Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Công ty TNHH dịch vụ HABEN việt nam

BỐ CỤC BẢN BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GỒM: A. LỜI NÓI ĐẦU B. NỘI DUNG BẢN BÁO CÁO PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH HABEN VIỆT NAM 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 1.1. Giới thiệu chung về Công ty 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ 1.2.2. Quyền hạn 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty 2.1. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng 2.2. Quyền hạn 2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng 2.4. Vị trí làm việc và Bản mô tả công việc cho các vị trí trong văn phòng. 3. Công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức 3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ 3.2. Công tác xây dựng Chương trình, Kế hoạch công tác 3.2.1. Căn cứ để lập Chương trình, Kế hoạch công tác 3.2.2. Quy trình để lập Chương trình, Kế hoạch công tác 3.2.3. Bố cục Chương trình, Kế hoạch công tác 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty 3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty 3.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của công ty, so sánh, nhận xét, đánh giá với quy định hiện hành 3.3.3.1. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của công ty 3.3.3.2. So sánh, nhận xét, đánh giá với quy định hiện hành 3.4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản 3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ hiện hành của công ty 3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của công ty 3.5. Tìm hiểu tổ chức lưu trữ của công ty 3.5.1. Văn bản quản lý công tác lưu trữ 3.5.2. Diện tích và tình trạng kho lưu trữ 3.5.3. Phương tiện bảo quản 4. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong trong một phòng làm việc của văn phòng, đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 4.3. Các phầm mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng tại công ty, nhận xét bước đầu hiệu quả mang lại. 4.3.1. Phần mềm quản lý nhân sự 4.3.2. Phần mềm quản lý văn bản 4.3.3. Phần mềm quản lý tài sản 4.3.4. Phần mềm quản lý tài chính PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG 1. Lý luận về hiện đại hóa văn phòng 1.1. Sự tồn tại tất yếu của văn phòng 1.2. Khái niệm văn phòng 1.3. Khái niệm hiện đại hóa công tác văn phòng 1.4. Sự cần thiết phải hiện đại hóa văn phòng 1.5. Các tiêu chuẩn đánh giá một văn phòng hiện đại 1.6. Nội dung của hiện đại hóa văn phòng 2. Thực trạng hiện đại hóa văn phòng 2.1. Công tác văn thư lưu trữ 2.2. Xử lý thông tin 2.3. Tổ chức lao động tại văn phòng 2.4. Trang thiết bị, công nghệ phục vụ công tác văn phòng 3. Một số giải pháp hiện đại hóa văn phòng 3.1. Đầu tư trang thiết bị văn phòng 3.2. Tổ chức nhân sự 3.3. Bố trí nơi làm việc khoa học, hợp lý 3.4. Áp dụng các chỉ tiêu chất lượng đối với hoạt động của văn phòng 3.5. Hiện đại hóa công tác quản lý văn bản PHẦN III: PHỤ LỤC Phụ lục 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam Phụ lục 2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính tổ chức Phụ lục 3. Bản mô tả công việc của Trưởng phòng Hành chính tổ chức Phụ lục 4. Bản mô tả công việc của Phó phòng Hành chính tổ chức Phụ lục 5. Bản mô tả công việc của nhân viên phòng Hành chính tổ chức Phụ lục 6. Quy chế văn thư lưu trữ của công ty Phụ lục 7. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi Phụ lục 8. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến Phụ lục 9. Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hiện hành của cơ quan Phụ lục 10. Sơ đồ hóa cách bố trí sắp xếp trang thiết bị trong phòng làm việc của văn phòng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Tên cơ quan: Công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam

Địa chỉ: số 15, Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Thị Quế Hải Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Xuân Trung

HÀ NỘI - 2015

LỜI NÓI ĐẦU

Xã hội ngày càng phát triển kéo theo đó là sự phát triển đa dạng của các ngànhnghề, các doanh nghiệp, các công ty, các tổ chức cũng hình thành và phát triểnsong song để phục vụ nhu cầu của xã hội Bên cạnh đó việc đào tạo đội ngũ cán bộ

có vốn kiến thức, năng lực và nghiệp vụ chuyên môn để đáp ứng được đòi hỏi của

xã hội là nhiệm vụ rất quan trọng của nghành giáo dục Trong những năm gần đây,công tác hành chính văn phòng luôn được quan tâm và chú trọng, tuy nó khônglàm ra sản phẩm trực tiếp để trao đổi nhưng nó góp phần rất lớn cho sự thành công

và phát triển của tổ chức Với chức năng, nhiệm vụ của mình bộ phận hành chínhcủa mỗi cơ quan, xí nghiệp, các đơn vị hành chính đã phát huy rất công tác hànhchính góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác Vì vậy việc đàotạo nguồn lao động làm việc trong các bộ phận hành chính của các tổ chức là điềurất quan trọng và cấp thiết

Thực hiện kế hoạch của Khoa Quản trị Văn phòng cùng với phương châm giáodục “Học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn”, nhà trường đã tổ chứccho sinh viên thực tập ngoài cơ quan nhằm nâng cao nghiệp vụ và kinh nghiệmlàm việc sau khi ra trường công tác Đây cũng là dịp để sinh viên củng cố kiếnthức chuyên môn đã học, áp dụng lý thuyết đã học vào thực tế công việc, làm quenvới công việc và môi trường làm việc, đồng thời rèn luyện đạo đức, tác phong nghềnghiệp của một cán bộ Hành chính văn phòng trong tương lai

Trong thời gian thực tập tại công ty tôi đã được sự quan tâm, giúp đỡ của lãnhđạo công ty, sự hướng dẫn tận tình của cán bộ hướng dẫn, các anh chị trong công

ty đã giúp tôi học hỏi được nhiều kinh nghiệm trong thực tế, nâng cao trình độchuyên môn nghiệp vụ và hoàn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp của mình Đặcbiệt là với sự giúp đỡ của các thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giúptôi có được kiến thức, trình độ chuyên môn, những kỹ năng cơ bản để làm nền tảngban đầu và từng bước giúp tôi trở thành một người lao động, góp phần công sứccho sự phát triển của xã hội

Tôi xin chân thành cảm ơn trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cảm ơn các thầy côgiáo, đã trang bị cho tôi những kiến thức cơ bản, những kỹ năng nghiệp vụ cầnthiết phục vụ cho quá trình làm việc sau này Tôi xin cảm ơn các cấp lãnh đạo cùngcác chị tại phòng Hành chính tổ chức công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam

đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi, tạo cho tôi có lòng say mê nghề nghiệp, tự tin vàocông việc cũng như hiểu được phẩm chất và trách nhiệm của cán bộ Văn phòng

cần có, trang bị những kiến thức cơ bản và kỹ năng nghiệp vụ trong công tác vănthư Tuy nhiên do bản thân còn hạn chế về kinh nghiệm thực tế nên trong quá trìnhthực tập còn xảy ra thiếu sót, gặp một số khó khăn trong việc áp dụng lý thuyết vàocông việc Mặc dù đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác nghiệp vụ củamình, nhưng trong khuôn khổ của bài thực tập này không tránh khỏi những thiếusót, hạn chế nhất định vì vậy tôi rất mong được sự góp ý chân thành của các Thầy,

Cô để bài báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn

Hà Nội, ngày 13 tháng 11 năm 2015 SINH VIÊN

Nguyễn Thị Hồng Lựu

BỐ CỤC BẢN BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GỒM:

A LỜI NÓI ĐẦU

B NỘI DUNG BẢN BÁO CÁO

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH HABEN VIỆT NAM

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty

1.1 Giới thiệu chung về Công ty

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty

2.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng

2.4 Vị trí làm việc và Bản mô tả công việc cho các vị trí trong văn phòng

3 Công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ3.2 Công tác xây dựng Chương trình, Kế hoạch công tác

3.2.1 Căn cứ để lập Chương trình, Kế hoạch công tác

3.2.2 Quy trình để lập Chương trình, Kế hoạch công tác

3.2.3 Bố cục Chương trình, Kế hoạch công tác

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty

3.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của công ty, so sánh,nhận xét, đánh giá với quy định hiện hành

3.3.3.1 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của công ty

3.3.3.2 So sánh, nhận xét, đánh giá với quy định hiện hành

3.4 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lập

hồ sơ hiện hành của công ty

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của công ty

3.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ của công ty

3.5.1 Văn bản quản lý công tác lưu trữ

3.5.2 Diện tích và tình trạng kho lưu trữ

3.5.3 Phương tiện bảo quản

4 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong trong một phòng làmviệc của văn phòng, đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu

4.3 Các phầm mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng tại công ty, nhận xét bước đầu hiệu quả mang lại

4.3.1 Phần mềm quản lý nhân sự

4.3.2 Phần mềm quản lý văn bản

4.3.3 Phần mềm quản lý tài sản

4.3.4 Phần mềm quản lý tài chính

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG

1 Lý luận về hiện đại hóa văn phòng

1.1 Sự tồn tại tất yếu của văn phòng

1.2 Khái niệm văn phòng

1.3 Khái niệm hiện đại hóa công tác văn phòng

1.4 Sự cần thiết phải hiện đại hóa văn phòng

1.5 Các tiêu chuẩn đánh giá một văn phòng hiện đại

1.6 Nội dung của hiện đại hóa văn phòng

2 Thực trạng hiện đại hóa văn phòng

2.1 Công tác văn thư lưu trữ

2.2 Xử lý thông tin

2.3 Tổ chức lao động tại văn phòng

2.4 Trang thiết bị, công nghệ phục vụ công tác văn phòng

3 Một số giải pháp hiện đại hóa văn phòng

3.1 Đầu tư trang thiết bị văn phòng

3.2 Tổ chức nhân sự

3.3 Bố trí nơi làm việc khoa học, hợp lý

3.4 Áp dụng các chỉ tiêu chất lượng đối với hoạt động của văn phòng

3.5 Hiện đại hóa công tác quản lý văn bản

PHẦN III: PHỤ LỤC

Phụ lục 1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam

Phụ lục 2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính tổ chức

Phụ lục 3 Bản mô tả công việc của Trưởng phòng Hành chính tổ chức

Phụ lục 4 Bản mô tả công việc của Phó phòng Hành chính tổ chức

Phụ lục 5 Bản mô tả công việc của nhân viên phòng Hành chính tổ chứcPhụ lục 6 Quy chế văn thư lưu trữ của công ty

Phụ lục 7 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

Phụ lục 8 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

Phụ lục 9 Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hiện hành của cơ quan

Phụ lục 10 Sơ đồ hóa cách bố trí sắp xếp trang thiết bị trong phòng làm việc của văn phòng

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VẬT LIỆU MỚI

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty

1.1 Giới thiệu chung về Công ty

Công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam được thành lập theo Quyết định số:

152 /QĐ-ELC ngày 19 tháng 12 năm 2010 trực thuộc Công ty Cổ Phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Điện tử Viễn thông, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp số: 68/2014/QH13 ngày 26/11/2014

Tên gọi đầy đủ: Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Dịch vụ HABEN VIệt Nam.Tên viết tắt: HABENVN

Tên giao dịch quốc tế: HABEN VIETNAM LIMITED COMPANY

Địa chỉ: số 15, Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội

- Mua bán các sản phẩm nhựa thông dụng, nhựa Composite;

- Đấu thầu, xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp;

- Sản xuất cấu kiện bê tông, cốt thép cho xây dựng;

- Khai thác quặng, đồng, đá, cát, sỏi;

- Mua bán vật liệu xây dựng;

- Vận tải hàng hóa, hành khách bằng ô tô;

- Cho thuê kho, bãi đỗ xe, văn phòng;

- Mua bán máy móc thiết bị và phụ tùng thay thế, vật tư, hóa chất thông thườngphục vụ quản lý, khai thác ;

- Sản xuất, kinh doanh nhũ tương nhựa đường; sản xuất, lắp ráp các thiết bị phun nhựa, rải đá;

- Sản xuất nhựa composite;

- Kinh doanh bất động sản

1.2.2 Quyền hạn

Công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam là một công ty trực thuộc Công ty

Cổ phần Đầu tư Phát triền Công nghê Điện tử Viễn thông, có tư cách pháp nhân,

có con dấu riêng, được mở tài khoản ở trong nước và ở ngoài nước theo quy định của pháp luật, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ của công ty

Công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam có quyền, nghĩa vụ pháp lý đối vớivốn, tài sản, nhân lực, lao động, đất đai, hồ sơ, tài liệu và các vấn đề khác có liên quan của công ty trước khi chuyển sang hoạt động theo mô hình mới

1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam bao gồm:

- Đại hội cổ đông

- Hội đồng Quản trị

- Ban Giám đốc

- Các Phòng ban

- 04 Xưởng sản xuất

Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty (xem phần phụ lục 1)

Hội đồng Quản trị là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty, có toàn quyền nhân danh công ty có nhiệm vụ thảo luận, thông qua các điều lệ công ty, quyết định bộ máy tổ chức, quản lý của công ty, quyết định tổ chức hay giải thể công ty Có chức năng quyết định chiến lược phát triển, phương án đầu tư của công ty, quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và điều hành của công ty Có quyền quyết định thành lập hoặc giải thể các cửa hàng, đại lý, kho, bãi, xưởng sản xuất và hoạt động theo quy định của pháp luật

Ban giám đốc: gồm có Giám đốc và các Phó Giám đốc

- Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty, do Hội đồng Quản trị

bổ nhiệm, mãn nhiệm hoặc bãi nhiệm Điều hành cao nhất mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, quyết định các vấn đề liên quan đến hoat động của công ty theo quy định của pháp luật

- Phó Giám đốc là người tham mưu cho Giám đốc, chịu trách nhiệm ở từng mảng chuyên môn, có quyền điều hành và tổ chức công ty theo quy định của phát luật

Các phòng ban: gồm có 03 phòng

- Phòng Dự án Kinh doanh: có trách nhiệm như sau:

Giới thiệu và thực hiện việc bán các sản phẩm của công ty trên thị trường

* Duy trì hệ thống khánh hàng hiện tại và mở rộng sang các hệ thống khách hàng khác

* Cập nhật các thông tin về sản phẩm và khách hàng cần thiết;

* Tư vấn cho khách hàng những vấn đề liên quan tới các mặt hàng của công ty

và những vấn đề khách hàng quan tâm;

* Quảng bá giới thiệu thương hiệu công ty;

* Tiếp thị các măt của công ty cho khách hàng

- Phòng Hành chính tổ chức: có trách nhiệm sau:

* Thực hiện công tác hành chính, tổ chức các công việc của cơ quan;

* Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan;

* Hỗ trợ các phòng ban khác trong các công việc liên quan đến giấy tờ: thư, đơn đặt hàng, hỏi hàng, hợp đồng hoặc các vấn đề liên quan khác;

* Thực hiện công tác hành chính, lễ tân, đón tiếp khách hàng, liên hệ khách hàng với ban lãnh đạo;

* Thực hiện công tác nhân sự của cơ quan;

* Quản lý cơ sở vật chất của cơ quan

- Phòng Tài chính Kế toán có các nhiệm vụ sau:

* Lên kế hoạch tài chính dựa vào mục tiêu về doanh thu của công ty;

* Lên kế hoạch tài chính hàng tháng và hàng năm của công ty;

* Lên kế hoạch tồn kho các sản phẩm của công ty

03 Xưởng sản xuất:

* Sản xuất nhựa composite;

* Sản xuất, tái chế quặng;

* Sản xuất, tái chế đồng

* Sản xuất thép, khai thác các vật liệu xây dựng

2 Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty

2.1 Chức năng và nhiệm vụ

Thực hiện các phương án sắp xếp, cải tiến tổ chức sản xuất, kinh doanh

Nghiên cứu, soạn thảo các văn bản, nội quy, quy chế của cơ quan, tham mưu cho lãnh đạo giải quyết các công việc, tham mưu giải quyết các chế độ, chính sách đối với người lao động, các quyền lợi, nghĩa vụ của các cán bộ, công nhân Tham mưu giải quyết các công việc về nhân sự, hợp đồng lao động, tuyển dụng, đào tạo bồi dưỡng, bổ nhiệm, cho thôi việc với cán bộ công nhân

Xây dựng chương trình công tác cho lãnh đạo, cho cơ quan, tổ chức xây dựng triển khai các đề án, kế hoạch, tổ chức các cuộc họp, hội nghị trong cơ quan, tổ chức các ngày hội, ngày lễ do lãnh phê duyệt

Là thường trực hội đồng thi đua khen thưởng, Hội đồng kỷ luật của công ty, thực hiện công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật Có trách nhiệm đôn đốc, tiếp nhậnthông tin, báo cáo của các đơn vị, tổng hợp báo cáo lãnh đạo

Thực hiện công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, thức hiện các công việc về giấy tờ văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo, thực hiện giải quyết công tác hành chính, lễ tân, đón tiếp khách

Tổ chức công tác y tế, chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, công nhân, thực hiện đảm bảo an toàn lao động và vệ sinh lao động Quản lý cơ sở vất chất, trang thiết

bị làm việc của cơ quan, chuẩn bị cơ sở vật chất cho các cuộc họp, hội nghị làm việc của cơ quan, Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, thực hiện kiểm kê tài sản, các trang thiết bị làm việc theo định kỳ hàng năm Thường trực, bảo vệ cơ quan, bảo vệ cơ sở vật chất, bến bãi, kho tàng, văn phòng, bảo vệ an ninh trật tự trong cơ quan

2.2 Quyền hạn

Có quyền tham mưu đề xuất, đóng góp ý kiến trong phạm vi chức năng, nhiệm

vụ của phòng, trong việc cải tiến lề lối, phương án làm việc, các đề án chương trình

Thực hiện hoạt động theo các điều khoản trong Nội quy công ty đã được giám đốc công ty ban hành và các Quy định nội bộ khác, có quyền kiểm tra giám sát việc thực hiện nội quy, quy chế của công ty

Có quyền đấu tranh bảo vệ quyền lợi chính đáng cho bản thân và các thành viên khác đang trực tiếp quản lý

Có quyền xử lý các vấn đề phát sinh trong công việc đố với những trường hợp

có nguy cơ ảnh hưởng nghiêm trọng tới tính mạng, quyền lợi chính đáng của ngườilao động, đến tài sản, uy tín của công ty, sau đó báo cáo kịp thời với lãnh đạo và chịu trách nhiệm trước những quyết định của mình

Có quyền yêu cầu người lao động làm thên giờ nếu xét thấy công ty có nhu cầucần tập trung hoàn thành công việc, nhưng trên cơ sở thương lượng với người lao động và theo đúng luật lao động

Lập nhu cầu tuyển dụng, đào tạo và đào tạo cho người lao động trong công ty

để đáp ứng các công việc được giao

Có quyền và trách nhiệm theo dõi sát xao công việc của người lao động

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính tổ chức (xem phụ lục số 2)

Trưởng phòng phụ trách công tác chung của phòng, là người chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan về công tác của phòng Là người đưa ra các chính sách phương án hoạt động của phòng, có quyền quyết định các vấn đề thuộc phạm vi thẩm quyền quy định

Phó phòng phụ trách các mảng công tác được giao, có quyền quyết định các công việc trong phạm vi thẩm quyền và chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp với Trưởng phòng, chịu sự quản lý của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan

Bộ phận hành chính thực hiện các công việc về công tác hành chính, lễ tân của

cơ quan chịu trách nhiệm báo cáo với lãnh đạo văn phòng về công tác hành chính,

bộ phận do một chuyên viên đảm nhận

Bộ phận tham mưu, tổng hợp thực hiện công tác tham mưu, tổng hợp, báo cáo lánh đạo các vấn đề trong công ty thuộc phạm vi thẩm quyền được giao, chiu trách nhiệm trước lãnh đạo về công tác của mình, bộ phận do hai chuyên viên đảm nhận

Bộ phận văn thư lưu trữ chịu trách nhiệm và báo cáo với lãnh đạo về việc thực hiện công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, làm thủ tục liên quan đến giấy tờ văn băn, bộ phận này do một chuyên viên phụ trách.

Bộ phận tổ chức, nhân sự tổ chức thực hiện công tác tổ chức, tổng hợp tình hình dự kiện lịch làm việc, phối hợp các bộ phận trong và ngoài phòng để giải quyết các công việc trong thẩm quyền Chịu trách nhiệm về công tác khai thác hồ

sơ người lao động, theo dõi hợp đồng lao động, công tác an toàn lao động, thực hiện thống kê, báo cáo định kỳ, công tác chất lượng nguồn lao động Bộ phận này

do một chuyên viên đảm nhận

Bộ phận quản trị phụ trách công tác chuẩn bị cơ sở vật chất phục vu hoạt động của cơ quan, làm công tác thường trực và bảo vệ cơ quan, có trách nhiệm lái xe cho lãnh đạo khi lãnh đạo có nhu cầu Bộ phận này do ba người đảm nhận

2.4 Xây dựng bản mô tả công việc cho các vị trí trong phòng Hành chính

Tổ chức

Xây dựng bản mô tả công việc cho tất cả các vị trí trong cơ cấu tổ chức là yếu

tố đảm bảo cho sự vận hành hiệu quả của doanh nghiệp Nếu mỗi công việc được miêu tả một cách rõ ràng, súc tích và đầy đủ về chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền

và trách nhiệm, doanh nghiệp sẽ tối đa hóa được khả năng để đạt được mục tiêu thu hút, gìn giữ đội ngũ nhân sự giỏi, đánh giá một cách chính xác hiệu quả hoạt động của từng nhân viên đồng thời giảm thiểu những rủi ro về mặt pháp lý

Xây dựng bản mô tả công việc nhằm phân định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị, góp phần nâng cao năng lực quản lý điều hành và đảm bảo tính công bằng, minh bạch trong đánh giá, sử dụng lao động

Sau đây là bản mô tả công việc cho từng vị trí của phòng Hành chính tổ chức của công ty:

Bản mô tả công việc của Trưởng phòng Hành chính tổ chức (xem phụ lục số 3) Bản mô tả công việc của Phó phòng Hành chính tổ chức (xem phụ lục số 4) Bản mô tả công việc của nhân viên phòng Hành chính tổ chức (xem phụ lục số 5)

3 Công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ

Để hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ thì nhiệm vụ hệ thống hóa văn bản)chiếm vị trí khá đặc biệt quan trọng, xuất phát từ đặc điểm của công tác văn thư

lưu trữ nhà nước hiện hành thường xuyên được sửa đổi, bổ sung và công tác vănthư lưu trữ của công ty chưa được chú trọng nhiều, nhiều loại hình thức văn bảncùng tồn tại Do đó hệ thống hóa văn bản nhằm kịp thời loại bỏ các văn bản trái,mâu thuẫn, chồng chéo, quy định hết hiệu lực, hoặc ban hành mới văn bản gópphần nâng cao chất lượng của công tác văn thư lưu trữ.

Hệ thống hóa văn bản không phải là một việc mới, song trong thực tế công tácnày chưa thực sự được quan tâm và triển khai một cách chính thống, bài bản ởcông ty Việc triển khai đồng bộ và nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác hệthống hóa văn bản, góp phần quan trọng vào việc hoàn thiện văn bản giấy tờ củacông ty, trang bị thêm kiến thức, bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ làmcông tác văn thư lưu trữ, hệ thống hóa văn bản là rất cần thiết, đặc biệt trong điềukiện yêu cầu ngày càng cao của nhu cầu phát triển kinh tế, hội nhập quốc tế nhưhiện nay

Hiện nay công ty đã xây dựng được quy chế văn thư lưu trữ áp dụng riêng chocông ty, quy chế đã nêu được các quy định cụ thể, rõ ràng về quản lý cũng như cáckhâu nghiệp vụ Tuy nhiên với quy mô công là doanh nghiệp vừa nên công tác vănthư lưu trữ thường không được chú trọng nhiều và vẫn còn thiếu sót trong văn bản

vì vậy công ty cần chú trọng quan tâm hơn tới công tác văn thư lưu trữ trong thờigian tới

Quy chế Công tác văn thư lưu trữ của công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam (xem phụ lục số 6)

3.2 Công tác xây dựng chương trình kế hoạch công tác

3.2.1 Căn cứ để lập chương trình, kế hoạch công tác

- Căn cứ vào chủ trương chung của cấp trên: đó là các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước trong từng thời kỳ Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan: giúp việc xây dựng nội dung chương trình, kế hoạch công tác không

bị trái thẩm quyền

- Căn cứ vào chương trình, kế hoạch công tác được giao hoặc yêu cầu của cơ quan quản lý cấp trên đối với hoạt động của tổ chức, căn cứ vào đề nghị của các cơquan, đơn vị cấp dưới

- Căn cứ vào quy mô, tính chất và yêu cầu thực tiễn công việc: đặc điểm tình hình chung của cơ quan trên tất cả các lĩnh vực công tác Trong đó, chú ý tới công tác tồn đọng từ thời gian trước chuyển sang

- Căn cứ vào điều kiện, nguồn lực và khả năng của cơ quan, tổ chức: kinh phí; phương tiện làm việc; quỹ thời gian; nhân lực (số lượng và trình độ cán bộ) có trong khoảng thời gian thực hiện chương trình, kế hoạch

3.2.2 Quy trình lập chương trình, kế hoạch công tác

a) Quy trình lập chương trình công tác

Bước 1: Yêu cầu các đơn vị gửi đăng ký khối lượng công việc thuộc thẩm quyền giải quyết của thủ trưởng cơ quan

Bước 2: Xây dựng dự thảo chương trình làm việc

Bước 3: Lấy ý kiến góp ý (nếu có)

Bước 4: Thông qua chương trình

Bước 5: Ban hành, sao gửi các cơ quan, đơn vị để thực hiện; lưu trữ theo quy định

b) Quy trình lập kế hoạch công tác; Quy trình lập kế hoạch gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Nghiên cứu, chọn lựa và dự kiến nội dung đưa vào kế hoạch Đây là giai đoạn tìm kiếm thông tin, nắm bắt cơ hội

Bước 2: Xác định mục tiêu – Cần phải xác định cụ thể và chính xác

Bước 3: Phân tích nguồn lực

Phân tích khả năng của cơ quan, tổ chức về thời gian, kinh phí, nhân lực, phương tiện…Phân tích các yếu tố khách quan khác: điều kiện kinh tế, văn hóa xã hội, môi trường…

Bước 4: Xây dựng phương án hành động: Xây dựng hệ thống các hoạt động để thực hiện các mục tiêu

Bước 5: Soạn thảo kế hoạch; thông qua kế hoạch và đưa vào thực hiện

3.2.3 Bố cục chương trình, kế hoạch công tác

Ngoài các thành phần thể thức theo quy định, riêng bố cục nội dung của

chương trình, kế hoạch công tác gồm ba phần chính sau đây:

Phần mở đầu:

- Trình bày khái quát những vấn đề được xác định là cơ sở khoa học cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch

- Trình bày khái quát những thuận lợi và khó khăn

- Nêu rõ các căn cứ pháp lý cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch

- Trình bày mục đích của lập chương trình, kế hoạch

Phần nội dung:

- Nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ chương trình, kế hoạch và biện pháp thực hiện

- Các điều kiện, phương tiện thực hiện

- Các đối tượng được phân công thực hiện

- Trình tự triển khai, tổ chức thực hiện…, các biện pháp đảm bảo thực hiện, chế độ trách nhiệm

- Thời gian kiểm tra, đánh giá, sơ kết, tổng kết Các hình thức khen thưởng,

kỷ luật

Phần kết luận:

- Trình bày triển vọng của việc thực hiện kế hoạch

- Nêu các đề xuất, kiến nghị

3.2.4 Bố cục lịch công tác hàng tuần

- Bố cục lịch làm việc của cơ quan (lịch công tác tuần)

Đã đảm bảo nội dung thể hiện được các yếu tố chính sau:

+ Tên công việc: cần ghi chính xác tên công việc

+ Thời gian thực hiện: cần ghi chính xác ngày, tháng, năm, giờ, phút

+ Địa điểm thực hiện: chính xác tên phòng, số phòng, tên nhà, số nhà

+ Nhân sự: ghi chính xác thành phần

- Bố cục lịch làm việc của đơn vị và của cá nhân hàng tuần Đảm bảo nội dung thể hiện được các hoạt động chính của lãnh đạo và sự tham gia của các đơn vị, cá nhân liên quan; thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc; địa điểm; thành phần; người chủ trì, cá nhân hoặc đơn vị chịu trách nhiệm về tài liệu, hậu cần…

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan

Về công tác ban hành văn bản thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV

ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Có thể nhận xét về quy trình soạn thảo ban hành văn bản của công ty như sau:

Công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam làm việc theo chế độ thủ trưởng người đứng đầu cơ quan sẽ ký tất cả các văn bản cơ quan, tổ chức, người đứng đầu

cơ quan cũng có thể giao cho cấp phó ký các văn bản thuộc chuyên môn lĩnh vực, Văn bản chuyên môn do thủ trưởng các phòng chuyên môn ký

Tuy nhiên do yêu cầu công tác của công ty Thủ trưởng cơ quan phải đi công tác nhiều nên có những văn bản quan trọng phải chờ thủ trưởng đi công tác về mới

ký được, hoặc thủ tục ủy quyên khá phức tạp nên gây mất nhiều thời gian

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan

- Về Thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày văn bản:

Thể thức văn bản do công ty ban hành gồm các thành phần chính như: Quốc hiệu, tác giả văn bản,số ký hiêu, địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản, tên loại trích yếu nội dung,nội dung văn bản, nơi nhận văn bản, chữ ký của nguời có

thẩm quyền, dấu của công ty Và đuợc áp dụng cho các loại văn bản hành chính thông thường như: Quyết định, Báo cáo, Biên bản Việc áp dụng này làm cho các văn bản thống nhất và thẩm mỹ Tuy nhiên trong trường hợp văn bản là Hợp đồng kinh tế, hồ sơ, bản thanh lý nghịêm thu…thì tiêu chuẩn này lại thay đổi một số thành phần và việc canh lề cũng không chính xác theo đúng Thông tư.

Ví dụ: Phòng Dự án Kinh doanh ban hành các Hợp đồng kinh tế thì thể thức thay đổi như sau: TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN sẽ không còn thay vào đó sẽ còn lại TÊN ĐƠN VỊ SOẠN THẢO, vị trí trình bày cũng sẽ thay đổi, ĐỊA DANH NGÀY THÁNG NĂM sẽ được ghi ở cuối cùng hoặc không có và phần NƠI

NHẬN sẽ không có

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan, so sánh và nhận xét, đánh giá với quy định hiện hành.

3.3.3.1 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý

Bước 1: Sáng kiến và soạn thảo văn bản

- Đề xuất văn bản, lập chương trình xây dựng dự thảo văn bản, đơn vị chịutrách nhiệm soạn thảo;

- Tổng kết đánh giá các văn bản có liên quan, thu thập tài liệu, thông tin;nghiên cứu rà soát các văn kiện chủ đạo của Đảng, các văn bản pháp luật hiệnhành; khảo sát điều tra xã hội; tham khảo kinh nghiệm của nước ngoài

- Chọn lựa phương án hợp lý; xác định mục đích, yêu cầu (ban hành văn bản đểlàm gì? Giới hạn giải quyết đến đâu? Đối tượng áp dụng là ai? ) để có cơ sở lựachọn thể thức văn bản, ngôn ngữ diễn đạt, văn phong trình bày và thời điểm banhành

- Viết dự thảo lần thứ nhất: Phác thảo nội dung ban đầu; soạn đề cương chi tiết;tham khảo ý kiến của thủ trưởng, các chuyên gia; tổ chức thảo luận nội dung phácthảo; chỉnh lý phác thảo; viết dự thảo

- Biên tập và tổ chức đánh máy dự thảo

Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo

Việc tổ chức lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo không phải là bước bắtbuộc đối với trình tự xây dựng và ban hành tất cả mọi loại văn bản, mà tuỳ theotính chất và nội dung của các văn bản đó hoặc tuỳ xét của các cơ quan, đơn vị banhành chúng Kết quả đóng góp ý kiến tham gia xây dựng dự thảo phải được đánhgiá, xử lý và tiếp thụ bằng văn bản tổng hợp các ý kiến tham gia xây dựng dự thảo,trong trường hợp có vấn đề vướng mắc, khó giải quyết phải kịp thời xin ý kiếnlãnh đạo Ban soạn thảo chỉnh lý dự thảo trên cơ sở các ý kiến tham gia xây dựng

dự thảo, làm bản tổng hợp ý kiến tham gia xây dựng dự thảo, trong đó nêu rõ đãyêu cầu bao nhiêu cơ quan, tổ chức, cá nhân đóng góp ý kiến, có bao nhiêu cơquan, tổ chức, cá nhân có trả lời bằng văn bản với các ý kiến khác nhau thế nào, vàbảo lưu của ban soạn thảo.

Bước 3: Thẩm định dự thảo

- Ban soạn thảo xem xét, đề xuất về việc tiến hành thẩm định dự thảo văn bản.Tuỳ theo tính chất, nội dung của văn bản lãnh đạo cơ quan soạn thảo quyết địnhviệc thẩm dự thảo văn bản

- Cơ quan thẩm định gửi lại văn bản thẩm định và hồ sơ dự thảo văn bản đãđược thẩm định cho cơ quan, đơn vị soạn thảo

- Cơ quan chủ trì soạn thảo chỉnh lý dự thảo và chuẩn bị hồ sơ trình ký

Bước 4: Xem xét, thông qua

- Cơ quan, đơn vị soạn thảo trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên(tập thể hoặc các nhân) để xem xét và thông qua, văn phòng giúp thủ trưởng xemxét trước các yêu cầu về nội dung, thể thức và các yêu cầu khác của văn bản trướckhi thủ trưởng ký, phải có hồ sơ trình ký Trường hợp không có hồ sơ thì phải trựctiếp tường trình với thủ trưởng ký, phải thực hiện việc ký tắt trước của phó phòngtrước khi trình ký

- Thông qua và ký ban hành văn bản theo đúng thẩm quyền và thủ tục luậtđịnh, tuỳ theo thẩm quyền ban hành, tính chất và nội dung của văn bản, văn bản cóthể được xem xét thông qua bằng hình thức tập thể tại một hoặc nhiều phiên họpcủa công ty Việc tổ chức các phiên họp phải đảm bảo các quy định của Nhà nước,người ký văn bản phải chịu trách nhiệm pháp lý về văn bản mình ký, trách nhiệm

đó liên quan đến cả nội dung lẫn thể thức văn bản, do đó trước khi ký cần xem xét

kỹ về nội dung và thể thức của văn bản

- Đóng dấu văn bản

- Trong trường hợp không được thông qua thì cơ quan soạn thảo phải chỉnh lý

và trình lại dự thảo văn bản trong thời hạn nhất định

3.3.3.2 So sánh và nhận xét, đánh giá với quy định hiện hành

Quy trình soạn thảo văn bản nhìn chung theo đúng yêu cầu các bước làm cho văn bản ban hành đúng nội dung, thể thức, thẩm quyền Bên cạnh đó Mốt số văn bản chưa đáp ứng được yêu cầu này

Văn bản soạn thảo của công ty có kết cấu chặt chẽ, các phần các ý rõ ràng, cách hành văn bản ràng sáng sủa, viết đúng, phân đoạn rõ ràng, về ngôn ngư pháp

lý phù hợp thống nhất, Tuy nhiên tùy thuộc vào từng loại từng nội dung cụ thể một

số văn bản đá không đạt được những yêu cầu trên

3.4 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, văn băn đến, lập hồ sơ hiện hành của cơ quan

3.4.1.1 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của Công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam

Tất cả những văn bản giấy tờ, tài liệu do cơ quan đơn vị gửi đi chung là “văn bản đi” Việc tổ chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc: Cácvăn bản giấy tờ của cơ quan, đơn vị để gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phận vănthư, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu và có trách nhiệm gửi đi

Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của Công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam (xem phụ lục số 7).

Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi của công ty thực hiện một cách tuânthủ đúng quy trình nghiệp vụ, đạt hiệu quả công việc, các sổ đăng ký văn bản điđược lập thành từng tập riêng, thuận lợi cho việc tra tìm và kiểm tra khi cần thiết.VD: Sổ đăng ký văn bản đi gồm sổ: đăng ký Công văn – Tờ trình – Kế hoạch; sổđăng ký quyết định; sổ đăng ký công văn mời; sổ đăng ký đơn thư…

Bên cạnh những điểm nổi bật như trên, công tác quản lý và giải quyết văn bản

đi còn tồn tại những mặt hạn chế sau: chưa có sổ chuyển giao văn bản đi; sổ gửivăn bản đi bưu điện

3.4.1.2 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của Công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam

Văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ quan nhận được từ các nơi khác gửi đến gọi tắt

là “Văn bản đến” Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiệntheo nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư,

bộ phận này có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý nhanh chóng, chính xác, giữ bí mật Văn bản đến cơ quan, đơn vị đều phải qua văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính xem xét trước khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giảiquyết

Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của Công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam (xem phần phụ lục 8).

Nhìn chung việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến được thực hiện một cách chặt chẽ tuân thủ đúng theo quy trình, quy định của Nhà nước tại các văn bản quy phạm pháp luật Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan đều được văn thư tiếp nhận, đăng ký vào sổ, trình và chuyển giao văn bản.

Văn bản đến được văn thư đăng ký riêng ra từng văn bản đến của cơ quan banhành VD Sổ đăng ký văn bản đến của UBND Tỉnh Thanh hóa được ghi riêng vàomột sổ; Còn lại là sổ văn bản của các đơn vị, cơ quan khác

Việc đăng ký và chuyển giao văn bản chỉ do một cán bộ Văn thư đảm nhiệm(đảm bảo nguyên tắc một đầu mối) Làm cho quá trình quản lý và giải quyết vănbản được tập trung chính xác và hiệu quả nhất

Tuy nhiên việc tổ chức quản lý và giải quết văn bản vẫn con nhiều thiếu sótnhư: chưa có sổ chuyển giao văn bản đến và sổ theo dõi giải quyết văn bản đến

3.4.1.3 Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hiện hành của cơ quan

Văn bản khi giải quyết xong phải được lập thành hồ sơ hiện hành theo từng mục đích, yêu cầu, điều này sẽ giúp tạo điều kiện cho công tác lưu trữ trong việc quản lý và tra tìm được dễ dàng Cán bộ Văn thư tiến hành sắp xếp theo trình tự thời gian

Quy trình lập hồ sơ của công ty:

Thu thập công văn, giấy tờ vào hồ sơ

Sắp xếp văn bản, tài liệu theo trình tự các năm

Kết thúc hồ sơ: khi công việc giải quyết xong thì kêt thúc hồ sơ.Sau khi xem xét kết thúc cán bộ xem xét để:

+ Loại ra văn bản trùng thừa

+ Xem lại sự sắp xếp nếu còn lộn xộn thì sắp xếp lại

Tiến hành giao nộp vào lưu trữ hiện hành.Sau khi lập thành hồ sơ và được bảo quản tại phòng ban, những hồ sơ có giá trị lâu dài và vĩnh viễn này được giao nộp vào lưu trữ, những hồ sơ tạm thời giữ lại ở các phòng ban hết giá trị thì tiêu huỷ, khi giao nộp vào Lưu trữ sẽ có biên bản hồ sơ tài liệu

Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hiện hành của cơ quan: (xem phụ lục số 9)

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện

Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là mắt xích gắnliền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công táclưu trữ bao gồm: viết mục lục, đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc, viết bìa…

Tuy nhiên bộ phận văn thư bố trí có 1 cán bộ văn thư nghiệp vụ, khối lượngcông việc khá nhiều, trình độ chuyên môn nghiệp vụ chưa cao nên công tác lập hồ

sơ còn nhiều hạn chế Văn bản tài liệu vẫn còn để ở tình trạng lộn xộn, bó gói nộpthẳng vào lưu trữ.Vì vậy cần biên mục một cách rõ ràng, sắp xếp cẩn thận để thuậntiện cho việc quản lý và tra tìm khi cần thiết

3.5 Tổ chức lưu trữ của cơ quan

3.5 1 Văn bản quản lý công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ được thực hiện theo đúng quy định hiện hành, việc áp dụng các văn bản quản lý vào công tác lưu trữ của công ty về cơ bản là được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước đã ban hành

Việc quản lý tài liệu lưu trữ trong phông và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện thống nhất theo những quy định, quy chế của công ty về quản lýtài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ, dựa trên nguyên tắc tuân thủ pháp luật của nhà nước Việt Nam Hiện nay công ty đã xây dựng được quy chế công tác văn thư lưu trữ áp dụng riêng cho công ty, quy chế được xây dựng dựa trên các quy định hiện hành của nhà nước về công tác văn thư lưu trữ

3.5.2 Diện tích và tình trạng kho lưu trữ

Các trang thiết bị trong kho Lưu trữ của công ty chưa được hiện đại chủ yếu tàiliệu đựng hết trên giá, cặp 3 dây, hộp đựng tài liệu.Chưa có các thiết bị chống ẩm, chống mốc, côn trùng, mối mọt, nên nhiều hồ sơ rất cũ và rách nát

Tài liệu đươc sắp xếp lên giá, giá đựng hồ sơ cao 2m, dài 2m, rộng 50cm; giá đựng bản can: cao 1m80m, rộng 1m2 Không gian trong kho còn quá chật hep khiến hồ sơ không đựng hết giá phải bó gọn để dưới đất, bất tiện cho công tác bảo qủan và tra tìm, do là một doanh nghiệp chuyên về kinh doanh nên công tác bảo quản tài liệu tại Công ty còn rất nhiều hạn chế do không được quản lý chăt chẽ

3.5.3 Phương tiện bảo quản kho lưu trữ

Công tác Lưu trữ ở Công ty đã được quan tâm thực hiện tương đối tốt Kho Lưu trữ được bố trí ở một phòng riêng đảm bảo các điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm, tránh ánh sáng, mưa lũ, hạn chế cháy nổ

Tài liệu được bảo quản trong kho Lưu trữ, sử dụng các trang thiết bị, các biện pháp bảo quản khoa học đam bảo thời hạn bảo quản, tình trạng vật lý của tài liệu,

không để tài liệu bị ố, nấm mốc, mờ thường xuyên làm vệ sinh kho như quét dọn, hút ẩm Tài liệu Lưu trữ luôn được đảm bảo an toàn giúp kéo dài tuổi thọ nhằm phục vụ cho công việc của cơ quan Ngoài ra công tác lưu trữ được thực hiện trên

hệ thống máy tính rất hiện đại và nhanh chóng

4 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng

Trang thiết bị máy tính, máy in và các dụng cụ làm việc khác để phục vụ công tác văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản Tiến tới việc quản lý văn bản bằng phần mền dữ liệu phục vụ cho nhu cầu tra tìm một cách nhanh chóng

Việc hiện đại hoá trang thiết bị phải được tiến hành đồng bộ với hiện đại hoá chính tri thức con người làm việc trên những trang thiết bị đó và trong đó việc trang bị tri thức cần được tiến hành trước một bước Một văn phòng hiện đại là mộtvăn phòng được trang bị những thiết bị hiện đại, được bố trí một cách khoa học, hợp lý kết hợp với một trình độ tri thức luôn luôn sẵn sàng ứng dụng công nghệ khoa học sẽ tạo sự chuyển biến đột phá vào chất lượng phục vụ và phong cách làm việc khoa học, hiệu quả hơn

Xây dựng một mô hình Văn phòng hiện đại liên tục cập nhật Tổ chức phòng làm việc một cách khoa học với đầy đủ các tiện nghi phục vụ nhu cầu công việc, tạo môi trường làm việc công sở đảm bảo cả về sức khỏe và tinh thần cho cán bộ, công chức Cần quan tâm phát triển đồng bộ tất cả các lĩnh vực trong văn phòng đểtạo nên sự phát triển chung, toàn diện cho văn phòng

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong trong một phòng làm việc của văn phòng, đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu

Sắp xếp, bố trí phòng làm việc khoa học có một vị trí quan trọng quyết địnhđến thành công trong công việc Phòng làm việc của công ty được bố trí hợp lý,mỗi một phòng, bộ phận có phòng làm việc riêng được trang bị đầy đủ các trangthiết bị phục vụ cho quá trình giải quyết công việc, có hành lang đi lại thuận lợi

cho việc liên hệ công tác Các phòng làm việc được trang bị các phương tiện, trang

thiết bị phục vụ cho nhu cầu giải quyết công việc đầy đủ và hiện đại, giúp côngviệc được giải quyết nhanh chóng không bị ùn tắc Vị trí các thiết bị, phương tiệnđược sắp đặt khoa học và phù hợp tạo điều kiện tốt nhất cho cán bộ văn phòng khithực hiện nhiệm vụ

Tuy nhiên các phòng làm việc còn xa rời nhau vì vậy không thuận tiện cho việc

đi lại, tiếp xúc trao đổi thông tin giữa lãnh đạo với nhân viên, diện tích phòng làmviệc còn hẹp, khoảng trống di động ít, khó khăn cho việc đổi mới, tổ chức lạiphòng làm việc khi cần Việc đầu tư các trang thiết bị hiện đại cho văn phòng chưađược chú trọng, số lượng máy vi tính còn ít, một số phòng chưa có điều hòa nhiệt

độ, làm ảnh hưởng đến tuổi thọ của máy cũng như sức khỏe của cán bộ, công chứcđặc biệt là vào mùa hè oi bức

Có thể sơ đồ hóa phòng làm việc của văn phòng như sau: (Xem phụ lục số 04)

4.3 Các phầm mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng tại công

ty, nhận xét bước đầu hiệu quả mang lại.

4.3.1 Phần mềm quản lý nhân sự

OOS.GHR là phần mềm tổng thể, chuyên phục vụ quản trị nhân sự, hệ thốngphần mềm quản lý toàn diện vòng đời nhân sự từ khâu tuyển dụng, quản lý, đàotạo, tới khi nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc thuyên chuyển công tác Ngoài những tínhnăng cơ bản của hệ thống phần mềm quản lý nhân sự, OOS.GHR tích hợp với các

hệ thống ERP, Accounting, khả năng đáp ứng toàn diện những yêu cầu đặc thùcủa công ty

4.3.2 Phần mềm quản lý văn bản

NeoDOC là phần mềm chuyên sâu về công tác quản lý văn bản, tận dụng cácthế mạnh của công nghệ mã nguồn mở tạo thành một hệ thống hoàn chỉnh chứađựng hầu hết các tính năng cơ bản và nâng cao mà công ty cần có Các nghiệp vụphức tạp như xử lý văn bản đến, văn bản đi, tra cứu, thống kê báo cáo trước khiđưa vào hệ thống đều được khảo sát và phân tích kỹ, tổ chức thành các phân hệchuyên biệt, nhưng vẫn đảm bảo liên kết chặt chẽ và kế thừa dữ liệu Quá trình gửi,nhận, luân chuyển, ban hành văn bản cũng được tiêu chuẩn hóa theo quy trìnhđặc thù của từng đơn vị, phòng ban và thực hiện hoàn toàn trên phần mềm Chứcnăng hồ sơ công việc hỗ trợ người dùng thu thập, lưu văn bản thành các tập hồ sơ

có cấu trúc cây để cá nhân sử dụng và chia sẻ với các thành viên khác trong hệthống

4.3.3 Phần mềm quản lý tài sản

Phần mềm DTSoft xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại, phần mềm mang lại hiệu quả tối ưu cho công tác quản lý tài sản Phần mềm giúp công ty, quản lý chi tiết tài sản, các hoạt động liên quan tới tài sản, tối ưu hóa chi phí và

nâng cao năng suất lao động Bên cạnh đó phần mềm hỗ trợ tổng hợp và truyền nhận báo cáo tài sản giữa đơn vị cấp trên và cấp dưới thuận tiện, nhanh chóng

4.3.4 Phần mềm quản lý tài chính

Phần mềm ERP SAP BUSINESS ONE STARTER PACKAGE là phần mềm

có khả năng ngăn chặn thất thoát về tài chính hay sự cố kinh doanh do hệ thống có khả năng quản lý mua hàng ngay từ giai đoạn đặt hàng (tránh mua hàng không cần thiết, mua giá không hợp lý…) và quản lý bán hàng ngay từ khi làm hợp đồng bán hàng (tránh bán nợ, bán sai giá, bán cho khách hàng có nợ xấu) Quản lý các bất thường trong công ty (nợ quá hạn, tiền mặt quá ít, các khoản chi không đúng quy định, tồn kho xuống dưới mức tồn kho tối thiểu hay vượt mức tồn kho tối đa…) Đây là phần mềm tự động hóa quá trình hạch toán kế toán, giúp giảm nhân sự nhưng vẫn đảm bảo dữ liệu chính xác, rõ ràng;

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG

1 Lý luận về hiện đại hóa văn phòng

1.1 Sự tồn tại tất yếu của văn phòng

Bất kỳ một tổ chức nào tồn tại cũng hướng đến một mục tiêu nhất định Mụctiêu lớn hay nhỏ, trước mắt hay lâu dài còn tuỳ thuộc vào tính chất hoạt động màlĩnh vực mà tổ chức tham gia và môi trường tồn tại của tổ chức Muốn đạt đượcmục tiêu tổ chức cần được quản trị khoa học, hợp lý Các nhà quản trị phải địnhhướng mục tiêu, tổ chức xếp đặt các yếu tố cấu thành theo một cơ cấu nhất định vàđiều hành chúng hoạt động theo mục tiêu đề ra cho tổ chức Như vậy nhà quản trịphải tham gia nhiều lĩnh vực hoạt động phức tạp, nhất là khi quy mô trình độ pháttriển của tổ chức được tăng cường

Để ra được những quyết định về mục tiêu phát triển và điều hành tổ chức hoạtđộng theo mục tiêu, quản trị phải có nhiều thông tin liên quan đến nhu cầu tồn tạicủa tổ chức, đến tính chất, đặc điểm hoạt động, tiềm năng của các yếu tố có trong

tổ chức và tác động của môi trường đến quá trình thực hiện mục tiêu Không chỉdừng lại ở chỗ có được thông tin, nhà quản trị cần phải xử lý và tổng hợp nhữngthông tin thu thập để tạo ra những thông tin hữu ích cho việc ra quyết định Đồngthời họ phải chuyển tải thông tin theo yêu cầu quản lý, sử dụng của mình Nếu cứ

để nhà quản trị tham gia vào các hoạt động thu, xử lý và tổng hợp thông tin nhưtrên thì sẽ mất đi cơ hội ra quyết định, giảm thiểu thời gian quản lý điều hành hoạtđộng chung của tổ chức

Để giúp nhà quản trị có thông tin đầy đủ, chính xác kịp thời, các tổ chức đãhình thành bộ máy văn phòng để trợ giúp các nhà quản trị trong việc thu, xử lý,bảo quản, chuyển tải và sử dụng thông tin đảm bảo ra quyết định đúng cũng nhưđảm bảo các điều kiện vật chất cho các nhà quản trị hoạt động Như vậy văn phòng

là một bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan đơn vị nào, dù cơ quan đơn vị

có hoạt động trong lĩnh vực nào thì văn phòng cũng là công cụ trợ giúp đắc lực chohoạt động điều hành quản lý

Văn phòng đóng vai trò quyết định hoạt động của cơ quan đơn vị nên việc tổchức một văn phòng phải được nghiên cứu, sắp xếp sao cho hợp lý nhất Vănphòng tồn tại là một tất yếu khách quan theo yêu cầu của các nhà quản trị Tuỳtheo tính chất, quy mô hoạt động của tổ chức mà văn phòng được thành lập theotừng hình thức phù hợp

1.2 Khái niệm về văn phòng

Văn phòng tồn tại găn với mỗi loại hình, cơ cấu tổ chức và để trợ giúp cho cácnhà quản trị nên việc xác định về phạm vi độc lập của một văn phòng chỉ mangtính chất tương đối Trên cơ sở này có thể xác định văn phòng theo các cách sauđây:

- Theo nghĩa rộng: ( hay còn gọi là văn phòng toàn bộ ) thì văn phòng bao gồmtoàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làmquản trị trong hệ thống quản lý của tổ chức; bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹthuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thốngquản lý nói riêng Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt độngđối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức Theo quan niệm nàythì các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập vănphòng( ví dụ văn phòng Quốc Hội, văn phòng Chính phủ, văn phòng tổng côngty ) còn ở các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng thường là phòng hànhchính tổng hợp

- Theo nghĩa hẹp: (hay còn gọi là văn phòng chức năng) chỉ bao gồm bộ máytrợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là bộ phận cầu thànhtrong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao Văn phòng chứcnăng cũng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại

Dù theo nghĩa nào thì văn phòng cũng là một thực thể tồn tại khách quan có hệthống cơ cấu tổ chức được điều hành theo mục tiêu nhất định Nhưng thông thườngvăn phòng tồn tại theo nghĩa hẹp được chấp thuận nhiều hơn để tránh sự trùng lắpvới một tổ chức( cơ quan, đơn vị ) trong việc xác định chức năng, nhiệm vụ, địa

có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu

+ Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với các cơ sở vật chất nhấtđịnh Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô hoạt động củacông tác văn phòng

Với những cách tiếp cận như trên có thể thấy tiếp cận theo cách chức năng làbao quát nhất vì thế mà khái niệm văn phòng được khái quát như sau:

Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiệncác chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó

1.3 Khái niệm hiện đại hoá công tác văn phòng

Hiện đại hoá công tác văn phòng có thể hiểu là ứng dụng khoa học công nghệvào công tác văn phòng, là quá trình xử lý các kỹ thuật tự động hoá vào quy trìnhnghiệp vụ văn phòng Đặc biệt là ứng dụng công nghệ tin học vào các nghiệp vụvăn phòng, từ văn thư lưu trữ, quản lý thông tin, xử lý thông tin đến môi trườnglàm việc nhằm giảm thiểu sức lao động của con người mà vẫn đảm bảo hiệu quả vàduy trì được năng suất lao động cao

1.4 Sự cần thiết phải hiện đại hoá văn phòng

Từ việc phân tích vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ta có thể khẳngđịnh về văn phòng có vị trí quan trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào Vănphòng được ví như bốn bánh xe có thể chuyển động được Nếu bánh xe chạy đều,không nổ săm, bục lốp thì cả chuyến xe dễ dàng chạy tới mục tiêu Một văn phònghoạt động khoa học,có kỷ cương nề nếp, có đủ các điều kiện phương tiện hiện đạithì công việc sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt Thủ trưởng cơ quan,đơn vị muốn hoạt động của cơ quan, đơn vị mình thuận lợi, thông suốt cần trựctiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn bộ máy văn phòng, xây dựng đội ngũ cán

bộ công chức văn phòng vững mạnh, tích cực trang bị vật chất, từng bước hiện đạihoá công tác văn phòng

Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung của mọi

cơ quan tổ chức là nhanh chóng hiện đại hoá công tác văn phòng Đặc biệt ở các tổchức kinh doanh, để đảm bảo trụ vững trong môi trường cạnh tranh, các doanhnghiệp đã nhanh chóng đầu tư các trang thiết bị hiện đại, đồng thời đổi mớiphương thức quản lý, tuyển dụng nhân viên văn phòng có năng lực chuyên môntrình độ cao, đảm bảo cho văn phòng hoạt động có hiệu quả

Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian, công sức,giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàngngày Đồng thời nó cũng giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi những công việchành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện tăng thêm phần sáng tạo của họ, giúp họ

có thời gian tập chung vào việc lập kế hoạch, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điềuhành quản lý đạt hiệu qủa cao nhất

Trước đây, trong cơ chế cũ văn phòng được hiểu đơn giản là nơi làm việc giấy

tờ và lo hậu cần cho hoạt động của lãnh đạo Bởi vậy công tác văn phòng còn chưađược quan tâm và chú trọng đúng mức Nhưng trong những năm gần đây khi đấtnước đang có sự chuyển biến mạnh mẽ, từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang cơchế thị trường nhiều thành phần kinh tế Nền kinh tế đang có sự cạnh tranh ngàycàng sôi động và phức tạp đòi hỏi mỗi cơ quan, đơn vị phải tự đổi mới, đầu tưtrang thiết bị hiện đại phục vụ cho hoạt động ngày càng tốt hơn, tiếp tục hoànthiện, đổi mới về mặt tổ chức, lao động cùng những phương thức quản lý có hiệuquả, chú trọng đến công tác tuyển dụng nhân viên có đạo đức và trình độ nghiệp vụcao để từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng cũng như của toàn

cơ quan, tổ chức

Thực tế cũng đã phản ánh những yêu cầu khách quan của việc đổi mới, từnhững thành tựu về khoa học kỹ thuật và công nghệ, nhất là công nghệ thông tin.Cũng chính từ những thành tựu đó đã gây áp lực rất mạnh mẽ tới hoạt động củavăn phòng và đòi hỏi văn phòng phải khẩn chương đi vào hiện đại Cùng với đổimới trang thiết bị, việc đổi mới phương thức quản lý đã tạo được sự năng động,loại bỏ dần được sự trì trệ, kém hiệu quả trong hoạt động quản lý, góp phần tạo chỗđứng trong nền kinh tế thị trường cho đơn vị mình Hoạt động văn phòng kết hợpvới khoa học hiện đại sẽ ngày càng nâng cao hiệu suất hoạt động của toàn thể côngnhân viên trong văn phòng và nâng cao chất lưọng công việc

Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa chi phí quản lý, điều hành nhưng vẫnđảm bảo chất lượng làm việc ngày càng cao Đồng thời giúp cho nhà quản lý thoátkhỏi công việc hành chính mang tính sự vụ, tốn nhiều thời gian Tạo điều kiện cho

sự sáng tạo, giúp họ có thời gian suy nghĩ để đưa ra những phương hướng và kếhoạch khả thi, giải quyết tốt nhất trong mọi mặt công tác Từ đó khẳng định được

vị trí quan trọng của việc hiện đại hoá công tác văn phòng

Như vậy do vai trò đặc biệt của văn phòng trong cơ quan, tổ chức và do sự pháttriển mạnh mẽ của khoa học công nghệ mà chúng ta cần phải hiện đại hoá công tácvăn phòng

1.5 Các tiêu chuẩn để đánh giá một văn phòng hiện đại

Ngày nay với những thành tựu của công nghệ tin học, máy tính và công nghệtruyền thông đã làm cho hoạt động của văn phòng thay đổi căn bản Hầu hết cáccông việc của văn phòng đều có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, của máy vi tính

và các phương tiện kỹ thuật hiện đại Bên cạnh đó văn phòng là bộ máy làm việc

rất quan trọng trong một cơ quan, có nhiệm vụ chủ yếu là thu thập, tổng hợp, xử lýthông tin giữa thông tin bên trong bên ngoài cơ quan, đơn vị, giúp cho lãnh đạođưa ra các quyết định kịp thời, chính xác, sáng suốt, hiệu quả Muốn làm tốt cácnhiệm vụ này văn phòng phải được, tổ chức bố trí một cách hiện đại với các tiêuchuẩn sau:

Các trang thiết bị, đồ dùng dụng cụ phục vụ cho công tác văn phòng phải đựoctrang bị mua sắm đầy đủ Đồng thời chúng phải đạt tới một tiêu chuẩn, một chuẩnmực nhất định, đảm bảo phục vụ và đem lại hiệu quả công việc một cách tối đa.Nhất là các phương tiện thu và xử lý thông tin cần được chú trọng nhiều hơn Vìthu thập, xử lý và quản lý thông tin là nhiệm vụ hàng đầu của văn phòng

Về nguồn nhân lực trong văn phòng: Một văn phòng hiện đại không dừng lại làcác trang thiết bị hiện đại mà cần phải có con người hiện đại mới có thể vận hànhđiều khiển các trang thiết bị đó Trong văn phòng hiện đại người quản trị vănphòng ngoài tri thức, kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn cần trau dồi tri thức kỹ năng,tập quán làm việc với máy vi tính Cách quản lý, tổ chức cán bộ, nhân viên, cũngnhư quản lý các công việc trong văn phòng cần hết sức khoa học và hợp lý

Ngoài ra văn phòng còn phải xây dựng các chương trình hoạt động tháng, quý,năm cho từng hoạt động trong cơ quan như việc đề ra các khoản chi tiêu trongtháng tới, quý tới, số lượng công nhân viên cần có một cách nhanh chóng kịpthời

1.6 Nội dung của hiện đại hoá văn phòng

Trong một số năm trở lại đây ta thấy công việc của văn phòng đã luôn phảiđiều chỉnh theo sự thay đổi về môi trường cả về tự nhiên và xã hội Mục tiêu củacác nhà quản trị văn phòng là thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo điềuhành, quản lý hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất Để đạt được mục tiêu

cơ bản đó, các nhà quản trị văn phòng phải tiến hành cải tiến công tác tổ chức vănphòng theo hướng hiện đại hoá

Ngày nay, một văn phòng hiện đại được mô tả bằng những thuật ngữ khá mới

mẻ như: “Văn phòng điện tử” “Văn phòng tự động hoá” hay “Văn phòng khônggiấy” Đây là những lý thuyết mà hầu hết các nhà quản trị đều biết đến, nhưng điềulàm họ quan tâm không phải chỉ là những lý thuyết suông như vậy Mà điều làmcho họ phải quan tâm suy nghĩ đó là làm như thế nào để có một văn phòng hiện đạinhư vậy? Câu trả lời rất đơn giản đó là cần biết ứng dụng cách mạng khoa họccông nghệ vào công tác văn phòng nhằm mang lại hiệu quả cao trong hoạt động

của cơ quan đơn vị Câu trả lời không khó xong việc thực hiện như thế nào thìhoàn toàn không đơn giản Bởi vì muốn xây dựng một “ Văn phòng không giấy”một “ Văn phòng điện tử” hay nói cách khác muốn xây dựng nên một văn phòngtheo hướng hiện đại hoá cần phải chú ý đến các mặt cơ bản sau:

- Trang thiết bị kỹ thuật

- Công tác văn thư lưu trữ

- Xử lý thông tin

- Tổ chức bộ máy làm việc

Văn phòng phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trongnhiệm vụ đổi mới Văn phòng càng sớm hiện đại hoá, càng phục vụ tốt sự lãnh đạocủa cơ quan, tổ chức Hiện đại hoá văn phòng cũng không phải là việc tốn kémlắm, điều kiện để trang bị cơ sở vật chất cũng không đến nỗi khó lắm, song việcđào tạo nhân sự thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó, với phong cách làm việcmới, hiện đại lại là vấn đề cần bàn

2 Thực trạng về công tác văn phòng tại Phòng Hành chính tổ chức

2.1 Công tác văn thư lưu trữ

Nhận thức được ý nghĩa, vị trí của công tác văn thư- lưu trữ, tại văn phòngcông ty rất chú trọng tới công tác này Từ việc soạn thảo, ban hành văn bản đếnviệc giải quyết các loại công văn giấy tờ đi- đến đều được chú ý quan tâm, cụ thểnhư sau:

- Việc soạn thảo và ban hành các loại văn bản

Văn bản mà công ty ban hành bao gồm rất nhiều loại, chủ yếu là: công văn,quyết định, giấy mời, giấy đi đường Việc soạn thảo và ban hành các loại văn bảnnày được cơ quan thực hiện đúng theo quy định của nhà nước, cả về thẩm quyềnban hành và thể thức văn bản Quá trình soạn thảo được tiến hành trực tiếp trênmáy vi tính, các văn bản sau khi đã hoàn chỉnh được in ra giấy trình lãnh đạo xemxét và ký duyệt Số và ký hiệu của văn bản được đánh rất chính xác theo quy địnhcủa Nhà nước đã ban hành Đối với các loại văn bản mật khi mới được bàn bạc nộidung của văn bản được giữ bí mật cho đến khi có quyết định chính thức của cơquan về việc ban hành văn bản

Về kỹ thuật soạn thảo văn bản: Ở văn phòng công ty có các chuyên viên vềsoạn thảo văn bản, họ đều có chuyên môn và nghiệp vụ rất tốt văn bản khi banhành không xảy ra tình trạng sai về nội dung và thể thức văn bản

- Quản lý và giải quyết công văn đến

Tất cả các loại văn bản, giấy tờ đến cơ quan công ty đều được đăng ký vào sổ,được quản lý thống nhất ở bộ phận văn thư, được xử lý một cách nhanh chóng,chính xác và đảm bảo bí mật an toàn Về cơ bản, tất cả các công văn, tài liệu, thư,điện gửi đến văn phòng công ty, qua bưu điện hoặc chuyển trực tiếp đều được đăng

ký và làm thủ tục ở văn thư của cơ quan Các công văn đến được bộ phận văn thưphân loại theo cơ quan đơn vị Công văn đến cơ quan thường là các công văn từtrên gửi xuống và của các đơn vị ở dưới gửi lên, sau khi đã kiểm tra kỹ lưỡng thì

bộ phận văn thư tiến hành vào sổ công văn đến của cơ quan và nhập dữ liệu vàomáy vi tính Sau khi nhận văn bản văn thư chuyển trực tiếp đến những người cóliên quan, nếu ngoài bì thư có nghi tên cụ thể tên người nhận Còn nếu văn bảnkhông ghi tên người nhận mà chỉ ghi tên cơ quan thì công văn đó được chuyển trựctiếp đến chánh văn phòng hoặc phó chánh văn phòng để xem xét giải quyết Trongquá trình tiếp nhận công văn đến bộ phận văn thư của cơ quan kiểm tra, xem xétđối chiếu số và ký hiệu bên ngoài phong bì với bưu điện hoặc với người chuyểntrực tiếp, trường hợp không đúng hoặc phong bì không còn nguyên vẹn thì trả lại

- Quản lý và giải quyết công văn đi

Việc quản lý và giải quyết công văn đi của văn phòng công ty được tiến hànhtheo đúng nguyên tắc do Nhà nước quy định Đó là mọi công văn giấy tờ lấy danhnghĩa cơ quan để gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phận văn thư của văn phòng

để đăng ký đóng dấu và làm thủ tục gửi đi Do thực hiện tốt nguyên tắc này lên đãhạn chế được tình trạng lạm dụng giấy tờ, con dấu của cơ quan để làm những việcphi pháp, sai nguyên tắc không đúng với chế độ

Các công văn đi được bộ phận văn thư của cơ quan quản lý một cách rất khoahọc và xử lý nhanh chóng, hạn chế đến mức thấp nhất vịêc chậm trễ hay để thất lạccông văn, tài liệu

Việc đăng ký vào sổ công văn đi được tiến hành thống nhất tại văn thư cơquan Mọi công văn khi chuyển đi đều được đăng ký vào sổ, lấy số công văn, nhânbản, đóng dấu, gửi đi theo đúng thành phần cần gửi được thể hiện ở mục “ Nơinhận”

Bộ phận văn thư của văn phòng thực hiện việc gửi công văn đi rất đúng nguyêntắc, đó là tất cả các công văn đi được gửi ngay trong ngày vào sổ và đăng ký pháthành

Để đảm bảo cho công tác văn thư lưu trữ được nâng cao văn phòng đã cónhững quy định cụ thể trong việc giải quyết, quản lý văn bản Văn phòng thườngxuyên có hướng dẫn đôn đốc bộ phận văn thư thực hiện tốt nghị định 142/CP củaHội Đồng Bộ Trưởng và điều lệ công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ,Nghị định số 62/CP của chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu

- Về quản lý công văn tài liệu

+ Bộ phận văn thư có trách nhiệm quản lý in ấn, sao, đóng dấu, lưu trữ các loạicông văn tài liệu của công ty theo quy định hiện hành của Nhà nước

+ Chuyển công văn đi- đến đúng địa chỉ, đối tượng và kịp thời

+ Những công văn khẩn, hoả tốc phải được gửi kịp thời trực tiếp đến nơi nhận,không được để lưu tại văn phòng quá 24 giờ

+ Mọi công văn đi- đến đều phải ghi vào sổ công văn và ghi đầy đủ nội dungcột, mục theo quy định của Nhà nước

+ Những công văn có dấu mật, Tuyệt mật, Tối mật, phải được bảo quản và sửdụng đúng theo các quy định về bảo mật của Nhà nước

+ Không được chuyển các văn bản có ghi ý kiến của lãnh đạo vào bên lề vănbản cho cơ quan khác (bên ngoài), mà phải thể chế thành văn bản chính thức mớigửi

+ Cán bộ, nhân viên, chuyên viên văn phòng phải thực hiện nghiêm chỉnh cácquy định về bảo mật công văn tài liệu, không tự tiện cung cấp văn bản, tài liệu của

cơ quan ra ngoài khi chưa được phép của lãnh đạo công ty và lãnh đạo văn phòng + Cán bộ, chuyên viên, nhân viên nghỉ qua 02 tháng do đi công tác, học tậphoặc nghỉ việc vì lý do đau ốm phải bàn giao tài liệu do mình quản lý cho ngườiđược phân công đảm nhiệm công việc thay

+ Không được bán giấy vụn (nếu chưa được xử lý) có thông tin quan trọng củanhà nước hoặc cơ quan ra ngoài

Về công tác hành chính, văn thư đánh máy

+ Bộ phận văn thư có trách nhiệm tiếp nhận chuyển giao, lưu trữ các công văn,tài liệu gửi đến hoặc gửi đi

+ Bộ phận hành chính, văn thư phải kiểm tra lại toàn bộ thể thức văn bản như:ngày, tháng, số công văn, trích yếu nội dung, chức danh, thẩm quyền ký, địa chỉnơi nhận theo quy định của nhà nước

+ Những công văn, tài liệu gửi đi hoặc đến phải vào sổ, kiểm tra, nếu đủ thủtục thì chuyển ngay trong ngày, không để thất lạc hoặc để quá một ngày.

+ Người được phân công quản lý con dấu không được để thất lạc hoặc trao condấu cho người khác, chỉ trao khi được Trưởng phòng Hành chính tổ chức đồng ý,không được đóng dấu khống chỉ vào bất cứ loại giấy tờ gì

+ Phải có ký duyệt của Trưởng phòng Hành chính tổ chức, Phó phòng Hànhchính tổ chức mới được đánh máy, phô tô, in công văn, tài liệu; việc đánh máy, saochép, in công văn, tài liệu phải chính xác, rõ ràng, không viết tắt, tẩy xoá

+ Không được tự ý sử dụng máy tính, máy phô tô, máy fax, máy in và cácphương tiện khác của văn phòng vào việc riêng khi chưa được sự đồng ý

Nhìn chung cán bộ nhân viên, chuyên viên trong văn phòng đã thực hiện rất tốtnhững quy định trên

2.2 Xử lý thông tin

Thông tin và tri thức luôn hiện hữu trong mọi hoạt động sản xuất và hoạt độngkinh tế, ngay từ giai đoạn đầu của nền văn minh nông nghiệp Nhưng phải chờ đếnkhi nền sản xuất công nghiệp và nền kinh tế hàng hoá phát triển cao từ giữa thế kỷ

XX đến nay, nhiều nhu cầu về thông tin và xử lý thông tin mới nảy sinh nhanhchóng và đòi hỏi phải đáp ứng kịp thời

Để xử lý các luồng thông tin đầu vào, đầu ra người ta nối các máy tính thànhmạng để tiện liên hệ, làm việc vơi nhau Như mạng LAN, mạng WAN, mạngInternet

Với những ứng dụng của công nghệ thông tin vào công tac văn phòng làm chohoạt động của văn phòng được khoa học và công nghệ hoá Tất cả các công việccủa văn phòng từ công tác văn thư, lưu trữ, xử lý thông tin, quản trị hậu cần đểthực hiện chức năng tham mưu, điều hành tổng hợp đều được hệ thống máy vi tínhcùng các trang thiết bị của công nghệ thông tin hỗ trợ, xử lý Các hoạt động trênđều được thực hiện theo những quy trình cần thiết

Nhận thức được điều này toàn thể cán bộ, nhân viên, chuyên viên trong vănphòng công ty đã rất chú trọng tới công tác thu thập và xử lý thông tin Việc thuthập và xử lý thông tin của văn phòng không chỉ đơn thuần từ sách báo, tạp chí,công văn, giấy tờ mà đã phần nào ứng dụng được công nghệ thông tin vào vấn đềnày Đó là việc chuyển thư từ, trao đổi giữa các bộ phận trong nội bộ văn phòng vàgiữa văn phòng với các đơn vị phòng ban, bộ phận khác đã sử dụng đường thư