III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng Cục công nghệ thông tin
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Cục:
Phòng Văn thư của Cục phụ trách công tác văn thư chung của toàn Cục, hoạt động theo chế độ tập trung, mô hình khép kín, được bố trí ở ngay cửa ra vào tầng 1, diện tích khoảng 15m2. Trong phòng có 02 máy photo, 01 máy scan, 01 máy fax, 01 máy in, 02 máy vi tính, 01 điều hòa, 01 máy điện thoại, 01 quạt trần.
Phòng gồm có 1 Trưởng phòng, 1 Phó phòng và 2 chuyên viên. Trong số 2 người làm văn thư, 1 người phụ trách quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi của Cục, 1 người phụ trách về quản lý con dấu và văn bản đi, đến của Văn phòng
* Ưu điểm:
Phân công công việc hợp lý, mỗi người đảm nhiệm một mảng, thuận lợi cho việc quản lý, giải quyết và tra tìm văn bản.
Bàn làm việc và các phương tiện, trang thiết bị trong phòng được sắp xếp một cách khoa học.
* Nhược điểm:
Diện tích phòng còn khá chật hẹp, trong phòng chỉ có 01 máy in chưa đáp ứng đủ nhu cầu công việc.
Nhân viên văn thư chỉ có một người là được đào tạo chính quy, tốt nghiệp trường Trung học Văn thư – lưu trữ TW 1. Còn lại một người tốt nghiệp cao đẳng công nghệ thông tin. Về chuyên môn, nghiệp vụ chủ yếu là được đào tạo qua thực tiễn công việc.
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng tròn việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Cục
Văn thư của Cục công nghệ thông tin thuộc Văn phòng Cục, dưới sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng. Công tác văn thư của Cục công nghệ thông tin được
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội áp dụng theo Quyết định 1568/QĐ-BTNMT ngày 20/09/2012 quy chế Văn thư lưu trữ của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên & Môi trường.
Chánh Văn phòng có trách nhiệm giám sát kiểm tra về công tác soạn thảo văn bản đảm bảo văn bản được ban hành theo đúng quy trình, thể thức và thẩm quyền được pháp luật quy định.
Trước khi trình lãnh đạo, Chánh Văn phòng phê duyệt, kí nháy vào văn bản để đảm bảo đúng quy trình, tính pháp lí. Sau khi lãnh đạo ký duyệt Chánh Văn phòng giao cho cán bộ văn thư đóng dấu và ban hành.
Về cụng tỏc quản lớ văn bản đi Chỏnh Văn phũng theo dừi, kiểm tra cỏn bộ Văn thư - Lưu trữ xử lí văn bản tho đúng tiến độ.
Theo dừi giải quyết văn bản đến, việc giải quyết văn bản được thực hiện nghiêm túc, công việc đạt chất lượng cao. Trường hợp văn bản đến cần sự phối hợp giải quyết của nhiều đơn vị, lãnh đạo cho ý kiến vào “Phiếu giải quyết văn bản đến” để các đơn vị có liên quan phối hợp giải quyết, theo nguyên tắc: Đơn vị nào ghi trước là đơn vị chủ trì. Đơn vị nào ghi sau là đơn vị phối hợp. Mọi tác nghiệp giao nhận văn bản, tài liệu, hồ sơ trình giải quyết công việc, hồ sơ công việc nêu trong quy trình này đều phải ký xác nhận vào sổ giao nhận văn bản.
Chỉ đạo các đơn vị lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy định. Tổ chức quá trình lập hồ sơ, tuân thủ trình tự các bước trong quy trình.
Khi công việc kết thúc, sau khi hoàn thiện hồ sơ, người lập nộp cho cán bộ văn thư chuyên trách và được thống nhất quản lý. Sau 1 năm, kể từ khi công việc kết thúc, cán bộ văn thư thống kê hồ sơ đã hết thời hạn để tại đơn vị và nộp vào kho lưu trữ theo quy định.
Việc đóng dấu và quản lý con dấu được chỉ đạo tuân theo đúng quy định của pháp luật; chưa xảy ra trường hợp nào đóng dấu nhầm, đóng dấu sai quy định. Kể cả đóng dấu các phụ lục, dấu giáp lai, chưa xảy ra hiện tượng hỏng và mất mát về dấu.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
a. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu lưu trữ cơ quan và phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm thu thập những tài liệu theo quy định tại Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH ngày 04/4/2001 về tài liệu quốc gia.
Nguồn thu thập tài liệu vào lưu trữ của Cục công nghệ thông tin bao gồm:
Tài liệu của phòng Quản lý tổng hợp, tài liệu của phòng ban chức năng, đơn vị thuộc Cục.
* Ưu điểm:
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào phông lưu trữ Cục được thực hiện tốt. Thành phần tài liệu thu thập được rất đa dạng và phong phú, ngoài tài liệu hành chính còn có tài liệu khoa học và kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn.
- Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ của các kho lưu trữ có liên quan đến hầu hết các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung vào kho lưu trữ sẽ bổ sung các nguồn tài liệu làm phong phú thành phần Phông lưu trữ quốc gia và khả năng phục vụ sử dụng tài liệu lưu tữ. Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là một công việc thường xuyên và rất tất yếu trong Cục công nghệ thông tin, cũng vì vậy mà Cục đã rất quan tâm chú trọng tới công tác này, việc thu thập bổ sung tài liệu luôn đạt yêu cầu với công việc.
- Các tài liệu thu thập đều phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Cục, đều có giá trị thực tiễn.
* Nhược điểm:
- Tài liệu một số đơn vị còn ở tình trạng bó gói, chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh.
- Nhiều tài liệu liên quan đến hoạt động của Cục chưa được thu thập đầy
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đủ
- Công tác bổ sung tài liệu lưu trữ tiến hành khi cơ quan, đơn vị đã giao nộp hồ sơ, tài liệu nhưng vẫn chưa đầy đủ, hoàn chỉnh cần phải tiến hành bổ sung thêm.
b. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
- Chỉnh lý tài liệu là một công việc tổng hợp của nhiều quy trình nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ.
- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi, lập mới hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phộng hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
- Quá trình chỉnh lý tài liệu sẽ giúp tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu, loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
* Ưu điểm:
Sau khi đã tiến hành thu thập tài liệu, cán bộ Văn thư kiêm lưu trữ đã tiến hành chỉnh lý tài liệu theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ. Nghiệp vụ chỉnh lý được thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Trong quá trình chỉnh lý tài liệu, đã tuân theo đầy đủ những nguyên tắc chỉnh lý. Tài liệu của từng đơn vị được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt; khi phân loại và lập hồ sơ phải theo trỡnh tự theo dừi, giải quyết cụng việc; tài liệu sau khi chỉnh lý phản ánh được hoạt động của đơn vị hình thành tài liệu.
Văn thư - Lưu trữ Cục đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác chỉnh lý tài liệu, đó là chương trình “Quản lý và chỉnh lý tài liệu lưu trữ trên máy tính. Chương trình này được xây dựng và có sự bổ sung, nâng cấp qua các năm để dần hoàn thiện hơn. So với việc chỉnh lý theo phương pháp truyền thống
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thì chỉnh lý tài liệu có sự trợ giúp của máy tính đã đem lại rất nhiều lợi ích, không những giảm bớt một số khâu trong quy trình mà việc chỉnh lý tài liệu cũng nhanh hơn, giảm thời gian, công sức cho cán bộ; không bỏ sót tài liệu; giúp in được tiêu đề và mục lục hồ sơ luôn; tiết kiệm được kho tàng, phương tiện cần thiết cho việc chỉnh lý; dựa trên cơ sở dữ liệu giúp cán bộ lưu trữ và bạn đọc tra tìm tài liệu được dễ dàng, nhanh chóng.
* Nhược điểm:
- Chỉnh lý tài liệu ngày càng trở nên khó khăn hơn do khối lượng tài liệu nộp vào lưu trữ hàng năm ngày càng tăng, đặc biệt là những tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ được giao nộp vào lưu trữ hiện hành dưới dạng tài liệu bó gói, văn phòng Cục thì thiếu cán bộ.
- Vẫn còn nhiều tài liệu chưa được chỉnh lý, tài liệu bó gói, tài liệu bị chất đống lộn xộn
Đây chính là một trong những khó khăn trong công tác lưu trữ của Cục.
b. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là việc sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. Đây là công tác mang ý nghĩ rấ quan trọng trong lưu trữ. Nếu không có biện pháp bảo quản tốt thì tài liệu lưu trữ sẽ rất dễ bị hư hỏng hay mất mát.
Tài liệu lưu trữ sau khi được chỉnh lý Cục xác định giá trị tài liệu và các định thời hạn bảo quản cho tài liệu.
* Ưu điểm:
Sau khi tài liệu đã được chỉnh lý, lập thành hồ sơ vào đưa vào tủ lưu trữ Cục thì công tác bảo quản tài liệu cũng là vấn đề đáng quan tâm trong lưu trữ bởi nó quyết định sự an toàn, giá trị tài liệu phục vụ cho khai thác và sử dụng.
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện nghiêm chỉnh theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Tài liệu lưu trữ được bảo vệ và bảo quản an toàn trong các tủ lưu trữ
- Phòng lưu trữ được trang bị nhiều công cụ như: tủ, giá, cặp, hộp đựng tài
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội liệu và định thời hạn bảo quản cho tài liệu
- Tài liệu được sắp xếp ngăn nắp trong kho lưu trữ có nhãn, ký hiệu, nhãn số theo mục lục hồ sơ đảm bảo an toàn thuận tiện cho việc tra cứu.
* Nhược điểm
- Tài liệu nhiều nhưng chưa có kho lưu trữ, khiến việc sắp xếp các tủ đựng tài liệu khó khăn, và diện tích văn phòng trật hẹp.
- Một số tài liệu lưu trữ còn chưa bảo quản đúng cách nên bị hư hỏng - Chưa có những biện pháp tích cực để phục chế tài liệu đã bị hư hỏng - Vẫn còn tình trạng tài liệu bó gói, chất đống chưa được sắp xếp ngăn nắp
d. Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ
tổ chức sử dụng tài liệu là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu giải quyết công việc của lãnh đạo, cán bộ , công chức, viên chức trong Cục
* Ưu điểm:
- Việc phụ vụ khai thác, tra cứu tài liệu luôn được phục vụ nhanh chóng, kịp thời và chính xác.
- Đảm bảo yêu cầu của đối tượng sử dụng tài liệu.
- Việc khai thác sử dụng các văn bản mật được thực hiện đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
* Nhược điểm:
- Vẫn còn bất cập trong việc tìm tài liệu vì tài liệu không được tập trung, mà sắp xếp trong các tủ khác nhau, sắp xếp không theo trình tự thời gian
- Tài liệu trong kho chưa được tổ chức khoa học nên việc khai thác sử dụng gặp nhiều khó khăn và chưa hiệu quả.
- Chưa áp dụng nhiều hình thức để tạo điều kiện cho người đọc có thể dễ dàng tiếp cận và khai thác hiệu quả các thông tin trong tài liệu lưu trữ.
- Chưa có phòng đọc để người đọc trực tiếp nghiên cứu tài liệu.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, kế