MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 TRANG THÔNG TIN SINH VIÊN VÀ CƠ QUAN THỰC TẬP 3 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 4 Phần I.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 7 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Công nghệ sinh học. 7 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Công nghệ sinh học 7 2. Cơ cấu tổ chức của Viện Công nghệ sinh học. 8 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Viện Công nghệ sinh học. 9 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Viện Công nghệ sinh học. 9 2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Viện Công nghệ sinh học. 9 3. Bản mô tả công việc của Trưởng phòng Quản lý tổng hợp 10 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Viện Công nghệ sinh học. 12 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng. 12 1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. 12 1.2. Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Viện công nghệ sinh học 15 1.3. Công tác tổ chức hội nghị (hội thảo, cuộc họp) của Viện Công nghệ sinh học 16 1.4. Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo của Viện Công nghệ sinh học 16 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của Viện Công nghệ sinh học. 16 2. Khảo sát về công tác văn thư 17 2.1. Mô hình tổ chức văn thư 17 2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Viện Công nghệ sinh học 20 2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 20 2.2.2 Quản lý giải quyết văn bản 22 2.2.3. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 30 2.2.4. Công tác lập và giao nộp hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 31 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 31 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 33 1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 33 2. “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” 36 3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” 56 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 60 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. 65 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy của phòng Quản lý Tổng hợp 65 Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 67 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Viện Công nghệ sinh học. 67 1. Nhận xét, đánh giá: 67 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục những nhược điểm. 68 PHẦN KẾT LUẬN 71 PHẦN IV: PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN IV: PHỤ LỤC .2 LỜI NÓI ĐẦU TRANG THÔNG TIN SINH VIÊN VÀ CƠ QUAN THỰC TẬP GIỚI THIỆU CHUNG VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC Phần I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Công nghệ sinh học Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Viện Công nghệ sinh học .7 Cơ cấu tổ chức Viện Công nghệ sinh học II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phịng Viện Cơng nghệ sinh học Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phịng Viện Cơng nghệ sinh học .9 Cơ cấu tổ chức văn phịng Viện Cơng nghệ sinh học Bản mô tả công việc Trưởng phòng Quản lý tổng hợp .10 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng Viện Cơng nghệ sinh học 12 Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 12 1.1 Vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan 12 1.2 Quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ Viện cơng nghệ sinh học 15 1.3 Công tác tổ chức hội nghị (hội thảo, họp) Viện Công nghệ sinh học .16 1.4 Quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Viện Công nghệ sinh học 16 1.5 Đánh giá cơng tác tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hóa cơng sở Viện Cơng nghệ sinh học 16 Khảo sát công tác văn thư 17 2.1 Mơ hình tổ chức văn thư .17 2.2 Trách nhiệm lãnh đạo văn phịng việc đạo thực cơng tác văn thư Viện Công nghệ sinh học .20 2.2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 20 Sinh viên: Lam Hải Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.2 Quản lý giải văn 22 2.2.3 Công tác quản lý sử dụng dấu 30 2.2.4 Công tác lập giao nộp hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 31 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 31 Phần II 33 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN .33 Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm 33 “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” 36 Soạn thảo “Quy chế văn hóa cơng sở” 56 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị quan 60 Xây dựng mơ hình văn phịng đại cho quan .65 Đánh giá cấu tổ chức, máy phòng Quản lý Tổng hợp 65 Phần III .67 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 67 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác hành văn phịng Viện Công nghệ sinh học .67 Nhận xét, đánh giá: 67 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm 68 PHẦN KẾT LUẬN 71 PHẦN IV: PHỤ LỤC PHẦN IV: PHỤ LỤC Sinh viên: Lam Hải Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong thời kỳ đẩy mạnh Cơng nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, địi hỏi phải có hành đủ mạnh, giải nhanh gọn, đảm bảo tính xác, hiệu cơng việc nhiều mặt đời sống kinh tế, xã hội Khi công ty, doanh nghiệp lớn nhỏ xây dựng lên hoạt động điều hành quản lý trở nên quan trọng Và từ xuất Văn Phịng Văn Phịng phận khơng thể thiếu quan, tổ chức, doanh nghiệp Văn phịng góp phần quan trọng việc không ngừng cải tiến, phát huy hiệu chất lượng quản lý, điều hành công việc quan, tổ chức, doanh nghiệp Người làm lĩnh vực Quản trị văn phòng phải người có trình độ kĩ thuật nghiệp vụ chuyên môn cao Để phục vụ nguồn nhân lực trình hội nhập đất nước, trường Đại học Nội vụ Hà Nội rong trường đào tạo Nghiệp vụ Văn Phịng có uy tín nước Với phương châm “Học đôi với hành”, không dừng lại việc giảng dạy Nhà trường tổ chức tập cho sinh viên nhằm giúp cho sinh viên vận dụng kiến thức lý thuyết học trường đưa áp dụng thực tiễn vào quan; tiền đề để sinh viên tự tin giao tiếp có kinh nghiệm thực tế để đưa vào học mình; rèn luyện kỹ thực hành, nâng cao tay nghề để sau trường hồn thành tốt công việc giao Thực tập môn học thực tiễn mà bắt buộc sinh viên phải tham gia Qua trình thực tập này, em khơng tiếp thu thêm kiến thức mà cịn chủ động áp dụng kiến thức kỹ học vào môi trường làm việc thực tế quan, doanh nghiệp; đồng thời tạo quan hệ mới, biết cách làm việc ứng xử tập thể đa dạng, đó, yếu tố “quan hệ người với người” luôn trân trọng Thơng qua đó, em rút nhiều kinh nghiệm để chủ động việc, vượt qua nỗi sợ hãi khơng đáng có có nhìn rõ điểm mạnh điểm yếu mình, từ hồn thiện thân để làm tốt cơng việc làm tương lai Sinh viên: Lam Hải Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Dưới báo cáo tổng kết trình thực tập em Văn Phịng Viện Cơng nghệ sinh học từ ngày 09/03/2015 đến ngày 29/04/2015 Bản báo cáo nêu lên kết thực tập lực thân em, em chưa làm em ghi lại đánh giá khách quan Qua đây, em xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thầy Khoa Quản trị Văn Phịng tạo điều kiện cho em đem kiến thức học vào thực tế Xin cảm ơn Ban lãnh đạo Viện Cơng nghệ sinh học cán Văn Phịng giúp em nhiều thời gian thực tập Viện Để làm báo cáo em cố gắng chuẩn bị kỹ không tránh thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp thầy để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2015 Sinh viên Lam Hải Anh Sinh viên: Lam Hải Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TRANG THÔNG TIN SINH VIÊN VÀ CƠ QUAN THỰC TẬP I Giới thiệu thân Họ tên sinh viên: Lam Hải Anh Ngày sinh: 21/12/1994 Quê quán: Hạ Long - Quảng Ninh Số CMND: 101107011 II Thông tin khác Mã số sinh viên: Lớp: QTVP K7A Khoá học: 2012 - 2015 III Thông tin quan thực tập Tên quan thực tập: Viện Công nghệ sinh học Địa chỉ: Số 18, đường Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội Số điện thoại: 0438362599 - Fax: 04 38363144 Email: admin@ibt.ac.vn Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2015 Sinh viên Lam Hải Anh Sinh viên: Lam Hải Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội GIỚI THIỆU CHUNG VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC Viện Công nghệ sinh học (Institute of Biotechnology, IBT), trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam (Vietnam Academy of Science and Technology, VAST), viện nghiên cứu đầu ngành công nghệ sinh học Việt Nam Viện có đội ngũ đông đảo nhà khoa học đào tạo chuyên sâu nước lĩnh vực khác công nghệ sinh học đại Nhiệm vụ Viện nghiên cứu vấn đề khoa học công nghệ thuộc lĩnh vực: công nghệ gen, công nghệ tế bào động vật, công nghệ tế bào thực vật, công nghệ vi sinh, công nghệ protein enzyme, công nghệ sinh học môi trường, công nghệ sinh học biển, công nghệ vật liệu sinh học, công nghệ sinh học nano, công nghệ sinh – y học, tin sinh học lĩnh vực khác có liên quan Viện đơn vị triển khai, ứng dụng chuyển giao kết nghiên cứu khoa học công nghệ mới; tổ chức sản xuất, kinh doanh, tư vấn, dịch vụ công nghệ sinh học lĩnh vực liên quan vào thực tiễn sản xuất đời sống, góp phần xây dựng phát triển ngành công nghiệp sinh học Viện sở đào tạo nhân lực khoa học cơng nghệ có trình độ cao, tổ chức đào tạo sau đại học tham gia đào tạo đại học sinh học công nghệ sinh học Viện cung cấp thông tin, tư vấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán lĩnh vực sinh học công nghệ sinh học Viện tiến hành nhiệm vụ hợp tác quốc tế sinh học công nghệ sinh học lĩnh vực liên quan: trao đổi cán bộ; cử cán đào tạo ngắn hạn dài hạn (thực tập sinh, thạc sỹ, tiến sỹ sau tiến sỹ); tham gia chương trình/dự án hợp tác khoa học công nghệ với nước; tham gia tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế Sinh viên: Lam Hải Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC Ban lãnh đạo Viện qua thời kỳ sau: Nhiệm kỳ 1993 – 1998: Viện trưởng: Lê Thị Muội, PGS.TS Phó Viện trưởng: Lê Trần Bình, PGS.TS Nhiệm kỳ 1998 – 2003: Viện trưởng: Lê Trần Bình, PGS.TS Phó Viện trưởng: Nguyễn Thị Ngọc Dao, PGS.TS Phó Viện trưởng: Trương Nam Hải, TS Nhiệm kỳ 2003 – 2008: Viện trưởng: Lê Trần Bình, GS TS Phó Viện trưởng: Phan Văn Chi, PGS.TS Phó Viện trưởng: Trương Nam Hải, PGS.TS Phó Viện trưởng: Nơng Văn Hải, PGS.TS Phó Viện trưởng: Trần Đình Mấn, TS Nhiệm kỳ 2008 – 2013: Viện trưởng: Trương Nam Hải, GS.TS (2008-4/2014) Phó Viện trưởng: Nơng Văn Hải, PGS.TS (20088/2012) Phó Viện trưởng: Trần Đình Mấn, PGS.TS (20082012) Phó Viện trưởng: Quyền Đình Thi, PGS.TS Phó Viện trưởng: Chu Hồng Hà, PGS.TS (Nhiệm kỳ 2012-2017)\ Từ ngày 01/5/2014: Viện trưởng: PGS.TS Chu Hồng Hà Lịch sử thành lập Viện Cơng nghệ sinh học chia làm giai đoạn sau: PHÒNG SINH VẬT, VIỆN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỰ NHIÊN, ỦY BAN KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT NHÀ NƯỚC (1967-1975) Phòng Sinh vật trực thuộc Viện Nghiên cứu Khoa học Tự nhiên, Ủy ban Khoa học Kỹ thuật Nhà nước, thành lập năm 1967, GS.TSKH ĐẶNG THU làm Trưởng phòng Sinh viên: Lam Hải Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Năm 1975, Viện Khoa học Việt Nam thức thành lập, Phịng Sinh vật phát triển thành phòng trực thuộc Viện Khoa học Việt Nam, bao gồm hướng sinh học đại cương sinh học thực nghiệm (Phòng Động vật học, Phòng Thực vật học, Phịng Sinh lý - Hóa sinh người động vật, Phịng Sinh lý-Hóa sinh thực vật, Phịng Vi sinh vật) VIỆN SINH VẬT HỌC VÀ CÁC TRUNG TÂM HÌNH THÀNH TỪ VIỆN SINH VẬT HỌC, VIỆN KHOA HỌC VIỆT NAM (1975-1993) Tháng năm 1975, Viện Sinh vật học thuộc Viện Khoa học Việt Nam thành lập sở hợp phòng nghiên cứu sinh vật học nói GS.TSKH NGUYỄN HỮU THƯỚC GS.TSKH ĐẶNG HUY HUỲNH cử làm Lãnh đạo với cương vị Viện phó Năm 1983, GS.TSKH LÊ XUÂN TÚ bổ nhiệm làm Viện trưởng Năm 1983, phòng nghiên cứu theo hướng sinh học đại cương phát triển hình thành, Trung tâm Sinh thái Tài nguyên sinh vật thuộc Viện Khoa học Việt Nam GS.TSKH ĐẶNG NGỌC THANH làm Giám đốc GS.TSKH ĐẶNG HUY HUỲNH làm Phó Giám đốc Năm 1982, Trung tâm Sinh lý- Hoá sinh người động vật thuộc Viện Khoa học Việt Nam thành lập, Giám đốc GS.TSKH NGUYỄN TÀI LƯƠNG Năm 1989, thành lập Trung tâm Nghiên cứu vi sinh vật, Viện Khoa học Việt Nam, Giám đốc PGS.TS LÝ KIM BẢNG Năm 1990, thành lập Trung tâm Hoá sinh ứng dụng, Viện Khoa học Việt Nam, Giám đốc GS.TSKH ĐÁI DUY BAN VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC Thực Nghị định 24/CP Chính phủ việc thành lập Trung tâm Khoa học Tự nhiên Công nghệ Quốc gia, ngày 19/06/1993, Viện Công nghệ sinh học thuộc Trung tâm Khoa học Tự nhiên Công nghệ Quốc gia thành lập, sở hợp Viện Sinh vật học, Trung tâm Sinh lý- Hóa sinh người động vật, Trung tâm Hóa sinh ứng dụng Trung tâm Nghiên cứu vi sinh vật Sinh viên: Lam Hải Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA VIỆN CƠNG NGHỆ SINH HỌC I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Công nghệ sinh học Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Viện Công nghệ sinh học - Chức năng: Nghiên cứu phát triển công nghệ, dịch vụ khoa học công nghệ, đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao lĩnh vực công nghệ sinh học theo quy định pháp luật Tham gia xây dựng sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển ngành công nghệ sinh học - Nhiệm vụ: a Nghiên cứu phát triển công nghệ thuộc lĩnh vực: + Công nghệ OMICS; + Công nghệ gen; + Công nghệ protein enzym; + Công nghệ tế bào (động vật, thực vật); + Công nghệ vi sinh; + Công nghệ sinh - y học; + Công nghệ sinh học nano; + Công nghệ sinh học môi trường; + Công nghệ sinh học biển; + Công nghệ vật liệu sinh học; + Tin - Sinh học b Nghiên cứu điều tra thuộc lĩnh vực sinh học lĩnh vực khoa học khác có liên quan; c Triển khai, ứng dụng chuyển giao kết nghiên cứu khoa học công nghệ thuộc lĩnh vực khoa học khác có liên quan; d Đào tạo nguồn nhân lực khoa học cơng nghệ có trình độ cao lĩnh vực công nghệ sinh học lĩnhvực khoa học khác có liên quan; Sinh viên: Lam Hải Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội e Dich vụ khoa học, công nghệ lĩnh vực công nghệ sinh học lĩnh vực khoa học khác có liên quan; g Hợp tác quốc tế lĩnh vực công nghệ sinh học lĩnh vực khoa học khác có liên quan;và lĩnh vực khoa học khác có liên quan; h Quản lý tổ chức, máy; quản lý sử dụng cán bộ, công chức, viên chức đơn vị theo quy định Nhà nước Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam; i Quản lý tài chính, tài sản đơn vị theo quy định Nhà nước; k Thực nhiệm vụ khác Chủ tịch Viện giao (Theo Quyết định số 208/QĐ-VHL ngày 25 tháng 02 năm 2013 Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam việc Ban hành Quy chế Tổ chức hoạt động Viện Công nghệ sinh học) Cơ cấu tổ chức Viện Công nghệ sinh học - Ban lãnh đạo Viện - Hội đồng Khoa học - Phòng quản lý Tổng hợp - Phịng Thí nghiệm trọng điểm cơng nghệ gen - Các phịng Thí nghiệm: Phịng Cơng nghệ tế bào thực vật; Phòng Các chất chức sinh học; Phịng Cơng nghệ ADN ứng dụng; Phịng Cơng nghệ gen động vật; Phịng Cơng nghệ lên men; Phịng Cơng nghệ phơi; Phịng Cơng nghệ sinh học enzyme; Phịng Cơng nghệ sinh học mơi trường; Phịng Cơng nghệ sinh học tái tạo mơi trường; Phịng Cơng nghệ tảo; Phịng Cơng nghệ tế bào động vật; Phịng Cơng nghệ vật liệu sinh học; Phòng Di truyền tế bào thực vật; Phòng Di truyền vi sinh vật; Phịng Hố sinh protein; Phịng Kỹ thuật di truyền; Phịng Miễn dịch học; Phịng Sinh hố thực vật; Phòng Sinh học tế bào sinh sản; Phòng vi sinh vật dầu mỏ; Phòng Vi sinh vật đất; Phòng Vi sinh vật phân tử - Các đơn vị nghiên cứu triển khai: Trại thực nghiệm sinh học (Cổ Nhuế, Từ Liêm, Hà Nội); Trạm thực nghiệm sinh học (Tam Đảo, Vĩnh Phúc) (Phụ lục 1: Sơ đồ tổ chức máy Viện Công nghệ sinh học) Sinh viên: Lam Hải Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Giữ giải lao báo cáo cho đại biểu đọc tham luận; - Ghi biên hội nghị Sau tổ chức hội nghị cán văn phòng phải giải thủ tục giấy tờ liên quan đến hội nghị, lưu biên hội nghị giúp thủ trưởng thông báo triển khai kết luận hội nghị, tổ chức rút kinh nghiệm sau hội nghị, soạn thảo công văn thư cảm ơn đại biểu quan trọng đến tham dự hội nghị Chương trình nghị xây dựng thành mẫu: Mẫu dành cho Ban tổ chức (chương trình nghị nội bộ) mẫu chương trình nghị cơng khai để giúp cho đại biểu đến dự biết Sinh viên: Lam Hải Anh 61 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mẫu 1: Mẫu dành cho Ban tổ chức VIỆN HÀN LÂM KH&CN VIỆN CƠNG NGHỆ SINH HỌC CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc CHƯƠNG TRÌNH HỘI NGHỊ Thời gian: Từ……ngày….tháng….năm… Địa điểm: Hội trường Viện Công nghệ sinh học Nội dung: ST T Thời gian Nội dung Người giới Người thực Phương án Ghi thiệu hỗ trợ … Sinh viên: Lam Hải Anh 62 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mẫu 2: Chương trình nghị cơng khai VIỆN HÀN LÂM KH&CN VIỆN CƠNG NGHỆ SINH HỌC CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc CHƯƠNG TRÌNH HỘI NGHỊ Thời gian: Từ… ngày… tháng… năm Địa điểm: Hội trường Viện Công nghệ sinh học Nội dung: STT Thời gian Nội dung Người thực … Sinh viên: Lam Hải Anh 63 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mẫu hóa chương trình nghị cho quan: VIỆN HÀN LÂM KH&CN VIỆN CƠNG NGHỆ SINH HỌC CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ Thời gian: Từ 8h00 ngày tháng năm Địa điểm: Hội trường Viện Công nghệ sinh học Nội dung: Thời gian Nội dung Đơn vị thực Đơn vị phối Ghi hợp 8h00-9h00 9h00-9h010 9h10-9h20 … Sinh viên: Lam Hải Anh 64 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xây dựng mơ hình văn phịng đại cho quan Văn phịng làm việc khơng nơi hồn thành phần việc Đó cịn khơng gian để bạn thể sáng tạo nhiệt huyết Vì vậy, văn phịng nơi phải tạo hội để nhân viên phát huy cao khả sáng tạo tính hiệu Mơ hình văn phòng coi tảng hệ thống văn phịng mạng Điểm thuận tiện mơ hình tính linh hoạt cao Những dãy bàn kê gần sát hướng tạo điều kiện dễ dàng cho việc trao đổi ý tưởng thành viên nhóm triển khai dự án chung Đánh giá cấu tổ chức, máy phòng Quản lý Tổng hợp Phòng Quản lý tổng hợp đơn vị giúp việc cho Ban lãnh đạo Viện, đồng thời thực tổng hợp, bao qt cơng việc chung tồn Viện Ngồi thực chức tham mưu, đảm bảo cung cấp thơng tin cho Viện trưởng tồn quan Tổng số cán phịng có 24 cán bộ, cán đảm nhiệm công việc hay phận phịng Tùy theo tính chất cơng việc mà lãnh đạo Viện, lãnh đạo Phòng Quản lý tổng hợp phân cơng bố trí cán vào làm việc cho phù hợp phận Căn vào nhiệm vụ, tính chất cơng việc phận phân công cán làm việc hợp lý Cán tuyển chọn vào làm việc Sinh viên: Lam Hải Anh 65 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội người có phẩm chất đạo đức trình độ chun mơn vững vàng nghiệp vụ Chính vậy, cơng việc phận phối hợp nhịp nhàng, nhanh chóng đảm bảo thuận lợi cho cán Viện đến liên hệ công việc thực công việc chung cho toàn viện Sinh viên: Lam Hải Anh 66 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác hành văn phịng Viện Cơng nghệ sinh học Nhận xét, đánh giá: Qua thời gian thực tập Viện Công nghệ sinh học, kết hợp với kiến thức tích luỹ trình học tập trường giúp em có nhận thức đắn tầm quan trọng cơng tác quản trị văn phịng Với việc sâu vào nghiên cứu, tìm hiểu cơng tác quản trị văn phịng nói chung Viện Cơng nghệ sinh học, em thấy: 1.1 Cơng tác văn phịng: a, Ưu điểm: - Văn phịng Viện Cơng nghệ sinh học ln thực tốt chức nhiệm vụ mình, ln đầu phong trào thi đua Cơ quan, tập thể Các cán bộ, nhân viên Văn phịng ln giữ thái độ niềm nở lịch sự, thể nét văn hố quan mình, ln giữ tác phong làm việc nhanh nhẹn, khoa học Đảm bảo giải cơng việc cách nhanh chóng, xác hiệu b, Nhược điểm: - Nhân Văn phịng Viện cịn thiếu tiến độ cơng việc đơi cịn chậm, bố trí cơng việc cịn nhiều hạn chế 1.2 Công tác văn thư: a, Ưu điểm: - Cơng tác văn thư ln Văn phịng Cơ quan quan tâm đạo thực nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo công văn, giấy tờ Cơ quan lưu thông Đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ, xác, bảo mật, bảo đảm cho cơng việc Cơ quan theo đường lối, sách chế độ Các quy trình tiếp nhận văn đến thực đầy đủ nghiêm túc Các văn quản lý cách chặt chẽ Trước văn gửi xem xét kỹ toàn diện thể thức nội dung, xem có soạn thảo văn quy trình Sinh viên: Lam Hải Anh 67 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khơng, đóng dấu, vào sổ văn đi…để hạn chế tối đa sai sót xảy lưu văn phục vụ cho việc bổ sung văn bản, truy cứu, tra tìm cần thiết - Công tác văn thư Cơ quan thực cách khoa học xác Cán văn thư học hỏi cập nhật quy định nhà nước, mà công tác văn thư ngày đạt hiệu cao b, Nhược điểm: - Việc lập hồ sơ số phòng ban chưa thực tốt; - Chất lượng văn ban hành chưa cao cịn mắc số sai sót tả, thể thức; 1.3 Công tác lưu trữ: a, Ưu điểm: - Công tác lưu trữ trang bị đầy đủ, đại bảo đảm hiệu giải công việc Hồ sơ lưu trữ Cơ quan xếp, bố trí gọn gàng, ngăn nắp theo quy định, tương đối khoa học b, Nhược điểm: - Những tài liệu có giá trị chưa bảo quản tốt, phân tán nhiều nơi nên khai thác sử dụng gặp nhiều khó khăn thời gian II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm Trước thời đại công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật phát triển nhanh Bên cạnh kết đạt Công tác hành văn phịng Cơ quan cịn có hạn chế không nhiều Không riêng Viện Công nghệ sinh học mà Cơ quan khác mong muốn Văn phịng tham mưu, giúp việc hành phải cải tiến, phải vững mạnh giúp lãnh đạo Cơ quan nâng cao hiệu hoạt động điều hành quản lý Với mong muốn đó, việc xây dựng văn phòng mạnh yêu cầu cần thiết, xu hướng thời đại Ở góc độ học sinh thực tập, em xin mạnh dạn đưa số ý kiến đóng góp nhằm hồn thiện cơng tác hành văn phịng Cơ quan sau: Thứ nhất, đội ngũ cán bộ, công chức: Sinh viên: Lam Hải Anh 68 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tập trung đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức để người tự thay đổi thói quen, nâng cao lực tham mưu, chủ động làm tốt công tác phục vụ tảng lấy suất lao động hiệu công việc làm mục tiêu phấn đấu; - Cán bộ, nhân viên Văn phòng phải tạo điều kiện tối đa để phát huy tính sáng tạo, tìm kiếm giải pháp tối ưu để đạt hiệu cao nhất; tập trung thời gian cơng sức hồn thành tốt nhiệm vụ thân Văn phịng; - Mỗi cán bộ, công chức phải đào tạo lại để chuyển dần hình thức làm việc theo thói quen dựa dẫm, trông chờ giao việc sang chế độ chuyên gia trực tuyến tránh nhiều tầng nấc trung gian Cần ban hành quy định, quy tắc xử sự, chế độ trách nhiệm Văn phịng; - Nâng cao trình độ, lực nhận thức lãnh đạo cán bộ, cơng chức Văn phịng cơng tác hành chính, văn thư - lưu trữ xu thời đại; - Tổ chức hoạt động nhằm nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cán bộ, công chức; - Tăng cường công tác đào tạo trình độ chun mơn để đáp ứng nhu cầu, giải cơng việc… Thứ hai, quy trình nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ: - Cần có cán làm cơng tác lưu trữ riêng; - Hàng năm, Viện cần tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ thu nhận hồ sơ tài liệu nghiên cứu khoa học từ phòng nghiên cứu vào lưu trữ quan; - Cập nhật sử dụng phần mềm quản lý văn để cập nhật kịp thời giải văn đến văn Cơ quan; - Hoàn thiện chuẩn hố quy trình soạn thảo ban hành văn để khơng bị tình trạng chồng chéo, bỏ sót công việc; - Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 - 2000 cơng tác văn phịng - Tổ chức cơng việc, sổ sách tài liệu, công tác lập hồ sơ cách khoa học… Sinh viên: Lam Hải Anh 69 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thứ ba, trang, thiết bị văn phòng: - Sắp xếp chỗ làm việc cho người độc lập, có không gian làm việc riêng không gian mở, bảo đảm khơng gian văn phịng thống đãng, thẩm mỹ, hạn chế loại dây kỹ thuật chằng chịt; - Ứng dụng công nghệ thông tin, trang thiết bị Văn phịng đại cơng tác quản lý văn bản; - Nâng cao chất lượng tốc độ đường truyền internet, giúp công việc giải dễ dàng nhanh chóng; - Tổ chức phịng làm việc khoa học với đầy đủ tiện nghi, phục vụ nhu cầu công việc, tạo môi trường làm việc công sở đảm bảo sức khoẻ lẫn tinh thần cho cán bộ, công chức… Trên đề xuất giải pháp cá nhân em để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm cơng tác hành văn phịng Viện Công nghệ sinh học thời đại Sinh viên: Lam Hải Anh 70 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN KẾT LUẬN Qua thành tích mà Viện Cơng nghệ sinh học đạt năm qua ta thấy cố gắng nỗ lực Cán bộ, viên chức Cơ quan đáng kể, đánh dấu lên Viện thời kỳ khó khăn Qua thời gian nghiên cứu tìm hiểu chuyên đề thực tập “quản trị văn phịng” Viện Cơng nghệ sinh học Được quan tâm giúp đỡ tận tình anh, chị, cơ, Văn phịng bảo thầy giúp em hồn thành báo cáo Mặc dù báo cáo hồn thành trình độ có hạn chế, tiếp xúc với thực tế nên không tránh khỏi thiếu sót Vậy em mong thầy giáo anh, chị, cơ, chú Văn phịng Cơ quan bảo cho em khắc phục thiếu sót hồn thiện báo cáo thựuc tập Em xin chân thành cảm ơn thầy cô trang bị cho em kiến thức nghiệp vụ ban lãnh đạo, anh, chị, cơ, Phịng Quản lý tổng hợp tạo điều kiện giúp đỡ cho em hoàn thiện sâu nghiên cứu báo cáo thực tập./ Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2015 Sinh viên Lam Hải Anh Sinh viên: Lam Hải Anh 71 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN IV: PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ tổ chức máy Viện Công nghệ sinh học Đảng uỷ Viện trưởng Hội đồng khoa học Phó Viện trưởng - Phụ trách tài Các phịng nghiên cứu Sinh viên: Lam Hải Anh Phòng Quản lý tổng hợp Phó Viện trưởng - Phụ trách NCKH Phịng thí nghiệm TĐCNG Phó Viện trưởng - Phụ trách PTNTĐCNG Các đơn vị triển khai Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức Phòng Quản lý Tổng hợp Viện Cơng nghệ sinh học Trưởng phịng QLTH Phó phịng phụ trách nghiên cứu khoa học Đào tạo TC CB Sinh viên: Lam Hải Anh HT QT Phó phịng phụ trách kế tốn Văn thư Cơng sản Tài vụ Lái xe Tạp vụ Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng cơng tác thường kỳ Viện Công nghệ sinh học Văn thư Gửi văn đến đơn vị, phòng nghiên cứu (sau nhận văn đạo lãnh đạo) Các đơn vị, phịng nghiên cứu Lập danh mục cơng việc cần làm gửi phòng Quản lý tổng hợp Văn thư Tổng hợp đăng ký đơn vị lập thành chương trình cơng tác trình lãnh đạo văn phòng Viện trưởng Xem xét, cho ý kiến Viện trưởng Sửa đổi, bổ sung chương trình cơng tác phát sinh có cho lãnh đạo xem xét, phê duyệt, ban hành Văn thư Gửi tới đơn vị để thực Sinh viên: Lam Hải Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến cơng tác cho Lãnh đạo Viện Công nghệ sinh học Lập kế hoạch chuyến công tác lãnh đạo: xác định mục đích, thời gian, địa điểm phương tiện lại, nơi ở… Liên hệ, thông báo văn cho nơi đến công tác Văn thư người giao nhiệm vụ Chuẩn bị tài liêu liên quan đến chuyến công tác, chuẩn bị thủ tục giấy tờ cần thiết chuyến Lên kế hoạch chuẩn bị kinh phí, xếp lại cơng việc ủy quyền hủy kế hoạch thời gian vắng mặt Kiểm tra lại chuyến lần cuối để xem lại công việc chuẩn bị phục vụ chuyến công tác lãnh đạo Sinh viên: Lam Hải Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A