Chương III BÀI TRÍ CÔNG SỞ
Điều 16. Khu vực để phương tiện giao thông
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục những nhược điểm
Trước thời đại công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật phát triển nhanh.
Bên cạnh những kết quả đạt được trong Công tác hành chính văn phòng của Cơ quan còn có hạn chế không nhiều. Không chỉ riêng Viện Công nghệ sinh học mà các Cơ quan khác đều mong muốn Văn phòng tham mưu, giúp việc hành chính đều phải được cải tiến, phải vững mạnh mới có thể giúp lãnh đạo Cơ quan nâng cao hiệu quả hoạt động điều hành và quản lý. Với mong muốn đó, thì việc xây dựng một văn phòng mạnh là yêu cầu cần thiết, là xu hướng của thời đại. Ở góc độ của một học sinh thực tập, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác hành chính văn phòng tại Cơ quan như sau:
Thứ nhất, về đội ngũ cán bộ, công chức:
- Tập trung đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức để mỗi người tự thay đổi thói quen, nâng cao năng lực tham mưu, chủ động làm tốt công tác phục vụ trên nền tảng lấy năng suất lao động và hiệu quả công việc làm mục tiêu phấn đấu;
- Cán bộ, nhân viên Văn phòng phải được tạo điều kiện tối đa để phát huy tính sáng tạo, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để đạt hiệu quả cao nhất; tập trung thời gian công sức hoàn thành tốt nhiệm vụ chính của bản thân và của Văn phòng;
- Mỗi cán bộ, công chức phải được đào tạo lại để chuyển dần hình thức làm việc theo thói quen dựa dẫm, trông chờ giao việc sang chế độ chuyên gia trực tuyến tránh nhiều tầng nấc trung gian. Cần ban hành quy định, quy tắc xử sự, chế độ trách nhiệm trong Văn phòng;
- Nâng cao trình độ, năng lực nhận thức của lãnh đạo cũng như cán bộ, công chức trong Văn phòng về công tác hành chính, văn thư - lưu trữ trong xu thế mới của thời đại;
- Tổ chức các hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ, công chức;
- Tăng cường công tác đào tạo trình độ chuyên môn để đáp ứng được nhu cầu, giải quyết công việc…
Thứ hai, về quy trình nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ:
- Cần có cán bộ làm công tác lưu trữ riêng;
- Hàng năm, Viện cần tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ cũng như thu nhận hồ sơ tài liệu nghiên cứu khoa học từ các phòng nghiên cứu vào lưu trữ cơ quan;
- Cập nhật và sử dụng các phần mềm quản lý văn bản để cập nhật kịp thời và giải quyết văn bản đến và văn bản đi của Cơ quan;
- Hoàn thiện chuẩn hoá về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản để không bị tình trạng chồng chéo, bỏ sót công việc;
- Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 - 2000 trong công tác văn phòng.
- Tổ chức công việc, sổ sách tài liệu, công tác lập hồ sơ một cách khoa học…
Thứ ba, về trang, thiết bị văn phòng:
- Sắp xếp chỗ làm việc cho mỗi người độc lập, có không gian làm việc riêng trong một không gian mở, bảo đảm không gian văn phòng thoáng đãng, thẩm mỹ, hạn chế các loại dây kỹ thuật chằng chịt;
- Ứng dụng công nghệ thông tin, trang thiết bị Văn phòng hiện đại và công tác quản lý văn bản;
- Nâng cao chất lượng tốc độ đường truyền internet, giúp công việc được giải quyết dễ dàng và nhanh chóng;
- Tổ chức phòng làm việc khoa học với đầy đủ tiện nghi, phục vụ nhu cầu công việc, tạo môi trường làm việc công sở đảm bảo về sức khoẻ lẫn tinh thần cho cán bộ, công chức…
Trên đây là đề xuất những giải pháp của cá nhân em để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm công tác hành chính văn phòng của Viện Công nghệ sinh học trong thời đại hiện nay.
PHẦN KẾT LUẬN
Qua những thành tích mà Viện Công nghệ sinh học đã đạt được trong những năm qua ta thấy những cố gắng nỗ lực của Cán bộ, viên chức trong Cơ quan là đáng kể, nó đánh dấu sự đi lên của Viện trong thời kỳ khó khăn như hiện nay.
Qua thời gian nghiên cứu và tìm hiểu chuyên đề thực tập “quản trị văn phòng” tại Viện Công nghệ sinh học. Được sự quan tâm giúp đỡ tận tình của các anh, chị, cô, chú Văn phòng và sự chỉ bảo của thầy cô đã giúp em hoàn thành báo cáo của mình. Mặc dù báo cáo đã hoàn thành nhưng do trình độ có hạn chế, nhất là khi tiếp xúc với thực tế nên không tránh khỏi những thiếu sót. Vậy em mong các thầy cô giáo cùng các anh, chị, cô, chú chú Văn phòng của Cơ quan chỉ bảo cho em có thể khắc phục những thiếu sót và hoàn thiện bài báo cáo thựuc tập của mình.
Em xin chân thành cảm ơn thầy cô đã trang bị cho em những kiến thức nghiệp vụ cơ bản và ban lãnh đạo, cùng các anh, chị, cô, chú trong Phòng Quản lý tổng hợp đã tạo điều kiện giúp đỡ cho em được hoàn thiện đi sâu và nghiên cứu báo cáo thực tập./.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2015
Sinh viên
Lam Hải Anh
PHẦN IV: PHỤ LỤC