Chương III BÀI TRÍ CÔNG SỞ
I. Nhân xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Qua đợt thực tế đã cho thấy việc áp dụng lý thuyết vào thực tế là một vấn đề rất cần thiết. Sau 03 thực tập tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em đã học được rất nhiều điều mới mẻ nếu chỉ bó hẹp trong khuôn khổ lớp học thì không thể thấy được.
Có thể nói việc đưa lí luận cọ xát với thực tiễn giúp cho mỗi sinh viên có điều kiện tự mình thực hiện các khâu chuyên môn, nghiệp vụ hoàn thiện về tay nghề, tác phong làm việc và phong cách giao tiếp, ứng sử của người cán bộ văn phòng.
Được sự quan tâm chỉ đạo của cơ quan cấp trên và ban lãnh đạo Nhà trường nên công tác Khoa Khoa học Chính trị của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã và đang ngày một đổi mới về lề lối làm việc cũng như chất lượng chuyên môn ngày một tốt hơn.
1. Công tác Quản lý Nhân sự:
* Ưu điểm:
Lónh đạo của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phõn cụng rừ ràng trỏch nhiệm cho từng bộ phận, cá nhân của Văn phòng, đáp ứng phù hợp với từng công việc.
Lãnh đạo thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, rà soát toàn bộ công việc của văn phòng.
Cán bộ, công chức phần lớn được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ.
Lãnh đạo luôn quan tâm, động viên cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng.
* Nhược điểm:
Lãnh đạo thường xuyên đi công tác, tập huấn nên công tác kiểm tra, theo dừi cũn hạn chế dẫn đến cỏc cụng việc bị dồn lại, tiến độ giải quyết chậm.
2. Công tác Văn phòng:
* Ưu điểm:
Công tác tham mưu tổng hợp như xây dựng chương trình công tác, tổ chức hội nhị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo….đã được chuyên viên đảm nhệm và làm đúng theo quy chế làm việc của Nhà trường, biết cách sử lý các tình huống.
Văn phòng đã bố trí, mua sắm các trang thiết bị, cơ sở vật chất phương tiện đầy đủ co cơ quan hoạt động.
Bên cạnh đó, Trường cũng trú trọng với việc nâng cao trình độ chuyên môn như: cử cán bộ đi học, 100% cán bộ được đào tạo qua trường lớp, có bằng cấp.
Tác phong làm việc của cán bộ, công chức trong cơ quan thực hiện nghiêm túc giờ giấc của cơ quan, nội quy, quy định của cơ quan, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản đa số đúng theo quy định, đảm bảo yêu cầu cần và đủ cho một văn bản được ban hành theo đúng trình tự.
* Nhược điểm:
Ngoài những ưu điểm mà cơ quan đã đạt dược thì công tác văn phòng còn cómột số mặt hạn chế được thể hiện như sau:
Cách bố trí phòng làm việc đã gây khó khăn cho công tác quản lý của lónh đạo Văn phũng, khụng theo dừi được cụng việc của cỏc nhõn viờn. Mối quan hệ giữa lãnh đạo, đồng nghiêp trong quá trình giải quyết công việc không ăn khớp, bị gián đoạn.
Tuy đã được đàu tư vào một số trang thiết bị hiện đại, nhưng thực tế cho thấy một số phương tiện máy móc đã cũ, hư hỏng và cong thiếu ở một số phòng ban. Ví dụ: máy fax, máy hút bụi, máy hủy tài liệu. Các trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ giải quyết công việc ở các bộ phận đặc biệt là bộ phận Văn thư còn thiếu như: máy tính, máy scan hay bị hỏng, lỗi mạng, tốc độ xử lý chưa cao.
3. Công tác Văn thư – Lưu trữ:
3.1. Công tác văn thư:
* Ưu điểm:
Công tác văn thư được thực hiện khoa học và được xem là bộ mặt của cơ
quan, vì vậy luôn luôn cần được sự quan tâm, chỉ đạo kịp thời tạo điều kiện cho cán bộ tham gia các lớp tập huấn nhiệp vụ nâng cao trình độ chuyên môn.
Các công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đị, văn bản đến, lập hồ sơ đã được nâng cao hơn, có chất lượng, và thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước.
Các quy trình soạn thảo văn bản được chuyên viên soạn thảo có kỹ năng và chuyên nghiệp.
Cán bộ Văn thư đã được đào tạo và thành thạo trong việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản phục vụ cho chỉ đạo điều hành, chỉ đạo của lãnh đạo. Văn thư cú thể theo dừi được cỏc văn bản gửi đến đó nhận chưa và tiến độ thực hiện văn bản. Với cách làm mới này các văn bản được sử lý chính xác hơn, tìm kiếm văn bản dẽ dàng và thuận tiện, không mất nhiều thời gian chuyển giao văn bản, tiết kiệm kinh phí.
Công tác quản lý và sử dụng con dấu chặt chẽ. Đóng dấu văn bản phát hành nhanh chóng, chính xác, không còn tồn đọng các văn bản chưa đóng dấu.
Lập hồ sơ ít tồn đọng, và theo trình tự quy trình lập hồ sơ của Nhà nước đề ra.
Sắp xếp công việc có nề nếp, khoa học, ý thức được trách nhiệm và có phương pháp giải quyết công việc logic, các cán bộ nhân viên luôn hoàn thành nhiệm vụ.
* Nhược điểm:
Công tác soạn thảo văn bản còn một số lỗi trong kỹ thuật trình bày văn bản.
Một số văn bản còn bỏ sót số, công tác lập hồ sơ hiện hành đưa vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện, nếu có chỉ mang tính tạm thời.
Một số khâu chuyển giao văn bản còn rườm rà, chưa khoa học nên quá trình giải quyết công việc và chính cán bộ văn thư gặp khó khăn.
3.2. Công tác lưu trữ:
* Ưu điểm:
Thực hiện theo sự chỉ đạo của cơ quan chủ quản cấp trên, theo quy định
của Nhà nước về công tác Lưu trữ.
Đã chỉnh lý hầu hết tài liệu lưu trư và đã đưa vào hoạt động phục vụ cho tra cứu, sử dụng tài liệu của độc giả.
Kho lưu trữ thoáng mát, các trang thiết bị đầy đủ thuận tiện cho việc sử dụng và bảo quản tài liệu.
Vệ sinh kho, hệ thống điều hòa, hút ẩm, báo cháy tự động, hệ thống sử lý tài liệu di động cố định….