CHƯƠNG III CÔNG TÁC LƯU TRỮ
II. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cơ quan
1. Đối tượng, thủ tục, thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Đối tượng khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ là các cán bộ nhận viên trong công ty, các cơ quan đơn vị chuyên nghành, các đơn vị thẩm quyền theo quy định.
Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cụ thể như sau:
Trưởng phòng chuyên môn: Có nhiệm vụ cung cấp số hộp, số mục lục hồ sơ khi có yêu cầu khai thác tài liệu lưu trữ. Trường họp không biết các thông số trên thỡ phải cung cấp rừ loại văn bản, cơ quan ban hành, số và ký hiệu, ngày thỏng ban hành hoặc trích yếu nội dung;
Trưởng phòng Hành chính Tổ chức: Duyệt Phiếu đề nghị mượn tài liệu của các phòng chuyên môn, ngoại trừ tài liệu mật; các loại tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi phổ biến rộng rãi thì được xem tại kho lưu trữ.
Ban Giám đốc: Duyệt Giấy giới thiệu đề nghị được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các tổ chức, cá nhân bên ngoài; tài liệu lưu trữ “mật” phải do Giám đốc phê duyệt.
Lưu trữ cơ quan: Cung cấp tài liệu lưu trữ để khai thác, sử dụng và quản lý việc khai thác, sử dụng theo ý kiến phê duyệt của người có thẩm quyền.
2. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
Cán bộ, công nhân viên của công ty và các cơ quan, đơn vị khác khi được cung cấp tài liệu, hồ sơ lưu trữ phải sử dụng đúng mục đích, không được tự ý cung cấp tài liệu sai mục đích khi chưa có sự đồng ý của người có thẩm quyền;
Việc khai thỏc, cho mượn tài liệu, hồ sơ phải cú sồ sỏch quản lý theo dừi theo quy định, khi phát hiện tài liệu lưu trữ bị mất, bị rách phải báo cáo kịp thời cho Trưởng phòng Hành chính Tổ chức để chỉ đạo xử lý.
CHƯƠNG VI
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Trưởng phòng Hành chính Tổ chức có trách nhiệm triển khai thực hiện Quy chế này đến các phòng chuyên môn, trong quá trình tổ chức thực hiện, phải thường xuyờn theo dừi, kiểm tra việc thực hiện, nếu cú khú khăn, vướng mắc hoặc phỏt hiện những điểm quy định chưa phù hợp thì kịp thời tham mưu, đề xuất với Giám đốc Sở điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan./.
Nơi nhận:
-
GIÁM ĐỐC
Phụ lục 7: Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
Các phòng,
ban TP HCTC Lãnh đạo CT Văn thư Đơn vị, cá nhân nhận VB
Phụ lục 8: Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Soạn thảo VB
Kiểm tra thể thức, pháp lý
Trình ký
Xem xét, ký ban hành
Hoàn tất thủ tục pháp lý
Đăng ký VB đi
Chuyển giao
Sắp xếp, bảo quan bản lưu
Tiếp nhận, giải quyết VB
Ngoài cơ quan Lãnh đạo CT Văn thư TP HCTC Đơn vị nhận VB
Phụ lục 9: Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hiện hành của cơ quan
Văn bản đến Tiếp nhận,
kiểm tra VB
Phân loại, bóc bì, đóng dấu
Đăng ký VB
Đích danh
Xem xét, cho ý kiến giải quyết
Xử lý
Nhận VB, ý kiến xử lý
Vào sổ theo dừi
Tiếp nhận, giải quyết VB Chuyển VB
Trình, chuyển giao VB đến
Xem xét, cho ý kiến giải quyết
Mở Hồ sơ
Kết thúc và biên mục Hồ sơ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá
trỡnh theo dừi, giải quyết công việc vào Hồ sơ
Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Lập bản Mục lục Hồ sơ, tài liệu nôp lưu, Biên bản giao
nhận tài liệu Lập danh mục Hồ sơ
Phụ lục 10: Sơ đồ hóa cách bố trí sắp xếp trang thiết bị trong phòng làm việc của văn phòng
Ghi chú:
1. Cửa sổ, rèm cửa 10
.
Đèn
2. Điều hoà 11. Tài liệu
3. Bảng phân công công việc 12. Vật chặn giấy
4. Bàn tiếp khách 13. Hộp đựng văn phòng phẩm
5. Ghế 14. Tủ tài liệu
6. Bình nước nóng. 16. Máy tính
7. Bình lọc nước 17. Máy in
8. Bàn làm việc 18
.
Tranh phong cảnh
14
3
1 2
5
5
5 5 4
6 7
8
5 20
16
17 19 1
10
9
12
11
13