Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại VIỆN CÔNG NGHỆ SINH học

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 2 PHẦN I. TỔNG QUAN VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 4 I. GIỚI THIỆU 4 II. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH 6 PHẦN II. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 9 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 9 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 9 1.1. Chức năng 9 1.2. Nhiệm vụ 9 2. Cơ cấu tổ chức 11 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG QUẢN LÝ TỔNG HỢP 12 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 12 1.1. Chức năng 12 1.2. Nhiệm vụ 12 2.3. Bản mô tả công việc của lãnh đạo 16 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG QUẢN LÝ TỔNG HỢP 18 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 18 1.1 Vai trò của phòng quản lý tổng hợp trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Viện Công nghệ sinh học. 18 1.1.1 Trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp. 18 1.1.2. Giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần 19 1.2. Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Viện Công nghệ sinh học 21 1.3. Công tác tổ chức hội nghị của Viện Công nghệ sinh học 22 1.4. Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Viện Công nghệ sinh học: 22 1.5 Công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của Viện. 25 2. Khảo sát về công tác văn thư. 26 2.1. Mô hình tổ chức công tác văn thư của Viện 26 2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Viện Công nghệ sinh học. 27 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 28 PHẦN III. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 30 I. BỘ MẪU LỊCH CÔNG TÁC TUẦN, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC THÁNG VÀ NĂM 30 II. Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Viện Công nghệ sinh học 35 III. Quy chế văn hóa công sở của Viện Công nghệ sinh học 52 PHẦN IV. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 60 I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 60 II. ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHƯỢC ĐIỂM. 63 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

LỜI CẢM ƠN 2

PHẦN I TỔNG QUAN VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 4

I GIỚI THIỆU 4

II LỊCH SỬ HÌNH THÀNH 6

PHẦN II KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 9

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 9

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 9

1.1 Chức năng 9

1.2 Nhiệm vụ 9

2 Cơ cấu tổ chức 11

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG QUẢN LÝ TỔNG HỢP 12

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 12

1.1 Chức năng 12

1.2 Nhiệm vụ 12

2.3 Bản mô tả công việc của lãnh đạo 16

III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG QUẢN LÝ TỔNG HỢP 18

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 18

1.1 Vai trò của phòng quản lý tổng hợp trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Viện Công nghệ sinh học 18

1.1.1 Trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp 18

1.1.2 Giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần 19

1.2 Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Viện Công nghệ sinh học 21

1.3 Công tác tổ chức hội nghị của Viện Công nghệ sinh học 22

1.4 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Viện Công nghệ sinh

học: 22

1.5 Công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của Viện 25

2 Khảo sát về công tác văn thư 26

2.1 Mô hình tổ chức công tác văn thư của Viện 26

2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Viện Công nghệ sinh học 27

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 28

PHẦN III CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 30

I BỘ MẪU LỊCH CÔNG TÁC TUẦN, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC THÁNG VÀ NĂM 30

II Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Viện Công nghệ sinh học 35

III Quy chế văn hóa công sở của Viện Công nghệ sinh học 52

PHẦN IV KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 60

I NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 60

II ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHƯỢC ĐIỂM 63

PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý khôngthể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào Tuy nhiên nguồn nhân lực vùa có chuyênmôn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vùa có trình độ quản lý tại các cơquan còn rất thiếu

Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và năng lực đáp ứng của nhà trường, vớiphương châm gắn liền giữa lý luận và thực tế trong công tác đào tạo của trườngĐại học Nội vụ Hà nội nói chung và khoa Quản trị văn phòng nói riêng như lấy lýluận làm điểm tựa làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiến bổsung những kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận

Để đáp ứng được phương châm đó, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đề ra

Kế hoạch thực tập ngành Quản trị văn phòng khóa 2012-2015 tại các cơ quan, đơn

vị, tổ chức Chuyến thực tập này giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại cơquan, vận dụng những lý thuyết, kiến thức đã được học khi còn ngồi trên ghế nhàtrường vào những công việc thực tế tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức Đây cũng làdịp để sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạođức của một nhà quản lý văn phòng, là cơ hội để sinh viên đúc rút những kinhnghiệm giao tiếp, phục vụ cho công việc sau này

LỜI CẢM ƠN

Nhận thấy tầm quan trọng của thực tập tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tốt nghiệp tại các cơ quan, đơn vị, tổchức…trong cả nước thực hiện mục tiêu sinh viên ra trường không chỉ có tấm bằngtrong tay mà còn có kiến thức, năng lực chuyên môn vững vàng để sinh viên có thể

dễ dàng làm quen với công việc sau khi tốt nghiệp

Được sự giới thiệu của nhà trường và sự đồng ý của cơ quan thực tập, em đãtới thực tập tại Viện Công nghệ sinh học trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học vàCông nghệ Việt Nam trong thời gian từ ngày 09/3/2015 tới hết ngày 29/4/2015.Được sự quan tâm, giúp đỡ của các cán bộ, công chức trong Viện Công nghệ sinhhọc, em đã được tiếp cận trực tiếp với hoạt động hành chính nhà nước Từ đó em

đã học được nhiều kiến thức không có trong sách vở, được quan sát các cán bộ,công chức trong cơ quan giải quyết các công việc chuyên môn, nghiệp vụ giúp emhiểu rõ hơn những khó khăn, phức tạp mà người làm công tác Quản lý hành chínhphải đảm nhiệm và qua đây em cũng rút ra được nhiều kinh nghiệm vận dụngnhững kiến thức chuyên ngành đã học, biết nhìn nhận, phân tích, đánh giá và kiếnnghị từ đó đưa ra giải pháp đã và đang tồn tại trong cơ quan nơi mình thực tâp dướigóc nhìn của một nhà khoa học quản lý Em nhận thấy mình cần phải cố gắng họchỏi, trau dồi kiến thức hơn nữa để đáp ứng yêu cầu công việc trong thời kỳ đổimới Trong giai đoạn xã hội phát triển với tốc độ nhanh như hiện nay thì tri thứccon người là tiền đề vô cùng quan trọng Lý thuyết được gắn với thực hành sẽ thúcđẩy công việc, sản xuất một cách nhanh chóng và đạt kết quả cao hơn

Qua đây em xin bày tỏ lời cảm ơn đến Ban Giám hiệu Trường Đại Học Nội

Vụ Hà Nội, các Thầy, Cô trong Khoa Quản trị văn phòng đã giảng dạy nhiệt tìnhgiúp em có được những kiến thức cơ bản để hoàn thành tốt đợt thực tập này

Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Viện Công nghệ sinh học; Các cô,chú, anh, chị trong Phòng Quản lý tổng hợp, đặc biệt là chị Phạm Nguyệt Minh –Chuyên viên hợp tác quốc tế đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tốtkhóa thực tập tốt nghiệp, giúp em có niềm tin và lòng say mê nghề nghiệp cũngnhư nhận biết được phẩm chất và trách nhiệm của người cán bộ sau khi ra trường

công tác sau này.

Để đánh giá lại kết quả thực tập trong thời gian qua, rút ra những ưu điểm,hạn chế của bản thân và những kinh nghiệm quý báu trong thời gian thực tập Đây

là kết quả đầu tiên và là sản phẩm đánh dấu bước trưởng thành của em sau 03 nămhọc tập và rèn luyện tại trường Trong quá trình thực tập và viết báo cáo do là lầnđầu tiên va chạm với công việc mới em còn nhiều bỡ ngỡ, kinh nghiệm thực tế cònhạn chế chắc chắn em không tránh khỏi những sai sót nhất định Em rất mong nhậnđược sự giúp đỡ, ý kiến đóng góp và nhận xét từ quý Thầy, cô trong nhà trường,trong Khoa Quản trị văn phòng cùng sự đóng góp ý kiến của các cô, chú, anh, chịtrong cơ quan để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn./

Em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN I TỔNG QUAN VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC

I GIỚI THIỆU

Viện Công nghệ sinh học (Institute of Biotechnology, IBT), trực thuộc ViệnHàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam (Vietnam Academy of Science and Technology, VAST), là một viện nghiên cứu đầu ngành về công nghệ sinh học ởViệt Nam Viện có đội ngũ đông đảo các nhà khoa học được đào tạo chuyên sâu ởtrong và ngoài nước về các lĩnh vực khác nhau của công nghệ sinh học hiện đại Nhiệm vụ chính của Viện là nghiên cứu những vấn đề khoa học và công nghệthuộc các lĩnh vực: công nghệ gen, công nghệ tế bào động vật, công nghệ tế bàothực vật, công nghệ vi sinh, công nghệ protein và enzyme, công nghệ sinh học môitrường, công nghệ sinh học biển, công nghệ vật liệu sinh học, công nghệ sinh họcnano, công nghệ sinh – y học, tin sinh học và các lĩnh vực khác có liên quan

Viện là đơn vị triển khai, ứng dụng và chuyển giao các kết quả nghiên cứukhoa học và công nghệ mới; tổ chức sản xuất, kinh doanh, tư vấn, dịch vụ về côngnghệ sinh học và các lĩnh vực liên quan vào thực tiễn sản xuất và đời sống, gópphần xây dựng và phát triển ngành công nghiệp sinh học

Viện là cơ sở đào tạo nhân lực khoa học và công nghệ có trình độ cao, tổchức đào tạo sau đại học và tham gia đào tạo đại học về sinh học và công nghệ sinhhọc Viện cung cấp thông tin, tư vấn, bồi dưỡng và nâng cao trình độ cán bộ tronglĩnh vực sinh học và công nghệ sinh học

Viện tiến hành nhiệm vụ hợp tác quốc tế về sinh học và công nghệ sinh học

và các lĩnh vực liên quan: trao đổi cán bộ; cử cán bộ đi đào tạo ngắn hạn và dài hạn(thực tập sinh, thạc sỹ, tiến sỹ và sau tiến sỹ); tham gia các chương trình/dự ánhợp tác khoa học và công nghệ với các nước; tham gia và tổ chức các hội nghị, hộithảo quốc tế

Hoạt động nghiên cứu tại Viện Công nghệ sinh học tập trung vào 6 hướngchính:

1 Nghiên cứu hệ gen học, hệ protein học và tin sinh học

Nghiên cứu các đặc điểm của hệ gen và hệ protein của người Việt Nam

Nghiên cứu cấu trúc, chức năng của các gen và protein có giá trị từ nguồn tài nguyên sinh vật Việt Nam.

Ứng dụng các kỹ thuật sinh học phân tử trong phân loại, xác định và bảo tồn

sự đa dạng nguồn gen các loài động vật, thực vật và vi sinh vật

Xây dựng các cơ sở dữ liệu và cung cấp thông tin trực tuyến về hệ gen học,

hệ protein học và tin sinh học

2 Công nghệ gen

Nghiên cứu phát triển các protein dược phẩm tái tổ hợp

Nghiên cứu phát triển các vaccine tái tổ hợp dùng trong nông nghiệp và y tế.Nghiên cứu phát triển các bộ sinh phẩm trên cơ sở protein tái tổ hợp và kháng thể dùng trong nông nghiệp, y tế và bảo vệ môi trường

3 Công nghệ sinh học vi sinh vật

Đánh giá, chọn tạo và khai thác các chủng vi sinh vật mới có ích trong nông nghiệp, dược phẩm, chế biến thực phẩm và xử lý ô nhiễm môi trường

Phát triển các hệ thống lên men, các công nghệ nền nhằm nâng cao hiệu quả biểu hiện của các chủng vi sinh trong việc sản xuất các loại protein tái tổ hợp và các chất có hoạt tính sinh học

4 Công nghệ sinh học protein và enzyme

Tinh sạch và cải biến theo hướng có lợi các enzyme có tính thương mại cao.Sàng lọc các protein đích có giá trị sinh dược

Thiết kế và phát triển các peptide có hoạt tính sinh học

5 Công nghệ sinh học thực vật

Phát triển các công nghệ tế bào thực vật phục vụ cho công tác bảo tồn và nhân nhanh các giống cây trồng và nguồn gen thực vật quý

Cải thiện các tính trạng của cây trồng bằng phương pháp chọn dòng tế bào

và chuyển gen nhằm tạo giống có chất lượng cao và có khả năng chống chịu tốt hơn

6 Công nghệ sinh học động vật

Sử dụng các phương pháp công nghệ sinh học nhằm kiểm soát khả năng sinhsản của vật nuôi lưu giữ tinh trùng, thụ tinh nhân tạo, cấy chuyển phôi, bảo tồn đa

Năm 1975, khi Viện Khoa học Việt Nam chính thức được thành lập, Phòng Sinh vật đã phát triển thành 5 phòng trực thuộc Viện Khoa học Việt Nam, bao gồmcác hướng sinh học đại cương và sinh học thực nghiệm (Phòng Động vật học, Phòng Thực vật học, Phòng Sinh lý - Hóa sinh người và động vật, Phòng Sinh lý-Hóa sinh thực vật, Phòng Vi sinh vật).

2.VIỆN SINH VẬT HỌC VÀ CÁC TRUNG TÂM HÌNH THÀNH TỪ VIỆN SINH VẬT HỌC, VIỆN KHOA HỌC VIỆT NAM (1975-1993)

Tháng 5 năm 1975, Viện Sinh vật học thuộc Viện Khoa học Việt Nam được thành lập trên cơ sở hợp nhất các phòng nghiên cứu về sinh vật học nói trên

GS.TSKH NGUYỄN HỮU THƯỚC và GS.TSKH ĐẶNG HUY HUỲNH được

cử làm Lãnh đạo với cương vị Viện phó Năm 1983, GS.TSKH LÊ XUÂN TÚ được bổ nhiệm làm Viện trưởng

Năm 1983, các phòng nghiên cứu theo hướng sinh học đại cương đã phát triển và hình thành, Trung tâm Sinh thái và Tài nguyên sinh vật thuộc Viện Khoa học Việt Nam do GS.TSKH ĐẶNG NGỌC THANH làm Giám đốc và GS.TSKH.ĐẶNG HUY HUỲNH làm Phó Giám đốc

Năm 1982, Trung tâm Sinh lý- Hoá sinh người và động vật thuộc Viện Khoahọc Việt Nam thành lập, Giám đốc GS.TSKH NGUYỄN TÀI LƯƠNG

Năm 1989, thành lập Trung tâm Nghiên cứu vi sinh vật, Viện Khoa học ViệtNam, Giám đốc PGS.TS LÝ KIM BẢNG.

Năm 1990, thành lập Trung tâm Hoá sinh ứng dụng, Viện Khoa học Việt Nam, Giám đốc GS.TSKH ĐÁI DUY BAN

3.VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC

Thực hiện Nghị định 24/CP của Chính phủ về việc thành lập Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc gia, ngày 19/06/1993, Viện Công nghệ sinh học thuộc Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc gia được thành lập, trên cơ sở hợp nhất Viện Sinh vật học, Trung tâm Sinh lý- Hóa sinh người và động vật, Trung tâm Hóa sinh ứng dụng và Trung tâm Nghiên cứu vi sinh vật

Ban lãnh đạo Viện qua các thời kỳ như sau:

Nhiệm kỳ 1993 – 1998:

- Viện trưởng: Lê Thị Muội, PGS.TS

- Phó Viện trưởng: Lê Trần Bình, PGS.TS

Nhiệm kỳ 1998 – 2003:

- Viện trưởng: Lê Trần Bình, PGS.TS

- Phó Viện trưởng: Nguyễn Thị Ngọc Dao, PGS.TS

- Phó Viện trưởng: Trương Nam Hải, TS

Nhiệm kỳ 2003 – 2008:

- Viện trưởng: Lê Trần Bình, GS TS

- Phó Viện trưởng: Phan Văn Chi, PGS.TS

- Phó Viện trưởng: Nông Văn Hải, PGS.TS

- Phó Viện trưởng: Trần Đình Mấn, TS

Nhiệm kỳ 2008 – 2013:

- Viện trưởng: Trương Nam Hải, GS.TS (2008-4/2014)

- Phó Viện trưởng: Nông Văn Hải, PGS.TS (2008-8/2012)

- Phó Viện trưởng: Trần Đình Mấn, PGS.TS (2008-2012)

- Phó Viện trưởng: Quyền Đình Thi, PGS.TS.

- Phó Viện trưởng: Chu Hoàng Hà, PGS.TS (Nhiệm kỳ 2012-2017)\

Từ ngày 01/5/2014:

- Viện trưởng: PGS.TS Chu Hoàng Hà

- Phó Viện trưởng: TS.NCV Đồng Văn Quyền

PHẦN II KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VIỆN CÔNG NGHỆ

Nghiên cứu những vấn đề khoa học và công nghệ thuộc các lĩnh vực: côngnghệ gen, công nghệ tế bào động vật, công nghệ tế bào thực vật, công nghệ vi sinh,công nghệ protein và enzyme, công nghệ sinh học nano, công nghệ sinh học môitrường, công nghệ sinh học biển, công nghệ vật liệu sinh học, công nghệ sinh - yhọc và tin sinh học

Triển khai, ứng dụng và chuyển giao các kết quả nghiên cứu khoa học vàcông nghệ mới; tổ chức sản xuất, kinh doanh, tư vấn, dịch vụ về công nghệ sinhhọc và các lĩnh vực liên quan vào thực tiễn sản xuất và đời sống, góp phần xâydựng, phát triển ngành công nghiệp sinh học

Đào tạo nhân lực khoa học, công nghệ có trình độ cao; tổ chức đào tạo sauđại học về công nghệ sinh học Thông tin, tư vấn, bồi dưỡng và nâng cao trình độcán bộ trong lĩnh vực công nghệ sinh học

Hợp tác quốc tế về công nghệ sinh học và các lĩnh vực liên quan Tham giacác hội nghị, hội thảo, chương trình hợp tác quốc tế và tổ chức các hội nghị, hộithảo quốc tế theo quy định của pháp luật Cử cán bộ đi công tác nước ngoài và mờichuyên gia nước ngoài đến làm việc tại Viện Công nghệ sinh học

Xây dựng cơ sở hạ tầng, cơ sở vật chất cho nghiên cứu khoa học, công nghệ,triển khai, ứng dụng, sản xuất và chuyển giao công nghệ

1.2 Nhiệm vụ

a) Nghiên cứu cơ bản và phát triển công nghệ thuộc các lĩnh vực:

- Công nghệ sinh học nano;

- Công nghệ sinh học môi trường;

- Công nghệ sinh học biển;

- Công nghệ vật liệu sinh học;

g) Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực công nghệ sinh học các lĩnh vực khoa học khác

có liên quan;và các lĩnh vực khoa học khác có liên quan;

h) Quản lý về tổ chức, bộ máy; quản lý và sử dụng cán bộ, công chức, viên

chức của đơn vị theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam;

i) Quản lý về tài chính, tài sản của đơn vị theo quy định của Nhà nước;

k) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện giao

(Theo Quyết định số 208/QĐ-VHL ngày 25 tháng 02 năm 2013 của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam về việc Ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt động của Viện Công nghệ sinh học)

2 Cơ cấu tổ chức

*Sơ đồ cơ cấu tổ chức Viện Công nghệ sinh học (phụ lục số 01)

Viện Công nghệ sinh học gồm:

- 01 Viện trưởng: PGS.TS.NCVC Chu Hoàng Hà

- 01 Phó Viện trưởng: TS.NCV Đồng Văn Quyền

- 26 Đơn vị chuyên môn:

1 Phòng Thí nghiệm trọng điểm công nghệ gen

8 Phòng Công nghệ sinh học enzyme

9 Phòng Công nghệ sinh học môi trường

10 Phòng Công nghệ sinh học tái tạo môi trường

26 Trạm thực nghiệm sinh học (Tam Đảo, Vĩnh Phúc)

- 01 đơn vị quản lý hành chính: Phòng quản lý tổng hợp

- Các đơn vị nghiên cứu triển khai:

1 Liên hiệp Khoa học sản xuất Công nghệ sinh học và Môi trường

2 Phòng Hoàn thiện và phát triển sản phẩm Công nghệ sinh học

- Các đơn vị liên kết:

1 Bộ môn Công nghệ nano sinh học – Trường Đại học Công nghệ

2 Phòng Chẩn đoán phân tử Thái Hà

1.2 Nhiệm vụ

Đảm bảo công tác hành chính, văn thư lưu trữ.Thanh quyết toán lương, phụ cấp, tiền đề tài khoa học các cấp, các hợp đồng nghiên cứu, các dự án nước ngoài, hợp đồng triển khai sản xuất, hợp đồng dịch vụ khoa học kỹ thuật

Đảm bảo công tác tổ chức, tăng lương, thuyên chuyển công tác, nghỉ hưu,

ốm đau, thai sản, miễn nhiệm, bổ nhiệm cán bộ, công tác thi đua, thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội và Bảo hiểm y tế

Thực hiện công tác đào tạo chung của Viện và nhiệm vụ Đào tạo sau đại học(bậc Tiến sĩ)

Đảm bảo công tác hợp tác quốc tế về các thủ tục cán bộ đi công tác, học tập

ở nước ngoài, đón tiễn khách nước ngoài, hội nghị quốc tế, tập huấn kỹ thuật

Đảm bảo công tác xây dựng cơ bản, sửa chữa nhỏ.

Quản lý kinh phí hành chính sự nghiệp.Quản lý công sản.Làm kế hoạch và tổng hợp báo cáo hoạt động của các đơn vị trong viện.Tham mưu nghiệp vụ cho Lãnh đạo viện

Tổ chức thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực quản lý khoa học, đào tạo, tài chính, công sản, hành chính, tổ chức, hợp tác quốc tế, quản trị, văn thư lưu trữ

và thông tin thư viện…

Tư vấn, đế xuất ý kiến và tham mưu cho Lãnh đạo Viện về các lĩnh vực quản lý nói trên

2 Cơ cấu tổ chức

*Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng quản lý tổng hợp (phụ lục số 02)

Hiện nay, phòng Quản lý tổng hợp trực thuộc Viện Công nghệ sinh học bao

gồ các bộ phận với những nhiệm vụ sau:

Thực hiện công tác bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm cán bộ

Công tác thi tuyển, tuyển dụng đặc cách

Làm thủ tục thi nâng ngạch cho viên chức đủ điều kiện dự thi

Công tác đánh giá viên chức hằng năm, bổ sung hố sơ và công khai tài sản.Công tác thống kê và báo cáo chất lượng đội ngũ cán bộ 6 tháng và hàng năm

Công tác thi đua, khen thưởng và giải đáp các vấn đề liên quan đến cán bộ.Công tác chế độ, chính sách: Hàng năm rà soát tăng lương thường xuyên, nâng lương trước hạng cho các cán bộ biên chế và hợp đồng lao động, giải quyết các vấn đề về bảo hiềm XH, chế độ hưu trí, thai sản, điều dưỡng cho cán bộ.

c) Quản lý khoa học

Tổ chức tuyển chọn đề tài nhiệm vụ cấp cơ sở vào tháng 1 và tổ chức

nghiệm thu tháng 12 hàng năm

Tổ chức đăng ký, đề xuất các nhiệm vụ khoa học công nghệ, sau đó theo dõi

và hướng dẫn các cán bộ của viện tham gia đấu thầu tuyển chọn các nhiệm vụ KHCN cấp Viện Hàn Lâm KHCN Việt Nam, Các chương trình thuộc các bộ ngành

và Nhà nước

Thực hiện quản lý theo dõi quá trình thực hiện và tổ chức nghiệm thu hàng năm và nghiệm thu cấp cơ sở cấp đề tài cấp Viện Hàn lâm khoa học và Công nghệ Việt Nam, Các chương trình thuộc các bộ ngành Nhà nước

d) Đào tạo

Viện công nghệ Sinh học được giao nhiệm vụ đào tạo sau đại học bậc tiến sĩ theo 06 chuyên nghành: Sinh lý học Người và Động vật; Sinh lý học thực vật; Lý sinh học; Hóa sinh học; Vi sinh vật học; Di truyền học

Với 20 năm thành lập, đến nay đã có 96 NCS tốt nghiệp nhận bằng Tiến sĩ Một năm trung bình Viện quản lý 50 – 60 Nghiên cứu sinh

Ngoài nước: từ năm 2002, Viện đã kết hợp Đại Học Khoa Học Tự Nhiên, Đại Học Quốc Gia Hà Nội, và Đại Học Tổng Hợp Greifswald, CHLB Đức thực hiện đề án phối hợp Đào tạo sau Đại học theo hướng khoa học sự sống Có 69 Nghiên cứu sinh đã bảo vệ luận án thành công

Đào tạo Thạc sĩ và Tiến sĩ thông qua các dự án hợp tác song phương với Thụy Điển, Nhật Bản, Hàn Quốc, Pháp, Tây Ban Nha…

e) Hợp tác Quốc tế

Công tác Đoàn ra:

Trong 20 năm qua có gần 1.800 lượt cán bộ của Viện ra nước ngoài học tập

và trao đổi khoa học

Công tác Đoàn vào:

Hàng năm có gần trăm lượt các nhà khoa học ở các nước đến Viện làm việc, giảng dạy, trao đổi khoa học, ngoài ra còn có hàng trăm lượt sinh viên các nước đến Viện học tập, làm luận án

Tham gia phối hợp tổ chức các Hội nghị, Hội thảo và các lớp tập huấn quốc

tế về công nghệ sinh học Hỗ trợ các đề tài hợp tác với nước ngoài, đề tài nghị địnhthư trong việc hoàn thành các hồ sơ, thủ tục thanh quyết toán và các thủ tục cho đoàn ra và đoàn vào

Trang thiết bị

Trang thiết bị Viện quản lý có giá trị 93.5 tỷ đồng Máy có giá trị cao nhất là

13 tỷ đồng Tất cả thiết bị đều đuoẹc dán tem quản lý và có sổ theo dõi tình trạng hoạt động Hàng năm đều tiến hành kiểm kê, thanh lý theo đúng quy định

g) Văn thư

Quản lý văn bản đến và đi

Văn bản đến qua văn thư lưu trữ được đóng dấu đến, đăng ký vào sổ văn bảnđến, trình Lãnh đạo Viện giải quyết

Văn bản đi được đăng ký qua sổ theo dõi, các văn bản đi đều được bộ phận văn thư lưu phát hành theo đúng trình tự; Văn bản , giấy tờ, các thông tin hai chiều

đi và đến Viện Công nghệ sinh học đều đảm bảo kịp thời, đúng đối tượng, không

để xảy ra tình trạng thất lạc mất mát

Mỗi năm Viện Công nghệ sinh học nhận hơn 700 văn bản đến và phát hành

khoảng trên 1000 văn bản đi.

Lập hồ sơ và lưu trữ

Việc lập hồ sơ được thực hiện do cán bộ chuyên trách, tài liệu được lưu trữ trong các tủ hồ sơ đảm bảo an toàn tuyệt đối

Một số công tác khác của Phòng Quản lý tổng hợp:

- Thực hiện công tác dân sự, dân quân tự vệ

- Đảm bảo an ninh trật tự và an toàn trong cơ quan

- Đảm bảo đưa đón lãnh đạo đi họp và đi công tác

- Phục vụ các cán bộ đi công tác thực hiện các đề tài nghiên cứu

- Quản lý và khai thác tốt Trại thực nghiệm sinh học Tam Đảo

- Đảm bảo vệ sinh, điện nước cũng như công tác phòng chống cháy nổ

2.3 Bản mô tả công việc của lãnh đạo

Phòng Quản lý Tổng hợp gồm 01 Trưởng phòng và 01 Phó Trưởng phòng

2.3.1 Trưởng phòng Hành chính tổng hợp.

- Trình độ chuyên môn nghiệp vụ

Có học vị tiến sĩ hoặc nghiên cứu viên chính hoặc chuyên viên chính (hoặc các ngạch tương đương)

Có kiến thức, kinh nghiệm trong công tác quản lý nghiên cứu khoa học, quản lý công tác tài chính, hành chính, tổ chức - cán bộ, hợp tác quốc tế của đơn vị;

Có bằng trung cấp lý luận chính trị, chứng chỉ quản lý nhà nước chương trình chuyên viên chính, chứng chỉ ngoại ngữ trình độ C

Giúp Viện trưởng điều phối các mối quan hệ công tác giữa Lãnh đạo Viện với Hội đồng Khoa học, các tổ chức, đoàn thể và các đơn vị thuộc Viện

Thực hiện những nhiệm vụ khác do Viện trưởng hoặc Phó Viện trưởng giao

Chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của đơn vị và chịu trách nhiệm trước Việntrưởng về kết quả thực hiện công việc và nhiệm vụ được giao; quản lý CBVC và người lao động trong đơn vị; thực hiện đầy đủ, đúng hạn chế độ thông tin, báo cáo theo hàng tháng, quý và báo cáo tổng kết năm;

Những việc phát sinh vượt quá thẩm quyền phải kịp thời báo cáo Viện trưởng hoặc Phó Viện trưởng phụ trách để có ý kiến chỉ đạo giải quyết;

Chủ động phối hợp với các đơn vị khác để xử lý những vấn đề có liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ chung của Viện;

Kiểm tra việc thực hiện quy chế làm việc trong cơ quan, đơn vị; phân công công tác cho cấp phó và cán bộ, viên chức thuộc quyền quản lý;

Khi vắng mặt ở cơ quan phải uỷ quyền cho cấp phó quản lý, điều hành đơn vị; khi vắng mặt từ 03 ngày làm việc trở lên phải báo cáo Viện trưởng bằng văn bản Người được uỷ quyền chịu trách nhiệm trước Trưởng đơn vị, Viện trưởng và trước pháp luật về mọi hoạt động của đơn vị trong thời gian được uỷ quyền

- Vị trí: Trưởng phòng Quản lý tổng hợp

- Mức lương: Hưởng theo hệ số phụ cấp tránh nhiệm

2.3.2 Phó phòng quản lý tổng hợp

- Trình độ chuyên môn nghiệp vụ

Tốt nghiệp đại học trở lên

Có khả năng tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao và giúp Trưởng phòng quản lý các mặt hoạt động của phòng

Có chứng chỉ quản lý nhà nước chương trình chuyên viên, chứng chỉ ngoại ngữ trình độ B

-Vai trò:

Giúp Trưởng phòng Quản lý tổng hợp tổ chức Quản lý đào tạo như:

+ Thực hiện công tác tuyển sinh hàng năm các học viên cao học và nghiên cứu sinh theo 4 chuyên ngành được phép đào tạo

+ Phối hợp với trường Đại học Khoa học tự nhiên quản lý học viên cao học trong các khóa học

+ Chuẩn bị hồ sơ bảo vệ luận văn tiến sỹ trình Bộ Giáo dục đào tạo

+ Tổ chức các buổi xemia, bảo vệ luận văn thạc sỹ và tiến sỹ.

Phụ trách công tác tổ chức cán bộ giúp Trưởng phòng Quản lý tổng hợp việcquản lý nhân sự và giải quyết các vấn đề chính sách như:

+ Giải quyết các thủ tục về bảo hiểm xã hội như: cấp sổ Bảo hiểm xã hội, chết độ hưu trí, thai sản, ốm đau…

+ Giả quyết các thủ tục về tổ chức như: Quản lý hồ sơ, điều động và tuyển dụng cán bộ, nâng lương, nâng ngạch…

+ Giải quyết các thủ tục hành chính cho các Hội đồng trong Viện

Giúp Trưởng phòng Quản lý tổng hợp trong lĩnh vực Quản lý khoa học cụ thể:

+ Giúp các đơn vị nghiên cứu đề xuất, viết thuyết minh đề cương chi tiết nhằm bảo

vệ thành công các đề án, dự án, nghiên cứu khoa học

+ Đôn đốc, kiểm tra tiến độ và kết quả thực hiện đề tài, dự án nghiên cứu

+ Tổ chức thực hiện công tác nghiệm thu cơ sở, hoàn thiện hồ sơ nộp để tổ chức nghiệm thu cấp trên

+ Định kỳ phối hợp với bộ phận kế toán lập báo cáo kết quả thực hiện và đưa lên cấp trên

-Vị trí: Phó phòng Quản lý tổng hợp

- Mức lương: Hưởng theo hệ số phụ cấp tránh nhiệm

*Bản phân công công việc của lãnh đạo và nhân viên (phụ lục số 03)

III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG QUẢN LÝ TỔNG HỢP

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1 Vai trò của phòng quản lý tổng hợp trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Viện Công nghệ sinh học 1.1.1 Trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp.

Tham mưu tổng hợp là nhiệm vụ quan trọng nhất của công tác văn phòng Tham mưu là tư vấn, kiến nghị, đề xuất để đưa ra những quyết định đúng đắn Phòng Quản lý tổng hợp là đơn vị thu thập, xử lý thông tin phục vụ Lãnh đạo

Phòng Quản lý tổng hợp thực hiện chức năng tham mưu cho Lãnh đạo Viện

về các lĩnh vực nhằm điều hành bộ máy tổ chức của cơ quan, giúp Lãnh đạo Viện thực hiện đúng quy chế làm việc và chương trình công tác, giảm bớt công việc cho Lãnh đạo Viện.

Phòng Quản lý tổng hợp tổng hợp và xử lý thông tin chính xác, kịp thời từ nhiều nguồn khác nhau để tổng hợp và tham mưu cho Lãnh đạo sẽ đảm bảo tính khách quan khi thực hiện công việc, giúp cho hoạt động của cơ quan và các đơn vị tiến hành liên tục, thông suốt, giúp Lãnh đạo Viện điều phối các hoạt động của các đơn vị thực hiện đúng kế hoạch công tác của Viện, nắm bắt được tình hình hoạt động của cơ quan cụ thể và thường xuyên, từ đó đưa ra những quyết định quản lý đúng đắn, phù hợp với tình hình thực tiễn

Nếu không có sự tham mưu tổng hợp của phòng Quản lý tổng hợp thì Lãnh đạo Viện khó có thể nắm bắt được tình hình hoạt động mọi mặt của cơ quan, thôngtin không được cập nhật kịp thời, chính xác Từ đó làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và sự phát triển của cơ quan

Ví dụ: Khi tổ chức xây dựng chương trình công tác của Viện Trên cơ sở thuthập thông tin từ các bản danh mục đăng ký công việc của các đơn vị gửi tới phòngQuản lý tổng hợp sẽ tổng hợp đưa ra dự kiến Chương trình công tác, sau khi dự kiến xong thì gửi bản thảo dự kiến tới các đơn vị tham gia ý kiến, sau đó tổng hợp

ý kiến của các đơn vị gửi về cho phòng Quản lý tổng hợp để hoàn chỉnh bản thảo trình lên Viện trưởng xem xét Từ Chương trình công tác do phòng Quản lý tổng hợp gửi lên thì Viện trưởng nắm bắt được đầu công việc cụ thể của các đơn vị một cách bao quát nhất từ đó ra quyết định và triển khai đôn đốc việc thực hiện

1.1.2 Giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần

Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng cơ quan, đơn vị làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệuquả làm việc của cơ quan tổ chức

Trong hoạt động của các cơ quan tổ chức chức năng hậu cần của cơ quan văn phòng có nhiều ý nghĩa đối với văn phòng nói riêng và cơ quan, tổ chức nói chung:

- Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, tổ chức

- Tăng cường khả năng sử dụng các trang thiết bị trong văn phòng cơ quan các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị … nếu được quản lý sắpxếp, phân phối khoa học hợp lý sẽ là trợ thủ đắc lực cho việc tối ưu hoá những hoạtđộng của con người tăng cường hiệu năng của thiết bị.

- Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng công tác hậu cần đảm bảo các điều kiện cần thiết cho sự điều hành hoạt động của cơ quan các điều kiện này được cung ứng kịp thời, đầy đủ, tương thích góp phần tiết kiệm sức người, sức của

và các khoản phụ phí không cần thiết

- Nâng cao năng suất lao động của cơ quan, tổ chức, năng suất lao động của cơ quan tổ chức chịu ảnh hưởng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có các yếu tố vật chất là đối tượng quản lý, phân phối, sắp xếp của công tác hậu cần

Những nội dung cơ bản trong công tác hậu cần của phòng Quản lý tổng hợp:

- Quản lý chi tiêu kinh phí Đây là một nội dung lớn bao gồm nhiều nội dung chi tiết, cụ thể Nội dung chi tiêu hành chính sự nghiệp: lương chính, phụ cấp lương, công tác phí, công vụ phí, văn phòng phẩm, nghiệp vụ phí và các khoản chi tiêu nghiệp vụ khác theo quy định của nhà nước

- Quản lý biên chế quỹ lương, quản lý tài sản cố định, quản lý vật tư, hàng hoá, vật

rẻ tiền mau hỏng

- Quản lý biên chế quỹ lương hành chính sự nghiệp

+Nắm vững chỉ tiêu biên chế;

+Kế hoạch hoá quỹ lương;

+Cấp phát và chi trả lương cho các đối tượng;

+Quyết toán quỹ lương;

- Quản lý tài sản cố định

Tài sản cố định trong cơ quan là hệ thống nhà xưởng, các thiết bị máy móc, phương tiện kỹ thuật và các phương tiện vận chuyển đó là những tài sản có giá trị lớn, quyết định khả năng hoạt động của cơ quan nên cần được quản lý sử dụng sao cho có hiệu quả nhất

Để quản lý tài sản cố định văn phòng thực hiện nhiều tác nghiệp vụ cụ thể: phân loại tài sản cố định, lập hồ sơ tài sản cố định, lập sổ sách ghi chép, theo dõi

kịp thời việc xuất nhập và sử dụng, sửa chữa, nắm chắc số lượng, chất lượng; có quy chế quản lý, giao nhận trong quá trình sử dụng và quy định chế độ trách nhiệmvật chất đối với việc sử dụng tài sản cố định; thực hiện việc kiểm kê cuối năm để đánh giá chất lượng và nắm vững số lượng tài sản, quản lý vật tư, hàng hoá, vật rẻ tiền mau hỏng.

- Đảm bảo các điều kiện làm việc cho Viện Công nghệ sinh học:

Phòng Quản lý tổng hợp có trách nhiệm bảo đảm việc bố trí phòng làm việc cho cán bộ, công chức cho hợp lý, khoa học; bảo đảm đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của Viện

- Các loại công vụ khác trong công tác hậu cần của phòng Quản lý tổng hợp:

+Phục vụ xe cộ, phương tiện đi lại công tác của cán bộ lãnh đạo;

+Phục vụ nước uống hàng ngày cho các phòng làm việc;

+Phục vụ việc tiếp khách của cơ quan;

+Phục vụ các điều kiện vật chất, hậu cần của các cuộc họp;

+Phục vụ các buổi lễ tân, khánh tiết của cơ quan;

+Phục vụ sửa chữa vừa và nhỏ

+Bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan

1.2 Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Viện Công nghệ sinh học

- Chương trình công tác thường kỳ của Viện Công nghệ sinh học nhằm:

Quy định thời gian, nội dung, trách nhiệm xây dựng, kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện phần chương trình công tác của Viện Công nghệ sinh học

Đảm bảo phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Viện về công tác triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch đúng tiến độ, góp phần thực hiện cải cách hành chính

*Ưu điểm:

Quy trình xây dựng chương trình công tác của Viện được triển khai từ trên xuống dưới đảm bảo tính thống nhất, khoa học Công việc thường xuyên được lãnhđạo kiểm tra, đánh giá đảm bảo công việc được thực hiện có hiệu quả, phát hiện kịp thời những sai sót thông quả bản so sánh kết quả công việc với bản chương

trình công tác từ đó có sự điều chỉnh cho phù hợp.

Quy trình nêu rõ thời gian thực hiện công việc giúp các đơn trong Viện chủ động trong việc sắp xếp công việc tạo hiệu quả trong công việc, vừa tránh lãng phí thời gian nâng cao hiệu quả công việc

*Hạn chế:

Nội dung quy trình còn chưa thực sự thành một hệ thống nhất, thiếu tính xâuchuỗi, các bước trong quy trình còn thiếu hợp lý, theo hướng chủ quan áp đặt Vì nhiều khi công việc thường niên đối với mỗi người trong vị trí khác nhau đã chở thành những công việc cụ thể thường niên được mọi người làm việc theo từng giai đoạn trong các tháng và tuần thời gian nhất định trong năm nên khi có lịch công tác tuần khiến họ cảm thấy bị áp đặt

*Sơ đồ về quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Viện (phụ lục số 04)

1.3 Công tác tổ chức hội nghị của Viện Công nghệ sinh học

Hội nghị là cuộc họp quan trọng để bàn về những vấn đề lớn.

Viện Công nghệ sinh học là một cơ quan có cơ cấu tổ chức và quy mô khá lớn nên trong quá trình hoạt động, thực hiện công tác, Viện vẫn luôn tổ chức Hội nghị bàn về nhiều vấn đề lớn như: Hội nghị Cemina, Hội nghị cấp cao, Hội nghị bàn về các dự án đấu thầu…

1.4 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Viện Công nghệ sinh học:

Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng nhiệm vụ của

cơ quan Có thể nói từ trung ương đến cơ sở, không có cơ quan nào mà lãnh đạo cơquan không phải đi công tác ngoài cơ quan Mỗi chuyến đi công tác của lãnh đạo đều mang vai trò quan trọng trên nhiều phương diện vì vậy các chuyến đi đó phải được thực hiện chu đáo

Hoạt động của Phòng quản lý tổng hợp tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan cần thực hiện các nội dung sau:

Bước 1 Lập kế hoạch đi công tác của lãnh đạo cơ quan

Các đơn vị được phân công cần lập kế hoạch chi tiết cho các chuyến đi công

tác của Lãnh đạo, trong kế hoạch cần ghi rõ: Mục tiêu của chuyến đi; nội dung công tác; thời gian, địa điểm công tác; thành phần; phương tiện giao thông; các tài liệu cần thiết; kinh phí…Lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm đề xuất ý kiến trước khi kế hoạch được phê duyệt

Căn cứ vào kế hoạch đã được phê duyệt thì văn phòng làm nhiệm vụ phối hợp, đôn đốc, theo dõi các đơn vị chuẩn bị đảm bảo tiến độ thời gian

Bước 2 Chuẩn bị cho chuyến đi

Liên hệ nơi tiếp nhận chuyến đi công tác: Cần phải có thông báo cụ thể cho nơi đến về mục đích chuyến đi, nội dung công việc, thời gian làm việc, thành phần tham gia, phương tiện đi lại, cách đối tượng cần gặp, cách yêu cầu hỗ trợ… để có

kế hoạch bố trí tiếp đón Trường hợp công tác tại nước ngoài cần phải báo cáo và đưa vào kế hoạch của các cơ quan có thẩm quyền trong nước để đàm phán và gửi công hàm cho nước đó Ngoài ra, một số trường hợp văn phòng cần giúp thủ

trưởng tìm hiểu những phong tục xã hội và các nghi lễ của các quốc gia mà thủ trưởng đến công tác

Chuẩn bị nội dung công tác: Văn phòng giúp lãnh đạo tổng hợp các tài liệu theo danh mục, có trường hợp cần đọc trước để đánh dấu những chỗ quan trọng, cóliên quan, thậm chí phải giúp lãnh đạo lựa chọn những tài liệu nghiên cứu, tham khảo mang theo chuyến đi để sử dụng khi cần thiết

Chuẩn bị giấy tờ và phương tiện vật chất: Cần chuẩn bị các loại giấy tờ như: công văn liên hệ, giấy đi đường, giấy giới thiệu, chứng minh nhân dân, danh thiếp Đối với chuyến đi nước ngoài còn phải chuẩn bị vé, hộ chiếu, giấy phép xuất cảnh

và các giấy tờ khác có liên quan theo yêu cầu của nơi đến công tác

Chuẩn bị phương tiện giao thông: Căn cứ vào khả năng tài chính của cơ quan, thành phần tham gia của chuyến đi, thời gian, địa điểm, tính chất của từng chuyến đi mà Văn phòng lựa chọn phương tiện giao thông cho phù hợp như máy bay, tàu hoả, ô tô…để đặt vé và chuẩn bị các tư liệu cần thiết khác

Chuẩn bị kinh phí: Khi lập dự trù kinh phí chuyến đi Văn phòng phải lưu ý đến các chi phí thực tế và các khoản dự phòng cho các chi phí phát sinh Sau khi xây dựng dự trù kinh phí Văn phòng sẽ chuyển cho các bộ phận chức năng để giải

quyết Khi cần thiết có thể phối hợp với các bộ phận có liên quan để tạm ứng kinh phí Trong nhiều trường hợp phải liên hệ trước với nơi đến công tác để đặt hàng các dịch vụ ăn, ở, đi lại…

Bước 3 Công việc trong thời gian lãnh đạo đi công tác

- Trước khi lãnh đạo đi công tác:

Dự các cuộc họp của thủ trưởng với cấp Phó, nắm vững nội dung công việc thủ trưởng giao cho cấp phó giải quyết

Ghi chép những công việc lãnh đạo uỷ quyền cho văn phòng và các bộ phận chức năng, các chuyên viên giải quyết

- Trong thời gian lãnh đạo đi công tác

Giúp các phó thủ trưởng thực hiện các nhiệm vụ được phân công

Giải quyết các nhiệm vụ được thủ trưởng uỷ quyền

Theo dõi tiến độ công việc của các bộ phận, các đơn vị để tổng hợp tình hìnhbáo cáo trực tiếp cho các phó thủ trưởng để chỉ đạo công việc, đồng thời ghi chép nhật ký công tác của cơ quan để báo cáo cho thủ trưởng khi thủ trưởng đi công tác về

Giữ liên lạc với thủ trưởng trong thời gian thủ trưởng đi công tác

Lưu giữ các văn bản, giấy tờ, tài liệu liên quan trực tiếp tới thủ trưởng

Thu thập tài liệu, sách báo, bản tin để báo cáo với thủ trưởng sau chuyến đi công tác

- Sau khi lãnh đạo đi công tác về

Giúp thủ trưởng giải quyết các vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến

đi công tác

Báo cáo diễn biến công tác của cơ quan, trình những công việc chưa được giải quyết, nhật ký công tác được ghi chép đầy đủ, các thư từ, sách báo của thủ trưởng,

Nhận các tài liệu về chuyến đi công tác để giúp thủ trưởng chỉnh lý, lập hồ

sơ, chuẩn bị đề cương cho thủ trưởng báo cáo kết quả chuyến đi công tác với cơ quan Bổ sung chương trình công tác nếu có

Giúp thủ trưởng hoàn thiện các báo cáo như phân loại thông tin, kết quả

công tác, đánh máy, sao in tài liệu.

Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí để làm thủ tục thanh toán

Soạn thảo thư cảm ơn nơi tiếp nhận chuyến đi công tác

1.5 Công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của Viện.

Văn hóa công sở là tổng hợp của hệ thống các giá trị vật chất và giá trị tinh thần được các thành viên trong các tổ chức bảo tồn, duy trì và phát huy từ quá khứ đến hiện tại, là thành quả trí tuệ sáng tạo của con người trải qua các nền văn minh khác nhau, với các hình thái kinh tế - xã hội khác nhau, thể hiện bản chất nhà nước

và bản sắc dân tộc của mỗi quốc gia trong mỗi giai đoạn lịch sử nhất định

Ngay từ khi thành lập, Viện trưởng Viện Công nghệ sinh học đã ban hành

kèm theo Quyết định Quy chế về văn hóa công sở Theo quy chế, Viện đã triển

khai và thực hiện nghi thức văn hóa công sở phù hợp với quy định của pháp luật như:

- Khu vực để phương tiện giao thông: Viện Công nghệ sinh học có trách nhiệm caotrong việc bố trí khu vực để phương tiện giao thông của cán bộ, công chức, viênchức và của người đến giao dịch, làm việc tại Viện và không thu phí gửi phươngtiện giao thông của người đến giao dịch, làm việc

b) Các quy định về văn hóa giao tiếp, ứng xử của cán bộ công chức trong công sở

- Cán bộ, công chức, viên chức khi đến Viện thi hành nhiệm vụ thực hiện tốt cácquy định về những việc phải làm và những việc không được làm theo quy định củapháp luật;

- Trong giao tiếp và ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức của Viện có thái độ lịch

sự, tôn trọng Ngôn ngữ giao tiếp sử dụng một cách rõ ràng, mạch lạc; không nóitục, nói tiếng lóng, quát nạt;

- Giao tiếp và ứng xử với nhân dân nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướngdẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan đến giải quyết công việc;

- Cán bộ, công chức, viên chức không được có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gâykhó khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ;

- Giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác;

- Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức luôn xưng tên, cơ quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột

2 Khảo sát về công tác văn thư.

2.1 Mô hình tổ chức công tác văn thư của Viện

Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với văn bản đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với văn bản đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ

cơ quan nhằm đảm bảo đầy đủ thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan

Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọi chung là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi

cơ quan, tổ chức

Viện Công nghệ sinh học có đơn vị quản lý hành chính là Phòng Quản lý tổng hợp - bộ phận văn thư chuyên trách được bố trí tại tầng 1 của Tòa nhà A10 ( Tòa nhà Viện Công nhệ sinh học) Đây là một mô hình văn thư tập trung và thốngnhất Phòng Văn thư của Viện gồm 01 cán bộ (chuyên viên) phụ trách có trình độ chuyên môn là tốt nghiệp Đại học ngành văn thư-lưu trữ Tất cả các công việc liên quan đến công tác văn thư đều được thực hiện theo quy định của nhà nước

Văn thư chuyên trách của Viện không quản lý trực tiếp cán bộ văn thư của một số đơn vị mà chỉ hướng dẫn các đơn vị thuộc Viện về nghiệp vụ văn thư nhằm giúp các đơn vị thực hiện theo đúng quy trình mà văn thư Viện thực hiện và theo đúng quy định của nhà nước Toàn bộ khâu tiếp nhận và xử lý văn bản, quản lý và sử

dụng các loại con dấu được trung thống nhất tại bộ phận văn thư chuyên trách do cán bộ văn thư đảm nhiệm.

Trang thiết bị chuyên dùng và các phương tiện kỹ thuật văn phòng của phòng văn thư phù hợp với yêu cầu của công việc, gồm: tủ đựng tài liệu, máy in, máy điện thoại, máy fax, máy photocopy, máy tính,…

Viện cũng đã sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ

sơ công việc đảm bảo được tính hiệu quả trong các khâu giải quyết công việc của Viện

*Ưu điểm:

Mô hình tổ chức văn thư tập trung nên tất cả các công đoạn và thao tác nghiệp vụ về xử lý văn bản đều được thực hiện tại tầng 1 Do vậy khả năng kiểm soát trước khi ban hành văn bản, các khâu xử lý văn bản nhanh chóng, thuận tiện

và đạt hiêu quả cao Không những thế, mô hình tổ chức văn thư của Viện còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyên môn hóa, định mức hóa, đảm bảo tính thống nhất trong sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan

*Hạn chế:

Trang thiết bị sử dụng lâu bị xuống cấp như máy tính bị treo, máy

photocopy hay bị lỗi kẹt giấy,…

2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Viện Công nghệ sinh học.

Trưởng phòng hành chính là người trực tiếp giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức mình và trực tiếp chỉ đạonghiệp vụ công tác văn thư ở các đơn vị trực thuộc

Trưởng phòng hành chính phải trực tiếp làm các công việc sau:

- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo với lãnh đạo cơ quan, tổ chức về những công việc quan trọng

- Ký thừa lệnh lãnh đạo các cơ quan, tổ chức một số văn bản được lãnh đạo giao và

ký những văn bản do văn phòng trực tiếp ban hành

- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, tổ chức

- Xem xét thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành

- Tổ chức đánh máy, nhân sao văn bản đi.

- Trong những điều kiện cụ thể, có thể được lãnh đạo cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm thực hiện một số việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách

- Trưởng phòng hành chính có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước Nhiệm vụ của công tác lưu trữ là tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Văn thư Viện thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như:

- Thu thập, bổ sung tài liệu;

- Phân loại tài liệu;

- Xác định giá trị tài liệu;

- Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ;

- Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu;

- Chỉnh lý tài liệu;

- Tổ chức bảo quản tài liệu;

- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu;

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ;

- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong công tác lưu trữ.Việc thực hiện thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức đã được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn

về công tác lưu trữ;

Mỗi một nghiệp vụ trên đây đều được tổ chức thực hiện theo các phương pháp khoa học Trong từng nội dung cụ thể lại có những quy trình nghiệp vụ nhất định như: quy trình, thủ tục tiêu huỷ tài liệu thuộc nội dung nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu; quy trình tu bổ tài liệu, quy trình khử nấm mốc… thuộc nội dung

nghiệp vụ bảo quản tài liệu; … Đối với mỗi loại hình tài liệu, các nghiệp vụ lại có những quy trình mang tính đặc thù khác nhau

Tóm lại, công tác lưu trữ là một ngành, một lĩnh vực được tổ chức, triển khai

ở mọi quốc gia và trong từng cơ quan, tổ chức Một trong những nhiệm vụ của cán

bộ lưu trữ là phải lưu trữ và khai thác thông tin trong các hồ sơ, tài liệu để phục vụ hoạt động quản lý của người lãnh đạo Vì vậy, cán bộ lưu trữ cần nắm vững những vấn đề cơ bản của công tác lưu trữ để có thể làm tốt các nghiệp vụ chuyên môn

PHẦN III CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN

I BỘ MẪU LỊCH CÔNG TÁC TUẦN, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC THÁNG

VÀ NĂM

1 Lịch công tác tuần

Lịch công tác là bản ghi ngày giờ thực hiện các công việc theo dự kiến của

kế hoạch Lịch công tác tuần bao gồm những công việc mà Viện trưởng, Phó Việntrưởng, chuyên viên, cán bộ,… giải quyết trong tuần phòng Quản lý tổng hợp xâydựng lịch công tác tuần dựa vào chương trình công tác tháng, sau buổi giao bantuần sau đó sẽ tổng hợp những kết luận của Lãnh đạo Viện trong giao ban và gửiđến các đơn vị làm cơ sở thực hiện công tác trong tuần

Trưởng phòng Quản lý tổng hợp sẽ thông báo cho các đơn vị thuộc trựcthuộc biết khi có sự thay đổi về chương trình công tác trong tuần của Lãnh đạoViện

Xây dựng lịch công tác tuần mang ý nghĩa quan trọng đối với cơ quan như:

- Đưa hoạt động của cơ quan đi vào nề nếp

- Chủ động trong quá trình thực hiện công việc, …

Mẫu lịch công tác tuần của Viện:

T3

T4

T5

T6

2 Kế hoạch công tác tháng của Viện Công nghệ sinh học

Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biệnpháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nói chung hoặccủa từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng Kế hoạch thường được xâydựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: kế hoạch dài hạn (5 năm, 10năm, 20 năm ); kế hoạch trung hạn (2 - 3 năm), kế hoạch ngắn hạn (1 năm, 6tháng, quý)

Theo nguyên tắc, kế hoạch mỗi khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt thì

nó bắt buộc các cơ quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hiện và hoàn thành đúngthời hạn Kế hoạch đề ra (hoặc được giao) có được hoàn thành tốt và đúng thời hạnhay không là căn cứ chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giaocủa một cơ quan, đơn vị

Để xây dựng kế hoạch công tác tháng, phòng quản lý tổng hợp cần:

- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chung của Viện: giúp việc xây dựng nội dung

kế hoạch công tác không bị trái thẩm quyền

- Căn cứ vào chủ trương chung của cấp trên: đó là các chủ trương, chính sách củaĐảng và Nhà nước trong từng thời kỳ.

- Căn cứ vào chương trình, kế hoạch công tác được giao hoặc yêu cầu của ViệnHàn lâm khoa học và công nghệ Việt Nam (cơ quan quản lý cấp trên) đối với hoạtđộng của Viện

- Căn cứ vào đề nghị của các cơ quan, các đơn vị trực thuộc

- Căn cứ vào quy mô, tính chất và yêu cầu thực tiễn công việc: đặc điểm tình hìnhchung của Viện trên tất cả các lĩnh vực công tác Trong đó, chú ý tới công tác tồnđọng từ thời gian trước chuyển sang

- Căn cứ vào điều kiện, nguồn lực và khả năng của Viện: kinh phí, phương tiện làmviệc, quỹ thời gian, nhân lực (số lượng và trình độ cán bộ) có trong khoảng thờigian thực hiện kế hoạch công tác

Mẫu lịch công tác tháng:

VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM

VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC

I/ Mục đích yêu cầu:

II/ Nội dung:

Thời gian Nội dung công việc thực hiện Đơn vị Địa điểm Kinh phí dự trù Ghi chú