III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHềNG CỦA PHềNG QUẢN Lí TỔNG HỢP
1.4. Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Viện Công nghệ sinh học
Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan. Có thể nói từ trung ương đến cơ sở, không có cơ quan nào mà lãnh đạo cơ quan không phải đi công tác ngoài cơ quan. Mỗi chuyến đi công tác của lãnh đạo đều mang vai trò quan trọng trên nhiều phương diện vì vậy các chuyến đi đó phải được thực hiện chu đáo.
Hoạt động của Phòng quản lý tổng hợp tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan cần thực hiện các nội dung sau:
Bước 1. Lập kế hoạch đi công tác của lãnh đạo cơ quan
Các đơn vị được phân công cần lập kế hoạch chi tiết cho các chuyến đi công
22
tỏc của Lónh đạo, trong kế hoạch cần ghi rừ: Mục tiờu của chuyến đi; nội dung công tác; thời gian, địa điểm công tác; thành phần; phương tiện giao thông; các tài liệu cần thiết; kinh phí…Lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm đề xuất ý kiến trước khi kế hoạch được phê duyệt.
Căn cứ vào kế hoạch đã được phê duyệt thì văn phòng làm nhiệm vụ phối hợp, đụn đốc, theo dừi cỏc đơn vị chuẩn bị đảm bảo tiến độ thời gian.
Bước 2. Chuẩn bị cho chuyến đi
Liên hệ nơi tiếp nhận chuyến đi công tác: Cần phải có thông báo cụ thể cho nơi đến về mục đích chuyến đi, nội dung công việc, thời gian làm việc, thành phần tham gia, phương tiện đi lại, cách đối tượng cần gặp, cách yêu cầu hỗ trợ… để có kế hoạch bố trí tiếp đón. Trường hợp công tác tại nước ngoài cần phải báo cáo và đưa vào kế hoạch của các cơ quan có thẩm quyền trong nước để đàm phán và gửi công hàm cho nước đó. Ngoài ra, một số trường hợp văn phòng cần giúp thủ trưởng tìm hiểu những phong tục xã hội và các nghi lễ của các quốc gia mà thủ trưởng đến công tác.
Chuẩn bị nội dung công tác: Văn phòng giúp lãnh đạo tổng hợp các tài liệu theo danh mục, có trường hợp cần đọc trước để đánh dấu những chỗ quan trọng, có liên quan, thậm chí phải giúp lãnh đạo lựa chọn những tài liệu nghiên cứu, tham khảo mang theo chuyến đi để sử dụng khi cần thiết.
Chuẩn bị giấy tờ và phương tiện vật chất: Cần chuẩn bị các loại giấy tờ như:
công văn liên hệ, giấy đi đường, giấy giới thiệu, chứng minh nhân dân, danh thiếp.
Đối với chuyến đi nước ngoài còn phải chuẩn bị vé, hộ chiếu, giấy phép xuất cảnh và các giấy tờ khác có liên quan theo yêu cầu của nơi đến công tác.
Chuẩn bị phương tiện giao thông: Căn cứ vào khả năng tài chính của cơ quan, thành phần tham gia của chuyến đi, thời gian, địa điểm, tính chất của từng chuyến đi mà Văn phòng lựa chọn phương tiện giao thông cho phù hợp như máy bay, tàu hoả, ô tô…để đặt vé và chuẩn bị các tư liệu cần thiết khác.
Chuẩn bị kinh phí: Khi lập dự trù kinh phí chuyến đi Văn phòng phải lưu ý đến các chi phí thực tế và các khoản dự phòng cho các chi phí phát sinh. Sau khi xây dựng dự trù kinh phí Văn phòng sẽ chuyển cho các bộ phận chức năng để giải
23
quyết. Khi cần thiết có thể phối hợp với các bộ phận có liên quan để tạm ứng kinh phí. Trong nhiều trường hợp phải liên hệ trước với nơi đến công tác để đặt hàng các dịch vụ ăn, ở, đi lại…
Bước 3. Công việc trong thời gian lãnh đạo đi công tác - Trước khi lãnh đạo đi công tác:
Dự các cuộc họp của thủ trưởng với cấp Phó, nắm vững nội dung công việc thủ trưởng giao cho cấp phó giải quyết.
Ghi chép những công việc lãnh đạo uỷ quyền cho văn phòng và các bộ phận chức năng, các chuyên viên giải quyết.
- Trong thời gian lãnh đạo đi công tác
Giúp các phó thủ trưởng thực hiện các nhiệm vụ được phân công.
Giải quyết các nhiệm vụ được thủ trưởng uỷ quyền.
Theo dừi tiến độ cụng việc của cỏc bộ phận, cỏc đơn vị để tổng hợp tỡnh hỡnh báo cáo trực tiếp cho các phó thủ trưởng để chỉ đạo công việc, đồng thời ghi chép nhật ký công tác của cơ quan để báo cáo cho thủ trưởng khi thủ trưởng đi công tác về.
Giữ liên lạc với thủ trưởng trong thời gian thủ trưởng đi công tác . Lưu giữ các văn bản, giấy tờ, tài liệu liên quan trực tiếp tới thủ trưởng.
Thu thập tài liệu, sách báo, bản tin để báo cáo với thủ trưởng sau chuyến đi công tác.
- Sau khi lãnh đạo đi công tác về
Giúp thủ trưởng giải quyết các vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến đi công tác
Báo cáo diễn biến công tác của cơ quan, trình những công việc chưa được giải quyết, nhật ký công tác được ghi chép đầy đủ, các thư từ, sách báo của thủ trưởng,
Nhận các tài liệu về chuyến đi công tác để giúp thủ trưởng chỉnh lý, lập hồ sơ, chuẩn bị đề cương cho thủ trưởng báo cáo kết quả chuyến đi công tác với cơ quan. Bổ sung chương trình công tác nếu có.
Giúp thủ trưởng hoàn thiện các báo cáo như phân loại thông tin, kết quả
24
công tác, đánh máy, sao in tài liệu.
Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí để làm thủ tục thanh toán Soạn thảo thư cảm ơn nơi tiếp nhận chuyến đi công tác.
1.5 Công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa