Cục công nghệ thông tin có ban hành Quy chế văn hóa công sở riêng cho Cục, kèm theo Quyết định số 12/QĐ-CNTT ngày 10 tháng 01 năm 2013 của Cục công nghệ thông tin.
Tuy nhiên, trong thời gian thực tập tại cơ quan, tôi nhận thấy vấn đề thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của các cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của Cục chưa theo đúng quy định. Bên cạnh những ưu điểm như thực hiện nghiêm túc về trang phục, lễ phục; giao tiếp, ứng xử; đón tiếp khách mời, nhân dân … thì vẫn còn tồn tại một số nhược điểm sau:
Cán bộ , công chức, viên chức khi tới cơ quan phải đeo thẻ nhưng trên
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Về giờ giấc làm việc, nhìn chung chưa được thực hiện nghiêm túc. Nhiều cán bộ, công chức đi muộn, chưa tận dụng hết thời gian cho công việc, gây lãng phí thời gian.
Theo quy chế văn hóa công sở, cán bộ, công chức, viên chức và người lao động làm việc tại trụ sở cơ quan khi ra vào cơ quan phải xuống xe, tắt máy và tháo khăn che mặt, khẩu trang. Tuy nhiên quy định này hầu như không có hiệu lực.
Vấn đề tiết kiệm, chống lãng phí thực hiện chưa tốt. Văn phòng phẩm, điện chiếu sáng, điều hòa nhiệt độ, máy vi tính … còn khá lãng phí; sử dụng cả những khi không cần thiết, theo nhu cầu cá nhân, không phục vụ mục đích công việc chung của cơ quan.
Quy chế văn hóa công sở của Cục: phụ lục 08 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của Cục
Chuẩn bị:
Bước 1. Lập kế hoạch hội nghị: Kế hoạch hội nghị là một văn bản có tính định hướng trình bày những vấn đề cơ bản liên quan đến việc tổ chức hội nghị. Do vậy, khi lập kế hoạch hội nghị phải đảm bảo một số nội dung cơ bản sau:
- Thể thức văn bản
- Tính khả thi khi triển kai
- Thời gian để chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch - Các thông tin cơ bản trong kế hoạch
Căn cứ vào chương trình công tác của Cục và yêu cầu giải quyết công việc Cục trưởng chỉ đạo xây dựng và quyết định kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn quan trọng trong năm, tháng, tuần. Phân công trách nhiệm cho các đơn vị chuẩn bị nội dung, địa điểm, các vấn đề về khác có liên quan. Khi lập kế hoạch cần phải đưa ra các yếu tố dự phòng như: tài liệu, kinh phí... để hội nghị có tính khả thi cao.
Bước 2. Dự thảo kế hoạch tổ chức hội nghị và trình lãnh đạo:
Sau khi lập xong kế hoạch thì phải gửi bản kế hoạch cho lãnh đạo Cục duyệt. Sau khi kế hoạch được duyệt Văn phòng phải sao chép và gửi tới các đơn vị , phòng ban có liên quan, những người tham gia hội nghị nắm vững được bố
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cục của hội nghị và chuẩn bị các nội dung cuộc hội nghị ( tổng hợp số liệu, báo cáo, dự thảo,...)
Bước 3. Xây dựng chương trình nghị sự hội nghị: Chương trình nghị sự hội nghị là một văn bản trình bày lịch trình các công việc sẽ được tiến hành tại hội nghị. Do vậy, chương trình nghị sự phải đảm bảo một số yêu cầu sau:
- Các vấn đề được sắp xếp theo trình tự khoa học, hợp lý.
- Có khả năng hỗ trợ bộ phận điều hành kiểm soát diễn biến của hội nghị.
Văn phòng sẽ căn cứ vào các nội dung công việc liên quan đến chuẩn bị tổ chức được gửi từ phòng ban về văn phòng Cục, đăng ký lịch tổ chức hội nghị trước 07 ngày.
Tổ chức
Bước 4. Tiến hành hội nghị: Sau khi chuẩn bị xong, đơn vị chủ trì tiến hành hội nghị theo thời gian quy định, đây là giai đoạn quan trọng nhất của hội nghị. Khi tiến hành hội nghị văn phòng phải thực hiện những công việc sau:
- Đón đại biểu
- Theo dừi, kiểm soỏt trỡnh tự diễn biến của hội nghị - Ghi biên bản hội nghị
Bước 5. Kết thúc hội nghị:
- Phục vụ sau hội nghị: tiễn đoàn, thu dọn, quyết toán kinh phí - Hoàn tất hồ sơ hội nghị, bổ sung chương trình công tác
- Thông báo kết quả hội nghị ( chậm nhất là 03 ngày làm việc sau khi hội nghị kết thúc)
Chương trình nghị sự kỷ niệm 20 năm ngày thành lập Cục công nghệ thông tin-Bộ Tài nguyên và Môi trường:
Thời gian: 7h30 đến 10h, ngày tháng năm Địa điểm: Hội trường tầng 4
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thời gian Nội dung chương trình
7h30-8h00 Đón tiếp quan khách và khách mời
8h00-8h10 Tuyên bố lý do và giới thiệu thành phần tham dự 8h10-8h20 Đọc thư chúc mừng của lãnh đạo và cơ danh sách các
cơ quan, cá nhân gửi thư, hoa chúc mừng
8h20-8h35 Báo cáo sơ nét quá trình ra đời Cục và những thành quả đạt được trong 20 năm qua
8h35-9h00 Đóng góp ý kiến cho hoạt động của Cục thời gian tới 9h00-9h10 Công bố quyết định khen thưởng các cá nhân, tập thể
đạt thành tích xuất sắc trong 20 năm qua 9h10-9h25 Lễ trao thưởng
9h25-9h40 Phát biểu ý kiến của lãnh đạo cấp trên 9h40-9h45 Tiếp thu ý kiến
9h45-9h50 Tuyên bố kết thúc nghi lễ chính thức Sau 9h50 Tiễn khách và chương trình giúp vui 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại
Để xây dựng mô hình văn phòng hiện đại thì cần rất nhiều yếu tố. Trong đó, không thể thiếu những yếu tố sau:
a) Hiện đại về con người làm văn phòng
Con người làm việc trong văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của văn phòng. Lao động văn phòng kiểu cũ thường ít được đào tạo bài bản, việc bố trí, sử dụng lao động văn phòng còn tùy tiện, chắp vá. Trong văn phòng hiện đại nhân tố con người coi trọng hơn bao giờ hết. Lao động trong văn phòng được coi là lao động thông tin với tính sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng. Đáp ứng nhu cầu phát triển đó Cục công nghệ thông tin đã có những biện pháp nhằm nâng cao chất lượng nhân viên văn phòng bằng cách ngoài việc cử đi học các lớp bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, nhân viên văn phòng còn được trang bị các kiến thức về công nghệ thồn tin, sử dụng thành thạo các trang thiết bị máy
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b) Hiện đại các nghiệp vụ hành chính văn phòng
Với sự hỗ trợ của các trang thiết bị hiện đại cùng với việc xây dựng các quy tắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực và mang tính chất khoa học cao, các nghiệp vụ hành chính văn phòng tại Cục công nghệ thông tin được vận hành trôi chảy, thông suốt theo quy tắc, quy trình thống nhất hợp lý.
Các nghiệp vụ hành chính văn phòng có vai trò kết nối các thiệt bị kỹ thuật với con người làm văn phòng , làm cấu trúc ba mặt cơ bản của văn phòng trở nên hài hòa , biến các tiềm năng văn phòng thành hiệu quả thiết thực.
c) Hiện đại về trang thiết bị văn phòng
Trong một văn phòng hiện đại cần trang bị các trang thiết bị hiện đại nhằm đáp ứng được nhu cầu của công việc, giúp người làm văn phòng thực hiện công việc một cách nhanh chóng và trôi chảy, tiết kiệm được thời gian mà vẫn đảm bảo được hiệu quả công việc. Từ đó, giúp lãnh đạo có nguồn thông tin kịp thời, đẩy nhanh được tiến độ công việc.
Ưu điểm
Vănphòng Cục được bố trí theo mô hình khép kín; thực hiện quản lý văn bản đi, đến toàn bộ trên máy tính, đăng ký nhanh chóng, dễ quản lý và tra tìm;
các cán bộ, chuyên viên thường xuyên được cử đi học các lớp bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ; máy móc, trang thiết bị, văn phòng phẩm đầy đủ, đảm bảo công việc được tiến hành đúng thời gian.
Nhược điểm
Hiện đại hóa văn phòng ở đây không chỉ về các trang thiết bị, điều kiện làm việc mà còn phải hiện đại cả về con người cũng như đổi mới cách thức tổ chức, quản lý nguồn nhân sự. Xét một cách toàn diện, Văn phòng Cục chưa thực sự được hiện đại hóa. Nhất là về tác phong làm việc của cán bộ, nhân viên chưa chuyên nghiệp, lãng phí quá nhiều thời gian . Các trang thiết bị văn phòng cũng chưa được cải tiến, thường xuyên bị hỏng hóc. Tài liệu sắp xếp chưa khoa học và thống nhất.
Mô hình văn phòng hiện đại của Cục: phụ lục 09
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của Cục. Nhận xét