NĂM 2015 (3)
Từ ngày………. Đến ngày……… (4) Từ số………. Đến số…….… (5)
Quyển số:……….. (6)
Ghi chú:
1): Tên cơ quan, tổ chức ( chủ quản) cấp trên trực tiếp( nếu có) 2): Tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, đối với sổ của đơn vị 3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến
4): Ngày bắt đầu và ngày kết thúc đăng ký văn bản đến
5): Thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng của văn bản đến 6): Số thứ tự của quyển sổ
Sau khi văn bản đến từ các nguồn khác nhau cán bộ văn thư thực hiện việc phân loại văn bản đến theo từng loại đã được quy định: loại gửi cho cơ quan văn thư được phép bóc bì và làm thủ tục đăng ký vào sổ công văn đến hoặc trên phần mền quản lý văn bản đến của cơ quan. Đối với thư từ ngoài bì gửi cho cá nhân, các đơn vị thì văn thư có trách nhiệm chuyển trực tiếp đến người nhận có ký nhận theo số ghi trên bì của văn bản. Với văn bản mật sau khi nhận được bì văn bản, văn thư không được phép bóc bì mà chuyển trực tiếp bì văn bản đó đến Viện trưởng xem xét và giải quyết. Như vậy tùy vào từng loại bì văn bản theo quy định của nhà nước mà cán bộ văn thư được phép bóc bì hay không được phép
Nội dung bên trong của sổ đăng ký văn bản đến:
Ngày tháng văn bản
Số và ký hiệu văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Người ký
Nơi nhận
Đơn vị hoặc người nhận bản lưu
Số lượng bản
Ghi chú
1 2 3 4 5 6 7 8
•Trình văn bản đến
Sau khi làm các thủ tục đăng ký văn bản đến văn thư có trách nhệm chuyển văn bản đến cho Trưởng Phòng Quản lý Tổng hợp xem xét và ký vào dưới dấu đến.
Sau đó, văn thư chuyển văn bản đến cho Viện trưởng xem xét cho ý kiến.
Chuyển giao văn bản đến
Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến:
Ghi chú:
1): Tên cơ quan, tổ chức ( chủ quản) cấp trên trực tiếp ( nếu có) 2): Tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, đối với sổ của đơn vị 3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến
4): Ngày bắt đầu và ngày kết thúc đăng ký văn bản đến 5): Số thứ tự của quyển sổ
Văn thư có trách nhiệm chuyển giao văn bản đến cho Trưởng Phòng Quản lý Tổng hợp.
VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM (1) VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC (2)
SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
NĂM 2015 (3)
Từ ngày………. Đến ngày……… (4)
Quyển số:……….. (5)
Trưởng Phòng quản lý Tổng hợp dự kiến cho các đơn vị hay cá nhân sẽ xử lý văn bản vào phần chuyển trên dấu văn bản đến.
Đối với những văn bản đến ngoài bì ghi bí danh tên đơn vị, cá nhân, cán bộ văn thư có trách nhiệm vào sổ đăng ký theo những thông tin ghi ngoài bì và chuyển giao cả bì cho đơn vị hay cá nhân.
Đối với những văn bản mật và tối mật, tuyệt mật, văn thư không bóc bì mà chỉ đăng ký thông tin ngoài bì và trình Viện trưởng. Đơn vị hay cá nhân nhận được văn bản, sau khi xem xét xử lý thông tin công việc chuyển trả lại cho Phòng quản lý Tổng hợp để lưu và bảo quản.
Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác và tuyệt đối giữ bí mật nội dung văn bản, ghi rừ thời gian giao nhận. Người nhận phải ký vào sổ chuyển giao, ghi rừ họ tờn để quy trỏch nhiệm và tra cứu kịp thời khi cần thiết.
Trường hợp Viện trưởng đi công tác sẽ ủy quyền cho cấp Phó xử lý các văn bản đến.
Nội dung bên trong sổ:
Ngày chuyển
Số đến Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú
1 2 3 4 5
Ghi chú:
Cột 1: Ghi đầy đủ ngày tháng chuyển giao văn bản Cột 2: Số đến: ghi theo số trên dấu đến
Cột 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản căn cứ vào ý kiến phân phối chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 4: Chữ ký của người nhận văn bản.
Cột 5: Ghi chú: Ghi những điều cần thiết (Bản sao, số lượng bản)
•Giải quyết, theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến
Viện trưởng có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp Phó được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản theo sự ủy nhiệm của cấp trưởng và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Viện trưởng giao cho Trưởng Phòng Quản lý Tổng hợp có trách nhiệm thực hiện những công việc sau:
- Phân phối văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết - Theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến
Thực tế hiện nay, theo Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi và đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. Viện Khoa học và công nghệ Việt nam đã thực hiện cung cấp cho mỗi đơn vị trực thuộc một hòm thư điện tử để trao đổi công văn trên môi trường mạng. Hiện tại thì bộ phận văn thư của Viện công nghệ sinh học cũng đã và đang thực hiện việc chuyển giao văn bản đến qua môi trường mạng bằng thư điện tử chuyển cho các Trưởng, Phó các đơn vị phụ trách hoặc đối với các văn bản có tính chất thông tin chung, hay thông báo đều được đưa lên trang Website của viện.
Tất cả các văn bản đến sau khi văn thư làm các thủ tục tiếp nhận đăng ký đều được trình lãnh đạo cho ý kiến xử lý, giải quyết. Sau khi có ý kiến giải quyết văn thư chuyển cho cán bộ phụ trách Website của Viện thực hiện việc Scan văn bản và gửi theo ý kiến chỉ đạo của Viện trưởng.
Việc chuyển giao văn bản qua mang thư điện tử thực tế rất nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Do vậy các thông tin được truyền đi rất kịp thời tới cán bộ xử lý văn bản. Đồng thời cán bộ văn thư cũng giảm bớt thời gian phô tô tài liệu để gửi đến cho các đơn vị, cũng như việc tiết kiệm được giấy mực cho cơ quan.
Tuy nhiên, đây là giai đoạn đang thử nghiệm chuyển giao văn bản qua đường thư điện tử và thói quen xử lý văn bản bằng giấy nên nhiều cán bộ nhận được thông tin đến qua thư điện tử vẫn chờ văn bản đến bằng giấy. Do vậy nhiều thông tin vẫn chưa được xử lý ngay. Thực tế việc chuyển giao văn bản từ hai cán bộ cũng tạo sự chồng chéo về công việc, nhiều lúc văn bản đến từ thư điện tử do Viện Khoa học gửi xuống thì cán bộ văn thư vẫn chưa nhận được mà
cán bộ quản lý Website đã nhận được như vậy đã tạo sự không thống nhất tập trung thông tin văn bản đến tại văn thư.
Do số lượng văn bản đến dưới 1000 trong một năm nên tất cả văn bản đến từ các cơ quan được đăng ký thống nhất theo một sổ đăng ký văn bản đến. Riêng đối với công văn đến mật được đăng ký vào một sổ công văn đến mật riêng.
b, Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
Việc quản lý văn bản đi của Viện được quản lý trên hai hình thức chính đó là đăng ký bằng sổ và nhập giữ liệu trên phần mềm máy vi tính. Đối với việc đăng ký văn bản đi do văn thư đánh số đối với loại công văn đi riêng và Quyết định ban hành riêng một quyển sổ. Số được đánh từ số 01 từ ngày 01/01 đầu năm đến hết ngày 31/12 của cuối năm, ký hiệu được thiết lập trên cơ sở tên Viện công nghệ sinh học viết tắt và tên ký hiệu của từng loại văn bản.
Số lượng văn bản đi hàng năm của viện theo báo cáo tổng kết công tác văn thư là (đối công văn trên 600 công văn, quyết định khoảng 800).
Quá trình đăng ký văn bản đi của viện theo hình thức trên có nhiều thuận lợi, vì loại văn bản đi không nhiều vì vậy đăng ký bằng hình thức trên là rất hợp lý. Đặc biệt là việc đăng ký bằng hệ thống máy tính cũng rất thuận lợi cho việc tra tìm văn bản rất nhanh chóng khi cần thiết.
Các văn bản đi của Viện Công nghệ sinh học được đăng ký theo mẫu sổ sau:
Mẫu sổ:
Ghi chú:
1): Tên cơ quan, tổ chức ( chủ quản) cấp trên trực tiếp( nếu có) 2): Tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, đối với sổ của đơn vị 3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đi
4): Ngày bắt đầu và ngày kết thúc đăng ký văn bản đi
5): Thứ tự đăng ký văn bản đi đầu tiên và cuối cùng cảu văn bản 6): Số thứ tự của quyển sổ.
VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM (1) VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC (2)
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
NĂM 2015 (3)
Từ ngày………. Đến ngày……… (4) Từ số………. Đến số…….… (5)
Quyển số:……….. (6)
Nội dung bên trong sổ:
Số, ký hiệu
văn bản
Ngày tháng văn bản
Tên loại và
trích yếu nội
dung
Người ký
Nơi nhận văn bản
Đơn vị người
nhận bản lưu
Số lượn
g bản
Gh i chú
1 2 3 4 5 6 7 8
Ghi chú:
Cột 1: Ghi số ký hiệu của văn bản;
Cột 2: Ghi ngày tháng ban hành văn bản, đối với văn bản có ngày dưới 10 và tháng 1,2 thì thêm số 0 đằng trước;
Cột 3: Ghi tên loại trích yếu nội dung của văn bản;
Cột 4: Ghi tên của người ký van bản;
Cột 5: Ghi tên cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản đó;
Cột 6: Ghi rừ tờn đơn vị hoặc cỏ nhõn nhận bản lưu;
Cột 7: Ghi rừ số lượng văn bản được ban hành;
Cột 8: Ghi những điều cần thiết khác.
2.2.3. Công tác quản lý và sử dụng con dấu
Dấu là thành phần thể hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản, hiện nay Viện Công nghệ sinh học đang quản lý nhiều con dấu khác nhau như:
dấu tên, dấu chức danh, dấu đến, dấu sao y, dấu sao dịch,…hầu hết các con dấu đều là dấu liền mực. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư của Viện Công nghệ sinh học đã được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước theo Nghị định số 58/ 2001/
NĐ- CP ngày 24/8/2001của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu
Chỉ được đóng dấu vào văn bản giấy tờ khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
Dấu được đóng chùm lên 1/3 chữ ký về phía bên tay phải
Không được đóng dấu khống chỉ
Nghiêm cấm việc sử dụng con dấu sai mục đích hoặc mang dấu ra khỏi Văn phòng khi chưa được phép của Viện trưởng
Dấu được cất trong tủ chỉ có cán bộ văn thư mới có chìa khóa để mở. Dấu được vệ sinh thường xuyên, những dấu mờ, hỏng đều được làm thủ tục làm lại.
2.2.4. Công tác lập và giao nộp hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư, nó là mắt xích nối liền công tác văn thư với công tác lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ .
Qua quá trình khảo sát tại các bộ phận trong phòng quản lý tổng hợp thì ở tất cả các bộ phận đều có ý thức trách nhiệm đối với công việc của mình. Tất cả các công việc do các chuyên viên đảm nhiệm sau khi công việc kết thúc đều được lập hồ sơ và kết thúc sau 01 năm công tác được nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Hồ sơ được lập tương đối đúng và đầy đủ, tùy từng công việc của mỗi chuyên viên mà hồ sơ được lập theo một cách khoa học thuận lợi cho việc bảo quản cũng như tra tìm tài liệu được nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
Do lĩnh vực hoạt động của Viện Công nghệ sinh học là hoạt động nghiên cứu nên bên cạnh khối tài liệu về hành chính còn có khối tài liệu về nghiên cứu khoa học, đó là các báo cáo tổng kết đề tài nghiên cứu khoa học. Tất cả các đề tài sau khi kết thúc được lập thành báo cáo tổng kết hay hồ sơ được giao lại cho bộ phận văn thư lưu trữ sau khi đã được hoàn thành. Nhờ có sự quan tâm, tự giác của các cán bộ trong viện mà hồ sơ được lập và nộp lưu vào lưu trữ đầy đủ theo từng bộ phận chuyên môn, công việc.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Hiện tại,Viện chưa tổ chức được phòng làm công tác lưu trữ riêng, cán bộ làm công tác lưu trữ là cán bộ kiêm nhiệm văn thư và lưu trữ.
Song không phải vì không có phòng lưu trữ hay cán bộ làm lưu trữ riêng của cơ quan mà công tác lưu trữ của viện cũng được chỉ đạo và thực hiện rất chặt chẽ. Cán bộ kiêm nhiệm công tác lưu trữ đã được đào tạo chính quy về nghiệp vụ lưu trữ và thường xuyên được bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn về
công tác lưu trữ, nhằm cập nhật những thông tin, những quy định mới của nhà nước vào công tác lưu trữ của viện.
Trước đây do diện tích phòng làm việc của cơ quan còn hạn chế, do vậy tài liệu được bảo quản tập trung cùng với thư viện của cơ quan và còn nằm ở các phòng làm việc của các chuyên viên. Được sự quan tâm chỉ đạo của ban lãnh đạo Viện, sau khi diện tích làm việc được mở rộng, viện đã bố trí một kho lưu trữ tài liệu riêng của Viện.
Trên cơ sở pháp lý các văn bản của nhà nước như:
- Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001;
- Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định về công tác lưu trữ;
- Quyết định số 169/ QĐ- CNSH ngày 12 tháng 5 năm 2009 về việc ban hành Quy chế tiếp nhận và xử lý thông tin, văn bản đến; soạn thảo văn bản, trình ký và ban hành văn bản; lưu trữ, quản lý văn bản.
- Công văn số 65/CNSH ngày 02/3/2009 về lưu trữ tài liệu cơ quan.
Sau khi các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ được ban hành thì công tác lưu trữ của Viện ngày càng được quan tâm từ các cán bộ, lãnh đạo, chuyên viên.
Việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan ngày càng được đầy đủ thuận lợi cho công tác bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu.
Viện tuy đã bố trí được kho lưu trữ riêng nhưng còn thiếu các trang thiết bị và cán bộ làm công tác lưu trữ riêng. Đồng thời việc Lãnh đạo quan tâm về kinh phí cho công tác lưu trữ còn hạn chế, do đó công tác lưu trữ của Viện chưa được phát triển cũng như việc bảo quản, phục vụ việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ trong công tác cũng như nghiên cứu khoa học. Mà như chúng ta đã biết đối với những viện nghiên cứu thì tài liệu nghiên cứu khoa học có một ý nghĩa vô cùng quan trọng không chỉ cho công tác nghiên cứu mà còn có ý nghĩa kinh tế, chính trị vô cùng lớn.
Phần II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 1.1. Mẫu lịch công tác tuần
LỊCH CÔNG TÁC TUẦN (TỪ NGÀY … ĐẾN NGÀY… )
Thứ/Ngày Thời gian Nội dung công việc Đơn vị phụ trách Địa điểm Thứ 2
Thứ 3 Thứ 4 Thứ 5 Thứ 6
1.2. Mẫu Kế hoạch công tác tháng VIỆN HÀN LÂM KH&CN VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC
Số: /KH-CNSH
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày tháng năm 2015 KẾ HOẠCH
Công tác tháng… năm…
I. Mục đích, yêu cầu.
II. Nội dung.
Thời gian Nội dung công việc Đơn vị thực hiện
Địa điểm Kinh phí dự trù
Ghi chú Tuần 1
(Từ đến ) Tuần 2 (Từ đến )
Tuần 3 (Từ đến )
…
Nơi nhận: TL.VIỆN
TRƯỞNG - Lãnh đạo Viện;
- Trưởng phòng Quản lý tổng hợp;
- Các bộ phận, đơn vị trực thuộc;
- Lưu: VT.
1.3. Mẫu kế hoạch công tác năm.
VIỆN HÀN LÂM KH&CN VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC
Số: /KH-CNSH
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày tháng năm 2015 KẾ HOẠCH CÔNG TÁC NĂM 2015
I. Mục đích, yêu cầu.
II. Nội dung.
STT Nội dung công việc
Đơn vị phụ trách
Đơn vị phối
hợp
Thời gian, địa điểm
Kinh phí dự trù
Ghi chú 1
2 3
…
Nơi nhận: TL.VIỆN TRƯỞNG
- Lãnh đạo Viện;
- Trưởng phòng Quản lý tổng hợp;
- Các bộ phận, đơn vị trực thuộc;
- Lưu: VT.
2. “Quy chế công tác văn thư lưu trữ”
VIỆN HÀN LÂM KH&CNVN VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
QUY CHẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
(Ban hành kèm theo Quyết định số... ngày ... tháng... năm của ...) Chương 1.
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo của Viện Công nghệ sinh học để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Viện Công nghệ sinh học; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Viện Công nghệ sinh học.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
1. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ bao gồm những quy định chung về hoạt động văn thư, lưu trữ đối với loại hình cơ quan, để cơ quan vận dụng xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
2. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Viện Công nghệ sinh học bao gồm tất cả những quy định về hoạt động văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo, điều hành Viện Công nghệ sinh học để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
3. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan.