MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3 I. VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TRƯỜNG. 3 1. Vị trí và chức năng. 3 2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 3 3. Cơ cấu tổ chức của Trường 5 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập. 5 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 5 1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của văn phòng; vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng. 5 1.1.1. Vị trí và chức năng. 6 1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 6 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Khoa Khoa học chính trị. 8 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập. 8 1. Khảo sát về công tác tổ chức văn phòng 8 1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan: 8 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 9 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. 10 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan. 10 1.5. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 11 2. Khảo sát về công tác văn thư 13 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 13 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung 14 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 14 3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu 14 3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 15 3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 16 Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP. NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 18 1. Xây dựng lịch công tác tuần và Kế hoạch công tác năm 18 2. Soạn thảo Quy chế văn thư lưu trữ 28 3. Soạn thảo quy chế Văn hóa công sở 28 4. Quy trình tổ chức hội nghị của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 40 5. Hiện đại hóa văn phòng 42 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức. 44 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 45 I. Nhân xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 45 1. Công tác Quản lý Nhân sự: 45 2. Công tác Văn phòng: 45 3. Công tác Văn thư – Lưu trữ: 46 3.1. Công tác văn thư: 46 3.2. Công tác lưu trữ: 47 II. Đề xuất những biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 48 KẾT LUẬN 51 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I .3 KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI I VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TRƯỜNG Vị trí chức .3 Nhiệm vụ quyền hạn 3 Cơ cấu tổ chức Trường .5 II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng quan thực tập Tổ chức hoạt động văn phòng .5 1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ văn phòng; vẽ sơ đồ cấu tổ chức văn phòng 1.1.1 Vị trí chức 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Khoa Khoa học trị III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động cơng tác hành văn phòng quan thực tập Khảo sát công tác tổ chức văn phòng 1.1 Vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan: 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 1.3 Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, họp) Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 10 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan 10 1.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai thực văn hóa cơng sở Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 11 Khảo sát công tác văn thư 13 2.1 Tìm hiểu mơ hình tổ chức văn thư quan 13 Sinh viên: Nguyễn Thùy Trang Khoa: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ đánh giá ưu, nhược điểm nội dung 14 3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 14 3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu .14 3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 15 3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ .16 Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 18 NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 18 Xây dựng lịch công tác tuần Kế hoạch công tác năm 18 Soạn thảo Quy chế văn thư lưu trữ 28 Soạn thảo quy chế Văn hóa cơng sở .28 Quy trình tổ chức hội nghị Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 41 Hiện đại hóa văn phịng 43 Đánh giá cấu tổ chức .45 Phần III 46 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 46 I Nhân xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác hành văn phịng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 46 Công tác Quản lý Nhân sự: 46 Cơng tác Văn phịng: .46 Công tác Văn thư – Lưu trữ: 47 3.1 Công tác văn thư: 47 3.2 Công tác lưu trữ: 48 II Đề xuất biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 49 KẾT LUẬN 52 PHỤ LỤC Sinh viên: Nguyễn Thùy Trang Khoa: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Quản lý hành nhà nước hoạt động đặc biệt đời sống xã hội Đặc trưng hoạt động chấp hành điều hành quan cấp với quan cấp dưới, cá nhân lãnh đạo với nhân viên nội quan, tổ chức Mỗi quan quản lý hành nhà nước hay tổ chức, doanh nghiệp thực chức khuôn khổ nhiệm vụ, quyền hạn thông qua định hệ thống hành mối quan hệ cơng tác bên ngồi Nắm bắt tình hình nhu cầu thực tiễn xã hội, Trường Đại học Nội vụ thành lập dựa nâng cấp từ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội mà tiền thân Trường Trung học Văn thư – Lưu trữ TW I Trường đào tạo nhiều ngành nghề tạo nguồn nhân lực dồi đáp ứng với nhu cầu xã hội ngành: Văn thư – Lưu trữ, Quản trị nhân lực, Hành học … đặc biệt Ngành Quản trị văn phòng Quản trị văn phịng có vị trí vơ quan trọng cơng tác quản lí, tổ chức thực hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp, ban ngành đoàn thể Trong quan, tổ chức văn phịng nơi tiếp nhận xử lý thơng tin cách nahnh chóng xác để cung cấp thông tin cần thiết thời gian định đạt hiệu cao công việc Để đáp ứng đầy đủ yêu cầu quan nguồn nhân lực có kinh nghiệp lực làm việc hiệu nguồn nhân lực cần phải đào tạo đội ngũ cán văn phịng có trình độ cao, chun mơn nghiệp vụ vững vàng, có kỹ tốt biết ứng dụng tất kiến thức học vào công việc thực tế, biết vận dụng lý thuyết vào thực hành cách thành thạo Học lý thuyết giảng đường Nhà trường chưa đủ, với phương châm “học đôi với hành” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên thực tập ngành nghề quan, tổ chức, doanh nghiệp ban ngành đoàn thể nhằm nâng cao kỹ nghề nghiệp giúp sinh viên có hội tiếp cận với hoạt động thực tế Thực tập ngành nghề nội dung quan trọng chương trình đào Sinh viên: Nguyễn Thùy Trang Khoa: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo dành cho sinh viên cao đẳng ngành Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, nhằm khép kín quy trình đào tạo cán thực hành – có lý luận Thực tập giúp sinh viên vận dụng kiến thức lý thuyết học trường đưa vào áp dụng thực tiễn quan; tiền đề để sinh viên đến quan thực tập tự tin giao tiếp có kinh nghiệm thực tế đưa vào học thơng qua thực tập ngành nghề sinh viên biết vận dụng lý thuyết để rèn luyện kỹ thực hành, nâng cao tay nghề để sau trường hồn thành tốt cơng việc giao Được đồng ý tạo điều kiện Nhà trường lãnh đạo Khoa Khoa học trị, em tiếp nhận thực tập nghề nghiệp Khoa Khoa học trị – thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội từ ngày 09/3/2015 đến hết ngày 25/4/2015 Trong thời gian thực tập Khoa Khoa học trị em nhận giúp đỡ tận tình thầy cô lãnh đạo Khoa giúp em tiếp cận với cơng việc ngồi thực tế, học hỏi kinh nghiệm làm việc văn phòng rút nhiều kinh nghiệm quý báu Tuy nhiên thời gian thực tập, lần đầu tiếp cận với công việc em nhiều bỡ ngỡ, chưa mạnh dạn cơng việc giao tiếp chưa có kinh nghiệm Vì thời gian thực tập khơng tránh khỏi sai sót, hạn chế cơng việc báo cáo Em mong nhận đóng góp ý kiến, nhận xét thầy khoa để thân em ngày hồn thiện tốt Em xin trân trọng cảm ơn Sinh viên: Nguyễn Thùy Trang Khoa: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI I VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TRƯỜNG Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn trường vào Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Vị trí chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở giáo dục Đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục Quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học sau đại học lĩnh vực công tác Nội vụ ngành nghề khác có liên quan; hợp tác Quốc tế; nghiên cứu Khoa học triển khai áp dụng tiến Khoa học công nghệ phục vụ phát triển Kinh tế - Xã hội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đơn vị nghiệp có thu, có tư cách Pháp nhân, có dấu riêng tài khoản riêng kho bạc Nhà nước Ngân hàng Nhà nước Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở thành phố Hà Nội Nhiệm vụ quyền hạn Xác định tầm nhìn, xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ Đại học, sau đai học thấp ngành, lĩnh vực quản lý Nhà nước Bộ Nội vụ ngành nghề khác theo nhu cầu xã hội quan có thẩm quyền cho phép Xây dựng triển khai chương trình bồi dưỡng chuyên nghiệp, nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế Cấp, xác nhận văn bằng, chứng theo thẩm quyền Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng Sinh viên: Nguyễn Thùy Trang Khoa: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội viên Trường đủ số lượng, cân đối cấu trình độ, cấu ngành nghề, cấu độ tuổi giới tính, đạt chuẩn trình độ đào tạo; tham gia vào trình điều động quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nhà giáo, cán bộ, nhân viên Tuyển sinh quản lý người học Huy động, quản lý, sử dụng nguồn lực theo quy định pháp luật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng sở vật chất Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh chi cho hoạt động giáo dục theo quy định pháp luật Xây dựng sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, đại hóa Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liêu, trang thiết bị dạy- học phục vụ ngành đào tạo Trường nhu cầu xã hội 10 Phối hợp với gia đình người học, tổ chức, cá nhân hoạt dộng giáo dục đào tạo 11 Tổ chức cho công chức, viên chức người học tham gia hoạt động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo nhu cầu xã hội 12 Tự đánh giá chất lượng giáo dục chịu kiểm định chất lượng giáo dục quan có thẩm quyền, xây dựng phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng Trường; tăng cường điều kiện đảm bảo chất lượng không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo Nhà trường 13 Tổ chức hoạt động khoa học công nghệ; ứng dụng, phát triển chuyển giao công nghệ; tham gia giải vấn đề kinh tế- xã hội địa phương đất nước; thực dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo quy định pháp luật 14 Liên kết với tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử dụng, phục vụ nghiệp phát triển kinh tế- xã hội, bổ sung nguồn tài cho Trường 15 Xây dựng, quản lý sử dụng sở liệu đội ngũ công chức, viên chức, hoạt động đào tạo, khoa học công nghệ hợp tác quốc tế Sinh viên: Nguyễn Thùy Trang Khoa: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trường, trình học tập phát triển sau tốt nghiệp người học; tham gia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực lĩnh vực đào tạo Trường 16 Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết hoạt động khoa học công nghệ, công bố kết hoạt động khoa họ cơng nghệ; bảo vệ lợi ích xã hội, quyền lợi ích hợp pháp cá nhân hoạt động đào tạo, khoa học công nghệ Trường 17 Phát bồi dưỡng nhân tài đội ngũ công chức, viên chức người học Trường 18 Thực liên kết đào tạo sau đại học, đại học thấp theo quy định Bộ Giáo dục Đào tạo quy định hành khác 19 Được Nhà nước giao cho thuê đất, giao cho thuê sở vât chất; miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy đinh pháp luật 20 Chấp hành pháp luật giáo dục; thực xã hội hóa giáo dục 21 Giữ gìn, phát triển di sản sắc văn hóa dân tộc 22 Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật theo quy chế làm việc Bộ Nội vụ 23 Tổ chức thực hoạt động hợp tác quóc tế theo quy định pháp luật 24 Thực chế độ báo cáo Bộ Nội vụ quan quản lý Nhà nước hoạt động Trường theo quy định pháp luật 25 Thực nhiệm vụ khác Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao Cơ cấu tổ chức Trường Sơ đồ tổ chức máy Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (phụ lục 01) II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng quan thực tập Tổ chức hoạt động văn phòng 1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ văn phịng; vẽ sơ đồ cấu tổ chức văn phòng Khoa Khoa học trị thành lập dựa Quyết định số 216/QĐĐHNV ngày 24 tháng năm 2012 Hiệu trưởng Trường đại học Nội vụ Hà Sinh viên: Nguyễn Thùy Trang Khoa: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nội việc Thành lập Khoa Khoa học trị thuộc Trường Đại học Nội vụ Chức năng, nhiệm vụ Khoa Khoa học trị quy định sau: 1.1.1 Vị trí chức Ngày 24/4/2012, Hiệu trưởng trường Đại học Nội vụ Hà Nội ký định số 216/QĐ-ĐHNV thành lập Khoa Khoa học Chính trị thuộc trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Khoa học trị đơn vị thuộc trường Đại học Nội vụ Hà Nội có chức tổ chức thực trình đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ sau đại học, đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp, cao đẳng nghề, trung cấp nghề thuộc lĩnh vực trị, tơn giáo ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế, nghiên cứu khoa học triển khai tiến khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế xã hội 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí điều hành tiến trình giảng dạy, học tập cho lớp thuộc Khoa quản lý Chủ trì, tổ chức trình đào tạo ngành học giao hoạt động giáo dục khác chương trình, kế hoạch giảng dạy chung Trường; Đăng ký với Trường nhận nhiệm vụ xây dựng chương trình đào tạo trình độ, chuyên ngành đào tạo Phối hợp với Khoa Khoa học Chính trị xây dựng bảo vệ chương trình mở ngành học mới; Đề xuất thay đổi cấu tổ chức, nhân Khoa; Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình mơn học theo kế hoạch Hiệu trưởng giao; xây dựng ngân hàng đề thi; tổ chức nghiên cứu cải tiến phương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trì thiết bị dạy - học thực hành, thực tập thực nghiệm khoa học; Chủ trì, tìm kiếm đối tác xây dựng chương trình liên kết đào tạo bậc, hệ đào tạo; Tổ chức tuyển sinh, đào tạo lớp bồi dưỡng ngắn hạn chuyên môn nghiệp vụ thuộc Khoa quản lý theo kế hoạch hàng năm Hiệu trưởng phê duyệt; Tổ chức thi, quản lý thi kết thi kết thúc học phần cho Sinh viên: Nguyễn Thùy Trang Khoa: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lớp.Tổ chức bế giảng trao tốt nghiệp, cấp bảng điểm tồn khóa cho sinh viên thuộc Khoa quản lý Quản lý cấp giấy chứng nhận kết học tập sinh viên thuộc khoa Quản lý cấp chứng học phần Khoa quản lý Thực việc xét học tiếp sinh viên thuộc Khoa quản lý quy định Điều Quy chế đào tạo đại học cao đẳng hệ quy ban hành kèm theo Quyết định số 25/2006/QĐ-BGD&ĐT ngày 26/6/2006 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo; Chuyển giao kết học tập cho đơn vị liên quan Lập bảng điểm tồn khóa chuyển Khoa Khoa học Chính trị theo quy định Trường; 10 Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên dài hạn ngắn hạn, phát triển chương trình đào tạo sở vật chất theo hướng chuẩn hóa, tăng cường điều kiện đảm bảo chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế; 11 Quản lý viên chức người học thuộc Khoa theo phân cấp Hiệu trưởng; 12 Tổ chức hoạt động khoa học công nghệ, chủ động khai thác dự án hợp tác nước quốc tế; phối hợp với tổ chức khoa học công nghệ, sở sản xuất, kinh doanh, gắn đào tạo với nghiên cứu khoa học, sản xuất kinh doanh đời sống xã hội; 13 Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo; quản lý chất lượng hoạt động khoa học công nghệ viên chức người học thuộc Khoa; 14 Xây dựng kế hoạch tổ chức thực công tác giáo dục trị, tư tưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức người học; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho viên chức thuộc Khoa; 15 Tổ chức đánh giá viên chức người học Khoa; tham gia đánh giá cán quản lý cấp trên, cán quản lý ngang cấp theo quy định Nhà trường; 16 Thực nhiệm vụ khác Hiệu trưởng giao Với chức năng, nhiệm vụ giao, Khoa Khoa học Chính trị tổ chức giảng dạy 08 mơn chung thuộc hai môn: Bộ môn Những nguyên lý Chủ nghĩa Mác – Lê nin Bộ môn Đường lối Cách mạng Đảng Cộng sản Việt Nam Tư tưởng Hồ Chí Minh cho ngành học toàn Sinh viên: Nguyễn Thùy Trang Khoa: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trường Đồng thời, Khoa chuẩn bị điều kiện nguồn nhân lực, chuyên môn để xây dựng ngành học đáp ứng yêu cầu thực tiễn phát triển Nhà trường, ngành Nội vụ Xã hội 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Khoa Khoa học trị Sơ đồ tổ chức máy Khoa Khoa học trị (phụ lục 02) III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động cơng tác hành văn phòng quan thực tập Khảo sát cơng tác tổ chức văn phịng 1.1 Vai trị văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan: Văn phòng máy giúp việc cho Hiệu trưởng có chức tham mưu tổng hợp đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý, điều hành Hiệu trưởng đảm bảo điều kiện sở vật chất kỹ thuật cho quan hoạt động: Chức Văn phòng thể hai loại công tác: * Chức tham mưu, tổng hợp: Chức tham mưu tổng hợp chức quan trọng quan nào, yếu tố giúp cho quan phát triển: - Văn phòng đơn vị trực thuộc Trường phải nghiên cứu đề xuất ý kiến để Hiểu trưởng tổ chức công việc, điều hành Nhà trường thực chức nhiệm vụ Bộ Nội vụ giao cho - Tham mưu cho Hiệu trưởng thực chức nhiệm vụ Bộ Nội vụ giao cho - Tập trung tham mưu cho Hiệu trường cấu tổ chức xây dưng quy định Nhà trường trình Hiệu trưởng xem xét giải * Chức giúp việc đảm bảo hậu cần Nhà trường: - Văn phịng có trách nhiệm giúp việc cho Hiệu trưởng giải vấn đề sau Hiệu trưởng có ý kiến đế xuất - Tổ chức mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn tài sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật Nhà trường theo kế hoạch Sinh viên: Nguyễn Thùy Trang Khoa: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhà 05 tầng, Trung tâm Thông tin – Thư viện Trung tâm Hướng nghiệp dạy nghề, nên không gian cung diện tích khơng phù hợp cho hồn cảnh cơng việc ngày như: phịng làm việc có diện tích chưa thực đáp ứng nhu cầu phát triển Trường nay, Khoa Khoa học trị với số lượng sinh viên đơng đảo trường số lượng 17 người bao gồm lãnh đạo Khoa giảng viên, hồ sơ tài liệu liên quan đến đào tạo, thi cử nhiều Với không gian làm việc làm ảnh hưởng đến kết làm việc, không thuận tiện cho việc giao dịch Đánh giá cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức Khoa Khoa học trị theo hệ thống từ xuống Đứng đầu Trưởng khoa 01 Phó khoa chịu trách nhiệm chung trước Ban giám hiệu Nhà trường mặt hoạt động Khoa Khoa chia làm ban, tổ môn chuyên môn khác nhau…mỗi tổ môn bầu tổ trưởng tổ môn Các giáo vụ phân công công việc rõ ràng với mặt theo quy định * Ưu điểm: Nhìn chung mơ hình tổ chức văn phịng Nhà trường thực chức năng, nhiệm vụ mình, cách bố trí xử lý cơng việc cách khoa học, đảm bảo hoạt động văn phịng nói riêng hoạt động quan nói chung thơng suốt * Nhược điểm: Khối lượng cơng việc văn phịng phòng năm gần lớn nhiên nhân văn phịng cịn thiếu dẫn đến cơng việc nhiều bị ùn lại không giải thời gian quy định tạo nên ức chế công việc Sinh viên: Nguyễn Thùy Trang 45 Khoa: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT I Nhân xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác hành văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Qua đợt thực tế cho thấy việc áp dụng lý thuyết vào thực tế vấn đề cần thiết Sau 03 thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em học nhiều điều mẻ bó hẹp khn khổ lớp học khơng thể thấy Có thể nói việc đưa lí luận cọ xát với thực tiễn giúp cho sinh viên có điều kiện tự thực khâu chun mơn, nghiệp vụ hồn thiện tay nghề, tác phong làm việc phong cách giao tiếp, ứng sử người cán văn phòng Được quan tâm đạo quan cấp ban lãnh đạo Nhà trường nên công tác Khoa Khoa học Chính trị Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội ngày đổi lề lối làm việc chất lượng chuyên môn ngày tốt Công tác Quản lý Nhân sự: * Ưu điểm: Lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phân công rõ ràng trách nhiệm cho phận, cá nhân Văn phòng, đáp ứng phù hợp với công việc Lãnh đạo thường xuyên kiểm tra, đơn đốc, rà sốt tồn cơng việc văn phịng Cán bộ, cơng chức phần lớn đào tạo chuyên môn nghiệp vụ Lãnh đạo quan tâm, động viên cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng * Nhược điểm: Lãnh đạo thường xuyên công tác, tập huấn nên công tác kiểm tra, theo dõi cịn hạn chế dẫn đến cơng việc bị dồn lại, tiến độ giải chậm Công tác Văn phòng: * Ưu điểm: Sinh viên: Nguyễn Thùy Trang 46 Khoa: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác tham mưu tổng hợp xây dựng chương trình công tác, tổ chức hội nhị, tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo….đã chuyên viên đảm nhệm làm theo quy chế làm việc Nhà trường, biết cách sử lý tình Văn phịng bố trí, mua sắm trang thiết bị, sở vật chất phương tiện đầy đủ co quan hoạt động Bên cạnh đó, Trường trú trọng với việc nâng cao trình độ chun mơn như: cử cán học, 100% cán đào tạo qua trường lớp, có cấp Tác phong làm việc cán bộ, công chức quan thực nghiêm túc giấc quan, nội quy, quy định quan, thực chức năng, nhiệm vụ quan Công tác soạn thảo ban hành văn đa số theo quy định, đảm bảo yêu cầu cần đủ cho văn ban hành theo trình tự * Nhược điểm: Ngồi ưu điểm mà quan đạt dược cơng tác văn phịng cịn cómột số mặt hạn chế thể sau: Cách bố trí phịng làm việc gây khó khăn cho cơng tác quản lý lãnh đạo Văn phịng, khơng theo dõi cơng việc nhân viên Mối quan hệ lãnh đạo, đồng nghiêp q trình giải cơng việc không ăn khớp, bị gián đoạn Tuy đàu tư vào số trang thiết bị đại, thực tế cho thấy số phương tiện máy móc cũ, hư hỏng cong thiếu số phịng ban Ví dụ: máy fax, máy hút bụi, máy hủy tài liệu Các trang thiết bị, sở vật chất phục vụ giải công việc phận đặc biệt phận Văn thư thiếu như: máy tính, máy scan hay bị hỏng, lỗi mạng, tốc độ xử lý chưa cao Công tác Văn thư – Lưu trữ: 3.1 Công tác văn thư: * Ưu điểm: Công tác văn thư thực khoa học xem mặt Sinh viên: Nguyễn Thùy Trang 47 Khoa: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan, ln ln cần quan tâm, đạo kịp thời tạo điều kiện cho cán tham gia lớp tập huấn nhiệp vụ nâng cao trình độ chun mơn Các cơng tác tổ chức quản lý giải văn đị, văn đến, lập hồ sơ nâng cao hơn, có chất lượng, thực theo quy định Nhà nước Các quy trình soạn thảo văn chuyên viên soạn thảo có kỹ chuyên nghiệp Cán Văn thư đào tạo thành thạo việc sử dụng phần mềm quản lý văn phục vụ cho đạo điều hành, đạo lãnh đạo Văn thư theo dõi văn gửi đến nhận chưa tiến độ thực văn Với cách làm văn sử lý xác hơn, tìm kiếm văn dẽ dàng thuận tiện, không nhiều thời gian chuyển giao văn bản, tiết kiệm kinh phí Cơng tác quản lý sử dụng dấu chặt chẽ Đóng dấu văn phát hành nhanh chóng, xác, khơng cịn tồn đọng văn chưa đóng dấu Lập hồ sơ tồn đọng, theo trình tự quy trình lập hồ sơ Nhà nước đề Sắp xếp cơng việc có nề nếp, khoa học, ý thức trách nhiệm có phương pháp giải công việc logic, cán nhân viên ln hồn thành nhiệm vụ * Nhược điểm: Cơng tác soạn thảo văn cịn số lỗi kỹ thuật trình bày văn Một số văn cịn bỏ sót số, cơng tác lập hồ sơ hành đưa vào lưu trữ quan chưa thực hiện, có mang tính tạm thời Một số khâu chuyển giao văn rườm rà, chưa khoa học nên q trình giải cơng việc cán văn thư gặp khó khăn 3.2 Cơng tác lưu trữ: * Ưu điểm: Thực theo đạo quan chủ quản cấp trên, theo quy định Sinh viên: Nguyễn Thùy Trang 48 Khoa: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhà nước công tác Lưu trữ Đã chỉnh lý hầu hết tài liệu lưu trư đưa vào hoạt động phục vụ cho tra cứu, sử dụng tài liệu độc giả Kho lưu trữ thoáng mát, trang thiết bị đầy đủ thuận tiện cho việc sử dụng bảo quản tài liệu Vệ sinh kho, hệ thống điều hòa, hút ẩm, báo cháy tự động, hệ thống sử lý tài liệu di động cố định… * Nhược điểm: Công tác thu nhập, bổ sung tài liệu lưu trữ chậm, nhiều tài liệu tồn đọng phòng, ban, đơn vị Chưa giao nộp vào kho hết thời hạn hành Chỉnh lý tài liệu xong hồ sơ chưa lập mục lục văn Do khai thác, nghiên cứu sử dụng tài liệu khó khăn Cơng cụ tra tìm tài liệu cịn thiếu, có mục lục hồ sơ Chưa áp dụng hình thức sử dụng tài liệu lưu truộn rãi Kinh phí dành cho lưu trữ cịn hạn chế, phương tiện để bảo quản tài liệu thiếu: máy hút bụi, quạt thơng gió… Hiện nhu cầu cơng việc ngày địi hỏi đáp ứng cao Để phát huy tốt ưu điểm tìm cách khắc phục số hạn chế Nhà trường với văn phịng tiến hành rà sốt đề giải pháp phù hợp để tiếp tục nâng cao hiệu Cơng tác Hành Văn phịng quan II Đề xuất biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Sự phát triển kinh tế hện nay, người không ngừng đổi măt Thời đại công nghệ thông tin, phương pháp dụng cụ đại mà chủ yếu máy vi tính phương tiện tryền thơng khác nhằm tổ chức, khai thác có hiệu nguồn tài nguyên thông tin lĩnh vực hoạt động xã hội, kinh tế, văn hóa, người Với nhu cầu trình độ phát triển văn hóa thơng tin, ngơn ngữ quan niệm cơng tác Văn thư, Lưu trữ trở thành nhàn rỗi, đơn giản, dễ làm dần Sinh viên: Nguyễn Thùy Trang 49 Khoa: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thay số lượng công việc tính khoa học địi hỏi người cán phải động, sáng tạo công việc, không làm tốt nghiệp vụ mình, cịn phải tham gia sâu rộng, tích cực vào cơng tác quản lý hành Bởi học lý thuyết khó, áp dụng lý thuyết vào thực tiễn cơng việc cịn khó địi hỏi cần nỗ lực, kiên trì làm việc sáng tạo, khoa học Trong thời gian đến thức tập Trường, em có số đề xuất với nhà Nhà trường sau: - Cho sinh viên trường tiếp xúc với thực tế nhiều nhằm trau dồi kinh nghiệm, khả để giúp sinh viên ngồi quan thực tập khơng bị bỡ ngỡ - Tăng cường thêm số tiết học số ngành Tin học, Quản trị văn phòng, Soạn thảo văn bản, tiếng anh để sinh viên hiểu sâu thêm môn chuyên ngành - Tổ chức mở thêm lớp bồi dưỡng kiến thức tin học Văn phòng cho cán để thúc cơng tác Tin học hóa cơng tác Hành Văn phịng - Để góp phần chung vào nghiệp đổi đất nước, cần phải quan tâm đến công tác Văn thư - Lưu trữ, đặc biệt đội ngữ cán làm công tác này: + Đảm bảo sở vật chất, có khoản trợ cấp độc hại, ln động viên tinh thần, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cao cho cán quan + Tiếp tục tăng cường việc thu thập tài liệu lưu trữ quý - Đầu tư sở vật chất để bảo quản tài liệu - Việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần thực chặt chẽ hơn, tránh tình trạng chồng chéo văn - Thận trọng giữ bí mật phát ngơn quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ - Kiểm tra thường xuên việc áp dụng hiệu văn văn Đảng Nhà nước thuộc chức năng, nhiệm vụ quan - Cần quan tâm phát triển dồng đến tất lĩnh vực Văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thùy Trang 50 Khoa: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội để tạo nên phát triển chung cho toàn Trường - Phổ biến ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác Hành Văn phòng Tạo điều kiện thuận lợi phục vụ hoạt động khác quan, xây dựng mạng lưới điện tử cho phù hợp với phát triển Văn phịng Đảm bảo cho việc cung cấp thơng tin cho lãnh đạo cách nhanh chóng, xác đầy đủ Sinh viên: Nguyễn Thùy Trang 51 Khoa: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Trên “ Báo cáo thực tập Tốt nghiệp” em viết sau đợt thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Được giúp đỡ Trường, đặc biệt thầy cô giáo khoa Khoa học trị thân em Nhờ tạo điều kiện thuận lợi mặt, bảo, hướng dẫn tận tâm thầy cô Khoa giúp em hoàn thành đợt thực tập quan trọng Sau gần tháng thực tập Khoa Khoa học trị – Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội em có điều kiện kiểm chứng thực tiễn kiến thức mà học ghế nhà trường Trong q trình em sâu nghiên cứu nhiều công tác quản lý văn phịng Trường, em tích lũy thêm nhiều kiến thức chun ngành quản trị văn phịng Nhìn chung công tác đào tạo bồi dưỡng trường tốt đem lại hiệu định, chất lượng viên chức giảng dạy tăng lên Trong suốt thời gian thực tập em tích lũy nhiều kiến thức lĩnh vực rút kinh nghiệm quý báu cho thân để hoàn thành tốt khóa thực tập viết báo cáo thực tập chuẩn bị cho kỳ thi tốt nghiệp Song bên cạnh em tự thấy cịn nhiều khuyết điểm nhờ giúp đỡ cán quan em khắc phục nhiều khuyết điểm Em xin chân thành cảm ơn thầy khoa Khoa học Chính trị, tạo điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành tốt nhiệm vụ thực tập viết báo cáo tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Sinh Viên Thực Tập Nguyễn Thùy Trang Sinh viên: Nguyễn Thùy Trang 52 Khoa: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Sinh viên: Nguyễn Thùy Trang Khoa: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục I: Sơ đồ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ban Giám hiệu Các Khoa Các Phòng K Tổ chức xây dựng quyền P Quản lý đào tạo P Tổ chức cán P Hành – Tổng hợp P Kế hoạch – Tài K Tổ chức quản lý nhân lực K Hành học K Văn thư – Lưu trữ Viện nghiên cứu phát triển Trường Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng dạy nghề Trung tâm Tin học Cơ sở miền trung Trung tâm Ngoại ngữ K Quản trị văn phịng Trung tâm Thơng tin Thư viện K Văn hóa Thơng tin xã hội Tạp chí Đại học Nội vụ P Quản lý khoa học sau đại học K Nhà nước pháp luật Ban Quản lý ký túc xá P Hợp tác quốc tế K Khoa học Chính trị P Cơng tác sinh viên K Đào tạo chức bồi dưỡng P Quản trị thiết bị P Khảo thí đảm bảo chất lượng Cơ sở đào tạo trực thuộc Các tổ chức khoa học – công nghệ dịch vụ Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh Đảng trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cơng đồn trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đoàn TNCS Hồ Chí Minh trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các tổ chức đoàn thể tổ chức khác Ghi chú: : mối quan hệ đạo : Sinh viên: Nguyễn Thùy Trang : mối quan hệ phối hợp Khoa: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ 2: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC KHOA KHOA HỌC CHÍNH TRỊ Sinh viên: Nguyễn Thùy Trang Khoa: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 3: Sơ đồ hóa nội dung bước quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Sinh viên: Nguyễn Thùy Trang Khoa: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 4: Sơ đồ hóa tổ chức 01 hội nghị Sinh viên: Nguyễn Thùy Trang Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số Sơ đồ hóa quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến công tác cho thủ trưởng Sinh viên: Nguyễn Thùy Trang Khoa: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ 06 Sinh viên: Nguyễn Thùy Trang Khoa: Quản trị văn phòng