Chương III BÀI TRÍ CÔNG SỞ
Điều 19. Phó Viện trưởng Viện Công nghệ sinh học, phối hợp với Trưởng các đơn vị hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc triển khai thực hiện Quy chế này,
I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHềNG CỦA VIỆN CễNG NGHỆ SINH HỌC
Hơn 20 năm thành lập và đi vào hoạt động, Viện Công nghệ sinh học là một cơ quan khá lớn và đầu ngành về nghiên cứu sinh học. Công tác hành chính văn phòng của Viện luôn hoạt động ổn định và nề nếp. Các khâu nghiệp vụ hành chính luôn được thực hiện nhất quát, nhanh chóng, chính xác. Trong quá trình hoạt động, công tác hành chính của Viện đã đạt được kết quả cao và đáng khích lệ. Bên cạnh đó vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế cần được khắc phục kịp thời để góp phần đẩy mạnh sự phát triển chung của toàn Viện.
1. Ưu điểm:
- Công tác hành chính của Viện luôn được lãnh đạo quan tâm và chỉ đạo, đụn đốc sỏt xao, cụng việc từ đú luụn được phõn cụng một cỏch cụ thể, rừ ràng phự hợp với chuyên môn nghiệp vụ của các chuyên viên, cán bộ, công chức và viên chức trong Viện.
- Lãnh đạo phòng Quản lý tổng hợp là người có trách nhiệm trong công việc, thường xuyên kiểm tra, rà soát công việc và luôn quan tâm đến đời sống của nhân viên trong phòng.
- Lãnh đạo phòng Quản lý tổng hợp luôn phối hợp với các lãnh đạo cấp trên ban hành các quy chế trong cơ quan, đưa công tác quản lý đi vào nề nếp.
- Phòng Quản lý tổng hợp được bố trí theo mô hình tập trung nên lãnh đạo Lãnh đạo phòng luôn kiểm tra giám sát mọi hoạt động của cán bộ, công chức, viên chức trong văn phòng giúp nâng cao hiệu quả làm việc.
Về công tác văn phòng
- Công tác hành chính văn phòng luôn giữ một vai trò quan trọng trong hoạt động của Viện. Phòng Quản lý tổng hợp đã thực hiện công tác tham mưu tổng hợp và giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định quản lý đúng đắn, xây dựng các chương
60
trình, kế hoạch và tổ chức thành công các hội nghị, hội thảo, chuyến đi công tác cho Lãnh đạo viện.
- Công tác lập kế hoạch được thực hiện chặt chẽ từ kế hoạch dài hạn đến kế hoạch ngắn hạn, kịp thời thông báo tới các đơn vị
- Công tác thu thập, xử lý thônh tin về cơ bản đã đáp ứng được nhu cầu hoạt động của cơ quan, góp phần thúc đẩy hoạt động của cơ quan thuận lợi và quy củ hơn.
- Công tác văn phòng luôn được lãnh đạo phòng Quản lý tổng hợp quan tâm chú trọng đến việc cử đi học và bồi dưỡng nghiệp vụ.
- Trong công tác đảm bảo hậu cần thì phòng Quản lý tổng hợp luôn đảm bảo đầy đủ điều kiện cơ sở vật chất cho hoạt động của toàn cơ quan như mua sắm trang thiết bị, vệ sinh, y tế thực hiện tốt.
Về công tác văn thư, lưu trữ
- Cán bộ văn thư là người có kinh nghiệm trong công việc nên đã làm tốt công tác tiếp nhận văn bản đến, soạn thảo thẩm duyệt ban hành kịp thời các văn bản đi vào sổ theo dừi, quản lý chặt chẽ cỏc văn bản đi đến. Kiểm duyệt cỏc văn bản trước khi phát hành, hạn chế sai sót về thể thức và nội dung. Thường xuyên kiểm duyệt khắc phục những sai sót trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản.Tham mưu giúp Viện an hành Quy định về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Viện. Kịp thời sửa chữa bổ sung văn bản của các phòng, ban theo quy định hiện hành.
- Văn bản đi của Viện Hóa học ngày càng được hoàn thiện hơn về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày, tính pháp lý được đảm bảo. Trước khi chuyển giao văn bản đi, cán bộ văn thư kiểm tra lại toàn bộ nội dung và các thành phần thể thức của văn bản rồi mới ghi số, ngày tháng năm ban hành đóng dấu, đăng ký vào sổ rồi chuyển giao văn bản. Chính vị vậy văn bản gửi đi không có ngày tháng năm ban hành, văn bản thiếu chữ ký sai về thể thức đã được hạn chế tối đa.
61
- Quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện một cách nghiêm túc không có tình trạng đóng dấu khống.
- Nhìn chung số lượng văn bản đến và văn bản đi phát hành nhiều, song về cơ bản đảm bảo được nội dung, thể thức văn bản, thời gian đảm bảo kịp thời. Thực hiện tốt việc gửi và tiếp nhận văn bản bằng hòm thư điện tử.
- Những văn bản quan trọng được mẫu hóa tạo nên sự thống nhất trong soạn thảo và ban hành văn bản của các đơn vị.
- Tất cả các khâu nghiệp vụ về giải quyết văn bản đi, đến, lập hồ sơ đều được văn thư thực hiện đúng quy trình, chính xác nhanh chóng đảm bảo tiến độ giải quyết công việc và tính bí mật của văn bản.
- Phần mềm tra cứu văn bản trên máy tính góp phần nhanh chóng trong việc tra tìm văn bản phục vụ tài liệu lưu trữ.
- Các cán bộ văn thư đều là người có trình độ chuyên môn cao, phẩm chất chính trị tốt và có tinh thần trách nhiệm trong công việc, có sự phấn đầu hoàn thành tốt công việc. Không khí làm việc thân thiện hòa đồng, vui vẻ.
- Các khâu trong nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện đúng quy trình mà Nhà nước và Viện đã quy định từ thu thập tài liệu, chỉnh lý tài liệu đến bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Nhược điểm
- Do khối lượng công việc khá nhiều nên văn bản đi, đến chưa được văn thư cập nhật kịp thời vào mạng. Nhiều khi văn thư cho số và đóng dấu văn bản nhưng quên không bổ sung nghi số vào sổ dẫn tới tình trạng một số văn bản bị trùng số văn thư lại phải sửa lại gây mất tính thẩm mỹ của văn bản đồng thời dẫn tới sai lệch về mặt thể thức của văn bản.
- Ở các đơn vị chưa đồng bộ trong việc xây dựng lịch công tác thường kỳ;
- Việc soạn thảo và ban hành văn bản đôi lúc có sự nhầm lẫn, sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và sai về quy trình soạn thảo văn bản.
62
II. ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC