Chương III BÀI TRÍ CÔNG SỞ
II. Đề xuất những biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm
Công tác thu nhập, bổ sung tài liệu lưu trữ còn chậm, nhiều tài liệu đang tồn đọng ở các phòng, ban, đơn vị. Chưa giao nộp vào kho khi đã hết thời hạn hiện hành.
Chỉnh lý tài liệu xong một hồ sơ chưa lập mục lục văn bản. Do vậy khi khai thác, nghiên cứu và sử dụng tài liệu rất khó khăn.
Công cụ tra tìm tài liệu còn thiếu, mới chỉ có mục lục hồ sơ.
Chưa áp dụng các hình thức sử dụng tài liệu lưu truộn rãi.
Kinh phí dành cho lưu trữ còn hạn chế, phương tiện để bảo quản tài liệu còn thiếu: máy hút bụi, quạt thông gió….
Hiện nay do nhu cầu công việc ngày càng đòi hỏi đáp ứng cao hơn. Để phát huy tốt các ưu điểm và tìm cách khắc phục một số hạn chế trên. Nhà trường cùng với văn phòng tiến hành rà soát và đề ra những giải pháp phù hợp để tiếp tục nâng cao hiệu quả Công tác Hành chính Văn phòng của cơ quan.
II. Đề xuất những biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm
Sự phát triển nền kinh tế như hện nay, con người cũng không ngừng đổi mới về mọi măt. Thời đại của nền công nghệ thông tin, đây là một phương pháp và dụng cụ hiện đại mà chủ yếu là máy vi tính và phương tiện tryền thông khác nhằm tổ chức, khai thác có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin trên lĩnh vực hoạt động xã hội, kinh tế, văn hóa, con người.
Với những nhu cầu về trình độ phát triển văn hóa thông tin, ngôn ngữ thì quan niệm công tác Văn thư, Lưu trữ trở thành nhàn rỗi, đơn giản, dễ làm đã dần
được thay thế bởi số lượng công việc và tính khoa học đòi hỏi người cán bộ phải năng động, sáng tạo hơn trong công việc, không chỉ làm tốt nghiệp vụ của mình, còn phải tham gia sâu rộng, tích cực vào công tác quản lý hành chính. Bởi học lý thuyết đã khó, áp dụng lý thuyết vào thực tiễn công việc còn khó hơn đòi hỏi chúng ta cần nỗ lực, kiên trì và làm việc sáng tạo, khoa học.
Trong thời gian đến thức tập tại Trường, em có một số đề xuất với nhà Nhà trường như sau:
- Cho sinh viên trong trường được tiếp xúc với thực tế nhiều hơn nhằm trau dồi kinh nghiệm, khả năng để giúp sinh viên khi ra ngoài cơ quan thực tập không bị bỡ ngỡ.
- Tăng cường thêm một số tiết học của một số ngành như Tin học, Quản trị văn phòng, Soạn thảo văn bản, tiếng anh.... để sinh viên được hiểu sâu thêm về những môn chuyên ngành.
- Tổ chức mở thêm những lớp bồi dưỡng kiến thức tin học Văn phòng cho cán bộ để thúc đấy công tác Tin học hóa công tác Hành chính Văn phòng.
- Để góp phần chung vào sự nghiệp đổi mới đất nước, cần phải quan tâm hơn nữa đến công tác Văn thư - Lưu trữ, đặc biệt là đội ngữ cán bộ làm công tác này:
+ Đảm bảo cơ sở vật chất, có các khoản trợ cấp về độc hại, luôn động viên tinh thần, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cao cho cán bộ trong cơ quan.
+ Tiếp tục tăng cường việc thu thập tài liệu lưu trữ quý hiếm.
- Đầu tư hơn nữa cơ sở vật chất để bảo quản tài liệu.
- Việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần thực hiện chặt chẽ hơn, tránh tình trạng chồng chéo văn bản.
- Thận trọng và giữ bí mật trong phát ngôn và quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ.
- Kiểm tra thường xuên việc áp dụng hiệu quả văn bản của văn bản của Đảng và Nhà nước thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
- Cần quan tâm phát triển dồng đều đến tất các lĩnh vực của Văn phòng
để tạo nên sự phát triển chung cho toàn Trường.
- Phổ biến và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Hành chính Văn phòng. Tạo điều kiện thuận lợi phục vụ các hoạt động khác của cơ quan, xây dựng mạng lưới điện tử cho phù hợp với sự phát triển của Văn phòng. Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ.