III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Viện Công nghệ sinh học
2. Khảo sát về công tác văn thư 1. Mô hình tổ chức văn thư
2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Viện Công nghệ sinh học
Lãnh đạo văn phòng luôn làm tốt trách nhiệm trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. Công tác văn thư luôn được quan tâm chỉ đạo thực hiện nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo công văn, giấy tờ của Cơ quan được lưu thông. Hàng năm, Trưởng phòng Quản lý tổng hợp đã lên kế hoạch chỉ đạo công tác văn thư trong việc ban hành các văn bản quy định về công tác văn thư, soạn thảo văn bản cho toàn Viện để phù hợp với những quy định của Nhà nước và công việc của cơ quan.
2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Viện được thực hiện theo quy định của nhà nước trên cơ sở của Nghị định 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ và Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005, Thông tư 01/2011/TT-BNV 19/01/2011 của Bộ Nội vu quy định về kỹ thuật trình bày văn bản trong các cơ quan hành chính nhà nước. Công văn số 191/CNSH ngày 05/6/2008 về quy định thể thức và trình ký văn bản, Thông báo số 77/TB-CNSH ngày 10/3/2009 về phân công ký văn bản về tài chính.
Bao gồm các bước tiến hành soạn thảo ban hành văn bản:
Bước 1: Cán bộ được giao soạn thảo văn bản là những chuyên viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng phụ trách theo từng bộ phận chuyên môn soạn thảo, lưu trữ trên máy tính. Sau khi soạn thảo xong văn bản, chuyên viên in văn bản trên khổ giấy A4 và ký nháy sau dấu (./.) để chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản.
Bước 2: Chuyển bản dự thảo đến Trưởng phòng Quản lý tổng hợp xem xét và ký nháy bên cạnh thẩm quyền ký của Thủ trưởng cơ quan nhằm chịu trách nhiệm về mặt hình thức.
Bước 3: Tất cả các văn bản sau khi soạn thảo xong cần lấy chữ ký của Viện trưởng và các Phó Viện trưởng đều được tập trung tại văn thư cơ quan để xin chữ ký.
Việc tập trung các văn bản tại văn thư để lấy chữ ký của lãnh đạo Viện góp phần hạn chế việc sai sót về mặt thể thức văn bản.
Hiện nay, nhờ có công nghệ thông tin và sự phát triển của mạng Lan, mạng Internet, thư điện tử,… nhờ đó việc soạn thảo và ban hành văn bản ngày càng được nhanh chóng, chính xác. Trên cơ sở đó các cán bộ từ các phòng nghiên cứu do chưa có chuyên môn sâu về việc soạn thảo văn bản đặc biệt là thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, có thể chuyển File điện tử cho Văn thư chỉnh sửa, sau khi văn thư chỉnh sửa xong gửi lại cho người soạn thảo in và trình Trưởng phòng nghiên cứu và chủ nhiệm đề tài ký nháy để chịu trách nhiệm về mặt nội dung.
Văn bản trình Lãnh đạo Viện xem xét, chỉnh sửa lần cuối ký duyệt ban hành.
Bước 4: Văn thư xem xét lại thể thức ghi số ngày tháng cho văn bản, nhân bản, đúng dấu, ghi vào sổ theo dừi cụng văn đi.
Những thiếu sót, tồn tại về thể thức, thẩm quyền ban hành văn bản:
Nếu như tất cả các văn bản do các chuyên viên phòng quản lý tổng hợp soạn thảo thì phần lớn đã đảm bảo đúng về thể thức và nội dung, kỹ thuật trình bày. Tuy nhiên, do chức năng nhiệm vụ của cơ quan thì phần lớn là các cán bộ nghiên cứu, nên việc soạn thảo các văn bản chuyên môn còn nhiều sai sót về thể thức.
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, lĩnh vực chuyên môn của mình mà các cán bộ soạn thảo và ban hành văn bản.
Trưởng phòng Quản lý tổng hợp thảo các công văn về hành chính, tổ chức và một số văn bản mang tính chất chung của toàn viện.
Các phòng chuyên môn thảo các văn bản liên quan đến nội dung nghiên cứu khoa học.
Các loại văn bản do Viện CNSH ban hành gồm:
- Kế hoạch, đề cương, đề án xây dựng và phát triển Viện;
- Đề cương, Thuyết minh nghiên cứu khoa học;
- Báo cáo tổng kết đề tài;
- Quyết định hành chính;
- Công văn trao đổi;
- Giấy đi đường;
- Giấy giới thiệu;
- Giấy nghỉ phép;
- Các Hợp đồng,…
Số lượng văn bản ban hành trong năm 2014 theo báo cáo tổng hợp hàng năm về công tác Văn thư gồm:
- Quyết định ban hành là 850 - Công văn: 600
2.2.2 Quản lý giải quyết văn bản
a, Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các văn bản do văn thư cơ quan nhận được, văn bản gửi đến trao đổi công việc.
Hàng năm Viện Công nghệ sinh học nhận được văn bản đến số lượng tương đối lớn, nhiều thể loại và được gửi đến từ nhiều đối tượng từ cơ quan cấp trên, cấp dưới, cùng cấp và các cơ quan hữu quan với nhiều thể loại như: Chỉ Thị, Thông tư, công văn, quyết định, …Vì vậy, việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến phải được thực hiện theo nguyên tắc, chính xác, kịp thời, nhanh chóng , tiết kiệm theo đúng quy định của Viện. Để quản lý thống nhất văn bản đến theo nguyên tắc tất cả các văn bản đến đều được tập trung tại văn thư cơ quan.
Công tác quản lý văn bản đến của Viện Công nghệ sinh học được hiện theo các quy trình sau:
•Tiếp nhận kiểm tra bì, đăng ký văn bản đến
Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều được tập trung tại văn thư của Viện để làm thủ tục tiếp nhận đăng ký.
Văn bản đến từ máy Fax: Nếu là văn bản gửi Viện, văn thư vào sổ đóng dấu.
Văn bản có mức độ “ mật”, “ khẩn”…đến ngoài giờ hành chính, ngày lễ, ngày tết, bảo vệ cơ quan, đơn vị có trách nhiệm ký nhận và báo ngay cho người có trách nhiệm.
•Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến:
Tất cả các văn bản đến theo nguyên tắc đều tập trung tại văn thư cơ quan khi tiếp nhận văn bản, cán bộ văn thư phải kiểm tra tình trạng bì văn bản còn nguyên vẹn hay không.
•Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến:
Mẫu dấu đến như sau:
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến như sau:
VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC ĐẾN
- Số:………
- Ngày đến:……….
- Chuyển:………
VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM (1) VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC (2)