CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Một phần của tài liệu Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại VIỆN CÔNG NGHỆ SINH học (Trang 49 - 59)

Mục 1

CÔNG TÁC THU THẬP BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 24. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Hàng năm Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ:

1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu từ các Phòng, chuyên viên và cá nhân vào lưu trữ cơ quan;

2. Phối hợp với các Phòng, chuyên viên và cá nhân chuẩn bị những hồ sơ tài liệu giao nộp, chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận;

3. Tiếp nhận tài liệu và lập "biên bản nhận tài liệu".

Điều 25. Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu

1. Sau khi tiếp nhận hồ sơ tài liệu, lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ kiểm tra, chỉnh lý lại làm các công cụ tra cứu để phục vụ khai thác, nghiên cứu tài liệu có hiệu quả;

2. Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu thực hiện theo hướng dẫn của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước.

Điều 26. Xác định giá trị tài liệu

47

1. Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo Quyết định số:…/QĐ-CNSH ngày…tháng…năm… của Viện trưởng Viện Công nghệ sinh học Quy định lập hồ sơ, tài liệu và chế độ nộp lưu, thời hạn bảo quản, sử dụng tài liệu tại kho Lưu trữ Viện Cụng nghệ sinh học. Cỏn bộ, chuyờn viờn trong quỏ trỡnh theo dừi giải quyết công việc sau khi kết thúc ghi thời hạn bảo quản vào bìa hồ sơ theo các mức sau:

a) Tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn;

b) Tài liệu có thời hạn bảo quản;

c) Tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ.

2. Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan bao gồm:

a) Phó Viện trưởng làm Chủ tịch Hội đồng;

b) Trưởng Phòng Quản lý tổng hợp - Uỷ viên;

c) Tổ trưởng Tổ Văn thư-Lưu trữ - Uỷ viên;

d) Đại diện các phòng, chuyên viên có liên quan - Uỷ viên.

2. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho người đứng đầu cơ quan về việc quyết định: Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản, danh mục tài liệu hết giá trị.

3. Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số, thông qua biên bản, gửi Trung tâm Lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa hoạc và Công nghệ Việt Nam thẩm định, sau đó trình Viện Trưởng Viện Công nghệ sinh học quyết định tiêu huỷ.

Điều 27. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1. Các Phòng, chuyên viên, đơn vị trực thuộc phải giao nộp đầy đủ tài liệu, hồ sơ. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm thu thập các tài liệu, hồ sơ cần lưu trữ và

những tài liệu, hồ sơ thuộc diện lưu trữ lịch sử;

2. Mọi tài liệu, hồ sơ của các Phòng chuyên môn, các đơn vị trực thuộc được giữ lại theo dừi một năm tại đơn vị, sau một năm phải thống kờ danh mục đầy đủ hồ sơ, tài liệu nộp lưu trữ cơ quan theo quy định.

Điều 28. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

48

1. Viện trưởng Viện Công nghệ sinh học quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, sau khi đã có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam.

2. Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền, khi tiêu huỷ tài liệu phải huỷ hết những thông tin tài liệu, lập thành biên bản có chữ ý của các thành viên trong Hội đồng tiêu huỷ cơ quan (mồi lần tiêu huỷ đều có thành lập Hội đồng tiêu huỷ).

Điều 29. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử

1. Lưu trữ có trách nhiệm tham mưu cho Lãnh đạo Viện quyết định thành phần, loại hình tài liệu cần nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định;

2. Thời gian giao nộp các loại hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định quản lý công tác lưu trữ và hồ sơ tài liệu lưu trữ.

Mục 2

THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 30. Thống kê tài liệu lưu trữ

1. Cán bộ phụ trách lưu trữ có nhiệm vụ thống kê tài lưu lưu trữ tại cơ quan mình và các phòng, chuyên viên và đơn vị trực thuộc Viện;

2. Báo cáo thống kê định kỳ hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ với cơ quan lưu trữ cấp trên theo quy định;

3. Lưu trữ các loại sổ sách thống kê trong kho lưu trữ của cơ quan để phục vụ khai thác như:

a) Sổ giao nhận hồ sơ, tài liệu;

b) Sổ danh mục hồ sơ, tài liệu;

c) Sổ đăng ký khai thác hồ sơ, tài liệu.

Điều 31. Bảo quản tài liệu lưu trữ hiện hành

49

1. Tài liệu lưu trữ của cơ quan phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ;

2.Viện trưởng là người đứng đầu cơ quan trong việc chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ;

3. Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện để bảo quản tài liệu lưu trữ;

4. Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, thiên tai, phòng gian, bảo mật, chống côn trùng, nắm mốc đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

5. Cán bộ lưu trữ hiện hành có trách nhiệm thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ, xây dựng các khâu nghiệp vụ khoa học lưu trữ, để phục vụ, khai thác hồ sơ tài liệu có hiệu quả.

Mục 3

TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 32. Đối tượng và thủ tục khai thác tài liệu lưu trữ cơ quan

1. Việc khai thác sử dụng tài liệu tại lưu trữ hiện hành được thực hiện như sau:

a) Lưu trữ chuyên trách cơ quan có trách nhiệm phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu cho cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan theo nhu cầu để phục vụ công tác;

b) Đối với độc giả ngoài cơ quan phải có giấy chứng minh thư nhân dân hoặc giấy giới thiệu và có ý kiến của Lãnh đạo Viện Công nghệ sinh học.

2. Các thủ tục khai thác về việc sử dụng tài liệu tại lưu trữ hiện hành đối với từng loại hồ sơ cần được xỏc định rừ thời điểm và nội dung loại hồ sơ cần khai thác, khi sử dụng xong phải hoàn trả đầy đủ hồ sơ vào lưu trữ.

3. Hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ:

a) Nghiên cứu tại phòng đọc;

b) Cho mượn (đối với cán bộ trong cơ quan) nhưng phải ký nhận theo quy định;

c) Phô tô văn bản.

Điều 33. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phải có các loại sổ sách để quản lý như:

Sổ đăng ký độc giả; sổ giao nhận tài liệu với độc giả.

50

CHƯƠNG IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 34. Tổ chức thực hiện

Phòng Quản lý tổng hợp, các phòng chuyên môn, các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai thực hiện về công tác văn thư và lưu trữ theo Quy chế này.

Trong quá trình thực hiện có vấn đề phát sinh, vướng mắc cần kịp thời báo cáo lãnh đạo Viện giải quyết.

Điều 35. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Các phòng, chuyên viên cơ quan và cá nhân thực hiện tốt quy chế được khen thưởng theo quy định của cơ quan;

2. Quy chế về công tác văn thư và lưu trữ được gắn với nội dung thi đua của các phòng, đơn vị trực thuộc và cá nhân trong việc bình xét khen thưởng thành tích hàng năm của cơ quan;

3. Nếu vi phạm quy chế tuỳ theo mức độ vi phạm mà xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 36. Hiệu lực văn bản

1. Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký. Trong quá trình thực hiện sẽ có sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với thực tế và đúng với các văn bản quy định của Nhà nước;

2. Phòng Quản lý tổng hợp có trách nhiệm tổng hợp những ý kiến đóng góp và đề xuất điều chỉnh, bổ sung nếu cần thiết;

3. Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này do Viện trưởng Viện Công nghệ sinh học xem xét quyết định trên cơ sở đề xuất của Phòng Quản lý tổng hợp./.

Nơi nhận:

-Viện trưởng (để b/c);

-Các Phó Viện trưởng;

-Các đơn vị trực thuộc;

-Lưu: VT.

VIỆN TRƯỞNG

Chu Hoàng Hà

51

III. Quy chế văn hóa công sở của Viện Công nghệ sinh học

1. Quyết định về việc ban hành quy chế văn hóa công sở tại Viện Công nghệ sinh học

VIỆN HÀN LÂM

KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC

Số:…/QĐ-CNSH

CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày…tháng…năm…

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ban hành quy chế văn hóa công sở tại Viện Công nghệ sinh học VIỆN TRƯỞNG VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC

Căn cứ Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc Ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước; Chỉ thị số 05/2008/CT-TTg ngày 31/01/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc nâng cao hiệu quả sử dụng thời giờ làm việc của cán bộ, công chức, viên chức nhà nước;

Xét đề nghị của Trưỏng phòng Quản lý tổng hợp,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế văn hóa công sở tại Viện Công nghệ sinh học.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Trưởng phòng Quản lý tổng hợp, các đơn vị trực thuộc Viện cùng các chuyên viên, cán bộ, công chức và viên chức đang làm việc tại Viện chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

Nơi nhận:

-Viện trưởng (để b/c);

-Các Phó Viện trưởng;

-Các đơn vị trực thuộc;

-Lưu: VT

VIỆN TRƯỞNG

Chu Hoàng Hà

52

2. Quy chế về văn hóa công sở tại Viện QUY CHẾ

Văn hóa công sở tại Viện Công nghệ sinh học

(Ban hành kèm theo Quyết định số:../QĐ-CNSH ngày…tháng…năm…của Viện trưởng Viện Công nghệ sinh học)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

Quy chế này quy định về trang phục, giao tiếp, ứng xử của cán bộ, công chức,

viên chức khi thi hành công vụ, nhiệm vụ; cách bài trí công sở tại Viện Công nghệ sinh học.

Điều 2. Nguyên tắc thực hiện văn hóa công sở

1. Phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hóa dân tộc và điều kiện kinh tế - xã hội.

2. Phù hợp với định hướng xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chuyên nghiệp, hiện đại.

3. Đúng các quy định của pháp luật và đáp ứng mục đích, yêu cầu về cải cách hành chính, hiện đại hóa nền hành chính Nhà nước.

Điều 3. Mục đích

1. Bảo đảm tính trang nghiêm, hiệu quả hoạt động và nâng cao chất lượng phục vụ của Viện Công nghệ sinh học.

53

2. Xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công chức, viên chức trong thực hiện công việc hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, thực hiện công việc đạt hiệu quả cao.

Điều 4. Các hành vi bị cấm

1. Chơi games, đánh bài dưới mọi hình thức trong giờ làm việc; hút thuốc lá, thuốc lào trong cơ quan.

2. Uống bia, rượu vào buổi sáng, thời gian nghỉ trưa và trong giờ hành chính các ngày làm việc trong tuần; khi điều khiển phương tiện tham gia giao thông.

Trường hợp đặc biệt vào các dịp lễ, tết và tiếp khách đối ngoại (khách ngoại tỉnh) việc sử dụng đồ uống có cồn do lãnh đạo cơ quan, đơn vị quyết định và phải chịu trách nhiệm về quyết định đó.

3. Quảng cáo thương mại, cho tiếp thị bán hàng, bán vé xem biểu diễn nghệ thuật tại cơ quan.

Chương II

TRANG PHỤC, GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC

Mục 1

TRANG PHỤC CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Điều 5. Trang phục

1. Cán bộ, công chức, viên chức phải ăn mặc gọn gàng, lịch sự khi đến cơ quan làm việc:

a) Đối với nam: Áo sơ mi, quần âu hoặc bộ comple, đi giày da hoặc dép có quai hậu.

b) Đối với nữ: Áo sơ mi, quần âu, váy công sở (chiều dài ngang đầu gối), áo dài truyền thống, đi giày hoặc dép quai hậu.

54

2. Đối với những ngành có quy định riêng về đồng phục thì thực hiện theo quy định của ngành.

Điều 6. Lễ phục

Lễ phục của cán bộ, công chức, viên chức là trang phục chính thức được sử dụng trong những buổi lễ, cuộc họp trọng thể hoặc các cuộc tiếp khách nước ngoài.

1. Đối với nam: Bộ comple, áo sơ mi, cravat, đi giày da hoặc dép có quai hậu.

2. Đối với nữ: Áo dài truyền thống, bộ comple nữ, đi giày hoặc dép có quai hậu.

3. Đối với cán bộ, công chức, viên chức là người dân tộc thiểu số, trang phục ngày hội dân tộc được coi là lễ phục.

Điều 7. Thẻ cán bộ, công chức, viên chức

Cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành công vụ, nhiệm vụ phải đeo thẻ theo quy định của Bộ Nội vụ.

Mục 2

GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Điều 8. Giao tiếp và ứng xử khi thi hành công vụ, nhiệm vụ

1. Cán bộ, công chức, viên chức trong Viện Công nghệ sinh học khi thi hành công vụ, nhiệm vụ phải thực hiện đúng, đầy đủ nghĩa vụ và những việc không được làm theo quy định của pháp luật.

2. Thực hiện đúng kỷ luật lao động, không đi muộn, về sớm; sử dụng có hiệu quả thời giờ làm việc, không tự ý rời công sở để giải quyết công việc cá nhân khi chưa có sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan, đơn vị.

3. Nâng cao trách nhiệm trong giải quyết công việc; không trốn tránh, đùn đẩy và tự chịu trách nhiệm đối với công việc mà mình đảm nhận; không được cố tình kéo dài thời gian hoặc từ chối các yêu cầu đúng pháp luật của người cần được giải quyết phù hợp với chức trách, nhiệm vụ được giao.

55

4. Đảm bảo trả hồ sơ đúng hẹn theo quy định, không làm mất, hư hỏng hoặc làm sai lệnh hồ sơ, tài liệu liên quan đến yêu cầu của tổ chức và cá nhân. Trường hợp khụng trả được hồ sơ đỳng hẹn theo quy định, thỡ phải giải thớch cụng khai, rừ ràng về nguyên nhân, lý do cho tổ chức, cá nhân biết.

5. Có ý thức trong sử dụng và bảo vệ tài sản của cơ quan, đơn vị; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; không sử dụng tài sản công vào mục đích cá nhân.

6. Trong giao tiếp và ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tụn trọng. Ngụn ngữ giao tiếp phải rừ ràng, mạch lạc; khụng núi tục, núi tiếng lóng, quát nạt; giữ gìn uy tín, danh dự cho cơ quan, tổ chức, đơn vị và đồng nghiệp.

Điều 9. Giao tiếp và ứng xử với nhân dân

1. Trong giao tiếp và ứng xử với nhân dân, cán bộ, công chức, viên chức phải nhã nhặn, văn minh, lịch sự, nghiêm túc.

a) Lắng nghe nhân dân trình bày ý kiến, nguyện vọng.

b) Trả lời, giải thớch, hướng dẫn rừ ràng, cụ thể về cỏc quy định liờn quan đến giải quyết công việc.

c) Trường hợp những yêu cầu của nhân dân không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan thì cán bộ, công chức, viên chức phải hướng dẫn nhân dân đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

2. Cán bộ, công chức, viên chức không được có thái độ hách dịch, cửa quyền, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà, vô trách nhiệm với nhân dân khi thi hành công vụ, nhiệm vụ.

Điều 10. Giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp

Trong giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác. Luôn tôn trọng, bảo vệ danh dự, uy tín của đồng nghiệp và giúp đỡ nhau hoàn thành nhiệm vụ.

56

Điều 11. Giao tiếp qua điện thoại

Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức phải xưng tên, cơ quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc;

không ngắt điện thoại đột ngột trong khi đàm thoại.

Điều 12. Tham dự các cuộc họp, hội nghị

1. Cán bộ, công chức, viên chức tham dự các cuộc họp, hội nghị phải đúng thành phần như Giấy mời hoặc thông báo của cơ quan chủ trì tổ chức cuộc họp, hội nghị. Trường hợp không tham dự được thì phải trực tiếp báo cáo với người Chủ trì cuộc họp, hội nghị đó về lý do vắng mặt và cử người khác dự họp thay.

2. Trong các cuộc họp, hội nghị, cán bộ, công chức, viên chức hạn chế sử dụng điện thoại di động và đặt điện thoại ở chế độ rung.

3. Chỉ sử dụng laptop, máy tính bảng để tra cứu văn bản, ghi chép nội dung cuộc họp; không sử dụng vào các mục đích khác của cá nhân mà không liên quan đến nội dung cuộc họp.

Chương III

Một phần của tài liệu Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại VIỆN CÔNG NGHỆ SINH học (Trang 49 - 59)

Tải bản đầy đủ (DOC)

(71 trang)
w