MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 2 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục công nghệ thông tin – Bộ Tài nguyên và Môi trường. 2 1. Tóm tắt về Cục. 2 2. Chức năng. 4 3. Nhiệm vụ và quyền hạn. 4 4. Cơ cấu tổ chức bộ máy. 8 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Cục công nghệ thông tin. 8 1. Chức năng, nhiệm vụ. 8 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng 11 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng Cục công nghệ thông tin. 15 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 15 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho cơ quan 15 1.2: Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Cục: 17 1.3: Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của Cục công nghệ thông tin. 20 1.4: Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Cục 22 1.5: Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của Cục 23 2. Khảo sát về công tác văn thư: 25 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Cục: 25 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng tròn việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Cục 25 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 27 PHẦN II . CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 31 1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, kế hoạch công tác năm. 31 III. Tổ chức thực hiện 33 2. Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thưlưu trữ” của Cục 39 3. Soạn thảo “ Quy chế văn hóa công sở” của Cục 39 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của Cục 40 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại 42 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của Cục. Nhận xét về ưu và nhược điểm của văn phòng. 44 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 46 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Cục công nghệ thông tin. 46 1. Ưu điểm: 46 2. Nhược điểm: 47 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 48 KẾT LUẬN 50 PHẦN PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I .2 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG .2 I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục công nghệ thông tin – Bộ Tài nguyên Môi trường 1.Tóm tắt Cục 2.Chức Nhiệm vụ quyền hạn 4 Cơ cấu tổ chức máy .7 II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng Cục công nghệ thông tin 1.Chức năng, nhiệm vụ Cơ cấu tổ chức máy Văn phòng 11 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Cục công nghệ thông tin .15 1.Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 15 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan .15 1.2: Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ Cục: 18 1.3: Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị Cục công nghệ thông tin 21 1.4: Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Cục 23 1.5: Đánh giá công tác tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hóa công sở Cục .24 2.Khảo sát công tác văn thư: 26 2.1.Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư Cục: 26 2.2.Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tròn việc đạo thực công tác văn thư Cục 26 Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 28 PHẦN II 32 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 32 1.Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, kế hoạch công tác năm 32 III.Tổ chức thực 34 2.Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư-lưu trữ” Cục 40 3.Soạn thảo “ Quy chế văn hóa công sở” Cục .40 4.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị Cục 41 Xây dựng mô hình văn phòng đại 43 Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng Cục Nhận xét ưu nhược điểm văn phòng 44 Phần III 47 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 47 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng Cục công nghệ thông tin .47 Ưu điểm: 47 Nhược điểm: 48 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm .49 KẾT LUẬN 51 PHẦN PHỤ LỤC .1 PHẦN PHỤ LỤC Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, đất nước đà phát triển máy văn phòng với đội ngũ nhân viên người quản lý thiếu quan, tổ chức Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực tốt nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý quan nhiều hạn chế Xuất phát từ nhu cầu xã hội, trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành lập khoa Quản Trị Văn Phòng, với phương châm nhà trường “ học thật, thi thật, đời làm thật”, “ lý luận gắn với thực tiễn” Để đáp ứng phương châm khoa Quản Trị Văn Phòng tiến hành cho sinh viên ngành Quản Trị Văn Phòng thực tập quan, đơn vị Nhằm giúp cho sinh viên áp dụng kiến thức học trình học tập trường Từ sinh viên có hội tiếp thu, cọ sát áp dụng kiến thức mà học trình thực tập quan Chính vậy, sinh viên học hỏi nhiều điều công việc, nâng cao trình độ nghiệp vụ, rèn luyện ý thức cho thân sống, để vững bước tương lai Trong khoảng thời gian thực tập Cục công nghệ thông tin Bộ Tài nguyên Môi trường, ngày 09-3-2015 đến hết ngày 29-4-2015 cán Văn phòng Cục công nghệ thông tin tận tình giúp đỡ Với gần hai tháng thực tập văn phòng, thân em học hỏi nhiều điều cách làm việc, vận dụng kiến thức học từ thầy cô vào công việc quan, từ tiếp thu thêm số kinh nghiệm, hội để thân em củng cố lại kiến thức, từ tìm thiếu sót để khắc phục, đợt thực tập giúp sinh viên định hình rõ công việc, trau dồi thêm kiến thức – kinh nghiệm, rèn luyện phẩm chất đạo đức nhà quản trị phục vụ tốt cho công việc sau Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục công nghệ thông tin – Bộ Tài nguyên Môi trường Tóm tắt Cục Cục Công nghệ thông tin thành lập theo Nghị định số 25/2008/NĐCP ngày 04 tháng năm 2008 Chính phủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tài nguyên Môi trường Quá trình hình thành, xây dựng phát triển Cục Công nghệ thông tin trải qua 20 năm, tiền thân tổ chức Trung tâm thông tin lưu trữ tư liệu địa trực thuộc Tổng cục Địa thành lập từ năm 1994, đến thành lập Bộ Tài nguyên Môi trường đổi thành Trung tâm Thông tin trực thuộc Bộ Tài nguyên Môi trường từ năm 2003 Hệ thống tổ chức chuyên trách CNTT, lưu trữ chuyên ngành tài nguyên môi trường liên tục kiện toàn phát triển lớn mạnh bao gồm: Cục Công nghệ thông tin, đơn vị CNTT, thông tin lưu trữ Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đơn vị trực thuộc Bộ, Trung tâm CNTT trực thuộc Sở Tài nguyên Môi trường nước Trong năm qua, Cục Công nghệ thông tin hệ thống chuyên trách CNTT ngành tài nguyên môi trường không ngừng nỗ lực phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ giao : Xây dựng, triển khai văn quy phạm pháp luật lĩnh vực công nghệ thông tin ngành; triển khai đồng nhiều dự án quan trọng như: Xây dựng sở liệu quốc gia tài nguyên môi trường, xây dựng mạng thông tin tài nguyên môi trường, xây dựng phần mềm dung chung ngành, Thư viện điện tử ngành, Cổng thông tin điện tử Bộ Tài nguyên Môi trường… Với vị trí, vai trò quan trọng thành tích đạt năm qua, Cục Công nghệ thông tin Đảng, Nhà nước Bộ Tài nguyên Môi trường, Bộ Thông tin Truyền thông trao tặng nhiều hình thức, danh hiệu khen thưởng như: Huân chương lao động hạng ba, Cờ thi đua Chính phủ, Cờ thi đua, Bằng khen Bộ Giải thưởng công nghệ thông tin – truyền thông Việt Nam năm 2010 Hiện sở Nghị định số 21/2013/NĐ-CP ngày 04/3/2013 Chính phủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tài nguyên Môi trường, Bộ trưởng Bộ Tài nguyên Môi trường ban hành Quyết định số 1628/QĐ-TNMT ngày 05 tháng năm 2013 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Công nghệ thông tin, Cục có chức quản lý hoạt động ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin, lưu trữ thông tin tư liệu ngành tài nguyên môi trường; tổ chức thực việc ứng dụng, phát triển CNTT, lưu trữ thông tin tư liệu cung cấp dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý Bộ Cơ cấu máy tổ chức Cục triển khai hoàn thiện bao gồm đơn vị quản lý nhà nước: Phòng Hệ thống thông tin; Phòng Kế hoạch – Tài chính; Phòng Khoa học, công nghệ Hợp tác quốc tế, Phòng Pháp chế Quản lý hoạt động công nghệ thông tin, Phòng hệ thống thông tin, Văn phòng, Chi nhánh Cục Công nghệ thông tin TP Hồ Chí Minh; Các đơn vị nghiệp: Trung tâm Công nghệ phần mềm GIS, Trung tâm Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở hạ tầng công nghệ thông tin, Trung tâm Kiểm định sản phẩm CNTT, Trung tâm Lưu trữ Thông tin tài nguyên môi trường, Trung tâm Ứng dụng Chuyển giao công nghệ, Trung tâm ứng dụng CNTT phía Nam ( Hiện Cục Công nghệ thông tin thực chức năng, nhiệm vụ theo Quyết định số 1495/QĐ-TNMT ngày 28 thàng năm 2011 Bộ trưởng Bộ Tài nguyên Môi trường, với chức quản lý nhà nước ngành ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin; Lưu trữ, bảo quản thông tin; Thực dịch vụ công công nghệ thông tin) Chức Cục Công nghệ thông tin tổ chức trực thuộc Bộ Tài nguyên Môi trường, có chức tham mưu, giúp Bộ trưởng thống quản lý hoạt động ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin, lưu trữ thông tin tư liệu ngành tài nguyên môi trường; tổ chức thực việc ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin, lưu trữ thông tin tư liệu lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Bộ cung cấp các dịch vụ công theo quy định pháp luật Cục Công nghệ thông tin có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng theo quy định pháp luật, có trụ sở đóng thành phố Hà Nội Nhiệm vụ quyền hạn Chủ trì xây dựng, trình Bộ trưởng dự thảo văn quy phạm pháp luật, chế, sách, định mức kinh tế - kỹ thuật, đơn giá, tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy trình, quy định ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin, lưu trữ thông tin tư liệu ngành tài nguyên môi trường; hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực sau ban hành Chủ trì xây dựng, trình Bộ trưởng quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án, nhiệm vụ chuyên môn ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin, lưu trữ thông tin tư liệu ngành tài nguyên môi trường; hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực sau phê duyệt Chủ trì, phối hợp với đơn vị liên quan tổ chức thẩm định chuyên môn dự án ứng dụng công nghệ thông tin, lưu trữ thông tin tư liệu sử dụng nguồn vốn từ ngân sách nhà nước đơn vị thuộc Bộ Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chủ trì xây dựng, quản lý hệ thống phần mềm bảo hành kỹ thuật cho Cổng thông tin điện tử Bộ; phối hợp thực trì hoạt động Cổng thông tin điện tử Bộ; chủ trì triển khai chương trình tin học hóa quản lý hành nhà nước lộ trình thực Chính phủ điện tử Bộ Chủ trì tổ chức xây dựng, quản lý thư viện điện tử ngành tài nguyên môi trường; quản lý cung cấp tài liệu thư viện bao gồm loại sách, tài liệu tài nguyên môi trường theo phân công Bộ trưởng Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ công nghệ thông tin, lưu trữ thông tin tư liệu đơn vị ngành tài nguyên môi trường Phối hợp với đơn vị liên quan trực thuộc Bộ phân bổ nguồn vốn ngân sách nhà nước sử dụng cho hoạt động ứng dụng phát triển công nghệ thông tin, lưu trữ thông tin tư liệu thuộc phạm vi quản lý Bộ Về quản lý hoạt động công nghệ thông tin: a) Hướng dẫn kiểm tra việc triển khai nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin; thực trình tự, thủ tục xây dựng, quản lý nghiệm thu đề án, dự án, nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin; thu thập, lưu trữ, công bố, cung cấp thông tin sản phẩm, kết quản đề án, dự án, nhiệm vụ ứng dụng phát triển công nghệ thông tin; b) Tổ chức kiểm định sản phẩm công nghệ thông tin đề án, dự án, sản phẩm ứng dụng công nghệ thông tin theo quy định; c) Hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá tính hiệu công tác ứng dụng công nghệ thông tin ngành tài nguyên môi trường; d) Theo dõi, thống kê, báo cáo tình hình, hoạt động ứng dụng phát triển công nghệ thông tin ngành tài nguyên môi trường Về hệ thống thông tin, sở liệu quốc gia tài nguyên môi trường: a) Chủ trì xây dựng, quản lý, thu thập, cập nhật, trì, khai thác hệ thống sở liệu quốc gia tài nguyên môi trường; tích họp sở liệu thành phần tài nguyên môi trường, gồm: sở hạ tầng thông tin địa lý, đo đạc đồ, quản lý đất đai, tài nguyên nước, môi trường, địa chất khoáng sản, khí tượng thủy vãn, biến đổi khí hậu, biền hải đảo; b) Hướng dẫn, kiếm tra đơn vị thuộc Bộ xây dựng, quản lý, trì, cập nhật hệ thống thông tin, phần mềm dùng chung; sử dụng văn điện Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tử, chữ ký số, chứng thư số chứng thực chữ ký số giao dịch điện tử Bộ; xây đựng, cập nhật, quản lý, cung cấp, khai thác sở liệu chuyên ngành thuộc phạm vi quản lý Bộ; c) Cung cấp, trao đổi thông tin liệu thuộc sở liệu quốc gia tài nguyên môi trường theo quy định pháp luật 10 Về sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin: a) Chủ trì tổ chức thiết kế, lắp đặt, quản lý, vận hành, hướng dẫn sử dụng hệ thống sở hạ tầng thông tin Bộ; b) Chủ trì hướng dẫn đơn vị liên quan trì hoạt động ổn định hệ thống mạng diện rộng, trung tâm liệu, hệ thống giao ban điện tử hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin; c) Xây dựng, tổ chức thực giải pháp đảm bảo an ninh, an toàn ứng phó với cố hệ thống hạ tầng kỹ thuật, thông tin số Bộ; d) Làm đầu mối kết nối với mạng thông tin Chính phủ, Bộ, ngành tổ chức có liên quan 11 Về cung cấp dịch vụ công trực tuyến thương mại hóa thông tin: a) Chủ trì xây dựng, đảm bảo hạ tầng kỹ thuật phục vụ hoạt động cung cấp dịch vụ công trực tuyến; b) Hướng dần đơn vị trực thuộc Bộ xây dựng, thực dịch vụ công trực tuyến thương mại hóa thông tin, liệu, sản phẩm tài nguyên môi trường; c) Tổ chức công bố, cung cấp thông tin tư liệu tổng hợp tài nguyên môi trường theo quy định; phối hợp với đon vị thuộc Bộ công bố, cung cấp thông tin, tư liệu chuyên ngành thuộc lĩnh vực quản lý Bộ 12 Thực việc tổng hợp, lưu trữ công bố số liệu thống kê ngành tài nguyên môi trường theo Hệ thống tiêu thống kê ngành tài nguyên môi trường 13 Thực dịch vụ công nghệ thông tin, lưu trữ thông tin tư liệu tài nguyên môi trường theo quỵ định cùa pháp luật 14 Tổ chức thực cải cách hành theo chương trình, kế hoạch cải cách hành Bộ 15 Phối hợp quản lý hoạt động hội, tổ chức phi phủ hoạt động lĩnh vực thuộc chức quản lý Cục 16 Là quan đầu mối thực thiện Chiến lược Công nghệ thông tin Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Truyền thông quốc gia; quan thường trực giúp việc Ban Chỉ đạo thực Chiến lược ứng dụng phát triền công nghệ thông tin tài nguyên môi trường đến năm 2015 định hướng đến năm 2020 17 Tổ chức nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế, thực chương trình, dự án hợp tác quốc tế công nghệ thông tin, lưu trữ thông tin tư liệu tài nguyên môi trường theo phân công Bộ trưởng 18 Quản lý tổ chức, biên chế, vị trí việc làm; công chức, viên chức, người lao động; phối họp với Vụ Tổ chức cán việc xây đựng phát triển hệ thống tổ chức, nhân lực công nghệ thông tin; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực công nghệ thông tin, lưu trữ thông tin tư liệu tài nguyên môi trường theo quy định theo phân công Bộ trường 19 Quản lý tài chính, tài sản thuộc Cục; thực trách nhiệm đơn vị dự toán cấp II đối vói đơn vị trực thuộc Cục theo quy định theo phân công Bộ trưởng 20 Thống kê, báo cáo định kỳ đột xuất tình hỉnh thực nhiệm vụ phân công 21 Thực nhiệm vụ khác Bộ trường phân công Lãnh đạo Cục Công nghệ thông tin Cục Công nghệ thông tin có Cục trưởng không 03 Phó Cục trưởng Cục trưởng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng nhiệm vụ giao; xây dựng quy chế làm việc điều hành hoạt động Cục, chịu trách nhiệm trước pháp luật hoạt động Cục; quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tồ chức tổ chức thuộc Cục; ký văn chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ giao văn khác theo phân công ủy quyền Bộ trưởng Phó Cục trưởng giúp việc Cục trưởng, chịu trách nhiệm trước Cục trường lĩnh vực công tác phân công Cơ cấu tổ chức máy 1.Phòng Hệ thống thông tin 2.Phòng Kế hoạch - Tài 3.Phòng Khoa học, Công nghệ Hợp tác quốc tế Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4.Phòng Pháp chế Quản lý hoạt động công nghệ thông tin 5.Văn phòng 6.Chi nhánh Cục Công nghệ thông tin thành phố Hồ Chí Minh 7.Trung tâm Công nghệ phần mềm GIS 8.Trung tâm Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin 9.Trung tâm Kiểm định sản phẩm công nghệ thông tin 10.Trung tâm Lưu trữ Thông tin tài nguyên môi trường 11.Trung tâm Ứng dụng Chuyển giao công nghệ 12.Trung tâm Ứng dụng công nghệ thông tin phía Nam (trụ sở thành phố Hồ Chí Minh) Sơ đồ máy: Xem phụ lục số 01 II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng Cục công nghệ thông tin Chức năng, nhiệm vụ Chức Văn phòng Cục đơn vị thuộc Cục công nghệ thông tin, có chức tham mưu- tổng hợp giúp Cục trưởng theo dõi, đôn đốc đơn vị trực thuộc Cục hực chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác Cục, thực công tác tài kế toán; tổ chức cán bộ; hành quản trị; văn thư- lưu trữ thuộc phạm vi quản lý Cục Bên cạnh đó, văn phòng có chức hậu cần giúp thủ trưởng quan quản lý, sử dung, mua sắm trang thiết bị, sở vật chất, chuẩn bị tổ chức chuyến công tác, hội họp cho lãnh đạo quan Văn phòng Cục có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng theo quy định pháp luật Nhiệm vụ quyền hạn Chủ trì xây dựng, trình Cục trưởng quy chế làm việc Cục, nội quy, quy định quan; đề án kiện toàn tổ chức máy, dự thảo văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục; thẩm định dự thảo văn quy chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức đơn vị trực Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Trang thiết bị văn phòng đại hóa, xử lý thông tin nhanh truyền tải hệ thống; - Công tác quản lý sử dụng dấu đảm bảo an toàn, dấu bảo quản cẩn thận đem sử dụng cần thiết; - Văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ công tác hậu cần, mua sắm, bảo quản trang thiết bị, chuẩn bị phòng họp, tổ chức phục vụ hội nghị, hội thảo quan - Nhân viên có tinh thần làm việc tự giác công việc Các văn bản, giấy tờ luông giải nhanh chóng, thời hạn Nhược điểm: - Do diện tích phòng làm việc hẹp gây khó khăn cho cán bộ, công chức văn phòng trình giải công việc; - Cán văn thư Văn phòng Cục có người đào tạo quy, người lại làm việc không chuyên ngành, trường hợp có tình phát sinh công tác văn thư không giải kịp thời chuyên nghiệp; - Không có quản lý sát xao giấc trình làm việc nhân viên, dẫn đến tình trạng lãng phí thời gian, nhiều người đảm nhận công việc ngược lại xong lại hiệu quả; - Phòng họp chưa đáp ứng đủ nhu cầu cho đơn vị Cục, có đơn vị đăng ký họp xong Lãnh đạo Cục họp đột xuất Văn phòng không bố trí kịp địa điểm; - Công tác tư tưởng, khích lệ nhân viên hình thức khen thưởng chưa quan tâm mức, không phát huy khả sáng tạo, tinh thần phấn đấu nhân viên công việc; - Công tác soạn thảo văn chưa thực chuyên nghiệp, chuyên viên chưa thành thạo máy tính đánh máy 10 ngón, nhân viên đơn vị có trình độ không đồng đều, mang nhiều hình thức kiêm nhiệm, không đảm bảo hiệu làm việc tốt nhất; Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh 48 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Quá trình thực tập quan, khoảng thời gian em học hỏi nhiều kinh nghiệm, kỹ nhận biết công việc thực tế Đó đơn vị chuyên môn, tham mưu giúp việc cho lãnh đạo quan, tìm hiểu, xử lý thống kê thông tin cho lãnh đạo giao nhiệm vụ Hơn nữa, phòng phận quan trọng việc quản lý đào tạo nhân quan, phận tham mưu công tác hậu cần cho quan Sau em có số đề xuất, hi vọng góp phần phát huy ưu điểm, khắc phục mặt hạn chế trên: - Thường xuyên khích lệ tinh thần làm việc nhân viên cách đưa hình thức khen thưởng định kỳ với tiêu quy định rõ ràng văn - Tổ chức giao lưu văn nghệ, thể thao, chuyến tham quan, du lịch đơn vị, phận quan để tạo mối quan hệ thân thiết, phối hợp làm việc có hiệu nâng cao tinh thần thoải mái cho nhân viên; - Chặt chẽ việc quản lý giấc làm việc nhân viên, tránh tình trạng muộn sớm, lãng phí thời gian, thực chấm công nghiêm túc có nhắc nhở, xử lý cần thiết cá nhân vi phạm; - Quản lý trang thiết bị, phương tiện làm việc, văn phòng phẩm, chống lãng phí Định kỳ phòng ban phải nộp báo cáo chi tiết lượng văn phòng phẩm dùng lên Lãnh đạo Văn phòng để Lãnh đạo kiểm soát có điều chỉnh hợp lý Các đơn vị xuống Văn thư photo tài liệu phải đăng ký ký nhận rõ ràng để Văn phòng nắm bắt định mức chi phí mua sắm văn phòng phẩm cho phù hợp; - Xây dựng mô hình văn phòng mở, vừa tiết kiệm chi phí mà Lãnh đạo văn phòng dễ theo dõi, đôn đốc nhân viên, phòng phối hợp làm việc thuận lợi hơn; - Cử cán phòng văn thư bồi dưỡng khóa học chuyên ngành Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh 49 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội văn thư để có đội ngũ cán đồng chuyên nghiệp; - Xây dựng kho lưu trữ theo quy định nhà nước đặc điểm tình hình quan; - Nhanh chóng yêu cầu đơn vị lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; - Tuyển dụng nhân viên chuyên ngành lưu trữ cho cán văn thư kiêm nhiệm để thực công tác chỉnh lý tài liệu, tránh tình trạng tài liệu bó gói, phân tán, mát, không bảo quản cẩn thận; - Phòng Quản trị thường xuyên kiểm tra máy móc, trang thiết bị để sửa chữa, bảo quản cần thiết, không để máy móc bị hư hỏng nặng, gây ảnh hưởng đến trình giải công việc quan Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh 50 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Như ông cha ta có câu: “ ngày đàng, học sàng khôn”, suốt gần hai tháng thực tập Cục công nghệ thông tin, tận mắt chứng kiến công việc, tự tay làm công việc nhân viên văn phòng thân em học hỏi nhiều điều Bên cạnh nhờ hướng dẫn, giúp đỡ cán văn phòng mà khoảng thời gian thực tập giúp em học hỏi nhiều điều, tạo điều kiện cho em hoàn thành báo cáo Trong trình thực tập, em có điều kiện vận dụng kiến thức học thực hành số khâu nghiệp vụ như: Gửi công văn, tiếp nhận công văn, bóc bì văn bản, đóng dấu lưu văn đến, đăng ký văn - đến, chuẩn bị công tác hậu cần cho họp hay đại hội quan…, giúp em bước đầu rèn luyện tay nghề, xây dựng cho tiêu chí chung trở thành cán văn phòng sau Sau đợt thực tập, truyền đạt kiến thức thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội với dạy nhiệt tình kiến thức thực tế từ anh chị cán văn phòng Cục công nghệ thông tin giúp em hiểu thêm ngành nghề, tạo cho em niềm đam mê, hứng thú công việc, từ em tự tin vững bước đường chọn Em xin gửi tới lời cảm ơn sâu sắc lời chúc tốt đẹp tới trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa QTVP, thầy cô giáo toàn thể Cục công nghệ thông tin, đặc biệt anh chị văn phòng, tạo cho em hội nhận biết toàm diện ngành nghề, lĩnh vực mà theo học tiếp tục theo đuổi ước mơ đặt cho thân em Tuy cố gắng đề hoàn thành đợt thực tập này, khả thân nhiều hạn chế, bên cạnh trình độ ngành hành văn phòng thân nhiều hạn chế nên nhiều sơ xuất Vậy em mong quý thầy cô bạn xem xét đánh giá giúp em để em có cách nhìn nhận sâu sắc vấn đề này, để làm điểm tựa cho phấn đấu công việc sau cách tốt Hà Nội, ngày tháng năm2015 SINH VIÊN Nguyễn Thị Thu Linh Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh 51 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục số 01: Sơ đồ tổ chức máy Cục công nghệ thông tin Cục trưởng Nguyễn Hữu Chính Các Phó cục trưởng Hoàng Lam Sơn Lê Phú Hà Phòng hệ thống thông tin Bộ Các Trung tâm công nghệ phần mền GIS Máy Đơn Trung tâm sở hạ tầng công nghệ thông tin Vị Trung tâm kiểm định sản phẩm công nghệ thông tin Trực Trung tâm lưu trữ thông tin tài nguyên môi trường giúp Phòng kế hoạchtài việc Phòng pháp chế quản lý hoạt động CNTT lãnh đạo Văn phòng Phòng khoa học, công nghệ hệ thống quản trị Thuộc Chi nhánh Cục công nghệ thông tin thành phố HCM Trung tâm ứng dụng chuyển giao công nghệ Trung tâm ứng dụng công nghệ thông tin phía Nam Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 02 Sơ đồ máy văn phòng Cục công nghệ thông tin Chánh văn phòng Nguyễn Đức Cải Văn thư Phó chánh văn phòng Phó chánh văn phòng Võ Lan Anh Nguyễn Thị Hoài Thu Văn phòng cửa Tổng hợp Kế toán Hợp tác quốc tế Đội xe Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phục lục số 03 Sơ đồ nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ Cục Công văn đề nghị yêu cầu đơn vị, phòng ban chuẩn bị Yêu cầu đơn vị đăng ký công việc thuộc thẩm quyền giải thủ trưởng quan Trên sở đăng ký văn phòng xây dựng dự thảo chương trình công tác Văn phòng gửi thảo đến đơn vị lấy ý kiến đóng góp ghi chú: phương thức thực trao đổi, góp ý sản phẩm, kết Văn phòng hoàn thiện dự thảo lần cuối sở thu thập ý kiến đóng góp đơn vị để trình Cục trưởng Cục trưởng phê duyệt, ký ban hành Văn Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 04 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị Cục Chuẩn bị hội nghị Lập kế hoạch xây dựng nội dung hội nghị, văn phòng đôn đốc theo dõi, thông báo cho đơn vị có liên quan Dự kiến thành phần tham dự, chuẩn bị văn giấy tờ có liên quan, chuẩn bị công tác hậu cần, trình lãnh đạo phê duyệt Trong hội nghị Lãnh đạo văn phòng chuẩn bị bắt đầu họp, chủ trì diễn biến hội nghị, đón tiếp đại biểu phát tài liệu cho lãnh đạo cán có mặt hội nghị Thông báo tình hình, triển khai nội dung hội nghị Cử cán thường trực ghi biên hội nghị, cán thường trực có công việc đột xuất Kết thúc hội nghị Tổng hợp ý kiến, kết quả, nhắc nhở đơn vị có liên quan, nhanh chóng hoàn thiện hồ sơ xử lý giải nhanh chóng Văn phòng toán kinh phí bổ sung hồ sơ trình lãnh đạo Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phục lục số 05 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Cục Chuyển công văn mời đến lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm chuẩn bị công việc trước chuyến công tác cho lãnh đạo Xem lịch công tác tuần lãnh đạo, bố trí công việc thời gian hợp lý, khoa học Xây dựng chuyến công tác cho lãnh đạo, mục đích, nội dung, thành phần Sau Cục trưởng duyệt, tổng hợp dự trù kinh phí, thông báo cho đơn vị Thông báo, liên hệ nơi công tác, ăn nghỉ, phương tiện lại, cử cán Chuẩn bị công việc có liên quan, trình lãnh đạo duyệt, ký tổ chức thực Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 06 Bộ mẫu lịch công tác tuần BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO CỤC Tuần thứ 15 ( Từ ngày 06.4.2015 đến 12.4.2015 ) Thứ, Ngày Thứ Hai 06/4/2015 Lãnh đạo Cục Lãnh đạo Cục Giờ Thứ Ba 07/4/2015 Lãnh đạo Cục 14:00 Thứ Tư 08/4/2015 Lãnh đạo Cục 14:30 Thứ Năm 09/4/2015 PCT Lê Phú Hà 8:30 14:00 Nội dung công việc Họp giao ban công tác Qúy I/2015 Bộ TNMT Thành phần tham dự Báo cáo Bộ trưởng Thứ trưởng Nguyễn Linh Ngọc kế hoạch ƯDCNTT 2015 năm Nghe báo cáo giải pháp kỹ thuật thực lộ trình dịch vụ công trực tuyến Bộ TN&MT Trưởng phòng KH-TC chuẩn bị báo cáo Họp ban tổ chức Đại hội thi đua yêu nước ngành TNMT Lnhx đạo phòng, trung tâm thuộc Cục, chi nhánh Cục CNTT TP.HCM; Giams đốc Trung tâm ƯD&CGCN chuẩn bị báo cáo Địa điểm Hội trường tầng 5, nhà B, Bộ TNMT Phòng họp A904, Bộ TN&MT Phòng họp tầng Cục CNTT phòng Chi nhánh Cục TP.HCM Phòng họp A806, Bộ TN&MT Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thứ Sáu 10/4/2015 CT Nguyễn Hữu Chính 8:30 Họp Hội đồng Giams đốc CNTT quan nhà nước Phòng họp 1, Bộ TT&TT, 18 Nguyễn Du, Hà Nội PCT Hoàng Lam Sơn 9:00 Hội thảo lấy ý kiến cho 03 phần mềm thuộc HĐ 78Dự án CSDLQG TN&MT Ban QLDA; Trưởng phòng KHCN&HTQT, KH-TC; Đại diện Trung tâm KĐSP CNTT; Trung tâm ƯD&CGCN chuẩn bị nội dung Phòng họp tầng 2, Cục CNTT Lãnh đạo Cục 14:00 Họp Chi Cơ quan Cục Toàn thể Đảng viên thuộc Chi Cơ quan Cục CT Nguyễn Hữu Chính 8:00 Dự Hội nghị giới thiệu Nghị TW 10 khóa X Phòng họp 3, tầng Cục CNTT Hội trường tầng 5, nhà B, Bộ TN&MT PCT Hoàng Lam Sơn 9:00 Hội thảo Ban QLDA, PATC02 phần Trưởng phòng mềm (Đông KHCN&HTQT, DL Xd KHTC, đại diện đồ chuyên đề) Trung tâm thuộc Dự án KĐSP CNTT; XD CSDLQG Trung tâm TNMT CNPM&GIS chuẩn bị nội dung Phòng họp tầng 2, Cục CNTT Thứ Bảy 11/4/2015 Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chủ Nhật 12/4/2015 Phục lục số 07 Quy chế công tác văn thư-lưu trữ Cục Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phục lục số 08 Quy chế văn hóa công sở Cục Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 09 Mô hình văn phòng Cục Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CÁC VĂN BẢN SƯU TẦM MINH HỌA CHO PHẦN PHỤ LỤC Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A