tài liệu và các văn phòng phẩm (ghim, kẹp, kéo, giấy, keo dán, …)
3.2.1 Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm đã nêu trên thì Văn phòng này cũng có những mặt hạn chế như:
+ Phòng làm việc không ổn định có sự luân chuyển điều động nhân sự giữa các phòng gây nên nhiều khó khăn trong việc sắp xếp cán bộ cũng như giải quyết công việc.
+ Diện tích phòng làm việc 35m2 dành cho 6 chuyên viên, trưởng và phó phòng cùng các trang thiết bị.
+ Phòng làm việc không có phòng tiếp khách riêng, phòng tiếp khách nằm trong văn phòng ảnh hưởng tới tiến độ và khả năng khai thác thông tin nội bộ, thông tin mật….
+ Lãnh đạo đơn vị như cấp phó đơn vị chưa có phòng riêng hoặc phòng làm việc phải ngăn đôi để lãnh đạo ngồi riêng, như vậy công việc được thuận tiện nhưng diện tích làm việc và bố trí trang thiết bị như tủ, giá đựng tài liệu bị hạn chế.
3.2.2 Biện pháp khắc phục:
- Để phòng làm việc của được hoàn thiện hơn, đem lại hiệu quả công việc tốt Văn phòng cần trang bị đầy đủ các trang bị văn phòng và bố trí một cách hợp lý và khoa học. Phòng làm việc cần khoảng không gian rộng hơn và có phòng tiếp khách riêng, để người đến kiên hệ công việc có thời gian và không gian chuẩn bị và chờ đợi.
- Phòng tuy đã có nhiều đổi mới về cách sắp xếp khoa học, nhưng các thiết bị máy móc còn một số máy Scan máy in đã qua sử dụng nhiều nên đã xuống cấp, cần có sự quan tâm, nâng cấp hiện đại hóa hơn các trang thiết bị để đảm bảo đầy đủ hoàn thiện hơn trong việc sử dụng và tối ưu hóa trong công việc đáp ứng được yêu cầu cao trong công việc.
(Sơ đồ hoá phòng làm việc khoa học xem phụ lục VIII) 3.2.3 Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu
Văn phòng điện tử
Làm sao để xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử, cung cấp thông tin về văn bản phục vụ yêu cầu của lãnh đạo Viện, cán bộ các Vụ, phòng chuyên môn một cách hợp lý, thuận tiện, chính xác, đầy đủ, kịp thời và có thể làm việc bất kỳ đâu mọi lúc mọi nơi? Để đáp ứng các vấn đề này chúng ta cần phải xây dựng một hệ thống quản lý dạng văn phòng điện tử có tên gọi CDNQN_MOFFICE (gọi tắt CDNQN_MO).
Mô hình một văn phòng điện tử
* Ưu điểm chính của mô hình văn phòng này là:
a) Xây dựng hệ thống thông báo giúp lãnh đạo viện có thể gửi các thông báo cho toàn bộ cán bộ, công chức trong Viện nhanh chóng, kịp thời. Chủ động đưa thông tin đến cho toàn bộ cán bộ, công chức giúp họ không phải định kỳ kiểm tra xem có thông tin mới hay không, số hóa các văn bản đến và đi trong công tác quản lý văn thư tránh công tác photo giấy tờ tốn kém, quản lý, truy tìm hồ sơ khó khăn, thiếu tính khoa học, hiện đại;
b) Giúp lãnh đạo Viện, cán bộ các vụ, phòng lên lịch làm việc, tự động nhắc nhở khi đến thời điểm diễn ra công việc đó thông qua máy tính hoặc điện thoại di động. Đồng thời cũng qua hệ thống này,lãnh đạo viện, trưởng các vụ, phòng, có thể giao việc cho cán bộ, công chức và tiếp nhận phản hồi từ các công việc đó;
c) Xây dựng hệ thống trao đổi thông tin giúp cán bộ, công chức trong cơ quan có thể trao đổi thông tin trực tiếp với nhau qua hội thoại bằng âm thanh, hình ảnh, text, gửi tài liệu, báo cáo công việc, gửi tin nhắn di động;
- Xây dựng hệ thống duyệt tin bài giúp lãnh đạo Viện có thể kiểm duyệt nội dung cũng như hình thức của bài viết trước khi lên website nội bộ, đưa ra công cộng;
- Xây dựng hệ thống quản lý, trình duyệt, xử lý và phát hành văn bản, hỗ trợ
khả năng thiết kế luồng công việc, phân quyền cho từng cán bộ, công chức;
Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin giúp cán bộ, công chức giải quyết công việc của trường một cách nhanh nhất, nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý của lãnh đạo Viện, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ công chức;
- Xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin, cung cấp thông tin về văn bản và hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời;
- Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, tạo tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo Viện, cán bộ, công chức góp phần thực hiện công tác cải cách hành chính;
- Tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời góp phần rất tích cực trong việc phát triển văn hóa trường học.
Mọi người sẽ giao tiếp với nhau, hiểu biết, gần gũi nhau hơn, lãnh đạo Viện có thể truyền đạt được ý chí của mình cho các cán bộ, công chức một cách dễ dàng hơn;
- Cung cấp cho lãnh đạo Viện, cán bộ, công chức khả năng làm việc từ xa, xoá bỏ khoảng cách địa lý, chỉ cần kết nối Internet là có thể tham gia vào hệ thống và làm việc như tại Viện cho dù đang đi công tác, đi học, đi nước ngoài;
Hệ thống có tính mở cao, tuân theo các chuẩn quốc tế để có thể tích hợp với các hệ thống khác như tích hợp chữ ký điện tử trong các văn bản quản lý nhà nước.
- Các phân hệ chức năng chính của hệ thống này gồm: đối với công tác quản lý công việc, quản lý các Vụ, phòng thì có chức năng Quản lý văn bản đến, đi phục vu công tác văn thư, lưu trữ, Khai thác thông tin, Quản lý lịch làm việc. Quản lý hồ sơ cụng việc, theo dừi luồng cụng việc, Hội thoại hỡnh ảnh, chatting, Quản lý cỏc thông báo chung của Viện, của các Vụ, Quản lý gửi nhận email, chia sẻ file,….;
* Nhược điểm chính của mô hình này là:
- Cần phải thông thạo máy tính;
- Nếu trong thời gian có áp dụng có sự cố như: mất điện, lỗi mạng, virut tấn công thì sẽ khiến công việc tê liệt;
- Sẽ tốn kém chi phí để cán bộ đi học chuyển giao công nghệ này.
3.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mền đang được sử dụng trong công tác văn phòng của Viện kiểm sát nhân dân tối cao
3.3.1. Các phần mềm đang được sử dụng
- Phần mềm Hệ thống quản lý Công văn đi/đến (Văn thư);
- Phần mềm Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ;
- Phần mềm quản lý nhân sự (Vụ 15);
- Phần mềm Quản lý đơn thư khiếu nại tố cáo (Vụ 12);
- Phần mềm quản lý tài sản (Phòng Tài vụ) - Phần mềm kế toán Misa (Phòng Tài vụ).
-……
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng là một trong những đề án chiến lược và định hướng cụ thể củ VSKND tối cao trong những năm qua.
Từ năm 2005, VKSND tối cao đã triển khai ứng dụng các phần mền về cơ sở dữ liệu, ứng dụng phần mền quản lý văn bản cho bộ phận Văn thư và một số đơn vị trực thuộc đã triển khai có hiệu quả Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trên môi trường mạng, qua quá trình sử dụng cho thấy các phần mềm trên cơ bản đáp ứng được các yêu cầu trong công việc quản lý dữ liệu, góp phần mang lại hiệu quả cao trong quá trình giải quyết công việc, tra cứu dữ liệu một cách nhanh chóng, chính xác. Việc ứng dụng Công nghệ thông tin là một quá trình dài để thích ứng, cập nhật và phát triển, cho tới nay hầu hết các Cục, Vụ viện và các đơn vị sự nghiệp của VKSND tối cao đã triển khai sử dụng Hệ thống phần mền quản lý văn bản và ứng dụng Công nghệ thông tin vào trong công tác văn phòng và các công tác nghiệp vụ chuyên môn. Góp phần tiết kiệm thời gian cũng như nhân lực trong công tác văn thư lưu trữ nói riêng và công tác văn phòng nói chung, việc ứng dụng Công nhệ thông tin giúp các đợn vị nắm bắt thông tin, khai thác các kênh thông tin nhanh chóng, chính xác. Sử dụng các phần mền quản lý giúp cho Lãnh đạo cán bộ, công chức ở VKSND tối cao giảm thiểu tối đa được thời gian đi lại, các thông tin được đăng tải trên trang chủ Ngành như Văn bản điều hành, các công văn nghiệp vụ, mẫu văn bản hướng dẫn, các văn bản góp ý, vv…
Nhìn chung lợi ích mà Ứng dụng Khoa học, công nghệ thông tin trên các phần mền quản lý ở VKSND tối mang lại rất lớn, hiệu quả cao, giúp cho thông tin đến với các bộ công chức, viên chức, Lãnh đạo Viện kịp thời. Chính điều đó đã mang lại nhiều hiệu quả tích cực trong các hoạt động chuyên môn thuận tiện cho Lãnh đạo Viện cũng như các đơn vị trong việc quản lý và điều hành công việc, hướng tới mô hình làm việc khoa học, chuyên nghiệp và hiện đại.
Phần II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP A. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài
Thực hiện đường lối đổi mới của Đảng và Nhà nước, nền kinh tế nước ta có những chuyển biến tích cực trên tất cả các lĩnh vực: chính trị, kinh tế, văn hoá, an ninh, quốc phòng, y tế, giáo dục. Đặc biệt là đời sống vật chất tinh thần của nhân dân ngày càng được nâng cao; quyền dân chủ của nhân dân; trong đó có quyền khiếu nại, tố cáo ngày càng được phát huy. Việc tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân là một trong những nhiệm vụ quan trọng của cơ quan hành chính Nhà nước. Công tác tiếp công dân là thể hiện quan điểm “lấy dân làm gốc”, thực sự tôn trọng nhân dân, phát huy quyền làm chủ của nhân dân và kỹ năng giao tiếp trong tiếp dân là một trong những chìa khóa làm nên sự thành công của công tác tiếp dân! Là công cụ hữu hiệu trong việc thực thi công vụ của cán bộ tiếp dân, là “nghệ thuật” trong văn hóa ứng xử của người cán bộ thực thi nhiệm vụ bảo vệ chính sách, pháp luật của Nhà nước.
Đây chính là mối quan hệ thiết thực để củng cố lòng tin của nhân dân với Đảng và Nhà nước. Thông qua việc tiếp công dân, cơ quan Nhà nước sẽ thu thập được những thông tin cần thiết hiểu được tâm tư nguyện vọng của công dân. Hiến pháp năm 1992 khẳng định khiếu nại, tố cáo là một trong các quyền cơ bản của công dân, quyền này được sử dụng không hạn chế ở bất cứ lĩnh vực nào. Luật Khiếu nại, tố cáo đã cụ thể hoá quyền khiếu nại, tố cáo của công dân thành những chế định thực thi trên thực tế. Khiếu nại, tố cáo là những hiện tượng được nảy sinh và tồn tại cùng với sự xuất hiện của Nhà nước. Trong hoạt động thực tiễn, mối quan hệ giữa công dân với nhà nước, tổ chức xã hội; giữa công dân với công dân;
khi phát hiện có quyết định hành chính, hành vi hành chính trái pháp luật gây thiệt hại hoặc đe dọa gây thiệt hại đến lợi ích của Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp của tập thể, cá nhân, thì công dân có quyền khiếu nại hoặc tố cáo với cơ quan Nhà nước, với người có thẩm quyền để được xem xét, giải quyết.Thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo của mình, công dân có thể gửi đơn thư khiếu nại, tố cáo đến cơ quan Nhà nước, người có thẩm quyền hoặc trực tiếp đến nơi tếp công dân của cơ quan Nhà nước để khiếu nại, tố cáo và yêu cầu giải quyết.
Qua quá trình làm việc hơn 03 năm và đặc biệt là thời gian thực tập tại VKSND tối cao, được tiếp xúc với cán bộ làm công tác tiếp dân, tôi thấy rằng đây
là một nội dung rất quan trọng để nâng cao hiệu quả của công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo; đồng thời nó cũng là một nội dung rất rộng, người tiếp công dân luôn luôn nâng cao trình độ năng lực, phải theo kịp và đáp ứng với tình hình phát triển của đất nước. Chính vì vậy, tôi chọn chuyên đề: “Một số vấn đề về kỹ năng giao tiếp, tiếp dân - Đề xuất giải pháp để nâng cao kỹ năng giao tiếp trong tiếp dân tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao’’ làm chuyên đề nghiên cứu của mình.